1   2   3   4   5
Ім'я файлу: Текст диплома111 (1).docx
Розширення: docx
Розмір: 81кб.
Дата: 30.05.2022
скачати
Пов'язані файли:
поняття про якість продовольчих товарів.docx
6Матеріали завдань на курсову. Коклюш.doc
-frankln-delano-ruzvelt.pptx
Охорона праці-реферат Гудь Ані 21 ХК.docx
446728.pptx
Курсовая ТП.docx


Розділ 1. РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ УСТАНОВИ…………….

    1. Документ як основне поняття діловодства………………………

    2. Поняття про розпорядчу документацію установи……………..

Розділ 2. СПЕЦИФІКА РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТІЦІЇ МЕТОДИЧНОГО КАБІНЕТУ МІСТА КОМСОМОЛЬСЬКА ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ………………………………………………………………….

2.1 Особливості організації діловодства у методичному кабінеті міста комсомольська ………………………………………………………….

2.2 Розпорядча документація методичного кабінету міста Комсомольська…………………………………………………………………….


Вступ

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділені правом видання розпорядчих документів. Розпорядчі документи — це документи, за допомогою яких здійснюють розпорядчу діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві. Тобто вона становить собою основу для функціонування підприємства будь-якого типу.

З розвитком новітніх інформаційних технологій перед підприємствами постали питання організації більш зручного та швидкого створення організаційно-розпорядчих документів та доведення їх до відома виконавців. Вирішення цих проблем зумовило підвищення якості управління і, як наслідок, роботи підприємства взагалі.

Актуальність теми полягає в тому, що дослідження специфіки функціонування організаційно-розпорядчої документації є важливим у створенні ефективної системи управління та контролю за усіма процесами, які протікають на підприємстві. Саме тому детальне її вивчення допоможе організувати найбільш якісну та ефективну роботу підприємства з мінімальними витратами часу, трудових та матеріальних ресурсів.

Розробленість теми ґрунтується на використанні робіт таких авторів як М.И. Басаков, О.О .Клименко, М. Ю. Рогожин, В. Кузнецов, О. Загорецька, В.В. Паневчик, С. Сельченкова та інших.

Обє’ктом нашого дослідження є організаційно-розпорядча документація як різновид управлінської документації.

Предметом є специфіка функціонування організаційно-розпорядчої документації в умовах конкретної установи.

Метою роботи є дослідження особливостей функціонування розпорядчих документів на підприємстві.

Реалізація поставленої мети передбачає розв’язання таких завдань:

  • з’ясувати сутність організаційно-розпорядчої документації;

  • ознайомитися з чинною нормативною базою, яка регулює особливості створення та функціонування організаційно-розпорядчої документації на підприємстві;

  • проаналізувати принципи створення розпорядчих документів та основні етапи їх функціонування;

  • з’ясувати найбільш ефективні способи організації обігу розпорядчої документації;

  • зрозуміти специфіку функцій розпорядчої документації та її роль в управлінні організацією та в реалізації поставлених перед організацією завдань.

Для досягнення поставленої мети у роботі використано загальнонаукові теоретичні методи аналізу, синтезу, індукції, дедукції, систематизації, метод порівняння та інші.

Структура роботи зумовлена метою завданнями і складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків. Загальний обсяг роботи — 50 сторінок: основна частина 50 сторінок, список використаної літератури — 28 найменувань (на 2 стор.), додатки — 4 (на 4 стор.)
Розділ 1

РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ УСТАНОВИ

Документаційне забезпечення управління — важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства і організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підсприемсв, яка залежить не тільки від їх технічної оснащеності, але й від документаційного фактора.

Складання службових документів важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна досягти економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. В офіційному розумінні документ — це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. Але існує також багато інших визначень терміну. Поль Отле визначив документ як будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки предметів, які реально існують, що слугують об’єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформ

Для того, щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його спеце вічні особливості залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. Вимоги до оформлення документів відображені в державному стандарті України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Цей стандарт регламентує не тільки склад реквізитів, а й порядок їх розміщення. З огляду на призначення документа, до обов’язкових реквізитів можуть додаватись інші реквізити. Оформлюють реквізити відповідно до формуляр-зразка.

Поняття «документ» широко використовують в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа. Його розуміють по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери. Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовують різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Згідно зі стандартом ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука і т. п. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об’єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94: «Документ — записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності».

ДСТУ 3017-95: «Документ — матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі».

ДСТУ 2732:2004: «Документ — матеріальний об’єкт із інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі».

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві». [….]

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об’єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв’язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимі властивості наступні:

  1. атрибутивність, тобто наявність невід’ємних складових, без яких він не може існувати;

  2. функціональність — призначення для передання інформації в просторі й часі;

  3. 3) структурованість — тісний зв’язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа. Н.М. Кушнаренко визначила наступні основні ознаки документа;

  4. наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов’язковою ознакою;

  5. стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;

  6. за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об’єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

  7. завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

Основними функціями документа є такі:

Інформаційна — документ створюють для передання або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв’язку між організаціями та суспільними структурами. Доумент також виконує спеціальні функції, такі як:

Управлінська — за допомогою документа виконють управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі. Функціїї документа полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів. Головна функція — найбільш узагальнююча, полягає у здатності документазберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі.

Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб’єктивних і об’єктивних факторів. Стандартні документи — це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв"язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Організація діловодства на підприємстві відбувається на основі відповідної нормативно-методичної бази. Нормативно-методична база діловодства — це сукупність законов, нормативно-правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, оброблення, зберігання й використання документів у поточній діяльності підприємства, а також ро­боту служби діловодства — її структуру, функції, штат, технічне забезпечення й деякі інші аспекти.

Документування інформації становить основу управління, його ефективність значною мірою базуюється на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Ділова інформація може надаватися у вигляді різного роду документів. Дослідження показують, що 75% робочого часу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу. Управління документами стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства. Воно свідчить про особливість організації роботи з документами та даними, координацію процесів створення, зміни розповсюдження. Правильно організоване управління справами знижує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

Служба діловодства — це структурний підрозділ або працівник підприємства, що за­безпечує документування та організовує ро­боту з документами як у процесі документо­обігу, так і в частині їх зберігання й викорис­тання в подальшій діяльності.

Одне з найголовніших завдань служби діловодства — встановлення єдиного порядку документування та організації роботи з до­кументами.

Відповідно до цього завдання служба діловодства виконує такі функції:

-розробляє нормативні документи з діловодства (положения про службу, інструкції з діловодства, положення про архів, номенк­латуру справ та ін.) на основі державних та корпоративних стандартів, організовує їх впровадження;

-контролює виконання працівниками підприємства вимог нормативних документів з діловодства, підготовку документів у струк­турних підрозділах, їх виконання, формування у справи;

-розробляє проекти організаційно-розпорядчих документів за дорученням керівництва;

-організовує приймання, облік, оперативний пошук, доставку документів, надання інформації за документами;

-завіряє печаткою підприємства доку­менти та їх копії;

-організовує документаційне забезпечен­ня роботи колегіальних органів;

-забезпечує роботу системи електронно­го документообігу на підприємстві;

-відповідає за схоронність документів;

-виконує організаційно-методичне керівництво та контроль за станом діловодства й архівної справи;

-подає пропозиції керівництву підпри­ємства щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами.

Організація діловодства в організаціях впливає на оперативність, економність, надійність функціонування апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. За умови раціонально організованого діловодного процесу фахівці і керівники звільняються від невластивих для них операцій.

Документування полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях інформації за встановленими правилами управлінських дій, тобто створення документів.

Під документуванням як правило розуміють запис (фіксацію) інформації на різних носіях за встановленими правилами, специфічними для кожного типу документів. […]

Регламентований процес запису таких даних на папері або іншому носії забезпечує їх юридичну чинність.

Організація роботи з документами передбачає організацію документообігу, зберігання документів та використання їх у поточній діяльності. Рух документів на підприємстві, в установі, організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або надсилання називають документообігом.[..]

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Документообіг — рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходження документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів.

Основою документообігу є його обсяг. У свою чергу обсяг документообігу — це кількість документів, що надійшли до організації, та документи, створенні протягом певного часу. Обсяг документообігу — важливий показник, що використовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установ, структури служби, її штатного складу та інших питань. Докумети, що створюються в установі, організації, підраховуються окремо від документів, які надходять до установи, структури, організації тощо. Під час визначення обсягу документообігу окремо підраховується кількість документів і окремо — кількість їх примірників, що записують через дробову риску, де чисельник — кількість документів, знаменник — кількість примірників.

Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин — документопотоків. Розрізняють поток вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Основні параметри потоків документів:

-напрями потоку, які визначені пунктами відправлення і призначення;

-обсяг потоку, який визначають кількістю документів, що проходять за одиницю часу;

-структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;

-режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.

Отже, документообіг відіграє важливу роль у діловодстві. Зокрема від правильності його організації залежить успіх діяльності органів державної влади.

Вимоги до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

Різні операції з оброблення документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Для раціональної організації документообігу всі документи поділяють за документопотоками ( наприклад, реєстровані, не реєстровані документи; вхідні, вихідні та внутрішні документи; документи, що надходять із та направляються до вищих установ, і документи, що надходять до підвідомчих організацій і т.д.).

Під документопотоком розуміють сукупність документів, що виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. Головне правило документообігу — оперативний рух документів найбільш коротким шляхом з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, у ході якої перевіряють обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість усіх переміщень. Організація роботи з документами залежить від обсягу документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів.

Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від обсягів діяльності організації, операції з прийняття і відправлення документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачено створення спеціалізованої дільниці — експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюють дільниці для прийняття і оброблення документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і оброблення документів, операції з їх відправлення виконують централізовано секретарем.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у перекладанні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Порядок ведення діловодства на підприємствах визначений спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17 жовтня 2007 року №1153, де обумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву документів для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

Органи управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підприємств, організацій, створюють численні управлінські документи. Документування управлінської діяльності здійснюють службовці, які ведуть збирання та оброблення документів, підготовку і оформлення рішень, що приймають. Носієм інформації є у традиційному вигляді є документ.

Документаційна діяльність будь-якого підприємства ґрунтується на таких засадах:

  • документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади керівництва, що стосуються діяльності організації;

  • організаційно-правова документація — статут, правила внутрішньго розпорядку, інструкції тощо;

  • розпорядча документація — накази, розпорядження, вказівки, рішення колегіальних органів тощо;

  • службові листи, факси, телеграмми;

  • документи, що стосуються особового складу;

  • документація за минулий діловодний рік.

Формуляр-зразок — це сукупність реквізитів, розташованніх у певній послідовності.

Склад реквізитів документа та конкретна конфігурація їх розміщення залежать від виду документа та класу уніфікованої системи документації, до якої він належить. Додержання формуляра документа є головною передумовою набуття ним юридичної сили.

Нормативні вимоги щодо цього містяться також у чином у ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів. Згідно зі стандартом, його вимоги поширюються не тільки на організаційно-розпорядчу документацію, а всі класи уніфікованих систем документації.

ДСТУ 4163-2003 встановлює 32 основні реквізити для управлінського документа:

01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим,

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування),

03 — зображення нагород,

04 — код організації,

05 — код форми документа,

06 — назва організації вищого рівня,

07 — назва організації,

08 — назва структурного підрозділу організації,

09 — довідкові дані про організацію,

10 — назва виду документа,

11 — дата документа,

12— реєстраційний індекс документа,

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь,

14 — місце складення або видання документа,

15 — гриф обмеження доступу до документа,

16 — адресат,

17 — гриф затвердження документа,

18 — резолюція,

19 — заголовок до тексту документа,

20 — відмітка про контроль,

21 — текст документа,

22 — відмітка про наявність додатків,

23 — підпис,

24 — гриф погодження документа,

25 — візи документа,

26 — відбиток печатки,

27 — відмітка про засвідчення копії,

28 — прізвище виконавця і номер його телефону,

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи,

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі,

31 — відмітка про надійдення документа до організації,

32 — запис про державну реєстрацію.

ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» наводить такі основні вимоги до змісту та розташування реквізитів управлінських документів.

  1   2   3   4   5

скачати

© Усі права захищені
написати до нас