МОСКОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ унівеситет
ім. М.В. Ломоносова
РЕФЕРАТ
за курсом:
"Паблік рілейшнз"
на тему:
"ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ПРОВЕДЕННЯ
Студентки 405 групи
Розмірковуючи над темою для реферату я зупинилася на прес-конференціях. Хотілося б відзначити, що прес-конференції є дуже ефективний метод передачі інформації пресі та інших ЗМІ. Слід сказати і про те, що отримавши величезну розповсюдження прес-конференції як метод спілкування із засобами масової інформації (якщо користуватися ним розумно) дають дуже позитивні результати.
Для початку мені хотілося б дати визначення прес-конференцій, розкрити їх зміст, призначення, потім зупинитися на основних етапах підготовки прес-конференції і важливих моментах її проведення.
Зустріч журналістів з представниками державних установ, суспільно-політичних організацій, комерційних структур традиційно називається прес-конференціями. Цим терміном обходяться і в тих випадках, коли журналістський корпус представляє телебачення і радіо.
Таким чином, основне призначення прес-конференцій полягає в адресному поширення інформації (новин, документації, фотографій) серед редакцій ЗМІ. А тому, щоб скликати прес-конференцію необхідний привід, важлива тема, за якою у журналістів можуть виникнути питання. Ні в якому разі не можна скликати прес-конференцію тільки для того, щоб поширити який-небудь документ або інформацію, це можна чудово зробити і через прес-реліз. Такі спілкування прискорюють надходження інформації в редакції, відрізняються авторитетністю джерел новин, достовірністю відомостей. Важлива перевага прес-конференцій полягає в тому, що завжди можлива перевірка та уточнення версій, отримання додаткового пакета новин, крім передбачених (прес-релізи, фотографії, тексти промов і виступів). Ну а запрошення визнаних авторитетів у своїй області, особисто зацікавлених у повідомленні максимально повних відомостей, дає додаткову можливість для коментування пропонованої інформації.
Підготовка прес-конференції передбачає узгодження низки організаційно-технічних і творчих питань.
Перш за все необхідно визначити день і точний час проведення зустрічі з журналістами з урахуванням існуючого графіка випуску в світ більшості газет.
Запрошення на прес-конференцію розсилаються по редакціях, як правило, за тиждень. Найчастіше запрошення надсилаються по факсу. Якщо необхідно терміново сповістити представників преси про прес-конференції, можна обдзвонити редакторів відділів новин персонально. Але іноді звертаються в інформаційні агентства з проханням оголосити час і місце проведення прес-конференції у матеріалах, які розсилаються газетам по каналах телетайпному зв'язку.
Якщо в запрошенні буде позначена прохання відразу підтвердити участь, то організатори будуть заздалегідь знати, скільки журналістів будуть присутні в залі, на скільки "персон" готувати фуршет або коктейль (фахівці відзначають, що найчастіше на прес-конференцію приходить лише одна третина запрошених журналістів) . До речі, якщо фуршет або коктейль намічається, в запрошенні прийнято згадувати про це.
У запрошенні також необхідно чітко вказати тему і, по можливості, імена основних доповідачів. Бажано також повідомити деякі подробиці, які могли б переконати редактора в доцільності висвітлення події, але не слід повідомляти занадто багато деталей, оскільки в цьому випадку може відпасти необхідність у присутності на прес-конференції.
Якщо прес-конференція становить спільний інтерес, необхідно підібрати день і час, які б влаштували всі органи преси. Ранкові газети не люблять публікувати матеріали, які напередодні були надруковані вечірніми газетами, або про які повідомлялося вечірніх випусках радіо-і телепрограм. Зазвичай прес-конференції призначають на 11.00-11.30 або на 14.30-16.00. Якщо мова йде про якусь технічної темі, то можливо, буде краще провести прес-конференцію в ранкові години, щоб дати час щоденним виданням підготувати розгорнуте повідомлення.
Дуже важливо вибрати також відповідний день. У деяких випадках вибору немає, оскільки заява має бути зроблено у визначений день. Там же, де є можливість вибору, потрібно подбати про те, щоб не відбулася накладка і прес-конференція не збіглася з яким-небудь іншим важливою подією, яка може відвернути увагу журналістів і затьмарити повідомлення про прес-конференції у пресі. П'ятниця - завжди невдалий день для організації подібного роду зустрічей.
Кожна прес-конференція має свій план, свою структуру, що включає послідовність ряду подій. Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої зустрічі із зазначенням виконавців і часу (аж до хвилин), відведеного на кожну з частин єдиного заходи: відкриття, представлення господарів (організаторів) прес-конференції; вступне слово ведучого; витупленія (інформаційні повідомлення); питання і відповіді; закриття; неофіційна частина, що включає перегляд слайдів, відеороликів і т.п. Загальна тривалість прес-конференції недолжна перевищувати 30-50 хвилин.
Важливо також на підготовчому етапі прес-конференції перевірити готовність всіх підрозділів, для цього необхідно провести репетицію всіх учаснику. Особливу важливість репетиція представляє в разі, якщо учасники прес-конференції новачки, вперше виходять назустріч з журналістами. Однак і для досвідчених у цій справі асів прес-конференцій репетиція необхідна, якщо намічається телевізійна трансляція. Під час репетиції перевіряється готовність засобів зв'язку, вибирається режим освітлення майданчика, інтер'єр (зі столом президії), ракурси зйомок, мікрофони в залі та інше. Дуже важливо також прорепетирувати питання і відповіді, що можна здійснити за допомогою залучення статистів.
Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь. Вони можуть бути просто зачитані, вивчені напам'ять або вимовлені в імпровізованій формі. Характер цих виступів, їх структура залежать від цілей прес-конференції. Суспільно-політична проблематика потребує розгорнутого заяви з обгрунтуванням позиції, повідомленням нової інформації, подробиць і деталей.
Організаторами прес-конференцій заздалегідь готується інформаційний пакет документів (прес-кіт), підбір їх у папки. У пакет документів входять прес-релізи, тематичні огляди друку по темі прес-конференцій, довідкові матеріали, офіційні документи, які стосуються теми зустрічі, коментарі експертів. Тексти виступів (заздалегідь видрукувані) розміщують на спеціальному столику, або на інформаційному стенді. Їх також включають в інформаційний пакет документів. Для прес-кита найчастіше використовується фірмова папка. Пакет документів (прес-кіт) вручається журналістам у залі прес-конференції, а також розсилається по редакціях акредитованих журналістів, які не зуміли прийти на зустріч з організаторами прес-конференцію.
Непогано було б посадити виступаючих на узвишші (хоча і необяхательно). Однак важливо, щоб перед виступаючими стояли таблички з їх іменами, причому букви повинні бути досить великими, щоб можна було прочитати із задніх рядів. Всі співробітники, задіяні на прес-конференції, повинні мати значки із своїми іменами (про цю важливої деталі часто забувають).
Прес-конференцію веде прес-секретар або відповідальний за цей захід співробітник. Слід згадати і те, що прес-секретар - це ключова фігура прес-служби чи прес-центру. Основні моменти його діяльності включають регулярність контакту з журналістами про інформування громадськості про цілі та зміст діяльності організації або фірми; коментар рішень, дій керівництва, тлумачення змісту рішень і дій також відносяться до сфери діяльності прес-секретаря. Всі заяви прес-секретаря повинні носити об'єктивний, достовірний характер і бути інформаційно достатніми.
Прес-секретар або відповідальний за проведення прес-конференції зазвичай закликає присутніх тишу і починає виступ. У вступному слові прес-секретаря оголошується тема прес-конференції та подання кожного з тих, хто влаштовує цю зустріч із журналістами (поіменне знайомство, із зазначенням посади, титулу, звання тощо). Провідним прес-конференції також оголошується і регламент, а в подальшому він і стежить за його дотриманням.
Що стосується виступів представників фірми, то вони повинні бути інформаційно ємними, лаконічними і короткими особливо якщо передбачається, що буде багато питань. Досить часто виступи супроводжуються показом слайдів.
У залежності від подій, які зумовлюють місце проведення прес-конференцій, зустрічі журналістів з головними особами поділяють на кілька видів.
Оперативні прес-конференції проводять у спішному порядку, на місці подій або подій, слідом за підведенням підсумків голосування, закінчення переговорів і т.д. "Летючі прес-конференції виникають з ініціативи самих жрналістов за згодою їх" візаві ". Спеціально обмовляється неофіційний характер подібних прес-конференцій, тому що подальші заяви, роз'яснення влади уточнюють трактування події, доповнюють її новими фактами, подробицями, включають аналіз ситуації.
Регулярні прес-конференції організуються в попередньо оголошене час у спеціально пристосованих для зустрічі приміщеннях (прес-клуби, конференц-зали, будинки та клуби журналістів, прес-центри і т.д.). Подібні приміщення мають стаціонарне обладнання, що сприяє оптимальному режиму діалогу журналістів із організаторами прес-конференцій:
мікрофони на столі і в залі;
ТБ камери, освітлювальні прилади, ТВ приймачі в залі і фойє;
телефонний зв'язок;
технічні служби (машбюро, фотолабораторії, ремонт оргтехніки)
система синхронного перекладу;
служби акредитації;
служба безпеки, пожежна охорона, медпункт, буфет, кіоск.
Якщо прес-конференція призначена на 11.00, то перші запрошені можуть прийти раніше. До цього часу всі приготування повинні бути закінчені, у противному випадку створиться несприятливе враження. Зазвичай біля входу ставляться один-два столи, у яких реєструються прибувають журналісти.
Запитання журналістів, торкаючись суті справи, не повинні повторюватися. Вони не можуть приймати форму власних заяв і декларацій. Ведучий може відвести такі питання, тобто залишити їх без відповіді, посилаючись на відхилення від оголошеної теми прес-конференції, на спроби нав'язати зборам неоголошений порядок роботи. Останнє питання спеціально оголошується і після відповіді на нього прес-конференція закривається.
Відповіді виступаючих на питання журналістів узгоджуються з їх компетенцій. По ходу зустрічі ведеться визначення кому з ораторів понад усе "підходить" питання.
Продовжуючи тему питань-відповідей, слід сказати і те, що на прес-конференціях не прийнято не відповідати на питання з боку журналістів. Тут потрібно уникати таких фраз, як: "Без коментарів!", "Не для друку" і т.д. Якщо торкнуться питання не подлежацій поки висвітлення, краще сказати, що інформація по ньому буде повідомлена познее.
Якщо організаторами зустрічі з журналістами передбачається демонстрація відеоматеріалів, то найкраще провести перегляд після закриття прес-конференції. Пояснюється це тим, що відеоматеріали несуть додаткову, деталізовану информаци, і їх показ в ході прес-конференцій обов'язково зачіпає час зустрічі, що не завжди влаштовує журналістів.
Після закінчення офіційної частини прийнято пригощати журналістів. І хоча на перший погляд фуршет представляється не настільки важливою частиною зустрічі, це далеко не так. Подібного роду неформальні зустрічі мають великий змістовний сенс і грають важливу роль. Пояснюється це перш за все тим, що саме тут відкриваються величезні можливості для встановлення заснованих на взаємній довірі ділових контактів, відкриваються нові джерела обміну інформації та послуг як з боку журналістів, так і з боку представників ділових кіл, окремих громадських, комерційних і державних структур.
Список використаних джерел:
Блажнов Є.А. Паблік Рілейшнз. М., 1994.
Блек Сем. Паблік Рілейшнз. Що це таке? М., 1990.
Невзлін Л.Г. Паблік Рілейшнз. М., 1993.
Паблік Рілейшнз. Алмати, 1997.