МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ
Державні освітні установи
ВИЩОЇ ОСВІТИ
«БРАТСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»
ФАКУЛЬТЕТ ЕКОНОМІКИ І УПРАВЛІННЯ
Реферат
Адміністративні системи
та офісні технології
на тему: «Програми для прийому і відправлення повідомлень»
Виконав:
Перевірив:
Цим же терміном, або Сьогодні Інтернет використовується як джерело різнобічної інформації з різних галузей знань. Більшість документів, доступних на серверах Інтернету, мають гіпертекстовий формат. Службу Інтернету, керуючу передачею таких документів, називають World Wide Web (Web, WWW). середовищем WWW, називають велику сукупність документів, між якими існують гіпертекстові зв'язки.
Середа WWW не має централізованої структури. Вона поповнюється тими, хто бажає розмістити в Інтернеті свої матеріали, і може розглядатися як інформаційний простір. Як правило, документи WWW зберігаються на постійно підключених до Інтернету комп'ютерах - Web-серверах. Зазвичай на Web-сервері розміщують не один документ, а групу взаємопов'язаних документів. Така група являє собою Web-вузол (Web-сайт). Розміщення підготовлених матеріалів на Web-сайті називається Web-виданням (Web-публікацією).
Робота з програмою Internet Explorer 6.0
З боку Інтернету роботу служби World Wide Web забезпечують сервісні програмні засоби Web-сервери. З боку користувача робота забезпечується клієнтськими програмами - Web-браузерами. Існує кілька різних браузерів, що випускаються різними компаніями.
У принципі, всі браузери виконують одні й ті ж функції, і вибір конкретного засобу перегляду - справа смаку і звички користувача. Однак у браузера Microsoft Internet Explorer є перевага перед іншими, полягає в тому, що починаючи з операційної системи Windows 98, він поставляється разом із системою та інтегрований в неї так, що є її невід'ємним компонентом.
З останньою версією операційної системи Windows XP поставляється версія браузера Internet Explorer 6.0. Ця програма являє єдиний метод доступу до локальних документів комп'ютера, ресурсів корпоративної мережі intarnet і до інформації, доступної в Інтернеті. Вона забезпечує роботу з World Wide Web, надає ідентичні засоби роботи з локальними папками комп'ютера і файловими архівами FTP, дає доступ до засобів зв'язку через Інтернет. Відповідні програми (Outlook Express, Програвач Windows Media та інші) автономні, але розглядаються як частина пакету Internet Explorer 6.0. Схема використання Інтернету через Internet Explorer представлена на рис. 1.
Рис.1. Організація доступу до ресурсів Інтернету.
Для запуску браузера Internet Explorer можна використовувати значок Internet Explorer на Робочому столі або на панелі швидкого запуску, а також Головне меню (Пуск à Програми à Internet Explorer). Крім того, програма запускається автоматично при спробі відкрити документ Інтернету або локальний документ у форматі HTML. Для цієї мети можна використовувати ярлики Web-сторінок, папку Избранное (Пуск à Вибране або пункт меню Обране в рядку меню вікна папки або програми Провідник), панель інструментів Робочого столу Адреса або полі введення в діалогове вікно Запуск програми (Пуск à Виконати).
Якщо з'єднання з Інтернетом відсутня. то після запуску програми на екрані з'явиться діалогове вікно для керування установкою з'єднання. При неможливості встановити з'єднання зберігається можливість перегляду в автономному режимі раніше завантажених Web-документів. За наявності з'єднання після запуску програми на екрані з'явиться так звана «домашня», або основна, сторінка, обрана під час налаштування програми.
Прийом файлів з Інтернету
Гіперпосилання, наявні на Web-сторінках,. можуть вказувати на документи різних типів. Якщо браузер не здатний відображати файли певного типу (наприклад, виконувані файли з розширенням. EXE, архіви. ZIP та інші), ініціюється процес завантаження даного файлу на комп'ютер.
Програма Internet Explorer 6.0 запускає майстер завантаження файлу, на першому етапі роботи якого потрібно вказати, чи слід відкрити файл або зберегти його на диску. «Відкриття» файлу увазі завантаження його в каталог тимчасових файлів і негайний запуск (якщо це виконуваний файл) або відкриття за допомогою програми, яка призначена для роботи з файлами цього типу. Такий підхід відкриває шлях на комп'ютер для небезпечної інформації. Надійніше вибрати збереження файлу на диску. У цьому випадку потрібно вибрати папку, в яку слід зберегти файл, і задати ім'я файлу.
Хід завантаження файлу відображається в спеціальному вікні. Шкала ходу роботи з'являється тільки в тому випадку, коли майстер управління завантаженням може отримати інформацію про повну довжині файлу, а це можливо тільки коли файл завантажується безпосередньо з Web-сайту. При завантаженні файлу з вузла FTP такі дані надаються не завжди. За ходом завантаження можна також стежити за рядком заголовка вікна або, якщо вікно згорнуто або приховано іншими вікнами, за підписом на кнопці Панелі завдань. Процес завантаження файлу не перешкоджає паралельного перегляду Web-сторінок або іншими операціями в Інтернеті.
Після закінчення завантаження вікно завантаження закривається автоматично, якщо встановлено прапорець. Закрити діалогове вікно після завершення завантаження. В іншому випадку після закінчення завантаження активізуються кнопки. Відкрити і Відкрити папку, які дозволяють, відповідно відрити тільки що завантажений файл або папку, яка його містить.
Завантаження файлу можна перервати у будь-який момент за допомогою кнопки Скасувати. Після переривання завантаження користувачем або внаслідок розриву з'єднання, цю операцію необхідно почати заново. В операційній системі Windows XP немає коштів, здатних відновити завантаження файлу, перервану з якої-небудь причини. Це можливо тільки при використанні спеціальних службових програм.
Відправлення та отримання повідомлень
Для роботи з електронною поштою і телеконференціями зазвичай використовують єдину програму, так як і в тому і в іншому випадку мова йде про відправку і прийом повідомлень. Часто виявляється зручним об'єднання коштів роботи з цими службами в рамках однієї програми. Наприклад, так зроблено в програмі Outlook Express, яка дозволяє отримувати і відправляти повідомлення електронної пошти і телеконференцій, використовуючи аналогічні засоби.
Можливість використання електронної пошти сьогодні не розглядається як самостійна послуга і автоматично надається тим, хто підключається до Інтернету без додаткової оплати. Адреса електронної пошти складається з двох частин. Доменну адресу умовно відповідає двом останнім частинам позначення компьютера в адресі URL і фактично являє собою адресу локальної мережі, до якої належить конкретний користувач. Друга частина адреси (яка в записі йде перед першою і відокремлюється від неї символом «@») вказує конкретного користувача в цій локальній мережі. Повідомлення для даного адресата накопичуються на поштовому сервері, а потім передаються на комп'ютер адресата за запитом.
Наприклад, користувач, що підключається до Інтернету через постачальника послуг ABCDE, може мати адресу типу myname @ abcde. Ru.
Телеконференції (або групи новин) являють собою засоби поширення повідомлень, не призначених для конкретного адресата. Інформація про наявність повідомлення поступово поширюється від одного сервера новин до іншого. Повідомлення зберігається на сервері протягом деякого часу (від кількох днів до кількох тижнів) після чого скидається. Користувач має доступ до всіх повідомлень, що є на даному сервері новин.
Автори повідомлень направляють їх у тематичні телеконференції. Імена телеконференцій утворюють ієрархічну структуру, яка не має єдиного кореня. Елементи імені розділяються точками, старші елементи розташовуються зліва, молодші - правіше. Чим більше елементів в імені телеконференції, тим більше вузькій темі вона присвячена.
Наприклад, телеконференція news. Announces. Newusers містить регулярно оновлюваний набір повідомлень (англійською мовою), призначений для ознайомлення початківців з правилами використання телеконференцій і мережевим етикетом. А скажімо, з елементом comp. Hardware ... починається ціле сімейство телеконференцій, присвячених різним темам, пов'язаним з апаратним забезпеченням комп'ютерів.
При зверненні до телеконференції сервер новин передає на комп'ютер користувача заголовки наявних в ній і не прочитаних користувачем повідомлень. Текст повідомлень передається пізніше відповідно до вказівок користувача і налаштуваннями програми читання повідомлень телеконференцій. Можна також відправити до телеконференцію нове повідомлення або відгук.
Хоча електронна пошта та служби новин - різні служби, для користувача вони майже однакові, так як і в тому і в іншому випадку мова йде про відправку та отримання повідомлень.
Повідомлення, що відправляється в телеконференцію, носить суспільний характер, а приватну інформацію слід пересилати електронною поштою. Однак жодна з цих служб не годиться для пересилки конфіденційної інформації, яка не повинна бути доступна стороннім.
2.1. Робота з програмою Outlook Express
Створення облікового запису. Повідомлення електронної пошти і телеконференцій накопичуються, відповідно на поштовому сервері і сервері новин. Для роботи з цими службами призначена програма Microsoft Outlook Express (Пуск à Програми à Outlook Express). З браузера Internet Explorer 6.0 вона запускається командою Сервіс à пошта і новини à Прочитати пошту.
Так як повідомлення надходять і відправляються через сервер, програмі потрібно вказати інформацію про виконуваному сервері. Ця інформація зберігається у вигляді профілю.
У програмі Outlook Express обліковий запис створюють командою Сервіс à Облікові записи. У діалоговому вікні Облікові записи в Інтернеті треба клацнути на кнопці Додати і вибрати в меню, що службу, для якої створюється обліковий запис. Остання інформація вводиться під управлінням майстра і включає ім'я, що визначене як ім'я відправника, адресу електронної пошти, ім'я використовуваного сервера і, у разі необхідності, ім'я користувача і пароль.
Створення повідомлення електронної пошти. Щоб відправити повідомлення електронної пошти, його треба створити. Для цього слід клацнути на кнопці Створити повідомлення на панелі інструментів. При цьому відкривається вікно Створити повідомлення, робоча область якого розбивається на дві основні частини. У верхній частині розташовуються поля для введення службової інформації, а в нижній - власне текст повідомлення.
Рис.2. Створення повідомлення для відправки по електронній пошті.
У полі Тема вводиться короткий опис питання, якій присвячено повідомлення. Після того як тема вказана, відповідний текст стає заголовком вікна. У полі Кому вводиться адресу основного одержувача листа, в полі Копія адресу одержувачів копії. Якщо необхідно відправити копію листа, про який нічого не відомо іншим адресатам, відповідну адресу вводиться в полі Прихована (якщо таке поле відсутнє, треба дати команду Вид à Всі заголовки).
У ході створення та редагування повідомлення наявність зв'язку з поштовим сервером не потрібно. Такий зв'язок потрібна тільки в момент відправлення (отримання) повідомлень. Програма Outlook Express влаштована таким чином, що відправка та отримання повідомлень здійснюються одночасно. Так, отримання і доставка пошти здійснюються по клацанню Відправити у вікні створення повідомлення або по клацанню на кнопці Доставити пошту в основному вікні програми Outlook Express. Повідомлення електронної пошти розміщуються в системі «внутрішніх» папок програми Outlook Express. Надійшли повідомлення заносяться в папку Вхідні. Відкривши цю папку клацанням на її значку на панелі Папки, можна побачити будь-яке з повідомлень, його зміст відобразиться в області, розташованої нижче списку. Подвійний клацання дозволяє відкрити і прочитати повідомлення в окремому вікні.
Підготовка відповідей на повідомлення. Як правило, використання будь-яких засобів комунікації на увазі діалог. У разі електронної пошти мова йде про відправку відповідей на отримані повідомлення. Програма Outlook Express включає засоби, що спрощують підготовку таких відповідей. Відкривши отримане повідомлення в окремому вікні, можна використовувати кнопки на панелі інструментів:
Кнопка Відповісти одержувачу служить для відповіді автору листа. При цьому у вікні створення повідомлення заноситься текст вихідного повідомлення, що дозволяє прив'язати коментарі безпосередньо до окремих фраз отриманого листа.
Кнопка Відповісти всім служить для відправки відповіді автору листа, а також усім, хто отримав вихідне повідомлення. У вікні створення повідомлення автоматично доповнюються поля Кому, Копія та Тема. Текст вихідного повідомлення копіюється в тіло повідомлення.
Кнопка Переслати дозволяє відправити отримане повідомлення (разом з коментарями, якщо необхідно іншому кореспонденту. У даному випадку автоматично заповнюється тільки поле Тема, так як нового адресата необхідно вказати додатково.
Читання повідомлень телеконференцій. Механізм читання повідомлень телеконференцій приблизно той же, що і при використанні електронної пошти. Після створення облікового запису для сервера новин на панелі Папки з'являється значок, що відповідає обраному сервера. Після вибору цього значка автоматично відкривається діалогове вікно Підписка на групу новин, а програма отримує список телеконференцій, підтримуваних даним сервером. Вибравши телеконференцію, слід клацнути на кнопці Підписатися. Телеконференція з підпискою відображається безпосередньо на панелі Папки, і для доступу до них не потрібно відкривати діалогове вікно Підписка на групу новин.
Робота з повідомленнями телеконференцій здійснюється приблизно так само, як з повідомленнями електронної пошти. При перегляді повідомлення в окремому вікні можна Відповісти до групи (відправити відгук у телеконференцію), Відповісти автору (повідомлення надсилається безпосередньо автору по електронній пошті) чи Переслати повідомлення по електронній пошті іншому кореспонденту.
2.2. Робота з адресною книгою
При активному використанні електронної пошти загальне число кореспондентів може досягати багатьох сотень. Пам'ятати всі електронні адреси просто немислимо. Полегшити це завдання дозволяє спеціальна програма Адресна книга.
З її допомогою можна:
запам'ятовувати адреси кореспондентів, від яких надійшли повідомлення;
автоматизувати введення адрес кореспондентів;
організувати перевірку правильності введених адрес;
спростити відправку повідомлень групам адресатів.
Відкривати Адресну книгу вручну (Пуск à Програми à Стандартні à Адресна книга) вимагається лише для її редагування. Щоб додати нового адресата, слід клацнути на кнопці Контакти і вибрати в меню пункт Створити контакт. Відкриється діалогове вікно Властивості (пізніше в заголовку буде вказано ім'я кореспондента), що містить численні вкладки, призначені для введення різної інформації в адресатові. Ім'я та адресу електронної пошти задаються на вкладці Ім'я. Зручно використовувати також поле Псевдонім: дані, введені у це поле, можна вказувати замість адреси під час створення повідомлення.
Якщо інформація про кореспондента надійшла разом з отриманим від нього повідомленням, то занести ці дані в Адресну книгу можна безпосередньо з програми Outlook Express. Для цього треба клацнути правою кнопкою миші на імені адресата в полі Від у списку повідомлень або у вікні повідомлення і вибрати в контекстному меню команди Додати відправника в адресну книгу або Додати в адресну книгу відповідно.
Щоб скористатися Адресної книгою для введення адреси, треба в ході створення повідомлення клацнути на заголовку відповідного поля (Кому, Копія або Прихована). Адреси, поміщені в кожне з цих полів, вибираються в діалоговому вікні Вибрати одержувачів.
Адреса, взятий з Адресної книги, виділяється у відповідному полі підкресленням. Якщо якісь з адрес вводилися вручну, але повинні бути в адресній книзі, їх можна перевірити за допомогою команди Сервіс à Перевірити імена. Знайдені адреси також будуть підкреслені, незнайдені можна виправити, вибравши один з декількох відповідних адрес, або занести до Адресної книги.
Якщо необхідно регулярно відправляти повідомлення однієї і тієї ж групи кореспондентів, Адресна книга дозволяє створити і використовувати групу адрес. Для цього використовується команда Створити à Створити групу. При додаванні учасників до групи їхнього адреси імені групи повідомлення відправляється всіх вибраних кореспондентам.
Включення кореспондента в групу не впливає на можливість індивідуального використання його адреси. Один кореспондент може бути включений в кілька груп.
Інші способи організації передачі даних
Gopher дозволяє проглядати ресурси за допомогою меню за допомогою встановлення з'єднання з відповідним пунктом програми. Головна перевага - не треба шукати адресу відповідного ресурсу, перегляд вмісту здійснюється з каталогу. Недолік - не має стандартного списку рубрик. Підтримує різні типи файлів: текстові, звукові, програмні.
Передача файлів за допомогою FTP - Fail Transfer Protocol - Протокол Передачі Даних. Обмін даними відбувається по TCP-каналу. Технологія FTP призначена для обміну великими обсягами інформації між машинами з різною архітектурою. FTP-архіви є одним з основних інформаційних ресурсів Інтернету. Фактично це розташовані в організованих каталогах на різних комп'ютерах в усім світі файлів. Зазвичай для передачі файлів між комп'ютерами необхідно знати логін і пароль. Існують FTP-сервери з вільним доступом.
Електронні дошки оголошень BBS - Billetin Board System - комп'ютери, до яких можна під'єднатися за допомогою модемів через телефонну мережу. BBS містить файли, які можна переписувати, дозволяє проводити дискусії, брати участь у різних іграх і має свою систему електронної пошти.
Список використаної літератури
«Інформатика». Базовий курс. 2-ге видання / за ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Пітер, 2004 - 640 с.: Іл.
В. Пасько «Самовчитель роботи на персональному комп'ютері». 5-е вид. - СПб.: Пітер; Київ: BHV, 2003. - 560 с.: Іл.
Курс лекцій А.М. Патрусовой з дисципліни «Адміністративні системи та офісні технології».