Зміст
ВСТУП. 3
1. Класифікація документів. 6
2. Стандартизація та уніфікація управлінських документів. 12
3. Реквізити документів. 13
4. Бланки адміністративних документів. 23
Висновок. 27
Список літератури .. 28
ВСТУП
Удосконалення системи управління суспільним виробництвом - завжди в центрі уваги нашої держави. Досить нагадати, що сучасне виробництво характеризується високими темпами науково-технічного прогресу. Збільшуються його масштаби, ускладнюються господарські зв'язки. Все це вимагає постійного поліпшення діяльності апарату управління, вдосконалення його структури, підвищення технічної оснащеності управлінської праці.
Ефективна діяльність апарату управління нерозривно пов'язана з правильною організацією роботи з документами. Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з інформаційними джерелами, підготовкою і прийняттям рішень, не обходиться без документування - процесу створення, виконання та оформлення документів.
З документацією пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління: від технічних виконавців до керівників усіх ланок. Одні створюють документи, інші забезпечують їх оформлення і передачу, треті - керуються цими документами і на їх основі приймають рішення.
За даними Головного архівного управління щорічно з установ і організацій в архіви надходить 60 мільярдів документів. З кожним документом в апараті проводиться велика робота по складанню, передруку, зчитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки міститься інформації (різні види обчислень і т.п.), копіювання, перенесення відомостей, транспортуванні всередині і поза апаратом , з отримання та передачі різних даних і т.д.
Поняття «документ» визначено Державним стандартом РФ на термінологію діловодства та архівної справи. Воно обов'язкове для застосування в документації усіх видів: у підручниках, навчальних посібниках, технічної та довідкової літератури.
Документ - засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Таким чином, поняття «документ» є похідним від розуміння інформації як відомостей. Відомості містять інформацію про якісь події, які вони відображають.
У повсякденній роботі підприємств створюються документи з різних питань виробничої, господарської, фінансової та громадської діяльності. Це накази, рішення, листи, акти, договори, протоколи, заяви, телеграми, довідки та ін Документи, які складаються на підприємствах, прийнято називати кореспонденцією.
Сукупність робіт, пов'язаних зі створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством.
Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в установах ведеться на основі Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), основні положення якої затверджені Постановою Державного комітету Ради Міністрів РФ.
Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, так як в ній сформульовані єдині вимоги і рекомендації з питань підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів та групування їх у справи.
Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим і оперативним. У ньому не може бути місця тяганини і бюрократизму.
У сучасних умовах основне завдання - забезпечити подальший розвиток і підвищення ефективності автоматизованих систем управління та обчислювальних центрів, послідовно об'єднуючи їх в загальнодержавну систему збору та обробки інформації; розширити виробництво і застосування засобів оргтехніки для раціоналізації діловодства і поліпшення організації управлінської праці.
Рішення цього завдання має обов'язково поєднуватися з упорядкуванням інформаційної бази, вдосконаленням документаційних процесів. Найбільша ефективність від використання електронно-обчислювальної техніки може бути досягнуто при упорядкуванні всієї вихідної інформації, масовим носієм якої є документація.
Підвищення ефективності управління виробництвом невіддільне від вдосконалення документаційних процесів на всіх рівнях управління, раціоналізації документообігу та наукової організації діловодства.
У нашій країні діловодством займаються понад 130 тисяч секретарів і 535 тисяч діловодів. Діловодні функції виконують також бухгалтери, економісти, інспектора з кадрів. Природно, знання основ системи документування, вміння організувати діловодство сьогодні потрібно від керівників і фахівців.
Комплекс документів визначається:
- Колом питань, що вирішуються організацією в процесі своєї діяльності;
- Порядком вирішення питань (на основі колегіальності або єдиноначальності);
- Обсягом і характером зовнішніх зв'язків.
Будь-який управлінський документ повинен відповідати наступним вимогам:
- Повинен бути складений за встановленою формою, а в ряді випадків відповідати стандартам;
- Повинен видаватися відповідним компетентним органом або посадовою особою, так само і особами, яким таке право надається законом або відповідним директивним зазначенням;
- Документ завжди видається на виконання норм права і не повинен суперечити їм.
Ділові документи сприяють правильній організації обліку і планування, а також збереження власності. Всі документи на підприємствах із засобів фіксації можна підрозділити на наступні групи.
Письмові - документи рукописні та машинописні, а також виготовлені на розмножувальних апаратах і видані типографським способом. Загалом документообіг вони складають приблизно 95% всіх документів.
Графічні - креслення, схеми, плани, карти, графіки, малюнки і т. п. Велика перевага цих документів у тому, що вони наочні і доступні для будь-якого фахівця, який не володіє іноземною мовою. Тому вони знаходять все більше застосування в народному господарстві.
Фотокінодокументи - різновид документів, які дають можливість відобразити ті об'єкти або процеси, фіксація яких за допомогою інших засобів було б повноцінним, а іноді й неможливою. На відміну від фотодокументів, що дають зріз "об'єкті або процесі, кінодокументи дозволяють побачити ці ж самі об'єкти або процеси в їх динаміці.
Фонодокументи - документи, які в даний час широко застосовуються. До них відноситься фонограма - нове прогресуюче засіб фіксації.
Незалежно від засобів фіксації всі документи за видами діяльності прийнято розділяти на три великі групи.
Організаційно-розпорядчі документи мають виключно важливе значення. У них відображені питання загального керівництва підприємством і його виробничої діяльності. Ці документи складаються працівниками всіх підрозділів підприємства. Документи з організації обліку та звітності складають безпосередньо працівники відділу обліку.
Документи з фінансово-розрахункових операціях становлять в основному працівники фінансового відділу та бухгалтерії. Правильно складені документи з фінансово-розрахункових операціях сприяють раціональному використанню грошових коштів.
Документи з постачання і збуту складають переважно працівники планового відділу, відділів матеріально-технічного постачання і збуту, а також працівники обліку.
Документи класифікують і за найменуваннями. Проте вивчати документацію підприємств краще не за найменуваннями, тому що структура, і особливо їх зміст, незважаючи на загальні найменування, може бути різною.
За місцем складання документи поділяються на внутрішні, складені працівниками даного підприємства, і зовнішні, що надходять від інших підприємств та осіб.
За змістом документи поділяють на прості, зміст яких присвячено одному питанню, і складні, зміст яких охоплює декілька питань.
За формою документи бувають: індивідуальні - зміст кожного документа має свої особливості, наприклад доповідна записка; трафаретні - частина документа віддрукована, а частина вписується при складанні (документи такої форми збільшують продуктивність і звільняють працівників від одноманітного і непродуктивної праці); типові, створені для групи однорідних підприємств, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку.
Як правило, всі типові й трафаретні документи друкують на розмножувальних апаратах або друкарським способом. Багато з таких форм попередньо затверджуються вищестоящими організаціями і є обов'язковими.
За строками виконання документи поділяються на термінові, що вимагають виконання у визначений термін, встановлений законом, інструкцією, наказом, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений. Однак для нетермінових документів на підприємствах також існують певні терміни: добу - для телеграм і три-п'ять днів - для кореспонденції.
За походженням документи прийнято ділити на службові, що зачіпають інтереси підприємства, цеху, відділу, групи працівників, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними.
За призначенням документи можуть бути представлені у вигляді оригіналів, копій, виписок, дублікатів.
Оригінал - це документ, складений в перший раз, підписаний і належним чином оформлений.
Копія - це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою "Копія»), засвідчене у встановленому порядку відповідною посадовою особою. При відправці оригіналу підприємствам чи окремим особам копію обов'язково залишають у справах підприємства-відправника. Цей вид копій на практиці отримав назву «відпустку». Про видачу копій робиться відмітка на оригіналі: "Копія вірна».
Копії службових документів, що вимагають особливого посвідчення, а також копії документів особистих майнових і немайнових прав громадян повинні обов'язково мати підпис керівника та печатку підприємства.
Іноді для роботи потрібно виписка з певних розділів справжнього документа. При оформленні виписки необхідно вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою.
Підприємствам надано право при втраті власником справжнього документа видати йому дублікат (з позначкою «Дублікат»), що має однакову силу з оригіналом.
З точки зору юридичної сили, документи класифікуються на справжні, що видаються уповноваженими працівниками підприємства з дотриманням всіх правил, і підроблені, зміст або реквізити яких не відповідають дійсності. Справжні документи, складені за встановленою або довільній формі, можуть бути дійсними, тобто мають у даний час юридичну силу, і недійсними, тобто такими, що втратили юридичну силу (наприклад, договір, термін дії якого закінчився).
Рис. 1. Схема класифікації документів
Продовження рис. 1
Стандартизація та уніфікація управлінської документації повинні проводитися на науковій основі. Високий ступінь стандартизації і уніфікації досягається при встановленні єдиних загальносоюзних правил створення документації та затвердження на неї державних стандартів.
До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:
- Встановлення кола документів, що циркулюють в даній організації;
- Стандартизація формулярів та текстів документів;
- Трафаретізація формулярів та текстів документів.
В даний час ведеться розробка дванадцяти уніфікованих систем документації. Це стандарти і технічні умови, проектна документація з капітального будівництва, планова документація, звітно-статистична та первинна облікова документація, організаційно-розпорядча документація, документація з матеріально-технічного постачання і збуту, документація по ціноутворенню, по зовнішній торгівлі, розрахунково-грошова документація, документація з торгівлі, бухгалтерська, фінансова та первинна облікова документація бюджетних установ, проектно-конструкторська і технологічна документація.
Уніфікація - це одноманітність - встановлення максимального набору реквізитів, формату паперу та фіксація реквізитів на папері.
Стандартизація - це встановлення єдиних норм і вимог, що пред'являються до документів.
З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, до якої увійшли: ГОСТ 6.38-72 «Основні положення», що встановлюють загальні вимоги до стандартизації документів; ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-зразок», що встановлює типову структуру управлінських документів, а також ряд стандартів на часто зустрічаються види управлінських документів, наприклад, розташування, рішення, наказ, протокол, інструкція, акт, службовий лист.
Усі реквізити поділяються на обов'язкові та необов'язкові. Однак треба пам'ятати, що окремі реквізити в одному випадку можуть бути необов'язковими, а в іншому - обов'язковими.
Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром. Нижче наводиться максимальний перелік реквізитів. Використовувати інші реквізити, не включені до цього переліку, не слід, але в конкретних документах окремі реквізити можуть бути відсутні.
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 документи можуть містити (залежно від призначення) до 29 реквізитів, проте жоден документ не оформлюється повним їх набором. Для кожного виду документа визначено склад реквізитів в залежності від призначення документа.
Формуляр для певного виду документів називається типовим (наприклад, для наказів, протоколів і т.д.). Такий формуляр характеризується встановленим набором реквізитів, розташованих у суворій послідовності.
При складанні документів використовуються наступний склад реквізитів:
01 - герб РФ
02 - герб суб'єкта РФ
03 - емблема організації або товарний знак
04 - код організації
05 - код форми документа
06 - найменування організації
07 - довідкові дані про організацію
08 - назва виду документа
09 - дата документа
10 - реєстраційний номер документа
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа
12 - місце складання або видання документа
13 - гриф обмеження доступу до документа
14 - адресат
15 - гриф затвердження документа
16 - резолюція
17 - заголовок до тексту
ВСТУП. 3
1. Класифікація документів. 6
2. Стандартизація та уніфікація управлінських документів. 12
3. Реквізити документів. 13
4. Бланки адміністративних документів. 23
Висновок. 27
Список літератури .. 28
ВСТУП
Удосконалення системи управління суспільним виробництвом - завжди в центрі уваги нашої держави. Досить нагадати, що сучасне виробництво характеризується високими темпами науково-технічного прогресу. Збільшуються його масштаби, ускладнюються господарські зв'язки. Все це вимагає постійного поліпшення діяльності апарату управління, вдосконалення його структури, підвищення технічної оснащеності управлінської праці.
Ефективна діяльність апарату управління нерозривно пов'язана з правильною організацією роботи з документами. Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з інформаційними джерелами, підготовкою і прийняттям рішень, не обходиться без документування - процесу створення, виконання та оформлення документів.
З документацією пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління: від технічних виконавців до керівників усіх ланок. Одні створюють документи, інші забезпечують їх оформлення і передачу, треті - керуються цими документами і на їх основі приймають рішення.
За даними Головного архівного управління щорічно з установ і організацій в архіви надходить 60 мільярдів документів. З кожним документом в апараті проводиться велика робота по складанню, передруку, зчитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки міститься інформації (різні види обчислень і т.п.), копіювання, перенесення відомостей, транспортуванні всередині і поза апаратом , з отримання та передачі різних даних і т.д.
Поняття «документ» визначено Державним стандартом РФ на термінологію діловодства та архівної справи. Воно обов'язкове для застосування в документації усіх видів: у підручниках, навчальних посібниках, технічної та довідкової літератури.
Документ - засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Таким чином, поняття «документ» є похідним від розуміння інформації як відомостей. Відомості містять інформацію про якісь події, які вони відображають.
У повсякденній роботі підприємств створюються документи з різних питань виробничої, господарської, фінансової та громадської діяльності. Це накази, рішення, листи, акти, договори, протоколи, заяви, телеграми, довідки та ін Документи, які складаються на підприємствах, прийнято називати кореспонденцією.
Сукупність робіт, пов'язаних зі створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством.
Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в установах ведеться на основі Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), основні положення якої затверджені Постановою Державного комітету Ради Міністрів РФ.
Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, так як в ній сформульовані єдині вимоги і рекомендації з питань підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів та групування їх у справи.
Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим і оперативним. У ньому не може бути місця тяганини і бюрократизму.
У сучасних умовах основне завдання - забезпечити подальший розвиток і підвищення ефективності автоматизованих систем управління та обчислювальних центрів, послідовно об'єднуючи їх в загальнодержавну систему збору та обробки інформації; розширити виробництво і застосування засобів оргтехніки для раціоналізації діловодства і поліпшення організації управлінської праці.
Рішення цього завдання має обов'язково поєднуватися з упорядкуванням інформаційної бази, вдосконаленням документаційних процесів. Найбільша ефективність від використання електронно-обчислювальної техніки може бути досягнуто при упорядкуванні всієї вихідної інформації, масовим носієм якої є документація.
Підвищення ефективності управління виробництвом невіддільне від вдосконалення документаційних процесів на всіх рівнях управління, раціоналізації документообігу та наукової організації діловодства.
У нашій країні діловодством займаються понад 130 тисяч секретарів і 535 тисяч діловодів. Діловодні функції виконують також бухгалтери, економісти, інспектора з кадрів. Природно, знання основ системи документування, вміння організувати діловодство сьогодні потрібно від керівників і фахівців.
1. Класифікація документів
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації різними способами (за встановленими формами) відповідної інформації, тобто у створенні документів. Документи необхідні для того, щоб протягом певного часу можна було користуватися необхідною управлінською інформацією для самих різних цілей.Комплекс документів визначається:
- Колом питань, що вирішуються організацією в процесі своєї діяльності;
- Порядком вирішення питань (на основі колегіальності або єдиноначальності);
- Обсягом і характером зовнішніх зв'язків.
Будь-який управлінський документ повинен відповідати наступним вимогам:
- Повинен бути складений за встановленою формою, а в ряді випадків відповідати стандартам;
- Повинен видаватися відповідним компетентним органом або посадовою особою, так само і особами, яким таке право надається законом або відповідним директивним зазначенням;
- Документ завжди видається на виконання норм права і не повинен суперечити їм.
Ділові документи сприяють правильній організації обліку і планування, а також збереження власності. Всі документи на підприємствах із засобів фіксації можна підрозділити на наступні групи.
Письмові - документи рукописні та машинописні, а також виготовлені на розмножувальних апаратах і видані типографським способом. Загалом документообіг вони складають приблизно 95% всіх документів.
Графічні - креслення, схеми, плани, карти, графіки, малюнки і т. п. Велика перевага цих документів у тому, що вони наочні і доступні для будь-якого фахівця, який не володіє іноземною мовою. Тому вони знаходять все більше застосування в народному господарстві.
Фотокінодокументи - різновид документів, які дають можливість відобразити ті об'єкти або процеси, фіксація яких за допомогою інших засобів було б повноцінним, а іноді й неможливою. На відміну від фотодокументів, що дають зріз "об'єкті або процесі, кінодокументи дозволяють побачити ці ж самі об'єкти або процеси в їх динаміці.
Фонодокументи - документи, які в даний час широко застосовуються. До них відноситься фонограма - нове прогресуюче засіб фіксації.
Незалежно від засобів фіксації всі документи за видами діяльності прийнято розділяти на три великі групи.
Організаційно-розпорядчі документи мають виключно важливе значення. У них відображені питання загального керівництва підприємством і його виробничої діяльності. Ці документи складаються працівниками всіх підрозділів підприємства. Документи з організації обліку та звітності складають безпосередньо працівники відділу обліку.
Документи з фінансово-розрахункових операціях становлять в основному працівники фінансового відділу та бухгалтерії. Правильно складені документи з фінансово-розрахункових операціях сприяють раціональному використанню грошових коштів.
Документи з постачання і збуту складають переважно працівники планового відділу, відділів матеріально-технічного постачання і збуту, а також працівники обліку.
Документи класифікують і за найменуваннями. Проте вивчати документацію підприємств краще не за найменуваннями, тому що структура, і особливо їх зміст, незважаючи на загальні найменування, може бути різною.
За місцем складання документи поділяються на внутрішні, складені працівниками даного підприємства, і зовнішні, що надходять від інших підприємств та осіб.
За змістом документи поділяють на прості, зміст яких присвячено одному питанню, і складні, зміст яких охоплює декілька питань.
За формою документи бувають: індивідуальні - зміст кожного документа має свої особливості, наприклад доповідна записка; трафаретні - частина документа віддрукована, а частина вписується при складанні (документи такої форми збільшують продуктивність і звільняють працівників від одноманітного і непродуктивної праці); типові, створені для групи однорідних підприємств, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку.
Як правило, всі типові й трафаретні документи друкують на розмножувальних апаратах або друкарським способом. Багато з таких форм попередньо затверджуються вищестоящими організаціями і є обов'язковими.
За строками виконання документи поділяються на термінові, що вимагають виконання у визначений термін, встановлений законом, інструкцією, наказом, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений. Однак для нетермінових документів на підприємствах також існують певні терміни: добу - для телеграм і три-п'ять днів - для кореспонденції.
За походженням документи прийнято ділити на службові, що зачіпають інтереси підприємства, цеху, відділу, групи працівників, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними.
За призначенням документи можуть бути представлені у вигляді оригіналів, копій, виписок, дублікатів.
Оригінал - це документ, складений в перший раз, підписаний і належним чином оформлений.
Копія - це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою "Копія»), засвідчене у встановленому порядку відповідною посадовою особою. При відправці оригіналу підприємствам чи окремим особам копію обов'язково залишають у справах підприємства-відправника. Цей вид копій на практиці отримав назву «відпустку». Про видачу копій робиться відмітка на оригіналі: "Копія вірна».
Копії службових документів, що вимагають особливого посвідчення, а також копії документів особистих майнових і немайнових прав громадян повинні обов'язково мати підпис керівника та печатку підприємства.
Іноді для роботи потрібно виписка з певних розділів справжнього документа. При оформленні виписки необхідно вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою.
Підприємствам надано право при втраті власником справжнього документа видати йому дублікат (з позначкою «Дублікат»), що має однакову силу з оригіналом.
З точки зору юридичної сили, документи класифікуються на справжні, що видаються уповноваженими працівниками підприємства з дотриманням всіх правил, і підроблені, зміст або реквізити яких не відповідають дійсності. Справжні документи, складені за встановленою або довільній формі, можуть бути дійсними, тобто мають у даний час юридичну силу, і недійсними, тобто такими, що втратили юридичну силу (наприклад, договір, термін дії якого закінчився).
Рис. 1. Схема класифікації документів
Продовження рис. 1
2. Стандартизація та уніфікація управлінських документів
Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяють домогтися однаковості у структурі та обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також виробленню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації і уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоков; підвищення культури управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.Стандартизація та уніфікація управлінської документації повинні проводитися на науковій основі. Високий ступінь стандартизації і уніфікації досягається при встановленні єдиних загальносоюзних правил створення документації та затвердження на неї державних стандартів.
До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:
- Встановлення кола документів, що циркулюють в даній організації;
- Стандартизація формулярів та текстів документів;
- Трафаретізація формулярів та текстів документів.
В даний час ведеться розробка дванадцяти уніфікованих систем документації. Це стандарти і технічні умови, проектна документація з капітального будівництва, планова документація, звітно-статистична та первинна облікова документація, організаційно-розпорядча документація, документація з матеріально-технічного постачання і збуту, документація по ціноутворенню, по зовнішній торгівлі, розрахунково-грошова документація, документація з торгівлі, бухгалтерська, фінансова та первинна облікова документація бюджетних установ, проектно-конструкторська і технологічна документація.
Уніфікація - це одноманітність - встановлення максимального набору реквізитів, формату паперу та фіксація реквізитів на папері.
Стандартизація - це встановлення єдиних норм і вимог, що пред'являються до документів.
З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, до якої увійшли: ГОСТ 6.38-72 «Основні положення», що встановлюють загальні вимоги до стандартизації документів; ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-зразок», що встановлює типову структуру управлінських документів, а також ряд стандартів на часто зустрічаються види управлінських документів, наприклад, розташування, рішення, наказ, протокол, інструкція, акт, службовий лист.
3. Реквізити документів
Документи складаються з окремих елементів, які зазвичай прийнято називати реквізитами (від лат. Requisitum - потрібне, необхідне). Сукупність реквізитів документа відображає його форму. Отже, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти та якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, так як вони є свідченням, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.Усі реквізити поділяються на обов'язкові та необов'язкові. Однак треба пам'ятати, що окремі реквізити в одному випадку можуть бути необов'язковими, а в іншому - обов'язковими.
Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром. Нижче наводиться максимальний перелік реквізитів. Використовувати інші реквізити, не включені до цього переліку, не слід, але в конкретних документах окремі реквізити можуть бути відсутні.
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 документи можуть містити (залежно від призначення) до 29 реквізитів, проте жоден документ не оформлюється повним їх набором. Для кожного виду документа визначено склад реквізитів в залежності від призначення документа.
Формуляр для певного виду документів називається типовим (наприклад, для наказів, протоколів і т.д.). Такий формуляр характеризується встановленим набором реквізитів, розташованих у суворій послідовності.
При складанні документів використовуються наступний склад реквізитів:
01 - герб РФ
02 - герб суб'єкта РФ
03 - емблема організації або товарний знак
04 - код організації
05 - код форми документа
06 - найменування організації
07 - довідкові дані про організацію
08 - назва виду документа
09 - дата документа
10 - реєстраційний номер документа
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа
12 - місце складання або видання документа
13 - гриф обмеження доступу до документа
14 - адресат
15 - гриф затвердження документа
16 - резолюція
17 - заголовок до тексту
18 - відмітка про контроль
19 - текст документа
20 - відмітка про наявність додатка
21 - підпис
22 - гриф погодження документа
23 - візи узгодження документа
24 - друк
25 - відмітка про замирення копії
26 - позначка про виконавця
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи
28 - відмітка про надходження документа до організації
29 - позначка для автоматичного пошуку документа.
01. - Поміщають на бланках документа відповідно до положення про державний герб РФ.
02. - Розміщують на бланках документа відповідно до правових актів суб'єктів РФ.
03. - Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статуту (Положення про організацію) якщо на бланку вже є герб РФ або герб суб'єкта РФ, то емблему не відтворюють.
04. - Код організації розставляють по загальноросійському класифікатору підприємств.
05. - Код форми документа розставляють по загальноросійському класифікатору управління документації.
06. - Найменування організації має відповідати найменуванню, закріпленому установчого документу. Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, коли воно закріплене в статуті і розміщують нижче найменування російською мовою. Приклад: ТОВ «СИГМА»
«SIGMA» Ltd
07. - Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу, номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, web - сторінка в Інтернеті). Приклад: 452451 Республіка Башкортостан
р. Бірськ
вул. Миру, 33
БСВК «Біла фортеця»
Р / с 20012345627744121235
Тел.:
Факс:
08. - Найменування виду документа складається чи виданого в організації регламентується статутом і має відповідати видам документів передбаченої в Урд. Цей реквізит оформляється великими літерами і пишеться на всіх документах крім листів.
09. - Датою документа є дата його підписання або затвердження. Оформляється трьома парами арабських цифр, такій послідовності: день, місяць, рік.
10. - Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати.
11. - Посилання на реєстраційний номер містить реєстраційний номер і дату, на який дається відповідь.
12. - Вказують у разі якщо утруднено його визначення за реквізитами.
13. - Гриф обмеження доступу для службового користування (СЕКРЕТНО), конфіденційно (комерційна таємниця) розставляються без лапок в правому куті.
14. - Адресат при адресуванні в організацію її назву вказують у називному відмінку, посаду в давальному відмінку.
15. - Гриф затвердження документа розставляються в правому верхньому куті документа. Документ може затверджуватися посадовою особою або спеціальним створив документом. При затвердженні документа посадовою особою розставляються гриф затвердження і слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи затвердила документ, особистий підпис і його розшифрування, її дата.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ЗАТ «ГРАНД»
Особистий підпис розшифровка підпису
16. - Резолюція пишеться керівником безпосередньо на документі і включає:
- Прізвище виконавця (кому доручається)
- Зміст доручення (конкретні дії)
- Термін виконання
- Підпис керівника і дата підписання.
Приклад: Соловйову А.В. підготувати проект наказу
До 18.09.01 особистий підпис 18.08.01
17. - Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Тема узгоджується найменуванням виду документа і може відповідати на питання: про що, про кого або кого, чого.
Приклад: 1). Про звільнення Іванова І.І. (У наказі)
2). АКТ списання продукції.
18. - Відмітка про контроль ставиться належним особою або підрозділом, що здійснює контроль підрозділи. Відмітку про контроль позначають на полі документа поряд із заголовком літерою «К» або словом на штампі «контроль».
19. - Текст документа зазвичай складається з двох частин. У першій частині вказується причини, підстави, мета складання документа. У другій висновки, прохання, пропозиції, розпорядження, накази. Якщо зміст документа не потребує пояснення текст містить одну заключну частину.
20. - Якщо в додатку не вживалося в тексті то вказується його найменування, кількість аркушів і примірників. За наявності декількох додатків то вони нумеруються.
Приклад: додаток 1: Контракт від 20.07.06 № 21, на 2л. в 3 екз.
2 АКТ прийому робіт від 15.09.016 № 17, на 1л. в 17 екз.
Додаток до розпорядчих документів повинно оформлятися у правому верхньому кутку і повинно мати позначку «Додаток» із зазначенням назви розпорядчого документа, його дати і його реєстраційного номера.
Приклад:
Додаток 1
До наказу директора ВАТ «ЕРА»
Від 01.04.2006 № 12
21. - Підпис включає найменування посади особи яка підписала документ (із зазначенням найменування підприємства, якщо документ оформлений не на бланку) особистий підпис і його розшифрування. У розшифровці підпису ініціали ставляться перед прізвищем.
22. - Гриф погодження документа складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ (включає найменування організації, підпису та його розшифрування і дати погодження).
Приклад: ПОГОДЖЕНО
Начальник Департаменту освіти
Підпис її розшифровка
18.09.06
23. - Візи узгодження документа включає підпис візує, її розшифровки, дату, при необхідності посаду візує.
Приклад: Юрист консулат
Підпис її розшифровка
18.09.2006
24. - Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах передбачених відповідними нормативними актами; посвідчують право особи, які фіксують факти, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю.
25. - Відмітка про замирення копії необхідна при посвідченні відповідності копії документа оригіналу. Відмітка утримує за вірчу напис «Вірно», посада особи завірив підпис, підпис і його розшифрування, дата замирення.
Приклад: Вірно
Менеджер з персоналу підпис її розшифровка
18.09.2006
Щоб замирення більш важливих документів розставляються друк.
26. - Відмітка про виконавця включає прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій стороні або за відсутності місця на зворотному боці останнього аркуша документа у нижньому куті.
27. - Відмітка про виконання документа та направлення його до справи містить такі дані: короткі відомості про виконання, якщо відсутній документ, який свідчить про виконання або за наявності такого документа посилання на його дату і номер документа.
28. - Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа. Відмітку про наявність документа в проставляють у вигляді штампа. Автоматичним нумератором або іншим способом у нижнього поля першого аркуша документа.
29. - Позначка для автоматичного пошуку може включати ім'я файлу та інші дані про документ.
Якщо документ оформляється на бланку або аркушах паперу формату А4, то до тексту потрібен заголовок, який доцільно починати з приводу «О», наприклад «Про доцільність ...».
Розділи, підрозділи, пункти нумеруються арабськими цифрами. Номер пункту повинен складатися з номера розділу, підрозділу і пункту, поділюваних точками, наприклад 1.1.2, 6.16.4.
Документ слід адресувати в організацію або в її структурний підрозділ.
Управління побутового обслуговування населення Технічний відділ
При адресуванні документа особі, не представляє організацію або. структурний підрозділ, дозволяється вказувати тільки прізвище, не вказуючи найменування посади. Кожна складова частина реквізиту «адресат» - найменування організації, найменування структурного підрозділу, найменування посади з прізвищем та ініціалами особи, якому адресується документ, і поштова адреса організації - повинна друкуватися з нового рядка від одного положення табулятора.
Управління побутового обслуговування населення
Заступнику начальника технічного відділу т. Єршову Г.К. 105041, Москва, Д-41, вул. Суворовська, 14
Позначку на документі про її надходження ставлять від руки або спеціальним гумовим штемпелем, розміри якого не повинні перевищувати 19X41 мм.
У позначці про надходження рекомендується давати скорочене найменування організації. Відмітка про контроль робиться у вигляді умовного позначення (наприклад, літери «К»), виконуваного від руки або гумовим штемпелем («Контроль»).
На документах також ставиться відмітка про виконання, наприклад: «Питання вирішено по телефону з начальником відділу постачання заводу т. Сірко А. Н. 12.10.06» (особистий підпис). Відмітка про направлення документа до справи повинна бути підписана виконавцем: «У справу. 20.06.06 »(особистий підпис, дата).
У внутрішньому документообіг дозволяється оформляти окремі документи не на бланку. У цьому випадку в реквізит
«Підпис» повинні бути включені такі реквізити, як «Найменування міністерства або відомства», «Найменування організації», «Найменування структурного підрозділу».
Авторами службових документів, як правило, є підприємства, а не особи, їх підписали або склали. Службові листи, адресовані у вищі інстанції, підписує керівник підприємства, а в його відсутність - перший заступник.
Документи, які направляються до нижчестоящих структурні підрозділи і на підпорядковані підприємства, можуть бути підписані уповноваженими посадовими особами. При цьому завжди вказують посаду, а в дужках ставлять прізвище та ініціали або тільки одну літеру ім'я і прізвище, наприклад:
Директор Заводу з ремонту годинників
і ювелірних виробів (Б. Романов)
Якщо ж діловий лист має бути підписана і головним (старшим) бухгалтером, то підпис керівника ставиться першою, а головного (старшого) бухгалтера - другий.
Директор (Б. Романов)
Головний бухгалтер (Н. Васильєва)
Коли документ підписують керівники двох непідлеглою один одному підприємств, то їх підписи ставляться поруч на одному рівні.
Директор театру «Факел» Директор Заводу з ремонту
(А. Бабашкін) годин і ювелірних виробів
(Б. Романов)
Якщо документ повинен бути підписаний кількома особами, то першим його підписує та посадова особа, чий підпис стоїть нижче інших. І лише після того, як на документі будуть стояти всі підписи, ставить свій підпис керівник підприємства. Відповідальність за документ покладається на всіх осіб, що підписали його.
Коли в листі посилаються на який-небудь документ, то після тексту пишуть слово «Підстава», а потім робиться посилання на цей документ.
У деяких документів є додатки. Відомості про наявність додатка розміщується під текстом після слова
«Додаток» із зазначенням найменування та кількості документів, що додаються (із зазначенням аркушів).
Додаток: договір № 46 від 11 березня 2007 р. на 18 аркушах.
Якщо документ складено правильно, виконавець візує його. Візувати документ повинні всі особи, що складали його, а також особи, з якими він погоджений.
Візи на внутрішніх документах ставлять у лівому нижньому куті останньої сторінки.
При візуванні документа особистий підпис повинна доповнюватися датою. При необхідності можуть бути вказані посада візує і розшифровка його підпису. Вихідні документи візують на примірнику, що залишається в організації. Інші документи візуються на першому примірнику.
Прізвище виконавця (укладача) документа і номер його службового телефону необхідно вказувати тільки у вихідних документах (листах, довідках). У супровідних документах цей реквізит не вказують.
У резолюції, накладеної керівником, треба вказувати прізвище та ініціали виконавця; припис, що зробити, термін виконання; підпис керівника і дату.
Номери сторінок на документах, оформлених на двох і більше аркушах, треба друкувати на відстані не менше 10 мм від верхнього і правого обрізів аркуша, на зворотному боці аркуша - від верхнього і лівого обрізів аркуша.
Крім підписи, документи засвідчують печаткою. Кругла печатка підприємства ставиться на документах, пов'язаних з отриманням грошових та інших матеріальних цінностей, посвідченнях, дорученнях, довідках, договорах, трудових угодах, характеристиках, при засвідченні копій. На листи друк не ставлять.
Відповідальність за правильне використання печатки та її зберігання несе керівник підприємства. Усі печатки і штампи підприємства враховують у спеціальному журналі і при зміні керівника підприємства передають за актом.
Грифи - це особливі відмітки, що визначають ступінь секретності документів, терміновість і спосіб пересилання. За ступенем секретності розрізняються грифи: «Цілком таємно», «Таємно» і «Для службового користування». Ці позначки означають, що допуск до такого роду документів мають лише певні особи.
Позначки «Дуже терміново», «Терміново» ставлять на документах з метою вказівки терміновості їх виконання.
При пересилання кореспонденції поштою ставлять індекс «Цінне», «Замовлене», «Авіа».
У наш час, коли обсяг інформації з будь-якого питання безперервно зростає, особливу актуальність для швидкості сприйняття документа має строго певне розташування реквізитів документа. Завдяки цьому будь-який працівник, що має справу з документами, заздалегідь знає, в якій частині його міститься необхідна інформація.
Різниця між цими бланками полягає в тому, що в бланку для листів міститься реквізит: індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку та постійна частина реквізиту - посилання на індекс і дату вхідного документа (на № ______от______), а на бланках для інших документів ці площі використовуються для заповнення реквізитами: найменування виду документа і місце складання або видання.
В організаціях з великою кількістю документів застосовують бланки для окремих видів документів, на яких типографським способом друкують найменування виду документа, наприклад «Наказ». Виготовлення бланків для окремих видів документів доцільно, якщо в організації створюється понад 200 документів конкретного виду в рік. Бланки документів масового застосування можуть містити трафаретні частини тексту. Виготовлення трафаретних бланків електрографічним способом виправдовує себе, якщо на таких бланках на рік буде оформлятися не менше 200 документів.
Якщо ж вихідних документів менше 200 на рік, то при їх оформленні можна користуватися гумовим штемпелем.
Для кожного з двох названих видів бланків допускаються два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Як показує практика, перевага віддається бланків з кутовим штампом, так як праворуч від нього на вільній площі розташовують реквізит «Адресат». Слід мати на увазі, що близько 90% всієї організаційно-розпорядчої документації (листи, доповідні записки, довідки) містять цей реквізит.
Не слід забувати, що бланки з кутовим штампом можна застосовувати і при оформленні протоколів та актів, що містять реквізит «Гриф затвердження», який також розташовується на тій же площі, що і реквізит «Адресат».
Бланки з подовжнім штампом застосовують у тих випадках, коли назва організації та найменування вищестоящих органів, яким вона підпорядкована, містять велику кількість друкованих знаків і не можуть бути розміщені на площі, відведеної для кутового штампу.
Бланки документів виготовляються на папері білого кольору. І лише у виняткових випадках можна застосовувати папір кольорових тонів. Бланки документів друкуються, як правило, чорною фарбою.
При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора:
0. - Від межі лівого поля для друкуванні реквізитів "Заголовок до тексту», «Текст», «Відмітка про наявність додатка», «Відмітка про виконавця», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», «Підпис» і слів «запевнив »,« СЛУХАЛИ »,« ВИРІШИЛИ »,« НАКАЗУЮ »,« ПРЕДЛГАЮ ».
1. - На відстані 15 мм від лівого поля для початку абзацу у тексті.
2. - На відстані 48 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.
3. - На відстані 72 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.
4. - На відстані 96 мм від лівого поля для реквізиту «Адресат».
5. - На відстані 120 мм для реквізиту «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа».
6. - На відстані 144 мм для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис».
7. - На відстані 168 мм для друкування слів «Копія» при зняття копій з документа.
Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документа незалежно від його виду. Відсутність реквізитів у документі позбавляє його юридичної сили. До обов'язкових реквізитів відносяться постійні реквізити, що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу тіпографним способом і утворюють офіційний (фірмовий) бланк документа. ГОСТ встановлює 3 види службових бланків для організаційно-розпорядчих документів:
- Загальний бланк
- Бланк листа
- Бланк конкретного виду документа.
Загальний бланк використовується при виготовленні будь-яких документів крім листів. Такий бланк містить найменування організації, до якого додається герб, емблема, найменування вищестоящих організацій. Особливу виділення листи як виду документа і розробка спеціального бланка для листів пов'язано зі специфікою листи призначеного для відправлення в інші організації.
Інші види ОРД є, як правило, внутрішніми документами і не вимагають адресної інформації.
Бланк для листів включає реквізити «Найменування організації», «Довідкові дані організації», «Код організації». У бланку для листів позначаються місця для розташування реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний номер», «Посилання на дау і реєстраційний номер документа». Бланк для листів може містити зображення герба та емблеми, найменування вищестоящої організації.
Бланк конкретного виду документа включає реквізити «Найменування організації», «Найменування виду документа», «Місце складання або видання документа». Бланк конкретного виду документа може містити знак герба або емблеми, найменування вищестоящої організації і код форми документа за ОКОД.
Організації суб'єктів РФ, як правило, використовують в якості державної мови не тільки російський, але й національна мова, тому бланки цих організацій оформляються на двох мовах. На них друкують такі реквізити бланка: «Найменування підприємства», «Довідкові дані про організацію», «Місце складання або видання документа». Якщо правом підпису документа має не тільки керівник організації, а й керівники структурних організацій, а також посадові особи, то організація може мати бланки структурних підрозділів та посадових осіб. При виготовленні службових бланків використовують 2 основних формату паперу А4 (210 мм; 294 мм) та А5 (147 мм; 210 мм). Допускається використання бланків формату А3 і А6.
Висновок
Документознавство в різних джерелах розглядається як наукова дисципліна, що вивчає закономірність документознавство та розробляє теоретичні та методичні питання документаційного забезпечення суспільства.
Документознавство в ряді випадків викликає теорією діловодства. Поняття «документ» найтіснішим чином пов'язаний з інформацією, оскільки документ є її основним носієм.
Великий радянський документознавець К.Г. Мітяєв у своїх роботах зазначав, що в широкому сенсі поняття «документ» означає все те, що є документальним, тобто заснованим на відображенні об'єктивної дійсності запечатлением, фіксацією, реєстрацією фактів, подій, явищ за допомогою листа, зображення, звукозаписи.
Автор книги «Основи інформатики» А.І. Михайлов, А.І. Чорний, Р.С. Гільяревскій вважають, що «у широкому сенсі документами можна вважати не тільки написи, рукописи і друковані видання, а й твори мистецтва, музейні експонати мінерального, ботанічного, зоологічного або антропологічного характеру. Документом визнається будь-який матеріальний об'єкт, який фіксує або підтверджує будь - які знання і може бути включений в певний збори.
Посилаючись на багато джерел, можна назвати види документів; письмові, історичні, архівні, друковані, документи, що мають юридичне значення (акт ревізії, свідоцтво про народження, диплом про освіту), службові (висновок посадової особи, письмову доповідь, донесення, службовий лист) .
Список літератури
1. ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Видавництво стандартів. 1997.
2. Зміна № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »з датою введення з 1 квітня 2000 року.
3. ГОСТ 6.10.4-84 Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, що створюється засобами обчислювальної техніки. Основні положення. - М.: Видавництво стандартів, 1984.
4. ГОСТ 16487-83. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Видавництво стандартів, 1983.
5. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М.: ВНИИДАД, 1991.
6. Бєлов О.М., Бєлов В.М. Кореспонденція і діловодство. - М.: Легка і харчова промисловість, 1999. - 168 с.
7. Бондирева Т.М. Секретарська справа. - М.: Вища школа, 2002. - 384 с.
8. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2001. - 256 с.
9. Кузнєцова О.М., Вагенгейм Р.Н. Навчання секретарській справі. - М.: Вища школа, 1989. - 240 с.
10. Кузнєцова О.М. Машинопис і діловодство. - М.: Изд-во ДОСААФ, 1993. - 224 с.
11. Класифікація управлінської документації. - М., Видавництво стандартів, 1994.
19 - текст документа
20 - відмітка про наявність додатка
21 - підпис
22 - гриф погодження документа
23 - візи узгодження документа
24 - друк
25 - відмітка про замирення копії
26 - позначка про виконавця
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи
28 - відмітка про надходження документа до організації
29 - позначка для автоматичного пошуку документа.
01. - Поміщають на бланках документа відповідно до положення про державний герб РФ.
02. - Розміщують на бланках документа відповідно до правових актів суб'єктів РФ.
03. - Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статуту (Положення про організацію) якщо на бланку вже є герб РФ або герб суб'єкта РФ, то емблему не відтворюють.
04. - Код організації розставляють по загальноросійському класифікатору підприємств.
05. - Код форми документа розставляють по загальноросійському класифікатору управління документації.
06. - Найменування організації має відповідати найменуванню, закріпленому установчого документу. Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, коли воно закріплене в статуті і розміщують нижче найменування російською мовою. Приклад: ТОВ «СИГМА»
«SIGMA» Ltd
07. - Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу, номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, web - сторінка в Інтернеті). Приклад: 452451 Республіка Башкортостан
р. Бірськ
вул. Миру, 33
БСВК «Біла фортеця»
Р / с 20012345627744121235
Тел.:
Факс:
08. - Найменування виду документа складається чи виданого в організації регламентується статутом і має відповідати видам документів передбаченої в Урд. Цей реквізит оформляється великими літерами і пишеться на всіх документах крім листів.
09. - Датою документа є дата його підписання або затвердження. Оформляється трьома парами арабських цифр, такій послідовності: день, місяць, рік.
10. - Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати.
11. - Посилання на реєстраційний номер містить реєстраційний номер і дату, на який дається відповідь.
12. - Вказують у разі якщо утруднено його визначення за реквізитами.
13. - Гриф обмеження доступу для службового користування (СЕКРЕТНО), конфіденційно (комерційна таємниця) розставляються без лапок в правому куті.
14. - Адресат при адресуванні в організацію її назву вказують у називному відмінку, посаду в давальному відмінку.
15. - Гриф затвердження документа розставляються в правому верхньому куті документа. Документ може затверджуватися посадовою особою або спеціальним створив документом. При затвердженні документа посадовою особою розставляються гриф затвердження і слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи затвердила документ, особистий підпис і його розшифрування, її дата.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ЗАТ «ГРАНД»
Особистий підпис розшифровка підпису
16. - Резолюція пишеться керівником безпосередньо на документі і включає:
- Прізвище виконавця (кому доручається)
- Зміст доручення (конкретні дії)
- Термін виконання
- Підпис керівника і дата підписання.
Приклад: Соловйову А.В. підготувати проект наказу
До 18.09.01 особистий підпис 18.08.01
17. - Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Тема узгоджується найменуванням виду документа і може відповідати на питання: про що, про кого або кого, чого.
Приклад: 1). Про звільнення Іванова І.І. (У наказі)
2). АКТ списання продукції.
18. - Відмітка про контроль ставиться належним особою або підрозділом, що здійснює контроль підрозділи. Відмітку про контроль позначають на полі документа поряд із заголовком літерою «К» або словом на штампі «контроль».
19. - Текст документа зазвичай складається з двох частин. У першій частині вказується причини, підстави, мета складання документа. У другій висновки, прохання, пропозиції, розпорядження, накази. Якщо зміст документа не потребує пояснення текст містить одну заключну частину.
20. - Якщо в додатку не вживалося в тексті то вказується його найменування, кількість аркушів і примірників. За наявності декількох додатків то вони нумеруються.
Приклад: додаток 1: Контракт від 20.07.06 № 21, на 2л. в 3 екз.
2 АКТ прийому робіт від 15.09.016 № 17, на 1л. в 17 екз.
Додаток до розпорядчих документів повинно оформлятися у правому верхньому кутку і повинно мати позначку «Додаток» із зазначенням назви розпорядчого документа, його дати і його реєстраційного номера.
Приклад:
Додаток 1
До наказу директора ВАТ «ЕРА»
Від 01.04.2006 № 12
21. - Підпис включає найменування посади особи яка підписала документ (із зазначенням найменування підприємства, якщо документ оформлений не на бланку) особистий підпис і його розшифрування. У розшифровці підпису ініціали ставляться перед прізвищем.
22. - Гриф погодження документа складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ (включає найменування організації, підпису та його розшифрування і дати погодження).
Приклад: ПОГОДЖЕНО
Начальник Департаменту освіти
Підпис її розшифровка
18.09.06
23. - Візи узгодження документа включає підпис візує, її розшифровки, дату, при необхідності посаду візує.
Приклад: Юрист консулат
Підпис її розшифровка
18.09.2006
24. - Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах передбачених відповідними нормативними актами; посвідчують право особи, які фіксують факти, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю.
25. - Відмітка про замирення копії необхідна при посвідченні відповідності копії документа оригіналу. Відмітка утримує за вірчу напис «Вірно», посада особи завірив підпис, підпис і його розшифрування, дата замирення.
Приклад: Вірно
Менеджер з персоналу підпис її розшифровка
18.09.2006
Щоб замирення більш важливих документів розставляються друк.
26. - Відмітка про виконавця включає прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій стороні або за відсутності місця на зворотному боці останнього аркуша документа у нижньому куті.
27. - Відмітка про виконання документа та направлення його до справи містить такі дані: короткі відомості про виконання, якщо відсутній документ, який свідчить про виконання або за наявності такого документа посилання на його дату і номер документа.
28. - Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа. Відмітку про наявність документа в проставляють у вигляді штампа. Автоматичним нумератором або іншим способом у нижнього поля першого аркуша документа.
29. - Позначка для автоматичного пошуку може включати ім'я файлу та інші дані про документ.
Якщо документ оформляється на бланку або аркушах паперу формату А4, то до тексту потрібен заголовок, який доцільно починати з приводу «О», наприклад «Про доцільність ...».
Розділи, підрозділи, пункти нумеруються арабськими цифрами. Номер пункту повинен складатися з номера розділу, підрозділу і пункту, поділюваних точками, наприклад 1.1.2, 6.16.4.
Документ слід адресувати в організацію або в її структурний підрозділ.
Управління побутового обслуговування населення Технічний відділ
При адресуванні документа особі, не представляє організацію або. структурний підрозділ, дозволяється вказувати тільки прізвище, не вказуючи найменування посади. Кожна складова частина реквізиту «адресат» - найменування організації, найменування структурного підрозділу, найменування посади з прізвищем та ініціалами особи, якому адресується документ, і поштова адреса організації - повинна друкуватися з нового рядка від одного положення табулятора.
Управління побутового обслуговування населення
Заступнику начальника технічного відділу т. Єршову Г.К. 105041, Москва, Д-41, вул. Суворовська, 14
Позначку на документі про її надходження ставлять від руки або спеціальним гумовим штемпелем, розміри якого не повинні перевищувати 19X41 мм.
У позначці про надходження рекомендується давати скорочене найменування організації. Відмітка про контроль робиться у вигляді умовного позначення (наприклад, літери «К»), виконуваного від руки або гумовим штемпелем («Контроль»).
На документах також ставиться відмітка про виконання, наприклад: «Питання вирішено по телефону з начальником відділу постачання заводу т. Сірко А. Н. 12.10.06» (особистий підпис). Відмітка про направлення документа до справи повинна бути підписана виконавцем: «У справу. 20.06.06 »(особистий підпис, дата).
У внутрішньому документообіг дозволяється оформляти окремі документи не на бланку. У цьому випадку в реквізит
«Підпис» повинні бути включені такі реквізити, як «Найменування міністерства або відомства», «Найменування організації», «Найменування структурного підрозділу».
Авторами службових документів, як правило, є підприємства, а не особи, їх підписали або склали. Службові листи, адресовані у вищі інстанції, підписує керівник підприємства, а в його відсутність - перший заступник.
Документи, які направляються до нижчестоящих структурні підрозділи і на підпорядковані підприємства, можуть бути підписані уповноваженими посадовими особами. При цьому завжди вказують посаду, а в дужках ставлять прізвище та ініціали або тільки одну літеру ім'я і прізвище, наприклад:
Директор Заводу з ремонту годинників
і ювелірних виробів (Б. Романов)
Якщо ж діловий лист має бути підписана і головним (старшим) бухгалтером, то підпис керівника ставиться першою, а головного (старшого) бухгалтера - другий.
Директор (Б. Романов)
Головний бухгалтер (Н. Васильєва)
Коли документ підписують керівники двох непідлеглою один одному підприємств, то їх підписи ставляться поруч на одному рівні.
Директор театру «Факел» Директор Заводу з ремонту
(А. Бабашкін) годин і ювелірних виробів
(Б. Романов)
Якщо документ повинен бути підписаний кількома особами, то першим його підписує та посадова особа, чий підпис стоїть нижче інших. І лише після того, як на документі будуть стояти всі підписи, ставить свій підпис керівник підприємства. Відповідальність за документ покладається на всіх осіб, що підписали його.
Коли в листі посилаються на який-небудь документ, то після тексту пишуть слово «Підстава», а потім робиться посилання на цей документ.
У деяких документів є додатки. Відомості про наявність додатка розміщується під текстом після слова
«Додаток» із зазначенням найменування та кількості документів, що додаються (із зазначенням аркушів).
Додаток: договір № 46 від 11 березня 2007 р. на 18 аркушах.
Якщо документ складено правильно, виконавець візує його. Візувати документ повинні всі особи, що складали його, а також особи, з якими він погоджений.
Візи на внутрішніх документах ставлять у лівому нижньому куті останньої сторінки.
При візуванні документа особистий підпис повинна доповнюватися датою. При необхідності можуть бути вказані посада візує і розшифровка його підпису. Вихідні документи візують на примірнику, що залишається в організації. Інші документи візуються на першому примірнику.
Прізвище виконавця (укладача) документа і номер його службового телефону необхідно вказувати тільки у вихідних документах (листах, довідках). У супровідних документах цей реквізит не вказують.
У резолюції, накладеної керівником, треба вказувати прізвище та ініціали виконавця; припис, що зробити, термін виконання; підпис керівника і дату.
Номери сторінок на документах, оформлених на двох і більше аркушах, треба друкувати на відстані не менше 10 мм від верхнього і правого обрізів аркуша, на зворотному боці аркуша - від верхнього і лівого обрізів аркуша.
Крім підписи, документи засвідчують печаткою. Кругла печатка підприємства ставиться на документах, пов'язаних з отриманням грошових та інших матеріальних цінностей, посвідченнях, дорученнях, довідках, договорах, трудових угодах, характеристиках, при засвідченні копій. На листи друк не ставлять.
Відповідальність за правильне використання печатки та її зберігання несе керівник підприємства. Усі печатки і штампи підприємства враховують у спеціальному журналі і при зміні керівника підприємства передають за актом.
Грифи - це особливі відмітки, що визначають ступінь секретності документів, терміновість і спосіб пересилання. За ступенем секретності розрізняються грифи: «Цілком таємно», «Таємно» і «Для службового користування». Ці позначки означають, що допуск до такого роду документів мають лише певні особи.
Позначки «Дуже терміново», «Терміново» ставлять на документах з метою вказівки терміновості їх виконання.
При пересилання кореспонденції поштою ставлять індекс «Цінне», «Замовлене», «Авіа».
У наш час, коли обсяг інформації з будь-якого питання безперервно зростає, особливу актуальність для швидкості сприйняття документа має строго певне розташування реквізитів документа. Завдяки цьому будь-який працівник, що має справу з документами, заздалегідь знає, в якій частині його міститься необхідна інформація.
4. Бланки адміністративних документів
Бланком документа називають аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами. Застосування бланків у процесі підготовки документів підвищує культуру управлінської діяльності. Значно полегшує роботу з документами ГОСТ Р 6.30-97, що містить формуляр-зразок, відповідно до якого конструюються бланки. ГОСТ Р 6.30-97 передбачає два види бланків: для листів і загальний.Різниця між цими бланками полягає в тому, що в бланку для листів міститься реквізит: індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку та постійна частина реквізиту - посилання на індекс і дату вхідного документа (на № ______от______), а на бланках для інших документів ці площі використовуються для заповнення реквізитами: найменування виду документа і місце складання або видання.
В організаціях з великою кількістю документів застосовують бланки для окремих видів документів, на яких типографським способом друкують найменування виду документа, наприклад «Наказ». Виготовлення бланків для окремих видів документів доцільно, якщо в організації створюється понад 200 документів конкретного виду в рік. Бланки документів масового застосування можуть містити трафаретні частини тексту. Виготовлення трафаретних бланків електрографічним способом виправдовує себе, якщо на таких бланках на рік буде оформлятися не менше 200 документів.
Якщо ж вихідних документів менше 200 на рік, то при їх оформленні можна користуватися гумовим штемпелем.
Для кожного з двох названих видів бланків допускаються два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Як показує практика, перевага віддається бланків з кутовим штампом, так як праворуч від нього на вільній площі розташовують реквізит «Адресат». Слід мати на увазі, що близько 90% всієї організаційно-розпорядчої документації (листи, доповідні записки, довідки) містять цей реквізит.
Не слід забувати, що бланки з кутовим штампом можна застосовувати і при оформленні протоколів та актів, що містять реквізит «Гриф затвердження», який також розташовується на тій же площі, що і реквізит «Адресат».
Бланки з подовжнім штампом застосовують у тих випадках, коли назва організації та найменування вищестоящих органів, яким вона підпорядкована, містять велику кількість друкованих знаків і не можуть бути розміщені на площі, відведеної для кутового штампу.
Бланки документів виготовляються на папері білого кольору. І лише у виняткових випадках можна застосовувати папір кольорових тонів. Бланки документів друкуються, як правило, чорною фарбою.
При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора:
0. - Від межі лівого поля для друкуванні реквізитів "Заголовок до тексту», «Текст», «Відмітка про наявність додатка», «Відмітка про виконавця», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», «Підпис» і слів «запевнив »,« СЛУХАЛИ »,« ВИРІШИЛИ »,« НАКАЗУЮ »,« ПРЕДЛГАЮ ».
1. - На відстані 15 мм від лівого поля для початку абзацу у тексті.
2. - На відстані 48 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.
3. - На відстані 72 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.
4. - На відстані 96 мм від лівого поля для реквізиту «Адресат».
5. - На відстані 120 мм для реквізиту «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа».
6. - На відстані 144 мм для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис».
7. - На відстані 168 мм для друкування слів «Копія» при зняття копій з документа.
Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документа незалежно від його виду. Відсутність реквізитів у документі позбавляє його юридичної сили. До обов'язкових реквізитів відносяться постійні реквізити, що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу тіпографним способом і утворюють офіційний (фірмовий) бланк документа. ГОСТ встановлює 3 види службових бланків для організаційно-розпорядчих документів:
- Загальний бланк
- Бланк листа
- Бланк конкретного виду документа.
Загальний бланк використовується при виготовленні будь-яких документів крім листів. Такий бланк містить найменування організації, до якого додається герб, емблема, найменування вищестоящих організацій. Особливу виділення листи як виду документа і розробка спеціального бланка для листів пов'язано зі специфікою листи призначеного для відправлення в інші організації.
Інші види ОРД є, як правило, внутрішніми документами і не вимагають адресної інформації.
Бланк для листів включає реквізити «Найменування організації», «Довідкові дані організації», «Код організації». У бланку для листів позначаються місця для розташування реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний номер», «Посилання на дау і реєстраційний номер документа». Бланк для листів може містити зображення герба та емблеми, найменування вищестоящої організації.
Бланк конкретного виду документа включає реквізити «Найменування організації», «Найменування виду документа», «Місце складання або видання документа». Бланк конкретного виду документа може містити знак герба або емблеми, найменування вищестоящої організації і код форми документа за ОКОД.
Організації суб'єктів РФ, як правило, використовують в якості державної мови не тільки російський, але й національна мова, тому бланки цих організацій оформляються на двох мовах. На них друкують такі реквізити бланка: «Найменування підприємства», «Довідкові дані про організацію», «Місце складання або видання документа». Якщо правом підпису документа має не тільки керівник організації, а й керівники структурних організацій, а також посадові особи, то організація може мати бланки структурних підрозділів та посадових осіб. При виготовленні службових бланків використовують 2 основних формату паперу А4 (210 мм; 294 мм) та А5 (147 мм; 210 мм). Допускається використання бланків формату А3 і А6.
Висновок
Документознавство в різних джерелах розглядається як наукова дисципліна, що вивчає закономірність документознавство та розробляє теоретичні та методичні питання документаційного забезпечення суспільства.
Документознавство в ряді випадків викликає теорією діловодства. Поняття «документ» найтіснішим чином пов'язаний з інформацією, оскільки документ є її основним носієм.
Великий радянський документознавець К.Г. Мітяєв у своїх роботах зазначав, що в широкому сенсі поняття «документ» означає все те, що є документальним, тобто заснованим на відображенні об'єктивної дійсності запечатлением, фіксацією, реєстрацією фактів, подій, явищ за допомогою листа, зображення, звукозаписи.
Автор книги «Основи інформатики» А.І. Михайлов, А.І. Чорний, Р.С. Гільяревскій вважають, що «у широкому сенсі документами можна вважати не тільки написи, рукописи і друковані видання, а й твори мистецтва, музейні експонати мінерального, ботанічного, зоологічного або антропологічного характеру. Документом визнається будь-який матеріальний об'єкт, який фіксує або підтверджує будь - які знання і може бути включений в певний збори.
Посилаючись на багато джерел, можна назвати види документів; письмові, історичні, архівні, друковані, документи, що мають юридичне значення (акт ревізії, свідоцтво про народження, диплом про освіту), службові (висновок посадової особи, письмову доповідь, донесення, службовий лист) .
Список літератури
1. ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Видавництво стандартів. 1997.
2. Зміна № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »з датою введення з 1 квітня 2000 року.
3. ГОСТ 6.10.4-84 Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, що створюється засобами обчислювальної техніки. Основні положення. - М.: Видавництво стандартів, 1984.
4. ГОСТ 16487-83. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Видавництво стандартів, 1983.
5. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М.: ВНИИДАД, 1991.
6. Бєлов О.М., Бєлов В.М. Кореспонденція і діловодство. - М.: Легка і харчова промисловість, 1999. - 168 с.
7. Бондирева Т.М. Секретарська справа. - М.: Вища школа, 2002. - 384 с.
8. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2001. - 256 с.
9. Кузнєцова О.М., Вагенгейм Р.Н. Навчання секретарській справі. - М.: Вища школа, 1989. - 240 с.
10. Кузнєцова О.М. Машинопис і діловодство. - М.: Изд-во ДОСААФ, 1993. - 224 с.
11. Класифікація управлінської документації. - М., Видавництво стандартів, 1994.