[ Справа - система автоматизації діловодства та електронного документообігу ] | |
Забезпечення юридичної повноцінності | У процесі узгодження або затвердження проекту документа користувач може завірити розглянутий документ електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Це дозволяє забезпечити юридичну правомочність створених електронних документів. Для зберігання сертифікатів ЕЦП можуть використовуватися сторонній засвідчує центр і внутрішньокорпоративний центр управління ключовою системою (ЦУКС), створений на базі програмних продуктів ЕОС і сертифікованих кріптосредств. |
Відправка документів | Система дозволяє формувати реєстри розсилки для експедиції установи, здійснювати надпечатка конвертів, відправляти документи за допомогою систем електронної пошти. Документи, що відправляються за допомогою електронної пошти, можуть бути захищені шифруванням і завірені ЕЦП. З цією метою в системі використовується сертифіковані кріптосредства. |
Довідково-аналітична робота | У міру функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі по поєднанню будь-яких реквізитів РК, а також пошук по тексту документа. При необхідності складний пошуковий запит може бути збережений і використаний неодноразово. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку. |
Повнотекстовий пошук за змістом документа | Реалізовано комбінований пошук: одночасно з поєднання реквізитів реєстраційних карток та повнотекстовий пошук за змістом самих документів. |
Робота з взаємозалежними документами | Підтримується можливість встановлення посилань між РК документів або проектів документів, пов'язаних тематично, які скасовують або доповнюють один одного і т. д. Це дозволяє переглядати ланцюжка взаємозалежних документів. Посилання можуть встановлюватися і на документи, що зберігаються поза системи документообігу (посилання за URL). Таким чином, документ системи «СПРАВА» може посилатися на зовнішні інформаційні матеріали або документи, що зберігаються в інших інформаційних системах. |
Регламентування прав доступу | Права користувача в системі регламентують як доступ до картотеками і документів відповідно до їх грифами, так і набір функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т. д.) |
6. Ефективність системи "ДЕЛО"
За даними західних консалтингових компаній, при роботі з паперовими документами:
близько 15% всіх документів безповоротно втрачається;
до 30% робочого часу співробітників витрачається на пошуки необхідних матеріалів;
для кожного документа створюється в середньому 19 його копій.
Система автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДІЛО» створює принципово нові умови для більш ефективної організації роботи з документами:
Не автоматизована технологія | Автоматизована технологія |
ручний прийом документів, що надійшли по електронних каналах (факс, телеграф, електронна пошта) | автоматизований прийом документів, що надійшли по електронних каналах |
ручна друк карток, підготовка зведень, довідок, звітів, реєстрів | автоматична друк карток, стандартних зведень, довідок і реєстрів, формування довільних звітів |
ручне переміщення проекту документа в процесі узгодження і затвердження | автоматизована пересилання проекту між погоджують і затверджують посадовими особами за наперед заданим маршрутом |
розмноження документів і карток, транспортування і передачі їх виконавцям | автоматична розсилка необхідного числа електронних версій документів і карток з комп'ютерної мережі |
ручна реєстрація факту передачі документів і резолюцій посадовій особі, яка часто не виконується через недбалість співробітників | автоматична реєстрація фактів пересилання та отримання документів і резолюцій з комп'ютерної мережі |
багаторазова реєстрація одних і тих самих документів у журналах і картотеках різних структурних підрозділів | одноразова первинна реєстрація документа в будь-якому підрозділі і подальше автоматичне відстеження руху і виконання документа в електронних картотеках підрозділів |
ручний пошук документів та збір відомостей про їх виконання в розрізнених картотеках різних підрозділів | автоматизований наскрізний пошук по всіх картотекам з урахуванням прав доступу |
поштова та кур'єрська відправка документів і резолюцій у філії та інші установи з ручним складанням відповідних реєстрів | автоматизація функцій оформлення розсилки, відправка документів і резолюцій у філії та інші установи за допомогою електронної пошти із захистом їх засобами криптографії |
«СПРАВА-Підприємство» призначено не тільки для діловодних служб (секретаріатів, канцелярій, загальних відділів, експедицій і т. д.). Система також автоматизує діяльність безпосередніх учасників документообігу: керівників, фахівців - тобто всіх співробітників організації, що працюють з документами.
«СПРАВА» відповідає всім вимогам, що пред'являються як до сучасних систем електронного документообігу, так і до систем автоматизації класичного діловодства.
Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «СПРАВА-Підприємство» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності зі збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового документообігу. Це дозволяє плавно перейти до сучасних технологій управління, без ризику виникнення збоїв у модернізованої системі документаційного забезпечення управління.
Система автоматизації діловодства та електронного документообігу створена в результаті узагальнення багаторічного досвіду розробки та експлуатації десятків подібних систем у найбільших установах колишнього СРСР та Росії. Тому вона повністю відповідає вимогам діючих діловодних стандартів, а також підтримує правила (в тому числі неформалізовані) і прийоми, використовувані в діловодної практиці вітчизняних підприємств і установ.
У системі «Дело-Підприємство» користувачем може бути як безпосередньо вказаний у документах посадова особа, так і інший працівник установи, якій делеговані відповідні повноваження.
7. Системи сімейства «ДЕЛО»
Системи сімейства «ДЕЛО» масштабуються, вони підтримують централізовану, розподілену і децентралізовану схему організації діловодства:
«СПРАВА-Секретар» можна встановити на одному комп'ютері і тим самим забезпечувати централізовану реєстрацію і контроль виконання документів.
«СПРАВА-Підприємство» підтримує багатокористувацький режим і забезпечує централізоване управління єдиним діловодних процесів.
Якщо в установі існують підрозділи з самостійним діловодством, то «ДЕЛО-Підприємство» підтримує взаємодіючі діловодні процеси цих підрозділів.
Також масштабування системи забезпечено застосуванням наступних технологій:
Робота в Інтернет / Інтранет мережах | Для надання доступу до документів в системі реалізований web-інтерфейс. Він забезпечує простий і ефективний доступ до документів з будь-якого локального або віддаленого комп'ютера через мережу Internet. |
Розподілений електронний документообіг | Система дозволяє здійснювати автоматизований обмін юридично правомочними електронними документами між організаціями або територіально віддаленими підрозділами. При цьому дотримуються всі норми вітчизняного діловодства. Конфіденційність і достовірність документів забезпечуються сертифікованими кріптосредствамі. |
Підтримка великих масивів документів | Система зберігання даних дозволяє працювати безлічі користувачів з великими кількостями документами. Реальні, практично підтверджені можливості - понад 4 000 000 документів, понад 500 одночасно працюючих користувачів. При цьому існує однокористувальницька версія системи, що працює з умовно-безкоштовною СУБД. |
«СПРАВА» - відкрита система. Вона інтегрується з будь-якими Windows-додатками через що входить в постачання системи відкритий API-інтерфейс.
API надає можливість контрольованого доступу до збережених даних в режимі їх читання іншими програмами. Такі програми при необхідності можуть бути розроблені силами замовника, якщо потрібне розширення споживчих властивостей системи, наприклад:
для виведення даних системи в найбільш зручній формі звітів;
для формування запитів необхідного виду на пошук і відбір даних;
для доступу до даних системи через INTERNET (INTRANET);
для експорту даних системи в інші бази даних замовника і т. п.
«СПРАВА» тісно інтегрований з пакетом MS Office, що дозволяє реєструвати документи безпосередньо з редакторів чи поштової програми. Також у системі вже реалізована інтеграція з наступними продуктами компанії ЕОС:
Підсистема «Архівна справа» | «Архівна справа» - це багатокористувальницька підсистема, призначена для автоматизації підготовки до передачі справ в архів, ведення та обліку архівних документів. Програми інтегровані в частині ведення номенклатури справ, відстеження змін в організаційній структурі організації, а також імпорту-експорту електронних документів. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Система «КАДРИ» | Програмна система «КАДРИ», призначена для автоматизованого ведення кадрового обліку підприємств та установ. Система може використовуватися як окремими підприємствами і організаціями, так і організаціями, що мають складну структуру: холдингового типу, що мають численні дочірні підприємства, з розгалуженою структурою філій і т. д. 8. Відмінності систем сімейства "Дело" Система "ДІЛО-Старт" в якості СУБД використовує MSDE (Microsoft Data Engine).
* - У якості СУБД використовується MSDE (Microsoft Data Engine), яка входить в комплект постачання. ** - Оперативний контроль виконання документів може здійснюватися двома способами:
9. Структура системи "ДЕЛО" На малюнку 1. наведена структура системи "ДЕЛО" та її опцій. Рис. 1. Структура системи "ДЕЛО" та її підсистем. 10. Основні технічні вимоги «СПРАВА» - прикладна система автоматизації діловодства та електронного документообігу, яка функціонує в середовищі клієнт-сервер. У якості СУБД можуть бути використані Oracle 9i (9.2.0.3 або більш пізні версії), Microsoft SQL Server 2000. Вимоги до сервера Вимоги до сервера в першу чергу визначаються вимогами обраної СУБД, передбачуваним кількістю користувачів системи «ДІЛО», документообігом організації. У кожному конкретному випадку конфігурація сервера визначається індивідуально. Обсяг, займаний БД «ДЕЛО» на жорсткому диску, обчислюється з розрахунку - 50 Мб початковий розмір БД, плюс від 2 Кб на кожну реєстраційну картку (без урахування обсягу прикріплюються файлів). Усереднені характеристики сервера:
У разі використання СУБД Oracle на платформі відмінною від Windows, для забезпечення таких опціональних можливостей системи «ДІЛО», як контекстний пошук по прикріплених файлів і «ДЕЛО-WEB», буде потрібно додатковий Windows-сервер c встановленими MS Internet Information Server, MS Index Server. ВИМОГИ ДО РОБОЧИХ МІСЦЯХ Повнофункціональний клієнт Клієнтська частина системи «СПРАВА» працює під управлінням Windows 2000, Windows XP. На робочій станції повинна бути встановлена клієнтська частина відповідної СУБД, а також, для використання всіх функціональних можливостей системи «ДІЛО», MS Internet Explorer 6.0 і MS Office 2000 (або більш пізні версії). Рекомендована конфігурація робочого місця:
Для роботи з системою «ДЕЛО» через WEB інтерфейс («Дело-WEB») необхідний комп'ютер з установленим Internet Explorer 6.0 і вище. ВИСНОВОК «СПРАВА» відповідає всім вимогам, що пред'являються як до сучасних систем електронного документообігу, так і до систем автоматизації класичного діловодства. Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «СПРАВА» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності зі збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового документообігу. Це дозволяє плавно перейти до сучасних технологій управління, без ризику виникнення збоїв у модернізованої системі документаційного забезпечення управління. Будь ласка, не зберігайте тестовий текст. |