• Товарний запас – це маса лікарських засобів, медичних виробів та інших товарів аптечного асортименту, яка перебуває у сфері обігу та підлягає реалізації. До товарних запасів відносять вищезазначені запаси, які належать аптечному закладу, знаходяться на його балансі й призначені для торгівлі.
Товарні запаси необхідні аптечному закладу (підприємству, установі, організації) незалежно від форми власності для забезпечення безперервної та ритмічної його роботи. У загальних та поточних активах аптек товарні запаси займають основне місце, а їх частка досягає 75-80%.

Формування оптимального товарного запасу та його раціональне функціонування потребує від фармацевтичних фахівців (менеджерів):

знань про закономірності розвитку системи постачання аптек товарами;

вміння визначати їх потреби;

проведення ефективного пошуку постачальників;

обґрунтованого оформлення заявок;

правильного приймання та зберігання товарів в аптеці;

призначення роздрібної ціни та організації відпуску лікарських засобів та товарів аптечного асортименту.

• обсягу товарообігу (реалізації, продаж)
• швидкості руху товарів

та постійно знаходиться у взаємозв'язку з обсягом реалізації як в цілому, так і за окремими товарними позиціями.

Цей взаємозв'язок виражається швидкістю товарообіговості (Sобіг), яка визначається відношенням суми товарообігу за відповідний звітний період (Т/о) до середнього товарного запасу (ТЗ) та вимірюється числом оборотів:

З метою формування ефективної політики управління товарними запасами необхідно відслідковувати інформацію за наступними показниками:

• товарообіговість (денна, місячна, квартальна, річна),
• зміна товарообігу залежно від сезонного попиту,
• товарні запаси у сумі та днях.

При щотижневому графіку поставок найбільш оптимальним показником товарного запасу вважають 14-15 днів.

• Лікарські засоби відрізняються від інших товарів народного споживання тим, що потреба в них виникає у випадку захворювання (для профілактики), не є постійною і залежить від цілого комплексу різних факторів:
• рівень та структура захворюваності населення,
• його кількості, віковий склад та за статтю,
• платоспроможність, ступінь соціального захисту,
• асортимент ЛЗ та парафармацевтичних товарів,
• нормативно-правове регулювання

фармацевтичної галузі,

• місцезнаходження аптечних закладів,
• кваліфікація персоналу аптек та ЗОЗ,
• розміри бюджетних асигнувань на лікарську

терапію,

• впровадження нових методик лікування,

страхової рецептури та ін.

Асортимент з урахуванням загальних ознак застосування для діагностики, профілактики та лікування захворювань умовно розподіляють на три групи:

Інформацію про постачальників аптеки одержують з професійної реклами через фармацевтичні видання, спеціалізовані виставки, презентації, безпосередньо від торгових агентів, представників фірм, колег.

Критерії вибору постачальника:

• ділова репутація та тривалість його роботи на фармацевтичному ринку;
• асортимент лікарських засобів та медичних виробів;
• умови поставки, їх швидкість, періодичність;
• ціни, розміри торгових націнок та знижки;
• форма оплати, умови розрахунку;
• кваліфікація персоналу;
• територіальна близькість, спосіб доставки товару;
• комплекс сервісних послуг.

варіантами:

• визначення поточної потреби аптеки та мережі структурних підрозділів у ЛЗ, МВ та інших товарах аптечного асортименту;
• систематична робота з товарними запасами за кількісними і якісними характеристиками кожної товарної позиції;
• своєчасне складання та подання постачальникам замовлень;
• приймання товару від постачальників за кількістю, якістю, вартістю, правильністю оформлення документів;
• проведення вхідного контролю ЛЗ та МВ;
• забезпечення правильного зберігання товарів аптечного асортименту;
• відпуск товарів аптечного асортименту іншим відділам аптеки, дрібнороздрібній мережі, ЗОЗ, іншим закладам і організаціям;
• проведення лабораторно-фасувальних робіт;
• складання звітності про рух товарів.

Для здійснення вказаних функцій відділ запасів повинен мати такі приміщення:

• розпакувальна;
• матеріальні кімнати (для ЛЗ, ЛРС, перев'язувальних матеріалів, допоміжних матеріалів, тари тощо);
• для обслуговування ЗОЗ (для приймання та оформлення замовлень ЗОЗ, експедиційна);
• приміщення для лабораторних та фасувальних робіт (приготування концентратів, напівфабрикатів, внутрішньоаптечних заготівок).
Засоби малої механізації: дозатори для фасування рідин, пристосування для дозування та фасування порошків, для обтискання ковпачків на флаконах, апарати для фільтрування розчинів, подрібнення та змішування порошків, магнітні мішалки, балоноперекидачи та ін.

Персонал відділу складають:

Завідувач відділу, його заступники, фармацевти, асистенти фармацевта, фасувальники та ін.

Обов'язки завідувача відділу та його заступників:

• зберігання та відпуск ЛЗ, МВ та інших товарів аптечного асортименту;
• вчасне складання замовлень постачальникам;
• приймання продукції від постачальників та перевірка за кількісними та якісними характеристиками;
• відпуск товарів іншим відділам аптеки, структурним підрозділам, ЗОЗ та іншим організаціям, закладам;
• облік руху товарно-матеріальних цінностей та складання відповідної звітності;
• організація здійснення лабораторно-фасувальних робіт;
• проведення інструктажу співробітників про порядок роботи у відділі, ознайомлення з нормативними актами, положеннями, інструкціями.

Обов'язки фармацевта:

Терміни придатності товару

• ЛЗ повинні мати залишковий термін придатності не менше 60%,
• бактерійні препарати – не менше 40%.
• ЛЗ з терміном більше 2 років повинні мати залишковий термін придатності не менше 1,5 роки.
• ЛЗ з меншим залишковим терміном придатності постачальник може відпустити лише за згодою аптеки, що зазначається у договорі.

Зберігання лікарських засобів та інших товарів аптечного асортименту здійснюється відповідно до наказу МОЗ України №44 від 16.03.1993 р.

Основні принципи зберігання ЛЗ та МВ:

6. З урахуванням встановлених термінів придатності ЛЗ.

7. За характером різних лікарських форм.

8. Медичні вироби слід зберігати окремо за групами:

• гумові вироби;

• вироби з пластмас;

• перев'язувальні засоби та допоміжні матеріали;

• вироби медичної техніки.

Після прийняття рішення про вибір постачальника необхідне правильне юридичне оформлення господарського співробітництва між постачальником (оптовою фірмою) та покупцем (аптекою).

Правовим документом, який оформляє процес купівлі- продажу, є письмовий договір, у якому вказуються:

• юридичні адреси сторін,
• їх права та обов’язки,
• зміст договору,
• порядок розрахунку,
• терміни виконання,
• порядок розгляду претензій,
• форс-мажорні обставини,
• умови розривання договору,
• підписи сторін.

• свідоцтво про державну реєстрацію,
• свідоцтво платника податків,
• копії ліцензій з «мокрою» печаткою на здійснення оптової та роздрібної реалізації ЛЗ відповідно.

• централізована
• децентралізована

.

Особливості замовлення та прийому від постачальників лікарських засобів, що підлягають обліку

Надходження лікарських засобів, що підлягають обліку, заноситься в документи суворої звітності:

• «Журнал обліку наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів в аптечних закладах охорони здоров'я»

• подання заяви власником ліцензії на оптову торгівлю лікарськими засобами до Держлікслужби про видачу сертифіката;
• підготовка до інспектування;
• проведення інспектування;
• складання звіту про інспектування;
• прийняття рішення щодо видачі сертифіката;
• оформлення та видача сертифіката.

Термін дії сертифікату – 5 років, але він не може перевищувати термін дії ліцензії на оптову торгівлю ЛЗ і МВ.

Аптечні склади та оптові фірми, що працюють на фармацевтичному ринку, повинні гарантувати, що:

• ЛЗ, які закуповуються і реалізуються, зареєстровані відповідно до чинного законодавства України;
• ЛЗ під час транспортування зберігаються у відповідних умовах;
• виключається контамінація ЛЗ іншими ЛЗ;
• ЛЗ зберігаються у приміщеннях, які знаходяться під охороною;
• захищаються права покупців у відповідності з діючою нормативно-правовою базою;
• організовано комплекс дій з вилучення з обігу на фармацевтичному ринку фальсифікованих та неякісних ЛЗ.

• Однією з вимог в системі GDP є дотримання принципу «першим прийнятий — першим виданий», який полягає у тому, що зі складу першим повинен відпускатися товар з меншим строком зберігання.

Головними підрозділами оптової фірми, що займається постачанням фармацевтичних товарів, є:

• закупівлі (постачання)
• торговий (реалізації, збуту)
• зберігання (аптечний склад, який має відповідні підрозділи)
• зовнішньоекономічної діяльності
• бухгалтерія
• автоматизованого обліку

Крім того, залежно від обсягу роботи та інших умов оптова фірма може мати відділи маркетингу, транспортний та інші.

• аптечний склад (база) - заклад охорони здоров'я, основне завдання якого полягає в забезпеченні лікарськими засобами інших суб'єктів оптової або роздрібної торгівлі, закладів охорони здоров'я та виробників лікарських засобів шляхом здійснення ним оптової торгівлі;
• дистрибуція - будь-яка діяльність, пов'язана із закупівлею, зберіганням, поставками, транспортуванням та імпортом/експортом лікарських засобів, за винятком їх продажу безпосередньо громадянам для їх особистого споживання;

• дистриб'ютор - суб'єкт господарювання, який здійснює відповідну діяльність щодо дистрибуції лікарських засобів;
• належна практика дистрибуції (GDP) - сукупність вимог і правил до оптової торгівлі лікарськими засобами, дотримання яких забезпечує якість лікарських засобів у процесі оптової торгівлі на усіх її етапах;
• оптова торгівля лікарськими засобами - діяльність з придбання лікарських засобів у виробників лікарських засобів або інших суб’єктів господарювання, що мають відповідну ліцензію, зберігання, транспортування та продажу лікарських засобів з аптечних складів (баз) іншим суб’єктам оптової або роздрібної торгівлі лікарськими засобами, які отримали відповідні ліцензії, виробникам лікарських засобів, безпосередньо закладам охорони здоров’я або юридичним особам, структурними підрозділами яких є заклади охорони здоров’я , а також особі, уповноваженій на здійснення закупівель у сфері охорони здоров’я.

Аптечні склади (бази) виконуть дві основні функції:

• торгова (здійснення оптової реалізації ЛЗ, МВ, інших фармацевтичних товарів);
• інформаційна (інформаційне забезпечення торгово-посередницької діяльності на фармацевтичному ринку).

• визначати потребу в ЛЗ і МВ (за якісними та кількісними показниками);
• укладати договори з постачальниками та покупцями;
• отримувати фармацевтичні товари від постачальників (виробники та оптові фірми різних форм власності, які мають відповідну ліцензію);
• здійснювати контроль якості товару;
• забезпечувати належні умови зберігання фармацевтичних товарів відповідно до їх фізико-хімічних властивостей і затверджених вимог;
• організовувати раціональне постачання ЛЗ і МВ аптечній мережі, ЗОЗ, іншим організаціям та підприємствам;
• створювати необхідний резерв товарів за встановленим асортиментом і затвердженими нормами;
• забезпечувати транспортування відпущеного товару у відповідних умовах тощо.

Суб'єкт господарювання, який здійснює діяльність з оптової торгівлі ЛЗ та МВ, повинен забезпечити:

• торгівлю лише лікарськими засобами, які зареєстровані згідно із законодавством України;
• додержання визначених виробником умов зберігання ЛЗ (в т. ч. під час транспортування);
• унеможливлення контамінації та переплутування лікарських засобів;
• функціонування системи виявлення будь-якої продукції, що не відповідає встановленим вимогам (нормативним документам, чинним стандартам якості), та ефективної процедури її відкликання;
• впровадження системи якості;
• асортимент ЛЗ у ліцензіата повинен бути достатнім для необхідного медикаментозного забезпечення населення та ЗОЗ.

• приймання товару за номенклатурою і кількістю;
• проведення вхідного контролю якості товару;
• оформлення приймального акту;
• вирішення питань про подальші дії у випадках, коли надійшов неякісний товар або є розбіжності у його кількості;
• передача товару у відділи зберігання;
• проведення роботи по митному очищенню ЛЗ і МВ, які надійшли від іноземних постачальників.

• Одним з найважливіших організаційних питань при забезпеченні якості ЛЗ і МВ у товаропровідній мережі є наявність двох форм контролю:

З приймального відділу фармацевтичні товари передаються в оперативні відділи складу (бази), які займаються їх зберіганням та відпуском в аптечну мережу, ЗОЗ та інші організації і підприємства.

До основних оперативних відділів аптечного складу можна віднести такі відділи:

• наркотичних і психотропних ЛЗ та прекурсорів;
• готових лікарських засобів;
• ін'єкційних препаратів;
• бактерійних препаратів і кровозамінників;
• активних фармацевтичних інгредієнтів;
• галенових препаратів;
• відділ зберігання вогненебезпечних і вибухонебезпечних ЛЗ;
• перев’язувальних засобів;
• предметів догляду за хворими та ін.

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!