Зміст
Загальна частина технологія оформлення протоколу
Протокол як відображення колегіального способу прийняття рішень
Підготовчий етап
Виписка з протоколу
Оформлення реквізитів протоколу
Протокол засідання - документ, що містить послідовну запис обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних або дорадчих органів.
Протокол засідання відображає діяльність по спільній вироблення та прийняття управлінських рішень. Колегіальному рішенню, як правило, підлягають найбільш важливі та принципові питання в діяльності організації, що вимагають колективного, спільного обговорення і прийняття рішення.
Колегіальний спосіб прийняття рішення використовується в діяльності практично будь-якої організації, незалежно від її організаційно-правової форми та характеру діяльності, наприклад в організаціях, що мають форму акціонерного товариства, на основі колегіальності діють загальні збори акціонерів, рада директорів (наглядова рада), правління, ревізійна комісія , лічильна комісія. Крім того, в будь-якій організації при одноосібному виконавчому органі, наприклад при генеральному директорі, можуть створюватися дирекції, ради, комісії для спільного обговорення і вирішення різних питань діяльності організації.
Засіданню колегіального органу передує реєстрація учасників, яка може проводитися в різних формах: від запису прізвищ присутніх безпосередньо в чернетку протоколу (якщо число учасників засідання не перевищує 15 осіб), складання списку присутніх на засіданні членів колегіального органу і запрошених із зазначенням всіх необхідних відомостей про них (посада, місце роботи) до реєстрації учасників за допомогою технічних засобів. При проведенні засідань загальних зборів акціонерів акціонерних товариств список присутніх на засіданні акціонерів та довірених осіб має завірятися підписом голови зборів. Довірені особи можуть бути включені в список присутніх тільки при пред'явленні доручення на право представляти інтереси акціонера. Реєстрація присутніх на засіданні - надзвичайно важливий момент, оскільки рішення колегіального органу має юридичну силу лише за наявності кворуму, а також у тому випадку, якщо всі учасники засідання мають достатні повноваження для участі в голосуванні за прийнятими рішеннями.
Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу. Вона може бути короткою, повної або стенографічної. Форми протоколу відрізняються один від одного тільки повнотою висвітлення ходу засідання, відмінностей в оформленні вони не мають.
Протокол складається на підставі:
стенограми засідання;
звукозапису засідання;
чорнових рукописних записів, які ведуться під час засідання, а також матеріалів, підготовлених до засідання;
довідок;
проектів рішень;
порядку денного;
списків учасників.
Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засіданні (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання й вироблення рішення по ньому. Після вступної частини в такому протоколі робиться запис "Засідання стенографувалися". Стенограма є обов'язковим додатком до протоколу.
Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних або магнітофонних записів, які ведуться під час засідання. Рукописні записи веде секретар, саме від його кваліфікації залежить якість протоколу. У даному випадку потрібне вміння вникнути в суть обговорюваних питань і зуміти їх точно записати. Ці записи є чорнові матеріалами для подальшого оформлення протоколу. У ряді випадків виступаючі на засіданні передають секретареві запису (тези) своїх виступів, які потім і включаються в текст протоколу. Однак частіше секретар повинен розраховувати тільки на свої навички скоропису, конспектування і стенографування. Після засідання запису секретаря передруковуються, редагуються і оформлюються як офіційний документ. Термін підготовки протоколу в даний час визначено у три дні.
Якщо хід засідання записувався на магнітофон чи диктофон, після розшифровки запису, складання та оформлення стенограми і (або) протоколу касета зі звукозаписом протягом встановленого терміну (як правило, протягом двох тижнів) зберігається в підрозділі, що забезпечує звукозапис засідань, а потім розмагнічується. Цей час необхідний для зняття можливих питань та уточнення тексту протоколу. За рішенням керівника колегіального органу звукозапис засідання може бути оформлена для довготривалого архівного зберігання.
Протокол - організаційно-розпорядчий "документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів". Більш узагальнене визначення протоколу дається в тлумачних словниках російської мови, котрі тлумачать його як "документ із записом всього, що відбувається на засіданні, зборах".
Короткий протокол - це документ, в якому фіксуються що обговорювалися на засіданні питання, прізвища доповідачів та прийняті рішення. Такий протокол, як правило, ведуть тільки в тих випадках, коли засідання стенографується або коли засідання носить оперативний характер. За таким протоколом неможливо уявити хід обговорення питання, висловлені думки, зауваження, процес вироблення розпорядчої частини протоколу, тобто управлінського рішення.
Допускається скорочений варіант оформлення протоколу, у якому слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ) не друкуються. Після цифри, що позначає номер питання на порядку денному, викладається зміст питання (пункт порядку денного). Останній рядок змісту питання підкреслюється, і під рискою друкуються прізвища доповідача які виступили в обговоренні (першою вказується прізвище основного доповідача, а потім прізвища виступили - в порядку їх виступу). Після зазначення прізвищ при необхідності коротко викладається суть розглянутого питання, а нижче - рішення (постанова).
Виписка з протоколу - документ, що являє собою копію частини протоколу. У виписці відтворюється вступна частина протоколу (реквізити бланка, відомості про голову, секретаря, присутніх), питання порядку денного, яким готується виписка, і частина тексту, що відображає розгляд питання і прийняті по ній рішення. Підписами голови і секретаря виписка не посвідчується.
Для надання юридичної сили виписці з протоколу використовується реквізит "Відмітка про завірення копії", що оформляється секретарем. Якщо виписка з документа видається для подання в іншу організацію, вона завіряється печаткою організації.
У повному протоколі фіксуються як обговорювані питання, прийняті рішення і прізвища виступаючих, а й передається зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки, що прозвучали питання і репліки, зауваження, позиції. Повний протокол дозволяє документувати докладну картину засідання.
Підготовка до оформлення протоколу починається з призначення дати і часу проведення наради, визначення кола питань, які будуть розглянуті на ньому. Це рішення зазвичай оформляється порядком денним, який при оформленні протоколу буде становити одну з його частин, а до проведення наради є документом, за допомогою якого сповіщаються учасники засідання. Протокол оформляється на основі записів, які велися на засіданні секретарем вручну або з використанням диктофона.
Оформлення реквізитів протоколу повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Протокол оформляється на Загальних бланку формату А4. У його формуляр входять такі реквізити:
найменування відомства,
найменування організації (структурного підрозділу),
зазначення виду документа (протокол),
дата засідання,
номер,
місце засідання,
гриф затвердження
(У випадку, коли протокол підлягає затвердженню),
заголовок,
текст,
підпису.
Найменування документа (Протокол) друкується від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче найменування організації, якщо протокол оформляється на кутовому бланку або по центру - на поздовжньому бланку прописними літерами, напівжирним шрифтом.
Вид засідання, наради відділяється від попереднього реквізиту двома міжстроковими інтервалами, друкується напівжирним шрифтом через один інтервал і вирівнюється по центру.
Датою протоколу є день проведення засідання (протоколи, як правило, оформляються після засідання). Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати її початку і закінчення, наприклад: 21-24.01. 2002. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом: 05.02. 2005 або 5 лютого 2005
Дата друкується через два міжрядкових інтервалу нижче попереднього реквізиту
Реєстраційним номером протоколу є порядковий номер засідання протягом календарного року або протягом терміну дії виборного органу. При реєстрації протоколів спеціальні реєстраційно-облікові форми (журнал, картотека) не ведуться, кожному новому протоколу присвоюється порядковий номер, наступний за номером протоколу, підшитого у справу останнім.
Місце складання протоколу зазначається відповідно до прийнятого адміністративно-територіальним поділом. Найменування місця складання документа можна не вказувати, якщо найменування території входить у назву організації: Московська міська Дума, Законодавчі Збори Тверській області.
Заголовок до тексту є обов'язковим реквізитом протоколу. Він повинен бути граматично узгоджений з найменуванням виду документа:
ПРОТОКОЛ (чого?) Засідання комісії з переоцінки основних фондів
ПРОТОКОЛ (чого?) Засідання дирекції
Заголовок протоколу містить вказівку на вид колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: "засідання комісії", "збори трудового колективу". Тема оформляється у верхньому лівому куті через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче реквізиту "місце складання або видання" від межі лівого поля або на площі, зазначеної в бланку обмежувальними куточками, і при поздовжньому і при кутовому розташуванні реквізитів бланка.
Після оформлення заголовної частини (це можна зробити до початку засідання) приступають до складання тексту.
Текст протоколу поділяється на дві частини:
1) вступну, де вказуються головуючий, секретар, присутні й порядок денний,
2) основну, де фіксується хід засідання.
Вступна частина оформляється ідентично в повній і короткій формах протоколу. У ній вказуються: прізвища голови і секретаря засідання, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб, порядок денний. Прізвища членів колегіального органу або осіб, які беруть участь у засіданні з правом голосу, перераховуються за алфавітом без зазначення посад.
Словом "голова" починають протокол. Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери. Після тирі вказують прізвище голови, ініціали. Так само оформляється слово "секретар". Наприклад:
Голова - Харченко В.І.
Секретар - Філімонов С.Б.
Голова - посадова особа, яка проводить нараду, його посаду в протоколі не вказується;
Секретар - особа, яка відповідає за організацію наради та документування його діяльності, тобто складання та оформлення протоколу.
У постійно діючих колегіальних органах секретар є посадовою особою (Секретар Вченої ради, Секретар колегії та ін.)
При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний.
Список учасників наради секретар складає в день його проведення, т.к список може не збігатися з спочатку наміченим. З складання списку учасників засідання починається оформлення протоколу.
У протоколі засідання постійно діючого реального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку. Після цього записуються прізвища запрошених із зазначенням їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад зазначається кількісно, а пофамильной список додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі. Наприклад: Були присутні: 43 чол. (Список додається).
Слово "Були присутні:", яка оформляється через 2 міжрядкових інтервалу від межі лівого і закінчується двокрапкою.
Прізвища присутніх оформляються на всій ширині рядка через один міжрядковий інтервал.
На зборах, конференціях, з'їздах, де ухвалення рішення вимагає певного кворуму, в розділі "Були присутні" вказується, скільки чоловік має бути присутнім і скільки прийшло на засідання. Наприклад: у протоколі зборів членів акціонерного товариства вказано "Всього членів ВАТ 135 чол., Присутні 117".
Особи, які не є членами колегіального органу і запрошують на засідання в якості експертів в обговорюваних питаннях або зацікавлених осіб, перераховуються після слова "Запрошені:", також за абеткою, але із зазначенням їх посад і місця роботи, якщо вони є представниками інших організацій.
Слово "Запрошені:" оформляється від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче слова "Були присутні:" і закінчується двокрапкою.
Ця частина складу присутніх також оформляється на всій ширині рядка через один міжрядковий інтервал.
Далі слідує порядок денний.
На порядку денному засідання зазначається питання або питання, які розташовуються від межі лівого поля через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче складу присутніх і закінчуються двокрапкою і є предметом розгляду на засіданні, посаду та прізвище доповідача.
Якщо питань декілька, вони нумеруються арабськими цифрами і розташовуються за ступенем їх складності, важливості і в порядку обговорення, оформляються з нового рядка (від 1-го положення табулятора).
Питання порядку денного будуються за формулою "про що?"
Кожне питання нумерується і починається з прийменника "О" ("Про").
Порядок денний:
1. Про формування кошторису витрат фірми на 2005 р.
Доповідь фінансового директора Мовчана С.А.
2. Про підготовку рекламної кампанії сезону "Весна-Літо-2005"
Доповідь зав. відділом реклами Сомової М.М.
Питання порядку денного повинні формулюватися точно і ясно, відображати суть обговорюваних питань. Не рекомендується включати до порядку денного пункт "Різне".
Порядок денний засідання, складена заздалегідь, повинна включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути і обговорити.
ВИСТУПИЛИ:
Старостін Є.В. - Короткий запис виступу.
Кузнєцов Т.Г. - Короткий запис виступу.
ВИРІШИЛИ:
1.1 Спеціальним кафедрам провести спільне засідання, присвячене ... до 15.05. 2000р.
1.2 Ілізарова Б.С. Організувати на кафедрі виставку ... до 11.05. 2000р.
2. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
ВИРІШИЛИ:
Голова Підпис В.А. Сидоров
Секретар Підпис Є.М. Крилова
При виборах посадових осіб у протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо.
Підписи голови і секретаря засідання завершують оформлення протоколу. Підписується один примірник протоколу. Зліва проставляється підпис голови, праворуч - секретаря.
Підпис відділяється від тексту трьома міжстроковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого на засіданні, його особистий підпис, розшифрування підпису.
Найменування посадової особи друкується від лівої межі текстового поля через 1 інтервал і центрується щодо самої довжини рядка.
Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка (від 6 положення табулятора), найменування посади з пропуском між ініціалами і прізвищами. При оформленні розшифровки підпису, включають тільки ініціал імені і прізвище, місце серед крапкою після ініціалів імені і прізвища не ставиться.
Рішення, прийняті на засіданні, доводяться до відома співробітників за допомогою розсилки копій протоколу або виписок постановляючої частини.
Практикується також підготовка на основі прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад рішення колегіального органу чи наказу керівника організації.
Відповідно до чинного законодавства в окремих випадках протоколи засідань підписуються тільки головою (головуючим) на засіданні. Законодавством також передбачені випадки підписання протоколів всіма членами органу, який приймає рішення.
Наприклад, Федеральним законом "Про акціонерні товариства" (далі - Закон) передбачено (ст.68), що протокол засідання ради директорів (наглядової ради) товариства підписується головуючим на засіданні, який несе відповідальність за правильність складання протоколу.
Що ж стосується оформлення протоколу засідання загальних зборів акціонерів, то закон взагалі не обумовлює порядку його підписання, у ст.63 Закону встановлено лише, які відомості зазначаються у протоколі:
місце і час проведення загальних зборів акціонерів;
загальна кількість голосів, якими володіють акціонери - власники голосуючих акцій товариства;
кількість голосів, якими володіють акціонери,
приймають участь у зборах;
голова (президія) і секретар зборів, порядок денний зборів.
У Законі також вказується, що в протоколі загальних зборів акціонерів товариства повинні міститися основні положення виступів, питання, поставлені на голосування, і підсумки голосування по них, рішення, прийняті зборами.
Деякі різновиди протоколів підлягають затвердженню першим керівником підприємства або організації, до компетенції якого входить вирішення колегіально обговорених питань.
Затвердження оформляється грифом, який розташовується у верхньому правому куті документа від 5-го положення табулятора і складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", скороченого найменування посади керівника (так як повне найменування організації або підприємства зазначено на бланку), особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник департаменту
особистий підпис Л.П. Кезіна
15.09.93
При затвердженні протоколу керівником вищестоящої організації її повне найменування включається до найменування посади.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник Департаменту
утворення Уряду Москви
особистий підпис Л.П. Кезіна
15.03.93
з поздовжнім розташуванням реквізитів)
Герб РФ
Найменування організації
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Дата
_______________________________
Місце видання
Тема:
Засідання комісії з ...
Голова - Смирнов С.С.
Секретар - Антонова М.І.
Були присутні: 30 осіб (список додається)
(Якщо до 15 осіб, то в протоколі
вказуються прізвища з ініціалами
в алфавітному порядку через кому)
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Про порядок підготовки до конференції.
Доповідь завідувача ...
2.О. ..
1. СЛУХАЛИ:
Соколову А.І. - Текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Іванов М.І. - Короткий запис виступу (від третьої особи).
УХВАЛИЛИ:
1.1 Схвалити ...
1.2 ...
2. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:
Голова Підпис С.С. Смирнов
Секретар Підпис М.А. Антонова
Загальна частина технологія оформлення протоколу
Протокол як відображення колегіального способу прийняття рішень
Підготовчий етап
Виписка з протоколу
Оформлення реквізитів протоколу
Загальна частина технологія оформлення протоколу
Протокол як відображення колегіального способу прийняття рішень
Протокол засідання застосовується для документування діяльності колегіальних та дорадчих органів (колегій, рад, комісій, зборів, нарад тощо), як постійних, так і тимчасових. Нерідко протоколи засідань ведуться на ділових зустрічах, переговорах для фіксації досягнутих сторонами домовленостей чи інших вироблених спільно умов.Протокол засідання - документ, що містить послідовну запис обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних або дорадчих органів.
Протокол засідання відображає діяльність по спільній вироблення та прийняття управлінських рішень. Колегіальному рішенню, як правило, підлягають найбільш важливі та принципові питання в діяльності організації, що вимагають колективного, спільного обговорення і прийняття рішення.
Колегіальний спосіб прийняття рішення використовується в діяльності практично будь-якої організації, незалежно від її організаційно-правової форми та характеру діяльності, наприклад в організаціях, що мають форму акціонерного товариства, на основі колегіальності діють загальні збори акціонерів, рада директорів (наглядова рада), правління, ревізійна комісія , лічильна комісія. Крім того, в будь-якій організації при одноосібному виконавчому органі, наприклад при генеральному директорі, можуть створюватися дирекції, ради, комісії для спільного обговорення і вирішення різних питань діяльності організації.
Підготовчий етап
Як правило, засідання передує велика підготовча робота: підготовка порядку денного засідання, інформування членів колегіального органу та інших зацікавлених осіб, підготовка згідно з порядком денним матеріалів для розгляду на засіданні (як правило, це довідка з питання або тези виступу і проект рішення), їх копіювання і розсилання всім учасникам засідання для попереднього ознайомлення, підготовка приміщення для проведення засідання та інЗасіданню колегіального органу передує реєстрація учасників, яка може проводитися в різних формах: від запису прізвищ присутніх безпосередньо в чернетку протоколу (якщо число учасників засідання не перевищує 15 осіб), складання списку присутніх на засіданні членів колегіального органу і запрошених із зазначенням всіх необхідних відомостей про них (посада, місце роботи) до реєстрації учасників за допомогою технічних засобів. При проведенні засідань загальних зборів акціонерів акціонерних товариств список присутніх на засіданні акціонерів та довірених осіб має завірятися підписом голови зборів. Довірені особи можуть бути включені в список присутніх тільки при пред'явленні доручення на право представляти інтереси акціонера. Реєстрація присутніх на засіданні - надзвичайно важливий момент, оскільки рішення колегіального органу має юридичну силу лише за наявності кворуму, а також у тому випадку, якщо всі учасники засідання мають достатні повноваження для участі в голосуванні за прийнятими рішеннями.
Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу. Вона може бути короткою, повної або стенографічної. Форми протоколу відрізняються один від одного тільки повнотою висвітлення ходу засідання, відмінностей в оформленні вони не мають.
Протокол складається на підставі:
стенограми засідання;
звукозапису засідання;
чорнових рукописних записів, які ведуться під час засідання, а також матеріалів, підготовлених до засідання;
довідок;
проектів рішень;
порядку денного;
списків учасників.
Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засіданні (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання й вироблення рішення по ньому. Після вступної частини в такому протоколі робиться запис "Засідання стенографувалися". Стенограма є обов'язковим додатком до протоколу.
Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних або магнітофонних записів, які ведуться під час засідання. Рукописні записи веде секретар, саме від його кваліфікації залежить якість протоколу. У даному випадку потрібне вміння вникнути в суть обговорюваних питань і зуміти їх точно записати. Ці записи є чорнові матеріалами для подальшого оформлення протоколу. У ряді випадків виступаючі на засіданні передають секретареві запису (тези) своїх виступів, які потім і включаються в текст протоколу. Однак частіше секретар повинен розраховувати тільки на свої навички скоропису, конспектування і стенографування. Після засідання запису секретаря передруковуються, редагуються і оформлюються як офіційний документ. Термін підготовки протоколу в даний час визначено у три дні.
Якщо хід засідання записувався на магнітофон чи диктофон, після розшифровки запису, складання та оформлення стенограми і (або) протоколу касета зі звукозаписом протягом встановленого терміну (як правило, протягом двох тижнів) зберігається в підрозділі, що забезпечує звукозапис засідань, а потім розмагнічується. Цей час необхідний для зняття можливих питань та уточнення тексту протоколу. За рішенням керівника колегіального органу звукозапис засідання може бути оформлена для довготривалого архівного зберігання.
Протокол - організаційно-розпорядчий "документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів". Більш узагальнене визначення протоколу дається в тлумачних словниках російської мови, котрі тлумачать його як "документ із записом всього, що відбувається на засіданні, зборах".
Короткий протокол - це документ, в якому фіксуються що обговорювалися на засіданні питання, прізвища доповідачів та прийняті рішення. Такий протокол, як правило, ведуть тільки в тих випадках, коли засідання стенографується або коли засідання носить оперативний характер. За таким протоколом неможливо уявити хід обговорення питання, висловлені думки, зауваження, процес вироблення розпорядчої частини протоколу, тобто управлінського рішення.
Допускається скорочений варіант оформлення протоколу, у якому слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ) не друкуються. Після цифри, що позначає номер питання на порядку денному, викладається зміст питання (пункт порядку денного). Останній рядок змісту питання підкреслюється, і під рискою друкуються прізвища доповідача які виступили в обговоренні (першою вказується прізвище основного доповідача, а потім прізвища виступили - в порядку їх виступу). Після зазначення прізвищ при необхідності коротко викладається суть розглянутого питання, а нижче - рішення (постанова).
Виписка з протоколу
Для інформування зацікавлених організацій та осіб про прийняті рішення, а також з метою підтвердження прийнятих рішень можуть оформлятися виписки з протоколу.Виписка з протоколу - документ, що являє собою копію частини протоколу. У виписці відтворюється вступна частина протоколу (реквізити бланка, відомості про голову, секретаря, присутніх), питання порядку денного, яким готується виписка, і частина тексту, що відображає розгляд питання і прийняті по ній рішення. Підписами голови і секретаря виписка не посвідчується.
Для надання юридичної сили виписці з протоколу використовується реквізит "Відмітка про завірення копії", що оформляється секретарем. Якщо виписка з документа видається для подання в іншу організацію, вона завіряється печаткою організації.
У повному протоколі фіксуються як обговорювані питання, прийняті рішення і прізвища виступаючих, а й передається зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки, що прозвучали питання і репліки, зауваження, позиції. Повний протокол дозволяє документувати докладну картину засідання.
Оформлення реквізитів протоколу
Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні, короткий - тільки прізвища виступили і тему виступу. Який саме слід вести протокол у кожному конкретному випадку, встановлюється у регламенті роботи колегіального органу чи вирішується головою колегіального органу.Підготовка до оформлення протоколу починається з призначення дати і часу проведення наради, визначення кола питань, які будуть розглянуті на ньому. Це рішення зазвичай оформляється порядком денним, який при оформленні протоколу буде становити одну з його частин, а до проведення наради є документом, за допомогою якого сповіщаються учасники засідання. Протокол оформляється на основі записів, які велися на засіданні секретарем вручну або з використанням диктофона.
Оформлення реквізитів протоколу повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Протокол оформляється на Загальних бланку формату А4. У його формуляр входять такі реквізити:
найменування відомства,
найменування організації (структурного підрозділу),
зазначення виду документа (протокол),
дата засідання,
номер,
місце засідання,
гриф затвердження
(У випадку, коли протокол підлягає затвердженню),
заголовок,
текст,
підпису.
Найменування документа (Протокол) друкується від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче найменування організації, якщо протокол оформляється на кутовому бланку або по центру - на поздовжньому бланку прописними літерами, напівжирним шрифтом.
Вид засідання, наради відділяється від попереднього реквізиту двома міжстроковими інтервалами, друкується напівжирним шрифтом через один інтервал і вирівнюється по центру.
Датою протоколу є день проведення засідання (протоколи, як правило, оформляються після засідання). Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати її початку і закінчення, наприклад: 21-24.01. 2002. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом: 05.02. 2005 або 5 лютого 2005
Дата друкується через два міжрядкових інтервалу нижче попереднього реквізиту
Реєстраційним номером протоколу є порядковий номер засідання протягом календарного року або протягом терміну дії виборного органу. При реєстрації протоколів спеціальні реєстраційно-облікові форми (журнал, картотека) не ведуться, кожному новому протоколу присвоюється порядковий номер, наступний за номером протоколу, підшитого у справу останнім.
Місце складання протоколу зазначається відповідно до прийнятого адміністративно-територіальним поділом. Найменування місця складання документа можна не вказувати, якщо найменування території входить у назву організації: Московська міська Дума, Законодавчі Збори Тверській області.
Заголовок до тексту є обов'язковим реквізитом протоколу. Він повинен бути граматично узгоджений з найменуванням виду документа:
ПРОТОКОЛ (чого?) Засідання комісії з переоцінки основних фондів
ПРОТОКОЛ (чого?) Засідання дирекції
Заголовок протоколу містить вказівку на вид колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: "засідання комісії", "збори трудового колективу". Тема оформляється у верхньому лівому куті через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче реквізиту "місце складання або видання" від межі лівого поля або на площі, зазначеної в бланку обмежувальними куточками, і при поздовжньому і при кутовому розташуванні реквізитів бланка.
Після оформлення заголовної частини (це можна зробити до початку засідання) приступають до складання тексту.
Текст протоколу поділяється на дві частини:
1) вступну, де вказуються головуючий, секретар, присутні й порядок денний,
2) основну, де фіксується хід засідання.
Вступна частина оформляється ідентично в повній і короткій формах протоколу. У ній вказуються: прізвища голови і секретаря засідання, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб, порядок денний. Прізвища членів колегіального органу або осіб, які беруть участь у засіданні з правом голосу, перераховуються за алфавітом без зазначення посад.
Словом "голова" починають протокол. Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери. Після тирі вказують прізвище голови, ініціали. Так само оформляється слово "секретар". Наприклад:
Голова - Харченко В.І.
Секретар - Філімонов С.Б.
Голова - посадова особа, яка проводить нараду, його посаду в протоколі не вказується;
Секретар - особа, яка відповідає за організацію наради та документування його діяльності, тобто складання та оформлення протоколу.
У постійно діючих колегіальних органах секретар є посадовою особою (Секретар Вченої ради, Секретар колегії та ін.)
При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний.
Список учасників наради секретар складає в день його проведення, т.к список може не збігатися з спочатку наміченим. З складання списку учасників засідання починається оформлення протоколу.
У протоколі засідання постійно діючого реального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку. Після цього записуються прізвища запрошених із зазначенням їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад зазначається кількісно, а пофамильной список додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі. Наприклад: Були присутні: 43 чол. (Список додається).
Слово "Були присутні:", яка оформляється через 2 міжрядкових інтервалу від межі лівого і закінчується двокрапкою.
Прізвища присутніх оформляються на всій ширині рядка через один міжрядковий інтервал.
На зборах, конференціях, з'їздах, де ухвалення рішення вимагає певного кворуму, в розділі "Були присутні" вказується, скільки чоловік має бути присутнім і скільки прийшло на засідання. Наприклад: у протоколі зборів членів акціонерного товариства вказано "Всього членів ВАТ 135 чол., Присутні 117".
Особи, які не є членами колегіального органу і запрошують на засідання в якості експертів в обговорюваних питаннях або зацікавлених осіб, перераховуються після слова "Запрошені:", також за абеткою, але із зазначенням їх посад і місця роботи, якщо вони є представниками інших організацій.
Слово "Запрошені:" оформляється від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче слова "Були присутні:" і закінчується двокрапкою.
Ця частина складу присутніх також оформляється на всій ширині рядка через один міжрядковий інтервал.
Далі слідує порядок денний.
На порядку денному засідання зазначається питання або питання, які розташовуються від межі лівого поля через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче складу присутніх і закінчуються двокрапкою і є предметом розгляду на засіданні, посаду та прізвище доповідача.
Якщо питань декілька, вони нумеруються арабськими цифрами і розташовуються за ступенем їх складності, важливості і в порядку обговорення, оформляються з нового рядка (від 1-го положення табулятора).
Питання порядку денного будуються за формулою "про що?"
Кожне питання нумерується і починається з прийменника "О" ("Про").
Порядок денний:
1. Про формування кошторису витрат фірми на 2005 р.
Доповідь фінансового директора Мовчана С.А.
2. Про підготовку рекламної кампанії сезону "Весна-Літо-2005"
Доповідь зав. відділом реклами Сомової М.М.
Питання порядку денного повинні формулюватися точно і ясно, відображати суть обговорюваних питань. Не рекомендується включати до порядку денного пункт "Різне".
Порядок денний засідання, складена заздалегідь, повинна включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути і обговорити.
ВИСТУПИЛИ:
Старостін Є.В. - Короткий запис виступу.
Кузнєцов Т.Г. - Короткий запис виступу.
ВИРІШИЛИ:
1.1 Спеціальним кафедрам провести спільне засідання, присвячене ... до 15.05. 2000р.
1.2 Ілізарова Б.С. Організувати на кафедрі виставку ... до 11.05. 2000р.
2. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
ВИРІШИЛИ:
Голова Підпис В.А. Сидоров
Секретар Підпис Є.М. Крилова
При виборах посадових осіб у протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо.
Підписи голови і секретаря засідання завершують оформлення протоколу. Підписується один примірник протоколу. Зліва проставляється підпис голови, праворуч - секретаря.
Підпис відділяється від тексту трьома міжстроковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого на засіданні, його особистий підпис, розшифрування підпису.
Найменування посадової особи друкується від лівої межі текстового поля через 1 інтервал і центрується щодо самої довжини рядка.
Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка (від 6 положення табулятора), найменування посади з пропуском між ініціалами і прізвищами. При оформленні розшифровки підпису, включають тільки ініціал імені і прізвище, місце серед крапкою після ініціалів імені і прізвища не ставиться.
Рішення, прийняті на засіданні, доводяться до відома співробітників за допомогою розсилки копій протоколу або виписок постановляючої частини.
Практикується також підготовка на основі прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад рішення колегіального органу чи наказу керівника організації.
Відповідно до чинного законодавства в окремих випадках протоколи засідань підписуються тільки головою (головуючим) на засіданні. Законодавством також передбачені випадки підписання протоколів всіма членами органу, який приймає рішення.
Наприклад, Федеральним законом "Про акціонерні товариства" (далі - Закон) передбачено (ст.68), що протокол засідання ради директорів (наглядової ради) товариства підписується головуючим на засіданні, який несе відповідальність за правильність складання протоколу.
Що ж стосується оформлення протоколу засідання загальних зборів акціонерів, то закон взагалі не обумовлює порядку його підписання, у ст.63 Закону встановлено лише, які відомості зазначаються у протоколі:
місце і час проведення загальних зборів акціонерів;
загальна кількість голосів, якими володіють акціонери - власники голосуючих акцій товариства;
кількість голосів, якими володіють акціонери,
приймають участь у зборах;
голова (президія) і секретар зборів, порядок денний зборів.
У Законі також вказується, що в протоколі загальних зборів акціонерів товариства повинні міститися основні положення виступів, питання, поставлені на голосування, і підсумки голосування по них, рішення, прийняті зборами.
Деякі різновиди протоколів підлягають затвердженню першим керівником підприємства або організації, до компетенції якого входить вирішення колегіально обговорених питань.
Затвердження оформляється грифом, який розташовується у верхньому правому куті документа від 5-го положення табулятора і складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", скороченого найменування посади керівника (так як повне найменування організації або підприємства зазначено на бланку), особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник департаменту
особистий підпис Л.П. Кезіна
15.09.93
При затвердженні протоколу керівником вищестоящої організації її повне найменування включається до найменування посади.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник Департаменту
утворення Уряду Москви
особистий підпис Л.П. Кезіна
15.03.93
з поздовжнім розташуванням реквізитів)
Герб РФ
Найменування організації
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Дата
_______________________________
Місце видання
Тема:
Засідання комісії з ...
Голова - Смирнов С.С.
Секретар - Антонова М.І.
Були присутні: 30 осіб (список додається)
(Якщо до 15 осіб, то в протоколі
вказуються прізвища з ініціалами
в алфавітному порядку через кому)
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Про порядок підготовки до конференції.
Доповідь завідувача ...
2.О. ..
1. СЛУХАЛИ:
Соколову А.І. - Текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Іванов М.І. - Короткий запис виступу (від третьої особи).
УХВАЛИЛИ:
1.1 Схвалити ...
1.2 ...
2. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:
Голова Підпис С.С. Смирнов
Секретар Підпис М.А. Антонова