Введення
Встановлення державою стандартів у різних сферах діяльності, необхід і мий, а тому неминучий процес.
Товариство має необхідні, достатні, сучасні: види д про ментів, засоби їх створення, обробки і зберігання, має більш кращими можл ж ностями для розвитку через економії всіх видів ресурсів і більш разв і тією системою спілкування.
Встановлення стандартів відповідно до указу Президента РФ "В о тання системи і структури федеральних органів виконавчої влади" в ред. Від 30.05.2008 N 863, П про становленням Уряду РФ від 17 червня 2004 р . N 294 "Про Федеральному агентстві з технічного регулювання і метрології" (Із змінами від 27 жовтня 2004 р ., 5 вересня 2006 р .), покладено на Федеральне аген т ство з технічного регулювання і метрології.
Вимоги до документів регламентуються: Конституцією РФ; Гра ж ських Кодексом РФ; Законом РФ від 27.12.2002 N 184-ФЗ "Про технічне регулювання"; Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000 р . № 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації"; Геральдичні знаки - емблеми федеральних структур (Збройних Сил Російської Федерації, організацій федерального поштового зв'язку, МНС Росії, МВС Росії та ін) затверджуються указами Президента країни; Використання товарних знаків при оформленні документації визначається законом "Про товарні знаки, знаки обслуговування і найменування місць походження товарів" (від 23 вересня 1992 р . № 3520-1);
У нормативних актах закріплені вимоги до написання окремих найменувань, наприклад: географічних назв (ФЗ від 18 грудня 1997 р . № 152-ФЗ "Про найменування географічних об'єктів"); найменувань "Росія", "Російська Федерація" в назвах організацій (постанова Уряду Російської Федерації від 7 грудня 1996 р . № 1463); фірмових найменувань (Цивільний кодекс Російської Федерації і федеральні закони, що регулюють діяльність організацій різних організаційно-правових форм) і т.д.
Найбільш повним загальногалузевим документом, який регламентує роботу з документами є Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 8 листопада 2005 р . N 536
Типова інструкція встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади. Положення Типової інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснювані за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.
1. Поняття реквізит і формуляр документа
Реквізити (від лат «необхідне») в юридичному сенсі - це дані, які повинні міститися в акті або іншому документі для визнання його дійсним.
Склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації, регламентований ГОСТ Р 6.30-2003 прийнятим і введеним в дію Постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 р . N 65-ст.
ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює 30 видів реквізитів, що використовуються в документах.
Наприклад, використовуються наступні реквізити документа :03-емблема організації або товарний знак; 05-основний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи; 06-ідентифікаційний номер платника податків; 08-найменування організації; 10-найменування виду документа; 11-дата документа; 12 - реєстраційний номер документа; 14-місце складання або видання документа; 15-адресат; 20-текст документа; 22-підпис. Схеми розташування реквізитів документів наведено у додатку А до ГОСТ Р 6.30-2003.
Використання конкретних реквізитів залежить згідно з ГОСТ Р 6.30-2003 від виду документа.
Якщо це загальний бланк, то будуть використовуватися реквізити: 01; 02 або 03; 08; 11; 14.
У бланку листа використовуються реквізити: 01; 02 або 03; 04; 05; 06; 08; 09; 11; 12; 13; 14; 15; 17; 18; 19; 20.
Бланк конкретного виду документа містить реквізити: 01; 02 або 03; 08; 10; 14; 11; 12;; 13; 18; 19.
Реквізити: 08; 09; 14 друкуються на державну мову РФ та державною мовою суб'єкта РФ.
За використання реквізитів з порушенням закону встановлена ответс т венность.
Ст.11 Закону "Про Державний герб РФ" встановлює відповіда н ність за наругу над гербом РФ. У Ст. 329 КК РФ передбачено за наругу над гербом позбавлення св про боди до року.
За неправильне вживання найменування географічного об'єкта встановлено адмін і стративно відповідальність у вигляді штрафу від двох до трьох тисяч рублів.
2. Формуляр-зразок, його завдання в уніфікації вимог до реквізитів документа та їх розташування
Формуляр-зразок - модель форми документа, що використовується для указ а ня місць, зарезервованих для певних записів, внесених у документи будь-якої системи докуме н тації (ЄЕК; ІСО ПМС 6422).
Вимоги: Формат для формуляра-зразка є міжнародний формат ІСО А4 (210 × 297 мм , 8 1 / 3 × 11 2 / 3 дюйми), але передбачена також можливість використання формату ІСО А5 (210 × 148 мм ) Для деяких поштових форм, а також для еквівалентних форматів, зазначених у стандарті ІСО 2784-1974 для бланків на безперервній стрічці. У деяких країнах, зокрема у Північній Америці, зазвичай використовується формат 216 × 280 мм (8 1 / 2 × 11 дюймів ). У цьому випадку узгодження може бути забезпечено шляхом збереження нагорі і ліворуч однакових полів, завдяки чому компонування документа залишається в тому ж положенні по відношенню до верхнього і лівого краю паперу; при цьому розміри загальної для обох форматів площі зображення становлять 183 × 262 мм .
Розмір інтервалів - міжрядковий інтервал та інтервал між знаками у формулярі-зразку (1 / 6 дюйма, або 4,24 мм , І 1 / 10 дюйма, або 2,54 мм , Відповідно) відповідають міжрядкового інтервалу і інтервалу між знаками, що застосовуються в більшості використовуються для заповнення бланків машин, таких, як друкарські машинки, швидкісні друкуючі пристрої ЕОМ та інше автоматичне знакопечатающее обладнання, а також в пристроях для оптичного розпізнавання знаків.
Поля і принципи проектування - були залишені: верхнє поле (для захоплення) - 10 мм і ліве поле (для підливання) - 20 ми. В основу проектування покладено міжнародний стандарт ІСО 3535-1975 "Макетний лист і конструкційна сітка" з використанням стандартної ширини колонок, відповідної можливостям автоматичного табулювання.
Загальні положення - в цілому структура формуляра-зразка заснована на принципі "кліток" (базисних прямокутників). Розміщення адрес одержувачів передбачено в зоні, прийнятною для поштових органів при використанні конвертів з вікна ми. Розташування інших елементів даних, включених у формуляр-зразок, враховує технічні, правові, комерційні, адміністративні та практичні міркування, висунуті раз особистими зацікавленими сторонами, з якими проводилися консультації. "Поле вільного використання", що знаходиться в нижній частині бланка, призначене для задоволення більш специфічних потреб в окремих конкретних випадках.
При створенні бланків на основі формуляра-зразка рахунки застосовуються такі принципи:
Елементи даних, зазначені у формулярі-зразку рахунку, повинні міститися у відповідному місці створюваного бланка рахунку.
Елементи даних, які не вказані у формулярі-зразку рахунку, повинні поміщатися в "поле вільного використання".
Елементи даних, зазначені у формулярі-зразку рахунку, але не потрібні у створюваному бланку рахунку, можуть бути опущені, і відповідне місце використано для інших цілей таким же чином, як і "поле вільного використання".
У національних основних документах може бути передбачена можливість іншого використання простору, що не використовується для мети, передбаченої в уніфікованому рахунку. Це місце може також використовуватися для інформації, що вноситься після складання первинного документа (наприклад, якщо немає необхідності в рубриці "покупець", то відповідне місце можна використовувати для інших адрес йди для будь-якої іншої мети).
Ідентифікатори полів даних формуляра-зразка уніфікованого рахунку вказують лише на характер відомостей, які вони повинні утримувати. Поля даних можуть бути піддані дальньої ши розбивці з урахуванням певної практики, що склалася при розробці різних міжнародних документів. Наприклад, можна залишити місце для агента продавця в нижній частині поля "продавець"; поле для відомостей щодо транспортування можна розбити з метою включення різних елементів, що уточнюють маршрут, види і засоби транспорту і т.д. Довжина зони "опису товару" в залежності від обставин може коригуватися шляхом підняття або зниження пунктирною лінії, з тим щоб розмір зони відповідав середнім потребам.
Законодавцем встановлено адміністративну відповідальність за порушення правил виготовлення, вживання, знищення бланків, які містять зображення герба РФ у вигляді штрафу до однієї тисячі рублів ст19.10 КоАП РФ.
3. Питання документування, складання та оформлення документів в законодавчих та нормативних актах
В даний час в Російській Федерації існує нормативно-методична база документаційного забезпечення управління, складається з: законів, державних стандартів; нормативних правових актів; методичних документів; регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства : її структуру, функції, штатну чисельність, технічне забезпечення та інші аспекти.
Нормативні акти, що входять в систему документаційного забезпечення управлінням можна класифікувати за суб'єктами їх приймають:
1) правові акти, які видаються вищими органами державної влади і управління;
2) правові акти, які видаються федеральними органами виконавчої влади: міністерствами, комітетами, відомствами як загальногалузевого, так і відомчого характеру;
3) правові акти, які видаються органами законодавчої і виконавчої влади суб'єктів РФ та його територіальних утворень, які регламентують питання діловодства;
4) правові акти нормативного та інструктивного характеру, а також методичні документи з документаційного забезпечення управління, що видаються керівництвом підприємств і організацій.
Нормативними актами Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації затверджені основні правила документування інформації, вимоги до окремих видів документації, багато форм управлінських документів. Документи, що використовуються в конкретних управлінських ситуаціях, створюються відповідно до затверджених зразками - типовими і зразковими формами або, якщо такі форми не прийняті, на основі правил оформлення документів. Вимоги до оформлення документів можуть носити універсальний характер або відноситися тільки до окремих видів документів, їх форм, бланків, реквізитами.
Загальні вимоги до складу документації та її оформлення містить Конституція Російської Федерації, закони Російської Федерації, які встановлюють порядок діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, комерційних і некомерційних організацій (Федеральний закон від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації ", Федеральний конституційний закон" Про Уряд Російської Федерації ", Федеральний закон" Про загальні принципи організації законодавчих (представницьких) і виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації ", Федеральний закон" Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації ", Цивільний кодекс Російської Федерації, Федеральні закони: "Про акціонерні товариства", "Про товариства з обмеженою відповідальністю", "Про некомерційні організації" та ін.)
У законодавстві містяться норми, що визначають правила оформлення різних груп документів. Так, основні правила укладання, зміни та розірвання цивільно-правових договорів, а також їх оформлення викладені в Цивільному кодексі Російської Федерації. Оформлення низки документів з кадрів регламентує постанову Держкомстату Росії від 5 січня 2005 р . № 1, яким затверджені уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати.
У нормативних актах різного рівня закріплені вимоги до оформлення окремих реквізитів документів. Так, у федеральному законодавстві містяться правила використання офіційної символіки при виготовленні бланків документів. Державний герб Російської Федерації зображується на документах у відповідності з Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000 р . № 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації"; використання гербових бланків регламентується постановою Уряду від 27 грудня 1995 № 1268. Геральдичні знаки - емблеми федеральних структур (Збройних Сил Російської Федерації, організацій федерального поштового зв'язку, МНС Росії, МВС Росії та ін) затверджуються указами Президента країни і використовуються при оформленні документів. Використання товарних знаків при оформленні документації визначається законом "Про товарні знаки, знаки обслуговування і найменування місць походження товарів" (від 23 вересня 1992 р . № 3520-1). Законодавство суб'єктів Російської Федерації також містить правила зображення їх символіки на бланках і печатках.
У законодавстві містяться норми, що регулюють використання мови в діловодстві. Основним нормативним актом у цій сфері є Закон Російської Федерації від 25 жовтня 1991 р . № 1807-1 "Про мови народів Російської Федерації" (в редакції від 24 липня 1998 р .).
Мовою, на якому відбувається створення законопроектів у федеральних органах державної влади, є російська п.3 ст. 11. Офіційною мовою діловодства є російська і в разі необхідності мова суб'єкта, а також при необхідності я зик народу компактно проживає на території суб'єкта ст.16
Його положення конкретизуються в інших законах стосовно ведення діловодства у таких областях, як зв'язок, транспорт, судочинство, нотаріат, та інших.
У нормативних актах закріплені вимоги до написання окремих найменувань, наприклад: географічних назв (ФЗ від 18 грудня 1997 р . № 152-ФЗ "Про найменування географічних об'єктів"); найменувань "Росія", "Російська Федерація" в назвах організацій (постанова Уряду Російської Федерації від 7 грудня 1996 р . № 1463); фірмових найменувань (Цивільний кодекс Російської Федерації і федеральні закони, що регулюють діяльність організацій різних організаційно-правових форм) і т.д.
Розширення застосування комп'ютерних технологій в управлінні призводить до зростання значення тієї частини нормативної бази діловодства, яка пов'язана із законодавством з питань інформатизації, застосування автоматизованих інформаційних систем і телекомунікацій. Автоматизація діловодства здійснюється відповідно до законів "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації, від 27.07.2006 N 149-ФЗ," Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин і баз даних "від 23 вересня 1992 р . № 3523-1. Нові можливості для застосування електронних документів відкриває Федеральний закон від 10 січня 2002 р . № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис". Він визначає правові умови використання електронного цифрового підпису в процесах обміну електронними документами, при дотриманні яких електронний цифровий підпис визнається юридично рівнозначним власноручного підпису людини.
Питання оформлення документації знаходять відображення в нормативних актах в галузі поштового зв'язку та електрозв'язку. Правову основу діяльності в галузі зв'язку встановлює Федеральний закон від 16 лютого 1995 р . № 15-ФЗ "Про зв'язок". Вимоги до письмової кореспонденції та повідомленнями, переданим по мережах поштового зв'язку та електрозв'язку, визначаються відповідно до рішень Всесвітнього поштового союзу та Міжнародного союзу електрозв'язку.
Встановлення державою стандартів у різних сферах діяльності, необхід і мий, а тому неминучий процес.
Товариство має необхідні, достатні, сучасні: види д про ментів, засоби їх створення, обробки і зберігання, має більш кращими можл ж ностями для розвитку через економії всіх видів ресурсів і більш разв і тією системою спілкування.
Встановлення стандартів відповідно до указу Президента РФ "В о тання системи і структури федеральних органів виконавчої влади" в ред. Від 30.05.2008 N 863, П про становленням Уряду РФ від 17 червня
Вимоги до документів регламентуються: Конституцією РФ; Гра ж ських Кодексом РФ; Законом РФ від 27.12.2002 N 184-ФЗ "Про технічне регулювання"; Федеральним конституційним законом від 25 грудня
У нормативних актах закріплені вимоги до написання окремих найменувань, наприклад: географічних назв (ФЗ від 18 грудня
Найбільш повним загальногалузевим документом, який регламентує роботу з документами є Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 8 листопада
Типова інструкція встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади. Положення Типової інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснювані за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.
1. Поняття реквізит і формуляр документа
Реквізити (від лат «необхідне») в юридичному сенсі - це дані, які повинні міститися в акті або іншому документі для визнання його дійсним.
Склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації, регламентований ГОСТ Р 6.30-2003 прийнятим і введеним в дію Постановою Держстандарту Росії від 3 березня
ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює 30 видів реквізитів, що використовуються в документах.
Наприклад, використовуються наступні реквізити документа :03-емблема організації або товарний знак; 05-основний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи; 06-ідентифікаційний номер платника податків; 08-найменування організації; 10-найменування виду документа; 11-дата документа; 12 - реєстраційний номер документа; 14-місце складання або видання документа; 15-адресат; 20-текст документа; 22-підпис. Схеми розташування реквізитів документів наведено у додатку А до ГОСТ Р 6.30-2003.
Використання конкретних реквізитів залежить згідно з ГОСТ Р 6.30-2003 від виду документа.
Якщо це загальний бланк, то будуть використовуватися реквізити: 01; 02 або 03; 08; 11; 14.
У бланку листа використовуються реквізити: 01; 02 або 03; 04; 05; 06; 08; 09; 11; 12; 13; 14; 15; 17; 18; 19; 20.
Бланк конкретного виду документа містить реквізити: 01; 02 або 03; 08; 10; 14; 11; 12;; 13; 18; 19.
Реквізити: 08; 09; 14 друкуються на державну мову РФ та державною мовою суб'єкта РФ.
За використання реквізитів з порушенням закону встановлена ответс т венность.
Ст.11 Закону "Про Державний герб РФ" встановлює відповіда н ність за наругу над гербом РФ. У Ст. 329 КК РФ передбачено за наругу над гербом позбавлення св про боди до року.
За неправильне вживання найменування географічного об'єкта встановлено адмін і стративно відповідальність у вигляді штрафу від двох до трьох тисяч рублів.
2. Формуляр-зразок, його завдання в уніфікації вимог до реквізитів документа та їх розташування
Формуляр-зразок - модель форми документа, що використовується для указ а ня місць, зарезервованих для певних записів, внесених у документи будь-якої системи докуме н тації (ЄЕК; ІСО ПМС 6422).
Вимоги: Формат для формуляра-зразка є міжнародний формат ІСО А4 (210 ×
Розмір інтервалів - міжрядковий інтервал та інтервал між знаками у формулярі-зразку (1 / 6 дюйма, або
Поля і принципи проектування - були залишені: верхнє поле (для захоплення) -
Загальні положення - в цілому структура формуляра-зразка заснована на принципі "кліток" (базисних прямокутників). Розміщення адрес одержувачів передбачено в зоні, прийнятною для поштових органів при використанні конвертів з вікна ми. Розташування інших елементів даних, включених у формуляр-зразок, враховує технічні, правові, комерційні, адміністративні та практичні міркування, висунуті раз особистими зацікавленими сторонами, з якими проводилися консультації. "Поле вільного використання", що знаходиться в нижній частині бланка, призначене для задоволення більш специфічних потреб в окремих конкретних випадках.
При створенні бланків на основі формуляра-зразка рахунки застосовуються такі принципи:
Елементи даних, зазначені у формулярі-зразку рахунку, повинні міститися у відповідному місці створюваного бланка рахунку.
Елементи даних, які не вказані у формулярі-зразку рахунку, повинні поміщатися в "поле вільного використання".
Елементи даних, зазначені у формулярі-зразку рахунку, але не потрібні у створюваному бланку рахунку, можуть бути опущені, і відповідне місце використано для інших цілей таким же чином, як і "поле вільного використання".
У національних основних документах може бути передбачена можливість іншого використання простору, що не використовується для мети, передбаченої в уніфікованому рахунку. Це місце може також використовуватися для інформації, що вноситься після складання первинного документа (наприклад, якщо немає необхідності в рубриці "покупець", то відповідне місце можна використовувати для інших адрес йди для будь-якої іншої мети).
Ідентифікатори полів даних формуляра-зразка уніфікованого рахунку вказують лише на характер відомостей, які вони повинні утримувати. Поля даних можуть бути піддані дальньої ши розбивці з урахуванням певної практики, що склалася при розробці різних міжнародних документів. Наприклад, можна залишити місце для агента продавця в нижній частині поля "продавець"; поле для відомостей щодо транспортування можна розбити з метою включення різних елементів, що уточнюють маршрут, види і засоби транспорту і т.д. Довжина зони "опису товару" в залежності від обставин може коригуватися шляхом підняття або зниження пунктирною лінії, з тим щоб розмір зони відповідав середнім потребам.
Законодавцем встановлено адміністративну відповідальність за порушення правил виготовлення, вживання, знищення бланків, які містять зображення герба РФ у вигляді штрафу до однієї тисячі рублів ст19.10 КоАП РФ.
3. Питання документування, складання та оформлення документів в законодавчих та нормативних актах
В даний час в Російській Федерації існує нормативно-методична база документаційного забезпечення управління, складається з: законів, державних стандартів; нормативних правових актів; методичних документів; регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства : її структуру, функції, штатну чисельність, технічне забезпечення та інші аспекти.
Нормативні акти, що входять в систему документаційного забезпечення управлінням можна класифікувати за суб'єктами їх приймають:
1) правові акти, які видаються вищими органами державної влади і управління;
2) правові акти, які видаються федеральними органами виконавчої влади: міністерствами, комітетами, відомствами як загальногалузевого, так і відомчого характеру;
3) правові акти, які видаються органами законодавчої і виконавчої влади суб'єктів РФ та його територіальних утворень, які регламентують питання діловодства;
4) правові акти нормативного та інструктивного характеру, а також методичні документи з документаційного забезпечення управління, що видаються керівництвом підприємств і організацій.
Нормативними актами Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації затверджені основні правила документування інформації, вимоги до окремих видів документації, багато форм управлінських документів. Документи, що використовуються в конкретних управлінських ситуаціях, створюються відповідно до затверджених зразками - типовими і зразковими формами або, якщо такі форми не прийняті, на основі правил оформлення документів. Вимоги до оформлення документів можуть носити універсальний характер або відноситися тільки до окремих видів документів, їх форм, бланків, реквізитами.
Загальні вимоги до складу документації та її оформлення містить Конституція Російської Федерації, закони Російської Федерації, які встановлюють порядок діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, комерційних і некомерційних організацій (Федеральний закон від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації ", Федеральний конституційний закон" Про Уряд Російської Федерації ", Федеральний закон" Про загальні принципи організації законодавчих (представницьких) і виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації ", Федеральний закон" Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації ", Цивільний кодекс Російської Федерації, Федеральні закони: "Про акціонерні товариства", "Про товариства з обмеженою відповідальністю", "Про некомерційні організації" та ін.)
У законодавстві містяться норми, що визначають правила оформлення різних груп документів. Так, основні правила укладання, зміни та розірвання цивільно-правових договорів, а також їх оформлення викладені в Цивільному кодексі Російської Федерації. Оформлення низки документів з кадрів регламентує постанову Держкомстату Росії від 5 січня
У нормативних актах різного рівня закріплені вимоги до оформлення окремих реквізитів документів. Так, у федеральному законодавстві містяться правила використання офіційної символіки при виготовленні бланків документів. Державний герб Російської Федерації зображується на документах у відповідності з Федеральним конституційним законом від 25 грудня
У законодавстві містяться норми, що регулюють використання мови в діловодстві. Основним нормативним актом у цій сфері є Закон Російської Федерації від 25 жовтня
Мовою, на якому відбувається створення законопроектів у федеральних органах державної влади, є російська п.3 ст. 11. Офіційною мовою діловодства є російська і в разі необхідності мова суб'єкта, а також при необхідності я зик народу компактно проживає на території суб'єкта ст.16
Його положення конкретизуються в інших законах стосовно ведення діловодства у таких областях, як зв'язок, транспорт, судочинство, нотаріат, та інших.
У нормативних актах закріплені вимоги до написання окремих найменувань, наприклад: географічних назв (ФЗ від 18 грудня
Розширення застосування комп'ютерних технологій в управлінні призводить до зростання значення тієї частини нормативної бази діловодства, яка пов'язана із законодавством з питань інформатизації, застосування автоматизованих інформаційних систем і телекомунікацій. Автоматизація діловодства здійснюється відповідно до законів "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації, від 27.07.2006 N 149-ФЗ," Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин і баз даних "від 23 вересня
Питання оформлення документації знаходять відображення в нормативних актах в галузі поштового зв'язку та електрозв'язку. Правову основу діяльності в галузі зв'язку встановлює Федеральний закон від 16 лютого
Важливу частину нормативної бази підготовки та оформлення документації складають нормативні правові акти міжвідомчого і відомчого характеру, що видаються федеральними органами виконавчої влади.
Основним документом який регламентує документування, складання, оформлення законодавчих і нормативних актів є Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 8 листопада 2005 р . N 536
Інструкція встановлює для вносяться указів, постанов, розпоряджень федеральних органів влади різних рівнів вимоги до: реквізитами та їх розташування; розміром шрифту; міжрядкового інтервалу; нумерації сторінок; розміри полів; вимоги до додатків, вимога про видання документів як правило на бланку.
Містить важлива вимога про включення до підготовлюваний проект тексту змінюваних нормативних актів.
Федеральні органи виконавчої влади, підпорядковані Президенту РФ і Уряду РФ керуються також Правилами підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, затвердженими Постановою Уряду Російської Федерації від 13.08.1997 N 1009 (Офіційний вісник України, 1997, N 33,
При підготовці організаційно-розпорядчих документів федеральні органи виконавчої влади керуються ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"
4. Уніфікація документів. Внутрішньовидова уніфікація
Під уніфікацією у широкому теоретичному сенсі звичайно розуміють оптимальне скорочення числа елементів в об'єктах, що становлять будь-якої комплекс або систему.
Основна мета уніфікації управлінської документації - створення системи документів, яка може дати економічний ефект. Використання уніфікованих документів має одночасно сприяти зростанню творчих елементів в управлінському праці, підвищенню його культури.
Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів до однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови. Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки. Основними принципами уніфікації документів є: - уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.; - однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень; - комплексність уніфікації.
Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблиця. Трафарет-це спосіб фіксації постійної інформації у вигляді пов'язаного тексту з пробілами для змінної інформації. У формі трафарету створюються ряд наказів, заяв. Анкета-спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа. У уніфікованої системі документації на організаційно-розпорядчі документи анкетними методом змодельовані накази по прийому, переводу, звільненню; кадрові доповідні та пояснювальні записки. Переваги анкет: спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання інформації. Таблиця - розірваний текст, розташований за певним принципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковику, а змінна - на перетині відповідних граф і рядків. Володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумувати дані. Однак він складніший в машинопису. У табличній формі в УСД по ОРС представлені: штатний розклад, графік відпусток, кадрові накази. Ефект від уніфікації і стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективності використання оргтехніки, прискоренні оборотності фінансових коштів) і прямим (зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну плату) при роботі з документами, витрат матеріалів на їх виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію та ремонт оргтехніки).
5. Розвиток уніфікації і стандартизації документів
Робоча група зі спрощення процедур міжнародної торгівлі, визнаючи необхідність гармонізації комерційних рахунків, включила в програму своєї роботи підготовку уніфікованого рахунку для міжнародної торгівлі. Спочатку передбачалося розробити один документ, який міг би використовуватися для всіх комерційних і адміністративних цілей, - пропозиція, яка було вивчено Робочою групою ГАТТ "Нетарифні заходи (імпортна документація)", заснованої в період Токійського раунду переговорів за тарифами. Після проведення консультацій з цією Робочою групою був зроблений висновок, що в одному документі неможливо задовільним чином об'єднати всю сукупність комерційних та адміністративних вимог. Тому було вирішено, що Робоча група ЄЕК підготує комерційний рахунок, який по можливості буде враховувати ті адміністративні вимоги, для задоволення яких могла б використовуватися інформація, що міститься в рахунку. У відношенні задачі визначення митних вимог для імпортної очищення і складання типового зразка для Митної декларації (при ввезенні) було відзначено, що Рада митного співробітництва займався цим питанням, зокрема, у зв'язку з прийняттям програми В.1 "Митна очищення для внутрішнього споживання" до Митної конвенції щодо спрощення та узгодження митних процедур (Кіото, 1973 р .).
При підготовці рекомендованого формуляра-зразка уніфікованого рахунки були взяті до уваги результати, досягнуті в багатьох галузях за рахунок використання стандартизованого комерційного рахунку, а також можливість використання подібного роду рахунку для заміни або доповнення деяких адміністративних документів, необхідних урядовими органами. Був врахований прогрес у галузі використання методів автоматичної обробки та передачі даних, а також ті багато випадків, коли документи були узгоджені з формуляром-зразком Організації Об'єднаних Націй (ЮНЛК) або безпосередньо, або через уніфіковані національні серії документів або стандарти. Той факт, що формуляр-зразок Організації Об'єднаних Націй вже прийнятий значним числом країн і організацій, виправдовує розробку зразка рахунку на основі цього формуляра-зразка. Було визнано, що слід добиватися того, щоб зразок рахунку був дуже гнучким у застосуванні, зважаючи на надзвичайно різноманітних потреб комерційних і адміністративних кіл, але що в той же час існує необхідність гармонізації змісту і розташування таких основних елементів інформації, які завжди є обов'язковими для здійснення операцій в міжнародній торгівлі. Офіційна рекомендація, відтворена в цьому документі, була спочатку прийнята в 1975 році; сьогодення, друге видання було прийнято в 1983 р . з деякими змінами відповідної термінології та інформації в контексті формуляра-зразка уніфікованого рахунку.
Відзначивши, що різні комерційні документи, пов'язані з рахунком і використовувані в попередніх торгових процедурах продавця (наприклад, пропозиція, підтвердження замовлення, повідомлення про відправлення і т.д.), аналогічні за змістом даних самому рахунку, Робоча група ЄЕК висловила думку, що докладні керівні принципи для розробки вказаних похідних документів можуть бути включені в рекомендацію, що стосується формуляра-зразка уніфікованого рахунку. Однак при більш глибокому вивченні структури системи уніфікованих зовнішньоторговельних документів Організації Об'єднаних Націй було визнано кращим видати поки формуляр-зразок Організації Об'єднаних Націй, цей друге видання рекомендації, що стосується формуляра-зразка уніфікованого рахунку, а також керівні принципи застосування формуляра-зразка Організації Об'єднаних Націй в якості трьох окремих публікацій. Кінцева мета полягає у включенні цих трьох публікацій у всеосяжне довідкове керівництво.
Що стосується складання комерційних рахунків методом однократного запису або за допомогою інших автоматизованих засобів, то слід нагадати, що в травні 1979 р . Рада митного співробітництва прийняв рекомендацію, згідно з якою митним управлінням "слід приймати комерційні рахунки, що складаються будь-яким способом, наприклад методом однократного запису, в тих випадках, коли подання комерційного рахунку потрібна у зв'язку з очищенням товарів", а також "утримуватися від вимоги підписи для митних цілей на комерційних рахунках, що подаються на підтвердження митної декларації ". Крім того, в рекомендацію N 18, прийняту Робочою групою щодо спрощення процедур міжнародної торгівлі в 1981 р ., Включена захід щодо спрощення 4.1, яка стосується імпортерів і в якій їм рекомендується "повідомляти свої банки не відмовляти в прийомі рахунків, підготовлених методом однократного запису".
6. Сучасні державні стандарти на документи. Особливості
організаційно-розпорядчих документів
Правила оформлення документів закріплюються у стандартах та інших документах по стандартизації. Введення в дію ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення" збіглося з початком нового етапу розвитку
Федеральним законом від 27 грудня 2002 р . № 184-ФЗ "Про технічне регулювання". Положення ГОСТ Р 6.30-2003 необхідно розглядати виходячи з того, що він розроблявся і приймався на основі Закону Російської Федерації від 10 червня 1993 р . № 5154-1 "Про стандартизацію", скасованого з 1 липня 2003 р ., А діє в умовах нових підходів до стандартизації.
Відповідно до Федерального закону "Про технічне регулювання" основними джерелами обов'язкових вимог до продукції і процесам виробництва сталі технічні регламенти. Під стандартизацією в Законі розуміється діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва та обігу. Однією з цілей стандартизації є досягнення технічної та інформаційної сумісності. З прийняттям Федерального закону "Про технічне регулювання" змінилася сама трактування поняття "стандарт". Якщо раніше під стандартом розумівся нормативний документ (ГОСТ Р 1.12-99), то тепер Закон закріпив принцип добровільного застосування стандартів.
У нормативних документах по стандартизації закріплені вимоги до побудови, викладу та оформлення різних видів документації, проведення уніфікації документів та застосуванню уніфікованих систем документації; створення і використання класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації; автоматизації інформаційних процесів у сфері управління, технічних засобів обробки інформації; застосовуваної в області роботи з документами термінології.
Важливими засобами інформаційного забезпечення є класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, а також уніфіковані форми документів. Методологічні та організаційні засади проведення робіт щодо класифікації та кодування інформації, уніфікації документації встановлені в нормативах Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (ЕСКК) і уніфікованих систем документації (УСД). ЕСКК являє собою систему, що включає: загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, а також нормативні та методичні документи, що регламентують розробку, ведення і застосування загальноросійських класифікаторів.
Порядок розробки, прийняття, введення в дію, ведення та застосування загальноросійських класифікаторів у соціально-економічній області встановлюється Урядом Російської Федерації.
УСД складається із сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах економічної діяльності; засобів їх відання; нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення і застосування. Вимоги до УСД викладені в стандартах серії "Уніфіковані системи документації". У державних стандартах закріплена термінологія в області діловодства та архівної справи (ГОСТ Р 51141-98), встановлено вимоги до споживчих форматів паперу (ГОСТ 9327-60). Вимоги до гербовим печаток встановлені в ГОСТ Р 51511-2001. У комплексі стандартів "Інформаційна технологія" регламентовані багато питань створення автоматизованих інформаційних систем (ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.602-89, ГОСТ 34.003-90 та ін), захисту інформації та використання електронного цифрового підпису (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 та ін.)
Основою для систематизації уніфікованих форм документів в інформаційно-пошукових системах служить Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 30 січня 1993 р . № 299. Знову розроблені уніфіковані форми документів підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД. Розділи ОКУД ведуться з різною оперативністю і повнотою. Форми документів, зазначені в ОКУД, наводяться в альбомах уніфікованих форм документів.
Підготовка нормативних актів, що регламентують оформлення документів в організації, здійснюється відповідно до чинного законодавства, на основі типових і примірних інструкцій, правил, уніфікованих форм та інших нормативних та методичних розробок, з урахуванням особливостей що склалася в організації системи діловодства. Порядок підготовки та оформлення управлінської документації в організації може закріплюватися в таких нормативних актах, як: "Інструкція з діловодства", "Регламент", "Правила оформлення документів", "Табель уніфікованих форм документів", "Альбом бланків", "Альбом уніфікованих форм документів ". У залежності від складу і змісту цих нормативних актів та розподілу положень з діловодства між ними, в організації може бути прийнятий весь комплекс перерахованих нормативних актів або окремі з них. Кількість, найменування та послідовність розділів, ступінь деталізації, характер прикладів, складу додатків визначаються їх розробниками.
Висновок
Всі розглянуті нормативні акти мають на меті створити уніфіковану систему із застосуванням автоматизованих систем обробки документів від моменту їх створення до здачі в архів на зберігання. З метою економії всіх видів ресурсів і поліпшенням взаємодії між застосовують документи суб'єктами. А також для захисту своїх комерційних інтересів у випадку товарних знаків, географічних найменувань та інших моментів, що стосуються використання інформації.
Список використаних джерел
1 УКАЗ Президента РФ від 12.05.2008 N 724 (ред. від 30.05.2008), "Питання системи і структури федеральних органів виконавчої влади" / / "Російська газета", N 100, 13.05.2008, "Збори законодавства РФ", 19.05 .2008, N 20, ст. 2290
2 Н Мінкультури РФ від 08.11.2005 N 536 "Про Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади" / / "Російська газета", N 24, 07.02.2006, "Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої влади", N 10, 06.03 .2006
3 ГОСТ Р 6.30-2003 / / М., ІПК Видавництво стандартів, 2003 (Вимоги до оформлення документів)
4 Постанова Уряду РФ від 13.08.1997 N 1009 (ред. від 07.07.2006) "Про затвердження правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації" / / "Російська газета", N 24, 07.02.2006, " Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої влади ", N 10, 06.03.2006
5 "Кримінальний кодекс Російської Федерації" від 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. від 13.05.2008, із змінами. Від 27.05.2008) / / "Збори законодавства РФ", 17.06.1996, N 25, ст. 2954, "Російська газета", N 113, 18.06.1996, N 114, 19.06.1996, N 115, 20.06.1996, N 118, 25.06.1996.
6 "Кодекс України про адміністративні правопорушення." Від 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. від 16.05.2008) / / "Російська газета", N 256, 31.12.2001, "Парламентська газета", N 2-5, 05.01.2002, "Збори законодавства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 1
7Федеральний закон від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" / / "Російська газета", N 165, 29.07.2006, "Збори законодавства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 год .), ст. 3448, "Парламентська газета", N 126-127, 03.08.2006
8 А. В. Печникова "Документація відділу кадрів підприємства". М.: ЕКМОС, 2000.
9 М . В. Стенюков "Документи. Діловодство". М.: "ПРИОР", 2000.
10 Microsoft Office Word 2007 / Ф.А. Новиков, М.Ф. Сотскова .- СПб.:
11 Б. Курицький "Організація діловодства і управління в офісі". "BHV", Санкт-Петербург, 1997.
12 http://depositfiles.com/files/dibpughiy - реферат лізинг;
13 http://depositfiles.com/files/7geeynb20-конрольная робота формуляр документа документознавство;
14 http://depositfiles.com/files/rjsk742f8 - контрольна робота етика і психологія юриста;
15 http://depositfiles.com/files/ddxl5ma8h - реферат страйк;
16 http://depositfiles.com/files/wlqm1s88j - виняткові стани психіатрія
Основним документом який регламентує документування, складання, оформлення законодавчих і нормативних актів є Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 8 листопада
Інструкція встановлює для вносяться указів, постанов, розпоряджень федеральних органів влади різних рівнів вимоги до: реквізитами та їх розташування; розміром шрифту; міжрядкового інтервалу; нумерації сторінок; розміри полів; вимоги до додатків, вимога про видання документів як правило на бланку.
Містить важлива вимога про включення до підготовлюваний проект тексту змінюваних нормативних актів.
Федеральні органи виконавчої влади, підпорядковані Президенту РФ і Уряду РФ керуються також Правилами підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, затвердженими Постановою Уряду Російської Федерації від 13.08.1997 N 1009 (Офіційний вісник України, 1997, N 33,
При підготовці організаційно-розпорядчих документів федеральні органи виконавчої влади керуються ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"
4. Уніфікація документів. Внутрішньовидова уніфікація
Під уніфікацією у широкому теоретичному сенсі звичайно розуміють оптимальне скорочення числа елементів в об'єктах, що становлять будь-якої комплекс або систему.
Основна мета уніфікації управлінської документації - створення системи документів, яка може дати економічний ефект. Використання уніфікованих документів має одночасно сприяти зростанню творчих елементів в управлінському праці, підвищенню його культури.
Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів до однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови. Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки. Основними принципами уніфікації документів є: - уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.; - однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень; - комплексність уніфікації.
Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблиця. Трафарет-це спосіб фіксації постійної інформації у вигляді пов'язаного тексту з пробілами для змінної інформації. У формі трафарету створюються ряд наказів, заяв. Анкета-спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа. У уніфікованої системі документації на організаційно-розпорядчі документи анкетними методом змодельовані накази по прийому, переводу, звільненню; кадрові доповідні та пояснювальні записки. Переваги анкет: спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання інформації. Таблиця - розірваний текст, розташований за певним принципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковику, а змінна - на перетині відповідних граф і рядків. Володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумувати дані. Однак він складніший в машинопису. У табличній формі в УСД по ОРС представлені: штатний розклад, графік відпусток, кадрові накази. Ефект від уніфікації і стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективності використання оргтехніки, прискоренні оборотності фінансових коштів) і прямим (зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну плату) при роботі з документами, витрат матеріалів на їх виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію та ремонт оргтехніки).
5. Розвиток уніфікації і стандартизації документів
Робоча група зі спрощення процедур міжнародної торгівлі, визнаючи необхідність гармонізації комерційних рахунків, включила в програму своєї роботи підготовку уніфікованого рахунку для міжнародної торгівлі. Спочатку передбачалося розробити один документ, який міг би використовуватися для всіх комерційних і адміністративних цілей, - пропозиція, яка було вивчено Робочою групою ГАТТ "Нетарифні заходи (імпортна документація)", заснованої в період Токійського раунду переговорів за тарифами. Після проведення консультацій з цією Робочою групою був зроблений висновок, що в одному документі неможливо задовільним чином об'єднати всю сукупність комерційних та адміністративних вимог. Тому було вирішено, що Робоча група ЄЕК підготує комерційний рахунок, який по можливості буде враховувати ті адміністративні вимоги, для задоволення яких могла б використовуватися інформація, що міститься в рахунку. У відношенні задачі визначення митних вимог для імпортної очищення і складання типового зразка для Митної декларації (при ввезенні) було відзначено, що Рада митного співробітництва займався цим питанням, зокрема, у зв'язку з прийняттям програми В.1 "Митна очищення для внутрішнього споживання" до Митної конвенції щодо спрощення та узгодження митних процедур (Кіото,
При підготовці рекомендованого формуляра-зразка уніфікованого рахунки були взяті до уваги результати, досягнуті в багатьох галузях за рахунок використання стандартизованого комерційного рахунку, а також можливість використання подібного роду рахунку для заміни або доповнення деяких адміністративних документів, необхідних урядовими органами. Був врахований прогрес у галузі використання методів автоматичної обробки та передачі даних, а також ті багато випадків, коли документи були узгоджені з формуляром-зразком Організації Об'єднаних Націй (ЮНЛК) або безпосередньо, або через уніфіковані національні серії документів або стандарти. Той факт, що формуляр-зразок Організації Об'єднаних Націй вже прийнятий значним числом країн і організацій, виправдовує розробку зразка рахунку на основі цього формуляра-зразка. Було визнано, що слід добиватися того, щоб зразок рахунку був дуже гнучким у застосуванні, зважаючи на надзвичайно різноманітних потреб комерційних і адміністративних кіл, але що в той же час існує необхідність гармонізації змісту і розташування таких основних елементів інформації, які завжди є обов'язковими для здійснення операцій в міжнародній торгівлі. Офіційна рекомендація, відтворена в цьому документі, була спочатку прийнята в 1975 році; сьогодення, друге видання було прийнято в
Відзначивши, що різні комерційні документи, пов'язані з рахунком і використовувані в попередніх торгових процедурах продавця (наприклад, пропозиція, підтвердження замовлення, повідомлення про відправлення і т.д.), аналогічні за змістом даних самому рахунку, Робоча група ЄЕК висловила думку, що докладні керівні принципи для розробки вказаних похідних документів можуть бути включені в рекомендацію, що стосується формуляра-зразка уніфікованого рахунку. Однак при більш глибокому вивченні структури системи уніфікованих зовнішньоторговельних документів Організації Об'єднаних Націй було визнано кращим видати поки формуляр-зразок Організації Об'єднаних Націй, цей друге видання рекомендації, що стосується формуляра-зразка уніфікованого рахунку, а також керівні принципи застосування формуляра-зразка Організації Об'єднаних Націй в якості трьох окремих публікацій. Кінцева мета полягає у включенні цих трьох публікацій у всеосяжне довідкове керівництво.
Що стосується складання комерційних рахунків методом однократного запису або за допомогою інших автоматизованих засобів, то слід нагадати, що в травні
6. Сучасні державні стандарти на документи. Особливості
Правила оформлення документів закріплюються у стандартах та інших документах по стандартизації. Введення в дію ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення" збіглося з початком нового етапу розвитку
Федеральним законом від 27 грудня
Відповідно до Федерального закону "Про технічне регулювання" основними джерелами обов'язкових вимог до продукції і процесам виробництва сталі технічні регламенти. Під стандартизацією в Законі розуміється діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва та обігу. Однією з цілей стандартизації є досягнення технічної та інформаційної сумісності. З прийняттям Федерального закону "Про технічне регулювання" змінилася сама трактування поняття "стандарт". Якщо раніше під стандартом розумівся нормативний документ (ГОСТ Р 1.12-99), то тепер Закон закріпив принцип добровільного застосування стандартів.
У нормативних документах по стандартизації закріплені вимоги до побудови, викладу та оформлення різних видів документації, проведення уніфікації документів та застосуванню уніфікованих систем документації; створення і використання класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації; автоматизації інформаційних процесів у сфері управління, технічних засобів обробки інформації; застосовуваної в області роботи з документами термінології.
Важливими засобами інформаційного забезпечення є класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, а також уніфіковані форми документів. Методологічні та організаційні засади проведення робіт щодо класифікації та кодування інформації, уніфікації документації встановлені в нормативах Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (ЕСКК) і уніфікованих систем документації (УСД). ЕСКК являє собою систему, що включає: загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, а також нормативні та методичні документи, що регламентують розробку, ведення і застосування загальноросійських класифікаторів.
Порядок розробки, прийняття, введення в дію, ведення та застосування загальноросійських класифікаторів у соціально-економічній області встановлюється Урядом Російської Федерації.
УСД складається із сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах економічної діяльності; засобів їх відання; нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення і застосування. Вимоги до УСД викладені в стандартах серії "Уніфіковані системи документації". У державних стандартах закріплена термінологія в області діловодства та архівної справи (ГОСТ Р 51141-98), встановлено вимоги до споживчих форматів паперу (ГОСТ 9327-60). Вимоги до гербовим печаток встановлені в ГОСТ Р 51511-2001. У комплексі стандартів "Інформаційна технологія" регламентовані багато питань створення автоматизованих інформаційних систем (ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.602-89, ГОСТ 34.003-90 та ін), захисту інформації та використання електронного цифрового підпису (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 та ін.)
Основою для систематизації уніфікованих форм документів в інформаційно-пошукових системах служить Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 30 січня
Підготовка нормативних актів, що регламентують оформлення документів в організації, здійснюється відповідно до чинного законодавства, на основі типових і примірних інструкцій, правил, уніфікованих форм та інших нормативних та методичних розробок, з урахуванням особливостей що склалася в організації системи діловодства. Порядок підготовки та оформлення управлінської документації в організації може закріплюватися в таких нормативних актах, як: "Інструкція з діловодства", "Регламент", "Правила оформлення документів", "Табель уніфікованих форм документів", "Альбом бланків", "Альбом уніфікованих форм документів ". У залежності від складу і змісту цих нормативних актів та розподілу положень з діловодства між ними, в організації може бути прийнятий весь комплекс перерахованих нормативних актів або окремі з них. Кількість, найменування та послідовність розділів, ступінь деталізації, характер прикладів, складу додатків визначаються їх розробниками.
Висновок
Всі розглянуті нормативні акти мають на меті створити уніфіковану систему із застосуванням автоматизованих систем обробки документів від моменту їх створення до здачі в архів на зберігання. З метою економії всіх видів ресурсів і поліпшенням взаємодії між застосовують документи суб'єктами. А також для захисту своїх комерційних інтересів у випадку товарних знаків, географічних найменувань та інших моментів, що стосуються використання інформації.
Список використаних джерел
1 УКАЗ Президента РФ від 12.05.2008 N 724 (ред. від 30.05.2008), "Питання системи і структури федеральних органів виконавчої влади" / / "Російська газета", N 100, 13.05.2008, "Збори законодавства РФ", 19.05 .2008, N 20, ст. 2290
2 Н Мінкультури РФ від 08.11.2005 N 536 "Про Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади" / / "Російська газета", N 24, 07.02.2006, "Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої влади", N 10, 06.03 .2006
3 ГОСТ Р 6.30-2003 / / М., ІПК Видавництво стандартів, 2003 (Вимоги до оформлення документів)
4 Постанова Уряду РФ від 13.08.1997 N 1009 (ред. від 07.07.2006) "Про затвердження правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації" / / "Російська газета", N 24, 07.02.2006, " Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої влади ", N 10, 06.03.2006
5 "Кримінальний кодекс Російської Федерації" від 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. від 13.05.2008, із змінами. Від 27.05.2008) / / "Збори законодавства РФ", 17.06.1996, N 25, ст. 2954, "Російська газета", N 113, 18.06.1996, N 114, 19.06.1996, N 115, 20.06.1996, N 118, 25.06.1996.
6 "Кодекс України про адміністративні правопорушення." Від 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. від 16.05.2008) / / "Російська газета", N 256, 31.12.2001, "Парламентська газета", N 2-5, 05.01.2002, "Збори законодавства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 1
7Федеральний закон від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" / / "Російська газета", N 165, 29.07.2006, "Збори законодавства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 год .), ст. 3448, "Парламентська газета", N 126-127, 03.08.2006
8 А. В. Печникова "Документація відділу кадрів підприємства". М.: ЕКМОС, 2000.
10 Microsoft Office Word 2007 / Ф.А. Новиков, М.Ф. Сотскова .- СПб.:
11 Б. Курицький "Організація діловодства і управління в офісі". "BHV", Санкт-Петербург, 1997.
12 http://depositfiles.com/files/dibpughiy - реферат лізинг;
13 http://depositfiles.com/files/7geeynb20-конрольная робота формуляр документа документознавство;
14 http://depositfiles.com/files/rjsk742f8 - контрольна робота етика і психологія юриста;
15 http://depositfiles.com/files/ddxl5ma8h - реферат страйк;
16 http://depositfiles.com/files/wlqm1s88j - виняткові стани психіатрія