ВСТУП
Як відомо, мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом досліджень різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як: письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки. Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формулою.
Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.
Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.
Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський аппарат.
I. ДОКУМЕНТИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ, ОСОБЛИВІ ВИМОГИ ЩОДО ЇХ ОФОРМЛЕННЯ
Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д.
До складу документів по особовому складу належать:
- заяви;
- накази по особовому складу;
- характеристики;
- автобіографії;
- резюме;
- анкети;
- доручення;
- розписки;
- особові справи;
- трудові книжки.
До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток, а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.
На підприємствах, де обсяг документообігу перевищує 10 тисяч документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, не може бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар-референт, котрий повинен володіти значенням стосовно роботи з документами по особовому складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів. Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів має звірити всі відомості внесені в анкету й автобіографію з оригіналами документів. За приймання на роботу відповідальний працівник відділу кадрів, або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинні звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою, якщо така існує).
Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія, секретаря), адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.
Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.
Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях управління.
До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додатки до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.
Накази по особовому складу
Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, перемыщення працівників на інші посади, звільнення.
Наказ по особливому складу – це документ, що видається керівником установи на правах єдиноначальності і в межах його компетенції та регламентує прийняття громадян на роботу, їх переміщення, звільнення, надання відпусток, накладання стягнень та заохочень.
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. перевагу віддають варіантові повздовжнього розташування реквізитів.
Накази по особовому складу оформлюють з кутовим та повздовжнім розміщенням реквізитів на папері А4, або на спеціальних бланках.
Текст наказів як правило не містить вступної частини.
Формулювання заголовку до тексту має відповідати змісту наказу і може бути таким:
«Про прийняття на роботу»;
«Про переведення на іншу роботу»;
«Про звільнення»;
«Про надання відпустки»;
«Про заохочення»;
«Про порушення»;
«Про накладання дисциплінарного стягнення».
Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «Призначити», «Перевести», «Надати», «Оголосити подяку», «Звільнити», «Оголосити догану». Після цих слів ставлять двокрапку.
В наступному рядку, з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім’я по батькові – звичайними. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йде мова. В наказах про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий склад і дату зачислення на посаду. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад та дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю Кодексу Законів про Працю України, на підставі якої звільнено працівника.
У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.
Реквізити наказу по особовому складу:
10 – назва виду документу (Н А К А З);
11 – індекс;
14 – місце складання чи видання;
19 – заголовок до тексту;
20 – позначка про контроль (у разі потреби);
23 – підпис;
24 – гриф погодження (у разі потреби);
25 – візи (у разі потреби);
28 – позначка про виконавця.
Формуляр зразок наказу по особовому складу.
ВІННИЦЬКА ОБЛАСНА ДРУКАРНЯ
Н А К А З
03.03.2008р. м. Вінниця №13-ВК
Про заохочення
ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:
ПРУТУ Миколаю Анатолійовичу, оператору Вінницької обласної друкарні, за багаторічну сумлінну працю, активну участь у громадянському житті друкарні та у зв’язку з 30-ти річчям від дня народження.
Підстава: подання генерального директора Вінницької обласної друкарні
Генеральний директор
Віноблдрукарні (підпис) А.С.Вотекно
Формуляр зразок наказу по особовому складу
ВІННИЦЬКА ОБЛАСНА ДРУКАРНЯ
Н А К А З
04.03.2008р. м. Вінниця №15-ВК
1. ПРИЗНАЧИТИ:
1.1. КОСТЕНКО Людмилу Володимирівну на посаду головного бухгалтера з 05.03.2008 року з окладом 840 (вісімсот сорок) гривень.
Підстава: заява Костенко Л.В.
2. НАДАТИ:
2.1. ОМЕЛЬЧУКУ Олександру Федоровичу, економісту чергову відпустку 3 10.03.2008 року по 10.04.2008 року на 24 робочих дні за період роботи з 10.01.2007 року по 08.03.2008 року.
Підстава: заява Омельчука О.Ф. з візами.
3. ЗВІЛЬНИТИ:
3.1. ТАРКОВСЬКУ Наталю Петрівну, начальника відділу збуту, від обійманої посади з 10.03.2008 року за власним бажанням.
Підстава: заява Тарковської Н.П.
Генеральний директор (підпис) А.С. Войтенко
З наказом ознайомлені: Костенко Л.В
Омельчук О.Ф.
Тарковська Н.П.
На підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про прийняття на роботу. Цю форму заповнюють у відділі кадрів.
Зафіксований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження), в разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.
Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.
Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби – медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та інші фіксуються на звороті форми.
Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.
Підписаний керівником підприємства, (організації, установи) наказ доводиться до відома працівника під розписку.
На підприємствах із великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму наказу про переведення на іншу роботу. Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Наказ візують керівники структурних підрозділів попереднього та нового місць роботи й підписує керівник підприємства (організації, установи).
На підставі наказу про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці, трудовій книжці та інших документах. На звороті наказу роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.
Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), які надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами й графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану форму наказу про надання відпустки. Цю форму заповнюють у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму підписують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.
На підставі наказу про надання відпустки відповідальний керівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки, роблять позначку «без оплати».
Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком. Позначку про здачу інструменту, спецодягу та іншого регламенту на період відпустки працівників у списках не роблять.
Відповідальний працівник відділу кадрів на підставі списку про надання відпусток робить в особових картках працівників відповідні позначки, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат.
У разі звільнення працівників на підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про припинення трудового договору (контракту). Бланк такої форми заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Підписують наказ керівник структурного підрозділу та керівник підприємства (організації, установи).заповнюючи наказ про припинення трудового договору (контракту) у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.
На підставі наказу про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія здійснює розрахунок із працівником.
У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці наказу про припинення трудового договору (контракту).
Характеристика
Характеристика – це особистий документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи – працівника. Характеристику видає адміністрація підприємства своєму працівнику. Подаються характеристики також при вступі до навчального закладу, при атестаціях.
Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові (учневі, студенту, практиканту). Характеристики подаються при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформлені відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представлені до нагороди та в інших випадках.
Оформлюють характеристики на бланках або чистих аркушах паперу формату А4.
В характеристику вносять такі елементи:
- назва виду документа (Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А);
- текст;
- підпис;
- відбиток гербової печатки чи круглої.
Текст характеристики поділяють на чотири частини:
- в першій частині зазначають анкетні дані особи, на яку складається характеристика. Анкетні дані друкують на відстані 2-3 інтервали нижче від слова «ХАРАКТЕРИСТИКА», через 1-1,5 інт. від 4 п.т. на 3-4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові в родовому відмінку, далі звичайним шрифтом посаду, рік народження, освіту.
- в другій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посаду, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності і т.п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо.
- в третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо.
- в четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, котрий звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо студент навчається – то в теперішньому.
Нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора проставляють дату підписання характеристики.
Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студентові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), що її запитувала.
Формуляр зразок характеристики з кутовим розташуванням анкетної частини тексту
Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А
ОМЕЛЬЧУК ЛЮБОВ АНАТОЛІЇВНИ
1964 року народження; освіта вища,
Випускниця Житомирського медичного університету
Омельчук Любов Анатоліївна навчалася в Житомирському медичному університеті з 01 вересня 1996 року по 30 червня 2001 року за спеціальність «Старша медична сестра».
Навчалася на «відмінно». Оволоділа знаннями лікарської справи, правил етикету медичного персоналу.
До виконання громадських доручень ставилась відповідально. Брала активну участь у громадській діяльності університету. За період навчання в університеті не пропустила жодного заняття: як теоретичного, так і практичного.
Скромна, стримана, врівноважена, вихована.
Має авторитет серед товаришів, колег, викладачів.
Видано для Житомирської обласної дитячої лікарні.
Ректор Житомирського медичного університету (підпис) А.В. Головатенко
Керівник групи (підпис) А.М. Іщук
Автобіографія
Автобіографія – це опис свого життя.
Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи й реквізити в ній мають бути обов’язковими. Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінійованому або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи вступають на навчання. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності (із зазначення місця й року) і таким чином, щоб можна було дістати уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадянську діяльність автора.
Є такі види автобіографій: автобіографія-розповідь, котру складають в описовій формі; автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.
В автобіографії-документі наводяться такі відомості:
- Назва виду документа (Автобіографія);
- Прізвище, ім’я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були змінені);
- Число, місяць, рік народження;
- Місце народження;
- Соціальне положення;
- Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії);
- Освіта й спеціальність за дипломом;
- Трудова діяльність;
- Останнє місце роботи (місце навчання), посада;
- Нагороди й заохочення;
- Участь у громадянському житті;
- Родинний стан і склад сім’ї;
- Паспортні дані, домашня адреса та номер телефону.
Нижче під текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) і підписуються (праворуч).
Формуляр-зразок автобіографії.
АВТОБІОГРАФІЯ
Я, Лабуткіна Любов Василівна, народилась 29 квітня 1964 року в м. Вінниця в родині різноробочих.
З 1970 по 1981 рік навчалася в загальноосвітній школі №8 м. Вінниця.
В 1982 році вступила до Вінницького Професійного Училища №11 на професію секретар-референт.
З 1986 року працюю секретарем-референтом на ВАТ «Металопостач»
Склад сім’ї:
Батько – Федоров Василь Степанович, 1943 року народження, військовослужбовець.
Мати – Федорова Наталія Вікторівна, 1944 року народження, працює медсестрою в лікарні ім Пирогова в м. Вінниця
14 січня 2002р. (підпис) Лабуткіна Л.В.
Автобіографія зберігається в особовій справі.
Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях і т.п.
Резюме
Якщо на підприємстві (у фірмі) оголошується конкурс на заміщення вакантної посади, то тих хто бажає взяти участь у ньому, просять надіслати резюме (поштою або факсом), щоб можна було вибрати кандидатури, які найбільш підходять для даної роботи, й запросити їх на співбесіду. Як правило, резюме аналізують за відсутності кандидата, й тому треба, аби цей документ дав уявлення про нього. Обсяг резюме має становити не більш ніж одну сторінку. Оформляти резюме слід друкованим способом (бажано на ПК із застосуванням шрифтових виділень) на чистому аркуші паперу.
У резюме наводять такі відомості:
- Назва виду документа (Резюме);
- Прізвище, ім’я, по батькові (теперішні) кандидата;
- Домашня адреса;
- Номер домашнього телефону;
- Дата й місце народження (відповідно до запису у паспорті);
- Родинний стан;
- Навчання (зазначають в такій послідовності: вищі, середні-спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка; якщо кандидат навчався в спеціалізованій середній загальноосвітній школі, наприклад із поглибленим вивчення англійської мови, й, на його думку, це може вплинути саме його кандидатури, то період навчання у школі доцільно зазначити);
- Науковий ступінь (зазначають, якщо є);
- Досвід роботи (якщо є за тією спеціальністю, на яку претендує кандидат, то зазначають окремим пунктом);
- Трудова діяльність (зазначають, коли це вимагається або не має досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує особа);
- Додаткові відомості (наводять додаткові дані, які не увійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: позитивні якості кандидата, його пацездатність, індивідуальність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями).
Нижче від текстової частини проставляють дату складання резюме (ліворуч) і підписуються (праворуч).
У правому верхньому куті можна приклеїти фотокартку.
Слід зазначити, що резюме не належить до документів строгої стандартизації, й тому в ньому можуть міститися також інші відомості
Анкети
Анкета – це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.
Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішні і закордонний паспорти і т.д.
До анкетних форм належить: особовий листок з обліку кадрів, який заповнюють, влаштовуючись на роботу.
Відповідати на запитання анкети потрібно розбірливо, чітко (одним словом «так» або «ні» відповідають лише тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався» й т.д. в разі негативної відповіді.
Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у доповненнях до особового листка з обліку кадрів.
Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють особову картку, яка містить додаток 1 до особової картки. Типову форму особової картки на держаних службовців не заповнюють.
Доручення
Доручення – це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад, одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання договорів тощо.
Доручення бувають: офіційні та особисті.
Офіційні доручення видаються представникові підприємства (організації, установи) для виконання дії від імені підприємства. Їх оформлюють на спеціальних чи загальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). В такому разі загальний бланк доповнюють реквізитом 9 (індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку).
Реквізити доручення виготовленого на загальному бланку:
10 – назва виду документа (Доручення);
11 – дата (зазначають словесно-цифровим способом);
12 – індекс (проставляють у день підписання);
14 – місце складання чи видання;
21 – текст (зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані), де й що доручає; також у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення; закінчують текст зазначенням терміном дії доручення);
23 – підпис (підписують керівник підприємства та головний бухгалтер;
26 – відбиток печатки (гербової чи круглої, що прирівнюють до гербової).
Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.
Доручення на одержання особою матеріальних цінностей від іншого підприємства оформляють машинописним способом або від руки на трафаретному бланку.
Бланки таких доручень виготовляють на спеціальному папері й мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.
Бланк доручення на одержання особою матеріальних цінностей оформляють у тому разі, якщо перелік товарно-матеріальних цінностей невеликий. Усі вільні графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.
Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки або машинописним способом на частому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або повноважена особа підприємства, де працюючи навчається довіритель, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи де він перебуває на лікуванні або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель проходить службу.
У разі виконання дій, зазначених у доручення, пред’явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, обов’язкове.
Виправлення й стирання в доручення категорично забороняється.
Формуляр-зразок доручення.
Доручення
Я, Малюта Олена Василівна, доручаю одержати в бухгалтерії ВАТ «Укртелеком» м. Вінниця належні мені гроші за грудень місяць 2007 року Антіповій Олесі Костянтинівні за її паспортом серії АВ 123123, виданим Староміським РВ УМВС України м. Вінниця 27.12.05р. прописаній за адресою: м. Вінниця, вул Зодчих 18/154.
12.01.2008р. (підпис) Малюта О.В.
Директор ВАТ «Укртелеком» (підпис) Гузеєва К.Г.
Розписки
Розписка – це документ у котрому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).
Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші папері здебільшого від руки або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості:
- Назва виду документа (Розписка);
- Посада автора (в разі потреби);
- Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка дає розписку;
- Сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей;
- Дата оформлення документа;
- Підпис автора.
Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках – розшифровують словами.
У розписці, як і в дорученні, категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Розписку складають в одному примірнику й зберігають на рівні з грошовими й цінними документами.
Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.
Формуляр-зразок розписки.
Розписка
Я, Малюта Олена Василівна, отримала від начальника абонентного відділу ВАТ «Вінницягаз» Білаш Олександра Миколайовича свою медичну книжку, яку зобов’язуюся повернути до 10.01.08р.
09 січня 2008р. (підпис) Малюта О.В.
Начальник абонентного відділу (підпис) Білаш О.М.
Трудова книжка
Трудова книжка – це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Таким чином, це документ, що підтверджує трудову діяльність особи.
Загальні положення.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (на ділі підприємств) у всіх форм власності, які попрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої освітньої роботи.
Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.
Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.
Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовців, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства країни (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав – учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.
Заповнення трудових книжок
Загальні вказівки
Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідальних розділах українською та російською мовами.
Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
У трудову книжку вносять такі відомості:
ü про працівника – його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
ü про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
ü про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
ü про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.
Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.
Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства й містить посилання на відповідну статтю, пункт закону.
Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення – в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць – двозначними), наприклад: 05.01.2002року.
Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і звіряються печаткою.
З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).
В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.
Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає – то вищою організацією, якій підпорядковувалось ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.
Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).
У разі витрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактичного виконуваній роботи виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати рішення внесені неточні або неправильні записи забороняється.
Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після закінчення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером… недійсний. Прийнято на посаду…» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним орган, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.
Так само виправляються недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером… недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером… недійсний: звільнений…» (зазначають правильне формулювання).
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботу або про зміну формулювання причини звільнення.
Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визначений недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.
Внесення відомостей про працівника.
Відомості про працівника записується на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Після проставляння дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.
Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Внесення відомостей про роботу.
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графу 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до… цеху (відділу, підрозділу, …)» і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робот, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».
Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки» виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.
Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.
Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.
Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.
Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство» (назва) з (дати) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування – наказ (розпорядження), його дата й номер.
До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:
- про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавством про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
- про тривалість навчання у професійно-виховних та інших закладах, у навчально курсових-комбінатах (центрах, пунктах тощо);
- про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (всюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків;
- про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
- про час догляду за інвалідом 1-ї групи або з дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досягає 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
- про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям – виноситься у трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.
У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.
У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігання».
Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києва - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації про обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях – у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі – в міській державній адміністрації.
Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв»; у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посилання на відповідні статті КЗпП України.
Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняннями до них іноземцями на території України, вважається недійсним.
До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи виносить у графу 3 розділу “Відомості про роботу” запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу.
У разі коли рішення суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.
Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.
При звільнені засудженого з роботи в порядку передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.
Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.
У розділі трудової книжки “Відомості про роботу” роблять такі записи: у графу 1 зазначається порядковий номер запису; у графу 2 – дата внесення запису; у графу 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий стаж”. У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж”. У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку - наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.
2. ОСОБОВІ КАРТКИ
Особова картка – це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома). На підставі паспорта записуються прізвище, ім’я, по-батькові; рік та місце народження, домашню адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов’язкові в особовій картці – дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.
Особові картки як документ первинного обліку кадрового складу підприємства заповнюється інспектором відділу кадрів (в установах І-ІІІ категорій) або секретарем (в установах ІV категорій) на підставі наказу про прийняття та роботу по відповідних документів, що подаються працівникам особисто. Відповідно до Кодексу Законів про Працю України адміністрація підприємства не має права виясняти у працівника інформацію непередбачену чинним законодавством.
Особова картка працівника є основним документом з обліком особового складу на підприємстві. Всі записи зроблені в картці мають бути документально підтверджені.
На підставі паспорта працівника вказують:
- прізвище, ім’я, по батькові;
- рік, число і місяць народження;
- місце народження;
- серію, номер паспорта, ким його видано;
- домашню адресу;
- сімейний стан.
Дані про загальний і безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці.
Заповнюють особову картку від руки або машинописним способом. Графи, в яких дані можуть змінюватися заповнюють олівцем.
ОХОРОНА ПРАЦІ
Не залишайте включеними ПЕОМ та його пристрої без нагляду.
Підключайте і відключайте роз’єднання кабелів пристроїв ПЕОМ тільки при виключеній напрузі електромережі.
Подавайте напругу на пристрої і окремі блоки ПЕОМ тільки після точної перевірки надійності укріплення провідників заземлення, справності кабелів і роз’єднань мережі електроживлення.
Якщо при включенні на екрані ВДТ не з’являється ні якої інформації (пустий екран) або в центрі екрана висвічується яскрава біла смуга, необхідно виключити його і повідомити про несправність.
При виявленні запаху горіння в пристроях ПЕОМ, необхідно негайно виключити апаратуру, повторно не включати і звернутися до спеціаліста по технічному обслуговуванню ПЕОМ.
Для профілактики порушень і підтримки працездатності оператора (користувача) ПЕОМ власником повинні бути введені доповнюючи регламентовані перерви для відпочинку.
В період праці за ВДТ необхідно передбачити через кожні 40-45 хв. 3-5-хвилинні перерви для відпочинку. Середня сумарна подовженість роботи за ВДТ за день не повинна перевищувати 4 години, а за неділю – 20 годин.
Сумарну подовженість роботи з ВДТ (4 год.) краще розділити на дві частини і працювати по дві годині в першу і другу половини робочого дня. При використанні захисного екрана або ВДТ з пониженим випромінювання (low radiation) час роботи за ВДТ може бути збільшений.
Кількість обробляючих символів (або знаків на ВДТ) не повинен перевищувати 30 000 тис за 4 години роботи.
З ціллю зменшення шкідливої дії рекомендується застосовувати чередування
операцій вводу змістовного тексту і цифрових даних (зміна змісту робіт), чередування редагування текстів і вводу даних (зміна змісту і темпу роботи) і т.п.
ВИСНОВОК
Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д.
До складу документів по особовому складу належать: заяви; накази по особовому складу; характеристики; автобіографії; резюме; анкети; доручення; розписки; особові справи; трудові книжки.
Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.
Наказ по особливому складу – це документ, що видається керівником установи на правах єдиноначальності і в межах його компетенції та регламентує прийняття громадян на роботу, їх переміщення, звільнення, надання відпусток, накладання стягнень та заохочень.
Характеристика – це особистий документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи – працівника.
Автобіографія – це опис свого життя.
Анкета – це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.
До анкетних форм належить: особовий листок з обліку кадрів, який заповнюють, влаштовуючись на роботу.
Доручення – це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад, одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання договорів тощо. Доручення бувають офіційними та особистими.
Розписка – це документ у котрому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).
Трудова книжка – це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників.
Особова картка - це документ, який яоужить для аналізу складу і обліку кадрів.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Діденко А.Р. Сучасне діловодство. – К.: Знання, 1999 – 254 с.
2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. – К.: А.С.К., 2002 – 400 с.
3. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. – Донецьк.: Сталкер, 1997р. – 352 с.
4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа. 1997р. –270 с.
5. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ Зразки найважливіших документів української мовою. – К.: Техніка 1992 – 399с.
6. ВербицькаТ.С., Чіннікова В.П. –Секретарська справа та сучасний довідник.
К. 2010
7. Кузнецов С.Л. Комп’ютеризація діловодства.- Москва, 1997р.
8. Верлань А.Ф. Апатова П.В. Інформатика, -К., Квазап –Мікро, 1998.
9. Самылкина И.В.Энциклопедия офиса. Практическое руководство для секретарей. –Москва, 1995г.