класифікація документів у межах архівного фонду

• Класифікацію документів архівного фонду починають із створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді. Але спочатку потрібно розробити схему систематизації документів у межах архівного фонду, відповідно до якої розташовуються справи. 

• Ця схема становить собою перелік класифікаційних одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розподілу документів фонду за цим поділом. У ролі класифікаційної одиниці поділу можуть бути класи, відділи, розділи, рубрики і т.д.

Складання схеми систематизації вимагає знання особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно базується на таких загальних підходах:

• групування повинно бути повним, тобто охоплювати всі документи архівного фонду;
• ознаки класифікації визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей;
• класифікація повинна проводитися за методом дедукції, тобто від загального до конкретного;
• розподіл слід починати за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчувати за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів;
• кожну групу документів необхідно ділити за однією і тією самою ознакою.

Розкриття інших ознак документів проводиться на наступних етапах поділу.

• структурної – для групування справ за їхньою належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;
• хронологічної – для групування справ з урахуванням часу появи документів (рік, місяць, число);
• галузевої, функціональної, тематичної – для групування справ відповідно з галузевою належністю і функціями фондоутворювача, а також за тематикою документів;
• номінальної – для групування справ за їхньою належністю до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

Види схеми класифікації

• Вид схеми класифікації визначають ознаками, за якими здійснюють два перші поділи матеріалів фонду. Це можуть бути: структурно-хронологічна або хронологічно-структурна; галузево-хронологічна або хронологічно-галузева; функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна; номінально-хронологічна або хронологічно-номінальна; географічно-хронологічна або хронологічно-географічна і т.д.

• 1. Бухгалтерія – 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.
• 2. Плановий відділ – 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.
• 3. Юридичний відділ – 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.

одиницею класифікації у межах архіву

• Нині термін “архівний фонд” розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно пов'язаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи.

Процес групування справ фонду треба здійснювати з урахуванням таких класифікаційних ознак:

• авторської – для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);
• кореспондентської – для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;
• географічної – для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).