Сучасні вимоги до складання та оформлення протоколу

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ
Державні освітні установи
ВИЩОЇ ОСВІТИ
РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ГУМАНІТАРНИЙ
УНІВЕРСИТЕТ
ФІЛІЯ У М. ЗАЛІЗНИЧНОМУ
Гриньова Наталя Володимирівна
Сучасні вимоги до складання та оформлення протоколу.
Курсова робота з документознавства
студента 2 курсу з / о спеціальності «Документознавство та ДОП»
Викладач:
канд. істор. наук, доцент каф.
Ю.М. Кукаріну
Залізничний, 2009

Зміст

Введення
1. Завдання і функції протоколу
1.1 Особливості оформлення
2. Вимоги до складання та оформлення протоколу
3. Порядок складання протоколу засідання з використанням
звукозапису
3.1Роль секретаря при складанні протоколу
4. Терміни зберігання протоколу
Висновок
Список використаних джерел та літератури
Додаток № 1 Оформлення протоколу

Введення

У ряді управлінських документів особливе місце належить протоколам. Вони входять до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях 1.
Потрібно мати на увазі, що в діяльності організацій і підприємств часто складаються документи під назвою «Протокол», однак вони не підпадають під наведене визначення. Так, в області договірних відносин складаються протоколи про наміри, протоколи розбіжностей, протоколи узгоджень; в числі основних документів загальних зборів акціонерів законодавство називає протоколи лічильної комісії і т.д. Подібні різновиди протоколів подібні за своїм призначенням з актами: вони фіксують і підтверджують факти або події.
Протоколи складаються в будь-якій організації, де є тимчасові або постійно діючі колегіальні органи, комісії і т.п. Формою їх діяльності є обговорення тих чи інших питань на зборах або засіданнях і спільне прийняття рішень, часто голосуванням.
З появою в нашій країні акціонерних товариств зросла увага до цього виду документа. Вищі органи управління акціонерного товариства - колегіальні, і протоколи, в яких знаходить відображення їх діяльність, стають одними з найважливіших управлінських документів. Мова йде про протоколи загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів і правління. Не випадково Федеральний закон «Про акціонерні товариства» та інші правові акти приділяють спеціальну увагу складом інформації цих документів, тобто їх змістом.
1 Кузнєцова Т.В. Діловодство. 2003.С.166.

Частина нормативних вимог може бути віднесена і до того, що називається оформленням документів. При оформленні протоколів органів управління, слід враховувати як типові вимоги до даного виду документів (типової формуляр протоколу), так і ті, що закріплені спеціальними нормами правових актів і регламентують документування діяльності органів управління.
Актуальність обраної теми досить яскраво позначена саме зараз, коли в умовах низької договірної дисципліни, ненадійності, а часто-просто несумлінність контрагентів, фіксування будь-якої діяльності має набувати все більшого поширення.
Приступаючи до вивчення даної теми, поставили перед собою мету - багатоаспектне розгляд вимог до складання протоколу.
Виходячи з поставленої мети, завданнями роботи є:
· Розгляд завдань і функцій протоколу;
· Розгляд правил складання протоколу, як важливого документа всього документообігу підприємства (організації);
· Приведення зразка складеного протоколу.
При написанні курсової роботи використані нормативні акти РФ:
НАКАЗ Міносвіти РФ від 23.04.1997 N 790 (ред. від 24.12.1998) "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві освіти і освіти РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ".
Підручники з діловодства:
Кузнєцова Т.В. Діловодство (Організація технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін: Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової .- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с. Підручник у доступній формі дає найбільш повне уявлення про порядок розробки та оформлення управлінської документації, про організацію діловодної служби, технології реєстрації, обліку та зберігання документів. На відміну від інших в даний підручник включені питання оформлення кадрової і комерційної документації, що регулює відносини партнерів по бізнесу. Підручник базується на положеннях ГОСТ Р 6.30-2003 та інших нормативних документах і відповідає вимогам Державного освітнього стандарту для студентів економічних спеціальностей. Може бути корисним слухачам курсів діловодів, секретарів, секретарів-референтів.
Навчальний посібник з документознавства:
Ларьків Н.С. Документознавство: навчальний посібник / Н.С. Ларьків .- М.: АСТ: Схід-Захід, 2006. - 427, [5] с. Пропонований посібник ставить за мету дати студентам комплексні знання про документ, системах документації, способах документування та оформленні основних видів організаційно-розпорядчих документів при вирішенні практичних проблем створення документної інформації установ будь-якої організаційно-правової форми. Призначено для студентів як спеціальності "Документознавство та ДОП", так і інших спеціальностей, які вивчають питання документознавства.
Підручник з секретарській справі:
Стенюков М.В. Курс секретарської справи: підручник для ссузів / М.В. Стенюков. - М.: А-ПРІОР, 2008. - 240с. У цьому посібнику викладено вимоги, що пред'являються до документів, що забезпечує діяльність підприємств різних форм власності та видів діяльності, з їх складання, систематизації, зберігання. Видання включає в себе зразки документів, що відповідають вимогам стандартів та інструкцій Російської Федерації, ГОСТу Р 6.30-2003, а також Цивільним кодексом РФ і Трудовому кодексу РФ. Посібник містить готові формулювання тексту ділових паперів і основні поняття, необхідні в роботі секретаря. Посібник призначений для секретарів, секретарів-референтів, для працівників діловодних служб, а також для студентів, що навчаються з відповідних дисциплін.
Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНИИДАД, М., 1974. і т.д.

1. Завдання і функції протоколу
Протокол представляє особливий вид документа, в якому докладно або коротко міститься запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, конференціях, засіданнях 1. Протокол є офіційним документом, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.
Протокол, в якому правильно зафіксовані основний зміст виступів та формулювання прийнятих рішень, може виявитися неоціненним помічником у службових конфлікти, що виникають на грунті ненавмисних або навмисних спотворень чиєї-небудь думки, забудькуватості або нерозуміння суті справи. Протокол відображає фактичний стан розглянутого питання в організації на день і годину наради.
Важливість документування процесу прийняття колективних рішень зростає в умовах ринкової економіки, коли значно збільшується число акціонерних товариств, асоціацій та інших колегіальних структур господарювання за участю безлічі юридичних та фізичних осіб - суб'єктів власності. Тому до оформлення протоколів з усіх питань, і особливо за результатами голосування (з доданим бюлетенів для таємного голосування, протоколів лічильних комісій і т.д.), необхідно ставитися з граничною увагою та ретельністю.
Вкрай важливі протоколи засідань, де вирішуються долі подальшого економічного і соціального розвитку підприємств, питання соціального страхування і соціального забезпечення, приватизації, розподілу заробленого прибутку.
1 М.Л. Гавлін. Вимоги до оформлення документів. М., 2003.С.95

Протокол необхідний як засіб фіксації рішень, строків, відповідальних виконавців.
Помічено, що навіть кілька разів підведені підсумки усно через деякий час починають трактуватися по-різному, в залежності від ситуації та інтересів учасників. Якщо ніколи раніше не вели протоколу нарад, то доведеться привчати команду до цього.
Хто буде вести протокол - теж не просте запитання. Не завжди вірним рішенням буде присутність виділеного співробітника (секретаря) для цих цілей: для обговорюваних тим іноді небажано розширення кола присвячених; тематика і термінологія часто вимагають досить високої кваліфікації від протоколіста, інакше це буде «запис під диктовку» без відображення суті проблеми.
Рішення, зафіксовані в протоколах, є обов'язковими для виконання.
Протокольні рішення, як правило, мають нетривалий характер дії і поширюються на обмежене коло посадових осіб і організацій.
1. Протокол (від грец. Protos - «перший» і kolla - «клей») - перший лист, приклеєний до сувою. На ньому фіксувалися титульна інформація (наприклад, дата написання, ім'я писаря) та короткий основний зміст свита (зображення) 1. Усі наступні значення виходять з цього пер Документ, що фіксує досягнуті домовленості (що визначають порядок проведення того чи іншого процесу або мети процесу), приблизний синонім: угода, домовленість. Наприклад: Кіотський протокол, протокол передачі даних.
чного значення.
1 Славятінская М.М. Підручник давньогрецької мови. М., 2003. С.89.

В даний час має 2 основних значення в різних галузях діяльності:
2. Виконана в певному форматі запис, що фіксує якісь відбулися (або що відбуваються в даний момент) події. Наприклад: міліцейський протокол, протокол зборів, протокол роботи програми і т.д.
1.1 Особливості оформлення
Оформлення протоколу має ряд особливостей. Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення наради. Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу з початку року.
Протокол підписується головою та секретарем 1. В особливо важливих випадках виступали повинні візувати протокол, візи проставляються на лівому полі документа, на рівні запису виступу.
До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки.
Як правило, час, який відводиться на підготовку протоколу, залежить від виду наради і повинно бути закріплено в локальних нормативних актах підприємства.
Зазвичай протокол остаточно оформляють протягом декількох годин після наради або ж на наступний день, поки в пам'яті свіжі спогади про хід обговорення в секретаря, голови та всіх присутніх.
_____________________
1 Кузнєцова Т.В. Діловодство. М., 2003. С.173.

Всім учасникам наради необхідно розіслати копію протоколу, а відповідальним виконавцям з конкретних питань, не були присутні на нараді, виписку з протоколу, яка включала б лише необхідну для виконання доручення інформацію. Терміни розсилки копії протоколу учасникам наради або виписки з протоколу повинні бути визначені в локальних нормативних актах підприємства.
Як правило, копія протоколу робиться шляхом виготовлення ксерокопії з оригіналу протоколу, підписаного головою та секретарем наради. При цьому у верхньому правому куті документа ставиться штамп «КОПІЯ», а не «копія вірна", як це робиться в багатьох організаціях, а в кінці протоколу робиться завіряються запис відповідно до ГОСТ Р6.30-2003: при засвідченні копії документа нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис «Вірно», посада особи, що завірила копію, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату засвідчення. При цьому особа, яка має право завірення копій протоколів, повинна бути наділена такими повноваженнями локальними нормативними актами підприємства, наприклад, це може бути відображено в Інструкції з діловодства.
Копію протоколу (так само, як і виписку з протоколу) допускається завіряти печаткою організації, яка визначається за її розсуд. Але, як правило, друк на копіях документів (на виписках), використовуваних усередині організації, не ставиться.
Якщо виготовляють копію багатосторінкового протоколу, то відксерокопіювати листи документа спочатку необхідно прошити, а заверительная напис у цьому випадку робиться на зворотному боці останнього аркуша документа. На практиці багатосторінкові копії, використовувані тільки всередині організації, не прошиваються.
2. Вимоги до складання та оформлення протоколу.
Протокол - документ, що містить послідовну запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. 1
Протокол відображає діяльність зі спільного прийняття рішень колегіальним органом або групою працівників. Від протоколів засідань, створюваних в управлінській діяльності організацій, слід відрізняти протоколи слідчих, деяких адміністративних органів та органів охорони громадського порядку (наприклад, протокол санітарного інспектора, протокол дорожньо-транспортної пригоди тощо), а також протоколи договірного типу (протоколи розбіжностей, протоколи узгодження розбіжностей, протоколи узгодження ціни й ін.) 2
Обов'язковому протоколювання підлягають засідання постійно діючих та тимчасових колегіальних органів (колегії федеральних органів виконавчої влади, збори трудових колективів, зборів акціонерів, засідання ради директорів та ін.) 3
Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) 1
У протоколі відображаються всі думки з питань, які розглядаються і всі прийняті рішення. Протокол веде секретар або інша призначена особа. За правильність записів у протоколі відповідають голова і секретар, провідні засідання. 2
Обов'язковими реквізитами протоколу є: найменування організації, назва виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпису.
__________________
1Краткій словник видів і різновидів документів / Головархів, М., 1974.
2 Кудряева В.А. Організація роботи з документами. М., 2002. С.124.
3 Там же. С.126.
Існує два види протоколів: повний і короткий. Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні, короткий - тільки прізвища виступили і коротку запис про тему виступу. Рішення про те, яку форму протоколу вести на засіданні, беруть керівник колегіального органу або керівник організації. 3
Заголовком протоколу служить назва колегіального органу або засідання (Протокол засідання атестаційної комісії ...; протокол наради ...).
Текст повного протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина оформляється одноманітно в повній і короткій формах протоколу. У ній вказуються прізвища голови та секретаря, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб (якщо учасників багато, поряд із зазначенням їх кількості робиться відмітка - "Список учасників додається"), порядок денний. Прізвища присутніх записуються до протоколу, якщо їх не більше 15, - в алфавітному порядку, із зазначенням місця роботи і посади, якщо ж присутніх більше, складається окремий список. У протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не вказуються. 1 Перерахування присутніх оформляють у всю ширину рядка через один міжрядковий інтервал.
___________________
1 Рекомендації з документаційного забезпечення діяльності органів виконавчої влади. М., 1995. С.40.
2 Там же С.40
3 Кудряева В.А. Організація роботи з документами. М., 2002. С.146.
1 Кудряева В.А. Організація роботи з документами. М., 2002. С.149.
2 Гавлін М.Л. Організаційно-розпорядча документація. Вимога до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.48.
При цьому слова "Голова", "Секретар", "Були присутні" (без лапок) друкують ліворуч від нульового положення табулятора (від поля), відокремлюючи двома інтервалами від заголовка і один від одного. 2
Вступна частина закінчується порядком денним. Питання на порядку денному мають за рівнем їх складності, важливості і передбачуваного часу обговорення. Питання формулюються в називному відмінку, нумеруються арабськими цифрами і починаються з прийменників "О", "Про". Не рекомендується питання або групу питань формулювати словом "Різне". Поряд з питанням вказується прізвище доповідача із зазначенням його посади.
Слова "Порядок денний" розташовуються центровано через два-три інтервали від списку учасників.
Основна частина тексту протоколу з кожного питання порядку денного будується за схемою: СЛУХАЛИ ... ВИСТУПИЛИ ... УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ) ... 1
У розділі "СЛУХАЛИ" в коротких протоколах вказуються прізвище виступав (доповідача) і тема його виступу. У повній формі протоколу наводяться прізвище та ініціали доповідача, зміст його доповіді (повідомлення, інформації, звіту). Якщо текст доповіді представлений доповідачем у письмовому вигляді, допускається після зазначення теми виступу робити відмітку: "текст доповіді додається". 2
У розділі "ВИСТУПИЛИ" в коротких протоколах вказуються тільки прізвища осіб, які виступили в обговоренні, в повних протоколах фіксуються також їхні виступи, включаючи питання до доповідача. При необхідності після прізвища виступив вказується його посада. 3
У розділі "УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)" записується прийняте рішення, яке формулюється коротко, точно, лаконічно, щоб уникнути двоякого тлумачення. Поряд з рішенням зазначаються кількість голосів, поданих "за", "проти", "утрималися", а також список осіб, які брали участі у голосуванні. 4
Рішення може містити один або кілька пунктів, вони розташовуються по значимості, кожен з них нумерується. 1
Перед словом "СЛУХАЛИ" проставляється номер відповідно з порядком денним. Слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)" друкують від лівого поля прописними літерами і закінчують двокрапкою. Текст розділів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)" друкується через 1,5 міжрядковий інтервал з нового рядка. Кожну прізвище та ініціали виступаючих друкують з нового рядка в називному відмінку, запис виступу відокремлюють від прізвища дефісом. 2
Учасник наради або засідання може представити особливу думку з ухваленим рішенням, яке викладається на окремому аркуші і приєднується до протоколу. Про наявність особливої ​​думки робиться запис у протоколі після запису рішення. 3
Текст, короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині вказуються ініціали та прізвища головуючого (голови), а також посади, ініціали, прізвища осіб, присутніх на засіданні.
__________________
1 Кудряева В.А. Організація роботи з документами. М., 2002. С.214.
2 Там же. С.214.
3 Там же. С. 215.
4 Там же С. 215.
1 Гавлін М.Л. Організаційно-розпорядча документація. Вимога до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.158.
2 Там же. С. 158.
3 Рекомендації з документаційного забезпечення діяльності органів виконавчої влади. М., 1995. С.64.
Слово "Були присутні" друкується від межі лівого поля, підкреслюється, в кінці слова ставиться двокрапка. Нижче зазначаються найменування посад, ініціали та прізвища присутніх. Найменування посад можуть зазначатися узагальнено. Багаторядкові найменування посад присутніх вказуються через 1 міжрядковий інтервал. 1 Список відокремлюється від основної частини протоколу суцільний рисою. 2
Основна частина протоколу включає питання, що розглядаються і прийняті по них рішення. Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з прийменника "О" ("Про"), друкується центрованим розміром шрифту № 15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили під час обговорення даного питання. Прізвища друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Потім вказується прийняте з питання рішення. 3
Приклад оформлення короткого протоколу наводиться у додатку 10 до Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536. (У даній роботі див. Додаток № 1). Протокол засідання підписують голова і секретар. В особливо важливих випадках протокол повинні візувати виступали, візи проставляються на лівому полі документа на рівні запису виступу. 4
______________________
1 Типова інструкція з діловодства. М., 2006. п.2.7.3.4.
2 Там же. п.2.7.3.4.
3 Там же п.2.7.3.4.
4 Рекомендації з документаційного забезпечення діяльності органів виконавчої влади. М., 1995. С.15-18.

Датою протоколу є дата події (засідання, наради тощо). Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення засідання. 1 Протоколів присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи технічних, наукових та експертних рад та ін Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь у засіданні. 2
Протокол оформляється на загальному бланку організації із зазначенням найменування виду документа - "ПРОТОКОЛ" - або на спеціальному бланку протоколу (бланк конкретного виду документа).
Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим організаціям та посадовим особам відповідно до покажчиком розсилки; покажчик складає і підписує відповідальний виконавець підрозділу, який готував розгляд питання. Копії протоколів завіряються печаткою служби документаційного забезпечення управління (ДОП). 3
Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді виписок з протоколів, які оформляються на відповідному бланку і завіряються печаткою служби ДОП. 4
У зв'язку з порушеннями в оформленні протоколів виробничих нарад організації був розроблений зразок протоколу.
Протокол може містити пункт про затвердження будь-якого документа. У такому випадку документ повинен додаватися до протоколу і мати посилання на його номер і дату.
__________________________
1 Кузнєцова Т.В. Діловодство. М., 2003. С.167.
2 Типова інструкція з діловодства. М., 2006. п.2.7.3.5.
3 Там же. п. 2.7.3.6.
4 Там же. п. 2.7.3.6.
Підпис відокремлюється від тексту протоколу трьома міжстроковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого (виконував обов'язки секретаря) на протокольному заході, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище). Найменування посади друкується від лівої межі текстового поля через один міжрядковий інтервал і центрується щодо самої довжини рядка. Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем. Положення останньої букви в розшифровці підпису обмежується правим полем.
Гриф (позначка про обмеження доступу до документа) - друкується в правому верхньому куті першого аркуша протоколу. Номер примірника документа друкується нижче грифа (позначки) через півтора міжрядкових інтервалу і центрується по відношенню до них. До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки.
3.Порядок складання протоколу засідання з використанням звукозапису.
Розглянемо процес ведення протоколу на прикладі наради в Адміністрації області.
Протокол, як вже відомо, складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів, рішень та ін
При підготовці нарад, проведених Главою Адміністрації (Губернатором) області або його першими заступниками, не пізніше, ніж за 15 днів до дня його проведення затверджується план підготовки наради.
Організація підготовки матеріалів, порядку роботи, складання протоколу доручень наради, а також запрошення, реєстрації учасників наради згідно списку і чергування покладаються на заступників Глави Адміністрації (Губернатора) області, керівників структурних підрозділів апарату Адміністрації області та обласних органів виконавчої влади.
Координація підготовки та протокольно-організаційне забезпечення нарад, що проводяться за участю Глави Адміністрації (Губернатора) області, здійснюються протоколом Глави Адміністрації (Губернатора) області. Розшифрована аудіозапис в 3-денний термін після наради передається загальним відділом посадовій особі, відповідальній за його підготовку, для складання протоколу доручень.
Підписаний провідним наради протокол доручень у 5-денний термін після наради передається разом з листом розсилки, завізованим відповідальним за підготовку наради, в канцелярію, яка виробляє розсилку протоколу виконавцям.
Стенограми та протоколи нарад зберігаються в загальному відділі.
Порядок, строк і відповідальний за підготовку інформації про виконання доручень визначаються посадовою особою, яка підписала протокол.
Найважливіше починається якраз після проведення наради. Адже саме від виконання прийнятих рішень буде залежати його ефективність. Для цього необхідно складати протокол, в якому письмово фіксуються рішення із зазначенням відповідальних виконавців і термінів виконання завдання. Як правило, наприкінці наради голова підводить підсумки обговорення та коротко оголошує, які дії повинні бути зроблені, ким і коли. Саме протокол документально підтверджує досягнуті домовленості і вказує напрямки майбутньої роботи.
Протокол є обов'язковим елементом завершальній стадії наради. У протоколі фіксується хід обговорення питань і прийняті рішення. Протокол відображає діяльність зі спільного прийняття рішень колегіальним органом або групою працівників.
3.1 Роль секретаря при складанні протоколу
Дуже важлива роль секретаря, який з головою виступає в ролі господарів, - вони разом зустрічають і вітають учасників, представляють нових членів. Голова веде нараду, а секретар - записи. Дуже істотні функції секретаря при підготовці наради: вибір приміщення, підбір і розсилка матеріалів до наради, контроль підготовки матеріалів учасниками, складання та поширення протоколу, турбота про зручності учасників, забезпечення прохолодними напоями, контроль справності демонстраційних засобів та оргтехніки (мікрофон, трибуна, плакати і графіки, проектор для слайдів, комп'ютер, електронна пошта, Інтернет, дошка, маркери).
Забезпечення ясності рішень, прийнятих у процесі наради, і чіткого їх розуміння присутніми; відображення ходу наради в протоколах, забезпечення відповідального зберігання протоколів наради та їх доступності для членів наради. Важливі навички швидкого письма, оформлення протоколу. При записи виступів учасників вимагається вміння виділяти головну думку. Важливо зафіксувати факти, цифри, пропозиції, рішення. За підсумками наради секретар оформляє і підписує в голови протокол.
4. Терміни зберігання протоколів
Відповідно до ст. 5 Переліку типових управлінських документів, (затверджено Керівником Росархіву 6 жовтня 2000р.) Виникають в діяльності організацій, встановлюються такі
терміни зберігання протоколів:
· Протоколи колегіального виконавчого органу організації (колегії, ради, дирекції, Правління та ін) - постійно;
· Протоколи наукових, експертних, методичних, консультативних органів організації (комітетів, комісій, рад та ін) - постійно;
· Протоколи нарад у керівника організації - постійно;
· Протоколи зборів трудових колективів організації - постійно;
· Протоколи зборів структурних підрозділів організації - 5 років ЕПК;
· Протоколи загальних зборів акціонерів, пайовиків - постійно.
Велика частина протоколів має постійний термін зберігання, що обумовлює всю важливість роботи з даним видом документа на підприємстві. Тому важливим є не тільки архівне зберігання, а й організація оперативного зберігання протоколів на підприємстві відповідно до затвердженої номенклатури справ. 1
____________________________________
1 Організація роботи з документамі. / Під ред.проф. В.А. Кудряева. М., 2002. С. 368.

Висновок
На основі проведеної роботи можна резюмувати наступне.
Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документів (він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), а з іншого - протоколи виконують розпорядчу функцію (у структурі протоколу обов'язково присутній Постановляюча частина).
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях. Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів - колегій комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад.
Обов'язковому протоколювання підлягають зборів акціонерів, засідання ради директорів.
Протоколи складають і для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, нарад, семінарів).
Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: повна або стенографическая, скорочена і коротка.
Стенографічний або повний протокол складається на основі стенограми і дослівно передає процес обговорення кожного питання і вироблення рішення по ньому.
Скорочений протокол містить достатньо повні записи, передають зміст доповідей і виступів учасників засідання.
Короткий протокол фіксує обговорювані питання, прізвища доповідачів та прийняті рішення.
Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу протягом року (в навчальному закладі це може бути навчальний рік).
Датою протоколу є дата засідання. Якщо воно тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення засідання.
Текст протоколу включає вступну та основну частини. Вступна частина містить інформацію про учасників засідання, про порядок денний. Основна частина містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Кожен розділ складається з трьох частин, що починаються словами: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» (друкуються без лапок).
Протокол оформляє секретар засідання. Підписують протокол голова і секретар.
Протокол традиційно належить до значущих для документообігу елементам. Протокол - відображення колегіального способу прийняття рішень.

Список використаних джерел та літератури
I. Джерела
1. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ "Ведення діловодства в організації". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2004.
2. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління. Затверджені постановою Мінпраці РФ від 25 листопада 1994 р. N 72. - М.: Мінпраці РФ, 1995.
3. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархів; ВНИИДАД; сост.: М. Л. Гавлін, А. С. Красавін, Л. В. Кузнецов та інших; Заг. ред. М. В. Ларін. А. Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.
4. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Затверджено Росархивом 6 жовтня 2000
5. Рекомендації з документаційного забезпечення діяльності органів виконавчої влади (адміністрацій країв, областей, міст федерального значення, органів місцевого самоврядування). - М.: ВНИИДАД, Мерія Москви, 1995.
6. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005р. № 536 .- М.: Ось-89, 2006 .- 95С
II. Література
7. Дьомін Ю.М. Діловодство. Документаційне менеджмент. - М.: Бератор, 2003. - 208с.
8. Кірсанова М.В. Курс діловодства: документаційне забезпечення управління: навчальний посібник. - 6-е вид., Справність. і доп. - М-Новосибірськ.: Инфра-М-Сибірська угода, 2008. - 367с.
9. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Організація технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін: Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової .- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с.
10. Ларьків Н.С. Документознавство: навчальний посібник / Н.С. Ларьків .- М.: АСТ: Схід-Захід, 2006. - 427, [5] с.
11. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. Проф В. А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002 .- 592с.
12. Рогожин М.Ю. Діловодство. Курс лекцій: навчальний посібник: - М.: Проспект, 2008. - 240с.
13. Рогожин М.Ю. Організація діловодства підприємства. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. - 240с.
14. Рогожин М.Ю. Документаційне забезпечення управління. - М.: Проспект, 2004. - 384с.
15. Стенюков М.В. Курс секретарської справи: підручник для ссузів / М.В. Стенюков. - М.: А-ПРІОР, 2008. - 240с.
III. Довідкові та інформаційні видання
16. Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНИИДАД, М., 1974.

Додаток № 1
ЗАТ «Балтика»
ПРОТОКОЛ
20 січня 2001 № 1
Москва
Загальних зборів акціонерів
Про збільшення статутного капіталу ЗАТ «Балтика»
Голова - генеральний директор ЗАТ Петров Л.П.
Секретар - заст. генерального директора ЗАТ Вєтрова Л.М.
Були присутні: акціонери ЗАТ «Балтика» 70 чоловік. (Список додається).
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
Доповідь генерального директора ЗАТ «Балтика» Петрова Л.П.
СЛУХАЛИ:
Петрова Л.П. про збільшення статутного капіталу ЗАТ «Балтика»
ВИСТУПИЛИ:
Ладигін П.А. - Підтримав пропозицію про збільшення статутного капіталу товариства.
ВИРІШИЛИ:
Внести зміни до Статуту ЗАТ «Балтика» в частині збільшення статутного капіталу до 950 000 (дев'ятисот п'ятдесяти тисяч рублів) відповідальний - головний бухгалтер Федорова Р.С. У голосуванні взяли участь 70 акціонерів. Рішення прийнято одноголосно.
Голова Л.П. Петров
Секретар Л.М. Вєтрова
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Різне | Курсова
69.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Сучасні вимоги до оформлення організаційно розпорядчих документів
Технологія оформлення протоколу
Складання протоколу огляду місця події
Вимоги до складання та оформлення посадової інструкції на прикладі посадової інструкції
Розтин трупа курки і складання протоколу патологоанатомічного розтину
Вимоги до оформлення документів
Загальні вимоги до структури та оформлення робіт
Порядок складання та оформлення документів в РФ
Вимоги до складання бухгалтерської звітності
© Усі права захищені
написати до нас