Фактичні методи контролю

Зміст

Введення

1. Організаційно-правові основи інвентаризації

2. Інвентаризація як метод фактичного контролю

3. Інші методи фактичного контролю

Висновок

Список літератури

Введення

Метою даної контрольної роботи є дослідження на теоретичному рівні фактичних методів контролю.

Управління - це конкретний вид діяльності, який здійснюється спеціальними прийомами і способами, це відповідна організація робіт.

Контроль є однією з функцій управління. Поділ єдиного процесу управління на відносно відокремлені, але в той же час нерозривно пов'язані функції необхідно при описі системи управління як інтегрованого процесу, спрямованого на досягнення чітко визначеної мети. Виділення кожної функції робиться в процесі дослідження і на практиці досить умовно, тому що вони звичайно частково збігаються і переплітаються. Таким чином, категорія функцій управління є однією з фундаментальних в теорії управління.

Функції управління - це частина управлінської діяльності. Вони визначають формування структури управлінської системи. Неможливо знайти один універсальний принцип класифікації функцій управління. Правомірні різні принципи розділення одного і того ж обсягу управлінської діяльності виникають під впливом не лише об'єкта управління, але і законів, властивих самому управлінню.

Контроль. Ця функція управління передбачає оцінку та аналіз ефективності результатів роботи організації. За допомогою контролю виробляються оцінка ступеня досягнення організацією своїх цілей і необхідна коригування намічених дій. Контроль пов'язує воєдино всі функції управління, дозволяє витримувати потрібний напрямок діяльності організації та своєчасно коригувати невірні рішення.

Контроль (від франц. Controle - перевірка) - процес, що забезпечує досягнення системою поставлених цілей і складається з трьох основних елементів:

• встановлення стандартів діяльності системи, що підлягають перевірці;

• зіставлення досягнутих результатів з очікуваними;

• коректування управлінських процесів, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

1. Організаційно-правові основи інвентаризації

Найпоширеніший метод фактичного контролю - інвентаризація. З її допомогою не тільки здійснюється контроль за збереженням власності організації, але і забезпечується достовірність фактичних даних.

Порядок інвентаризації майна і фінансових зобов'язань юридичних осіб (крім банків) і організацій, які фінансуються за рахунок коштів бюджету, визначається Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань (наказ Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. № 49).

Інвентаризація дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння проводиться відповідно до Інструкції про порядок обліку та зберігання дорогоцінних металів, дорогоцінних каменів, продукції з них та ведення звітності при їх виробництві, використанні і обігу (затверджена Мінфіном Росії 29 серпня 2001 р. № 68н), Постановою Уряду РФ від 28 вересня 2000 № 731 «Про затвердження правил обліку та зберігання дорогоцінних металів, дорогоцінних каменів і продукції з них, а також ведення відповідної звітності». Для цих цілей також може використовуватися Інструкція про порядок проведення інвентаризації цінностей державного фонду Російської Федерації, що знаходяться в Комітеті дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння при Міністерстві фінансів Російської Федерації (наказ Комітету дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння при Мінфіні Росії від 13 квітня 1992 р. № 326) .

Терміни проведення інвентаризацій визначає керівник організації. Закон про бухгалтерський облік зобов'язує проводити інвентаризації основних засобів не рідше одного разу на три роки, бібліотечних фондів - не рідше одного разу на п'ять років, сировини, матеріалів, товарів в районах Крайньої Півночі - при складанні річної бухгалтерської звітності, а у всіх інших випадках - в період найменших залишків цінностей на рахунках.

Крім того, відповідно до Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації інвентаризації обов'язкові:

■ при передачі майна організації в оренду, викуп, продажу, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;

■ перед складанням річної бухгалтерської звітності, при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

■ при встановленні фактів крадіжок або зловживань, а також псування цінностей;

■ у разі стихійних лих;

■ при ліквідації (реорганізації) організації перед складанням ліквідаційного (розділового) балансу;

■ при бригадній матеріальної відповідальності при зміні бригадира, вибуття з бригади понад 50% її членів, а також на вимогу одного або кількох членів бригади;

■ якщо програмою перевірки контролюючого органу передбачена інвентаризація майна та зобов'язань.

Рекомендована мінімально необхідна періодичність інвентаризацій наведена в табл. 1.

Таблиця 1. Мінімально необхідна періодичність інвентаризацій

Для проведення інвентаризації в організації створюється інвентаризаційна комісія. Методичними рекомендаціями визначено форму розпорядчого документа на створення комісії та проведення інвентаризації. Розпорядчий документ повинен мати назву: «наказ», «розпорядження» або «постанову».

Наказ видає керівник організації, розпорядження - керівник підрозділу, постанова - вищестояща організація або колективний орган, наприклад, правління, рада директорів.

У розпорядчому документі вказуються голова і члени комісії, повне найменування їх посад за основним місцем роботи, прізвища, імена та по батькові, яке майно і зобов'язання підлягають інвентаризації, дата початку та закінчення інвентаризації, причини інвентаризації та дата здачі підсумкових документів у бухгалтерію.

2. Інвентаризація як метод фактичного контролю

У процесі ревізії ретельній перевірці піддаються всі інвентаризаційні документи, організація інвентаризацій, правильність прийнятих рішень за пересортицею товарно-матеріальних цінностей, недостач і надлишків. У необхідних випадках ревізор може вимагати повторної інвентаризації у своїй присутності. Допомога ревізору при інвентаризації товарно-матеріальних цінностей надають керівник і головний бухгалтер централізованої бухгалтерії ревізується.

Необхідно вимагати, щоб до початку інвентаризації була закінчена обробка всіх документів по надходженню і витраті цінностей, зроблені записи в аналітичному обліку й виведені залишки па день інвентаризації. До початку інвентаризації у матеріально відповідальних осіб беруться підписки про те, що всі документи, пов'язані з приходу і витраті цінностей, здані в бухгалтерію і що не оприбуткованих або не списаних у витрату цінностей немає. Наявність такої розписки попереджає виписку підроблених документів матеріально відповідальними особами у випадках виявлення надлишків або нестач.

До початку інвентаризації всі товарно-матеріальні цінності повинні бути укладені за найменуваннями, сортами, розмірами. До них потрібно прикріплювати ярлики з відомостями, що характеризують ці цінності. Якщо цінності перебувають у різних місцях, то їх все, крім перевіряються, замикають і опечатують. Ключі від місць зберігання знаходяться у матеріально відповідальної особи, а пломбір або печатка - у ревізора або голови інвентаризаційної комісії. Такий же порядок дотримується під час перерв у роботі комісії. Одночасно перевіряються вимірювальні прилади, ваги і т.д., наявність запасних ключів від місць зберігання цінностей. При інвентаризації обов'язково присутні матеріально-відповідальні особи.

У період інвентаризації прийом і відпуск матеріальних цінностей припиняється. Не допускаються в місця зберігання цінностей сторонні особи. Доцільно до початку інвентаризації відпустити кількість цінностей, які забезпечують нормальну роботу підрозділів і інвентаризаційної комісії. Надійшли цінності в період інвентаризації зберігаються в окремому приміщенні і до інвентаризаційної відомості не включаються. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться за кожним місцем їх знаходження та відповідальній особі, на зберіганні у якого вони знаходяться.

Фактична наявність цінностей перевіряється шляхом перерахунку, зважування, перемірювання в натурі виходячи зі встановлених відповідних одиниць виміру. Кількість матеріалу і товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів при обов'язковій вибірковій перевірці в натурі частини цих цінностей.

Недоліком в організації та проведенні інвентаризації є те, що окремі питання в процесі перерахунку грошових коштів, матеріальних цінностей та перевірки розрахунків деякі ревізори передоручають матеріально відповідальним особам.

Ревізією встановлюється правильність регулювання виявлених інвентаризаціями та іншими перевірками сумових розбіжностей між фактичною наявністю цінностей і даними бухгалтерського обліку. При цьому мається на увазі, що спад цінностей в межах встановлених норм відноситься на рахунок 91 «Інші доходи і витрати». Нестачі цінностей понад норми втрат, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб на рахунок 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями». Ревізор перевіряє дотримання керівниками організації п'ятиденного терміну напряму результатів інвентаризації в судово-слідчі органи і пред'явлення цивільного позову матеріально відповідальним особам, зловживання яких призвели до недостач і втрат.

Норми природного убутку можуть застосовуватися лише у випадках виявлення фактичних нестач. Списання матеріальних цінностей в межах норм убутку до встановлення факту нестачі забороняється. Завдання ревізорів - ретельно перевіряти виконання цих вимог. Матеріальні цінності нерідко списуються в межах норм природних втрат при відсутності нестач і без оформлення необхідними документами.

3. Інші методи фактичного контролю

З-поміж інших методів фактичного контролю в даному розділі зупинимося на таких:

■ перевірка ревізується операцій в натурі;

■ перевірка фактів по кінцевій (заключній) операції;

■ лабораторні аналізи;

■ експертна оцінка;

■ контрольний обмір;

■ контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво;

■ контрольна приймання продукції за кількістю і якістю;

■ обстеження на місці перевіряються операцій;

■ перевірка дотримання трудової дисципліни і використання робочого часу персоналом;

■ перевірка виконання прийнятих рішень.

Перевірка ревізується операцій в натурі. Мета такої перевірки - упевнитися в здійсненні операцій з придбання матеріальних цінностей, правдивості складених актів на введення об'єктів в експлуатацію після закінчення їх будівництва або капітального ремонту, наявності товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

Перевірка фактів по кінцевій (заключній) операції. Детальну перевірку рекомендується застосовувати в тих випадках, коли для економії часу можна не перевіряти документи і бухгалтерські записи (наприклад, коли немає необхідності перевіряти виконання операцій по всьому технологічному циклу, а досить перевірити фактичну наявність деталей, за які нарахована заробітна плата по кінцевої операції). Цей метод можна використовувати і для визначення планового витрат сировини і матеріалів за звітний період за даними складського аналітичного обліку та прийнятої від виробничих підрозділів готової продукції. У таких випадках немає необхідності робити громіздку роботу по вибірці даних про витрату сировини і матеріалів на кожній стадії виготовлення виробів.

Лабораторні аналізи. Цей метод застосовується на вимогу ревізора у випадках, коли іншими методами неможливо визначити якісні ознаки сировини, матеріалів, готових виробів, виконаних будівельно-монтажних і ремонтних робіт. Результати лабораторних аналізів повинні оформлятися письмовими висновками.

У ревізійної практиці до лабораторних аналізів часто доводиться вдаватися, щоб виявити причини браку або значних відходів сировини і матеріалів (коли керівники виробництва основною причиною цього вважають неякісність сировини і матеріалів).

Експертна оцінка. Даний метод полягає в дослідженні господарських операцій фахівцями різних галузей знань за дорученням ревізора. За результатами експертизи має бути складено обгрунтований висновок з повними та конкретними відповідями на питання, поставлені ревізором. Достовірність висновків експерта залежить від наданого йому матеріалу, на якому вони базуються. Тому експерт має право робити в своєму висновку відповідні застереження. Він не може давати висновки, засновані на знаннях в галузі інших наук, давати правову оцінку наданим йому матеріалами. Його переконання повинні базуватися на документальних даних. Оцінка експертом досліджуваних фактів повинна бути об'єктивною. Одним з важливих умов, що визначають якість експертизи, є правильне формулювання питань експерту.

Контрольний обмір. Такий обмір виконаних будівельно-монтажних і ремонтних робіт ревізор може проводити самостійно і з залученням фахівців будівельних організацій або банків, що фінансують зазначені роботи. Контрольні обміри проводяться безпосередньо на об'єкті. Перевіряються виконання обсягів і вартість робіт як оплачених, так і пред'явлених до оплати. Контрольними обмірами встановлюються: відповідність споруджуваного об'єкта його характеристиці та призначенням, передбаченим у проектно-кошторисної документації і у Внутрішньобудівельні титульному списку; повнота завершення будівельних робіт, прийнятих за актами приймання відповідно до проектно-кошторисною документацією; відповідність обсягу, характеру, вартості робіт, прийнятих актом приймання, даними, що вказані в робочих кресленнях, журналах обліку виконаний робіт, а також в актах інвентаризації незавершеного виробництва.

З метою посилення контролю за правильністю відображення під рядними організаціями і замовниками в періодичної і річної звітності обсягів незавершеного виробництва і витрат з монтажу обладнання контрольні обміри дозволяється проводити на незакінчених будівельних об'єктах (або етапах), акти та рахунки по яких не пред'явлені до оплати. Такі обміри здійснюються в порядку, встановленому для об'єктів, розрахунки за якими ведуться за одиничними розцінками і цінниками на монтаж обладнання.

Контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво. Цей метод використовують з метою визначення достовірності діючих норм витрат сировини і матеріалів на виробництво продукції або обсягів будівельно-монтажних робіт. Даний метод допомагає ревізору виявляти факти застосування застарілих норм, в результаті чого в підрозділах і на складах організації створюються невраховані надлишки сировини і матеріалів.

Контрольним запуском матеріалів у виробництво встановлюються випадки завищення норм часу та розцінок на виконувані роботи, неправильність розрахунків ефективності, прийнятих за основу при виплаті грошових винагород по впровадженню нової техніки і раціоналізаторських пропозицій.

Нерідко зниження якості продукції і шлюб пояснюють низькою якістю сировини і матеріалів. Застосування ревізором контрольного запуску сировини і матеріалів дозволяє визначити дійсний стан справ.

При підготовці контрольного запуску сировини і матеріалів у виробництво необхідно з'ясувати, за якими видами або асортименту продукції та номенклатурними номерами сировини і матеріалів буде здійснюватися перевірка. В основу відбору повинна бути покладена наявна інформація про наявність браку продукції, непродуктивних втратах і відходах матеріалів, перевитрати сировини і матеріалів і значних відхиленнях від норм витрат, факти розкрадань матеріалів, готової продукції, напівфабрикатів і деталей.

На вимогу ревізора до комісії з проведення контрольного запуску сировини і матеріалів у виробництво можуть залучатися робітники і інженери цієї організації і фахівці з боку.

Контрольна приймання продукції за кількістю і якістю. Подібна приймання необхідна для визначення достовірності даних відділу технічного контролю про кількість і якість продукції, що випускається, перевірки сигналів про розкрадання сировини, матеріалів, деталей, напівфабрикатів, готової продукції, правильності нарахування заробітної плати робітникам, дотримання умов зберігання матеріальних цінностей на виробничих ділянках і складах і т . д. Цей метод перевірки доцільно використовувати у випадках виявлення приписок у відомостях про випуск і реалізації продукції.

Обстеження на місці перевіряються операцій. Даний метод доцільний при перевірках: дотримання порядку зберігання, приймання і відпуску матеріальних цінностей; встановлення ступеня готовності об'єктів капітального ремонту; зношеності основних засобів, тимчасових нетитульних споруд і пристосувань; організації виробництва і технологічних процесів.

Перевірка дотримання трудової дисципліни і використання робочого часу персоналом. Така перевірка ведеться безпосередньо на виробничих місцях шляхом вибіркового спостереження, хронометражу і фотографій робочого дня. Це дозволяє встановлювати неявки і запізнення на роботу, ступінь зайнятості працівників, факти їх використання на інших посадах, не за фахом. Результати перевірки потрібні в подальшому при ревізії заробітної плати.

Перевірка виконання прийнятих рішень. Цей метод застосовується в ревізійній практиці для вивчення та аналізу дотримання виконавської дисципліни і необхідний, коли ревізується не виконує пропозиції за актом попередньої ревізії. Всі перераховані методи вивчення документів і господарських операцій сприяють підвищенню ефективності та якості ревізії. Однак більшу частину питань ревізорам доводиться вирішувати з урахуванням взаємозв'язку різних господарських і фінансових ситуацій.

Висновок

У цій контрольній роботі я вивчила фактичні методи контролю і з'ясувала, що ці методи контролю є важливими і значними для контрольної ревізії.

Контроль є абсолютно необхідним з таких причин:

1) зникає невизначеність. Ніякі ретельно розроблені плани і програми дій не можуть врахувати всілякі ускладнення і обставини. Контроль потрібен для того, щоб, коректуючи рішення задачі, усувати або зменшувати невизначеність;

2) з'являється можливість передбачити кризові ситуації. Помилки і дрібні невирішені питання, які є завжди, часом такі численні, що перевищують критичну масу. Звичайно, це відбувається в тому випадку, якщо помилки не виправляти і питання не вирішувати. Контроль дозволяє фіксувати і виправляти помилки до того, як їх наслідки призведуть до кризи;

3) виявляються не тільки (і не стільки) помилки, скільки успіхи. Контроль дозволяє визначити напрями діяльності, які найбільш перспективні.

По-перше, контроль як управлінське (або, ширше - як соціальна) дія викликає негативне ставлення до себе з боку і контрольованих, і контролерів, а загальна «нелюбов» психологічно зближує людей, роблячи контроль проформой. По-друге, якщо контроль - це порівняння того, що є, з тим, що повинно бути, значить, контролювати може тільки людина, яка знає, що має бути. Він доводить це до відома підпорядкованих. І, звичайно, він має достовірну інформацію про стан справи, тобто знає, що є. З цього випливає дуже важливий висновок: своєчасні підказка, рада, інформування та коригування дій співробітників з урахуванням їх права на помилку є безсумнівна послуга, яку шеф надає свої »; підлеглим. І це зближує людей, але вже не в негативному («нелюбов» до контролю), а в позитивному сенсі.

Також фактичні методи контролю виконують ряд функцій.

Виявлення відхилень включає в себе широкий спектр діяльності: встановлення відхилень у виконанні законів у частині використання коштів державного бюджету; у формуванні дохідної частини та використання видаткової частини бюджету, у сфері фінансової діяльності міністерств, відомств, підприємств і організацій.

Аналіз причин відхилень передбачає дослідження фактів, що визначили ту чи іншу відхилення, встановлення персоналій, відповідальних за відхилення.

Функція корекції полягає в розробці пропозицій щодо усунення виявлених відхилень у процесі формування та виконання бюджету, а також процесі фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій.

Функція превенції. Важливою передумовою розвитку та основою зміцнення ефективності контрольної діяльності є профілактична робота, мета якої - виявлення причин і умов вчинення правопорушень та їх подальше усунення з метою недопущення нових протиправних дій, зниження їх рівня в суспільстві.

Список літератури

1. Бровкіна Н.Д. Контроль і ревізія: Учеб.пособие. під ред. проф. М.В. Мельник .- М.: ИНФРА-М ,1009-346с.

2. Мельник М. В. Ревізія і контроль: Учеб.пособие. М.: КНОРУС 2006.-520с.

3. Білуха М.Т. Контроль і ревізія в галузях народного господарства. - М.: Фінанси і статистика, 2002.-456с.

4. Маренков Н.Л., Веселова Т.М. Практика контролю і ревізії: навчальний посібник. - М.: КНОРУС, 2005.-259с.

5. Маренков Н.Л. Контроль і ревізія. Ростов на Дону: Фенікс, 2004.-433с.

6. Мельник М.В., Пантелєєв А.С, Звездін А.Л. Ревізія і контроль: Навчальний посібник / / За ред. проф. М.В. Мельник. - М.: ІД ФБК-ПРЕС, 2003.-356с.

7. Крамаровский Л.М. Ревізія діяльності виробничого підприємства. - М.: ЕКСМО-ПРЕС, 2001.-432с.

8. Маренков Н.Л. Ревізія і контроль для студентів вузів. - Ростов на Дону: Фенікс, 2004.-356с.

9. Пупко Г.М. Аудит і ревізія: Навчальний посібник. - М: Нове знання, 2003.-421с.