Тендер - це конкурс серед підрядників за право вас обслужити. Як за допомогою тендера отримати якісне обслуговування і товари за прийнятні гроші. Як провести тендер. Особливості тендерів і їхні секрети.
У період, коли ринок насичений і перенасичений різними пропозиціями "купи у мене!", "Замов у мене!", "Найми мене!" і замовника і покупця з'являється можливість влаштувати тендер щодо задоволення своїх потреб і потреб.
Тендер - конкурс серед потенційних виконавців або постачальників на виконання замовлення, будь-яких робіт, за умовами замовника. Дозволяє замовнику оптимізувати свої витрати за критеріями "ціна - якість - строки".
Не секрет, що основними визначальними параметрами при виборі незалежного підрядника на виконання будь-яких робіт є терміни виконання робіт, їх якість і ціна. Причому тут діє правило трикутника, у якого як не крути, гострими можуть бути тільки 2 кута, а третій при цьому буде тупий. Так і тут. Досить просто виконати будь-які дві вимоги, а от третє - буде при цьому видавати "позамежні", часом неприйнятні параметри.
Хочете дешево і якісно - значить це буде не швидко.
Хочете дешево і швидко - значить це буде неякісно.
Хочете швидко та якісно - значить це буде не дешево.
Ось знайти таке співвідношення "кутів", яке б влаштувало і вас, як замовника, так і виконавця і покликаний тендер.
У західному світі тендер - це одне із самих звичайних способів вирішення питань з укладенням договорів на постачання і виробництво робіт. У Росії цей метод, на жаль, тільки починає завойовувати свої позиції в силу відсутності нормальної бізнес - середовища. Але добрий початок.
Безперечною користю від проведення тендеру є кілька факторів:
- Проведення гласного тендеру створює конкурентне середовище, участь в якій будуть тільки дійсно компетентні люди або організації. Ті, хто займаються "розведенням лохів" надзвичайно рідко потикаються в подібні заходи. Їх стихія - "навішати локшини" замовникові своїм портфоліо, представити себе "крутіше, ніж яйце на паску" і "зірвати контракт". А далі можна його "доїти" поки не набридне. Або поки замовник їх не розкусить. Тендер для таких "підрядників" - не найкраща середовище. Принаймні, вони там - як на долоні.
- Під час обговорення умов, потенційні учасники на просто пропонують свої умови, а, як правило, проводять певний "лікнеп" з проблеми, часом виявляючи якісь питання, які упустив сам замовник при складанні технічного завдання (ТЗ) на тендер. Замовник, при проведенні переговорів з подальшими потенційними підрядниками може продемонструвати своє розуміння "теми" в усій красі, даючи зрозуміти, що він повністю володіє термінологією і тонкощами проблеми. І підрядник розуміє, що такого "клієнта" голими руками не візьмеш. І потрібні серйозні аргументи у вигляді гарантій якості, термінів, ціни, штрафних санкцій ...
- Якщо ви проводите тендер, то ви виступаєте вже в ролі не прохача, але повелителя. Не ви стоїте "з простягнутою рукою", а підрядник задумливо морщить лоб і вирікає "воно, канєшно, можна, але це буде дорого коштувати ...", а ви вибираєте з цілого ряду пропозицій. "Так, ось ваша пропозиція підходить нам найбільше, але от ціна .... Якщо б її зменшити на ... ..". У вас з'являється предмет торгу. І повірте старому переговірнику, створення предмету торгу варто дорогого. Це як гра в покер. Психологія важливіше розкладу.
- При пошуку постачальника або підрядника є досить важливим фактором форс-мажор. Не той, що прописують у договорах (землетруси, війни, повстання рабів). А "побутової" форс-мажор. Наприклад, арешт майна підрядника, поломка його автомобілів, страйки його робочих і пр. Мало того, що це треба прописувати в договорі, але треба від цього страхуватися запасними варіантами. Ексклюзивний постачальник - це завжди поганий постачальник. Він у будь-який момент може змінити ціни, умови поставки або оплати. Ви дуже сильно від нього залежите. Тому завжди треба мати запасних гравців. Тендер дає таку можливість! У процесі переговорів ви маєте кількох потенційних підрядників. Будь-який з них радий отримати ваше замовлення. Ось з них і формується лавочка запасних гравців.
Як провести тендер з користю для себе? Промоделіруем ситуацію. Припустимо, ви хочете що щось купити чи замовити будь-які роботи, ваші дії. Ви починаєте пошук потенційного продавця або підрядника. Ви берете яку або газету з оголошеннями, лізете в інтернет, обдзвонювати знайомих ... не суть важливо. Важливо те, що ви все одно формуєте якийсь список потенційних виконавців, для того, що б потім вибрати когось з них, з ким і буде укладена угода. Тобто в наявності якийсь елемент тендера, з тим застереженням, що все ж таки це не тендер.
Що погано при такому підході? Погано те, що в даному випадку ви виступаєте в ролі прохача! І умови угоди диктуєте не ви, його Величність Клієнт і Замовник, а підрядник! І вірогідність зробити оптимальний вибір в такому випадку вкрай мала. Справедливості заради варто помітити, що і підрядник теж хіба що бере участь у тендері своїми рекламними обіцянками. Але якою є справжня ціна таких обіцянок вам пояснювати, сподіваюся, не треба. Обіцяти - не одружитися. Принаймні з переговорами в стані, коли підрядник знає, що у нього є конкуренти з якими ви теж ведете переговори, це не порівняти. Тому проводити тендер при покупці товару чи послуг дуже корисно. Ви заощадите свої гроші, а партнери і підрядники оцінять вашу бізнес хватку-по достоїнству.
Дивно, але досить сильним стримуючим фактором при проведенні тендерів є якісь "міркування совісті". Людина міркує "... ось, я їм подзвонив ... вони приїхали ... я їм пояснив ... як то їх обнадіяв ... незручно відмовляти ... доведеться купувати або укладати контракт". Все це химера! Ви ж не відчуваєте докорів сумління, коли ходите з кошиком по супермаркету і НЕ купуєте всі товари поспіль Адже їх теж хтось зробив, привіз, виставив на прилавок. Але якщо вони "не смачні", вас не влаштовує ціна - ви не зобов'язані їх купувати! Чому ж ви повинні відчувати докори совісті та укладати не вигідний для себе контракт або купувати непотрібну річ? При проведенні тендеру проявіть свою розсудливість і розумний цинізм. Дотримуйтесь свої інтереси, а не інтереси підрядника.
Давайте розглянемо кілька типових прикладів, коли проводить тендер не тільки корисно, але й життєво необхідне для успішного вирішення завдання та економії коштів. Деякі з цих прикладів грунтуються на реальних фактах (автор у свій час працював заступником ген.директора в одному великому видавництві).
Наприклад, ви вирішили обладнати свій офіс кондиціонерами, або купити партію комп'ютерів, вибрати собі постачальника витратних матеріалів. Якщо ви самі почнете шукати підрядника, то вам дуже скоро набридне їх і обдзвонювати, і "розводити" на знижку. При цьому ви формально демонструєте себе як слабка сторона - це вам "треба", а не їм. Вони і без вас чудово жили. Якщо ж ви оголосите тендер, то ви лише виявите своє бажання, "так ось ми підшукуємо ...". І тут вам пропозиції посиплються як з рогу достатку. І завжди є предмет для торгу.
Слід відзначити такий момент. Багато постачальників або підрядники, для того, що б отримати контракт йдуть на прямий підкуп персоналу замовника, тобто на "відкат". Тендер дозволяє практично обійти цей іноді згубний для фірми шлях. Оскільки результати тендеру як правило проходять через керівництво. І недбайливому менеджеру спокусилися на копійчаний подарунок доведеться пояснити, чому він вибрав саме цього підрядника, який запропонував не найвигідніші умови.
При проведенні тендеру на купівлю-поставку все досить просто і прозоро. Більш складним є тендер на проведення робіт, точна ціна яких не відома. Наприклад, на проведення ремонту. Безліч претендентів на цю роботу нададуть вам свої кошториси на проведення робіт. Розглянувши їх докладно, замовник може вивести для себе якусь середню величину вартості роботи або окремих операцій. Це є серйозним козирем при проведенні переговорів з кожним з претендентів. Оцінка якоїсь операції в різних фірмах може відрізнятися в десятки разів! Серйозний привід поцікавитися, "а чому у вас це так дорого? Зазвичай за це просять ....".
Іншим прикладом може служити покупка "інтелектуальних" товарів, наприклад, замовлення на розробку бізнес-плану або сценарію рекламної кампанії або акції. Розробка креативу рекламної кампанії часто проводиться або самотужки, або замовляється в рекламному агентстві. Звичайно, це правильно, звернутися до фахівців. Але буде ще більш правильним провести тендер, конкурс на розробку такої кампанії. Одна голова добре, а 50 - краще. Рекламні агентства адже теж братимуть участь у цьому тендері, а наявність "конкурентів" змусити їх "лобик морщити" куди як інтенсивніше. Та й не обов'язково кращі ідеї народжуються у "фахівців". Іноді і дилетант може видати такий перл, що диву даєшся.
Є одна історія, про те, як Г. Форд вирішив провести реорганізацію серед своєї адміністрації і призначив атестаційну комісію з оцінки доцільності посад і відповідності їм людей. При підведенні підсумків дійшла черга до одного молодого інженера, про якого комісія написала, що він сидить весь день нічого не роблячи задерши ноги на стіл, курить, п'є каву, гортає газети. Форд наказав його залишити і не турбувати: "Саме цим же він і займався, коли йому в голову прийшла ідея, запровадивши яку, ми заробили кілька мільйонів доларів".
Тому іноді дуже корисно залучати до створення "творчих" продуктів саме дилетантів. Вони привносять свіжий струмінь у потік ідей, дивляться на проблему під іншим кутом, ніж звикли бачити її ви, або ті, хто нею постійно займається.
Технологія проведення тендеру на перший погляд здається нескладною. Необхідно лише дохідливо викласти свої вимоги та оприлюднити їх. Потім залишиться лише збирати пропозиції, проводити їх аналіз, вести попередні переговори і прийняти рішення. Проте тут є деякі підводні камені, яких треба постаратися уникнути.
По-перше, викласти вихідну завдання потрібно максимально виразно. Правильно поставлене завдання - половина рішення. Вона ж дозволить вам уникнути непотрібних обговорень. У деяких випадках слід позначити обсяги закупівель або суму, на яку вони будуть проведені.
По-друге, оповіщати зацікавлені сторони (потенційних підрядників) слід максимально широко, і краще не "персонально", а через нейтральні канали. Тобто претендент повинен отримати інформацію про проведене тендері не від вас, а від незалежного достовірного джерела. Наприклад з прес-релізу спеціалізованого видання, новин і т.п. Небажано, якщо претендент буде мати контакт зі своїми конкурентами, це може породити цінову змову.
По-третє, проведення попередніх переговорів співробітниками фірми не найвищого рангу пов'язане з ймовірністю їх підкупу "відкатом". Тому ідеальним варіантом є проведення переговорів третьою стороною, яка не має в цьому тендері інтересу. Причому результатом переговорів має послужити якийсь зведений документ, в якому суть пропозицій викладена досить докладно і очевидно, що б на його основі керівництво фірми - замовника могло прийняти рішення.
По-четверте, непогано забезпечити конфіденційність переговорів, особливо при проведенні тендерів на великі суми. Це дозволить уникнути зайвого "базікання" як вашого бренду, так і зайвого розголосу вашого потенціалу. Тобто іноді і анонімність замовника не буде зайвою.
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.statya.ru