Ім'я файлу: Повідомлення.docx
Розширення: docx
Розмір: 26кб.
Дата: 14.05.2022
скачати
Пов'язані файли:
презентація з Історії україни.pptx
Розширення: docx
Розмір: 26кб.
Дата: 14.05.2022
скачати
Пов'язані файли:
презентація з Історії україни.pptx
Інформаційні моделі електронного офісу
Термін "офіс" означає місце, де відбувається служба або ділові операції. Офіс є робочим місцем людей, наділених довірою і владою.
Розрізняють три моделі офісу: інформаційну, комунікаційну та соціотехніческую.
Модель офісу як інформаційної системи виходить з того, що інформаційний процес включає в себе чотири види діяльності: генерування інформації, її зберігання, поширення і сприйняття. Початок інформаційного процесу - генерування інформації (інформаційних документів), закінчення - сприйняття, інтерпретація та пов'язані з цим сприйняттям дії. Інформація втрачає сенс, якщо немає циклу інтерпретації. Ці два процеси (генерування та інтерпретація) викликають зміну і переробку інформації. Передача в просторі і в часі не повинна змінювати змісту інформації і запропонованих інформацією дій. Генерування та інтерпретація інформації містять творчу, слабоалгорітмізіруемую і формализуемость функцію і виконуються за участю людини, її розуму і саме тому не можуть бути повністю автоматичними.
Модель офісу як складної системи соціальних комунікацій складається з багатьох процесів комунікації. У комунікації беруть участь два основних компоненти - джерело повідомлення і приймач повідомлення, пов'язані між собою прямим і зворотним впливом. Дана модель підкреслює, що головний компонент офісу - людина. Суть комунікаційних процесів полягає у забезпеченні взаємовідносин між людьми при обробці інформаційних документів.
Комунікації між людьми діляться на вербальні, що виражаються словами (усна мова і письмовий текст), і невербальні (жести, міміка, інтонація), що не виражаються словами.Майже половина внутрішньоофісних комунікацій мають невербальний характер. Це означає, що розглянуті комунікації не можуть бути автоматичними.
Оскільки текст не повністю виражає передане повідомлення, то виключення людини з комунікацій, особистого неформального спілкування спотворює зміст тексту і неминуче призводить до збільшення обсягу вербальних повідомлень.
У моделі офісу як социотехнической системи розглядаються два контури офісу - соціальний і технічний - і встановлюються "відносини" між ними, а також відносини всередині соціального контура. Ігнорування социотехнических особливостей офісу неминуче веде до збільшення обсягів оброблюваних документів і втрати ефективності.
Працівники офісів часто сприймають автоматизацію як загрозу власній роботі. Але, як показує практика суть офісної автоматизації полягає не в скороченні числа працюючих, а в поліпшенні якості управління і керуючих рішень за рахунок більш повного і своєчасного інформування співробітників офісу і побудови належної комунікації. Розуміння автоматизації в такому контексті призводить в цілому не до скорочення, а в ряді випадків - навіть до збільшення чисельності працівників офісу. Але при цьому сам офіс перетворюється в нову управлінську підрозділ зі значно більшим обсягом робіт і більш ефективним впливом на діяльність підприємства.
Міністерство освіти і науки України
Національний університет водного господарства і природокористування
Рівненський економіко-технологічний фаховий коледж
Повідомлення на тему:
“Модель електронного офісу”,та“Інформаційні потоки організації”
Підготувала:
Студентка 3 курсу
групи 3ДВ
Прокопенко Оленка О.
Перевірив викладач: Клімчук Н.А.
Рівне-2020
Інформаційні потоки організації
Інформаційний потік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі, і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.
Горизонтальний інформаційний потік пов’язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.
Вертикальний інформаційний потік пов’язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищестоячих органів управління до нижчестоячих і навпаки.
Інформаційні потоки можуть також відрізнятись залежно від:
напряму руху (від структурних підрозділів до органу управління і, навпаки, від суб’єкта до об’єкта керуючого впливу);
якісного змісту (виокремлення цінної за змістом інформації, від якої залежать певні керуючі дії, що спрямовані від структурних підрозділів);
якісних характеристик (доцільно виділяти ймовірнісні, семантичні та інші міри інформації, використовувані в управлінському регулюванні і забезпеченні інших управлінських потреб).
Розрізняють чотири види інформаційних потоківу організації:
Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю).
1.Міжрівневий обмін інформацією в організації:
нисхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;
висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.
2.Горизонтальний обмін інформацією:
наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;
наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;
робота у межах робочих груп (управління проектом).
3.Неформальний обмін інформацією:
обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін..);
чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають на 80-90% точними (за винятком випадків занадто емоційно забарвленої інформації). Чутки є надзвичайно впливовим чинником.
Бар’єри на шляху інформаційних потоків у організації
4.Викривлення повідомлень:
ненавмисні викривлення, викликані проблемами у міжособистісному спілкуванні, а також можливими помилками персоналу при обліку і опрацюванні інформації
навмисні викривлення, коли носій повідомлення не згоден з ним і змінює зміст повідомлення у власних інтересах. Проблеми при обміні інформацією можуть створювати конфлікти між різними групами та відділами організації. До викривлень інформації відноситься також її фільтрація. При передачі інформації зверху вниз основний мотив фільтрації висловлюється таким чином: “їх це не стосується”. При передачі інформації знизу вверх існує тенденція повідомляти керівництву тільки хороші новини.
Інформаційні перевантаження.Керівник, зайнятий опрацюванням інформації, що надійшла, і необхідністю підтримувати інформаційний обмін, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію, яка надходить і вимушений відсіювати менш важливу інформацію. Оцінка керівником важливості інформації може виявитись помилковою.
Незадовільна структура організації.Оскільки при передачі інформації з одного рівня управління на інший в результаті корегування і фільтрації втрачається приблизно третина її обсягу , найбільш ефективно керованими вважаються організації з невеликою кількістю рівнів управління і каналами відносно прямого інформаційного обміну.
Серед заходів з удосконалення процесів обміну інформацієюможна назвати:
1. Регулювання інформаційних потоків – інформація повинна бути структурована за певними категоріями, повинні бути виявлені споживачі кожної категорії інформації і канали її одержання.
Одним з можливих способів широкого інформування працівників про діяльність підприємства є інформаційні бюлетені, які можуть розповсюджуватись як у друкованому вигляді, так і за допомогою сучасних інформаційних технологій.
2. Організація системи зворотнього зв’язку, за допомогою якої орган управління одержує інформацію про поточний стан об’єкта управління.
3. Сучасні інформаційні технології.
Етикет службового листування.
Лист-це поширений вид документації, один із способів обмінуінформацією.потребують відповіді, й такі, що її не потребують.До листів, що потребують відповіді, належать:
листи-прохання;
листи-звернення;
• листи-пропозиції;
• листи-запити;
• листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
• листи-попередження;
• листи-нагадування;
листи-підтвердження;
• листи-відмови;
супровідні листи;
• гарантійні листи;
листи-повідомлення;
рекомендаційний лист.
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний (ім'я та по батькові)!
Шановний пане/пані... (ім'я, ім'я й прізвище)!
Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
Високошановний пане...! У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Високоповажаний міністре!
Вельмишановний (високоповажний) профессоре
До Президента держави слід звертатися так: Високоповажний Пане Президенте!
Пане Президенте! Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:Високопреподобний Отче!
Ваше Блаженство!
Блаженніший і дорогий Митрополите!
II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...
Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за... У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...
До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі: Будь ласка, повідомте нас про...
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...
Просимо Вас терміново оплатити рахунок...
ПІ. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки
слово «дякую» - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини: Дозвольте ще раз подякувати Вам...
одібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.
VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною. Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.