Відповідно до пункту 1 статті 252 НК РФ витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати (а у випадках, передбачених статтею 265 НК РФ, збитки), здійснені платником податків.
Під обгрунтованими витратами розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена в грошовій формі.
Під документально підтвердженими видатками розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ. Хочеться звернути увагу, що з 1 січня 2006 року в статтю 252 НК РФ внесені зміни, згідно з якими витрати, зроблені за межами території Російської Федерації та підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства іноземних держав, будуть враховуватися для цілей оподаткування.
Таким чином, з метою оподаткування прибутку витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу, обгрунтовані та документально підтверджені.
Відповідно до пункту 3 статті 273 НК РФ витратами платника податків визнаються витрати після їх фактичної оплати. З метою глави 25 Податкового кодексу Російської Федерації оплатою товарів (робіт, послуг і (або) майнових прав) визнається припинення зустрічного зобов'язання платником податків - покупцем зазначених товарів (робіт, послуг) та майнових прав перед продавцем, яке безпосередньо пов'язане з постачанням цих товарів (виконанням робіт, наданням послуг, передачею майнових прав).
Платники податків, що визначають доходи і витрати касовим методом, витрати враховують з урахуванням таких особливостей:
матеріальні витрати, а також витрати на оплату праці враховуються у складі витрат при визначенні податкової бази по податку на прибуток у момент списання коштів з розрахункового рахунка платника податку, виплати з каси, а при іншому способі погашення заборгованості - у момент такого погашення. Перелік матеріальних витрат наведено в пункті 1 статті 254 НК РФ. Витрати з придбання сировини і матеріалів враховуються в складі витрат по мірі списання даної сировини і матеріалів у виробництво. Такий же порядок застосовується і щодо оплати відсотків за користування позиковими засобами (включаючи банківські кредити) і при оплаті послуг третіх осіб;
амортизація враховується в складі видатків у сумах, нарахованих за звітний (податковий) період. Слід зазначити, що амортизація допускається тільки оплаченого платником податку амортизується майна, використовуваного у виробництві. Аналогічний порядок застосовується і щодо капіталізованих витрат, передбачених статтями 261, 262, 266 і 267 НК РФ;
витрати на оплату податків і зборів враховуються у складі витрат у розмірі їх фактичної сплати платником податків. При наявності заборгованості зі сплати податків і зборів витрати на її погашення враховуються у складі витрат у межах фактично погашеної заборгованості і в ті звітні (податкові) періоди, коли платник податків погашає вказану заборгованість.