Ім'я файлу: 3db6748.doc
Розширення: doc
Розмір: 187кб.
Дата: 25.02.2021
скачати
Пов'язані файли:
ПетровSphiereDM.pdf
Розширення: doc
Розмір: 187кб.
Дата: 25.02.2021
скачати
Пов'язані файли:
ПетровSphiereDM.pdf
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»
Институт открытого дистанционного образования
РЕФЕРАТ
по дисциплине
«Информационные технологии управления»
на тему
«Информационные технологии управления проектами»
Выполнил
Студент группы
МО 436/1
3 курса /Нужина Е.И./
Проверил
ст.пр. /Васильева О.Ю./
Н.Новгород, 2007
Содержание
2.2.1Open Plan – средство календарного планирования и контроля 8
2.2.2Управление бюджетом проекта с помощью Cobra 10
2.2.3Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome 11
Введение
В данной работе будут рассмотрены те программы управления проектами, которые наиболее знакомы российскому пользователю. После просмотра большого количества сайтов, посвященных данной теме, я нахожусь в некотором замешательстве по поводу того, а что собственно писать. Честно говоря, для меня это как китайская грамота и для того, чтобы разобраться в этом океане новых понятий мне необходимо гораздо больше времени, чем одна неделя. Но вообще, я считаю, что те программы, которые мне предстоит описать ниже, являются довольно интересными в плане их практического применения. Допустим, вы затеяли ремонт в комнате и вам надо за два дня решить эту проблему. Вы пытаетесь браться за все работы подряд в условиях нехватки ресурсов – в результате многое в спешке сделано некачественно. Анализируя завершенный проект, вы задумываетесь: а ведь можно было иначе спланировать время на ремонт, заранее рассчитать сроки, точнее учесть материалы. В следующий раз вы пытаетесь записывать необходимые работы на бумаге, в уме выстраивать последовательность действий и рассчитывать срок завершения. Опять возникают сложности: рассчитать в уме календарный график – нелегкая задача. В таких случаях данные программы оказываются незаменимым инструментом. Итак.
Управление проектами в последние годы выросло в отдельную развитую область менеджмента со своей методологией, программными средствами, этикой. В мире накоплен огромный опыт применения современных технологий управления проектами. Пакеты управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах.
Под проектом понимается любое временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. Сила современных технологий управления проектами заключается в том, что эти технологии работают в любых областях приложений, позволяя эффективно выполнять проекты, обеспечить взаимопонимание и взаимодействие участников проектов, высокую надежность достижения поставленных целей.
Исследования, показали, что внедрение управления проектами сокращает затраты на проекты на 10 – 15% при том, что затраты на управление проектами составляют в среднем 6,5% стоимости проекта. При той жесткой конкуренции, которая существует на западных рынках, фирмы, которые не используют технологий управления проектами, проигрывают в конкурентной борьбе. Применение управления проектами стало жизненной необходимостью. Без тщательного расчета сроков и затрат, моделирования рисков, оптимальной организации управления на таком рынке не удержаться и потому управление проектами там широко распространено. По мере ужесточения конкуренции и снижения нормы прибыли и в нашей стране управление проектами станет непременным условием успеха в конкурентной борьбе.
Для планирования и контроля хода исполнения проекта, а также для снабжения лиц, принимающих решения по проекту, необходимой информацией, разрабатывается компьютерная модель проекта, без которой современное управление проектами практически невозможно. Программы управления проектами и предназначаются для разработки таких моделей. Компьютерная модель проекта должна обеспечивать решение следующих задач:
Расчет плановых сроков выполнения работ при имеющихся ограничениях на ресурсы, поставки и финансирование проекта.
Определение распределения во времени потребности в основных материалах.
Определение необходимых затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределения во времени финансовых потребностей проекта.
Определение потребностей проекта в трудовых ресурсах и механизмах, а также распределение этих потребностей во времени.
Учет выполнения работ и их основных фактических характеристик (выполненных объемов, произведенных затрат ресурсов и финансовых средств, использования трудовых ресурсов и оборудования).
Оперативную корректировку составленных планов выполнения работ в соответствии с анализом хода выполнения проекта.
Прогнозирование сроков выполнения и других характеристик работ в откорректированных планах и сравнение новых значений с базовыми.
Анализ неопределенности исходной информации и проектных рисков, определение вероятности достижения запланированных показателей.
Контроль выполнения контрактных обязательств.
Анализ трендов (тенденций), складывающихся в проекте, для принятия своевременных управленческих решений.
Снабжение участников проекта необходимой отчетностью и аналитической информацией.
Программы управления проектами составляют значительный сегмент рынка компьютерных программ. Спрос на такие программы непрерывно растет примерно на 30% в год, обзоры рынка программ управления проектами регулярно появляются в компьютерных журналах.
Наиболее популярные программы управления проектами
К наиболее популярным непрофессиональным (или их еще называют настольными) программам относятся: ScitorProjectScheduler, Timeline, CASuperProject, Suretrak.
Из профессиональных программ наиболее популярны Microsoft Project, Open Plan, Primavera Project Planner, Spider Project.
Чтобы не ошибиться в выборе, нужно, прежде всего, составить перечень своих требований к пакету и оценить, насколько эти требования удовлетворяются возможностями пакетов. Ключевые требования связаны с функциональными возможностями пакетов. Все перечисленные пакеты позволяют управлять проектами, состоящими из тысяч работ.
Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.
Профессиональные программы управления проектами
Microsoft Project
Назначение MS Project заключается в том, чтобы предоставить среду и все инструменты для разработки, представления и редактирования планов реализации проектов.
Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.
Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.
На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате.
Функция «Рамки задач» поможет найти фактор (например, зависимость задачи, календарные ограничения, плановая дата или время отпуска), определяющий начальную дату задачи так, чтобы вы могли просмотреть цепочку факторов назад и найти основную причину, вызвавшую конкретную задержку.
Расчет продолжительности работ и, соответственно, сроков можно также поручить системе. Для этого нужно ввести трудоемкость работ и указать, сколько для них мы готовы выделить исполнителей.
Второй важный элемент планирования – ресурсы, используемые в работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать использование в работах трех типов ресурсов:
трудовые – возобновляемые ресурсы: персонал и оборудование;
материальные – расходуемые предметы;
финансовые – деньги.
Трудовые ресурсы назначаются для работы в определенный период и с указанием процента их возможной занятости в проекте. В некоторые моменты трудовой ресурс (например, ценный специалист) может оказаться назначен на несколько задач одновременно или вообще не иметь возможность выйти на работу. Чтобы не возникало перегрузки ресурсов (т.е. план работ невыполним), Microsoft Project предоставляет возможность выравнивания загрузки ресурсов в проекте. Средства ресурсного планирования оптимально распределяют работы по имеющимся ресурсам, чтобы проект можно было завершить в самый короткий срок с учетом имеющихся ограничений по ресурсам. А благодаря функции многоуровневой отмены действий можно безопасно экспериментировать с различными сценариями типа «что если...».
Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов – цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом. При этом пользователю доступна информация о затратах с разбивкой по периодам.
Помимо затратной части, следует знать и доходную часть проекта, а также иметь отчет о его рентабельности. Microsoft Project позволяет считать поступление денежных средств и создавать отчет о движении денежных средств, используя специальный класс ресурсов – бюджет.
После того как календарный график работ будет спланирован и оптимизирован, Microsoft Project позволяет зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.
План работ - только исходная часть: необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика. Для каждой работы Microsoft Project позволяет вводить прогресс хода выполнения; для назначения ресурса можно учитывать фактическое использование; для трудовых ресурсов можно учесть сверхурочные работы и их оплату по повышенной ставке.
На всем протяжении проекта необходимо анализировать первичные проектные данные для получения усредненной, агрегированной информации и выявления тенденций. Microsoft Project содержит большое количество метрик по разнообразным аспектам хода проекта, кроме того, можно самим создавать уникальные метрики для своего проекта, путем настройки пользовательских полей на основе формул. Графические индикаторы помогут быстро и наглядно предупредить о возникновении отклонений. Представления информации могут быть произвольно сгруппированы, отфильтрованы и отсортированы. Полученные данные можно распечатать в виде наглядных отчетов и представить руководству.
Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.
Среди плюсов программы нужно отметить высокую, даже несколько чрезмерную, гибкость, т.е. существование большого числа настроек, что при полном изучении позволяет описать средствами MS Project практически любую возможную жизненную ситуацию. Поражает в программе также разумная организация процесса разработки проекта, т.к. она написана с использованием знакомых стандартов стратегического планирования. Хорошей чертой MS Project, впрочем, как и всех приложений MS Office, является обширная помощь, в которой можно найти ответы на многие вопросы, и стандартный инструментарий MS Office, сокращающий время адаптации к программе.
Среди минусов можно отметить нелокализованность программы для России, хотя, обладая достаточно скромными знаниями английского, можно быстро в ней разобраться.
Использовать MS Project можно рекомендовать специалистам и руководителям, занимающихся разработкой планов реализации тех или иных проектов, в том числе и в рамках стратегического планирования. С его помощью решаются многие проблемы, связанные с данной процедурой регулярного менеджмента, например, определение и корректировка нагрузки структурных подразделений в определенный период времени. Решать с помощью MS Project задачи планирования можно всем, так как программа не требует мощного аппаратного комплекса и отлично работает на персональном компьютере.
Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.
2.2 Open Plan и другие: семейство программных пакетов Welcom
Программные пакеты, которые будут здесь рассмотрены, начали свою историю в 1983 году и наиболее известным из них в нашей стране является система Open Plan. Однако в настоящее время он является лишь одним из продуктов, составляющих семейство Welcom одноименной компании.
Первоначальное распространение программные продукты семейства Welcom получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в самых различных отраслях.
В настоящее время в это семейство продуктов входят:
Open Plan – система календарного планирования и контроля, предназначенная для управления реализацией как отдельных проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках бюджета;
Cobra – система управления бюджетом проектов, позволяющая планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей освоенного объема;
WelcomHome – Web-ориентированный инструмент для создания виртуального офиса проекта, позволяющий значительно повысить качество коммуникаций между членами распределенной команды при совместной работе над проектом.
Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет строить эффективные системы управления проектами на предприятиях с уже сложившейся информационной инфраструктурой.
В основе подхода Welcom к построению единой системы управления проектами на предприятии лежит создание интегрированного решения. Это, в частности, подразумевает наличие единого хранилища данных проекта и доступ к этим данным из разных приложений в соответствии с правами доступа и ролью пользователя в проекте. Причем доступ возможен как в локальной сети, так и удаленно через Internet.