Основи ділового листування
Зміст
Введення
Глава 1. Поняття і зміст ділових листів
1.1 Законодавчі та нормативно-методичні основи ділового листування в Росії
1.2 Види і зміст ділових листів
Глава 2. Правила оформлення і стилістика ділових листів
2.1 Оформлення ділового листа
2.2 Мова і стиль ділових листів
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Одним з головних каналів зв'язку підприємств, організацій, установ із зовнішнім світом є діловий лист. За допомогою листів ведуться переддоговірні переговори, з'ясовуються стосунки між підприємствами, в листах викладаються претензії, виражаються прохання, оформляються запрошення взяти участь у тих чи інших заходах. Листи супроводжують матеріальні цінності, важливі документи.
Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку: електронної пошти, супутникового зв'язку, стільникового та пейджингового зв'язку, які, безсумнівно, збільшують швидкість передачі інформації, її обробки та інтерпретації, - роль ділового листа, що відправляється поштою, не знижується. Адже діловий лист є документом, а більш надійного та доступного носія інформації, ніж папір з текстом на ній, немає. Як відомо, кожні 10 років відбувається революційний стрибок в методах обробки та зберігання інформації. Грамофонні платівки змінила магнітна стрічка, магнітну стрічку - паперові перфокарти, перфокарти - гнучкі диски, потім настала епоха компакт-дисків, сьогодні застосовуються оптичні диски. Через 10 років неможливо буде знайти програвач компакт-дисків, а лист, складений на папері, буде зберігатися в архіві кілька століть. Важливий і психологічний фактор: набагато приємніше отримати добре оформлений лист на бланку, ніж безлике пейджингового послання. Таким чином, діловий лист - перспективна частина документообігу.
Мета курсової роботи - розглянути види ділових листів і правила їх оформлення.
Виходячи з мети, у курсовій роботі були поставлені наступні завдання:
- Розглянути поняття і зміст ділових листів;
- Розглянути законодавчі та нормативно-методичні основи ділового листування в Росії;
- Розглянути види та зміст ділових листів;
- Розглянути правила оформлення і стилістику ділових листів.
Глава 1. Поняття і соодержаніе ділових листів
1.1 Законодавчі та нормативно-методичні основи ділового листування в Росії
Під законодавчої та нормативно-методичною базою ділового листування розуміється комплекс правових положень, вимог і методів, які в сукупності встановлюють норми створення та обробки документів.
Цей комплекс включає: [1]
- Федеральні закони;
- Нормативно-правові акти федеральних органів влади РФ;
- Нормативно-правові акти суб'єктів РФ;
- Державні стандарти;
- Міжгалузеві нормативно-методичні документи, що регламентують роботу з документами.
Законодавчими актами регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні і електронні повідомлення). Так, відповідно до ст. 4 Федерального закону «Про поштовий зв'язок» Уряд РФ своєю постановою від 15.04.2005 № 221 затвердив Правила надання послуг поштового зв'язку. Ці правила визначають комплекс вимог до упаковки, адресування, пересилання листів, поштових карток. Постановою Уряду РФ від 28.08.1997 № 1108 затверджено Правила надання послуг телеграфного зв'язку.
У Російській Федерації створені законодавчі норми документування і роботи з документами, які є правовою основою процесів інформатизації. Так, прийнятий у 1995 р . Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» регулює відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій.
Відносини, що виникають при передачі інформації за межі Російської Федерації і отримання її з-за кордону, регулюються Федеральним законом «Про участь у міжнародному інформаційному обміні», прийнятим у 1996 р . Законом також встановлено обмеження на вивезення за межі Російської Федерації документованої інформації.
Ряд заключних актів містить норми, які необхідно враховувати при веденні листування. Офіційне використання державної мови закріплено Законом РФ «Про мови народів Російської Федерації». Стаття 16 Закону визначає: «На території Російської Федерації офіційне діловодство в державних органах, організаціях, на підприємствах і в установах ведеться російською мовою як державною мовою Російської Федерації. Офіційне діловодство в республіках ведеться також на державних мовах даних республік ».
Збільшення частки електронних документів в загальному документообігу, зростання кількості ділового листування, яка ведеться в електронній формі, зробили актуальним питання про посвідчення подібних документів. Розроблені законодавчі норми спрямовані на надання юридичної сили документам на різних носіях.
З метою забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах в 2002 р . був прийнятий Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис». Закон встановлює норми, при дотриманні яких електронний цифровий підпис визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії. Дія закону. Поширюється на відносини, що виникають при здійсненні цивільно-правових угод. З цього випливає, що закон встановлює (при дотриманні певних умов) однакову силу паперового та електронного документа.
Окремі законодавчі норми документування і роботи з документами в РФ спрямовані на впорядкування застосування видів документів в тій чи іншій області діяльності і встановлення однаковості їх підготовки та оформлення.
Цивільне законодавство регулює правове становище юридичних і фізичних осіб у процесах підприємницької діяльності, а також документування різних відносин, що виникають між її учасниками. Цивільний кодекс РФ (ГК РФ) встановлює поняття «юридична особа»: їм визнається організація, яка має у власності, повному господарському віданні або оперативному управлінні відокремлене майно, відповідає за своїми зобов'язаннями цим майном і виступає в суді, арбітражному суді, третейському суді від свого імені (ст. 48 ЦК РФ). Відповідно до ст. 55 ГК РФ філії та представництва організацій не можуть бути юридичними особами.
ГК РФ визначив правові основи діяльності юридичних осіб та взаємовідносин юридичних і фізичних осіб, підстави прав власності, договірні та інші зобов'язання. У процедурі укладення, виконання, зміни і розірвання договорів помітну роль відіграє ділова переписка. Кодекс дає визначення деяких різновидів ділових листів, наприклад ст. 435 містить визначення оферти, а ст. 438 - акцепту.
У ст. 52 ЦК РФ наводяться вимоги до змісту та оформлення таких документів, як статут та установчий договір, які є основними видами установчих документів юридичної особи: «В установчих документів юридичної особи повинні визначатися найменування юридичної особи, місце його перебування, порядок управління діяльністю юридичної особи, а також міститися інші відомості, передбачені законом для юридичних осіб відповідного виду ». Найменування юридичної особи і місце його знаходження належать до числа відомостей, які обов'язково включаються до бланку всіх видів ділової переписки і не тільки надають їй офіційний характер, але і впливають на її юридичну силу.
У ряді статей Трудового кодексу РФ (ТК РФ) встановлені норми документування - вимоги і до форми, і до змісту документа, тобто складу його інформацією. Наприклад, ст. 184 ТК РФ визначає, що комерційне представництво здійснюється на підставі договору, укладеного в письмовій формі, та довіреності.
Кримінальний кодекс РФ (ст. 324, 325) відносить до правопорушень придбання або збут офіційних документів, викрадення або пошкодження документів, штампів, печаток.
У Кодексі РФ про адміністративні правопорушення (ст. 13.20) до числа правопорушень належить недотримання правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів. Адміністративна відповідальність при цьому може виражатися у винесенні попередження або накладення штрафу на громадян у розмірі від одного до трьох мінімальних розмірів оплати праці (МРОТ); на посадових осіб-від трьох до п'яти МРОТ.
Практично всі законодавчі акти, якими визначається створення організацій різних організаційно-правових форм та форм власності, поряд з правовими нормами їх створення, реорганізації, ліквідації, управління значне
увагу приділяють порядку документування їх діяльності, правилами складання та оформлення низки документів.
Так, ст. 89 Федерального закону «Про акціонерні товариства» та ст. 50 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю», Федеральний закон «Про державних і муніципальних унітарних підприємствах» визначають склад документів та обов'язки цих організацій щодо зберігання документів. Законодавчо встановлена не лише обов'язковість зберігання документів за місцем знаходження виконавчого органу організації, але і обов'язковість передачі документів на державне зберігання. Товариство відповідає за впорядкування документів, повинна проводити роботу з їх збереження відповідно до вказівок і рекомендацій архівних органів Російської Федерації. Для всіх, хто за родом своєї професійної діяльності зайнятий діловим листуванням, надзвичайно важливо знати, що листування разом із всіма іншими офіційними документами повинна зберігатися встановлені терміни (зазвичай 5 років), так як вона супроводжує всі процедури, пов'язані з діяльністю (комерційної, управлінської та ін) тієї чи іншої організації.
Федеральне законодавство визначає норми оформлення окремих реквізитів документів. Так, Федеральний конституційний закон від 25.12.2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» регламентує зображення Державного герба на документах. Закон допускає зображення герба у багатобарвному, одноколірному варіантах і без геральдичного щита. Постанова Уряду РФ 3 регламентує порядок виготовлення та використання бланків і печаток з відтворенням Державного герба. Законодавчо встановлено використання товарних знаків при оформленні документів. Так, Закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів» визначає порядок реєстрації емблеми підприємства, яка використовується при оформленні бланків ділових листів.
Порядок листування, пов'язаної із зверненнями громадян в державні структури, грунтується на положеннях законодавчого акта 1980 р . і прийнятих пізніше федеральних законів.
Листування, пов'язана з депутатськими запитами, регламентована Федеральним законом від 08.05.1994 № 3-ФЗ «Про статус члена Ради Федерації і статусі депутата Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації».
При оформленні ділового листування використовуються Класифікація промислових об'єднань і підприємств (ЄДРПОУ), відповідно до якого на бланку проставляється код організації - автора документа, і Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), за яким до бланку листа повинен вноситися код виду документа. ОКУД являє собою номенклатуру уніфікованих систем документації і уніфікованих форм документів. Класифікатор містить найменування видів документів і їх коди, які є ідентифікаторами форм документів і обов'язково проставляються в.бланках.
У числі національних стандартів діє цілий ряд стандартів, що встановлюють правила оформлення документів.
Особливе значення для діловодної служби має уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), з більшістю документів якої працюють практично всі діловодні служби незалежно від напрямку діяльності організації та її організаційно-правової форми. Відповідно до Загальноросійським класифікатором управлінської документації по класу 020000 до складу УСОРД входить документація:
- Зі створення організації, підприємства;
- Реорганізації організації, підприємства;
- Ліквідації організації, підприємства;
- Приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;
- Розпорядчої діяльності організації, підприємства;
- Організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;
- Оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства.
УСОРД включає в себе державний стандарт, альбом уніфікованих форм документів та інструкції щодо їх заповнення і застосування.
Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію - ГОСТ Р.6.30 - 2003 містить основні правила оформлення документів, вимоги до змісту інформації бланка, порядок адресації, узгодження, підписання, затвердження документів. Стандарт визначає правила оформлення офіційних листів, деякі вимоги до тексту цих документів. Вперше стандарт носить рекомендаційний характер, що зумовлено сучасним законодавством.
ГОСТ Р 51141-98 нормативно закріплює терміни, що використовуються в діловодстві та архівній справі, та їх визначення. У стандарт включено 140 термінів, що визначають загальні поняття в діловодстві, терміни, використовувані в документуванні та організації роботи з документами. Використання стандартних термінів обов'язково у всіх видах документації, в тому числі при створенні або регламентації конкретної діловодної системи, в інструкціях, положеннях, регламенти, а також у спеціальній літературі з діловодства.
Майже півстоліття діє стандарт на розміри паперу, який встановив основні формати для виробництва паперу, виготовлення виробів з неї (папки, конверти і т.п.), підготовки документів.
Для підготовки листів використовуються стандартні формати папери відповідно до чинного в даний час ГОСТ 9327-60 «Папір та вироби з паперу. Споживчі формати ». Це формати прийняті і Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO). В управлінській практиці в нашій країні основним форматом є формат А4 (210 х 297 мм ). Міжнародною організацією зі стандартизації розроблено міжнародний стандарт на папір для письма, яким формат А4 також встановлений як основний. Для вимірювання форматів прийнята метрична система заходів. Площа основного формату АТ (841 х 1189 мм ) Приблизно дорівнює квадратному метру. Кожен наступний формат виходить з попереднього діленням більшої сторони навпіл. Всі формати геометрично подібні.
В управлінській практиці документи оформляються головним чином на папері форматів А4 (210 х 297 мм ) Та А5 (148x210 мм).
Зі зміною в 1990-і рр.. законодавчої бази, технічним переоснащенням організації та впровадженням нових інформаційних технологій обробки документів виникла необхідність розробки нормативної бази документаційного забезпечення управління. Таким нормативним документом є інструкція, розроблена в 2000 р . для міністерств і відомств. Інструкція затверджена наказом Росархіву та зареєстрована Мін'юстом Росії 26.12.2000 № 2508, що, безсумнівно, підвищує її статус як нормативного документа. Інструкцію слід розглядати як комплексний документ, вона відображає практично всі технологічні операції діловодства.
Порядок роботи з листуванням, складовою звернення громадян, визначається спеціальним нормативним актом, затвердженим урядом у 1981 р .
Ділове листування становить більшу частину документообігу будь-якої організації. Вона використовується для обміну інформацією між різними організаціями, структурними підрозділами однієї організації і супроводжує практично всі етапи управління, встановлення та підтримання ділових зв'язків. Листування містить важливу інформацію про процедури укладення, виконання, розірвання цивільно-правових договорів, тому в спірних випадках може розглядатися судовими та арбітражними органами як доказ. При цьому надзвичайно важливо, щоб кожен лист було офіційним документом, тобто було оформлено у відповідності з діючими в Російській Федерації нормами.
1.2 Види і зміст ділових листів
Лист - це основний «інструмент» службово-ділового листування, що здійснюється між різними підприємствами (організаціями, установами). Відповідно до одного з визначень ділове (службове) лист являє собою письмове звернення до посадової особи (що представляється ним підприємству, організації, установі), підготовлене відповідно до правил листування. [2]
Примітно, що більшу частину листування підприємств утворюють саме листи. Ця обставина почасти пояснює, чому в якості «головного героя» даного посібника виступає саме лист. Зміст
Введення
Глава 1. Поняття і зміст ділових листів
1.1 Законодавчі та нормативно-методичні основи ділового листування в Росії
1.2 Види і зміст ділових листів
Глава 2. Правила оформлення і стилістика ділових листів
2.1 Оформлення ділового листа
2.2 Мова і стиль ділових листів
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Одним з головних каналів зв'язку підприємств, організацій, установ із зовнішнім світом є діловий лист. За допомогою листів ведуться переддоговірні переговори, з'ясовуються стосунки між підприємствами, в листах викладаються претензії, виражаються прохання, оформляються запрошення взяти участь у тих чи інших заходах. Листи супроводжують матеріальні цінності, важливі документи.
Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку: електронної пошти, супутникового зв'язку, стільникового та пейджингового зв'язку, які, безсумнівно, збільшують швидкість передачі інформації, її обробки та інтерпретації, - роль ділового листа, що відправляється поштою, не знижується. Адже діловий лист є документом, а більш надійного та доступного носія інформації, ніж папір з текстом на ній, немає. Як відомо, кожні 10 років відбувається революційний стрибок в методах обробки та зберігання інформації. Грамофонні платівки змінила магнітна стрічка, магнітну стрічку - паперові перфокарти, перфокарти - гнучкі диски, потім настала епоха компакт-дисків, сьогодні застосовуються оптичні диски. Через 10 років неможливо буде знайти програвач компакт-дисків, а лист, складений на папері, буде зберігатися в архіві кілька століть. Важливий і психологічний фактор: набагато приємніше отримати добре оформлений лист на бланку, ніж безлике пейджингового послання. Таким чином, діловий лист - перспективна частина документообігу.
Мета курсової роботи - розглянути види ділових листів і правила їх оформлення.
Виходячи з мети, у курсовій роботі були поставлені наступні завдання:
- Розглянути поняття і зміст ділових листів;
- Розглянути законодавчі та нормативно-методичні основи ділового листування в Росії;
- Розглянути види та зміст ділових листів;
- Розглянути правила оформлення і стилістику ділових листів.
Глава 1. Поняття і соодержаніе ділових листів
1.1 Законодавчі та нормативно-методичні основи ділового листування в Росії
Під законодавчої та нормативно-методичною базою ділового листування розуміється комплекс правових положень, вимог і методів, які в сукупності встановлюють норми створення та обробки документів.
Цей комплекс включає: [1]
- Федеральні закони;
- Нормативно-правові акти федеральних органів влади РФ;
- Нормативно-правові акти суб'єктів РФ;
- Державні стандарти;
- Міжгалузеві нормативно-методичні документи, що регламентують роботу з документами.
Законодавчими актами регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні і електронні повідомлення). Так, відповідно до ст. 4 Федерального закону «Про поштовий зв'язок» Уряд РФ своєю постановою від 15.04.2005 № 221 затвердив Правила надання послуг поштового зв'язку. Ці правила визначають комплекс вимог до упаковки, адресування, пересилання листів, поштових карток. Постановою Уряду РФ від 28.08.1997 № 1108 затверджено Правила надання послуг телеграфного зв'язку.
У Російській Федерації створені законодавчі норми документування і роботи з документами, які є правовою основою процесів інформатизації. Так, прийнятий у
Відносини, що виникають при передачі інформації за межі Російської Федерації і отримання її з-за кордону, регулюються Федеральним законом «Про участь у міжнародному інформаційному обміні», прийнятим у
Ряд заключних актів містить норми, які необхідно враховувати при веденні листування. Офіційне використання державної мови закріплено Законом РФ «Про мови народів Російської Федерації». Стаття 16 Закону визначає: «На території Російської Федерації офіційне діловодство в державних органах, організаціях, на підприємствах і в установах ведеться російською мовою як державною мовою Російської Федерації. Офіційне діловодство в республіках ведеться також на державних мовах даних республік ».
Збільшення частки електронних документів в загальному документообігу, зростання кількості ділового листування, яка ведеться в електронній формі, зробили актуальним питання про посвідчення подібних документів. Розроблені законодавчі норми спрямовані на надання юридичної сили документам на різних носіях.
З метою забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах в
Окремі законодавчі норми документування і роботи з документами в РФ спрямовані на впорядкування застосування видів документів в тій чи іншій області діяльності і встановлення однаковості їх підготовки та оформлення.
Цивільне законодавство регулює правове становище юридичних і фізичних осіб у процесах підприємницької діяльності, а також документування різних відносин, що виникають між її учасниками. Цивільний кодекс РФ (ГК РФ) встановлює поняття «юридична особа»: їм визнається організація, яка має у власності, повному господарському віданні або оперативному управлінні відокремлене майно, відповідає за своїми зобов'язаннями цим майном і виступає в суді, арбітражному суді, третейському суді від свого імені (ст. 48 ЦК РФ). Відповідно до ст. 55 ГК РФ філії та представництва організацій не можуть бути юридичними особами.
ГК РФ визначив правові основи діяльності юридичних осіб та взаємовідносин юридичних і фізичних осіб, підстави прав власності, договірні та інші зобов'язання. У процедурі укладення, виконання, зміни і розірвання договорів помітну роль відіграє ділова переписка. Кодекс дає визначення деяких різновидів ділових листів, наприклад ст. 435 містить визначення оферти, а ст. 438 - акцепту.
У ст. 52 ЦК РФ наводяться вимоги до змісту та оформлення таких документів, як статут та установчий договір, які є основними видами установчих документів юридичної особи: «В установчих документів юридичної особи повинні визначатися найменування юридичної особи, місце його перебування, порядок управління діяльністю юридичної особи, а також міститися інші відомості, передбачені законом для юридичних осіб відповідного виду ». Найменування юридичної особи і місце його знаходження належать до числа відомостей, які обов'язково включаються до бланку всіх видів ділової переписки і не тільки надають їй офіційний характер, але і впливають на її юридичну силу.
У ряді статей Трудового кодексу РФ (ТК РФ) встановлені норми документування - вимоги і до форми, і до змісту документа, тобто складу його інформацією. Наприклад, ст. 184 ТК РФ визначає, що комерційне представництво здійснюється на підставі договору, укладеного в письмовій формі, та довіреності.
Кримінальний кодекс РФ (ст. 324, 325) відносить до правопорушень придбання або збут офіційних документів, викрадення або пошкодження документів, штампів, печаток.
У Кодексі РФ про адміністративні правопорушення (ст. 13.20) до числа правопорушень належить недотримання правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів. Адміністративна відповідальність при цьому може виражатися у винесенні попередження або накладення штрафу на громадян у розмірі від одного до трьох мінімальних розмірів оплати праці (МРОТ); на посадових осіб-від трьох до п'яти МРОТ.
Практично всі законодавчі акти, якими визначається створення організацій різних організаційно-правових форм та форм власності, поряд з правовими нормами їх створення, реорганізації, ліквідації, управління значне
увагу приділяють порядку документування їх діяльності, правилами складання та оформлення низки документів.
Так, ст. 89 Федерального закону «Про акціонерні товариства» та ст. 50 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю», Федеральний закон «Про державних і муніципальних унітарних підприємствах» визначають склад документів та обов'язки цих організацій щодо зберігання документів. Законодавчо встановлена не лише обов'язковість зберігання документів за місцем знаходження виконавчого органу організації, але і обов'язковість передачі документів на державне зберігання. Товариство відповідає за впорядкування документів, повинна проводити роботу з їх збереження відповідно до вказівок і рекомендацій архівних органів Російської Федерації. Для всіх, хто за родом своєї професійної діяльності зайнятий діловим листуванням, надзвичайно важливо знати, що листування разом із всіма іншими офіційними документами повинна зберігатися встановлені терміни (зазвичай 5 років), так як вона супроводжує всі процедури, пов'язані з діяльністю (комерційної, управлінської та ін) тієї чи іншої організації.
Федеральне законодавство визначає норми оформлення окремих реквізитів документів. Так, Федеральний конституційний закон від 25.12.2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» регламентує зображення Державного герба на документах. Закон допускає зображення герба у багатобарвному, одноколірному варіантах і без геральдичного щита. Постанова Уряду РФ 3 регламентує порядок виготовлення та використання бланків і печаток з відтворенням Державного герба. Законодавчо встановлено використання товарних знаків при оформленні документів. Так, Закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів» визначає порядок реєстрації емблеми підприємства, яка використовується при оформленні бланків ділових листів.
Порядок листування, пов'язаної із зверненнями громадян в державні структури, грунтується на положеннях законодавчого акта
Листування, пов'язана з депутатськими запитами, регламентована Федеральним законом від 08.05.1994 № 3-ФЗ «Про статус члена Ради Федерації і статусі депутата Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації».
При оформленні ділового листування використовуються Класифікація промислових об'єднань і підприємств (ЄДРПОУ), відповідно до якого на бланку проставляється код організації - автора документа, і Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), за яким до бланку листа повинен вноситися код виду документа. ОКУД являє собою номенклатуру уніфікованих систем документації і уніфікованих форм документів. Класифікатор містить найменування видів документів і їх коди, які є ідентифікаторами форм документів і обов'язково проставляються в.бланках.
У числі національних стандартів діє цілий ряд стандартів, що встановлюють правила оформлення документів.
Особливе значення для діловодної служби має уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), з більшістю документів якої працюють практично всі діловодні служби незалежно від напрямку діяльності організації та її організаційно-правової форми. Відповідно до Загальноросійським класифікатором управлінської документації по класу 020000 до складу УСОРД входить документація:
- Зі створення організації, підприємства;
- Реорганізації організації, підприємства;
- Ліквідації організації, підприємства;
- Приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;
- Розпорядчої діяльності організації, підприємства;
- Організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;
- Оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства.
УСОРД включає в себе державний стандарт, альбом уніфікованих форм документів та інструкції щодо їх заповнення і застосування.
Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію - ГОСТ Р.6.30 - 2003 містить основні правила оформлення документів, вимоги до змісту інформації бланка, порядок адресації, узгодження, підписання, затвердження документів. Стандарт визначає правила оформлення офіційних листів, деякі вимоги до тексту цих документів. Вперше стандарт носить рекомендаційний характер, що зумовлено сучасним законодавством.
ГОСТ Р 51141-98 нормативно закріплює терміни, що використовуються в діловодстві та архівній справі, та їх визначення. У стандарт включено 140 термінів, що визначають загальні поняття в діловодстві, терміни, використовувані в документуванні та організації роботи з документами. Використання стандартних термінів обов'язково у всіх видах документації, в тому числі при створенні або регламентації конкретної діловодної системи, в інструкціях, положеннях, регламенти, а також у спеціальній літературі з діловодства.
Майже півстоліття діє стандарт на розміри паперу, який встановив основні формати для виробництва паперу, виготовлення виробів з неї (папки, конверти і т.п.), підготовки документів.
Для підготовки листів використовуються стандартні формати папери відповідно до чинного в даний час ГОСТ 9327-60 «Папір та вироби з паперу. Споживчі формати ». Це формати прийняті і Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO). В управлінській практиці в нашій країні основним форматом є формат А4 (210 х
В управлінській практиці документи оформляються головним чином на папері форматів А4 (210 х
Зі зміною в 1990-і рр.. законодавчої бази, технічним переоснащенням організації та впровадженням нових інформаційних технологій обробки документів виникла необхідність розробки нормативної бази документаційного забезпечення управління. Таким нормативним документом є інструкція, розроблена в
Порядок роботи з листуванням, складовою звернення громадян, визначається спеціальним нормативним актом, затвердженим урядом у
Ділове листування становить більшу частину документообігу будь-якої організації. Вона використовується для обміну інформацією між різними організаціями, структурними підрозділами однієї організації і супроводжує практично всі етапи управління, встановлення та підтримання ділових зв'язків. Листування містить важливу інформацію про процедури укладення, виконання, розірвання цивільно-правових договорів, тому в спірних випадках може розглядатися судовими та арбітражними органами як доказ. При цьому надзвичайно важливо, щоб кожен лист було офіційним документом, тобто було оформлено у відповідності з діючими в Російській Федерації нормами.
1.2 Види і зміст ділових листів
Лист - це основний «інструмент» службово-ділового листування, що здійснюється між різними підприємствами (організаціями, установами). Відповідно до одного з визначень ділове (службове) лист являє собою письмове звернення до посадової особи (що представляється ним підприємству, організації, установі), підготовлене відповідно до правил листування. [2]
Приступаючи до вивчення загальних питань підготовки ділових листів, не можна не згадати перш за все про різноманітність їх видів, обумовленому змістовної спрямованістю листи. Це спонукає автора зробити спробу класифікації ділових листів в залежності від їх змісту. Спираючись на класифікаційний критерій, вдалося виділити до 30 видів ділових листів, у тому числі:
1) листи-прохання;
2) листи-повідомлення;
3) листи-запити;
4) листи-заяви;
5) листи-підтвердження;
6) листи-замовлення;
7) листи-пропозиції (оферти);
8) листи-додатки;
9) листа-рекламації (претензії), 10 інформаційних листів;
11) гарантійні листи;
12) презентаційні листи;
13) листи прямої поштової розсилки (директ-мейл);
14) короткі письмові повідомлення (повідомлення, нагадування і т.п.);
15) супровідні листи.
16) листи-привітання;
17) листи-запрошення;
18) листи-вибачення;
19) листа для вираження жалю і співчуття;
20) листи з нагоди представлення (при заочному знайомстві);
21) листи з нагоди від'їзду;
22) листи для підтримки контактів і взаємин (іміджеві листа);
23) листи подяки;
24) рекомендаційні листи;
25) міні-листи (листи-шаблони, листи-маятники і т.п.);
26) листи-листівки;
27) листи негативного змісту (листи-відмови, письмові повідомлення про звільнення чи відмову в наданні вакансії, листи з висловленням несхвалення або осуду чиїх-небудь дій і т.п.);
28) листи для вираження відмови від будь-які пропозиції;
29) листи для звернення в різні інстанції в приватному порядку;
30) листи-резюме.
Спробуємо коротко охарактеризувати перераховані вище види листів.
Листи-прохання - це чи не найпоширеніша група ділових листів. І легко зрозуміти, чому - зрештою, далеко не завжди ми відчуваємо себе зручно при необхідності звертатися до кого-небудь з проханням особисто або, наприклад, по телефону.
Письмова прохання в значній мірі спрощує вчинення цієї процедури. Ось вже, дійсно, папір все стерпить. Тим не менш, вдаючись до допомоги листів-прохань, не забувайте про необхідність дотримуватися два головних правила (про решту буде сказано далі).
По-перше, ніколи не починайте лист зі слова «Прошу» - благоразумнее і тактовніше спочатку пояснити мотиви вашого звернення (навіть якщо ви попередньо обговорили всі деталі з адресатом). [3] По-друге, не поспішайте дякувати адресата заздалегідь, так як для цього існує особливий вид листів - вдячних. Завдяки заздалегідь, ви ставите і себе, і адресата в незручне становище. Уявіть, що з тих чи інших, не залежних від нього причин одержувач листа рішуче не в змозі допомогти вам. Що ж, відкликати (відсилати) у такому випадку «авансовані» подяки назад? Так що поспішайте віддячити людини тоді, коли дізнаєтеся, що ваше прохання задовольнили.
Листи-повідомлення - також досить поширена форма ділового листа. Основне призначення такого листа - цілеспрямована передача цілком конкретної інформації, розпочата з ініціативи автора (організації-відправника). Із зазначеної причини саме листи-повідомлення у багатьох випадках дають початок тривалого листування. Як правило, вони є первинними, однак сказане зовсім не означає, що цей вид послання не може застосовуватися для відповіді на отримане вами раніше діловий лист.
Лист-повідомлення припустимо почати безпосередньо зі слова «Повідомляю» або одного з його синонімів («Направляю», «Висилаю» або «Уявляю»). Не забувайте крім відповідної інформації повідомити адресату і про те, що при необхідності він може звернутися до вас за отриманням додаткових відомостей (часто позначка про це робиться в кінці тексту).
Листи-запити в більшості випадків передують всю подальшу роботу з укладання різних угод між партнерами по службово-діловому листуванню. Вони призначені, як випливає з назви, для запрашіванія відповідної інформації. Підкреслимо, що листи-запити припускають обов'язкову реакцію адресатів у вигляді письмової відповіді по суті і в термін, прямо встановлений або автором запиту, або нормативно-правовим документом.
Переважно всього починати такі листи зі слів «Прошу (просимо) вас (Вас) повідомити ...», хоча при цьому буде зовсім не зайвим попередньо пояснити, чим викликаний ваш запит. На відміну від прохання в кінці тексту можна в тактовної формі висловити адресату своє побажання щодо термінів надання яка вас цікавить.
Підкреслимо, що у відповідь лист в даному випадку виступає як залежний по композиції і тематиці текст (по відношенню до запиту). У відповіді на запит обов'язково має міститися посилання на первинне лист і його тему. Крім того, в обох листах повинні приблизно збігатися обсяг інформації, послідовність викладу, термінологія, система посилань.
Листи-заяви не слід плутати із звичайними заявами, настільки широко поширеними при веденні внутрішнього листування 1. Лист-заява має на меті офіційно й оперативно поінформувати адресата про позицію автора (організації-відправника) ділового листа тому чи іншого питання (висловити своє ставлення до його суті і порядку дозволу). Наприклад, підтвердити свої наміри щодо реалізації раніше узгоджених планів співробітництва.
Лист-заява може мати кілька сценаріїв і представляти собою в залежності від обставин декларацію про наміри, підтвердження, заява ad hoc (тобто заяву з конкретного приводу - наприклад, на підтримку ділового партнера та ін.) Стандартний початок такого листа: «Цим посланням заявляємо (заявляю) про ...» Висновок включає в себе одну зі стандартних формулювань на кшталт: «Просимо прийняти цю заяву до відома для ...».
Листи-підтвердження відправляються за відповідною адресою, для того щоб підтвердити будь-якої факт - наприклад, отримання листа, висланого раніше адресатом. Такі листи зазвичай готуються у відповідь на прохання («Прошу підтвердити ...»), виражену автору (організації-відправнику) письма. [4]
Практично завжди листи-підтвердження починаються зі слів «Цим підтверджується (підтверджуємо, підтверджую )...» Іншою відмітною особливістю цього виду ділових листів є їх небагатослівність, стислість, обумовлена конкретністю приводу для написання. Від зустрічній прохання «підтвердити» що-небудь у листах-підтверджень прийнято утримуватися.
Листи-замовлення 9 багатьох випадках представляють собою відповідь на листи-пропозиції (оферти). Функціональне призначення подібних листів - вчинення письмового замовлення, його документування (хоча при цьому сам замовлення може оформлятися й на спеціальному бланку, як при прямій поштовій розсилці). В останньому випадку лист-замовлення одночасно виконує і функцію супровідного листа.
Автору листа виклад свого наміру замовити що-небудь у адресата (товар, послугу та ін) доцільно випередити поясненням мотивів своїх дій. З цією метою буває достатнім послатися на джерело інформації (матеріали листування, інформаційний лист або ді-ректо-мейл, рекламну інформацію і т.д.). Крім того, як і у випадку з листом-запитом, є допустимим повідомити адресату своє побажання щодо термінів виконання замовлення. Це має виглядати саме як побажання (якщо мова не йде про другу, а то й третьої-четвертої спроби автора отримати замовлення, до того ж давно оплачений).
Листи-пропозиції (оферти) мають на меті зробити адресату офіційну пропозицію щодо поставки (допостачання) тієї чи іншої продукції. Відмітна особливість оферти - виняткова конкретність і точність у викладі умов передбачуваної комерційної угоди (термінів, номенклатури продукції, її кількості, порядку розрахунків тощо).
Важливим є і вибір найбільш вдалої форми пропозиції. Зауважимо, що на практиці найменш ефективним виявляється варіант письмового звернення, що починається зі слова «Пропоную (пропонуємо)». Більш правильним вважається зробити невеликий комплімент адресату - послатися на його бездоганну репутацію. Зрештою, оферту роблять не для того, щоб написати ще одну ділову папір, а для того, щоб отримати ще одного замовника.
Листи-додатки виручають нас у всіх тих випадках, коли ми, відправивши послання, визнали неможливою вдаватися до постскриптум, і внаслідок цього частина важливої інформації виявилася недоступною для адресата. Оскільки повернути вже відправлений лист «з півдороги» не можна, автор може відправити - що називається, навздогін - лист-доповнення.
Характерною особливістю такого листа є пряма вказівка на те, що воно є продовженням попереднього послання (при цьому видається вкрай бажаним послатися на конкретні ознаки листа - його дату, номер і т.п.). Саме з цього і слід починати послання, наприклад, так: «Цей лист є доповненням до ..».
Крім того, в тексті листа-доповнення слід пояснити, чим була викликана необхідність його відправки, допустимо, так: «У зв'язку із значним (несподіваним) зміною вартості комплектуючих до виробу ..., які становлять для Вашого підприємства безпосередній інтерес ...»
Листи-рекламації (претензійні листи) - відносно рідкісне явище в офіційному листуванні. Такі послання призначені для вираження письмових претензій у зв'язку з незадовільним виконанням адресатом взятих ним на себе ділових зобов'язань.
Зауважимо, що добросовісні партнери намагаються залагодити суперечності, які виникли, не вдаючись при цьому до рекламації. Однак бізнес є бізнес, і у визначених обставинах таке послання - єдиний взаємоприйнятний вихід з ситуації, що склалася.
Текст листа-рекламації повинен у всіх випадках спиратися на відповідні документальні свідоцтва несумлінності адресата (навмисної або допущеної ним з необережності). У більшості випадків таким свідченням є акт, засвідчений підписами посадових осіб та печаткою організації-відправника. Такий акт (другий його примірник або копію) доцільно докласти до листа-претензії (в останньому випадку воно буде одночасно виконувати і функцію супровідного листа).
У той же час оформляти лист-претензію у формі акту недоцільно - це може істотно ускладнити ваші взаємини з адресатом. Навпаки, дайте зрозуміти організації-одержувачеві листа, що ви робите це з жалем (так і напишіть), висловивши надію на його адекватну реакцію. Лист-рекламація має містити чіткі вказівки щодо того, яких саме дій ви очікуєте від адресата, а також щодо строків цих дій. Інформаційні листи не слід розглядати як різновид листів-повідомлень або рекламних листів. Повідомлення, як відомо, передбачає стислість і служить перш за все для встановлення (відновлення) контакту з адресатом.
Інформаційний лист - це результат логічного розвитку листування. Такий лист відправляється адресату в тому випадку, якщо контакт з ним вдалося встановити, і він не заперечує проти його подальшого розвитку. Такий лист покликане об'єктивно і в дещо більшому обсязі (порівняно з повідомленням) проінформувати адресата - о. Прагненні автора послання розвивати службові, ділові та особисті контакти, про окремі аспекти їх здійснення і т.п.
Особливо корисними інформаційні листи виявляються при встановленні первинного контакту з адресатом, якому надається певна кількість додаткової інформації (наприклад, про діяльність організації-відправника інформаційного листа) оглядового характеру. На основі зазначеної інформації адресат у подальшому може запросити необхідні уточнення. Буде правильним спонукати адресата до цього за допомогою стандартної формулювання на кшталт: «Ми будемо раді відповісти на Ваші запитання ...».
Гарантійні листи призначені для надання адресату письмових гарантій щодо намірів або дій автора (організації-відправника), так чи інакше зачіпають інтереси адресата. Найбільш часто гарантійні листи оформляються для підтвердження оплати.
Гарантійні листи відрізняють ясність, точність і однозначність формулювань - оскільки мова йде про надання адресату гарантій від імені та за дорученням організації або посадової особи.
Подібні листи можуть починатися з викладу суті наданих адресату гарантій, наприклад: «Цим листом гарантую ...». В інших випадках гарантійний лист може включати в себе виклад причин, якими спричинено намір автора заявити про свою готовність надати адресату ті або інші гарантії.
У цьому випадку відповідну заяву формулюється в заключній пропозиції, наприклад: «Своєчасну і повну оплату гарантую». Особливістю даного виду листів є наявність поряд з підписом автора (припустимо, директора організації) підпису посадової особи, в безпосередньому веденні якого знаходяться фінансові чи інші питання.
Презентаційні (рекламні, комерційне) листи мають на меті презентувати (буквально - представити у вигідному світлі) будь-яку продукцію, організацію, персону (у порядку самореклами) - наприклад, політичного діяча, або суспільно значима подія - наприклад, міське свято. Презентаційне лист носить відкритий (публічний) характер, тобто звернене до публіки, широкої громадськості і тому не передбачає персонального звернення до адресата. З тієї ж причини відповідати на презентаційні листи відповідними посланнями не прийнято.
Стандартним початком презентаційного листи, що представляє яку-небудь продукцію, є формулювання: «Користуючись нагодою, звертаємо Вашу увагу на ...». При викладі відповідної інформації слід привернути увагу адресата до найбільш важливих переваг, які описуються в посланні. На закінчення необхідно спонукати адресата до дії - допустимо, до отримання додаткової інформації або до безпосередньої участі в чому-небудь. Зазвичай презентаційне лист має додаток - у вигляді довідкових інформаційних матеріалів, фотографій, ілюстрацій і т.п.
Листи прямої поштової розсилки (директ-мейл) на відміну від презентаційних (рекламних) листів мають на меті спонукати адресата до здійснення покупки. Такі листи містять не тільки опис продукції, але і бланк замовлення для її отримання (знову-таки поштою або з кур'єром), а в деяких випадках - і зразки продукції для безкоштовного (пробного) вживання.
Особливістю листів прямої поштової розсилки є те, що вони адресуються багатьом сотням, тисячам, а в окремих випадках - і сотням тисяч потенційних покупців. Відповідно ці листи не припускають особистого звернення до адресата. Крім того, як було зазначено, це лист одночасно є і засобом зворотного зв'язку адресата з його автором - для цього, крім бланків замовлення, використовуються купони, талони, запрошення і т.п.
Короткі письмові повідомлення використовуються в тих випадках, коли в автора (організації-відправника) виникає необхідність у небагатослівним терміновому інформуванні адресата у зв'язку з конкретним приводом. Подібні повідомлення направляються адресатам у формі повідомлення, нагадування йди попередження.
Для первинного освідомлення адресату надсилається повідомлення. Воно містить пояснення мотивів автора (організації-відправника) і відображає пропозиції (побажання чи вимоги) останнього до адресата, викладені в конкретній і зрозумілій формі. Наприклад, банк за допомогою повідомлення вправі поінформувати свого клієнта про необхідність погасити наданий йому кредит, а світовий суддя - повідомити про явку на засідання позивача або відповідача у справі.
Якщо повідомлення не набуло очікуваного дії на адресата (наприклад, останній не відреагував на прохання автора відповісти йому письмово до певного терміну), то на його ім'я висилається нагадування. Відмінними рисами нагадування є: [5]
а) посилання на вислане раніше повідомлення;
б) більш коротка форма викладу суті пропозицій (побажань чи вимог) автора, в) інформування про санкції, які можуть бути застосовані до адресата у разі, якщо і на нагадування з боку останнього так і не послідує відповідної реакції.
Якщо адресат дійсно не реагує на нагадування належним чином, то йому надсилається попередження. У ньому, крім посилання на попередні послання і короткої інформації про їх суті, інформування про намір автора (організації-відправника) застосувати стосовно адресата відповідні санкції (припустимо, провести слухання справи без його участі або передати питання про погашення кредиту на розгляд суду).
Супровідні листи - це листи, що містять інформацію про відправлення адресату документів, інформаційних матеріалів тощо, які в. Через специфіку змісту обсягу або форму подання не можуть бути оформлені у вигляді листа. Супровідні листи включають в себе повідомлення про відправку відповідних документів (матеріалів), а також їх перелік. .
Як правило, супровідні листи починають зі слів: «Направляю (висилаю )...». Перелік документів (матеріалів), що додаються до супровідного листа, містить інформацію про їхні назви, кількості, обсязі (кількість аркушів, сторінок), в необхідних випадках - про їх грифі і конкретному адресата (наприклад, при розсилці кількох екземплярів у супровідному листі вказується, кому з адресатів призначений той чи інший номер примірника).
Листи-вітання як і раніше вельми поширені в службово-діловому листуванні, оскільки далеко не завжди у нас є можливість привітати кого-небудь особисто або по телефону. Починати текст вітального послання рекомендується саме зі слова: «Вітаю ...» («Вітаємо ...»). Поздоровлення зазвичай доповнюються побажаннями адресату всіляких благ.
Діапазон застосування листів-привітань вельми широкий. Залежно від характеру взаємовідносин, що склалися між автором і адресатом, вважається цілком доречним направляти вітання з наступним випадками:
а) день народження адресата (у тому числі дата заснування організації-одержувача);
б) державні свята;
в) професійні свята;
г) призначення на більш престижну посаду;
д) присвоєння почесного або спеціального звання (в тому числі організації-одержувача);
е) нагородження (в тому числі організації-одержувача);
ж) видатні (помітні) досягнення на професійному терені (перевищення показників економічного розвитку, виграш тендерів, перемоги в конкурсах, змаганнях тощо);
з) укладання взаємовигідних партнерських угод;
і) річниця співробітництва (як правило, перша або «кругла»).
Листи-запрошення мають на меті запросити адресата до участі в тому чи іншому діловому (службовому) або урочистому (пам'ятному) заході. Слід мати на увазі, що листи-запрошення не прийнято направляти за дріб'язковим приводів. Виняток становлять випадки, коли з якихось причин адресата не можна поінформувати інакше (якщо, приміром, останній тимчасово відсутній).
Зазвичай текст запрошення починається зі слова: «Запрошуємо (запрошую )...». Запрошення може оформлятися як у вигляді листа, так і на спеціальному бланку (запрошенні, що додається до листа). •
Запрошення завжди носить персональний характер. Зі змісту запрошення адресат повинен усвідомити, коли, куди і з якою метою його запрошують, а в деяких випадках - і те, якого участі з його боку очікують організатори заходу (наприклад, виступи на ту чи іншу тему).
Запрошення слід висилати завчасно, щоб уникнути непорозумінь. У необхідних випадках автор може повідомити адресата про необхідність підтвердити свою участь у заході.
Листи-вибачення зустрічаються в службово-діловому листуванні порівняно рідко. Тим не менш, у багатьох випадках вони виявляються незамінними для принесення адресату формальних вибачень (неформальні вибачення все ж таки припускають пряме (вербальне) звернення) і, нормалізації взаємин, особливо, якщо принести вибачення іншим чином не представляється можливим.
Стандартне формулювання для початку листів-вибачень: «Прошу Вас прийняти вибачення у зв'язку з (за )...».
У той же час вибачатися по ходу листа двічі не слід (це не прийнято). Замість цього слід якомога більше щиро і переконливо висловити своє співчуття у зв'язку з що мали місце тимчасовим порушенням взаємин з адресатом. Загальний тон листа-вибачення повинен бути підкреслено примирливим, але не запобігливим.
Лист для вираження жалю, співчуття і співчуття також використовуються в повсякденному діловому листуванні у зв'язку з не занадто радісними подіями. Зазвичай висловлювати співчуття прийнято у зв'язку з кончиною близьких адресату людей (родичів, друзів, колег).
Письмове вираження співчуття призначено для прояву дружньої підтримки у зв'язку з менш трагічними подіями - наприклад, з приводу нещасного випадку, що призвів за собою госпіталізацію адресата, стихійного лиха, що торкнувся його благополуччя, банкрутства або інших великих неприємностей у діяльності представляється адресатом організації і т.п. .
Що стосується вираження жалю, то до цієї формі письмового звернення припустимо вдаватися в разі виникнення непорозумінь у взаєминах автора з адресатом - при розбіжностях, що порушують звичний порядок ділових контактів. Вважається допустимим висловлювати жалю і по менш значним приводів. У будь-якому випадку подібним чином не можна погіршити взаємини з адресатом - навпаки, таке послання буде сприйнято вашим партнером з розумінням.
Починати подібні листи слід саме зі слів співчуття (співчуття, жалю), наприклад «Прошу Вас прийняти мої співчуття ...» або «Висловлюю Вам своє щире співчуття ...». Пояснення мотивів письмового звернення в цьому випадку відходить на другий план, але при цьому є обов'язковим. Вкрай бажано, щоб загальний тон такого листа був підкреслено теплим і залишав місце для прояву почуття надії і (там,-не-де це прийнятно) оптимізму.
Листи з нагоди представлення є незамінними при заочному знайомстві з адресатом. По суті, це - ефективний засіб для встановлення особистих контактів з людиною, про яку автор листа. Своєму розпорядженні мінімальною інформацією, що спонукає його, тим не менш, до особистого знайомства з адресатом.
Такі листи слід починати з короткого викладу обставин, що стали поштовхом для підготовки послання. Можна згадати про спільні інтереси автора та адресата або про недавній захід, на якому вони обидва були присутні, але не змогли поспілкуватися.
Послання зазвичай завершує звернена до адресата прохання відповісти. Лист з нагоди представлення завжди містить візитну картку відправника, дану в якості додатку.
Листи з нагоди від'їзду представляють собою знак особливої уваги з боку подорожують по відношенню до залишається (приймаючої) стороні. Такий лист, зазвичай виконує дві функції - з його допомогою автор висловлює свою вдячність адресату за наданий прийом, і по-друге, запрошує його до продовження контактів (співпраці). Верх ввічливості - запрошення завдати у відповідь візит - за умови, що це відповідає інтересам і планам обох сторін.
Початок листа з нагоди від'їзду відрізняє трохи більшою свободою вибору мовних засобів. Воно може бути розпочато так: «Залишаючи Ваш гостинне місто, я хотів би висловити свою глибоку вдячність ...» Можливий і більш короткий варіант: «Дякую за наданий прийом. Прошу прийняти запрошення відвідати ... »До листа також може додаватися візитна картка автора. Листи для підтримки контактів і взаємин або іміджеві листи служать для зміцнення ділових і особистих зв'язків між автором і адресатом. Іноді кажуть, що ці листи служать лише для заповнення вимушених пауз в листуванні і, по суті, є «листами ні про що». Однак насправді значення іміджевих листів важко переоцінити - адже саме з їх допомогою ви можете засвідчити адресату свою увагу без формального на те приводу (ділового чи урочистої характеру).
Звичайно, починаючи іміджеве лист, не слід давати зрозуміти адресату, що його відправка являє собою для автора звичайну рутину. Навпаки, початок послання повинно бути тісно пов'язане з яким-небудь позитивним подією, відомим учасникам службово-ділового листування. Тут можна порекомендувати згадати про успішну операцію, що стала можливою завдяки зусиллям адресата або спільну участь автора й адресата в будь-якому неформальному заході. Завершувати іміджеве лист слід виразом надії на продовження і зміцнення контактів, розвиток взаємовигідного партнерства і т.п.
Подячні листи пишуться з єдиною метою - висловити адресату подяку у зв'язку з вжитими їм організаційними та іншими зусиллями, результатом яких стало отримання автором (організацією-відправником) відчутної користі (переваги, вигоди та ін.) Іншим випадком для формальної подяки є вираз останньої за що надійшли раніше на адресу автора поздоровлення, співчуття і т.п.
Листи подяки слід починати саме з висловлення подяки адресатові (організації-одержувачу), наприклад, так: «Висловлюю свою щиру вдячність ...» або «Сердечно дякую за ...». Мотивація викладається після слів подяки: «... у зв'язку з ...», «... з нагоди ... »і т.п. Слід підкреслити, що заміна в подячному листі слова «подяку» на «вдячність» або «задоволення» не є рівноцінною.
Рекомендаційні листи являють собою форму клопотання автора перед адресатом на користь третьої особи, що не бере участі в листуванні. Подібне клопотання може бути оформлено у короткій або розгорнутій формі.
Перше припустимо, якщо мова в листі йде про людину, добре знайомому адресату. Друге, якщо автор має намір відрекомендувати адресату людини, якого той знає недостатньо або ж зовсім з ним не знайомий.
Типовою формулюванням для початку розгорнутого рекомендаційного листа служить, наприклад, наступна: «Цим листом маю честь рекомендувати Вам пана (пані )...». Після цього автор звертає увагу адресата на мотиви свого звернення і викладає власне уявлення про рекомендований. Відзначимо, що розгорнута рекомендація не може бути «загальної» - вона повинна містити опис конкретних переваг (або недоліків) рекомендованого, з тим, щоб створити у адресата об'єктивне враження про цю людину.
Милі-листи - листи-Шаблони, листи-маятники і т.п. - Представляють собою малі епістолярні форми. Відмінною особливістю міні-листів є значна повторюваність (стандартність) їх змісту, обумовлена, перш за все, прагненням автора послання заощадити час на його оформлення. Іншою важливою особливістю є наявність в структурі більшості таких листів порожнього блоку, призначеного для оформлення бліц-відповіді адресата.
Текст міні-листів зазвичай зводиться до стиснутого викладу суті справи, і в цьому сенсі вільний від дотримання деяких формальних правил написання ділових листів. Писати в подібному «телеграфному» стилі вважається прийнятно адресатам, з якими в автора міні-листи склалися тісні ділові або особисті відносини, які передбачають розуміння «з півслова».
Листи-листівки - ще одна специфічна мала епістолярна форма. Вона в найбільшою мірою придатна для ведення листування, безпосередньо не зачіпає аспекти службово-ділових взаємовідносин її учасників.
Листи-листівки рекомендується використовувати для коротких повідомлень особистого характеру переважно в періоди, коли особисті контакти між учасниками ділової переписки з яких-небудь причин утруднені. Такі листи завжди мають обов'язкове оформлення на листівці (ілюстрованої поштової картці, забезпеченій знаками поштової оплати). Крім того, оскільки такі листівки прийнято відправляти поштою без конверта, при викладі змісту слід всіляко утримуватися від згадки справ конфіденційного характеру.
Листи негативного змісту - це листи-відмови, письмові повідомлення про звільнення чи відмову в наданні субсидії, а також листи з висловленням несхвалення або осуду чиїх-небудь дій і т.п. (До зазначених листів не відносяться листи для вираження формальної відмови від будь-які пропозиції). Як не прикро, але час від часу нам доводиться готувати і розсилати подібні послання.
Відзначимо, що в більшості випадків вони є відповідними, (за винятком випадків вираження несхвалення або осуду дій адресата). Природно, основна функція такого листа - це вираз негативного (від'ємного) ставлення до певних дій. Однак не слід забувати про те, що зробити це можна по-різному.
Рекомендується особливо ретельно підходити до вибору формулювань і порядку викладення змісту послання. Іншими словами, воно повинно бути негативним тільки в сенсі інформаційного наповнення, але при цьому бути абсолютно нейтральним по відношенню до особистості адресата. , Доцільно починати подібні листи з висловлення жалю про відмову, наприклад: «Ми з жалем змушені повідомити Вам про те, що ...» Слід також дати зрозуміти адресату, що рішення про відмову далося вам не без праці і продиктовано виключно діловими міркуваннями. У висновку листа випливає підбадьорити адресата - наприклад, порекомендувати йому звернутися за субсидією в інше банківську установу чи до іншого роботодавця (у разі відмови в наданні вакансії).
Повідомлення про звільнення в обов'язковому порядку має містити вираз подяки за роботу (за умови, що адресат не був страшенним халтурником). Більш складним є варіант листа для вираження негативного ставлення (несхвалення) будь-яких дій, вжитих адресатом, або будь-яких його намірів (в останньому випадку мова повинна йти, швидше, про застереження останнього від реалізації цих намірів).
Головним достоїнством подібного послання має бути його переконливість, яка не залишає для адресата сумнівів у щирості автора і пояснює, чому останній не міг вчинити в цій ситуації інакше і тому звернувся до нього з відповідним листом.
Не рекомендується висловлювати несхвалення в прямій формі: «Я не схвалюю Ваших дій ...». Для цього слід підібрати більш дипломатичні, але при цьому не менш дієві формулювання.
Крім того, адресату слід дати зрозуміти, що письмове звернення має на меті уберегти його від вчинення недостатньо обміркованих вчинків. Ця думка повинна проходити через весь зміст «червоною ниткою» і ще раз підкреслено в кінці послання.
Листи для вираження згоди або відмови від будь-які пропозиції, як було зазначено, являють собою самостійний вид приватного листа. Приводом для їх підготовки служить формальну згоду або формальна відмова від будь-які пропозиції, що міститься в посланні адресата - наприклад, відмова від запрошення.
Листи для вираження згоди або відмови пишуться тільки в тих випадках, коли про відповідь просить сам адресат або як мінімум це явно випливає зі змісту послання. Наприклад, отримавши запрошення взяти участь в якому-небудь заході від давнього партнера, слід відповісти - позитивно чи негативно - на пропозицію, щоб уникнути можливих ускладнень при подальших контактах з ним.
Направляючи письмову згоду, слід, незважаючи на формальний характер послання, підкреслити його позитивне сприйняття вами, наприклад: «Із задоволенням повідомляю про свою згоду взяти участь у ...». Якщо мова йде про письмовій відмові, не забудьте засвідчити адресату свій жаль з цього приводу, допустимо, так: «Дуже шкода, але у зв'язку з обставинами тимчасового характеру ми змушені відмовитися від Вашого люб'язного пропозиції про ...». В кінці послання слід в будь-якому випадку подякувати адресата за виявлену до вас увагу.
Слід також пам'ятати, що недостатня розторопність автора може доставити адресатові додаткові клопоти, пов'язані, зокрема, з організацією того чи іншого заходу. Тому, отримавши таке послання, не тягніть з відповіддю.
Листи для звернення в різні інстанції з мотивів особистого характеру містять конкретну прохання чи вимогу автора у зв'язку з дією або бездіяльністю адресата (організації-одержувача). Такими інстанціями можуть в залежності від обставин виступати судові органи, структури комунального господарства, освітні установи, транспортні організації, служби побуту, сервісу і торгівлі і т.д. Зміст таких листів підпорядковане двом цілям - проінформувати про що-небудь адресата і спонукати його до певних дій. Починати лист слід з короткого викладу обставин справи, а продовжувати - вираженням прохання чи вимоги (якщо раніше виражена прохання залишилося без відповіді, або задоволення). В кінці послання доречно послатися на конкретні положення нормативно-правових актів, які підтверджують законність прохання (вимоги) автора.
Листи-резюме не слід ототожнювати власне з резюме (СУ або curriculum vitae - коротким життєписом, у пров. З лат.), Оформлюваним при пошуку вакансії. У відомому сенсі лист-резюме схоже з листом-презентацією з тією лише різницею, що основну частину його змісту становить не опис достоїнств товару або послуги, а самореклама професійних якостей самого автора.
Лист-резюме викладається так само, як і звичайний лист, тобто без рубрикації на пункти і оформлення заголовка документа (як це прийнято для резюме). У той же час його зміст повинен бути сформульований і оформлено таким чином, щоб адресат з перших рядків оцінив вигоду міститься в посланні пропозиції. Іншими словами, якщо вам є що розповісти про себе, робіть це, але в стислій, конкретною і стилістично зручній формі. Почніть з викладу мотивів вашого звернення, а завершіть вказівкою на контактну інформацію: ваш номер телефону, адреси електронної пошти або факсу.
Глава 2. Правила оформлення і стилістика ділових листів
2.1 Оформлення ділового листа
Розгляд особливостей оформлення ділових листів доцільно почати з складу їх реквізитів. Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р6.30-2003 для належного оформлення листів у процесі здійснення службово-ділового листування використовуються наступні реквізити:
01 - зображення Державного герба Російської Федерації;
02 - зображення герба суб'єкта Російської Федерації;
03 - зображення емблеми (товарного знаку або знака обслуговування) підприємства (організації, установи);
04 - код підприємства (організації, установи);
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
08 - найменування підприємства (організації, установи);
09 - довідкові дані про підприємство (організації, установі);
11-дата листа;
12 - реєстраційний номер листа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату листа;
15 - відомості про адресата;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст листа;
21-відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження листа;
24 - віза узгодження;
25 - відбиток печатки;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа на підприємство (в організацію, установа);
30 - ідентифікатор електронної копії листа.
Оформлення перерахованих реквізитів проводиться відповідно до розділу 3 ГОСТ Р6.30-2003.
Зображення Державного герба Російської Федерації (реквізит 01) поміщають на бланках для листів: у відповідності з Федеральним конституційним законом «Про Державний герб Російської Федерації». Зображення герба суб'єкта Російської Федерації (реквізит 02) поміщають на бланках для листів: у відповідності з відповідними правовими актами суб'єктів Російської Федерації. Зображення емблеми підприємства (організації, установи) або відповідного товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 03) поміщають на бланках для листів: у відповідності до статуту (положення) підприємства (організації, установи).
Значення коду підприємства (організації, установи) (реквізит 04) проставляється у відповідності з Загальноросійським класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (реквізит 05) проставляється у відповідності з документами, що видаються зазначеним особам податковими органами. Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки па облік (ИНН / КПП) (реквізит 06) проставляється також у відповідності з документами, що видаються зазначеним особам податковими органами.
Найменування підприємства (організації, установи), що є відправником листа (реквізит 08), повинна в точності відповідати найменуванню, закріпленому в його установчих документах. Над найменуванням підприємства (організації, установи) зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищого органу (при його наявності у даного підприємства).
Довідкові дані про підприємство (організації, установі) (реквізит 09) містять у собі поштову адресу, номер телефону та інші відомості на розсуд відправника листа, в тому числі номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти та ін
Датою листа (реквізит 11), як правило, є дата його підписання. Цей реквізит оформляється арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. При цьому день місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою, а рік - чотирма арабськими цифрами.
Реєстраційний номер листа (реквізит 12) пожартував з порядкового номера документа, при необхідності доповнюється на розсуд підприємства (організації, установи) іншими обліковими даними, як то - індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про виконавця листи та ін
Посилання на реєстраційний номер і дату (наприклад, входить листа, у відповідь на яке підготовлено даний лист) (реквізит 13) включає в себе, відповідно, реєстраційний номер і дату документа вхідного листа.
Оформлення реквізиту 15 - «Відомості про адресата» - проводиться з урахуванням того, хто саме - підприємство, структурний підрозділ підприємства, посадова чи приватна особа - виступає як адресата.
При адресуванні листи посадовій особі підприємства ініціали адресата вказують перед прізвищем, а його посаду - у давальному відмінку. При адресуванні листи підприємству (структурному підрозділу підприємства) їх найменування вказують у називному відмінку 6. До складу реквізиту може також входити поштова адреса, елементи якого вказуються в порядку, встановленому правилами надання послуг поштового зв'язку. Так, при адресуванні листи підприємству вказують його найменування, а потім - поштова адреса, наприклад: ВАТ «Завод« Електросила », Московський пр., д.132, Санкт-Петербург, 196220.
При адресуванні листи приватній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, а потім - його поштову адресу, наприклад: Галанін Є.І. проїзд Мічуріна, буд.11, сел. Андріївка Ленінського р-ну Курської області, 340045.
Оформлення резолюції на вхідному листі (реквізит 17) передбачає зазначення прізвища, ініціалів виконавців доручення, змісту доручення (при необхідності - наприклад, із підготовки проекту відповідного листа), строків виконання, а також особистого підпису посадової особи - автора резолюції та дати її винесення.
Оформлення резолюції, як правило, проводиться на вільному від тексту ділянці першого аркуша листа. Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші паперу, доданому до листа.
Заголовок до тексту листа (реквізит 18) має якомога більш точно відображати короткий зміст документа, наприклад: «Про проект договору поставок науково-технічної продукції на 2005 рік».
Відмітка про контроль за виконанням листа (реквізит 19) оформляється відповідним умовним позначенням, прийнятому на даному підприємстві - літерою «К», словом (штампом) «Контроль» і т.п.
Оформлення реквізиту 20 - «Текст» - проводиться державною мовою РФ (державними мовами суб'єктів РФ) відповідно до законодавства. Текст листа може бути представлений у вигляді зв'язного тексту або з включенням в нього анкет або таблиць (останні можуть бути винесені в додаток до тексту). Якщо текст листа містить кілька рішень, пропозицій, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи і пункти, нумеровані арабськими цифрами. При оформленні листа на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумерують (за допомогою простановки номерів арабськими цифрами посередині верхнього поля аркуша).
Оформлення реквізиту 21 - «Відмітка про наявність додатка» - проводиться з урахуванням наступних обставин.
Додаток, яка згадується по тексту листа, оформляється наступним чином:
Додаток: на 3 л . в 3 екз.
Додаток (додатки), що не згадується по тексту листа, оформляється наступним чином:
Додаток:
1. Проект наказу про заохочення працівників підприємства за підсумками 2004 року, на 4 л . в 1 прим. 2. Програма урочистого вечора, присвяченого Дню підприємства, на 2 л . в 1 прим. І т.д.
Додаток до листа, у свою чергу, має власний додаток, оформляється наступним чином:
Додаток: лист ЗАТ «Лотос» від 01.07.2005 № 206/27-1 і додаток до нього, всього на 13 л .
Додаток, що направляється не за всіма зазначеними в листі адреси (наприклад, розсилає циркулярно), оформляється наступним чином: Додаток: на 3 л . в 5 екз. тільки в перший адресу. На першому аркуші додається до листа документа (у правому верхньому куті) оформляється напис «Додаток №». Вказану напис допускається оформляти прописними літерами.
Оформлення реквізиту 22 «Підпис» має визначальне значення для додання листа юридичної сили (особливо для окремих видів листів, наприклад, для гарантійних). Реквізит включає найменування посади особи, яка підписала листа (розгорнуте або повне, якщо документ, відповідно, оформлений на аркуші паперу або бланку листа, і скорочене - на листі, оформленому на бланку відповідної посадової особи), особистий підпис та його розшифрування (ініціали та прізвище відправника листа), наприклад 2:
Генеральний менеджер підпис А. Кан
(На бланку для листів)
підпис А. Кан
(На бланку посадової особи)
При підписанні листа кількома посадовими особами їх підписи слід розташовувати одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді кожного з відправників. При рівності посад відправників їхні підписи розташовують на одному рівні.
Гриф узгодження листа (реквізит 23) включає слово ПОГОДЖЕНО (надрукована великими літерами), посаду особи, з якою узгоджено текст документа (включаючи найменування організації), особистий підпис, його розшифрування та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Головний інженер ФГУП «Мегатрон»
Особистий підпис І.І. Івах
Дата
Якщо узгодження тексту листа проводиться іншим документом, то оформлення зазначеного реквізиту проводиться таким чином: ПОГОДЖЕНО
Рішення науково-технічної ради
АТЗТ «Реверс»
від 01.07.2005 № 34-2-61
Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (реквізит 24), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис С.А. Козлов
Дата
При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:
Зауваження додаються
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис С.А. Козлов
Дата
Відбиток печатки (реквізит 25) засвідчує справжність підпису посадової особи на листах, що засвідчують права відповідних осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, та деяких інших документах.
Реквізит 27 - «Відмітка про виконавця» - включає ініціали та прізвище виконавця листа (особи, що здійснював технічну підготовку документа) і номер його телефону.
Реквізит слід розташовувати на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша листа (у лівому нижньому куті).
Реквізит 28 - «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» - включає: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання (наприклад, у відповідь листа), або - за відсутності такого документа -. короткі відомості про виконання запропонованих резолюцією дій , а також слова «У справу» та номер Справи, в якому передбачається зберігатися лист, і підписи виконавця листа (керівника структурного підрозділу, в якому виконано письмо).
Відмітка про надходження вхідного листа на підприємство (реквізит 29) включає порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності також - години та хвилини), проставлені від руки або у вигляді штампа. Ідентифікатор електронної копії листа (реквізит 30) - це особлива відмітка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу і його розташування на машинному носії, а також дату і - за потреби - інші пошукові дані, що встановлюються на підприємстві для ідентифікації електронних документів, включаючи листи.
Схема розташування основних реквізитів ділового листа представлена на рис.1.
Малюнок 1 - Схема розташування основних реквізитів ділового листа [6]
Оформлення листів в залежності від їх функціонального призначення і змісту може проводитися або на бланках, або на аркушах паперу для письма. Розділом 4 ГОСТ Р6.30-2003 встановлено такі основні вимоги до бланків документів:
- Формат бланків - А4 (210 х 297 мм ) І А5 (148 х 210 мм );
- Розміри полів (ділянок бланка, вільних від тексту листа), не менше: 20 мм - Ліве, верхнє і нижнє; 10 мм - Праве;
- Основа - міцна білий папір (папір світлих тонів) встановленої білизни та щільності;
- Розташування реквізитів на бланках - кутове і поздовжнє, в межах кордонів відведених для них зон (згідно з додатками А1 і А2 до ГОСТ Р6.30-2003).
Для оформлення листів можуть використовуватися такі види бланків:
- Бланк листа підприємства;
- Бланк структурного підрозділу підприємства;
- Бланк посадової особи підприємства.
2.2 Мова і стиль ділових листів
Діловий лист є одним з головних каналів зв'язку підприємства, організації, установи з зовнішнім світом. Через листи ведеться спілкування перед укладенням договорів, з'ясовуються стосунки між підприємствами, викладаються претензії, робляться пропозиції, йде обмін взаємовигідній інформацією.
Щоб правильно і швидко скласти лист, необхідно хоча б у загальних рисах знати особливості мови і стилю сучасної кореспонденції та вимоги, що пред'являються до неї.
Зміст ділових листів знаходить своє вираження в їх мові. Мова кожного ділового листа індивідуальний, оскільки обумовлений різноманіттям ділових ситуацій та особливостями конкретного адресата. Тому єдиний комплекс вимог до мови ділового листування розробити неможливо. Тим не менш постараємося виділити деякі загальні ознаки мови і стилю такого листування, які забезпечують її елементарну лексичну, граматичну і стилістичну грамотність.
Мова ділового листування характеризується частотою повторюваності та однаковістю мовних засобів. Тому часто кажуть, що він представляє собою набір штампів, клішованих зворотів, стандартів. Нерідкі випадки у службовій комунікації, коли зустрічаються документи, написані емоційно, яскраво відображають індивідуальність автора. Але мова ділового листування повинен володіти нейтральним тоном викладу. При цьому використовуються кошти логічної, а не емоційної оцінки фактів, відсутні просторічні і діалектні слова і вирази, а також вигуки, модальні слова й імена з суфіксами суб'єктивної оцінки. Завдання мови такого листування - забезпечити об'єктивне ставлення до викладати факти, позбавити емоційності та суб'єктивності погляду на речі, а також відобразити суворо логічну послідовність викладу.
Отже, мова ділового листування повинен володіти такими рисами: нейтральність; надособистісний характер викладу; уніфікація, типізація мовних засобів і стандартизація термінів; звуження діапазону використовуваних мовних засобів; повторюваність окремих мовних форм на певних ділянках тексту документів.
Важливе завдання у складанні листа - його інформаційне насичення, тобто то доцільна кількість інформації, яке воно в себе включає. Предметом офіційного листування зазвичай є повідомлення про деяку ситуації і логічна оцінна модель цієї ситуації. Але лист може містити і кілька ситуативно-оціночних моделей, що породжує необхідність їх корисного розміщення.
Виклад кожного аспекту змісту слід починати з нового абзацу. Таким чином, абзац показує перехід від однієї думки до іншої. Розбивка тексту офіційного листа на абзаци полегшує його сприйняття, дозволяє адресату подумки фіксувати аспект, повертатися до прочитаного, зосереджуватися перед черговою порцією інформації.
Типовий абзац складається з трьох частин: абзацного зачину, абзацний фрази і комментирующей частини. У абзацному зачині формулюється тема абзацу, як би повідомляється, про що мова піде далі. У абзацний фразі міститься основна інформація абзацу. У комментирующей частини проводиться підсумок сказаному в абзаці. Як правило, комментирующая частина вводиться словами: «тому», «таким чином», «в зв'язку з цим» і т. д. Однак формальні межі між частинами абзацу провести представляється не завжди можливим.
Зв'язок між реченнями абзацу здійснюється за допомогою повтору. Повтор - це тип логіко-граматичної зв'язку між реченнями і абзацами, в якому в подальшому реченні у незмінному або зміненому вигляді повторюються різні фрагменти попереднього речення. Крім того, зв'язки між пропозиціями здійснюються за допомогою слів і словосполучень, які виступають в ролі зв'язок. Наприклад: «у порядку надання допомоги»; «згідно Ваше прохання», «в результаті цього» і т. д.
У діловому листі виражаються не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ. Тому текст такого листа викладається не стільки від власного «я», скільки від власного «ми». Але займенник «ми» у діловому тексті звичайно не пишеться, так як закінчення дієслова і так вказує на першу особу множини. Використання займенника «він» в діловому листуванні вимагає особливої обережності, так як це займенник знеособлює суб'єкта дії, надаючи тону листа відтінок фамільярності.
Щоб зберегти об'єктивність змісту, тон ділового листування повинен у всіх випадках залишатися нейтральним. У ділових листах грубість, нетактовність і всяке інше прояв неповаги до адресата неприпустимі. У той же час не можна впадати і в іншу крайність - ^ надмірну ввічливість. Так, абсолютно недоречні в ділових текстах фрази типу: «Не відмовте в люб'язності ...», так як для спільної ділового листування скоріше характерні сухість і строгість, ніж захоплення надмірною ввічливістю, не обгрунтованою інтересами справи.
Нерідко при складанні листа порушуються демократичні традиції ділового листування. Найчастіше це спостерігається в тих випадках, коли очікуваний результат як би нав'язується адресату, наприклад: «Направляємо Вам останній варіант проекту трудової угоди ... Просимо розглянути і затвердити ». Порушення етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник листа як би не допускає можливості, що зазначена угода може бути і не затверджено.
Як відомо, діловій людині не завжди байдуже, хто підписав адресований йому лист. Це означає, що на тон ділового листування істотно впливає канцелярська практика підписання ділових паперів. Така практика вимагає дотримання посадової порядку їх підписання.
Таким чином, стає очевидним необхідність серйозного і логічно вірного підходу до написання ділового листа. Невиконання вимог, що пред'являються до ділової кореспонденції, з одного боку, призводить до ускладнення роботи з офіційними документами, а з іншого - позбавляє лист юридичної та практичної значущості.
Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. п.
Щоб правильно і швидко скласти діловий лист, треба знати хоча б у загальних рисах особливості мови і стилю сучасних офіційних листів. Недотримання цих особливостей, з одного боку, ускладнює роботу з документами, а з іншого - позбавляє листи юридичної сили і практичної значущості.
Експерти одностайні в тому, що офіційний лист має займати не більше сторінки. Але ось те, яких рекомендацій необхідно дотримуватися при визначенні структури листа, виборі слів, розв'язати буває нелегко.
Висновок
Таким чином, можна зробити наступні висновки. Складання тексту ділового листа - завжди акт мовного творчості, яким би лист не було - регламентованим або нерегламентованим. Це труд, який передбачає достатньо високий рівень мовної компетентності.
Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, не практикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостей офіційно-ділового та публіцистичного стилів мовлення. Нині збільшується кількість жанрових різновидів ділової кореспонденції і приводів для складання та відправлення ділових листів. Мовний стандарт в діловому листуванні співіснує з експресією і з елементами діалогізації мови.
Все це вимагає сьогодні більшою мовної підготовки, ніж скажімо, десять років тому, в епоху царювання типових і трафаретних текстів. Уміння самостійно мислити і формулювати свої думки, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах дедалі більше.
Російська літературна мова, один з найбагатших і виразність мови світу, накопичив у сфері письмового ділового спілкування безцінний досвід, представлений уніфікованими і трафаретними мовними формами, традиціями використання етикетних засобів.
Сьогодні важливо не розгубити ці скарби, не копіювати західні зразки, а з повагою ставитися до наших предків, століттями відшліфували форму і стиль ділового листа, і плідно розвивати вітчизняні традиції складання ділової кореспонденції - завдання, яке стоїть перед сьогоднішнім і майбутніми поколіннями ділових людей у Росії .
Список використаної літератури
1. ГОСТ Р 6.30-2005. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. М., 2003.
2. Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади. М., - 2006.
3. Басовський, Є.М. Про мову службових документів / / Діловодство. 2007. № 2 / 1.
4. Веселе П.В. Сучасне ділове лист у промисловості. М., 2006.
5. Веселе П.В. Аксіоми ділового листа. М., 1993. Добсон Е, Як писати ділові листи. Челябінськ, 2007.
6. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі. - М.: Бібліотека журналу «Управління персоналом», 2007.
7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. М.; Новосибірськ, 2007.
8. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Учеб. посібник. М.; Новосибірськ, 2005.
9. Колтунова М.Д. Діловий лист. М., 2006.
10. Паневчик В.В. Діловий лист: Практ. посібник. Мінськ, 2008.
11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика роботи з документами: Учеб. посібник. М., 2006
12. Руминіна Л.А. Діловодство: Підручник. М., 2000.
13. Теппор Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа: 250 листів і записок в допомогу менеджеру. М., 2006.
14. Кузнєцова О.М., Вагенгейн Р.Н. Машинопис: Практ. посібник, - 4-е вид., испр. і доп .- М.: Вища школа; Видавничий центр «Академія», 2006 .- 319с.
15. Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В. Бикова Т.А. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення та управління): Підручник для вузів .- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006 .- 359с.
16. Турбан Г.В. Зовнішньоекономічна діяльність. - Мінськ: Вища школа, 2007.
17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформлення документів. М., 2008.
Глава 2. Правила оформлення і стилістика ділових листів
2.1 Оформлення ділового листа
Розгляд особливостей оформлення ділових листів доцільно почати з складу їх реквізитів. Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р6.30-2003 для належного оформлення листів у процесі здійснення службово-ділового листування використовуються наступні реквізити:
01 - зображення Державного герба Російської Федерації;
02 - зображення герба суб'єкта Російської Федерації;
03 - зображення емблеми (товарного знаку або знака обслуговування) підприємства (організації, установи);
04 - код підприємства (організації, установи);
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
08 - найменування підприємства (організації, установи);
09 - довідкові дані про підприємство (організації, установі);
11-дата листа;
12 - реєстраційний номер листа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату листа;
15 - відомості про адресата;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст листа;
21-відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження листа;
24 - віза узгодження;
25 - відбиток печатки;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа на підприємство (в організацію, установа);
30 - ідентифікатор електронної копії листа.
Оформлення перерахованих реквізитів проводиться відповідно до розділу 3 ГОСТ Р6.30-2003.
Зображення Державного герба Російської Федерації (реквізит 01) поміщають на бланках для листів: у відповідності з Федеральним конституційним законом «Про Державний герб Російської Федерації». Зображення герба суб'єкта Російської Федерації (реквізит 02) поміщають на бланках для листів: у відповідності з відповідними правовими актами суб'єктів Російської Федерації. Зображення емблеми підприємства (організації, установи) або відповідного товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 03) поміщають на бланках для листів: у відповідності до статуту (положення) підприємства (організації, установи).
Значення коду підприємства (організації, установи) (реквізит 04) проставляється у відповідності з Загальноросійським класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (реквізит 05) проставляється у відповідності з документами, що видаються зазначеним особам податковими органами. Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки па облік (ИНН / КПП) (реквізит 06) проставляється також у відповідності з документами, що видаються зазначеним особам податковими органами.
Найменування підприємства (організації, установи), що є відправником листа (реквізит 08), повинна в точності відповідати найменуванню, закріпленому в його установчих документах. Над найменуванням підприємства (організації, установи) зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищого органу (при його наявності у даного підприємства).
Довідкові дані про підприємство (організації, установі) (реквізит 09) містять у собі поштову адресу, номер телефону та інші відомості на розсуд відправника листа, в тому числі номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти та ін
Датою листа (реквізит 11), як правило, є дата його підписання. Цей реквізит оформляється арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. При цьому день місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою, а рік - чотирма арабськими цифрами.
Реєстраційний номер листа (реквізит 12) пожартував з порядкового номера документа, при необхідності доповнюється на розсуд підприємства (організації, установи) іншими обліковими даними, як то - індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про виконавця листи та ін
Посилання на реєстраційний номер і дату (наприклад, входить листа, у відповідь на яке підготовлено даний лист) (реквізит 13) включає в себе, відповідно, реєстраційний номер і дату документа вхідного листа.
Оформлення реквізиту 15 - «Відомості про адресата» - проводиться з урахуванням того, хто саме - підприємство, структурний підрозділ підприємства, посадова чи приватна особа - виступає як адресата.
При адресуванні листи посадовій особі підприємства ініціали адресата вказують перед прізвищем, а його посаду - у давальному відмінку. При адресуванні листи підприємству (структурному підрозділу підприємства) їх найменування вказують у називному відмінку 6. До складу реквізиту може також входити поштова адреса, елементи якого вказуються в порядку, встановленому правилами надання послуг поштового зв'язку. Так, при адресуванні листи підприємству вказують його найменування, а потім - поштова адреса, наприклад: ВАТ «Завод« Електросила », Московський пр., д.132, Санкт-Петербург, 196220.
При адресуванні листи приватній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, а потім - його поштову адресу, наприклад: Галанін Є.І. проїзд Мічуріна, буд.11, сел. Андріївка Ленінського р-ну Курської області, 340045.
Оформлення резолюції на вхідному листі (реквізит 17) передбачає зазначення прізвища, ініціалів виконавців доручення, змісту доручення (при необхідності - наприклад, із підготовки проекту відповідного листа), строків виконання, а також особистого підпису посадової особи - автора резолюції та дати її винесення.
Оформлення резолюції, як правило, проводиться на вільному від тексту ділянці першого аркуша листа. Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші паперу, доданому до листа.
Заголовок до тексту листа (реквізит 18) має якомога більш точно відображати короткий зміст документа, наприклад: «Про проект договору поставок науково-технічної продукції на 2005 рік».
Відмітка про контроль за виконанням листа (реквізит 19) оформляється відповідним умовним позначенням, прийнятому на даному підприємстві - літерою «К», словом (штампом) «Контроль» і т.п.
Оформлення реквізиту 20 - «Текст» - проводиться державною мовою РФ (державними мовами суб'єктів РФ) відповідно до законодавства. Текст листа може бути представлений у вигляді зв'язного тексту або з включенням в нього анкет або таблиць (останні можуть бути винесені в додаток до тексту). Якщо текст листа містить кілька рішень, пропозицій, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи і пункти, нумеровані арабськими цифрами. При оформленні листа на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумерують (за допомогою простановки номерів арабськими цифрами посередині верхнього поля аркуша).
Оформлення реквізиту 21 - «Відмітка про наявність додатка» - проводиться з урахуванням наступних обставин.
Додаток, яка згадується по тексту листа, оформляється наступним чином:
Додаток: на
Додаток (додатки), що не згадується по тексту листа, оформляється наступним чином:
Додаток:
1. Проект наказу про заохочення працівників підприємства за підсумками 2004 року, на
Додаток до листа, у свою чергу, має власний додаток, оформляється наступним чином:
Додаток: лист ЗАТ «Лотос» від 01.07.2005 № 206/27-1 і додаток до нього, всього на
Додаток, що направляється не за всіма зазначеними в листі адреси (наприклад, розсилає циркулярно), оформляється наступним чином: Додаток: на
Оформлення реквізиту 22 «Підпис» має визначальне значення для додання листа юридичної сили (особливо для окремих видів листів, наприклад, для гарантійних). Реквізит включає найменування посади особи, яка підписала листа (розгорнуте або повне, якщо документ, відповідно, оформлений на аркуші паперу або бланку листа, і скорочене - на листі, оформленому на бланку відповідної посадової особи), особистий підпис та його розшифрування (ініціали та прізвище відправника листа), наприклад 2:
Генеральний менеджер підпис А. Кан
(На бланку для листів)
підпис А. Кан
(На бланку посадової особи)
При підписанні листа кількома посадовими особами їх підписи слід розташовувати одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді кожного з відправників. При рівності посад відправників їхні підписи розташовують на одному рівні.
Гриф узгодження листа (реквізит 23) включає слово ПОГОДЖЕНО (надрукована великими літерами), посаду особи, з якою узгоджено текст документа (включаючи найменування організації), особистий підпис, його розшифрування та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Головний інженер ФГУП «Мегатрон»
Особистий підпис І.І. Івах
Дата
Якщо узгодження тексту листа проводиться іншим документом, то оформлення зазначеного реквізиту проводиться таким чином: ПОГОДЖЕНО
Рішення науково-технічної ради
АТЗТ «Реверс»
від 01.07.2005 № 34-2-61
Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (реквізит 24), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис С.А. Козлов
Дата
При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:
Зауваження додаються
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис С.А. Козлов
Дата
Відбиток печатки (реквізит 25) засвідчує справжність підпису посадової особи на листах, що засвідчують права відповідних осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, та деяких інших документах.
Реквізит 27 - «Відмітка про виконавця» - включає ініціали та прізвище виконавця листа (особи, що здійснював технічну підготовку документа) і номер його телефону.
Реквізит слід розташовувати на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша листа (у лівому нижньому куті).
Реквізит 28 - «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» - включає: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання (наприклад, у відповідь листа), або - за відсутності такого документа -. короткі відомості про виконання запропонованих резолюцією дій , а також слова «У справу» та номер Справи, в якому передбачається зберігатися лист, і підписи виконавця листа (керівника структурного підрозділу, в якому виконано письмо).
Відмітка про надходження вхідного листа на підприємство (реквізит 29) включає порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності також - години та хвилини), проставлені від руки або у вигляді штампа. Ідентифікатор електронної копії листа (реквізит 30) - це особлива відмітка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу і його розташування на машинному носії, а також дату і - за потреби - інші пошукові дані, що встановлюються на підприємстві для ідентифікації електронних документів, включаючи листи.
Схема розташування основних реквізитів ділового листа представлена на рис.1.
Малюнок 1 - Схема розташування основних реквізитів ділового листа [6]
Оформлення листів в залежності від їх функціонального призначення і змісту може проводитися або на бланках, або на аркушах паперу для письма. Розділом 4 ГОСТ Р6.30-2003 встановлено такі основні вимоги до бланків документів:
- Формат бланків - А4 (210 х
- Розміри полів (ділянок бланка, вільних від тексту листа), не менше:
- Основа - міцна білий папір (папір світлих тонів) встановленої білизни та щільності;
- Розташування реквізитів на бланках - кутове і поздовжнє, в межах кордонів відведених для них зон (згідно з додатками А1 і А2 до ГОСТ Р6.30-2003).
Для оформлення листів можуть використовуватися такі види бланків:
- Бланк листа підприємства;
- Бланк структурного підрозділу підприємства;
- Бланк посадової особи підприємства.
2.2 Мова і стиль ділових листів
Діловий лист є одним з головних каналів зв'язку підприємства, організації, установи з зовнішнім світом. Через листи ведеться спілкування перед укладенням договорів, з'ясовуються стосунки між підприємствами, викладаються претензії, робляться пропозиції, йде обмін взаємовигідній інформацією.
Щоб правильно і швидко скласти лист, необхідно хоча б у загальних рисах знати особливості мови і стилю сучасної кореспонденції та вимоги, що пред'являються до неї.
Зміст ділових листів знаходить своє вираження в їх мові. Мова кожного ділового листа індивідуальний, оскільки обумовлений різноманіттям ділових ситуацій та особливостями конкретного адресата. Тому єдиний комплекс вимог до мови ділового листування розробити неможливо. Тим не менш постараємося виділити деякі загальні ознаки мови і стилю такого листування, які забезпечують її елементарну лексичну, граматичну і стилістичну грамотність.
Мова ділового листування характеризується частотою повторюваності та однаковістю мовних засобів. Тому часто кажуть, що він представляє собою набір штампів, клішованих зворотів, стандартів. Нерідкі випадки у службовій комунікації, коли зустрічаються документи, написані емоційно, яскраво відображають індивідуальність автора. Але мова ділового листування повинен володіти нейтральним тоном викладу. При цьому використовуються кошти логічної, а не емоційної оцінки фактів, відсутні просторічні і діалектні слова і вирази, а також вигуки, модальні слова й імена з суфіксами суб'єктивної оцінки. Завдання мови такого листування - забезпечити об'єктивне ставлення до викладати факти, позбавити емоційності та суб'єктивності погляду на речі, а також відобразити суворо логічну послідовність викладу.
Отже, мова ділового листування повинен володіти такими рисами: нейтральність; надособистісний характер викладу; уніфікація, типізація мовних засобів і стандартизація термінів; звуження діапазону використовуваних мовних засобів; повторюваність окремих мовних форм на певних ділянках тексту документів.
Важливе завдання у складанні листа - його інформаційне насичення, тобто то доцільна кількість інформації, яке воно в себе включає. Предметом офіційного листування зазвичай є повідомлення про деяку ситуації і логічна оцінна модель цієї ситуації. Але лист може містити і кілька ситуативно-оціночних моделей, що породжує необхідність їх корисного розміщення.
Виклад кожного аспекту змісту слід починати з нового абзацу. Таким чином, абзац показує перехід від однієї думки до іншої. Розбивка тексту офіційного листа на абзаци полегшує його сприйняття, дозволяє адресату подумки фіксувати аспект, повертатися до прочитаного, зосереджуватися перед черговою порцією інформації.
Типовий абзац складається з трьох частин: абзацного зачину, абзацний фрази і комментирующей частини. У абзацному зачині формулюється тема абзацу, як би повідомляється, про що мова піде далі. У абзацний фразі міститься основна інформація абзацу. У комментирующей частини проводиться підсумок сказаному в абзаці. Як правило, комментирующая частина вводиться словами: «тому», «таким чином», «в зв'язку з цим» і т. д. Однак формальні межі між частинами абзацу провести представляється не завжди можливим.
Зв'язок між реченнями абзацу здійснюється за допомогою повтору. Повтор - це тип логіко-граматичної зв'язку між реченнями і абзацами, в якому в подальшому реченні у незмінному або зміненому вигляді повторюються різні фрагменти попереднього речення. Крім того, зв'язки між пропозиціями здійснюються за допомогою слів і словосполучень, які виступають в ролі зв'язок. Наприклад: «у порядку надання допомоги»; «згідно Ваше прохання», «в результаті цього» і т. д.
У діловому листі виражаються не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ. Тому текст такого листа викладається не стільки від власного «я», скільки від власного «ми». Але займенник «ми» у діловому тексті звичайно не пишеться, так як закінчення дієслова і так вказує на першу особу множини. Використання займенника «він» в діловому листуванні вимагає особливої обережності, так як це займенник знеособлює суб'єкта дії, надаючи тону листа відтінок фамільярності.
Щоб зберегти об'єктивність змісту, тон ділового листування повинен у всіх випадках залишатися нейтральним. У ділових листах грубість, нетактовність і всяке інше прояв неповаги до адресата неприпустимі. У той же час не можна впадати і в іншу крайність - ^ надмірну ввічливість. Так, абсолютно недоречні в ділових текстах фрази типу: «Не відмовте в люб'язності ...», так як для спільної ділового листування скоріше характерні сухість і строгість, ніж захоплення надмірною ввічливістю, не обгрунтованою інтересами справи.
Нерідко при складанні листа порушуються демократичні традиції ділового листування. Найчастіше це спостерігається в тих випадках, коли очікуваний результат як би нав'язується адресату, наприклад: «Направляємо Вам останній варіант проекту трудової угоди ... Просимо розглянути і затвердити ». Порушення етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник листа як би не допускає можливості, що зазначена угода може бути і не затверджено.
Як відомо, діловій людині не завжди байдуже, хто підписав адресований йому лист. Це означає, що на тон ділового листування істотно впливає канцелярська практика підписання ділових паперів. Така практика вимагає дотримання посадової порядку їх підписання.
Таким чином, стає очевидним необхідність серйозного і логічно вірного підходу до написання ділового листа. Невиконання вимог, що пред'являються до ділової кореспонденції, з одного боку, призводить до ускладнення роботи з офіційними документами, а з іншого - позбавляє лист юридичної та практичної значущості.
Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. п.
Щоб правильно і швидко скласти діловий лист, треба знати хоча б у загальних рисах особливості мови і стилю сучасних офіційних листів. Недотримання цих особливостей, з одного боку, ускладнює роботу з документами, а з іншого - позбавляє листи юридичної сили і практичної значущості.
Експерти одностайні в тому, що офіційний лист має займати не більше сторінки. Але ось те, яких рекомендацій необхідно дотримуватися при визначенні структури листа, виборі слів, розв'язати буває нелегко.
Висновок
Таким чином, можна зробити наступні висновки. Складання тексту ділового листа - завжди акт мовного творчості, яким би лист не було - регламентованим або нерегламентованим. Це труд, який передбачає достатньо високий рівень мовної компетентності.
Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, не практикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостей офіційно-ділового та публіцистичного стилів мовлення. Нині збільшується кількість жанрових різновидів ділової кореспонденції і приводів для складання та відправлення ділових листів. Мовний стандарт в діловому листуванні співіснує з експресією і з елементами діалогізації мови.
Все це вимагає сьогодні більшою мовної підготовки, ніж скажімо, десять років тому, в епоху царювання типових і трафаретних текстів. Уміння самостійно мислити і формулювати свої думки, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах дедалі більше.
Російська літературна мова, один з найбагатших і виразність мови світу, накопичив у сфері письмового ділового спілкування безцінний досвід, представлений уніфікованими і трафаретними мовними формами, традиціями використання етикетних засобів.
Сьогодні важливо не розгубити ці скарби, не копіювати західні зразки, а з повагою ставитися до наших предків, століттями відшліфували форму і стиль ділового листа, і плідно розвивати вітчизняні традиції складання ділової кореспонденції - завдання, яке стоїть перед сьогоднішнім і майбутніми поколіннями ділових людей у Росії .
Список використаної літератури
1. ГОСТ Р 6.30-2005. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. М., 2003.
2. Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади. М., - 2006.
3. Басовський, Є.М. Про мову службових документів / / Діловодство. 2007. № 2 / 1.
4. Веселе П.В. Сучасне ділове лист у промисловості. М., 2006.
5. Веселе П.В. Аксіоми ділового листа. М., 1993. Добсон Е, Як писати ділові листи. Челябінськ, 2007.
6. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі. - М.: Бібліотека журналу «Управління персоналом», 2007.
7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. М.; Новосибірськ, 2007.
8. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Учеб. посібник. М.; Новосибірськ, 2005.
9. Колтунова М.Д. Діловий лист. М., 2006.
10. Паневчик В.В. Діловий лист: Практ. посібник. Мінськ, 2008.
11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика роботи з документами: Учеб. посібник. М., 2006
12. Руминіна Л.А. Діловодство: Підручник. М., 2000.
13. Теппор Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа: 250 листів і записок в допомогу менеджеру. М., 2006.
14. Кузнєцова О.М., Вагенгейн Р.Н. Машинопис: Практ. посібник, - 4-е вид., испр. і доп .- М.: Вища школа; Видавничий центр «Академія», 2006 .- 319с.
15. Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В. Бикова Т.А. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення та управління): Підручник для вузів .- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006 .- 359с.
16. Турбан Г.В. Зовнішньоекономічна діяльність. - Мінськ: Вища школа, 2007.
17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформлення документів. М., 2008.
[1] Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В. Бикова Т.А. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення та управління): Підручник для вузів .- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000 .- 359с.
[2] Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В. Бикова Т.А. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення та управління): Підручник для вузів .- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000 .- 359с.
[3] Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Учеб. посібник. М.; Новосибірськ, 2005.
[4] Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Учеб. посібник. М.; Новосибірськ, 2005.
[5] Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Учеб. посібник. М.; Новосибірськ, 2005.
[6] Реквізити бланка.
2 Реквізити, що проставляються організацією-одержувачем.
3 Реквізити, для яких на бланку вказані межі розташування. Останні, як і не зазначені виноскою реквізити, вкарбовуються у відведених для цього місцях.
4 Розмір полів зліва і справа - не менше 20 мм .
2 Реквізити, що проставляються організацією-одержувачем.
3 Реквізити, для яких на бланку вказані межі розташування. Останні, як і не зазначені виноскою реквізити, вкарбовуються у відведених для цього місцях.
4 Розмір полів зліва і справа - не менше