Справа - система автоматизації діловодства та електронного документообігу

Курсова робота

З дисципліни: «Корпоративні інформаційні системи і ефективність інформаційних систем»

На тему: «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА І ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

ВСТУП

Система «ДІЛО», розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.

Перша версія системи «ДІЛО» випущена в 1996 році. Сьогодні «ДЕЛО» використовують більше 1000 компаній, установ, організацій Росії і країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць перевищує 100 000. Володіє «Сертифікатом Найвищого Якості».

1. Загальні відомості про систему «ДЕЛО»

Система «ДІЛО» - тиражований "коробковий" продукт. Вона без будь-яких замовних доробок вирішує завдання автоматизації діловодства та електронного документообігу більшості організацій. За допомогою гнучкої системи довідників легко може бути встановлена ​​і налаштована фахівцями замовника.

• Швидка і гнучка в налаштуванні, легко адаптується до специфіки документообігу в організаціях будь-якого розміру від одиниць до тисяч робочих місць.

• Забезпечує необхідний рівень конфіденційності інформації та відповідність усім нормативним вимогам як російського діловодства, так і міжнародних стандартів (ISO 15489 «Інформація та документація - Керування документами» і ISO / IEC 17799:2000 «Інформаційні технології - Практичний посібник з управління інформаційною безпекою»)

• Забезпечує захищений електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів. Компанія «Електронні Офісні Системи» має всі необхідні сертифікати ФСБ для використання засобів захисту інформації в своїх продуктах.

• Надає можливості масового переведення паперових документів в електронний вигляд і поміщення їх в базу даних системи за допомогою опції «Потокове сканування».

• Підтримує повний цикл роботи з проектами документів, у тому числі їх маршрутизацію і версійність.

• Дозволяє працювати з документами як у локальній мережі, так і віддалено - через Інтернет («Дело-WEB»).

• Має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами як компанії ЕОС, так і інших виробників програмних продуктів.

2. Переваги

Для керівників різних рівнів:

• швидкий пошук документів;

• відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого циклу;

• ефективний контроль і звітність по виконанню резолюцій;

• скорочення термінів підготовки та узгодження документів;

• зручна робота над проектами документів;

• отримання зведених звітів і журналів;

• можливість делегування повноважень.

Для співробітників канцелярій, секретаріатів, для діловодів:

• швидка і зручна реєстрація документів за допомогою розгорнутої системи різних довідників;

• відстеження ходу виконання резолюцій;

• зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах реєстраційної картки (РК) як документів, так і проектів (РКПД);

• журнал передачі документів, внутрішні та зовнішні реєстри відправлення;

• формування звітності.

3. Основні функції системи "Дело"

Основні функції

Забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.

Робота з вхідними та вихідними документами

• Реєстрація, контроль і облік вхідної та вихідної кореспонденції.

• Реєстрація переданих по електронній пошті документів в автоматизованому режимі, в тому числі захищених ЕЦП.

• Настроювання структури реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ, прийнятої в організації.

• Накладення резолюцій, контроль виконання, написання та перегляд звітів по резолюціям.

• Пересилання документів для виконання всередині організації за заданими маршрутами.

• Швидкий пошук по всіх реквізитами РК і РКПД, можливість збереження і використання складних пошукових запитів.

• Списання документів у справу і можливість передачі на архівне зберігання.

Робота з внутрішніми документами організації

• Підтримується повний цикл роботи з проектами документів:

  • створення РК проекту документа, у тому числі «на виконання» розпорядчого документа;

  • зміна проекту зі зберіганням попередніх версій;

  • узгодження та затвердження проекту документа;

  • реєстрація документа, створеного на основі проекту.

• Формування доручень по документах;

• Управління проходженням документів з безліччю рішень. Весь документ в цілому і кожен з його пунктів можуть мати власні ієрархічні дерева резолюцій, кожна з них зі своїми виконавцями і контролерами.

• Передача завізованих документів співробітникам на ознайомлення та виконання.

• Контроль проходження і виконання документів. Реалізована рольова функція контролера - можливість делегування функції контролю документів, пунктів і резолюцій особам або підрозділам, визначеним у якості контролерів або контрольних служб.

• Управління доступом до документів.

• Створення та збереження шаблонів документів.

Забезпечення інформаційної безпеки

• Розмежування прав доступу користувачів до документів. Кожному користувачеві визначаються: права по грифу доступу; права з доступу до картотеками, в межах яких можна працювати; набір діловодних операцій відповідно до функціональних обов'язків.

• Протоколювання дій користувачів.

• Використання методів криптографічного захисту інформації - ЕЦП і шифрування.

Можливості «ДЕЛО-WEB»

Можливості роботи через Web стали максимально наближені до функціонала системи «ДІЛО» в локальній мережі. Співробітники віддаленого філії - за наявності Web-доступу - стають рівноправними учасниками документообігу всього підприємства. Керівники та фахівці, що знаходяться поза офісом, мають можливість брати участь у прийнятті, виконанні та контролі рішень.

• Реєстрація документів з автоматичним заповненням деяких полів РК;

• Реєстрація пов'язаних документів;

• Засвідчення прикріплених до РК файлів, ЕЦП, а також перевірка ЕЦП прикріплених файлів;

• Винесення резолюцій по документу, контроль виконання

• Узгодження і підписання проектів документів

• Засвідчення ЕЦП файлів, прикріплених до РК проектів документів, а також перевірка їх ЕЦП.

• Пошук документів і резолюцій за значеннями їх реквізитів;

• Отримання звітності про внутрішнє і зовнішнє документообіг.

4. Опція "ЕЦП і шифрування"

У діяльності сучасних організацій спостерігається стійка тенденція до впровадження безпаперових технологій обробки інформації.

Документи організації створюються, обробляються і пересилаються в електронному вигляді. Вхідні документи найчастіше також переводяться в електронну форму засобами сканування і розпізнавання тексту, або надходять вже в електронному вигляді.

Електронний документообіг істотно підвищує ефективність роботи управлінського і виробничого персоналу: прискорює процеси підготовки, погодження, візування та затвердження документів, спрощує процедури пошуку та обробки документів, обміну ними як усередині організації, так і з зовнішніми кореспондентами / адресатами. Крім цього, відбувається значне скорочення споживання паперу та витратних матеріалів, знижуються потреби в копіювально - розмножувальною техніці і в обслуговуючому її персонал.

Застосування електронного подання документів вимагає адекватного кошти посвідчення інформації, що міститься в документі. Таким засобом є електронний цифровий підпис (ЕЦП) - аналог традиційного рукописного запевнення паперового документа (підписи).

На відміну від звичайного підпису, ЕЦП не тільки засвідчує особистість людини, яка підписала документ, але і гарантує, що в документ після його підписання не були внесені ніякі зміни.

Реєструючи вхідні документи, співробітник може ставити свій ЕЦП на файл документа, засвідчуючи його справжність. При роботі з проектами документів, що виходять і внутрішніми документами організації, ЕЦП може застосовуватися при узгодженні, візуванні, затвердження, реєстрації та відправленні документа адресата.

Для використання електронного цифрового підпису в системі «Дело» передбачена спеціальна опція «ЕЦП і шифрування».

Опція дозволяє підписувати цифровим способом документи, що зберігаються і обробляються в системі автоматизації діловодства та електронного документообігу "ДЕЛО". При необхідності, документ може бути підписаний кількома співробітниками, що дуже зручно для автоматизації процедур узгодження, візування та затвердження документів.

Будь-який співробітник, який має доступ до документа, отримує достовірну інформацію про підписи - хто і коли підписав цей документ, а також може перевірити справжність кожного підпису і переконатися, що після підписання документ не був відредагований. Процедура перевірки цифрового підпису гранично проста - досить один раз «клацнути» мишкою.

Опція "ЕЦП і шифрування" також надає можливість підписувати і шифрувати документи, що відправляються по електронній пошті зовнішнім адресатам: філіям, дочірнім організаціям, клієнтам або партнерам. Шифрування повідомлень, переданих по зовнішніх каналів зв'язку, дозволяє гарантовано захистити конфіденційну інформацію від несанкціонованого доступу - прочитання, спотворення або підміни.

У тому випадку, якщо система «ДЕЛО» встановлена ​​у всіх учасників обміну інформацією, разом з документами передаються і цифрові підписи накладені на документ. Таким чином, користувачі корпоративної системи отримують можливість підписувати і поширювати по всій територіально-розподіленої організації підписані документи. При цьому, наприклад, перевірка підпису президента корпорації у видаленому філіалі виконується точно так само, як і перевірка підпису співробітника філії - один «клацання» мишкою.

Технологія роботи з опцією "ЕЦП і шифрування".

Для кожного користувача системи "ДІЛО", що володіє правом підпису, формується ключ, що складається з двох частин: секретною і відкритою.

Секретний ключ записується на носій: електронну таблетку Touch Memory або електронний ключ EToken, рухаючись особисто користувачеві. Секретний ключ може бути додатково захищений паролем користувача (на випадок втрати носія).

Секретний ключ використовується для підписання документів і для дешифрування повідомлень, що відправляються користувачем по електронній пошті. Щоб підписати файл документа або повідомлення, користувачеві досить помістити носій особистого ключа у зчитувальний пристрій комп'ютера і «клацнути» мишкою по кнопці «Підписати».

На підставі відкритого ключа формується сертифікат відкритого ключа. Сертифікат відкритого ключа використовується для перевірки достовірності ЕЦП.

Створення секретних ключів користувачів і їх сертифікатів здійснюються адміністратором Центру управління ключовою системою (ЦУКС), що представляє собою комплекс програмного забезпечення та пристрої запису / читання носіїв ключів, що входить в комплект постачання опції.

ЦУКС є корпоративними центром управління ключовою системою, його діяльність поширюється тільки на власну організацію, філії і дочірні організації. При необхідності, сертифікати, видані ЦУКС, можуть бути підписані і вищестоящим Засвідчуючим Центром. ЦУКС функціонує на автономному комп'ютері, в цілях безпеки не підключеному до жодної лінії зв'язку.

Адміністрування ЦУКС не вимагає спеціальної підготовки. Вся необхідна інформація представлена ​​в документації системи СПРАВУ.

Варіанти постачання та інсталяції опції "ЕЦП і шифрування".

Опція "ЕЦП і шифрування" пропонується в 3-х різних варіантах поставки:

• Повнофункціональна. Користувач може підписувати документи та повідомлення, шифрувати і розшифровувати повідомлення, перевіряти підписи інших користувачів. Для таких користувачів в комплект постачання опції входить апаратний пристрій зчитування секретного ключа.

• Тільки перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Для робочих місць цих співробітників не потрібне використання апаратних засобів.

• Дистанційна перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Цей варіант доступний з версії «ДЕЛО» 8.09 і передбачає придбання сервера перевірки підпису, що дозволяє перевіряти підписи з будь-якого робочого місця системи «ДЕЛО».

У залежності від потреб замовника, можна набувати довільні комбінації варіантів Опції. Наприклад, придбати повнофункціональний варіант тільки для керівного складу, яка має право підпису, а для інших працівників закупити варіант «Тільки перевірка підпису».

Використовуване спеціальне програмне забезпечення.

Опція "ЕЦП і шифрування" використовує засіб криптозахисту «КріптоПро CSP», розроблене фірмою «КріптоПро» і сертифіковане ФАПСИ. Інтеграція криптографічного програмного забезпечення в систему автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДІЛО» виконана компанією ЕОС, що має відповідні ліцензії ФАПСИ.

5. Функції системи автоматизації діловодства та електронного документообігу

Система підтримує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.

Робота над проектами документів

Функціонал підготовки документів дозволяє автоматизувати весь процес створення документа. Робота з проектами документів на увазі виконання наступних дій:

1. створення РК проекту документа, у тому числі й «на виконання» розпорядчого документа;

2. зміна проекту зі збереженням попередніх версій;

3. узгодження проекту документа;

4. затвердження проекту документа;

5. реєстрація документа, створеного на основі проекту.

При роботі з проектом виконується послідовна або паралельна маршрутизація, контролюються строки розгляду та термін підготовки проекту в цілому.

Реєстрація документів

Для кожного документа в системі «Дело» формується реєстраційно-контрольна картка (РК), в яку заносяться відомості про документ. Реєструватися можуть як надійшли ззовні, так і створені усередині організації документи: листи, накази, розпорядження, договори, акти та інше. Склад реквізитів РК: кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, тематика, гриф доступу, відмітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа, резолюція та ін Деякі реквізити, наприклад, резолюції та звіти про їх виконання, адресати , кореспонденти можуть мати множинне значення.

Контроль виконання

У системі «Дело» реалізований контроль виконання документів. На контроль може ставитися як виконання резолюцій, так і виконання документа в цілому. При цьому автоматично відслідковуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані документи та документи з закінченими термінами виконання. Можливе формування нагадувань виконавцям і зведень про виконання контрольних документів. Інші функції системи автоматизації діловодства наведені в таблиці № 1.

Таблиця № 1. Функції системи автоматизації діловодства