Ім'я файлу: Лекція1 Документ та його роль в управлінській діяльності.docx
Розширення: docx
Розмір: 257кб.
Дата: 30.08.2022
скачати
Розширення: docx
Розмір: 257кб.
Дата: 30.08.2022
скачати
Тема 1.Документ та його роль в управлінській діяльності
1.1. Сучасне визначення поняття «документ». Нормативно-методична база …
1.2. Єдина державна система діловодства. Уніфікована система ОРД………
1.3.Реквізити службових документів………………………………………………
1.4.Документ в організації, установі, підприємстві……………………………
1.5. Види документів та їх класифікація …………………………………………
1.6.Вимоги до виготовлення бланків……………………………………………
1.1. Сучасне визначення поняття «документ». Нормативно-методична законодавча база.
Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному ( в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа). Документ ― це основний вид ділового мовлення, який фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність. За допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.
Закон України Про інформацію: «Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».
Термінологічний словник „Архівістика”: «Документ – це запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого збереження і передавання інфомрації у просторі і часі».
Визначення документа на міжнародному рівні звучить як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІSО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа усі матеріальні об’єкти, які можна використати для передачі інформації у суспільстві. Інформація―це відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною або спеціальними приладами. Значення терміна «інформація» близьке до термінів «відомості», «показники». Кожне з означень терміна використовується відповідно до конкретних завдань. Інформація зафіксована в документі має свою специфіку, а саме: документ – носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною; документальна інформація має бути змістовною, оскільки являється результатом інтелектуальної діяльності людини; інформація передається дискретно тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру; повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі; інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозапис тощо). Щодо управлінської інформації, то у процесі керування використовується не вся інформація, а тільки та її частина, що необхідна для процесу керування. Втім, отримання інформації необхідне не тільки на якомусь конкретному етапі управлінської діяльності, а протягом усього процесу управлінського впливу суб’єкта керування на об’єкт керування.
Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:
- наявність інформації, яка має певний зміст;
-стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
- функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ);
Отже, документ являє собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа – одна з його особливостей.
Документ має відповідати таким основним вимогам:
видаватись уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
бути точним, достовірним і переконливим;
бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
містити конкретні і змістовні вказівки та пропозиції;
бути придатним до тривалого зберігання.
Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.
До загальних функцій документів слід віднести:
інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);
соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);
комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);
культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).
До спеціальних функцій документа належать такі:
управлінська (документ грає велику роль в управлінні);
правова (документ має юридичну силу);
історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі).
Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення тобто юридичну силу. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновида документа комплексом реквізитів. Властивість службового, в тому числі, управлінського документа слугувати підставою для вирішення правових питань і регулювання правових відносин, яка надається йому чинним законодавством і становить юридичну силу документа.
Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах. Крім того, у відповідності з “Примірною інструкцією з діловодства…”, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14.10.97 р., в державних установах та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності.
Склад документів в організації залежить від:
порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);
обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;
характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.
Для складання документа використовують як звичайну мову, так і штучну, з використанням нових носіїв інформації. У нинішніх умовах частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, у зв’язку з цим розрізняють такі документи:
- машиноорієнтовані ― документи, пристосовані для обробки даних засобами обчислювальної техніки;
- машиночитаємі ― документи, пристосовані для автоматичного читання вміщеної в ньому інформації. Інформація в цьому документі відображена кодом, а пошук та видача інформації здійснюється тільки машиною;
- машинні― документи, створені засобами обчислювальної техніки.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. В процесі складання і використання документів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлення документів та творчість у процесі складання текстів. Такий підхід дає можливість раціонально використовувати час: користуватись рекомендаціями, загальними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ділових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності як діловодство .
Розвиток комп’ютеризованих систем управління зумовив розроблення і затвердження уніфікованих систем документації, Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної інформації (ЄСККТІ).
Організація роботи з документами означає створення відповідних умов, які б забезпечували пошук, потік, зберігання документів. Особливого значення, із зростанням обсягів інформації, набуває довідкова робота. У багатьох організаціях, підприємствах, установах створюють інформаційно-пошукові системи (ІПС) та інформаційно- довідкові підрозділи (ІДП). ІПС певного органу управління складають документи, які створюють внаслідок діяльності органу управління, довідковий апарат до них, методи і засоби їх оброблення і використання. Діловодство ― це частина управлінської ІПС, яка за своїм характером належить до документографічних гнучких ІПС. Тобто, це означає, що пошук здійснюється за повністю формалізованими ознаками.
Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління охоплює:
– законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;
– Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління;
– правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;
– правові акти нормативного та інструктивного характеру;
– методичні документи з діловодства в установі;
– державні стандарти на документацію;
– уніфіковані системи документів;
– класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації .
Окрім Конституції України процес документаційного забезпечення регулюється ще низкою Законів України: «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» , «Про обов’язковий примірник документів» , Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» .
Закон України «Про інформацію» [4] закладає правові основи інформаційної діяльності, подає основні види інформації, використовувані у діяльності установ та організацій, а також розглядає документ з точки зору інформаційних відносин.
Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» регулює відносини, які виникають в процесі створення служб діловодства та архівних підрозділів установ з метою забезпечення збереженості Національного архівного фонду та його поповнення; встановлює порядок зберігання документів, завершених у діловодстві, користування цими документами зі службовою, виробничою, науковою чи іншою метою.
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» [3] регулює відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, опрацювання, використання та знищення електронних документів; встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу.
Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при його використанні в системі електронного документообігу.
Закон України «Про обов’язковий примірник документів» визначає правові засади функціонування системи обов'язкового примірника документів та регулює інформаційні відносини, пов'язані з поповненням національного інформаційного фонду України, встановлює права та обов’язки виробників документів та їх одержувачів.
Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України, встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.
Важливе значення в організації документаційного забезпечення в органах державного управління має Інструкція з діловодства. 12 грудня 2011 року набрала чинностi нова Типова iнструкцiя з дiловодства у центральних органах виконавчої влади, Радi мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабiнету Мiнiстрiв 30 листопада 2011 р. за № 1242.
Цією постановою скасовується дія попередньої постанови №1153 від 17.10.1997 р., що затверджувала стару Типову інструкцію.
Нова Типова інструкція враховує сучасні реалії і містить вказівки щодо паперового та електронного документообігу.
Сьогодні процес документування діяльності органів державного управління, організація документообігу, зберігання документів і використання їхньої інформації регулюються такими нормативними документами:
«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» , на підставі якої розробляється інструкція з діловодства конкретного органу управління з метою конкретизування вимог до створювання, обробки та зберігання документів;
«Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», яка встановлює правила обробки, зберігання звернень громадян; «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави».
Отже, процес управління базується на підставі документаційного забезпечення, яке, у свою чергу, повинно мати нормативно-правову базу. Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління охоплю: законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування; Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління; правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру; правові акти нормативного та інструктивного характеру; методичні документи з діловодства в установі; державні стандарти на документацію; уніфіковані системи документів; класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.
На сьогодні в сфері управлінської документації можуть бути застосовані такі стандарти:
ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.
ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення.
ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.
ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації.
ДСТУ 3008-95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення.
ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення .
Наприклад, ДСТУ 4163-2003 покликаний забезпечити оволодіння технологічними процесами створення організаційно-розпорядчих документів, побудову уніфікованої, тобто складеної за встановленими правилами, системи організаційно-розпорядчої документації (далі ОРД) і поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи, створювані внаслідок діяльності державних та недержавних суб'єктів господарювання: міністерств; корпорацій, концернів, асоціацій, компаній; промислових об'єднань; виробничих об'єднань; підприємств тощо. Цей стандарт подає основоположні принципи формування системи ОРД: встановлює склад реквізитів документів та сукупність вимог до змісту реквізитів і їх розташування, бланків, оформлювання документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів .
ДСТУ 2732:2004 встановлює терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи. Терміни, встановлені цим стандартом, слід застосовувати в усіх видах нормативних документів, що стосуються сфери діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартування. Положення стандарту чинні для застосування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств. Стандарт містить 155 термінів, пов'язаних із теорією та технологією діловодства й архівної справи. Також наводяться англійські та російські терміни-відповідники [ 24].
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Його розроблення зумовлене змінами в складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
ДКУД – це нормативний перелік назв уніфікованих форм документів (далі – УФД) з унікальними кодовими позначеннями. УФД – сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають виконанню у певній сфері діяльності, і розташованих у визначеному порядку на носії інформації.
Усі органи державного і господарського управління та підвідомчі підприємства й організації використовують ДКУД під час збирання та опрацьовування документів за відповідними уніфікованими формами в процесі виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. ДКУД орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облікування та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (далі – УСД), створена за єдиними правилами та вимогами, яка містить інформацію, потрібну для управління в певній сфері діяльності. Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, використовувані під час виконання управлінських функцій. ДКУД містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа (УФД), призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.
1 2 3 4 5