Бенджамін Франклін (1706-1790) - відомий американський вчений, винахідник, письменник, філософ і державний діяч, такий собі американський Ломоносов. У цій статті я постараюся коротко викласти суть системи.
Системи хронометражу, яким навчають на багатьох курсах управління часом, «спрямовані назад» - у їхній основі лежить облік вже використаного, відпрацьованого часу, це свого роду щоденник того, що зроблено. Система Франкліна ж «спрямована вперед» - вона працює з тим, що повинно бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзадачі, ті - на ще більш дрібні підзадачі. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді східчастої піраміди, а процес її застосування - як процес будівництва цієї пірамід.:
Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого він хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток і впевненість у завтрашньому дні. Для іншого - благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти. Для третього - слава і високий соціальний статус. Для четвертого - влада. Для п'ятого - пізнання. Для шостого - служіння в ім'я людства ... Список можна продовжувати до нескінченності, тим більше що зазвичай у людини є якесь безліч життєвих цінностей. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим в побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, чоловік вибере "пізнання" та "служіння людям", хоча насправді для нього важливі в першу чергу "популярність" і "високий соціальний статус "), то згодом його неминуче спіткає розчарування. Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це надто багато часу - важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що обрані цінності не суперечать один одному.
Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого він хоче добитися. У термінології ТРВЗ-ТРТЛ це "вибір Гідною Цілі". Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі "популярність", "влада" і "високий соціальний статус", він може вирішити, що він хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що вибрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.
Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план - що, за великим рахунком, необхідно, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спершу стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну й / або фінансову підтримку, треба бути відомим публіці блискучим оратором, треба мати незаплямовану репутацію, треба бути солідним одруженою людиною, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі і т.п. Так і пишеться план. Поставивши перед собою мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.
Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на декілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей і конкретних термінів. Вельми важливо вказати, досягненню, якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливо вказівку конкретного терміну - якщо людина каже собі: "Коли-небудь я обов'язково куплю машину (напишу книгу, піду вчитися до університету ...)", він може тягнути роками і в результаті так і не досягти мети, але якщо він призначає собі конкретний термін, він значно збільшує шанси домогтися свого. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, він може включити у свій п'ятирічний план наступний пункт: "До кінця 19хх року закінчити з відзнакою Гарвардський Університет за фахом" соціологія і політологія '- це, по- перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми ". Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років, задавшись питанням: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених в генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до кількох місяців, а також вказати, яким пунктом генерального плану відповідає досягнення даної мети.
П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: "Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї чи цієї мети?" Пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому плані є пункт: "Закінчити Гарвардський Університет", то в короткостроковий план увійдуть такі пункти, як "Подати документи в Гарвардський Університет", "Пройти курси з підготовки до іспитів" і т.п. Слід скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до декількох днів.
Нарешті, шостий поверх піраміди - це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Наприклад, завдання "Подати документи в Гарвардський Університет" розбивається на такі підзадачі, як "з'ясувати, які документи і кому треба подати", "Оформити необхідні документи", "Відіслати документи" і "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на якийсь певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається із списку різних справ, які були призначені на цей день протягом декількох попередніх тижнів, часто в нього також вносяться корективи в протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.
Як ви розумієте, всі ці плани аж ніяк не є чимось незмінним - навпаки, рекомендується регулярно переглядати їх:
План на день швидше за все автоматично буде змінений Вами декілька разів протягом дня.
Короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні.
Довгострокові плани повинні перевірятися (а при необхідності - коригуватися) не рідше одного разу на чотири-шість місяців.
Генеральний план слід переглядати раз на рік. Тоді ж варто критично поглянути і на поставлену Вами глобальну мету (приваблює вона Вас як і раніше? Чи не хочете ви внести якісь корективи?) І навіть спробувати переосмислити записаних життєві цінності.
У рамках одного дня використовується інший спосіб управління часом: всі завдання діляться на три категорії: першочергові, другорядні і малозначні.
Як випливає з назви, першочерговими є завдання, що не терплять зволікання - кров з носа, але вирішити! Другорядними є завдання, які також бажано вирішити якомога швидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо зволікати з рішенням другорядної завдання занадто довго, вона може перейти в розряд першочергових) . Нарешті, малозначними вважаються завдання, які треба коли-небудь вирішити (добре б, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.
Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів - спершу зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені - перейти до другорядних, і лише якщо залишиться час, він може зайнятися справами малозначними. Щоб пояснити цю думку на живому прикладі, наведу список своїх завдань на сьогодні (16 березня):
Закінчити внесення змін до програми і передати її замовнику.
Закінчити статтю "Система управління часом Б. Франкліна".
Привітати приятеля з днем народження.
Отримати в університеті інформацію про квітневі курсах.
Забрати куртку з хімчистки.
Купити пральний порошок і туалетний папір.
Відповісти на листи з приводу минулої гри "Що? Де? Коли?".
Перше завдання є для мене першочерговим, тому що сьогодні спливає термін роботи над програмою і замовник повинен отримати її сьогодні, максимум - завтра, але не пізніше 8 години ранку. Першочерговим є також третє завдання - людину треба привітати з днем народження саме в цей день (втім, якщо б розмову з ним міг відняти багато часу, я б відніс цю задачу до другорядних, тому що робота над програмою все-таки важливіше).
Четверта і шоста завдання є другорядними - необхідно зробити і те, і інше протягом найближчих днів, було б непогано зробити це сьогодні, але якщо я буду дуже зайнятий і не зможу приділити час цих справах, я можу безболісно відкласти їх на завтра.
Друга, п'ята і сьома завдання є для мене малозначними - я можу як завгодно довго відкладати їх без особливого збитку для себе.
У результаті список, якщо відсортувати його за ступенем пріоритетності завдання, повинен буде прийняти такий вигляд:
Закінчити внесення змін до програми і передати її замовнику.
У перерві привітати приятеля з днем народження.
Якщо встигну - отримати інформацію про квітневі курсах.
Якщо встигну - купити пральний порошок і туалетний папір.
У вільний час закінчити статтю.
У вільний час забрати куртку з хімчистки.
У вільний час відповісти на листи.
Людина, вдумливо планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, часто бракує часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то й на малозначні завдання залишається час.
Якщо ж людина не вміє розставити пріоритети, якщо протягом дня хапається то за одне, то за інше - часу катастрофічно не вистачає і нерідко саме головне справу якраз і залишається незробленим.
Якщо завдання не вирішена протягом дня, вона переноситься в план на наступний день. Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись нескінченим - гарненько подумайте, чи потрібно взагалі займатися цією справою? Якщо потрібно - чи впевнені ви, що правильно визначили його пріоритет?
Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання системи Франкліна.
Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх).
На початку щоденника кілька, відповідним чином розмічених, сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план - 4-й поверх).
На початку кожного місяця і / або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план - 5-й поверх).
Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові завдання буквою "A", другорядні - буквою "B" і незначні - буквою "C") і для позначки, що вказує статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і, обов'язково, перевіряти в кінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою "V". Скасовані, - з тієї чи іншої причини, - буквою "X" (бажано також вписати причину, по якій завдання було скасовано). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а в графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.
Багато людей, що застосовують систему Франкліна, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок планування самої роботи.
На закінчення слід звернути увагу на те, що використання системи Франкліна ні в якій мірі не входить у суперечність із застосуванням системи Любищева. Навпаки, одночасне використання обох систем може бути вдвічі ефективно, тому що дозволяє поглянути і "вперед", і "назад".