Розробка АІС торгової фірми

1.2. Економічна сутність комплексу економічних інформаційних завдань

1.2.1. Загальні відомості про завдання

1.2.2. Декомпозиція комплексу завдань

1.3. Організація предметної області

1.4. Обгрунтування проектних рішень по автоматизованому рішенню економіко-інформаційних завдань

1.4.1. Обгрунтування вибору завдань, що входять в комплекс

1.4.2. Обгрунтування необхідності використання обчислювальної техніки та створення АРМ для вирішення даного комплексу завдань

1.4.3. Відокремлення проектних рішень з програмного забезпечення комплексу задач

2. ПРОЕКТНА ЧАСТИНА

2.1. Інформаційне забезпечення комплексних завдань

2.1.1. Инфологическая модель і її опис

2.1.2. Опис структури бази даних

2.2. Технологічне забезпечення

2.3. Програмне забезпечення

ВИСНОВОК

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

В даний час комп'ютерні технології знайшли широке застосування в різних галузях народного господарства. У тому числі й у сфері збуту. Роботу сучасної оптової торгової фірми важко уявити без використання комп'ютерів. Зараз вони використовуються вже не тільки як обчислювальні машини, але і як засоби зв'язку. Це дозволяє збільшити швидкість і якість обміну даними між постачальником і клієнтами.

За допомогою спеціальних програм менеджер інформує клієнтів про нові надходження, конкурсах, зміну умов продажу і так далі. Єдиних стандартів створення таких програм немає, так як пишуть їх самі фірми-постачальники, налаштовуючи їх під свої потреби. Єдиним критерієм є те, що вони повинні бути прості у використанні, з простим для розуміння інтерфейсом, високою швидкістю обміну даними і малої ресурсомісткість.

Дані параметри можуть впливати на конкурентоспроможність фірми, так як в умовах конкуренції відмінності в цінах між різними постачальниками невеликі, і клієнт при закуповуючи товари швидше звернутися до того постачальнику, програма якого працює швидше (при передачі даних) і зручніше у використанні.

Фармацевтична компанія «Катрен» спеціалізується на оптових поставках медикаментів до аптек. Під час її утворення, в 1993 році, програмістами компанії була розроблена програма «Клієнт Склад». Встановлювана у клієнтів, вона призначена для замовлення фармацевтичних препаратів. Програма була створена під операційну систему MSDOS, яка на сьогоднішній день вже застаріла. У зв'язку з цим деякі сучасні принтери і модеми не підтримують її. Звідси виникають проблеми з роботою програми «Клієнт Склад». Також дана програма містить ряд конструктивних недоробок (відсутній архів заявок, незручний процес створення заявки і т.д.) і вже не може задовольнити тим вимогам, які пред'являє до неї клієнт.

Таким чином, актуальність даної роботи вбачається у створенні нової вдосконаленої автоматизованої інформаційної системи обліку особливо контрольованих препаратів аптечної організації, з метою підвищення конкурентоспроможності даної компанії, а також задоволення вимог клієнтів.

Метою даного курсового проекту є розробка автоматизованої інформаційної системи обліку особливо контрольованих препаратів аптечної організації.

Для вирішення поставленої мети вирішувалися завдання:

1. Ознайомлення з уже наявною системою замовлення фармацевтичних препаратів.

2. Створення автоматизованої інформаційної системи обліку особливо контрольованих препаратів аптечної організації.

3. Впровадження даної програми на підприємстві.

Об'єктом є автоматизована інформаційна система обліку особливо контрольованих препаратів аптечної організації.

Мета і завдання роботи зумовили вибір її структури. Робота складається з вступу, двох розділів, висновків, списку використаної при написанні роботи літератури, додатків до роботи.

1. ОПИС ПРЕДМЕТНОЇ ОБЛАСТІ І ПОСТАНОВКА ЗАВДАННЯ

1.1. Техніко-економічна характеристика предметної області

Дана робота ставить перед нами ряд завдань, вирішення яких дозволить автоматизувати систему замовлення фармацевтичних препаратів і підвищити ефективність роботи компанії в цілому.

1. Ознайомлення з уже наявною системою замовлення фармацевтичних препаратів.

Для вирішення даної задачі необхідно розглянути структуру існуючої системи замовлення фармацевтичних препаратів для більш повного розуміння її функціонування, виявлення недоліків і переваг, а також для знаходження найбільш раціонального способу автоматизації даної системи.

2. Створення автоматизованої інформаційної системи обліку особливо контрольованих препаратів аптечної організації.

На основі виявлених недоліків системи замовлення фармацевтичних препаратів, необхідно створити новий, удосконалений програмний продукт здатний, в першу чергу, задовольнити потреби клієнтів компанії, а також підвищити ефективність роботи та знизити витрати на організацію інформаційного обміну з клієнтами.

3. Впровадження автоматизованої інформаційної системи обліку особливо контрольованих препаратів аптечної організації.

Розроблюваний програмний продукт повинен гранично просто встановлюватися і налаштовуватися на комп'ютери клієнтів. Це пояснюється тим, що програміст не в змозі сам встановити програму у всіх клієнтів, так як вони знаходяться в різних містах, доводиться або навчати менеджерів, які найчастіше слабко знайомі з комп'ютерами, або пересилати програму на дискетах, а потім допомагати встановлювати її по телефону.

Але перш за все для того, щоб новий програмний продукт стабільно функціонував, необхідно спочатку протестувати його в роботі однієї з філій, виявити можливі помилки, проблеми, недоробки, виправити їх. Дізнатися думку клієнтів про функціональність нової програми, і тільки після цього впроваджувати на території всієї компанії.

1.2. Економічна сутність комплексу економічних інформаційних завдань

1.2.1. Загальні відомості про завдання

Науково-виробнича компанія «Катрен» складається з головного офісу, і філій.

У головному офісі знаходиться загальний сервер компанії, що забезпечує взаємодію з філіями, і що надає цілодобовий доступ клієнтам до даних (Мал. 1.).

Рис. 1. Схема взаємодії компанії «Катрен» з клієнтами.

Електронна взаємодія філій з клієнтами через сервер головного офісу пояснюється тим, що в більшості філій доступ в Internet здійснюється за допомогою DIAL - UP сполук, що не може забезпечити постійний вихід в Internet і можливість працювати з великою кількістю клієнтів.

На клієнтські комп'ютери встановлюється програма замовлення фармацевтичних препаратів. У будь-який зручний для клієнта час, за допомогою модему, програма виходить в Інтернет і з'єднуючись з сервером «Катрен», може отримати прайс-лист або відправити заявку.

1.2.2. Декомпозиція комплексу завдань

Відділ якості продукції є самостійним структурним підрозділом аптеки і підпорядковується безпосередньо директору.

Структуру і штати відділу затверджує директор підприємства відповідно до типових структурами апарату управління та нормативів чисельності керівників, фахівців і службовців з урахуванням обсягів роботи та особливостей виробництва.

Завдання відділу якості препаратів особливого призначення - відчувати якість виробленої підприємством продукції.

Серед функцій відділу якості продукції слід відзначити: запобігання випуску (поставки) підприємством продукції, що не відповідає вимогам стандартів і технічних умов, затвердженим зразкам (еталонам), проектно-конструкторської та технологічної документації, умовам поставки та договорів, або некомплектної продукції.

На малюнку 2 наведена схема випробувань продукції підприємства в нотації методології функціонального моделювання BP - win, як підмножини IDEF 0, на рис. 3 представлена ​​декомпозиція даної задачі.

Для того щоб документувати механізми передачі і обробки інформації в моделюється системі, використовуються діаграми потоків даних (Data Flow Diagrams). Діаграми DFD звичайно будуються для наочного зображення поточної роботи системи документообігу організації.

При побудові діаграми потоків даних використовуються такі елементи:

Потік даних - це інформація яка передаються і вимагає обробки, на схемі позначається стрілкою .

Процес - це перетворення вхідних даних у вихідні за певним правилом, позначає деяку дію обробляє вхідний потік. На схемі позначається окружністю .

Зовнішня сутність - це об'єкт є зовнішнім по відношенню до модельованого об'єкту і обмінюється з ним потоками даних. На схемі позначається прямокутником .

Сховище даних - місце зберігання інформації, що використовується, на схемі позначається паралельними лініями .

мал.4. Рух потоків даних (DFD-діаграма)

1.3. Організація предметної області

У філії на основі поточного стану складу, кожну годину формується список препаратів, який містить наступну інформацію про препарати:

1. найменування;

2. код препарату;

3. кількість наявне на складі;

4. виробник;

5. код виробника;

6. термін придатності;

7. ціна;

8. реєстрова ціна;

9. кількість препарату в оригінальній упаковці.

Потім даний список відправляється на сервер головного офісу (Мал. 5).

Рис. 5. Схема інформаційних потоків

Тут зі списку препаратів виключаються препарати, термін придатності яких минув, але вони ще з яких-небудь причин не списані. Далі дані про кожному препараті доповнюються інформацією про сертифікати відповідності та паспортах заводу-виготовлювача наявних для даного препарату. Вся інформація міститься в один файл і архівується.

Клієнт за допомогою програми замовлення фармацевтичних препаратів, в будь-який час може завантажити новий прайс-лист і, сформувавши заявку, відправити її на сервер компанії «Катрен» у вигляді електронного листа.

На сервері електронний лист, з приєднаним до нього файлом-заявкою, складається в поштову скриньку того філії, якій воно призначалося. У наступний сеанс зв'язку, періодичність яких задається філіями самостійно (як правило, 15 хвилин), філія забирає надійшла для нього пошту з поштової скриньки. Рух даних від початку формування прайс-листа до одержання філією заявки було узагальнено в таблицю:

Таблиця 1

Рух потоків даних

1.4. Обгрунтування проектних рішень по автоматизованому рішенню економіко-інформаційних завдань

1.4.1. Обгрунтування вибору завдань, що входять в комплекс

Даний курсовий проект ставить перед нами ряд завдань, вирішення яких дозволить створити автоматизовану інформаційну систему управління та підвищити ефективність роботи організацій в цілому:

- Організувати технологію збору, передачі, обробки та видачі інформації;

- Вибрати програмні засоби для забезпечення функціонування інформаційної системи і для вирішення заданого комплексу завдань;

- Спроектувати інформаційне забезпечення для інформаційної системи;

- Провести економічне обгрунтування проекту.

Отже, необхідно спроектувати автоматизовану систему, що забезпечує доцільність вирішення завдань організаційно-технологічної підготовки відділу постачання з ЕОМ, яка визначається наявністю технічних засобів, персоналу відповідної кваліфікації та необхідними вихідними даними.

Основною причиною виникнення необхідності автоматизації існуючої системи замовлення було те, що вона була введена в експлуатацію досить давно - в 1993 році, і майже не оновлювалася. Це призвело до того, що дана система застаріла. Поясненням цього факту є те, що протягом цього часу зросли обсяги інформації необхідні для передачі клієнтам, застарів інтерфейс клієнтської програми «Клієнт Склад», з'явилася можливість модифікувати систему замовлень так, щоб мінімізувати витрати клієнтів на телефонні послуги.

Програма «Клієнт Склад» була розроблена під операційну систему MSDOS, це на сьогоднішній момент, призвело до того, що ця програма не може друкувати на деяких сучасних принтерах, які не підтримують MSDOS. Така ж ситуація і з модемами: багато сучасних модеми під час комплектуються драйверами тільки для Windows, що створює проблеми при налаштуванні зв'язку в програмі «Клієнт Склад» - доводиться шукати і встановлювати драйвера для DOS.

Збільшилася кількість інформації, яка повинна відображати програма замовлення - які сертифікати відповідності та паспорти заводів-виготовлювачів є по кожному препарату, але в силу деяких структурних обмежень існуючої програми це неможливо.

Досить часто від клієнтів надходять скарги з приводу недостатньої функціональності і незручності роботи з програмою. Це відсутність архіву заявок, незручна організація складання заявки - щоб замовити будь-яку кількість препарату, слід натиснути Enter, ввести потрібну кількість, ще раз натиснути Enter. У решти постачальників фармацевтичних препаратів, досить просто ввести потрібну кількість препарату.

Доступ до Інтернету здійснюється через центри доступу «Катрен». Тобто компанія купує в різних містах, в основному це обласні центри, доступ в Інтернет у провайдерів. Що не зовсім зручно в плані подальшої оплати наданих послуг. До того ж якщо клієнт знаходиться далеко від центру доступу, ростуть його витрати на телефонні послуги, що не задовольняє багатьох клієнтів.

Таким чином, на основі всього вище сказаного можна зробити висновок, що в компанії «Катрен» необхідна автоматизація системи замовлення фармацевтичних препаратів.

1.4.2. Обгрунтування необхідності використання обчислювальної техніки та створення АРМ для вирішення даного комплексу завдань

Джерело причин більшості проблем ДОП - споконвічне протиріччя між вимогою централізованого управління документацією і децентралізованої технологією обліку. Картково-журнальний облік роботи з документами ведеться автономно в кожному підрозділі. При процедура з'ясування стану конкретного документа полягає в послідовному зборі даних про документ у всіх точках його проходження. Для того ж, щоб забезпечити ефективне централізоване управління за деякою сукупністю документів, необхідно оперативно вать і дублювати інформацію з підрозділів у центрі. Це вимагає величезних накладних витрат: потрібні строго регламентовані і трудомісткі технології збору та аналізу розподіленої інформації, детально опрацьовані нормативно-методичні документи і підготовлений персонал. Сьогодні практично жодна організація не може дозволити собі в повному обсязі підтримувати такі технології.

Альтернативний шлях - просто спростити завдання, скоротивши документообіг за рахунок делегування та децентралізації прав роботи з документами. Однак децентралізація функцій роботи з документами, включаючи їх облік і контроль, не тільки суперечить вітчизняним нормам і традиціям, а й сьогоднішнім світовим тенденціям, оскільки веде до зниження якості управління організацією в умовах зростання масштабів і взаємозв'язку завдань управління.

Автономні комп'ютери на робочих місцях діловодів або навіть невеликі мережі в канцеляріях або секретаріатах ​​перерахованих вище проблем принципово не вирішують, фактично вони просто заміняють спосіб ведення картотеки чи журналу.

Принциповим же рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях у різних підрозділах організації. У цьому випадку відомості про роботу документами, що вводяться з робочих місць у підрозділах, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу організації.

Для організації такої роботи з використанням мережі організації розробляються спеціальні програми, звані зазвичай системами автоматизації діловодства і документообігу (АС ДОП). Найбільш просунуті з них дозволяють як відслідковувати паперовий документообіг, так і організувати переміщення по мережі і роботу з електронними документами ^1.

Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління. Бажано, щоб система доходила хоча б до кожного структурного підрозділу, в якому здійснюється облік і контроль. В ідеалі ж вона повинна охоплювати всі робочі місця співробітників, що здійснюють власне роботу з документами. У цьому випадку при мінімізації трудовитрат діловодного персоналу забезпечується повний контроль над документаційною діяльністю організації в реальному масштабі часу.

Діяльність підприємства буде ефективною тільки за наявності загальної інформаційної системи, що поєднує управління фінансами, персоналом, постачанням, збутом і виробництвом. Таким чином, завдання компанії, що спеціалізується в області інформаційного забезпечення бізнес-процесів, полягає у створенні та впровадженні комплексних систем управління, які дозволять замовнику перейти до інтегрованих систем, забезпечать роботу в єдиному інформаційному просторі і нададуть необхідну інформацію для планування і прогнозування, аналізу та прийняття управлінських рішень.

Інформаційна технологія базується і залежить від технічного, програмного, інформаційного, методичного та організаційного забезпечення.

Технічне забезпечення - це персональний комп'ютер, оргтехніка, лінії зв'язку, обладнання мереж. Вид інформаційної технології, що залежить від технічної оснащеності (ручний, автоматизований, віддалений) впливає на збір, обробку та передачу інформації. Розвиток обчислювальної техніки не стоїть на місці. Стаючи більш потужними, персональні комп'ютери одночасно стають менш дорогими і, отже, доступними для широкого кола користувачів. Комп'ютери оснащуються вбудованими комунікаційними можливостями швидкісними модемами, великими обсягами пам'яті, сканерами, пристроями розпізнавання голосу і рукописного тексту.

Програмне забезпечення, що знаходиться в прямій залежності від технічного та інформаційного забезпечення, реалізує функції накопичення, обробки, аналізу, зберігання, інтерфейсу з комп'ютером.

Інформаційне забезпечення - сукупність даних, представлених у певній формі для комп'ютерної обробки.

У сучасних умовах розвитку ринкових відносин управлінська діяльність є, мабуть, одним з найважливіших факторів функціонування фірм. Ця діяльність постійно вдосконалюється у відповідності з об'єктивними вимогами виробництва і реалізації товарів, підвищенням ролі споживача у формуванні техніко-економічних та інших параметрів продукції, ускладненням господарських зв'язків. І, звичайно ж, велику роль у цих умовах відіграють впровадження прогресивних методів сучасної інформаційної технології управління, зміна організаційних форм і структури фірми, підвищення значення транснаціональних корпорацій в міжнародних господарських зв'язках.

Сучасна інформаційна технологія управління фірмою є процесом, що складається з чітко регламентованих правил виконання операцій над інформацією в інформаційній системі економічного об'єкта для прийняття оптимального управлінського рішення, яке пов'язане з основною функцією будь-якого підприємства - випуском готової продукції з метою отримання економічних результатів від реалізації цієї продукції.

1.4.3. Відокремлення проектних рішень з програмного забезпечення комплексу задач

Розроблюване програмне забезпечення призначене для встановлення на комп'ютери клієнтів фармацевтичної компанії «Катрен», за допомогою якого вони зможуть отримати свіжу інформацію про продукцію і, сформувавши заявку, відправити її менеджерам компанії.

При плануванні автоматизації системи замовлення фармацевтичних препаратів було вирішено залишити існуючу структуру передачі даних, що була раніше. Внаслідок цього достатньо буде модифікувати тільки клієнтську програму, а серверну програму можна залишити без змін, що дозволить мінімізувати витрати на автоматизацію системи замовлення в цілому.

Розробляється програма повинна володіти наступними функціями:

• отримання прайс-листа і його відображення;

• надсилання заявок менеджеру «Катрен»;

• можливість зміни цін на препарати на основі персональної знижки клієнта;

• можливість друку прайс-листа і окремих заявок на принтер;

• експорт прайс-листа як у текстовий формат, так і у формат Microsoft Excel;

2. ПРОЕКТНА ЧАСТИНА

2.1. Інформаційне забезпечення комплексних завдань

2.1.1. Инфологическая модель і її опис

Инфологическая або інформаційна модель (схема даних) і її опис припускає моделювання вхідних, проміжних і результатних інформаційних масивів предметної області та їх характеристика. Необхідно детально освятити як на основі вхідних документів та нормативно-довідкової інформації відбувається обробка з використанням масивів оперативної інформації і формування вихідних даних.

Розглянемо схему інформаційних потоків даних (рис.6).

Зміст потоків даних розшифровується в таблиці 2 (вхідна інформація) і таблиці 3 (вихідна інформація).

Таблиця 2

Вхідна інформація

Таблиця 3

Вихідна інформація