Структура та функції служби діловодства
Вступ…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
1) Підрозділ з раціоналізації діловодства (організаційно-методичного забезпечення, удосконалення організації діловодства)…………………………
2) Завдання служби діловодства……………………………………………..
3) Організація діловодства в установі……………………………………………………….
4) Функції сучасної служби діловодства……………………………………………………………………………………….
5)Список літератури……………………………………………………………
Вступ:
Під структурою служби діловодства розуміють склад її підрозділів, їх співвідношення і форми взаємодії, які можуть мати характер підпорядкування та супідрядності. При визначенні структури служби діловодства враховуються вид і група органів управління, в яких вона створюється.
Структура служби діловодства залежить від обсягу документообігу, а також технології роботи з документами (рівня автоматизації та механізації діловодних процесів).
При формуванні структури служби діловодства слід прагнути до створення раціональної кількості підрозділів з урахуванням найпростіших організаційних зв'язків між ними, а також завдань, покладених на службу діловодства, і функцій, які вона має виконувати. Залежно від обсягу робіт (насамперед документообігу) служба діловодства може включати кілька структурних підрозділів (див. додатки 1,2).
Для виконання кожної функції у складі служби діловодства передбачають відповідні підрозділи. В установах з великим документообігом функції служби діловодства розподіляються між її підрозділами.
Секретаріат (секретарі та помічники керівника) розглядає і готує для доповіді керівникові установи вхідну кореспонденцію; складає за дорученням керівника проекти окремих наказів, листів, довідок тощо і погоджує їх з іншими структурними підрозділами; аналізує довідки та доповіді структурних підрозділів і готує висновки щодо них; складає проекти планів роботи колегії (іншого колегіального органу) на підставі пропозицій структурних підрозділів і подає їх на розгляд та затвердження колегії (іншого колегіального органу) установи; готує матеріали до засідань колегії (Іншого колегіального органу) і забезпечує їх своєчасне розсилання; оформляє протоколи засідань колегії (іншого колегіального органу); здійснює контроль за виконання рішень колегії (іншого колегіального органу); забезпечує підготовку необхідних матеріалів для нарад, які проводить керівник установи.
1) Підрозділ з раціоналізації діловодства (організаційно-методичного забезпечення, удосконалення організації діловодства)
заходи з удосконалення організації діловодства в установі; організовує роботу з підвищення кваліфікації діловодного персоналу; здійснює контроль за станом діловодства в структурних підрозділах, розробляє інструкцію з діловодства, табель форм документів установи, альбом уніфікованих форм документів, переліки документів, які підлягають і не підлягають реєстрації, класифікаційні довідники, документограми, оперограми; складає зведену номенклатуру справ установи.
У центральних органах державної влади, інших центральних органах та установах, що мають підвідомчу мережу, на цей підрозділ покладають функції щодо підготовки відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ та інструкцій з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.
Підрозділ з контролю за виконанням документів відстежує хід виконання документів, здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами доручень органів вищого рівня та керівництва установи, аналізує стан виконання документів, складає відповідні довідки для керівництва.
Підрозділ обліково-довідкової роботи здійснює облік, реєстрацію документів та інформаційно-довідкове обслуговування, готує для доповіді керівництву установи отриману кореспонденцію, контролює правильність складання й оформлення документів, що надаються на підпис керівництву, здійснює облік документів, складає номенклатуру справ служби діловодства, формує справи відповідно до чинної номенклатури, готує справи, завершені у діловодстві, для передавання до архіву установи.
Підрозділ з обліку та реєстрації звернень громадян здійснює прийом та реєстрацію таких документів, готує на розгляд керівництву кореспонденцію з найважливіших питань, направляє кореспонденцію до структурних підрозділів на виконання, здійснює контроль за строками виконання звернень, вивчає й узагальнює матеріали з розгляду звернень громадян, організовує прийом відвідувачів.
Підрозділ з приймання та відправлення кореспонденції (експедиція) здійснює приймання вхідної кореспонденції та ЇЇ розподіл за структурними підрозділами, проводить щоденний облік документів, складає за встановленою формою зведення про документообіг в установі, здійснює приймання та відправлення (доставку) вихідної кореспонденції.
Підрозділ автоматизації діловодства здійснює впровадження у роботу з документами новітніх інформаційних технологій, зокрема систем автоматизації діловодства, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, а також сучасної офісної техніки, забезпечує їх технічний супровід та збереженість інформації.
Архівний підрозділ (архів) здійснює приймання, облік, зберігання і використання справ, завершених у діловодстві, бере участь у рецензуванні номенклатур справ структурних підрозділів, надає методичну допомогу з питань проведення експертизи цінності документів та оформлення справ, здійснює контроль за правильністю формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передавання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), надає методичну допомогу архівам підвідомчих установ.
Підрозділ друкування та розмножування документів здійснює комп'ютерний набір службових документів (як правило, для керівництва), редагування та правку надрукованого матеріалу, проводить стенографування засідань колегіальних органів, нарад, конференцій з подальшими розшифруванням текстів та їх друкуванням, здійснює розмножування документів.
Залежно від обсягу робіт (документообігу установи) в підрозділах служби діловодства виокремлюють групи, бюро. Наприклад, у підрозділі з приймання та відправлення кореспонденції - групи з опрацювання вхідної і вихідної кореспонденції, конфіденційних документів, кур'єрську групу; у підрозділі обліково-довідкової роботи - групи реєстрації, інформаційно-довідкового обслуговування.
В установах також можливе суміщення в одному підрозділі кількох функцій. Подеколи виконання певних видів робіт покладається на окремих співробітників служби діловодства відповідно до їх функціональних обов'язків, закріплених у посадових інструкціях.
У невеликих установах забезпечення діловодного процесу покладається на секретаря керівника.
Роботу служби діловодства організовують таким чином, щоб спеціалісти установи по можливості були позбавлені необхідності виконувати технічні операції з діловодного обслуговування.
2)Завдання служби діловодства:
Діловодство (документаційне забезпечення управління) — діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій у процесі здійснення управління підприємством.
Основні напрямки
Документ — це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від матеріалу, що використовується для фіксування інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.
Діловодство складається з таких двох моментів:
♦ документообігу;
♦ системи документування
Під діловодством розуміють діяльність апарату управління підприємства, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.
Суб'єктами документаційного забезпечення управління є органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об'єднання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.
Ознаки класифікації документів управління
Документи, задіяні в документаційному забезпеченні управління можуть бути класифіковані за такими ознаками:
за змістом: з адміністративних питань, з бухгалтерського обліку, планування та ін.;
за походженням: службові, особисті;
за терміновістю: термінові, нетермінові;
за доступністю: секретні, особливо секретні, для службового використання, несекретні;
за формою: типові, індивідуальні;
за термінами зберігання: тимчасового зберігання довготермінового, постійного;
за характером інформаційних зв'язків: вхідні, вихідні, внутрішні;
за типом носіїв: паперові, електронні;стрічкові
за назвою: акти, інструкції, протоколи, накази, звернення та ін.
Загальна структура документаційного забезпечення управління
Діловодство
Діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами[1];[2].
Діловодство — Робота з документами від початку їх утворення до здачі в архів...
Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур'єр тощо. Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку у загальному обсязі управлінської праці. Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Національного архівного фонду. Вдосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Діловодство забезпечує канцелярія.
Основні функції канцелярії як установи:
прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;
оформлення і відправка вихідних документів;
стенографування і друкування документів;
контроль за виконанням документів;
формування справ і здача їх в архів;
зберігання і забезпечення використання документів;
методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;
підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;
контроль за веденням операцій з документами.
В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи.
Документообіг
Докладніше: Документообіг
Документообіг — це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.
Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).
Розрізняють потоки:
- вхідних документів (документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровуються керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям);
- вихідних документів (документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами);
- внутрішніх документів (документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі).
Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адміністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства. Документообіг різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адміністративними, нормативними, фінансовими та іншими документами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розробляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього.
Документопотік
Документопотік — це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією тощо).
Виділяють три основних документальних потоки:
документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства (85-90 %), тільки 10-15 % — заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;
документопотік внутрішніх документів — з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти тощо);
документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).
Документопотік характеризується такими параметрами:
змістом або функціональною належністю;
структурою;
режимом або циклічністю;
спрямованістю;
обсягом.
Зміст документопотоку характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.
Структура документопотоку описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації. Структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню документів, які його складають.
Режим або циклічність документопотоку визначається зміною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.
Напрям документопотоку залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю тощо). На напрям документопотоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайомлення тощо.
Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, знаки, кількість доручень, виконавців тощо) за певний період. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.
Електронне забезпечення
Використання електронних технологій у документуванні не лише уможливило оптимізувати роботу з документами, які вже існували, створивши їхні аналоги в електронній формі[3]. Нові засоби документування та зберігання інформації призвели до нових форм організації інформації. Яскравим прикладом цього є веб-сайт - інформаційний об'єкт, відображаючий велику сукупність документів, які одночасно можуть читати велика кількість користувачів, які можуть бути географічно роззосередженими. Електронно-обчислювальні машини дозволяють застосовувати математичні методи криптографії для розшарування доступу до відповідної документації на рівні.
Взаємообмін речовиною, енергією та інформацією між компонентами системи, а також між системою та середовищем називається метаболізмом. У системних дослідженнях виділяють речовинну, енергетичну, інформаційну, речовинно-енергетичну, речовинно-інформаційно-енергетичну форми метаболізму. Крім того, розрізняють внутрішню та зовнішню форми метаболізму. Внутрішній метаболізм відіграє важливу роль при формуванні цілісних властивостей систем, а зовнішній - визначає ступінь відчиненості систем.
По характеру зв'язаності розрізняють лінійні, централізовані, мережеві, сотові, скелетні, повнозв'язні й інші структури, утворені їх комбінаціями. Ці типи структур характеризуються своєю інформативністю I , {\displaystyle I,} яку можна розглядати як збалансовану по компонентам функцію вигляду
I ≈ ( α X + β Y + χ Z ) M , {\displaystyle I\approx (\alpha X+\beta Y+\chi Z)M,}
де X {\displaystyle X} - продуктивність елементів по переробці інформації, Y {\displaystyle Y} - швидкість запам'ятовування інформації, Z {\displaystyle Z} - швидкість передачі (обміну) інформації по прямим каналам зв'язку, M {\displaystyle M} - число прямих зв'язків між компонентами системи, α , β , χ {\displaystyle \alpha ,\beta ,\chi } - безрозмірні коефіцієнти, які залежать від типу структури, значення яких визначаються методом моделювання. Як показали розрахунки, при однорідності елементів оптимальною по інформативності є сотова структура. Централізовані структури нерівномірні у розподілі інформаційного навантаження. У повнозв'язних й мережевих структурах із збільшенням навантаження відбувається катастрофічний ріст кількості ретрансльовуваної інформації. Інформативність лінійних й скелетних структур є мінімальною[4].
структурна схема СА системи управлінського документообігу
Поведінка або процеси у скінченному автоматі елементу системи управлінського документообігу можна описати рівняннями станів (переходів) і рівняннями вихідних величин виду:
{ a [ n ] = f ∫ ( a [ n − 1 ] , u [ n ] , a [ 0 ] ) = a 0 ; x [ n ] = φ ∫ ( a [ n ] ) , {\displaystyle {\begin{cases}a[n]=f_{\int }(a[n-1],\,\,u[n],\,\,a[0])=a_{0};\\x[n]=\varphi _{\int }(a[n]),\end{cases}}}
де f ( ⋅ ) {\displaystyle f(\cdot )} - "квантована" по рівню функція векторних змінних виду:
φ ∫ ( ⋅ ) {\displaystyle \varphi _{\int }(\cdot )} - "квантована на" за рівнем функція одієї векторної змінної;
a [ 0 ] = a 0 {\displaystyle a[0]=a_{0}} - вектор початкових станів.
Спеціальний індекс для функцій f ∫ ( ⋅ ) {\displaystyle f_{\int }(\cdot )} та φ ∫ ( ⋅ ) {\displaystyle \varphi _{\int }(\cdot )} повинен нагадувати про те, що ці функції квантовані за рівнями. Тому вони можуть приймати такі значення, які відповідають літерам свого алфавіту[5].
3) Організація діловодства в установі:
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ СУЧАСНОГО ДІЛОВОДСТВА
Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування.
Інструкція з діловодства регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.
Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.
Структура та функції служби діловодства.
Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює керівник.
Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства.
Служба діловодства є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.
Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства:
- її основні функції;
- обсяг робіт;
- розмір установи:
- кількість структурних підрозділів;
- територіальне розміщення підрозділів;
- кількість працівників;
- кількість рівнів прийняття рішень;
- норми управління;
- прийнята система документування й організації роботи з документами;
- рівень механізації і автоматизації документаційних процесів.
Види служб діловодства:
1. Управління справами в:
- міністерствах;
- відомствах;
- корпораціях.
2. Загальний відділ у:
- виконкомах;
- органах управління громадськими організаціями.
3. Канцелярія в:
- об'єднаннях;
- організаціях,
- фірмах;
- підприємствах.
В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладають на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.
Склад служби діловодства:
- секретаріат;
- підрозділи з обліку та реєстрації;
- контролю;
- раціоналізації роботи з документами,
- розгляду листів (скарг);
- експедиція;
- копіювально-множильне бюро;
- архів.
Завдання служби діловодства
- встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі;
- документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами;
- скорочення кількості документів.
Функції служби діловодства:
- розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;
- організовує за дорученням керівника підготовку проектів документів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
- організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
- здійснює уніфікацію систем документації і документантів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
- контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;
реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та виконання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання
4) Функції сучасної служби діловодства:
Під структурою служби діловодства розуміють склад її підрозділів, їх співвідношення і форми взаємодії, які можуть мати характер підпорядкування та супідрядності. При визначенні структури служби діловодства враховуються вид і група органів управління, в яких вона створюється.
Структура служби діловодства залежить від обсягу документообігу, а також технології роботи з документами (рівня автоматизації та механізації діловодних процесів).
При формуванні структури служби діловодства слід прагнути до створення раціональної кількості підрозділів з урахуванням найпростіших організаційних зв'язків між ними, а також завдань, покладених на службу діловодства, і функцій, які вона має виконувати. Залежно від обсягу робіт (насамперед, документообігу) служба діловодства може включати кілька структурних підрозділів.
Для виконання кожної функції у складі служби діловодства передбачають відповідні підрозділи. В установах з великим документообігом функції служби діловодства розподіляються між її підрозділами.
Секретаріат (секретарі та помічники керівника) розглядає і готує для доповіді керівникові установи вхідну кореспонденцію; складає за дорученням керівника проекти окремих наказів, листів, довідок тощо і погоджує їх з іншими структурними підрозділами; аналізує довідки та доповіді структурних підрозділів і готує висновки щодо них; складає проекти планів роботи колегії (іншого колегіального органу) на підставі пропозицій структурних підрозділів і подає їх на розгляд та затвердження колегії (іншого колегіального органу) установи; готує матеріали до засідань колегії (Іншого колегіального органу) і забезпечує їх своєчасне розсилання; оформляє протоколи засідань колегії (іншого колегіального органу); здійснює контроль за виконання рішень колегії (іншого колегіального органу); забезпечує підготовку необхідних матеріалів для нарад, які проводить керівник установи.
Підрозділ з раціоналізації діловодства (організаційно-методичного забезпечення, удосконалення організації діловодства) розробляє і впроваджує заходи з удосконалення організації діловодства в установі; організовує роботу з підвищення кваліфікації діловодного персоналу; здійснює контроль за станом діловодства в структурних підрозділах, розробляє інструкцію з діловодства, табель форм документів установи, альбом уніфікованих форм документів, переліки документів, які підлягають і не підлягають реєстрації, класифікаційні довідники, документограми, оперограми; складає зведену номенклатуру справ установи.
У центральних органах державної влади, інших центральних органах та установах, що мають підвідомчу мережу, на цей підрозділ покладають функції щодо підготовки відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ та інструкцій з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.
Підрозділ з контролю за виконанням документів відстежує хід виконання документів, здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами доручень органів вищого рівня та керівництва установи, аналізує стан виконання документів, складає відповідні довідки для керівництва.
Підрозділ обліково-довідкової роботи здійснює облік, реєстрацію документів та інформаційно-довідкове обслуговування, готує для доповіді керівництву установи отриману кореспонденцію, контролює правильність складання й оформлення документів, що надаються на підпис керівництву, здійснює облік документів, складає номенклатуру справ служби діловодства, формує справи відповідно до чинної номенклатури, готує справи, завершені у діловодстві, для передавання до архіву установи.
Підрозділ з обліку та реєстрації звернень громадян здійснює прийом та реєстрацію таких документів, готує на розгляд керівництву кореспонденцію з найважливіших питань, направляє кореспонденцію до структурних підрозділів на виконання, здійснює контроль за строками виконання звернень, вивчає й узагальнює матеріали з розгляду звернень громадян, організовує прийом відвідувачів.
Підрозділ з приймання та відправлення кореспонденції (експедиція) здійснює приймання вхідної кореспонденції та ЇЇ розподіл за структурними підрозділами, проводить щоденний облік документів, складає за встановленою формою зведення про документообіг в установі, здійснює приймання та відправлення (доставку) вихідної кореспонденції.
Підрозділ автоматизації діловодства здійснює впровадження у роботу з документами новітніх інформаційних технологій, зокрема систем автоматизації діловодства, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, а також сучасної офісної техніки, забезпечує їх технічний супровід та збереженість інформації.
Архівний підрозділ (архів) здійснює приймання, облік, зберігання і використання справ, завершених у діловодстві, бере участь у рецензуванні номенклатур справ структурних підрозділів, надає методичну допомогу з питань проведення експертизи цінності документів та оформлення справ, здійснює контроль за правильністю формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передавання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), надає методичну допомогу архівам підвідомчих установ.
Підрозділ друкування та розмножування документів здійснює комп'ютерний набір службових документів (як правило, для керівництва), редагування та правку надрукованого матеріалу, проводить стенографування засідань колегіальних органів, нарад, конференцій з подальшими розшифруванням текстів та їх друкуванням, здійснює розмножування документів.
Залежно від обсягу робіт (документообігу установи) в підрозділах служби діловодства виокремлюють групи, бюро. Наприклад, у підрозділі з приймання та відправлення кореспонденції - групи з опрацювання вхідної і вихідної кореспонденції, конфіденційних документів, кур'єрську групу; у підрозділі обліково-довідкової роботи - групи реєстрації, інформаційно-довідкового обслуговування.
В установах також можливе суміщення в одному підрозділі кількох функцій. Подеколи виконання певних видів робіт покладається на окремих співробітників служби діловодства відповідно до їх функціональних обов'язків, закріплених у посадових інструкціях.
У невеликих установах забезпечення діловодного процесу покладається на секретаря керівника.
Роботу служби діловодства організовують таким чином, щоб спеціалісти установи по можливості були позбавлені необхідності виконувати технічні операції з діловодного обслуговування.
Список літератури:
33.Скибицька Л.I. Програма з курсу “Дiловодство” длястудентiв усiх спецiальностей факультету економiки та менеджменту всiх форм навчання. — К.: КНТЕУ, 1999. — 12 с.34.Скибицька Л.I.Робоча програма з курсу “Дiлова митнадокументацiя” для студентiв спецiальностi 05.0200 “Менеджмент зовнiшньоекономiчної дiяльностi”. — К.: КНТЕУ, 2000.— 12 с.35.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.:“ПРИОР”, 1995.36.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). — М.: “ПРИОР”, 1996.37.Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. —М.: Изд. объединение “ЮНИТИ” “Аудит”, 1997.38.Універсальнийдовідникпрактикум з ділових паперів./С.П.Бибик, I.Л.Михно, Л.О.Пустовiт, Г.М.Сюта. — К.:Видавн. “Довіра” УНВЦ “Рідна мова”, 1997. — 399с.39.Феллер М.Д., Полторак Ю.Л.Составление текстовыхпроизводственных документов. — М.: Издательство стандартов, 1990.40.Фельзер А.Б., Доброневський О.В. Техніка роботикерівника. — К.: Вища шк., 1993.41.Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство. — М.:Высшая шк., 1988.42.Шевчук С.В.Українське дiлове мовлення: Навч.посiбник. — К.: Лiтера, 2000. — 480 с.43. ГОСТ 6.10.587 УСД. Требования к построению формуляраобразца.44. ГОСТ 6.3890 УСД. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов.45. ДСТУ 239294 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. — К., 1997.46. ДСТУ 273294 Діловодство й архівна справа. Термінита визначення. — К., 1996.47. ДСТУ 262894 Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. — К., 1996