Тема 6
Електронний документ – це
документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний підпис – це
дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.
Електронний документообіг –
це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання й знищення електронних документів, які виконуються з використанням перевірки цілісності й, якщо буде потреба, підтвердження факту одержання таких документів Електронний документообіг передбачає
реєстрацію документів та змін до них;
пересилання користувачам для подальшої роботи зареєстрованих документів за допомогою сучасних ІТ;
пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних текстів документів у відповідності з правами доступу користувачів;
контроль за проходженням і виконанням документів;
оформлення документів в архів.
Управління документами (document management)
передбачає, що кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, забезпечуються ефективні зберігання, передавання і обробка.
Механізм виникнення проблем в менеджменті підприємства в зв’язку з проблемами в сфері обміну інформацією
Керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається
Структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, перестають злагоджено діяти
Погіршується якість обслуговування клієнтів і здатність підприємства підтримувати зовнішні контакти
Зменшується продуктивність праці
Доводиться розширювати штат, вкладати гроші в устаткування нових робочих місць, приміщення, комунікації, навчання працівників
Зміна технології виробництва
Потреба додаткових інвестицій
Потреба в збільшенні оборотного капіталу
Зменшення планового прибутку
Виникає відчуття нестачі ресурсів: людських, технічних, інформаційних і т.д.
Типова ієрархія постачальників за відсутності планування в режимі реального часу
Складальне виробництво
Виробництво напівфабрикатів та запчастин
Видобування та виробництво сировини
Час, необхідний для зворотного зв’язку, складає дні чи тижні
Типова ієрархія постачальників при плануванні в режимі реального часу
Складальне виробництво
Видобування та виробництво сировини
Виробництво напівфабрикатів та запчастин
Час, необхідний для зворотного зв’язку, складає хвилини чи години
Система електронного документообігу повинна надавати можливість
створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати (в т.ч. одночасно кількома користувачама),
і розсилати документи.
Основні вимоги до систем електронного документообігу
масштабованість;
розподіленість;
модульність;
відкритість;
уніфікованість документів.
Класифікатори
локальні, які призначені для використання на одному об'єкті (підприємстві, фірмі) і не виходять за його межі;
територіальні, регіональні або галузеві, призначені для відповідних об’єктів;
державні (національні), що розробляються на державному рівні, і, як правило, обов'язкові до використання;
міжнародні класифікатори
Стандартизація систем ЕОД (EDI – electronic data interchange)
Комунікаційні стандарти визначають характеристики прийому, перетворення сигналу і швидкість передачі даних.
Інформаційні стандарти характеризують структуру і вид документів, які повинні бути передані по інформаційній мережі.
Переваги електронного документообігу:
операційні;
стратегічні.
Напрямки розвитку електронного документообігу:
впровадження нових електронних форм документів, пряме витіснення відповідних паперових форм;
взаємодія систем документообігу підприємств, споживачів та державних установ;
збільшення переліку операцій, що здійснюються із застосуванням переважно електронного документообігу, включення в нього, поряд з прямими перевезеннями, транзиту і перевалки, а також мультимодальних перевезень;
розвиток забезпечувальних рішень, таких як RFID-технології.