МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ
Державна освітня установа вищої професійної освіти
«РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТОРГОВЕЛЬНО-ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»
Контрольна робота
з дисципліни: Програмні засоби офісного призначення.
на тему: «Основні можливості Microsoft office Outlook»
Виконав:
Студент 2 курсу
Заочної (на базі ВПО) скороченої форми навчання
Волосова Ганна Костянтинівна
м. Волгоград 2009р.
Зміст
Введення
Час і інформація під контролем
1.1 Швидкий пошук потрібної інформації
1.2 Кошти для планування повсякденної роботи
2. Зв'язок без кордонів
2.1 Надання лише необхідної інформації
2.2 Спільне використання інформації
3. Безпека і керованість
3.1 Ефективний контроль вхідних повідомлень електронної пошти
3.2 Збереження особистої інформації та інформації організації
3.3 Запобігання втрати даних у робочих файлах
3.4 Виправлення помилок в відправлених повідомленнях
Висновок
Список використаних джерел
Введення
Outlook є самим «офісним» з усіх додатків Microsoft Office. Навіть його найпростіші функції дозволяють вирішувати цілий ряд різноманітних офісних завдань, загалом же його можливості практично невичерпні. Але аж ніяк не всі користувачі й далеко не завжди використовують їх повною мірою. Рядові службовці при роботі з Microsoft Outlook найчастіше виконують наступні дії:
мають справу з електронною поштою: створюють, відправляють, отримують і друкують повідомлення, працюють з поштовими папками, підписують повідомлення, встановлюють правила обробки повідомлень;
планують свій робочий час: створюють записи про зустрічі та події в календарі, налаштовують оповіщення, переглядають календар;
ведуть контакти: додають і переглядають запису;
працюють із завданнями: створюють завдання і відстежують їх виконання;
користуються нотатками: створюють, редагують, оформляють і видаляють їх.
У порівнянні з іншими основними додатками Microsoft Office 2007, зовні Outlook 2007 найменше відрізняється від своїх попередніх версій. Однак у ньому з'явилися і нові можливості, і нові команди, і ... нові проблеми.
1. Час і інформація під контролем
Щоб поліпшити управління часом та інформацією, програма Office Outlook 2007 надає ряд нових і розширених можливостей, починаючи з швидкого пошуку і закінчуючи інтеграцією завдань у календарі. Ці кошти полегшують вирішення завдань пошуку, управління, сортування та обробки величезних обсягів даних, з якими користувач стикається кожен день.
1.1 Швидкий пошук потрібної інформації
Миттєвий пошук. Office Outlook 2007 надає новий швидкий спосіб пошуку відомостей незалежно від того, в якій папці вони знаходиться. Тепер Outlook використовує ту ж технологію пошуку, що і Microsoft Windows, і забезпечує швидке отримання результатів незалежно від розміру поштової скриньки. Крім того, була поліпшена структура візуального відображення. Тепер як тільки окремий результат пошуку стає доступний, він відразу ж відображається на екрані, а пошук в цей час продовжує виконуватися. Процедура пошуку тепер відображається в одному і тому ж місці незалежно від цілей застосування Outlook. Можна також надіслати запит пошуку в службу пошуку на робочому столі Windows і виконати пошук в будь-якому місці на комп'ютері.
Колірні категорії. Нова можливість «Кольорові категорії» дозволяє швидко і наочно настроювати елементи та робити їх несхожими один на одного, що полегшує пошук потрібної інформації. Припустимо, що потрібно призначити колірну категорію всіх елементів певного проекту. Призначення однієї і тієї ж колірної категорії повідомленнями електронної пошти, календарів і завдань допоможе візуально визначити всі елементи даного проекту. При необхідності надалі можна буде виконати пошук і сортування по колірних категорій. Додаткові відомості див у статті «Призначення колірної категорії повідомленням електронної пошти».
Роумінг колірних категорій. За замовчуванням колірні категорії зберігаються тепер у файлі даних, а не в реєстрі Windows. При використанні облікового запису Microsoft Exchange категорії будуть доступні на всіх задіяних комп'ютерах.
Користувальницький інтерфейс, орієнтований на результат. Програма Office Outlook 2007 має новий, більш зрозумілий і інтуїтивний інтерфейс, що полегшує створення, форматування та маніпулювання електронної пошти. Тепер є доступ до всього різноманіття функцій і можливостей Outlook з одного і того ж місця в повідомленні електронної пошти.
Перегляд вкладень. Використовуючи новий засіб, вкладення можна переглядати в області читання за допомогою одного клацання мишею. Це суттєво економить час і дозволяє переглядати вкладення в контексті повідомлення електронної пошти.
Згорнута область переходів. Для збільшення робочої області тепер можна зменшити область переходів до вертикальної панелі кнопок, зберігаючи при цьому швидкий доступ до обраних папок та іншим уявленням. Додаткові відомості див у статті «Згортання та розгортання області переходів».
Імена Yomi. Програма Office Outlook 2007 підтримує японські імена Yomi в розділі «Контакти».
У календарі змінилося уявлення «Тиждень». У програмі Office Outlook 2007 введено нове подання тижня. Колишня структура у вигляді двох стовпців нагадувала на звичайний календар. Нове подання схоже на подання робочого тижня попередніх версій.
Рівень подробиць за замовчуванням. Змінено рівень подробиць за замовчуванням для подання «Місяць». Додаткові відомості див у статті «Зміна рівня деталізації в уявленнях календаря« Тиждень »і« Місяць »».
1.2 Кошти для планування повсякденної роботи
Список справ. У новій області «Список справ» завдання, повідомлення електронної пошти, помічені до виконання, що наближаються зустрічі та відомості календаря об'єднані в одному місці. Крім того, містяться завдання з програми складання нотаток Microsoft Office OneNote 2007, програми Microsoft Office Project 2007 і веб-вузлів Windows SharePoint Services 3.0. Список справ дає загальне уявлення про плани на день.
Позначки до виконання на повідомленнях електронної пошти. Тепер у програмі Outlook позначки використовуються більш активно. Можна використовувати позначку для швидкого створення елемента з перевіркою виконання, який можна буде відстежувати за допомогою списку справ, у папці «Вхідні» та навіть у папці «Календар». Крім того позначки використовуються для нагадувань собі або іншим користувачам.
Інтеграція завдань у календарі. Програма Office Outlook 2007 інтегрує завдання в календарі у вигляді списку завдань на день, який відображається під запланованими на цей день зустрічами і зборами. Щоб виділити час на виконання завдання, потрібно просто перетягнути завдання на календар. Якщо завдання виконано, вона залишається візуально прикріпленою до цього дня у вигляді запису виконаної роботи. Незавершені завдання переходять на наступний день і накопичуються до тих пір, поки не будуть позначені як завершені.
Поліпшені можливості створення розкладів. Поліпшені можливості створення розкладів у програмі Office Outlook 2007 і в програмі Exchange 2007 дозволяють легко і швидко складати розкладу зборів. При використанні програми Exchange 2007 проглядаються розкладу учасників зборів і пропонуються відповідний час і місце його проведення. Цілий ряд інших поліпшень в Office Outlook 2007 полегшують ведення календаря у разі використання Exchange 2003 або Exchange 2007. Коли змінюється місце проведення зборів або його порядок денний, учасники отримують інформаційне оновлення, а не повторне запрошення на збори. Зміни в оновленні виділені, щоб одержувач відразу ж звернув на них увагу.
2. Зв'язок без кордонів
Щоб полегшити взаємодія з іншими користувачами, що працюють у віддалених місцях та на інших платформах, програма Office Outlook 2007 надає значні вдосконалення - від спрощення спільної роботи з календарями до повномасштабної підтримки формату Really Simple Syndication (RSS) і інтеграції інформації Windows SharePoint Services 3.0.
2.1 Надання лише необхідної інформації
Доставляючи потрібну інформацію безпосередньо в поштову скриньку, програма Office Outlook 2007 надає користувачеві відомості на кожен день.
Підключення списків Windows SharePoint Services 3.0 до Outlook. Програма Office Outlook 2007 дозволяє отримати доступ до інформації, що зберігається в списках вузла SharePoint з будь-якого місця і у будь-який час. Календарі, бібліотеки документів, дошки обговорень, контакти і завдання можна підключити в Office Outlook 2007 і потім переглядати їх, виконувати пошук і редагувати вміст. Всі зміни, внесені в ці дані, дублюються у версії на сервері і в веб-браузері. Нові функції Office Outlook 2007 (такі як накладення календарів, електронні візитні картки та список справ) також включають вміст вузла SharePoint.
RSS-канали. RSS-канали надають зручний спосіб поширення відомостей від видавців різних матеріалів у стандартному форматі. Типовим прикладом RSS-матеріалів є джерела часто оновлюваних відомостей - це статті новин і персональні веб-журнали (блоги). Перевага формату RSS полягає в тому, що матеріали з різних джерел об'єднуються в одному місці, і немає необхідності передавати постачальнику матеріалів свою адресу електронної пошти для отримання інформації. Користувачеві не потрібно відвідувати різні веб-сайти в пошуках новин по цікавить його темі. Додаткові відомості див у статті «Введення в RSS».
Автоматична настройка облікового запису. Новий засіб «Автоматична настройка облікового запису» полегшує додавання облікових записів у програмі Office Outlook 2007. Потрібно тільки ввести ім'я та пароль облікового запису електронної пошти Exchange протоколу POP3 або IMAP. Програма Office Outlook 2007 налаштовує облікові записи автоматично. Таким чином, немає необхідності запам'ятовувати ім'я сервера та іншу спеціальну інформацію, настроювати порти і виконувати інші дії. Обліковий запис Exchange 2007 завжди залишається актуальною, оскільки має динамічне підключення до сервера, на якому працює Exchange. У разі переміщення поштової скриньки з одного сервера на інший програма Office Outlook 2007 автоматично виявляє це зміна і забезпечує подальшу роботу користувача без будь-якого перерви.
2.2 Спільне використання інформації
Знімки календаря. Календар можна надіслати іншому користувачеві в повідомленні електронної пошти. Одержувач зможе відкрити цей календар як у веб-браузері, так і в Outlook. Додаткові відомості див у статті «Спільне використання даних календаря».
Підписка на календарі Інтернету. Календарі Інтернету - це календарі, відкриті для спільного використання через Інтернет. Ці календарі, створені в Outlook або в інших додатках, завантажуються зі служби публікації календарів або зі спеціального веб-сайту, на якому можна розміщувати календарі та підписуватись на них. У підписці на календар Інтернету містяться дані для Outlook про те, куди і як часто потрібно відправляти запити на оновлення.
Накладання календарів. У режимі накладення можна розташувати кілька календарів один над одним для перегляду і порівняння календарів колег або групи з власним. Таким чином можна знайти вільний час для зустрічі.
Публікація календарів на веб-сайті Microsoft Office Online. Відкрити спільний доступ до свого календаря для всіх чи тільки для певного кола осіб можна, опублікувавши його в якості календаря Інтернету в службі Office Online.
Електронні візитні картки. Є можливість створювати і відкривати для спільного доступу налаштовуються користувачем електронні візитні картки, які надають персоналізований спосіб передачі особистої інформації. Картку можна відправити як вкладення в повідомленні електронної пошти або як частина електронного підпису. Електронні візитні картки дозволяють настроювати контактні відомості, а також додавати логотипи та фотографії, роблячи контакти більш пізнаваними. Електронні візитні картки можна передавати в повідомленні електронної пошти та зберігати в папці контактів.
Збереження у файл PDF або XPS. Office Outlook 2007 дозволяє експортувати файли у такі формати: Формат Portable Document Format (PDF). Формат PDF - формат електронних файлів з фіксованим макетом, що забезпечує збереження форматування документів і спільне використання файлів.
Формат PDF гарантує точне збереження форматування файлу при його перегляді в інтерактивному режимі або під час друку, а також ускладнює зміна вмісту файлу. Цей формат також рекомендований для документів, які будуть відтворюватися за допомогою методів друкування комерційної продукції.
Формат XML Paper Specification (XPS). Формат XPS - формат електронних файлів, що забезпечує збереження форматування документів і спільне використання файлів. Цей формат гарантує точне збереження форматування файлу при його перегляді в інтерактивному режимі або під час друку, а також ускладнює зміна вмісту файлу.
Примітка. Файли форматів PDF і XPS можна створювати тільки при відкритті об'єкта в додатку Office Outlook 2007. Ця функція недоступна в меню Файл в головному вікні Outlook.
Файл з програми системи Microsoft Office 2007 можна зберегти у вигляді PDF-файлу або XPS-файлу лише після установки надбудови. Додаткові відомості див за посиланням Включення підтримки для інших форматів файлів, таких як PDF і XPS.
Додаткові відомості див у статті «Збереження у файл формату PDF або XPS».
Інтеграція Microsoft Office InfoPath 2007 у Outlook. Повна інтеграція Office Outlook 2007 з Office InfoPath 2007 дозволяє запровадити форму InfoPath у повідомлення електронної пошти і відправити її іншим користувачам разом із запитом ввести в неї потрібну інформацію. Від одержувача вимагається тільки відповісти на повідомлення і заповнити впроваджену форму. Після того, як будуть отримані відповіді одержувачів, можна буде експортувати дані для аналізу в програму Microsoft Office Excel 2007 або об'єднати форми отриманих відповідей в одну зведену форму.
Автовідповідь про відсутність на робочому місці. Раніше під час запуску Outlook з увімкненим автовідповіді відображалося діалогове вікно сповіщення. У програмі Office Outlook 2007 при включенні автовідповідача про відсутність на робочому місці в рядку стану з'являється повідомлення. При використанні облікового запису Exchange 2007 можна заздалегідь скласти розклад часу відсутності і не турбуватися більше про включення і відключення автовідповідача. Крім того, з використанням облікових записів електронної пошти Exchange 2007 можна задати окремі повідомлення як для одержувачів всередині організації, так і поза нею.
Уніфікація повідомлень. За допомогою Exchange 2007 через поштову скриньку Office Outlook 2007 можна приймати голосові повідомлення та факси.
Підтримка відображення імен доменів різними мовами. Програма Office Outlook 2007 підтримує стандарт «Відображення імен доменів різними мовами», адреси електронної пошти. Підтримка стандарту «Відображення імен доменів різними мовами» дозволяє реєструвати і використовувати доменні імена не тільки англійською, але й на інших мовах.
Покращене кешування даних. Програма Office Outlook 2007 підтримує кешування (створення локальної синхронізованої копії) спільно використовуваних даних. Наприклад, якщо ведеться робота з відкритими для спільного доступу папками іншого користувача, копія даних зберігається на локальному комп'ютері. Це прискорює роботу і дозволяє працювати з спільно використовуваними даними за відсутності підключення до сервера, на якому працює Exchange.
3. Безпека і керованість
Для захисту особистої інформації та інформації організації в програмі Office Outlook 2007 передбачені потужні засоби, такі як технології фільтрації небажаної пошти і атак фішингу та нові керовані папки електронної пошти. У результаті користувач краще контролює інформацію, що надходить, знаходиться в більшій безпеці і може приділяти більше уваги своїм щоденним справах.
3.1 Ефективний контроль вхідних повідомлень електронної пошти
Поштові штемпелі електронної пошти Outlook. Поштові штемпелі електронної пошти Outlook - це нова технологія, розроблена корпорацією Майкрософт для фільтрації небажаної пошти. Суть технології полягає в наступному. Від комп'ютера відправника потрібно виконати певний розрахунок або вирішити завдання і потім призначити цю роботу повідомленням в якості секретного ключа, що підтверджує законність. Поштові штемпелі електронної пошти Outlook ускладнюють і уповільнюють масову відправку небажаної пошти, але не впливають на відправлення законних повідомлень. При отриманні повідомлення з таким «штемпелем» програмою Office Outlook 2007 система може легко перевірити достовірність повідомлення. Якщо ключ вірний, це служить свідченням того, що комп'ютер відправника витратив певні зусилля при відправці повідомлення. У результаті повідомлення, які мають ключі, відображаються в папці Вхідні, а не в папці Небажана пошта.
Фільтр небажаної пошти та захист від фішингу. Програма Office Outlook 2007 має вдосконалений фільтр небажаної пошти, який відсортовує ще більше небажаних повідомлень електронної пошти, ніж раніше. Крім того, є новий захист проти фішингу (використання підроблених повідомлень електронної пошти для отримання особистої інформації користувача). Програма Office Outlook 2007 відстежує і знешкоджує підозрілі повідомлення електронної пошти, автоматично відключаючи в них посилання до тих пір, поки користувач не схвалить їх. У повідомленнях електронної пошти з'являються попередження про потенційно небезпечних і зловмисних веб-сайтах.
3.2 Збереження особистої інформації та інформації організації
Керовані папки електронної пошти. При використанні Exchange 2007 керовані папки електронної пошти допомагають організаціям задавати політики утримання та зберігання електронної пошти для поштових скриньок своїх співробітників, включаючи способи отримання доступу до цих поштових скриньок інших користувачів.
Архів електронної пошти. Є можливість зберігати та архівувати повідомлення електронної пошти в бібліотеці документів Windows SharePoint Services 3.0. Програма Office Outlook 2007 надає доступ до цього архіву папок поряд з поштовими папками користувача, дозволяючи йому звертатися до них так само як до інших папок. Однак ці папки оптимізовані для тривалого зберігання в архіві та сумісності, і до них можуть отримати доступ інші користувачі.
Управління правами доступу до даних. Покращене керування правами на доступ до даних - це технологія завдання політики, доступна у випуску 2007 системи Microsoft ® Office, яка допомагає захистити документи, таблиці, презентації та повідомлення електронної пошти від несанкціонованого доступу та використання. Управління правами доступу до даних дозволяє визначити, кому буде надано доступ до документа або повідомлення електронної пошти і що кожному з користувачів буде дозволено робити - редагувати, копіювати, передавати або друкувати вміст, включаючи вкладення.
Управління відомостями про зайнятість. За допомогою облікового запису Exchange 2007 можна вказати, хто зможе переглядати відомості про зайнятість, тобто контролювати безпеку своїх особистих даних.
Центр управління безпекою. Засіб Центр управління безпекою об'єднує в собі параметри безпеки та конфіденційності для програм випуску 2007 системи Microsoft Office. На зміну рівнями безпеки: «дуже високий», «високий», «середній» і «низький», що використовувалися в попередніх версіях Office, прийшла більш зручна система безпеки.
3.3 Запобігання втрати даних у робочих файлах
Центр діагностики Office. Центр діагностики Microsoft Office забезпечує ряд діагностичних перевірок, які дозволяють встановити причину завершення роботи комп'ютера зі збоєм. За допомогою діагностичних перевірок можна дозволити деякі проблеми безпосередньо в ході їх виконання, а також визначити способи усунення інших неполадок. Центр діагностики Microsoft Office прийшов на зміну наступних можливостей Microsoft Office 2003: засобу виявлення та відновлення, а також засобу відновлення додатків Microsoft Office.
Відновлення програм. У додатку Office Outlook 2007 поліпшені функції, що дозволяють уникнути втрати даних у робочих файлах у випадку аварійного завершення роботи програми. Тепер Office Outlook 2007 завжди намагається відновити деякі аспекти стану програми після її перезапуску.
В якості прикладу розглянемо наступний випадок. Користувач працює одночасно з декількома файлами. Всі файли відкриті в різних вікнах, і в кожному з цих вікон відображаються певні дані. Office Outlook 2007 завершує роботу зі збоєм. Після перезапуску Office Outlook 2007 відкриває файли і відновлює стан вікон до збою Office Outlook 2007.
3.4 Виправлення помилок в відправлених повідомленнях
Засоби перевірки. Далі описані деякі нові можливості засобів перевірки орфографіі.В програмах, що входять у випуск системи Microsoft Office 2007, засоби перевірки орфографії працюють більш послідовно. Наприклад: Деякі параметри перевірки орфографії тепер є глобальними. Налаштування одного з параметрів в окремому додатку Office призводить до зміни цього параметра і у всіх інших додатках Office.
Крім спільного використання всіма програмами одних і тих же допоміжних словників, тепер словниками можна керувати в одному діалоговому вікні.
До складу засобу перевірки орфографії в додатках, що входять у випуск системи Microsoft Office 2007, включений новий словник для французької мови. У Microsoft Office 2003 він представляв собою надбудову, яку потрібно було окремо встановлювати. При першому використанні певної мови для нього автоматично створюється словник винятків. Словники винятків дозволяють налаштувати засіб перевірки орфографії таким чином, щоб небажані слова виділялися за текстом. Ці словники зручні для виключення лайки, а також слів, які не відповідають заданим користувачем керівництву за стилем.
Засіб перевірки орфографії здатне знаходити та позначати деякі контекстуальні помилки в написанні. Чи доводилося вам допускати такі помилки, як, наприклад, тепла душевна кампанія? У Office Outlook 2007 для пошуку і виправлення подібних помилок можна включити функцію Використовувати контекстну перевірку орфографії, яка доступна при перевірці правопису в документах англійською, німецькою та іспанською мовами.
Висновок
Програма Microsoft Office Outlook 2007 надає широкі можливості по управлінню своїм робочим часом і даними. За допомогою нових засобів, таких як швидкий пошук і список справ, можна швидко знаходити та організовувати необхідні дані. Нові можливості спільної роботи з календарями, технологія Microsoft Exchange Server 2007 і покращений доступ до відомостей Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 дозволяють спільно використовувати дані, що зберігаються в Office Outlook 2007, колегам, друзям і родичам незалежно від їх місцезнаходження. Програма Office Outlook 2007 полегшує вирішення задачі розподілу часу, дозволяючи сконцентрувати увагу на найбільш важливих моментах. У даній роботі були розглянуті функції Office Outlook 2007, а також їхні нові та вдосконалені можливості.
Можливості Outlook для вирішення типових офісних завдань на прикладі другої бета-версії Microsoft Office Outlook 2007. За заявою розробника, вона містить всю функціональність звичайного випуску, проте не є остаточним продуктом.
Список використаних джерел
http://www.docwin.ru/article517.html
http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/HA100743061049.aspx