У цілому, в наказовій період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми управлінських документів і прийоми їх складання. Однак держава, діючи уривчастими і приватними заходами, не усвідомлюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ та їх діловодство. Тільки з середини XVII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.
Після тривалих пошуків і переробки знайдених зразків з'являються нові установи бюрократичного типу та регламенти для них, що визначають точно склад, організацію, компетенцію і діловодство. Були розроблені питання про правильне ведення реєстрації документів, що забезпечувало збереження документів, оперативне ведення довідкової роботи, контроль за рухом документів і їх виконанням. Також були детально опрацьовані питання документування і руху справ (документообігу). Ще в 1699 р. Петро I вводить в обіг гербовий папір, в 1700 р. видає укази про скасування столбцовой форми документа і загальним переході до зошита формі (листовий та книжної). Першим новим закладом став Сенат - спочатку законодавчим орган і орган нагляду за урядовими установами. Багато уваги Петро I приділив пристрою сенатської, канцелярії. З метою змінити старі порядки при Сенаті засновується особлива посада екзекутора - для запису всіх вихідних указів в особливі книги і контролю за їх відправкою і одержанням відповідного рапорту про виконання указу. Всі пакети, адресовані на ім'я Сенату, брав обер-секретар, роздруковував їх і доповідав членам присутності. Виняток становили пакети з написом "Таємно", вони передавалися особисто генерал-прокуророві Сенату. Всі папери вносилися до реєстру і передавалися в столи для виробництва (підготовки до розгляду у засіданні). По завершенні підготовки справи до доповіді обер-секретар скріпляв його по листах і доповідав на засіданні присутності сенаторам. Прочитавши справу, обер-секретар давав сенаторам на роздуми та обговорення півгодини (для вимірювання часу він мав пісочний годинник). У складних випадках обер-секретар на прохання сенаторів міг додати їм півгодини і більше, але так, щоб на обговорення справи пішло не більше трьох годин. Після обговорення сенатори письмово записували свою думку, після цього формулювалося і приймалося рішення. За вироками Сенату канцелярія становила укази, які підписувалися обер-секретарем. Після реєстрації, скріплені печаткою державної, вони відсилалися за призначенням. На отримані з Сенату укази всі присутні місця та особи повинні були направляти рапорт про отримання указу, а по виконанні - рапорт про виконання указу. За не присилання в Сенат рапорту покладалися штрафи. У результаті петровських реформ у сфері управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет і колегії - у центрі, губернатор, воєвода, комісари та інші органи на місцях. Всього за 1718-1720 рр.. замість скасованих наказів створено 12 колегій: Іноземних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-колегія, Штатс-контор-колегія, Ревизион-колегія, Берг-колегія, Мануфактури-колегія, Комерц-колегія, Юстиц-колегія, Вотчинная і Головний магістрат. Спочатку кожна колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчою основою реформи став "Генеральний регламент", затверджений Петром I 28 лютого 1720 Генеральний регламент ввів систему діловодства, що отримала назву "коллежской" за назвою закладів нового типу - колегій. Домінуюче значення в цих установах отримав колегіальний спосіб прийняття рішень присутністю колегії, до складу якого, як правило, входили президент, віце-президент, 2-3 радника і асесори. Цією формі прийняття рішень Петро I приділяв особливу увагу, відзначаючи, що "все краще улаштування через ради буває" (глава 2 Генерального регламенту "Про перевагу колегій"). [2]
З виданням Генерального регламенту діловодство стає на твердий грунт закону. Цим законодавчим актом остаточно відділяються обов'язки присутності як органу, що приймає рішення, від діловодної діяльності, яка закріплюється за самостійним підрозділом - канцелярією. Центральною фігурою канцелярії стає секретар. На ньому лежала відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи по справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії. Крім секретаря до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони). У першу чергу, в колегіях розглядалися державні справи, потім - приватні. У Генеральному регламенті детально пропрацювали і питання документування і руху справ (документообігу). Серйозним новиною було введення підпису керівника присутнього місця на документі і членів колегії, які брали участь у вирішенні питання. Вперше Петро I став особисто підписувати видаються їм укази. Ще раніше - в 1716 р. - був виданий указ про підписання главами губернської адміністрації доношение в Сенат про отримання сенатських указів. Пізніше цю норму ввели в Генеральний регламент. [3]
Все діловодство колегії велося під наглядом секретаря. Важливі папери становив він сам, решту готувалися під його наглядом. Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного була строго визначена регламентом. Так, нотаріус вів протоколи ("повсякденні записки") по всіх справах, які вирішувались у колегії. Кожен день на особливому листі він записував усі справи, що доповідалися присутності і становив по ним резолюцію. Після закінчення місяця ці листи переписувалися набіло і перепліталися. Нотаріус же вів реєстр невирішених справ, а секретар проти кожного зазначав, у кого воно знаходиться у виробництві. Цей реєстр постійно знаходився на столі присутності перед місцем президії, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ. Актуаріус вів загальний журнал всім входять паперів, зберігав у себе папери, відповідав за їх збереження і завідував заготовлением канцелярського приладдя. Якщо в наказах на поступили документах дяк проставляв дату надходження, то в колегіях поряд з датою з'являється і реєстраційний номер, що відповідає номеру запису в реєстраційній книзі. Генеральний регламент встановлював процедуру розгляду та вирішення питання, яка включала: вступ справи, підготовку справи до слухання (розгляду та вирішенню), слухання справи і прийняття рішення, оформлення рішення і доведення його до виконавця, контроль за виконанням рішення, архівне зберігання справ.
Всі пакети, адресовані на адресу колегії, здавалися черговому чиновнику, який розписувався в одержанні або друкування передавав у присутність. Укази, що надсилалися з Сенату, роздруковувалися у присутності самим президентом колегії, а інші папери - старшим членом присутності. Далі все що надійшли папери позначалися секретарем з позначенням часу їх надходження і здавалися актуаріус для запису в реєстраційних книгах. При цьому на самому вхідному документі проставляється реєстраційний номер, а в реєстратурі позначати, в який стіл передана папір на виконання. Канцелярським службовцем кожен документ передавався під розписку, що вносилися до квитанційну книгу. При поверненні справи такі розписки знищувалися, і в книзі зазначалося час повернення справи. Попередньою підготовкою справи для розгляду в присутності колегії займалися помічники секретаря і канцеляристи під керівництвом секретаря. Підготовка справи до доповіді включала збір всіх необхідних довідок у даній справі (для цього в інші установи могли прямувати канцелярські потреби) та виписку всіх існуючих узаконень по даній справі. Результатом цієї роботи був доповідь і коротка записка по справі (або екстракт) з коротким викладом суті питання, всіх обставин справи та існуючих законів, відповідно до яких має вирішуватися справа. Хід обговорення питання і прийняте рішення записувалося нотаріусом до протоколу ("повсякденне записку" або журнал). Якщо член колегії мав особливу думку, він мав право вимагати записати його в протокол, і його вимога виконувалося. Протоколи підписувалися усіма членами колегії в той же день. Таким чином, Генеральний регламент передбачав систематичну запис усього ходу обговорення справ. Після засідання і підписання протоколу канцелярія готувала "виконавчі папери", що містили вирішення питання і відсилали на місця для виконання. Генеральний регламент звертає особливу увагу на те, що при надсиланні виконавчих паперів колегія повинна була залишати у себе копії. Всі колегії між собою зносилися промеморіями, в підвідомчі місця направляли укази, отримуючи від них рапорти. Всі вирішені справи здавалися в актохраніліща, які вперше за Генеральним регламентом отримали європейську найменування - архівів і повинні були стати особливими від канцелярії підрозділами для зберігання закінчених справ. Для завідування архівами була заснована особлива посада - архіваріус. Справи повинні були здаватися в архів за описом і під розписку. По всіх справах в архіві велася опис за алфавітом ("алфавіт справ").
У колезьким діловодстві виникла велика кількість нових документів, а документи наказного діловодства отримали нові назви, що стало результатом масованого проникнення в російську мову запозичених слів, що відобразив західницьких характер усіх петровських перетворень. Колишні установи - думи та накази замінені колегіями, канцеляріями, конторами, ратушами. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, меморії, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція та ін Вироки, вказні грамоти, накази замінені указами, регламентами, інструкціями, резолюціями; листування - пам'яті і відписки - замінені відносинами, рапортами, доношеними, реляціями, ведення, звістками. Істотні зміни в петровський час зазнає і форма документів. Для багатьох з них розробляються "генеральні формуляри" - зразки, по яким слід складати документи. В указі 1723 "Про форму суду" зміст чолобитною слід викладати по пунктах, тобто була зроблена спроба формалізувати текст документа, зробити його максимально зручним для читання. Трохи раніше - указом від 22 лютого 1714 р. - губернаторам пропонувалася форма відомості для надсилання відомостей про проведені збори податків і казенних витратах, що складалася з 22 пунктів. У коллежком діловодстві виділяється з тексту і стає самостійним елементом формуляру дата документа: у багатьох документах вона пишеться під текстом з лівого боку ліста.Самостоятельним елементом формуляра стає і найменування документа; в деяких випадках до нього примикає позначення короткого змісту документа: "Рапорт про отримання указу ", хоча вимога вказувати короткий зміст документа (заголовок до тексту) остаточно формується лише у діловодстві міністерств у XIX ст. Крім реквізитів, що виділилися з тексту, з'являється ряд реквізитів, що відображають різні стадії процесу документування або стадії обробки документів: підписи, позначки про погодження, реєстраційні індекси, відмітка про контроль, відмітка про направлення у справу та ін У цілому, діловодство колегій характеризувався значним збільшенням письмової роботи та формальностей, на що скаржилися сучасники. Навіть значно збільшені в порівнянні з наказами штати канцелярських чиновників не справлялися з великою кількістю справ, що призводило до повільності діловодства і тяганини.
Особливе значення для організації діловодства має встановлена ​​"Установою для управління губерній" "ієрархія влади і місць", що визначила порядок зносин між собою вищих, центральних і місцевих установ. Відповідно до цього порядку Сенат і колегії давали губернатору укази, а він, у свою чергу, представляв верховної влади рапорти та доношених. Цей порядок взаємовідносин установ зберігався протягом усього XIX ст., В певній мірі він присутній і в сучасному діловодстві.
За "Установі для управління губерній" порядок вирішення справ був переважно колегіальним: попередньо справу готувалося для обговорення, розглядалося на засіданні присутності, після чого готувалися "виконавчі" папери. Штат канцелярських службовців становили: секретарі (старші та молодші), протоколіст, реєстратор, журналіст, канцеляристи, писарі, перекладачі й товмачі (там, де це було необхідно), архіваріус та деякі ін Кількісний склад штатних службовців залежав від кількості розв'язуваних справ. Крім того, передача справи до вищої інстанції вимагала подання всього попереднього діловодства. Досить складною була процедура документування діяльності самого присутнього місця. "Установа ..." вводило для цих цілей протокол, або журнал засідання. Журнали докладним чином відображали діяльність присутності за рішенням справ. Ще більше ускладнилася система реєстрації: кожна передача справи з одного столу до іншого, від одного канцелярського службовця іншому, фіксувалася в реєстрах. XVIII ст. у розвитку діловодства характеризувався посиленням законодавчої регламентації всіх сторін діяльності канцелярії і установи в цілому, формуванням і закріпленням загальних адміністративних почав діяльності установ і, насамперед, бюрократичного початку.

1.2 Система міністерства і управлінський документ

В історіографії декларувалося положення про якісну відмінність нової системи, що будувалася після суспільних потрясінь 1917 р. і ліквідації старої буржуазної монархії. Ці особливості впливали самим безпосереднім чином на створювану систему управління, оскільки будь-яка влада об'єктивно потребує зміцнення і впорядкування свого становища. Жовтневий переворот 1917 р., націлений на корінний злам старого державного апарату, на долучення до його діяльності широких трудящих мас, за формою кардинально змінив державний апарат. Всеросійський з'їзд Рад став вищим органом державної влади. У період між з'їздами його обирався ВЦВК - виконавча влада. Для безпосереднього управління країною утворено перший радянський уряд-Раду Народних Комісарів (Раднарком). Для керівництва окремими галузями державного управління постановою З'їзду були створені перші 13 народних комісаріатів (наркоматів). За складом новий апарат принципово відрізнявся від старого: фактичне відсторонення від влади колишніх поміщиків, дворян, представників купецтва закріплено декретом ВЦВК і РНК РРФСР від 11 листопада 1917 р. "Про знищення станів і цивільних чинів". Для. роботи в радянських установах були залучені робочі, солдати тощо, не мають спеціальної освіти. Рівень документаційного забезпечення управління знизився. У той же час на своїх місцях залишалися багато царські чиновники, саботували нову владу. Необхідно було законодавчо оформити діяльність владних структур, впорядкувати процеси документування. 30 жовтня 1917 РНК видає декрет "Про порядок затвердження та опублікування законів". Для оформлення адміністративних документів прийнято постанову РНК від 2 березня 1918 р. "Про форму бланків державних установ", в якому перераховувалися обов'язкові реквізити бланка документів. У період становлення радянського державного апарату багато уваги приділялося спрощення і раціоналізації діловодства. Так, 8 грудня 1918 р. Рада робітничої і селянської оборони видав постанову "Про точну і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини".
При раціоналізації технології управління використовувався досвід роботи попередників. При оцінці цього періоду треба враховувати важкі умови Громадянської війни, розрухи. Тим не менш період 20-х рр.. можна вважати найбільш благотворним з точки зору:
· Організації досліджень у галузі управління, наукової організації праці (НОТ) і діловодства;
· Вийшли найбільш важливих нормативно-методичних документів у сфері документаційного забезпечення управління (ДОП);
· Практики роботи відомств, установ, організацій з документування управлінської діяльності "загального діловодства" і спеціальних систем документації.
Суспільно-політична та наукова життя Росії 20-х рр.. рясніє протиріччями. З одного боку, припинення діяльності видатних вчених, з іншого - активна та успішна робота теоретиків і практиків управління (Гаст А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витку Н.А., Виклик Л.А. , Дрезен Е.К., Бурдянский І.М.), існування кількох цілком самостійних шкіл управлінської думки. Вихідною методологічною посилкою їх теоретичних побудов і практичної раціоналізаторської діяльності стало твердження про наявність спільних рис у виробничих і управлінських процесах. Незважаючи на певну обмеженість функціонально-технічного підходу до вивчення управління, автори даної концепції змогли ефективно вирішувати з її позицій багато "локальні" управлінські питання: раціоналізацію структур; вдосконалення документування виконання, планування та обліку; раціоналізацію технології і техніки управлінських процедур і операцій. Інститут видавав рекомендації щодо поліпшення діловодства в апараті управління.
Організаційно-наукова діяльність по оптимізації у сфері управління була закріплена нормативними документами і створенням цілої мережі громадських організацій, інститутів і лабораторій, які займалися питаннями НОТ і діловодства. Так, в 1922 р. при загальному управлінні НК РСІ СРСР створено відділ нормалізації, що складається з п'яти секцій. У секції діловодства займалися вдосконаленням структури діловодних служб у партійному і державному апараті, раціоналізацією контролю виконання, розробкою обгрунтованих норм виробітку для окремих категорій управлінських працівників. На базі відділу нормалізації в липні 1923 р. організована Секція адміністративної техніки, що продовжувала і розширює напрямки досліджень свого попередника (обстеження державного апарату з використанням хронометражу, анкетування; консультації щодо покращення діяльності "низових" органів управління, методична допомога і т. д.).
Для координування роботи з НОТ в масштабах всієї країни в грудні 1923 р. утворено Раду наукової організації праці, виробництва і управління (СовНОТ). За Положенням про Раду, затверджений 26 грудня 1923 р., він став постійно діючим дорадчим органом при колегії НК РСІ СРСР і був покликаний виробляти основні принципи техніки адміністрування та наукової організації управління, зокрема його документаційного забезпечення. Рада займався також раціоналізацією техніки і технології виробництва.
У середині 20-х рр.. додатково створюються дві нові великі організації: 1 січня 1925 Оргстрой, а в лютому 1926 р. Державний інститут техніки управління (ВТУ). Обидві організації працювали в постійному і тісному контакті. Причому діяльність Оргстроя носила переважно прикладний характер (розробка зразків канцелярської меблів, обладнання, засобів оргтехніки), тоді як ВТУ більше уваги приділяв теоретичним дослідженням у галузі управління. Реалізація теоретичних положень проходила по лінії Оргстроя або силами самого інституту, що мав тісні зв'язки з низовими органами НОТ (дослідно-раціоналізаторськими станціями, оргбюро підприємств, осередками з НОТ, лабораторіями та ін.) Рух основних документопотоков установ досліджувався з використанням графічних методів, пропонувалися оптимальні варіанти робіт з документацією, скорочувалися інстанції проходження документів та операції, що виконуються з ними, розроблялися маршрути кур'єрського зв'язку. У рекомендаціях ВТУ з виконання установами операцій реєстрації пропонувалося, по можливості, відмовитися від реєстрації вихідної кореспонденції. Пропагандировалась "без реєстраційний система", що базувалася на принципі направлення документів безпосередньо виконавцям. Однак низька загальна культура управління працівників радянських відомств та установ стала причиною того, що впровадження даної системи багато в чому себе не виправдало.
За системою та напрямами обстеження об'єктів ВТУ практично не відрізнявся від зарубіжних консультаційно-впроваджувальних фірм і від організацій, які працюють у цій галузі на сучасному етапі. У результаті детального обстеження установ створювався проект реорганізації загального діловодства, що складається з двох основних частин. Перша містила коротку характеристику існуючого стану справ в організації, по другий - намічалися конкретні шляхи реорганізації і поліпшення діяльності діловодства. Опис діловодства велося у відповідності зі стадіями обробки документів: прийом, реєстрація, розмітка кореспонденції, кур'єрська зв'язок, порядок виконання і контроль, відправка документації.
У проекті "нової системи діловодства" ВТУ викладалися наступні загальні принципи оптимізації діяльності обстежуваних об'єктів: 1) організація діловодства повинна бути єдиною для всієї установи; 2) реєстрація документів повинна бути одноразовою і вироблятися в самій спрощеній формі; відмову, де можливо, від реєстрації; 3) кількість інстанцій, через які проходить кожен документ, скорочується до мінімуму; 4) довідкова робота забезпечується з найменшою витратою енергії і часу; 5) контроль виконання документів повинен бути перевіркою по суті, не носити формальний характер, 6) спостереження, керівництво і відповідальність за постановку діловодства покладається на певну особу.
Після викладу загальних принципів давалися конкретні рекомендації щодо вдосконалення діловодства для обстежуваного об'єкта. ВТУ і Центрархівом РРФСР підготовлені "Правила постановки архівної частини діловодства в державних, професійних і кооперативних установах і підприємствах РРФСР", видані в 1928 р. У них давалися рекомендації зі складання переліків категорій і справ, що циркулюють в установах, і правила їх знищення (для документів з простроченим терміном зберігання).
Важливим етапом у розвитку проблем діловодства можна вважати підготовлений ВТУ проект "Загальних правил документації і документообігу" (виданий в 1931 р.). У ньому акумульовано передовий практичний досвід, накопичений до цього часу різними відомствами і організаціями, узагальнені дослідження вітчизняних і зарубіжних вчених. Передбачалося ввести "Загальні правила" в якості типових і єдиних для всіх установ. Основним виконавчим органом щодо реалізації всіх діловодних операцій, за задумом авторів, повинен був стати секретаріат. У "Правилах" визначалися функції працівників секретаріату, їхні обов'язки і зміст робіт. Виклад матеріалу в "Правилах" можна порівняти з вмістом сучасних навчальних інструкцій до комп'ютерних програм. Розроблені укладачами "Правил" ознаки угрупування справ (кореспондентський, предметно-питальний, номінальний, географічний і хронологічний) актуальні в діловодстві і зараз. У "Правилах" послідовно і повно представлена ​​вся технологія виконання операцій, включаючи підготовку справ до здачі в архів і їх архівне зберігання. Цілком доречно, враховуючи високий науковий рівень виконання "Правил", їх загальнодержавну значимість, порівняння цього документа з Єдиною державною системою діловодства (ЕГСД). На жаль, "Правила" не були допрацьовані за відгуками установ і остаточно не затверджені. ВТУ ліквідували в квітні 1932 р.
При всій різноманітності видів і форм документів, реально циркулюючих в радянських установах, продовжували залишатися неупорядкованими за формою та змістом потоки документації. У зв'язку з цим до кінця 20-х рр.. гостро постала проблема їх уніфікації і стандартизації. У ВТУ організували спеціальний структурний підрозділ, що займався цими питаннями на загальносоюзному рівні - Кабінет стандартизації. Їм були розроблені стандарти службових листів, телеграм, телефонограм, протоколів, повідомлень та ін стандартизували матеріали, застосовувані в діловодстві (папір, чорнило, стрічки для друкарських машинок і т.п.); засоби та предмети конторського праці, включаючи офісні меблі. Успішною була діяльність Кабінету по стандартизації форматів паперу (використовувався, зокрема, досвід Німеччини).
У 20-і рр.. розвивалися і системи спеціальної документації. З урахуванням повного домінування концепції побудови соціалізму акцент був зроблений на документуванні таких функцій, як планування, облік, контроль. У лютому 1921 р. утворено Державну общеплановая комісія (Держплан РРФСР), яка вирішувала завдання вироблення загальногосподарського плану з урахуванням перспективного і поточного розвитку галузей та окремих підприємств. Поступово документи, створювані в сфері планування, ставали більш впорядкованими за структурою, змістом показників і за формою. В кінці 20-х рр.. з'являються плани комплексного розвитку народного господарства СРСР на п'ятиріччя. Перший такий план розроблений і прийнятий в 1928 р. Відповідно до затверджених п'ятирічними планами підприємства і організації складали свої плани з розбивкою по роках. Вони представляли собою розгорнуту програму виробничо-фінансової діяльності.
У 30-і рр.. формується і зміцнюється жорстка, централізована адміністративно-командна система управління, що виключає можливість розгляду альтернативних підходів до організації державного діловодства. У результаті руйнуються структури, які займалися дослідженнями питань НОП та діловодства; ліквідуються практично всі великі науково-дослідні впроваджувальні центри, а їх керівники в кращому випадку закінчують своє життя в повному забутті, в гіршому - репресуються. Атмосфера цього періоду найбільш яскраво проявлялася в соціальних замовленнях влади науці - зокрема, зусилля були спрямовані на "закріпачення" правовими засобами населення країни. У цих цілях, наприклад, удосконалювалася система обліку радянських громадян.
§ Конституція 1936 р. істотно змінила політичну систему, ієрархію і повноваження вищих органів влади. Верховна Рада СРСР став вищим і єдиним законодавчим органом, таких прав позбулися З'їзд Рад СРСР, ЦВК СРСР і його Президію, РНК СРСР. Встановилася жорстка система повноважень у виданні певних видів документів для кожної ієрархічної структури. Зазначені нововведення спростили і впорядкували процеси документування у вищих ешелонах влади. Значне скорочення масштабів досліджень у галузі управління і діловодства не означає, що в 30-і рр.. роботи в цій сфері припинилися. Зусилля вчених і практиків реалізувалися в діяльності тільки окремих великих відомств, де видавалися галузеві, нормативні та методичні матеріали: інструкції з ведення діловодства, вказівки, правила і т. п. У цей період проводилися дослідження з стандартизації і уніфікації спеціальних систем документування. Певні успіхи були досягнуті в раціоналізації бухгалтерської та кадрової документації, робилися неодноразові спроби владних структур змінити на краще роботу з заявами, скаргами та листами трудящих. Відсутність єдиного методичного центру з координування роботи установ у сфері управління та діловодства, різнобій у діяльності відомств і організацій у питаннях документування поставили на порядок денний проблему концентрації в загальнодержавному масштабі наукових сил та їх організаційного оформлення. У 1941 р. збирається Перше міжгалузева нарада з оргтехніки. Однак практичної реалізації висунутої програми завадила почалася Велика вітчизняна війна.
Початок XIX ст. ознаменувався новою реформою державного управління і діловодства, яка торкнулася головним чином верхній рівень управління - вищі і центральні установи. Нова система управління - міністерська, заснована на принципі єдиноначальності, зародилася в надрах старої коллежской системи: в колегіях кінця XVIII ст. президенти мали більш широкі права, ніж раніше. Створення міністерств з одноосібно керуючими міністрами було необхідно для більш гнучкої та оперативної системи управління. Колегіальний принцип прийняття рішень не був виключений зовсім з нової системи: спочатку колегії ввели до складу новостворених міністерств; пізніше при міністрах створили ради, які мали статус колегіального дорадчого органу. Тим не менш ставлення до міністрів як до одноосібних виконавцям волі царя і визначило діловодство міністерств як "виконавче".
Одночасно з міністерствами у 1802 р. засновано Комітет міністрів - вища адміністративна установа, що діяло на колегіальних засадах і розглядають справи, що виходять за рамки компетенції окремого міністра і потребують взаємоузгодженого рішення. Трохи пізніше - 1 січня 1810 створено Державну раду - вищий законосовещательное установа. Одночасно з цим проведена реформа Сенату, який стає вищою судовою інстанцією, виконуючи також функцію нагляду за урядовим апаратом. Остаточно одноосібне міністерське початок перемогло лише з виданням 28 січня 1811 "Спільного установи міністерств"-законодавчого акта, який визначив всю систему міністерського пристрої, включаючи їх діловодство та систему взаємовідносин з іншими установами та особами. Відповідно до цього акта збільшилося число міністерств і відбулися деякі зміни в перерозподілі справ між ними.
Міністри призначалися самим імператором і були відповідальні лише перед ним. Принцип єдиноначальності покладений в основу всієї організації міністерств: директора, очолювали департаменти, підпорядковувалися безпосередньо міністру, начальники відділень - директорам департаментів, столоначальники - начальникам відділень. Рада міністра складався з керівників основних підрозділів і мав значення органу "для розгляду справ, що вимагають за важливістю їх загального міркування". У департаментах роль рад виконували загальні присутності департаментів. Канцелярія міністра за своєю структурою була аналогічна і діяла на правах департаменту; канцелярії департаментів мали більш просте внутрішній устрій: вони очолювалися правителем канцелярії і мали штат чиновників - журналіста, екзекутора, скарбника, писарів і ін, їх посадовий та кількісний склад залежав від обсягу і змісту справ.
Слід зазначити, що саме поняття діловодства (цей термін з'явився у другій половині XVIII ст.) Позначало діяльність, якою займалася не тільки і не стільки канцелярія, скільки весь апарат установи в цілому. Термін "діловодство" походить від поєднання слів "провадження справи", а під "справою" в той час розумілася не папка з документами, як у сучасному діловодної значенні цього слова, а розглядати і вирішувати питання: виробництво справи - це не що інше, як рішення справи. Оскільки будь-яке рішення передбачало його письмову фіксацію на всіх стадіях, то, природно, діловодство розумілося і як "правила, якими керується канцелярія у складанні доповідних записок, журналів, визначень та актів взагалі, і виконавчих паперів".
Зміст "Спільного установи міністерств" свідчить про те, що його автори досить чітко розрізняли два аспекти діловодної діяльності: форми документів, за якими здійснюється діловодство (для позначення цієї діяльності в XIX ст. Широко вживався самостійний термін - пісьмоводства), і рух документів і справ (<порядок перебігу справ>), розуміючи разом з тим, що в практичній діяльності канцелярії вони тісно взаємодіють. Основою цієї взаємодії є не що інше, як прийнятий в установі порядок розгляду та вирішення справ, або "виробництва справ" (використовуючи сучасну термінологію, - процес прийняття управлінських рішень). Саме це усвідомлення "вторинності" діловодства по відношенню до "виробництву справ" (прийняття рішень) пронизує і "Загальна установа міністерств" і всі наступні законодавчі акти, які приймались з метою регламентації діловодства протягом усього XIX і початку XX ст. У силу цього регламентація міністерського діловодства в "Загальних заснування міністерств" давалася як "образ" (порядок) провадження справ, що включає порядок вступу справ, рух (або виробництво) справ, відправку справ, ревізію справ, звітність у справах.
Справи, спрямовані до міністерства, могли потрапити до канцелярії міністра або безпосередньо в департаменти. У канцелярію міністра надходили укази і веління верховної влади, листування міністра з іншими міністрами та главноуправляющім, губернаторами і взагалі особами рівного звання. Подання від підлеглих органів спрямовувалися міністру в разі крайньої важливості або терміновості. Безпосередньо в департаменти надходила листування з іншими установами та особами, рівного становища і підлеглими, подання від підпорядкованих установ, приписи міністра і справи з його канцелярії з резолюцією міністра.
Усі які у міністерство справи ділилися на три категорії: поточні справи (справи, що надходили на загальних підставах відповідно до встановленого порядку) - донесення, відомості, подання, листування та інших; надзвичайні справи - для їх вирішення потрібно прийняття нових постанов, або справи по виявлених зловживань; справи, "не терплять часу", або термінові. Справи надзвичайні і термінові розглядалися в першу чергу.
Про надійшли справах міністру доповідав директор його канцелярії, директору департаменту - правитель справ канцелярії департаменту. Ця стадія була, по суті, попереднім розглядом справи і не тягла за собою ніяких рішень, але визначала подальший хід папери в міністерстві. Загальний порядок руху справ у міністерствах суворо регламентувався, і рідкісне справа могла уникнути долі пройти весь шлях його підготовки і розгляду - від окремого столу в складі того чи іншого відділення, через директора департаменту, а нерідко і загального присутності департаменту чи об'єднаного присутності кількох департаментів (у разі крайньої складності справи) до міністра, а іноді і ради міністра, дивлячись по складності справи. З плином часу (приблизно до середини XIX ст.) Склався новий порядок викладу справи у формі короткої записки - викладу тільки самого суті питання. Все це перетворювало документообіг установ у складний ієрархічно організований процес, тривалий за часом, враховуючи, що основними інструментами канцелярії були перо і папір, а єдиною системою реєстрації - журнальна. Автор відомого "Керівництва до наочного вивчення адміністративного течії паперів в Росії" (1856 р.) М.Н. Катков називає 54 діловодних операції при розгляді справи в Губернській правлінні, 34 - в департаменті міністерства, 36 - у Комітеті міністрів. Документи, що створювалися в процесі "виробництва справи" можна розділити на дві групи: документи, що складали внутрішнє діловодство установи (записки, довідки, виписки, журнали засідань, реєстраційні журнали, настільні реєстри тощо), та документи, які надходили до установи з інших установ і відправлялися в інші установи, у тому числі - "виконавчі папери".
Оскільки ще в останній чверті XVIII ст. склалася "ієрархія влади і місць", що визначила систему "зносин" установ різних типів, то міністерському діловодства нічого не залишалося, як "вписатися" у цю систему, що і відбулося. Від вищестоящих установ міністерства отримували: від імператора - укази, накази; від Державної ради - височайше затверджені думки; від Сенату - сенатські укази; від Комітету міністрів - виписки з журналів засідань. Міністри у вищестоящі інстанції направляли найвищі доповіді (імператора), думки, пропозиції, подання. З рівними установами міністерства обмінювалися вигляді відносин, повідомлень, офіційних листів. Підвідомчим місцям і особам направляли приписи міністрів, від них отримували рапорти, донесення, уявлення. Таким чином, система міністерського діловодства доповнила сформовану ще в кінці XVIII ст. систему документування місцевих установ.
Самостійну стадію "провадження справи" становила "відправлення справ", що включала реєстрацію відправляються документів в журналах і безпосередньо відправку (запечатування в пакет, написання адреси та ін.) До середини XIX ст., Коли в Росії з'явилися поштові конверти і марки, законом передбачалося, що всі вихідні папери повинні відправлятися у вигляді пакетів - документ складався у вигляді конверта і запечатується сургучевою печаткою. Для реєстрації документів, що направляються у вищі установи і підлеглим місцях і особам, існували окремі журнали. Особливість останніх полягала в тому, що вони передбачали запис відомостей (про виконання відправленої папери), які зобов'язана була повідомляти кожне присутствене місце особливими рапортами. По суті ці відомості використовувались для контролю виконання документів, оскільки справа не вважалося завершеним, поки не було отримано рапорту про виконання або про неможливість виконати рішення з яких-небудь причин.
Ревізія справ - перевірка ведення справ - щодо загального установі міністерств "становила самостійна ділянка діловодства. Ревізія справ була функцією начальників відділень, директорів департаментів; в губерніях - начальників присутствених місць і самого губернатора. Начальники відділень перевіряли виконання документів по столах і подавали відомості директору департаменту, якому наказувалося кожен місяць проводити перевірку виконаних і невиконаних документів за реєстраційними журналами і настільним реєстрів і представляти про це відомості міністру. На основі цих відомостей в кінці кожного року в канцелярії складалася загальна відомість по всіх департаментам та канцелярії міністерства. Ревізія справ передбачала перевірку порядку зберігання документів і справ, правильності складання заголовків справ, строків розгляду справ, причин затримки у розгляді справ.
Остання стадія "виробництва справ" щодо загального установі міністерств "- звіти. Законом встановлювалося три види звітів: звіти у сумах, звіти у справах і звіти в "видах і припущеннях". Звіти в сумах були фінансовими звітами, звіти у справах - звітами про діяльність, останні звіти представляли собою плани роботи на наступний рік. Звіти готувалися відділеннями, кожним по своєму напрямку, потім узагальнювались у департаментах. На основі звітів департаментів директор канцелярії становив зведені звіти по міністерству.
Серйозні зміни в системі управління, відповідна перебудова системи документування діяльності нових установ призвели до змін форми документа. У діловодстві міністерств з'являються бланки установ з кутовим розташуванням реквізитів. Бланки друкувалися типографським способом або писалися від руки. До складу реквізитів бланка включається найменування установи, найменування структурних підрозділів, що відображають місце підрозділу - автора в структурі установи (департамент, відділення, стіл). Дата документа також включається до складу реквізитів бланка, як і реєстраційний індекс документа. Займає своє відособлене місце заголовок до тексту документа, розташовуючись безпосередньо під реквізитами бланка (практично також, як і в сучасних документах). З'являється і посилання на надійшов документ (прототип сучасного реквізиту "Посилання на дату і номер вхідного документа"), яка не має поки уніфікованого вигляду і може виглядати по-різному: "Відповідь на ?..." або: "Від такого-то" і т.п. Набуває стійкий вид і реквізит "Адресат", що з'явився ще в XVIII ст. в колезькі діловодстві, - це вказівка ​​посади особи в давальному відмінку або найменування присутнього місця. Отримує певну форму посвідчення документа: підписи і скріпи на документі включають найменування посади особи, яка підписала або скріпив документ і його особистий підпис.
Протягом усього XIX і початку XX ст. здійснюється законодавча регламентація діловодства вищих, центральних і місцевих установ. Завдяки прийнятій в той час системи кодифікації законодавства до Зводу законів Російської імперії досить легко отримати докладні відомості про законодавчої регламентації діловодства установ будь-якого рівня. Склепіння законів починають видаватися з 1832 р. Потім, поповнюючись новими узаконениями, перевидаються в 1842, 1857 і наступні роки. Перші два томи звід містять узаконення, що стосуються верховної влади, діяльності вищих, центральних та місцевих (губернських, повітових) установ, включаючи їх діловодство. Перші такі збірники з'являються вже в другій половині XVIII ст., А з кінця XVIII - початку XIX ст. починають видаватися регулярно. Відомо більше ста таких збірників, виданих до 1917 р. Мета видання збірок зразків документів - дати повне керівництво про порядок провадження справ у людних місцях з описом "обряду діловодства" та програмою форм документів. Призначалися такі збірки самому широкому колу чиновників і приватних осіб, яким доводиться звертатися в державні установи.
Незважаючи на істотні зміни, яких зазнала система міністерського діловодства, особливо в початковий період свого становлення, до кінця XIX ст. життя вимагало більш гнучких форм діловодства і його прискорення. Для швидко мінливих суспільних відносин система міністерського діловодства продовжувала залишатися громіздкою і неповороткою, незважаючи на те, що в останній третині XIX ст. спочатку в діловодстві військового відомства, а потім і в цивільних міністерствах та установах починають використовуватися друкарські машинки. Їх поява стала воістину революційним кроком в документуванні діяльності установ. Воно прискорило всі письмові роботи канцелярії, дозволило одночасно виготовляти кілька копій документів, істотно скоротивши обсяг рукописних робіт. Більш того, машинописний текст, набув більш компактну форму, за рахунок чого скоротився обсяг документів.
У кінці XIX - початку XX ст. дедалі більша увага звертається систему реєстрації, на необхідність її спрощення за рахунок її централізації. Ця ідея в корені суперечила ідеї, закладеної в "Загальних заснування міністерств", відповідно до якого створювалося безліч пунктів реєстрації документів в установі.
Велика робота щодо спрощення діловодства велася в окремих відомствах, зокрема військовому, де в 1911 р. "Положенням про пісьмоводства і діловодстві у військовому відомстві" введена система спрощеного діловодства. Положення спрощувало техніку листування, скорочувало кількість службових документів. Для письмових взаємин чиновників військового відомства встановлювалося три види документів - рапорт, припис, ставлення. Регламентувалися випадки обміну телеграфними повідомленнями, встановлені чіткі значення написів, що обмежували доступ до документів: "таємно", "не підлягає оприлюдненню", "поспіхом" та ін У положенні встановлювався порядок застосування друкарських машинок для виготовлення документів, гектограф для копіювання та інших технічних пристосувань , що прискорюють діловодної обробку документів.
Однак робота щодо вдосконалення діловодства у військовому відомстві через що почалася незабаром Першої світової війни не була запозичена іншими міністерствами і відомствами царської Росії, а що стався в 1917 р. соціально-політичний переворот - спочатку Лютнева буржуазно-демократична, потім Жовтнева соціалістична революції призвели до повного зламу державного апарату і створення нового, який, хоча і засвоїв багато старих традицій, але зароджувався на принципово нових засадах.

1.3 Сучасний управлінський документ

Особливо гостро і зримо відставання нашої країни виявилося в 80-90-і рр.., Коли теоретичні розробки в галузі кібернетики, математичних методів управління, інформатики та технічної елементної бази привели до широкої інформатизації суспільно-політичного та економічного життя промислово розвинених країн Заходу, впровадження в реальну управлінську діяльність нових технологій, до розробки концепції "безпаперового офісу". Це аж ніяк не применшує досягнень вітчизняної науки в галузі управління, НОТ, документознавства, в розробці комплексу теоретичних і прикладних проблем - створення системи стандартів з документації, Єдиної державної системи документації (ЕГСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, удосконалення спеціальних систем документації, рекомендації НДІ праці по нормуванню та оптимізації діяльності управлінських працівників. У червні 1960 р. в Москві відбулося Всесоюзна нарада з питань механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату. Прийняті рішення за своїм змістом багато в чому збіглися з рекомендаціями наради 1941 р. - підтверджено актуальність створення спеціалізованого інституту з покладанням на нього завдання розробки Єдиної системи діловодства, сформульовано поняття НОП та окреслено основні напрямки досліджень. Безперечно, рішення цієї наради активізували роботу вчених і практиків управління. Певною віхою у розвитку питань роботи з документами стала затверджена постановою Ради Міністрів РРФСР "Примірна інструкція про діловодство для установ та організацій РРФСР", в якій основний акцент зроблений на уніфікації діловодних робіт. У цей період посилюється вплив Головного архівного управління (ГАУ) при Раді Міністрів СРСР. З 1958 р. ГАУ стало правомочним контролювати постановку документальної частини діловодства установ, організацій і підприємств. У 1963 р. ГАУ видані "Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій, підприємств СРСР", які протягом багатьох років служили керівництвом для служб документації та архівів і сприяли упорядкуванню їх діяльності. На довгому і тернистому шляху підготовки Державної системи документаційного забезпечення управління, що діє в даний час, першим юридично важливим етапом стало прийняття 25 липня 1963 постанови Ради Міністрів СРСР "Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР". Головному архівному управлінню і ряду державних комітетів та інститутів доручалася розробка ЕГСД. Першим реальним результатом цієї роботи можна вважати підготовку в 1965 р. "Матеріалів до Єдиної державної системи діловодства". У 1966 р. в рамках Архівної служби заснований Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), якому доручалося завершити розробку даного документа. У 1967 р. ВНИИДАД розробив тільки методичну програму досліджень. У 1970 р. створено проект основних положень ЕГСД, у підготовці якого взяли участь НІІтруда, ВНІІоргтехнікі, Інститут держави і права Академії наук СРСР, ВНІІстандартізаціі. Після обговорення та доопрацювання у вересні 1973 р. "Основні положення ЕГСД" схвалила Держкомітет РМ СРСР по науці і техніці і рекомендував їх міністерствам, відомствам і організаціям для використання, але тільки як положення, що не мають офіційного статусу. Автори ЕГСД узагальнили передовий досвід свого часу і запропонували оптимальну технологію виконання управлінських операцій та їх документування. ЕГСД носила комплексний характер, тобто включала не тільки питання діловодства, а й рекомендації щодо наукової організації праці службовців, структурі діловодних служб і їх технічному оснащенню. Реалізація її положень підвищила загальну культуру управління та якість прийнятих рішень, дозволила оптимізувати структуру і штатну чисельність управлінського апарату. Проте елементи нових інформаційних технологій, частково реалізовуватися в практиці роботи провідних зарубіжних фірм, в ЕГСД представлені не були з-за повної відсутності літератури з цих питань і фінансування на їх практичне вивчення. Цю прогалину частково заповнений пізніше створенням нової редакції Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), затвердженої начальником Головного архівного управління в 1988 р.. Помітним явищем в історії діловодства 70-80-х рр.. стало видання ГОСТів на управлінські документи (ГОСТ 6.38-72 та ГОСТ 6.39-72 і ін), загальносоюзних класифікаторів (ОКУД, ОКПО, ЗКГНГ ​​та ін) техніко-економічної (а пізніше і соціальної) інформації, уніфікованих систем документації (УСД) і серії державних стандартів на ці уніфіковані системи. Значення деяких ГОСТів проявилося повною мірою пізніше в 90-х рр.. Впровадження зазначених матеріалів в практику управління значно поліпшило оформлення документації, раціоналізувати процедури пошуку, обліку та зберігання різноманітної інформації, підготувало грунт для автоматизації управлінських функцій. Останнє питання широко обговорювалося науковою громадськістю країни у зв'язку з планами створення автоматизованих систем управління (АСУ) та проектом підготовки загальнодержавної автоматизованої системи збору та обробки інформації для обліку, планування і управління народним господарством (ЗДАС). Концепцію ЗДАС лише частково вдалося реалізувати у народному господарстві, а уніфіковані системи документації не отримали достатньої підтримки в засобах наукової та масової інформації і залишилися незатребуваними. У 90-і рр.. та ж сумна доля спіткала і концепцію інформатизації нашого суспільства. Але якщо ідеї ЗДАС були частково реалізовані, то концепція інформатизації до цього часу остаточно не сформульована. Відсутність стрункої теорії та чіткої програми інформатизації стримують рішення прикладних питань. У 1993 р. видано Загальноросійський класифікатор управлінської документації, в який включені найменування форм документів уніфікованих систем, адаптованих до сучасних умов, і Основні положення по веденню системи класифікаторів та УСД. Оскільки в новій редакції ГСДОУ була змінена концепція підходу до визначення структури і штатної чисельності співробітників служб документаційного забезпечення управління, Державним комітетом, а пізніше Міністерством праці випущені типові і укрупнені нормативи часу і вироблення з підготовки типових і творчих документів за всіма основними етапами їх обробки: від звірки текстів та підбору екземплярів до завершення виконання і оформлення справ для архівного зберігання. [4]
Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ГОСТ), галузеві стандарти (ОСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки. Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію відповідних робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕД в республіці. На галузевому рівні цю роботу проводить головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕД в галузі. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. документаційного забезпечення управління: загальносоюзні - Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР і Державним комітетом СРСР по стандартах: галузеві - міністерствами і відомствами СРСР і союзних республік; республіканські - Радами Міністрів союзних республік. Нормативні документи міністерств і відомств з питань документаційного забезпечення управління не повинні обмежувати прав підвідомчих організацій, наданих їм Законом СРСР "Про підприємства в СРСР" та іншими законодавчими актами. Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях.
ГСДОУ включає в себе справжні якості Основні положення, загальносоюзні, галузеві і республіканські нормативні та методичні документи з питань документаційного забезпечення управління.
Основна мета ГСДОУ - впорядкування документообігу, скорочення кількості та підвищення документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки та аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління.
У розвиток Основних положень ГСДОУ розробляються і затверджуються нормативні та методичні документи щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління: загальносоюзні - Головним архівним управлінням при Раді Міністрів РФ і Державним комітетом РФ по стандартах: галузеві - міністерствами і відомствами РФ і республік; республіканські - Радами Міністрів республік. Нормативні документи міністерств і відомств з питань документаційного забезпечення управління не повинні обмежувати прав підвідомчих організацій, наданих їм Законом РФ "Про підприємства в РФ" та іншими законодавчими актами. Документаційне забезпечення в управління організації здійснюється спеціальною службою, підпорядкованою безпосередньо керівнику організації. Посадові особи організацій при роботі з документами керуються вимогами Основних положень ГСДОУ і прийнятих в її розвиток загальносоюзних, галузевих і республіканських нормативних та методичних документов.Общіе вимоги до документів і служб документаційного забезпечення поширюються на всі системи документації органів державного управління, і автономних республік, суду, прокуратури, арбітражу, а також установ, організацій та підприємств, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техніки. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення є нормативно-методичною базою для вдосконалення на єдиній основі документаційного забезпечення управління і підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм документів, підвищення їх якості, робіт служби документаційного забезпечення на базі наукової організації праці та впровадження новітніх технічних засобів . Загальні вимоги розроблені відповідно до законів РФ і республік, що встановлюють порядок організації та діяльності державного апарату, актами вищих органів державного управління з питань прийняття та оформлення управлінських рішень, здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення методів управління та організаційних структур та їх інформаційного забезпечення, державними стандартами в галузі документації та автоматизованої обробки інформації з урахуванням досвіду практичного використання уніфікованих систем документації і загальноприйнятих класифікаторів техніко-економічної інформації. Єдині вимоги до всіх систем документації впроваджуються шляхом видання державних, республіканських і галузевих стандартів та інструкцій з питань документаційного забезпечення управлінської діяльності, що враховують специфіку республіки (галузі), а також галузевих уніфікованих систем документації, типових номенклатур справ, типових переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання . На їх основі підвідомчі організації розробляють нормативні акти, організують документаційне забезпечення управління. документом самої організації або вищестоящої. Дія управлінського документа може бути призупинено відповідними компетентними органами. Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту прикладаються зауваження або суть розбіжностей вказується в супровідному листі. Хід обговорення питань і рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанов чи рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографується, то текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом. В особливих випадках виступав повинен завізувати стенограму свого виступу. Якщо хід засідання записується на магнітну стрічку, вона зберігається у відповідності з Основними правилами роботи державних архівів з кіно-, фото-і фонодокументами. У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній спосіб обміну інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування та ін При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми. Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін, перелік яких міститься в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД) і галузевих табелях застосовуваних форм документів. Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Внутрішнє погодження проекту документа повинно проводитися в такій черговості: з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами, і, при необхідності, громадськими організаціями; працівниками, відповідальними за дозвіл функціональних питань (головні, старші фахівці і т.д.); з фінансовою підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника організації, які відають питаннями, що містяться в проекті документа. Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа повинно здійснюватися в наступній черговості: з підлеглими і непідлеглими організаціями, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акта, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси; з організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, займаються дослідженнями в тій області, в якій має відношення зміст документа; з громадськими організаціями - у випадках необхідності або передбачених документами цих органів; з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.); з вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій, лише з дозволу цих органів. Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або його заміщує посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурному підрозділі, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.) Дві або більше підписи проставляються в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб. Документи грошового, матеріального або кредитного характеру, що служать підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації.

Глава 2 Загальна характеристика управлінських документів

2.1 Нормативно-правова база управлінських документів

Постановою Держстандарту Росії від 03.03. 2003 р. N 65 затверджено та введено в дію ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Стандарт розроблений замість однойменного стандарту 6.30-97 (зі зміною N 1 2001 року), скасованого постановою Держстандарту Росії від 26.08.2001 N 352-ст у зв'язку з відсутністю достатнього обгрунтування включення до нього деяких положень і правіл.Фактіческім підставою для скасування з'явилася вимога юридичної служби про виключення з державного стандарту деяких правових норм, пов'язаних з оформленням документів, які в відповідно до правового статусу не можуть регулюватися стандартом.
Слід додати, що на основі названого стандарту 1997 побудований розділ "Оформлення документів" у Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, де основні правові положення юридично закріплені і активно використовуються в практиці документування. Крім того, необхідно було внести в стандарт деякі зміни і уточнення, зумовлені розвитком нормативно-правової бази документування та зауваженнями і пропозиціями пользователей.Основное і головна зміна, внесена у новий стандарт, полягає в останній фразі першого розділу "Область застосування" - вимоги цього стандарту є рекомендованими. Рекомендаційний характер державного стандарту з'явився вперше в історії вітчизняної стандартизації документів. Рекомендаційний характер стандарту був введений на підставі Закону Російської Федерації "Про стандартизацію" і одержав подальший розвиток у Федеральному законі Російської Федерації "Про технічне регулювання". Стаття цього закону встановлює як принципу стандартизації добровільність застосування. Рекомендаційний характер державного стандарту зобов'язує його авторів підготувати відповідні нормативно-методичні матеріали, які допоможуть служб документаційного забезпечення управлінської діяльності організувати впровадження стандарту і забезпечити його ефективне застосування. Наприклад, одним із можливих і доступних шляхів впровадження стандарту в окремій організації є підготовка власного нормативно-правового акта, в якому будуть вводитися в якості обов'язкових стандартні правила, доповнені конкретними зразками, прикладами, формами і, т.п. Це може бути інструкція з діловодства, стандарт організації, регламент або інший розпорядчий документ, який використовується в конкретному випадку. Сприяє застосуванню стандартних вимог випуск альбому уніфікованих форм документів, тиражування бланків уніфікованих форм документів з правилами їх оформлення та ін Ефективним є проектування форм в електронному форматі, що забезпечить їх використання на індивідуальних комп'ютерах, не зав'язаних у сеть.Возможно впровадження стандартних вимог оформлення організаційно- розпорядчих документів на всій території суб'єкта Російської Федерації. У цьому випадку обов'язковість встановлюється також шляхом видання нормативно-правового акта органу влади суб'єкта Російської Федерації, в якому доцільно обумовити поширення на державні та недержавні структури. Можливі й інші напрямки, зокрема, повсюдне навчання, реклама, контроль за дотриманням та ін Досвід такого роду був у нашій країні при впровадженні Єдиної державної системи діловодства, яка в результаті її схвалення урядовим органом мала рекомендаційний характер. До управлінської документації відносяться постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції та положення. Право видання нормативних правових актів іншими організаціями визначається в положеннях (статутах) про них. [5] Державний стандарт 6.30-2003 поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що стосується Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації, що увійшла до складу Загальноросійського класифікатора управлінської документації по класу 020000 . Детально, шляхом перерахування сфера розповсюдження стандарту не встановлена. Орієнтація на документи, включені в ОКУА, свідчить про те, що правила оформлення в рівній мірі відносяться до документів як державних організацій, так і господарюючих суб'єктів недержавних структур. Виходячи з необхідності виключити зі стандарту пункти, що регулюють правові питання, зі складу Державного стандарту виключено розділ 5 "Вимоги до обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації або гербів суб'єктів Російської Федерації", а також положення про порядок виготовлення гербових бланків. На цій же підставі зі стандарту виключений гриф обмеження доступу до документа, а також утримання пунктів, що стосуються правових питань підписання і датування документів. Помітним зміною в стандарті є введення нових реквізитів. Один з них - Основний державний реєстраційний номер (ОГРН), введений Федеральним законом від 8 серпня 2001 р. N 129-ФЗ "Про державну реєстрацію юридичних осіб", що видається кожній юридичній особі в документах про державну реєстрацію. Встановлено, що основний державний реєстраційний номер (ОГРН) проставляється одночасно з зазначенням назви організації на всіх документах організації. У зв'язку з цим положенням ОГРН включений до складу реквізитів організаційно-розпорядчих документів в структурі державного стандарту Росії з порядковим номером 05. Інший знову введений реквізит - ідентифікаційний номер платника податків / код постановки на облік (ИНН / КПП); порядковий номер реквізиту - 06. ОГРН і ИНН / КПП проставляються відповідно до документів, що видаються податковими органами. Зберігається код організації за ЄДРПОУ підприємств і організацій. Місце розміщення нових реквізитів на бланку визначено в зразках. У новому стандарті зберігся запис, яка була і в попередньому стандарті: про дату підписання, яка є датою документа. Необхідно звернути увагу на правило написання дати словесно-цифровим способом у випадку, коли день місяця складається з однієї цифри - в цьому випадку перед нею повинен ставитися нуль: 5 червня 2003. Деякі уточнення внесено в пункти, що стосуються використання відбитка печатки для завірення справжності підпису документа або відповідності копії документа оригіналом, і інші більш дрібні зміни. Таким чином, знову затверджений державний стандарт Росії буде використовуватися в діловодстві організацій поряд з положеннями Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, яка поряд з питаннями оформлення документів містить основні положення з технології діловодних процесів. [6]