Microsoft Excel його функції і можливості

1. Microsoft Excel

1. . . Microsoft Excel. Поняття і можливості

Табличний процесор MS Excel (електронні таблиці) - одне з найбільш часто використовуваних додатків пакета MS Office, найпотужніший інструмент в умілих руках, що значно спрощує рутинну повсякденну роботу. Основне призначення MS Excel - рішення практично будь-яких завдань розрахункового характеру, вхідні дані яких можна представити у вигляді таблиць. Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними та дозволяє отримувати результати без програмування розрахунків. У поєднанні ж з мовою програмування Visual Basic for Application (VBA), табличний процесор MS Excel набуває універсальний характер і дозволяє вирішити взагалі будь-яке завдання, незалежно від її характеру.

Особливість електронних таблиць полягає у можливості застосування формул для опису зв'язку між значеннями різних осередків. Розрахунок по заданих формулах виконується автоматично. Зміна вмісту будь-якої комірки призводить до перерахунку значень всіх осередків, які з нею пов'язані формульними відносинами і, тим самим, до оновлення всієї таблиці відповідно до зміненими даними.

Основні можливості електронних таблиць:

1. проведення однотипних складних розрахунків над великими наборами даних;

2. автоматизація підсумкових обчислень;

3. вирішення завдань шляхом підбору значень параметрів;

4. обробка (статистичний аналіз) результатів експериментів;

5. проведення пошуку оптимальних значень параметрів (рішення оптимізаційних задач);

6. підготовка табличних документів;

7. побудова діаграм (в тому числі і зведених) за наявними даними;

8. створення та аналіз баз даних (списків).

1.2. Основні елементи вікна MS Excel

Основними елементами робочого вікна є:

1. Рядок заголовка (у ній вказується ім'я програми) з кнопками керування вікном програми і вікном документа (Згорнути, після розгортання або Розгорнути на весь екран, Закрити);

2. Рядок основного меню (кожен пункт меню являє собою набір команд, об'єднаних загальною функціональною спрямованістю) плюс вікно для пошуку довідкової інформації.

3. Панелі інструментів (Стандартна, Форматування та ін.)

4. Рядок формул, що містить в якості елементів полі Ім'я і кнопку Вставка функції (fx), призначена для введення і редагування значень або формул у клітинках. У полі Ім'я відображається адреса поточної комірки.

5. Робоча область (активний робочий лист).

6. Смуги прокручування (вертикальна і горизонтальна).

7. Набір ярликів (ярлички листів) для переміщення між робочими аркушами.

8. Рядок стану.

1.3 Структура електронних таблиць

Файл, створений засобами MS Excel, прийнято називати робочою книгою. Робочих книг створити можна стільки, скільки дозволить наявність вільної пам'яті на відповідному пристрої пам'яті. Відкрити робочих книг можна стільки, скільки їх створено. Однак активної робочої книгою може бути тільки одна поточна (відкрита) книга.

Робоча книга являє собою набір робочих аркушів, кожний з яких має табличну структуру. У вікні документа відображається тільки поточний (активний) робочий лист, з яким і ведеться робота. Кожен робочий лист має назву, яка відображається на ярличку листа в нижній частині вікна. За допомогою ярликів можна переключатися до інших робочим листам, що входять в ту ж робочу книгу. Щоб перейменувати робочий лист, треба двічі клацнути мишкою на його ярличку і замінити старе ім'я на нове або шляхом виконання наступних команд: меню Формат, рядок Лист в списку меню, Перейменувати. А можна і, встановивши покажчик мишки на ярлик активного робочого аркуша, клацнути правою кнопкою миші, після чого в контекстному меню клацнути по рядку Перейменувати та виконати перейменування. До робочої книгу можна додавати (вставляти) нові листи або видаляти непотрібні. Вставку аркуша можна здійснити шляхом виконання команди меню Вставка, рядок Лист в списку пунктів меню. Вставка аркуша відбудеться перед активним листом. Виконання викладених вище дій можна здійснити і за допомогою контекстного меню, яке активізується натисканням правої кнопки мишки, покажчик якої повинен бути встановлений на ярличку відповідного листа. Щоб поміняти місцями робочі аркуші слід покажчик мишки встановити на ярличок переміщуваного листа, натиснути ліву кнопку мишки і перетягнути ярлик в потрібне місце.

Робочий лист (таблиця) складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені великими латинськими літерами і, далі, з двох літер комбінаціями. Всього робочий аркуш містить 256 стовпців, пойменованих від A до IV. Рядки послідовно нумеруються числами від 1 до 65536.

На перетині стовпчиків і рядків утворюються осередки таблиці. Вони є мінімальними елементами, призначеними для зберігання даних. Кожна комірка має свою адресу. Адреса комірки складається з імені стовпця і номера рядка, на перетині яких розташована клітинка, наприклад, A1, B5, DE324. Адреси клітинок використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних осередках. У поточний момент часу активною може бути лише одна клітинка, яка активізується клацанням мишки по ній і виділяється рамкою. Ця рамка в Excel грає роль курсору. Операції введення і редагування даних завжди проводяться тільки в активній клітинці.

На дані, розташовані в сусідніх комірках, що утворюють прямокутну область, можна посилатися у формулах як на єдине ціле. Групу осередків, обмежену прямокутною областю, називають діапазоном. Найбільш часто використовуються прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи послідовно що йдуть рядків і групи послідовно що йдуть стовпців. Діапазон клітинок позначають, вказуючи через двокрапку адресу першого осередку та адресу останньої клітинки, наприклад, B5: F15. Виділення діапазону комірок можна здійснити простяганням покажчика мишки від однієї кутової осередку до протилежної осередки по діагоналі. Рамка поточної (активною) осередку при цьому розширюється, охоплюючи весь вибраний діапазон.

Для прискорення і спрощення обчислювальної роботи Excel надає в розпорядження користувача потужний апарат функцій робочого листа, що дозволяють здійснювати практично всі можливі розрахунки.

У цілому MS Excel містить більше 400 функцій робочого листа (вбудованих функцій). Всі вони відповідно до призначення поділяються на 11 груп (категорій):

1. фінансові функції;

2. Функції дати та часу;

3. арифметичні та тригонометричні (математичні) функції;

4. статистичні функції;

5. функції посилань і підстановок;

6. функції баз даних (аналізу списків);

7. текстові функції;

8. логічні функції;

9. інформаційні функції (перевірки властивостей і значень);

10. інженерні функції;

11. зовнішні функції.

Запис будь-якої функції в комірку робочого аркуша обов'язково починається з символу дорівнює (=). Якщо функція використовується у складі будь-якої іншої складної функції або в формулі (мегаформуле), то символ рівності (=) пишеться перед цією функцією (формулою). Звернення до будь-якої функції здійснюється зазначенням її імені і наступного за ним у круглих дужках аргументу (параметра) або списку параметрів. Наявність круглих дужок обов'язково, саме вони служать ознакою того, що використовується ім'я є ім'ям функції. Параметри списку (аргументи функції) розділяються крапкою з комою (;). Їх кількість не повинна перевищувати 30, а довжина формули, яка містить скільки завгодно звернень до функцій, не повинна перевищувати 1024 символів. Всі імена під час запису (введення) формули рекомендується набирати малими буквами, тоді правильно введені імена будуть відображені прописними літерами.

1.4 Можливі помилки при використанні функцій у формулах

При роботі з електронними таблицями важливо не тільки вміти ними користуватися, але і не здійснювати поширених помилок.

Дослідження показали, що більше половини людей, які часто використовують Microsoft Excel у своїй діяльності, тримають на робочому столі звичайний калькулятор! Причина виявилася проста: щоб зробити операцію підсумовування двох або більше клітинок для отримання проміжного результату (а таку операцію, як показує практика, більшості людей доводиться виконувати досить часто), необхідно виконати дві зайвих дії. Знайти місце в поточній таблиці, де буде розташовуватися підсумкова сума, і активізувати операцію підсумовування, натиснувши кнопку S (сума). І лише після цього можна вибрати ті осередки, значення яких передбачається підсумувати.

У клітинці Excel замість очікуваного обчисленого значення можна побачити ####### (решітки). Це лише ознака того, що ширина комірки недостатня для відображення отриманого числа.

Наступні значення, звані константами помилок, Excel відображає у комірках, що містять формули, у разі виникнення помилок при обчисленнях з цим формулами:

1. # ІМ'Я? - Неправильно введено ім'я функції або адреса комірки.

2. # СПРАВ / 0! - Значення знаменника у формулі дорівнює нулю (розподіл на нуль).

3. # NUM! - Значення аргументу функції не відповідає допустимому. Наприклад, ln (0), ln (-2), .

4. # Значить! - Параметри функції введені неправильно. Наприклад, замість діапазону комірок введено їх послідовне перерахування.

5. # ПОСИЛАННЯ! - Невірне посилання на клітинку.

2. Аналіз даних. Використання сценаріїв

2.1 Аналіз даних

Дані - зведення:

- Отримані шляхом вимірювання, спостереження, логічних або арифметичних операцій;

- Представлені у формі, придатній для постійного зберігання, передачі і (автоматизованої) обробки.

тип данных – тип, значения хранящегося в ячейке. У Excel тип даних - тип, значення зберігається в комірці.

автоматически анализирует их определяет тип данных. Коли дані вводяться на робочий аркуш, Excel автоматично аналізує їх визначає тип даних. Тип даних, який присвоюється осередку за замовчуванням, визначає спосіб аналізу даних, який можна застосовувати до даної осередку.

Наприклад, в більшості інструментах аналізу даних використовуються саме числові значення. Якщо ви спробуєте ввести текстове значення, то програма відреагує повідомленням про помилку.

Типи даних:

1. Текстовий

2. Числовий

3. Число

4. Числові символи

5. Дроби

6. Дата і час

7. Дати

8. Час

9. Формули

Аналіз даних - область інформатики, що займається побудовою і дослідженням найбільш загальних математичних методів і обчислювальних алгоритмів вилучення знань з експериментальних (у широкому сенсі) даних.

Аналіз даних - порівняння різної інформації.

Робота з таблицею не обмежується простим занесенням до неї даних. Важко уявити собі галузь, де б не був потрібний аналіз цих даних.

Таблиці даних є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу «що-якщо». Таблиця даних являє собою діапазон комірок, що показує, як зміна певних значень у формулах впливає на результати цих формул. Таблиці надають спосіб швидкого обчислення декількох версій у рамках однієї операції, а також спосіб перегляду і порівняння результатів всіх різних варіантів на одному аркуші.

представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся : Ms Excel представляє широкі можливості для проведення аналізу даних, що знаходяться в списку. До засобів аналізу відносяться:

• Обробка списку за допомогою різних формул і функцій;

• ; Побудова діаграм і використання карт Ms Excel;

• Перевірка даних робочих листів і робочих книг на наявність помилок;

• Структуризація робочих листів;

• Автоматичне підведення підсумків (включаючи Мстери часткових сум);

• Консолідація даних;

• Зведені таблиці;

• Спеціальні засоби аналізу вибіркових записів і даних - підбір параметра, пошук рішення, сценарії та ін

2.2 Сценарії

Одне з головних переваг аналізу даних - пророкування майбутніх подій на основі сьогоднішньої інформації.

Сценарії є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу "що-якщо" (Аналіз "що-якщо». Процес зміни значень клітинок і аналізу впливу цих змін на результат обчислення формул на аркуші, наприклад зміна процентної ставки, яка використовується в таблиці амортизації для визначення сум платежів.).

Сценарій - це набір значень, які в додатку Microsoft Office Excel зберігаються і можуть автоматично підставлятися в лист. Сценарії можна використовувати для прогнозу результатів моделей розрахунків листа. Існує можливість створити і зберегти у листі різні групи значень, а потім переключатися на будь-який з цих нових сценаріїв, щоб переглядати різні результати. Або можна створити кілька вхідних наборів даних (змінюваних клітинок) для будь-якої кількості змінних і присвоїти ім'я кожному набору. сформирует на рабочем листе результаты анализа. За імені вибраного набору даних MS Excel сформує на робочому аркуші результати аналізу. Крім цього, диспетчер сценаріїв дозволяє створити підсумковий звіт за сценаріями, в якому відображаються результати підстановки різних комбінацій вхідних параметрів.

При розробці сценарію дані на аркуші будуть змінюватися. . З цієї причини перед початком роботи зі сценарієм доведеться створити сценарій, який зберігає початкові дані, або ж створити копію листа Excel.

Всі сценарії створюються в діалоговому вікні Додавання сценарію. Перш за все необхідно вказати осередки для відображення прогнозованих змін. Посилання на клітинки відокремлюються один від одного двокрапкою або крапкою з комою. Потім у діалоговому вікні Значення клітинок сценарію кожному осередку присвоюється нове значення. Ці значення використовуються при виконанні відповідного сценарію. Після введення значень генерується сценарій. При виборі іншого сценарію, значення в осередках міняються так, як зазначено у сценарії.

Для захисту сценарію використовуються прапорці, які виставляються в нижній частині діалогового вікна Додавання сценарію. Прапорець Заборонити зміни не дозволяє користувачам змінити сценарій. Якщо активізований прапорець Приховати, то користувачі не зможуть, відкривши лист, побачити сценарій. Ці опції застосовуються тільки тоді, коли встановлено захист аркуша.

Якщо потрібно одночасно порівняти кілька сценаріїв, то можна створити Підсумковий звіт, клацнувши в діалоговому вікні по кнопці Звіт.

У багатьох економічних задачах результат розрахунку залежить від декількох параметрів, якими можна управляти.

Диспетчер сценаріїв відкривається командою Сервіс / Сценарії (рис. 1). У вікні диспетчера сценаріїв за допомогою відповідних кнопок можна додати новий сценарій, змінити, видалити або вивести існуючий, а також - об'єднати декілька різних сценаріїв і отримати підсумковий звіт за існуючими сценаріями.

2.3 Приклад розрахунку внутрішньої швидкості обороту інвестицій

Вихідні дані: витрати за проектом становлять 700 млн. руб. Очікувані доходи протягом наступних п'яти років, складуть: 70, 90, 300, 250, 300 млн. руб. Розглянути також наступні варіанти (витрати на проект представлені зі знаком мінус):

• -600, 50, 100, 200, 200, 300;

• -650, 90, 120, 200, 250, 250;

• -500, 100,100, 200, 250, 250.

Рис 1. Вікно Диспетчер сценаріїв

Рішення:

Для обчислення внутрішньої швидкості обороту інвестиції (внутрішньої норми прибутковості) використовується функція ВСД (у ранніх версіях - вндох):

ВСД - Повертає внутрішню ставку прибутковості для ряду потоків грошових коштів, представлених їх чисельними значеннями. Ці грошові потоки не обов'язково повинні бути рівними за величиною, як у випадку ануїтету. Проте вони повинні мати місце через рівні проміжки часу, наприклад щомісяця або щорічно.

Внутрішня ставка прибутковості - це процентна ставка, яка приймається для інвестиції, що складається з платежів (негативні величини) і доходів (позитивні величини), які здійснюються в послідовні і однакові за тривалістю періоди.

ВСД (Значення; Припущення)

Значення - це масив або посилання на клітинки, що містять числа, для яких потрібно підрахувати внутрішню ставку прибутковості.

• Значення повинні містити, принаймні, одне позитивне і одне негативне значення.

• ВСД використовує порядок значень для інтерпретації порядку грошових виплат або надходжень. Переконайтеся, що значення виплат і надходжень введено в правильному порядку.

• Якщо аргумент, який є масивом або посиланням, містить текст, логічні значення або пусті клітинки, то такі значення ігноруються.

Припущення - це величина, про яку передбачається, що вона близька до результату ВСД.

У нашому випадку функція для вирішення задачі використовує тільки

аргумент Значення, один з яких обов'язково негативний (витрати по проекту). Якщо внутрішня швидкість обороту інвестицій виявиться більше ринкової норми прибутковості, то проект вважається економічно доцільним. В іншому випадку проект повинен бути відкинутий.

Рішення наведено на рис. 2. Формули для розрахунку:

• у комірці В14:

= ВСД (В5: В10)

• у комірці С14:

= ЕСЛИ (В14> В12); "Проект економічно доцільний";

"Проект необхідно відкинути")

Рис 2. Розрахунок внутрішньої швидкості обороту інвестицій

2. Розглянемо цей приклад для всіх комбінацій вихідних даних. Для створення сценарію слід використовувати команду Сервіс | Сценарії | кнопка Додати (рис. 3). Після натискання на кнопку ОК з'являється можливість внесення нових значень для змінюваних клітинок (рис. 4).

Для збереження результатів за першим сценарієм немає необхідності редагувати значення осередків-досить натиснути кнопку ОК (для підтвердження значень, що з'явилися за замовчуванням, і виходу в вікно Диспетчер сценаріїв.

Рис 3. Додавання сценарію для комбінації вихідних даних

Рис 4. Вікно для зміни значень клітинок.

3. Щоб додати до розглянутій задачі нових сценаріїв досить натиснути кнопку Додати у вікні Диспетчер сценаріїв і повторити вищеописані дії, змінивши значення в осередках вихідних даних (рис. 5).

Сценарій «Швидкість обороту 1» відповідає даним (-700, 70, 90, 300, 250, 300), Сценарій «Швидкість обороту 2» - (-600, 50, 100, 200, 200, 300),

Сценарій «Швидкість обороту 3» - (-650, 90, 120, 200, 250, 250).

Натиснувши кнопку Вивести, можна переглянути на робочому аркуші

результати розрахунку для відповідної комбінації вихідних значень.

Рис 5. Вікно Диспетчер сценаріїв з доданими сценаріями

4. Для отримання підсумкового звіту по всіх доданим сценаріями слід натиснути кнопку Звіт у вікні диспетчера сценаріїв. У вікні звіт за сценарієм вибрати необхідний тип звіту і дати посилання на клітинки, в яких обчислюються результуючі функції. При натисканні на кнопку ОК на відповідний лист робочої книги виводиться звіт за сценаріями (рис. 6).

Рис 6. Звіт за сценаріями розрахунку швидкості обороту інвестицій

Висновок

Характерною рисою сучасності є стрімке науково-технічний прогрес, що вимагає від менеджерів і бізнесменів значного підвищення відповідальності за якість прийняття рішень. Це основна причина, яка обумовлює необхідність наукового прийняття управлінських рішень.

За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. У Excel можна використовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, пов'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати представлення даних, створювати ієрархічні структури.

Програма MS Excel, будучи лідером на ринку програм обробки електронних таблиць, визначає тенденції розвитку в цій галузі. представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Аж до версії 4.0 програма Excel представляла собою фактичний стандарт з точки зору функціональних можливостей і зручності роботи. Тепер на ринку з'явилися набагато більш нові версії, які містять багато поліпшень і приємних несподіванок.

Список літератури

1. . Офіційний сайт компанії Microsoft Corp. : http :// www.microsoft.com/rus в Internet: http: / / www.microsoft.com / rus

2. » - Джинжер Саймон: издательство – «Диалектика», 2004г. «Аналіз даних в Excel» - Джинжер Саймон: видавництво - «Діалектика», 2004р.

3. «Microsoft Office для студента» - Л.В. Excel для студента »- Л.В. Рудікова: видавництво - «БХВ-Петербург»; 2005р.

4. ». Симонович С., Євсєєв Г. «Excel». - «М.: ИНФРА-М», 1998.

5. 2000». «Навчання. Excel 2000». », 2000. - М.: Видавництво «Media», 2000.

6. «Основи інформатики: Учеб. Посібник »/ О.М. Морозевич, М.М. Говядінова та ін; Під ред. О.М. Морозевича. - Мн.: «Нове знання», 2001.

7. Ланджер для Windows». М. "Microsoft Office Excel 2003 для Windows». НТ - «НТ Прес »- 2005.