Курсова робота
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
Спеціальність: документознавство
ЗМІСТ
Введення
Глава 1. Визначення поняття «звернення громадян» та їх види
1.1 Історія становлення інституту звернень громадян в Республіці Білорусь
1.2 Поняття «звернення громадян», і їх класифікація
Глава 2. Організація діловодства із зверненнями громадян
2.1 Правила організації прийому та первинної обробки, порядок розгляду та прийняття рішень за зверненнями громадян
2.2 Ведення діловодства за зверненнями громадян на прикладі установи соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення»
Висновок
Список використаних джерел та літератури
ВСТУП
У всі часи органи державної влади та управління особливу увагу приділяли організації взаємин з населенням. Ще в давнину державна влада та її виконавчо-розпорядчі органи прагнули заручитися підтримкою жителів знаходилися в їх управлінні територій та адміністративно-територіальних утворень.
Право громадян на звернення до державних органів гарантує стаття 40 Конституції Республіки Білорусь. Крім того, звернення є однією з найважливіших форм реалізації громадянами свого права на участь в управлінні справами держави, закріпленого в статті 37 Конституції Республіки Білорусь.
Кожен лист та усне звернення є показником потреб, запитів і настроїв народу. Звернення громадян є одним з головних джерел висловлення громадської думки; це своєрідний діалог між громадянином і державою.
Звернення, як реалізація конституційного права громадян, будуть завжди актуальні, так як вони є важливим джерелом інформації, корисної для вирішення державних питань, містять відомості про процеси, що відбуваються в суспільстві, про ставлення громадян до органів державної влади.
Мета роботи - виявити особливості організації роботи зі зверненнями громадян
Виходячи з поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
виявити етапи становлення інституту звернень громадян в Республіці Білорусь;
дати визначення поняття «звернення громадян» та їх види;
визначити процес організації діловодства за зверненнями громадян;
визначити порядок ведення діловодства на прикладі установи соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька» Об'єднати в одну задачу і додати недоліки та шляхи їх вирішення.
Теоретичну базу дослідження склали:
нормативна правова база Республіки Білорусь за зверненнями громадян;
періодичні видання;
дослідження в галузі організації роботи із зверненнями громадян
Закон Республіки Білорусь «Про звернення громадян» закріплює визначення понять «звернення» і види звернень [1].
У Положенні про порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, значною мірою врахований позитивний досвід ведення діловодства за зверненнями громадян, накопичений у попередні роки [2].
Періодика представлена статтями А.Є. Рибакова, Е.Н. Давидової, Д.Г. Нілова, в яких висвітлено загальні вимоги до ведення діловодства за зверненнями громадян, порядок розгляду звернень громадян, питання реєстрації, призначення відповідальних осіб за ведення діловодства за зверненнями громадян, і порядку зберігання звернень. Розкриваються питання, пов'язані з проблемами класифікації звернень громадян до державних органів, історією розвитку та сучасним станом правового регулювання права громадян на звернення. Зокрема, розглядається історія становлення зазначеного права в Республіці Білорусь, починаючи з нормативних актів ХV століття і до нашого часу [14].
Робота із зверненнями громадян у 20-ті роки ХХ століття докладно описана в навчальному посібнику Т.С. Оскерко «Дозвольте звернутися? Робота зі зверненнями громадян »[12].
Крім того, для аналізу діловодства за зверненнями громадян на прикладі установи соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька», використовувалися діючі організаційні документи установи, такі як статут та інструкція про організацію роботи із зверненнями громадян, індивідуальних підприємців та юридичних осіб, зверненнями громадян, що розглядаються за принципом роботи «одне вікно», книгою зауважень і пропозицій.
Курсова робота складається з вступу, трьох розділів, висновків, списку джерел та літератури. Перша глава присвячена історії становлення звернень, розкривається їх класифікація.
У другому розділі описується порядок роботи зі зверненнями громадян, а саме їх прийом, первинна обробка, порядок розгляду і прийняття рішень. У третьому розділі проводиться аналіз діловодства на прикладі установи соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька».
РОЗДІЛ 1. ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЯ «ОБІГУ ГРЖАДАН» І ЇХ ВИДИ
1.1 Історія становлення інституту звернень громадян в Республіці Білорусь
У якості однієї з гарантій захисту прав і свобод громадян та участі їх у вирішенні державних справ Конституція Республіки Білорусь називає інститут права громадян на звернення до державних органів. Відповідно до статті 40 Конституції кожен громадянин має право надсилати особисті або колективні звернення до державних органів. [7, с. 8]
Становлення інституту звернення громадян до державних органів має в Республіці Білорусь багатовікову історію. Умовно можна виділити три етапи:
дорадянський - з перших згадок права громадян на звернення до нормативних актах до Жовтневої революції 1917 р;
радянський - період з моменту перемоги Жовтневої революції до розпаду СРСР;
пострадянський (сучасний) - період з моменту розпаду СРСР по теперішній час.
Найбільш рання згадка про право громадян на звернення до державних органів закріплено в Судебник Казимира 1468. Так, стаття 21 Судебника дає право скаржитися самому великому князю, якщо комусь «стала кривда» в результаті «порубати» або «наїздів». [7, с. 8]
Подальший розвиток право громадян на звернення отримало в Загальноземський привілеї великого князя Жигимонта Казимировича 1506 року, у статті 8 якого закріплювалося право всіх підданих направляти свої «законні петиції» великому князю. В якості однієї з підстав їх прийняття у привілеях Більському 1564 і Віленському 1565 вказувалися «чолобитні».
Важливу роль у закріпленні права громадян на звернення зіграли статути Велике князівство литовське (далі - BКJI.) [7, с. 8] Наприклад, у статті 1 розділу 6 «Про суддів» Статуту BКJI 1529 говориться, що воєводи і старости, маршалки та державці дошкни «судити наших підданих» за законами, «які ми дали всім підданим нашого Великого князівства». Якщо ж який-небудь з тяжущихся сторін здалося б, що її судили не за цими законами, то вона мала право скаржитися на такого «врадніка» самому великому князю чи панам радним.
У Статуті BКJI 1566 також закріплюється право скарги. Однак якщо раніше скарги носили адміністративний характер, то тепер вони могли розглядатися як в адміністративному, так і в судовому порядку. Пов'язано це з тим, що Статут ВКЛ 1566 намітив перші кроки по отграничению судової влади від виконавчої. Відповідно до Статуту ВКЛ 1566 утворювалися незалежні від адміністрації повітові земські суди і спеціальні земельні подкаморскіе суди.
Статут BКJI 1588 розвинув і уточнив положення Статуту 1566 щодо права на звернення. У документі 19 разів вживаються терміни «скаржник» і «скарга».
Розглядаючи Статути BКJI 1529, 1566 і 1588 років, слід зазначити, що термін «скарга» використовується в них як багатозначне поняття. Під «скаргою» розумілося звернення до суду або в інший державний орган особи із заявою, позовом, скаргою через заподіяння шкоди, вчинення злочину, а також подачі апеляції на рішення суду нижчої інстанції. [7, с. 8]
Найбільш стародавніми з відомих документів за зверненнями громадян були чолобитні (походить від словосполучення «бити чолом» низько кланятися).
У XV-XVЙЙЙ ст. у ВКЛ, основу якого складали білоруські землі, чолобитними називалися прохання, що подаються у вищу інстанцію нижчими станами, так званим тяглових населенням. Однак «били чолом» королю та великому князю і представники привілейованих станів (шляхта, бояри, дворяни) і навіть вища знать - пани-рада, що входили до складу уряду. Прийняті на підставі чолобитних рішення фіксувалися у великокнязівських привілеях (привілеї). Збережені в архівах документи того часу дають чимало прикладів, коли на підставі чолобитних феодалам скаржилися земельні володіння разом з мешкали в них населенням.
Однак не тільки чолобитні обмежувався складу документації за зверненнями громадян того часу. На вальних сеймах королю та великому князю з різних питань подавалися від імені усього Великого князівства Литовського, окремих земель, воєводств, повітів, посадових і приватних осіб. Вони викладалися письмово і становили рейстр або цедулу. Рішення на прохання депутатів великий князь формував у відмовах (відповідях). Прохання і відмови включалися в сеймові ухвали і в багатьох випадках, таким чином, набували статусу законів. [4, с. 42]
Законодавство XV-XVЙЙЙ ст. приділяло увагу не тільки порядку подання звернень до вищих інстанцій, але і ведення діловодства по них. Закон вимагав, щоб при написанні справи писарі вносили у спеціальні книги тільки найголовніше і додавали все, що бажали боку, заявили письмове клопотання. Виписки по справі також повинні були бути конкретними, щоб «просторістю писання виконання людям не утруднялося» (Статут ВКЛ 1588 / Розд. ЙV, арт. 4, 103. Мн., 1989). [4, с. 43]
Після входження білоруських земель до складу Російської імперії на них поширилася російське законодавство, в тому числі і про звернення громадян. [7, с. 9]
У період Російської імперії звернення складали окрему групу документації, що отримала назву «просітельской». За указом Катерини ЙЙ з 80-х рр.. XVЙЙЙ ст. було наказано «замість челобитью подавати жалобніци або прохання».
Вся просітельская документація була представлена чотирма видами документів: проханнями, скаргами, доносами, відгуками. Найбільш поширеним видом були прохання, яких налічувалося 12 різновидів (тяжебние, позовні, зустрічні, світові). Прохання, що подаються в присутні місця, адресувалися на ім'я імператора. Помилка в написанні імператорського титулу робила документ недійсним, внаслідок чого прохання часто писалися на папері з заздалегідь віддрукованим в друкарні титулом.
Скаргами називалися прохання, що подаються до вищих закладів з приводу несправедливих рішень або дій нижчих установ. Доноси подавали інформацію про злочини, зловживання або проступки. Відкликання використовувалися у судочинстві і мали значення апеляційних документів.
Тексти прохань і скарг викладалися по пунктах, у першому з яких вказувалася причина написання документа, в наступних - «сама справа», в кінці документа наводилася «прохання». [4, с. 44]
Маніфестом від 1 січня 1810 Олександр 1 заснував Державна рада, до складу якого входила комісія прохань, яка розглядала три види звернень: скарги, прохання нагород і милостей, проекти. Указом від 21 березня 1890 Комісія з прийняття прохань була перетворена в Канцелярію Його Імператорської Величності з прийняття прохань на Найвище Ім'я принесених. [7, с. 9]
У середині XIX століття право клопотати «про припинення місцевих зловживань» або про «усунення незручностей, помічених у місцевому управлінні» безпосередньо перед його Імператорською Величністю мало тільки дворянство. Інші групи населення таких прав не мали. Тому виникала потреба у структурах, які займаються виключно розглядом прохань, скарг та прохань.
У підсумку були засновані Відділ прохань, Комісія прохань, Канцелярія Його Імператорської Величності з прийняття прохань, а в якості виконавчого органу при військовому міністрі - загальна Канцелярія. У завдання останньої входило подання на рішення військового міністра «силою законів всі труднощі, що виникають не від нестачі або неясності закону або постанови, але, власне, від непорозуміння місцевих виконавців військово-сухопутного управління».
У 1869 році в Зводі Військових Постанов було обумовлено, що «діловодство за приватним проханням», що надходять на ім'я військового міністра, доручається особам з числа перебувають у розпорядженні самого міністра. Коло обов'язків цих осіб з'явився свого роду основою для утворення Особливої комісії, пізніше виросла в Особливу канцелярію для прийому відвідувачів і розбору прохань, що подаються військовому міністру.
Комісія займалася в основному скаргами на неправильне призначення додатково виділяються від відомств або підприємств емеритальних пенсій або неправильний відмову в призначенні таких пенсій, а також питаннями, що стосуються гербового збору, призначення одноразової допомоги, нагород і милостей [10].
До 1905 року прохання подавалися виключно за становою ознакою. Відповідно до Указу імператора Миколи II від 18 лютого 1905 року право подачі прохань було надано всім громадянам Росії [5, с.85-87]. Разом з тим, на відміну від інших політичних прав і свобод підданих Російської імперії, право на звернення ще не стало їх конституційним правом, оскільки в тексті Основних державних законів, затверджених імператором 22 квітня 1906 воно не було закріплено. [7, с. 9]
Жовтнева революція 1917 року спричинила за собою значні зміни в системі роботи із зверненнями громадян. Зокрема, була скасована така різновид документа, як прохання. У практику документування увійшли нові види документів, що відображали специфіку революційних перетворень, наприклад «заяву», виражають право «заявляти», а не «уклінно просити». [4, с. 44]
Після Жовтневої революції всі раніше діяли правила по роботі з проханнями були скасовані. [7, с. 9]
У післяреволюційний період інститут звернень по інстанціях реалізовувався в різних формах. Приміром, його виразом стали «ходоки до Леніна», які забезпечували свого часу вищому керівництву зворотний зв'язок з населенням [10].
Робота із зверненнями громадян у 20-ті роки XX століття велася наступним чином. Вступники зверненні повинні були розкривати прояви бюрократизму і залучати до боротьби з ними органи партійно-державного контролю. Більшість скарг не ставилися до вказаних питань про усунення неполадок в роботі держапарату, як розраховували ініціатори даного органу. Тому незважаючи на окремі досягнення в роботі Бюро скарг залишалося багато невирішених питань, перед Бюро ставилися нові завдання. Процес їх становлення і розбудови розтягнувся на кілька років. У 1924 р. навіть поставало питання ліквідації Бюро скарг при Народному комісаріаті робітничо-селянської інспекції СРСР (далі НК РСІ).
Порядок роботи місцевих бюро скарг до кожної республіки визначався особливо. У 1921 р. були підготовлені циркулярні листи Президії Верховного Центрального виконавчого комітету про порядок подання скарг і заяв, у яких більш точно і конкретно визначаються права і обов'язки Бюро скарг, в тому числі і місцевих. У вересні 1921 р. на ім'я завідувача Бюро скарг при НК РСІ УРСР надійшла доповідна записка завідувача Бюро скарг НК РСІ СРСР з проектом Положення про Центральний і Місцевих Бюро скарг РСІ Білорусії. На його підставі у 1922 р. було розроблено Положення про Бюро скарг при НК РСІ Білорусії, а також Положення про Місцевих Бюро скарг. У 1929 р. ці становищем були перероблені.
Згідно з цими документами Бюро скарг було самостійним структурним підрозділом у складі НК РСІ УРСР. Скарги повинні були прийматися від усіх без винятку громадян в присутствені дні. Скарги і заяви подавалися в Бюро особисто і по пошті, в письмовому або словесній формі, всі вони реєструвалися в журналі.
У журналі реєстрації скарг прізвища та ініціали скаржників розміщувалися в алфавітному порядку. Кожній скарзі привласнювався реєстраційний номер, який був порядковим номером надійшла скарги. Цей номер проставляється слідом за прізвищем. Після нього вказувався номер справи, в якому зберігалися виконані скарга чи заява, а також її порядковий номер у справі.
Усні скарги також заносилися до журналу в присутності заявника, зачитувалися йому і їм підписувалися, якщо він був грамотний.
Скарги і заяви повинні були містити точні відомості про заявника (його прізвище, ім'я, по батькові, адреса) і про особу чи установі, на дію якого приноситься скарга, виклад обставин справи, перелік свідків і доказів, що підтверджували скаргу, якщо такі були. До скарг або заяв могли бути додані необхідні документи в оригіналах або завірених копіях, які після розгляду скарги поверталися заявнику.
Більшість скарг оформлялося від руки на папері різного формату, а також на чернетках. Це пояснювалося дефіцитом паперу. Подача скарги чи заяви здійснювалася без будь-якої оплати гербовим, канцелярським або простим поштовим збором.
Розгляду підлягали скарги, в яких повідомлялося про порушення або невиконання декретів, розпоряджень центральної влади, зловживанням посадових осіб, канцелярської тяганини, грубому поводженні з громадянами, арешти, обшуки, конфіскацію ревізіях майна громадян. Скарги на дії приватних осіб розгляду Бюро не підлягали.
Скарги могли подаватися не тільки особисто потерпілим, але також особами та установами, що опинилися свідками незаконних дій. Скаржники ні в якому разі не піддавалися адміністративним репресія (лише у виняткових випадках).
Всі скарги та заяви, що надходять до Бюро, повинні були бути розглянуті в 3-7-денний термін, якщо за ним не було потрібно довідок і матеріалів з інших міст. Усі постанови і рішення Бюро скарг затверджувалися, потім повідомлялися заявникам і підлягали обов'язковому виконанню в строки, встановлені Бюро. Винні у невиконанні рішень несли відповідальність згідно з Кримінальним кодексом. Винесені постанови і розпорядження за скаргами могли бути оскаржені до вищих інстанцій у 2-тижневий термін з того дня, коли вони стали відомі скаржникові. [11, с. 14-15]
В даний час право громадян на звернення до державних органів в Республіці Білорусь закріплено конституційно і є важливим засобом здійснення та охорони прав особи і участі громадян в управлінні справами держави і суспільства. Порядок розгляду звернень громадян регулюється широким колом нормативних актів, основним з яких є Закон від 6 червня 1996 року «Про звернення громадян» (в ред. Від 1 листопада 2004 р.) (далі - Закон).
Таким чином, в історії розвитку інституту «звернень громадян» можна виділити наступні етапи: дорадянський, радянський, пострадянський (сучасний). Кожен з цих етапів має свої особливості перерахувати в організації роботи із зверненнями громадян, знання яких, необхідно для правильного розуміння сутності права громадян на звернення як однієї з безперечних цінностей сучасного суспільства.
1.2 Поняття «звернення громадян», їх класифікація
Як зазначається в науковій літературі, термін «звернення» носить узагальнюючий, збірний характер. Звернення містять різну інформацію, не збігаються з громадської та юридичної спрямованості, і спричиняють різні правові наслідки.
Збірний характер терміна «звернення» сприйняв і білоруський законодавець. [7, с. 9] Відповідно до статті 1 Закону обіг - індивідуальне або колективне пропозицію, заяву, скарга громадянина (громадян) до державного органу, іншу організацію (посадовій особі), викладені в усній або письмовій формі [1].
Актуальним є питання про можливість подачі звернень в інтересах третіх осіб. Так, одні вчені, зокрема Л.І. Ратнер, визнають таку можливість. Інші (П. І. Кононов), виходячи з принципу поваги та неприпустимість вторгнення в особисті права і свободи особистості, заперечують. Треті (наприклад, Л. І. Іванова) вважають, що такі звернення можливі, але тільки у випадках, прямо встановлених у законодавстві. Згідно зі статтею 4 Закону громадяни вправі звертатися до державних органів та інші організації особисто або через свого представника. У силу статті 7 Закону однією з підстав залишення звернення без розгляду є непріложеніе до письмовим зверненням документів, що підтверджують повноваження осіб, які звертаються від імені інших громадян. Отже, наш законодавець закріплює другий підхід. Представляється, що в деяких випадках подавати звернення в інтересах третіх осіб не тільки можливо, а й необхідно. Так, у розділі 11 Цивільного процесуального кодексу Республіки Білорусь 1999 прямо закріплено право державних органів, юридичних осіб і громадян від власного імені захищати права інших осіб, але тільки у випадках, зазначених у законодавстві.
Дискусійним у науці є також питання про коло адресатів, яким можуть направлятися звернення. Л.І. Іванова називає як таких тільки органи виконавчої влади. Стаття 40 Конституції Республіки Білорусь закріплює можливість звертатися в усі державні органи, а в статті 1 Закону в якості можливих адресатів називаються також «інші організації (посадові особи)». М.А. Миронов вважає, що звернення можуть направлятися лише в ті органи, які прямо вказані в Конституції. А.Г. Тіковенко допускає можливість розширення кола адресатів звернень в Законі. Більш обгрунтованою видається друга позиція. Адже ніяких заборон щодо розширення в законодавстві закріплених в Основному Законі прав чинне законодавство не містить.
Таким чином, під зверненням громадян слід розуміти форму взаємодії громадянина (громадян), індивідуального підприємця, юридичної особи з державними органами або іншими організаціями (посадовими особами), спрямовану на придбання, реалізацію або відновлення і захист своїх прав, свобод і законних інтересів, а в випадках, зазначених у законодавстві, прав, свобод і законних інтересів інших осіб а також на вдосконалення державного управління. [7, с. 9-10]
Актуальним є також питання про види звернень. Різноманіття звернень громадян обумовлює їх поділ за різними підставами: 1) за змістом; 2) за термінами розгляду, 3) за строками давності; 4) за характером звернень; 5) за формою звернення; 6) за кількістю звернення в той чи інший орган; 7) за кількістю авторів звернення; 8) по інстанції, уповноваженою розглядати звернення; 9) за встановленим порядком розгляду звернень громадян. Під змістом звернення слід розуміти відомості, укладені в ньому, а також мета, яку переслідує автор, подаючи звернення. Залежно від змісту стаття 1 Закону закріплює такі види звернень, як пропозиція, заява і скарга. [8, с. 38].
Пропозиція - рекомендації щодо поліпшення діяльності державних органів, інших організацій (посадових осіб), вдосконаленню правового регулювання відносин у державному і громадському житті, вирішенню питань економічної, політичної, соціальної та інших сфер діяльності держави і суспільства.
Заява - клопотання про реалізацію прав, свобод і (або) законних інтересів громадянина (громадян), не пов'язаних з їх порушенням.
Скарга - вимога про відновлення прав, свобод і (або) законних інтересів громадянина (громадян), порушених діями (бездіяльністю) посадових осіб державних органів, інших організацій чи громадян [1].
Необхідно звернути увагу, що заяву часом помилково прирівнюють до скарг. Скаргою вважається лише те звернення, в якому міститься інформація про порушення особистих прав звернувся чи інших конкретних осіб.
Різновидами звернень громадян, які не знайшли відображення в Законі, є відгуки і запити юридичного (неюридичного) характеру.
Відгуки (відгуки) - це звернення громадян, що містять особисту думку, оцінку проектів законодавчих актів, публікацій газет, журналів, радіопередач.
Запити юридичного (неюридичного) характеру - це звернення громадян до державних органів, громадські підприємства з надання даних та роз'яснень про їхні права, чи обов'язки окремих органів, установ, організацій, підприємств та посадових осіб з різних питань. [4, с. 42]
Крім названих видів звернень громадян білоруським законодавством відомі також такі види звернень, як зауваження і клопотання.
Систематичне тлумачення нормативних правових актів дозволяє припустити такі дефініції даних понять: зауваження повідомлення про порушення законодавства, про недоліки в роботі державних органів, інших організацій (посадових осіб) або критика зазначених органів, організацій (посадових осіб); клопотання - письмове прохання особи про визнання за ним певного статусу, прав і свобод у випадках, прямо зазначених у законодавстві Республіки Білорусь.
Звернення громадян за термінами розгляду поділяються на які підлягають розгляду відповідно до загальних термінами і підлягають розгляду відповідно до спеціальних термінами.
Загальні терміни розгляду звернень громадян закріплені в статті 10 Закону. Спеціальні строки розгляду звернень громадян передбачені Декретом Президента Республіки Білорусь від 14 січня 2005 року № 2 «Про вдосконалення роботи з населенням» (далі - Декрет № 2) та Директиви Президента Республіки Білорусь від 27 грудня 2006 року № 2 «Про заходи щодо подальшої дебюрократизації державного апарату »(далі - Директива № 2). Поділяються звернення і по терміну давності (строку, протягом якого громадяни можуть направляти їх у державні органи). Так, в силу статті 8 Закону напрямок громадянами пропозицій і заяв строком не обмежена. До цієї ж групи слід віднести зауваження та пропозиції, викладені в книзі зауважень а пропозицій, так як Декрет № 2 не містить будь-яких обмежень за цією ознакою.
Звернення громадян поділяються і за своїм характером. Визначити характер звернення - значить, встановити характер прав, свобод і законних інтересів, на захист або реалізацію яких воно спрямоване. У Конституції Республіки Білорусь закріплюються п'ять основних видів прав і свобод людини і громадянина: особисті, політичні, економічні, соціальні та культурні. Отже, і звернення громадян можна розділити на звернення, спрямовані на реалізацію та захист: особистих прав; політичних прав; економічних прав; соціальних прав; культурних прав.
Звернення, відповідно до статті 1 Закону, може бути подано як в усній, так і в письмовій формі. [8. 39-40]. Письмове звернення - звернення громадянина (громадян) до державного органу, іншу організацію (посадовій особі), викладені у письмовій формі; усне звернення - звернення громадянина (громадян), висловлену ним (ними) на особистому прийомі посадовій особі державного органу, іншої організації. [4, с. 42]
В даний час існує єдиний спосіб викладу усних звернень - на особистому прийомі (ст. 11 Закону). У той же час у пункті 1.7 Директиви № 2 закріплені і на практиці широко застосовуються такі способи подачі усних звернень, як телефонні «гарячі лінії», проведення зустрічей з населенням за місцем проживання та в колективах працівників та інші. Крім того, останнім часом зростає кількість звернень, поданих за допомогою електронних засобів зв'язку.
У залежності від кількості звернень до тієї або інший орган звернення поділяються на первинні і повторні. Звернення має бути розглянуто і дозволено в повному обсязі при подачі першого звернення. Проте нерідко трапляються й повторні звернення. Відповідно до статті 1 Закону під повторними зверненнями розуміються звернення громадян (громадянина) з одного й того самого питання в один і той же державний орган. Причинами подання повторних звернень можуть бути як порушення порядку роботи зі зверненнями громадян з боку уповноважених посадових осіб, так і зловживання наданим правом на звернення з боку громадян.
Повторне звернення є необгрунтованим, якщо первинна було розглянуто і дозволено повно, всебічно, об'єктивно і своєчасно (по них є результати вичерпних перевірок і громадянам надано відповіді відповідно до законодавства), а повторне звернення не містить нових доказів або нововиявлених обставин.
Звернення можуть бути класифіковані за таким критерієм, як кількість осіб, на реалізацію та захист прав, свобод і законних інтересів яких спрямовані ці звернення. Виходячи із зазначеного критерію можна виділити звернення індивідуальні, колективні та анонімні.
Відповідно до статті 1 Закону індивідуальне звернення - це звернення одного громадянина в державний орган. Колективне, відповідно, - звернення двох і більше громадян. Під анонімним зверненням розуміється звернення громадянина (громадян) до державного органу, в якому не вказано його (їх) прізвище, ім'я, по батькові або дані про місце проживання та (або) роботи (навчання), або відсутня особистий підпис громадянина (громадян). 3акон встановлює єдиний порядок розгляду індивідуальних і колективних звернень. В силу статті 7 Закону анонімні звернення розгляду не підлягають, за виключення звернень, які містять відомості про підготовку, що здійснюється або вчинений злочин.
У залежності від інстанції, уповноваженою розглядати те чи інше звернення, можна виділити звернення, що підлягають розгляду в органах першої інстанції, віднесені до компетенції вищестоящої інстанції і звернення, подані з порушенням компетенції. У силу пункту 1 Указу Президента Республіки Білорусь від 15 жовтня 2007 року № 498 «Про додаткові заходи по роботі зі зверненнями громадян і юридичних осіб» (далі Указ № 498) всі звернення (пропозиції, заяви, скарги, а також клопотання та зауваження) спочатку підлягають розгляду по суті в органах першої інстанції. До другої групи належать скарги громадян на рішення органів першої інстанції. Виняток становлять випадки, коли розгляд тих чи інших звернень відноситься до виключної компетенції вищого державного органу (ст. 9 Закону).
Порядок розгляду звернень громадян врегульовано різними нормативними правовими актами. Звідси звернення можна розділити на розглянуті в загальному порядку (відповідно до Закону) і на які підлягають розгляду в спеціальному порядку (для яких законодавством встановлений інший порядок розгляду). До першої групи звернень належать пропозиції, заяви і скарги. До другої - зауваження та пропозиції, викладені в книзі зауважень та пропозицій, а також клопотання. [8, с. 40-41].
Віднесення звернень громадян до певного виду в ряді випадків умовно, так як в одному документі часто поєднуються різні види звернень. Тим не менш визначення виду звернення є важливим для проведення подальшого їх аналізу та вироблення заходів, спрямованих на своєчасне усунення причин, що породжують порушення прав, свобод і (або) законних інтересів громадян, вдосконалення роботи з населенням. [4, с. 42]
Таким чином, звернення громадян - це форма взаємодії громадянина (громадян), індивідуального підприємця, юридичної особи з державними органами або іншими організаціями (посадовими особами), спрямована на придбання, реалізацію або відновлення і захист своїх прав, свобод і законних інтересів. Звернення громадян можна класифікувати за різними підставами, але найбільш поширеними видами звернень громадян, які отримали відображення в Законі, є пропозиція, заява і скарга.
РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
2.1 Правила організації прийому та первинної обробки, порядок розгляду та прийняття рішень за зверненнями громадян
Організація діловодства за зверненнями громадян повинна забезпечувати виконання таких основних правил:
реєстрація всіх вступників звернень громадян;
контроль за розглядом звернень та виконанням прийнятих за ними рішень;
інформування громадян про рішення, прийняті за їх зверненнями;
напрям непрофільних для організації звернень за належністю з обов'язковим повідомленням громадян про це;
систематичний аналіз та узагальнення результатів розгляду звернень, виявлення та усунення причин, що породжують порушення прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки з метою вдосконалення роботи державних органів.
Відповідним чином в процесі роботи із зверненнями громадян утворюється комплекс документів, які можна розділити на три основні групи:
документи з розгляду та використання звернень громадян;
документи з аналізу і узагальнення звернень громадян;
документи щодо реалізації висновків, зроблених в ході аналізу звернень громадян.
Відповідальність за організацію роботи із зверненнями громадян несуть керівники державних органів, інших організацій [1, 2]. Вони зобов'язані організувати роботи з розгляду звернень громадян відповідно до вимог Закону, інших актів законодавства Республіки Білорусь за зверненнями громадян.
Діловодство за зверненнями громадян відповідно до п. 3 Положення ведеться централізовано, окремо від інших видів діловодства. Ведення діловодства за зверненнями громадян в організаціях покладається на спеціально призначених для цього уповноважених посадових осіб (працівників служби документаційного забезпечення управління, кадрову, юридичну службу і ін) Призначення уповноважених посадових осіб повинно бути закріплено в розпорядчих документах (наказах, розпорядженнях). Наказ про призначення відповідальної особи за ведення діловодства за зверненнями громадян ставиться до групи наказів з основної діяльності та оформляється відповідно до правил, встановлених для наказів цієї категорії. [6, с. 27] В організаціях, в яких надходить значна кількість звернень, можуть створюватися спеціальні підрозділи, що здійснюють цю роботу (відділи, сектори). Як правило, розробляються інструкції, положення та інші правові акти про ведення діловодство за зверненнями громадян, що відображають специфіку діяльності організацій. У цих документах перш за все визначається система роботи зі зверненнями громадян, закріплюються основні обов'язки посадових осіб щодо розгляду звернень, встановлюється порядок прийому, реєстрації та контролю за виконанням звернень, відповідальність посадових осіб за збереження письмових звернень та документів щодо їх розгляду. Основні норми роботи зі зверненнями громадян можуть включатися у відповідні розділи або як самостійного розділу в інструкцію з ведення діловодства в організації. [4, с. 42-43]
Звернення громадян, у тому числі індивідуальних підприємців, а також юридичних осіб, незалежно від того, в якій державний орган чи іншу організацію вони надійшли, спочатку підлягають розгляду по суті відповідно до компетенції:
в місцевих виконавчих і розпорядчих органах, підлеглих (підзвітних) їм організаціях, територіальних підрозділах (органах) і організаціях, підпорядкованих (підзвітних) республіканським органам державного управління та державним організаціям, підпорядкованих Уряду, іншим державним органам, іншим організаціям, які здійснюють свою діяльність та розташовані у межах тієї адміністративно-територіальної одиниці, на території якої виникли питання, викладені у зверненнях;
в інші державних органах, інших організаціях, якщо питання, викладені у зверненнях, відносяться до виключної компетенції цих органів чи організацій; [3]
Відповідно до статті 9 Закону письмові звернення підлягають обов'язковому розгляду організаціями, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у зверненні.
Процес розгляду звернень включає в себе наступні етапи:
з'ясування, чи відноситься питання, поставлене на звернення, до компетенції організації, в яку спрямовано;
визначення порядку вирішення питання по суті;
визначення виконавця;
встановлення строку виконання;
безпосереднє вирішення питань, порушених у зверненні;
підготовка та направлення громадянину відповіді.
При первинної обробки надійшли письмових звернень звіряється правильність доставки, потім конверти розкривають і перевіряють цілісність вкладень. Як правило, конверти, в які були вкладені надійшли звернення, знищуються. Конверти зберігають в тому випадку, коли тільки проставлений на ньому штемпель є доказом дати відправлення і отримання звернення. Крім того, адреси автора звернення часто буває вказаний лише на конверті. У цьому випадку конверт також зберігають зі зверненням до кінця вирішення питання, а потім підшивають у справу.
Конверти з позначкою «Особисто», адресовані керівнику чи іншим працівникам організації, розкриваються тільки ними. Після розгляду і проставлення резолюції керівником звернення передаються на реєстрацію. Звернення, що надійшли безпосередньо в структурні підрозділи, в день їх надходження також повинні бути передані для реєстрації особі, відповідальній за ведення діловодства за зверненнями громадян.
Усі що надійшли до державного органу, іншу організацію (посадовій особі) звернення громадян, в тому числі і прийняті на особистому прийомі, реєструються в день їх надходження [2].
Звернення, що надійшли безпосередньо в структурні підрозділи, в день їх надходження також повинні бути передані для обов'язкової реєстрації особи, відповідальної за ведення діловодства за зверненнями громадян.
На всіх надійшли звернення проставляється реєстраційний штамп, місце розташування якого визначається СТБ 6.38-2004 (на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч). У реєстраційному штампі вказуються найменування організації, в яку надійшло звернення, дата та реєстраційний індекс звернення. Реєстрація звернень громадян, крім загальних завдань реєстрації - облік, контроль, довідкова робота, є також юридичним свідченням того, що вони прийняті до розгляду в даній організації.
Пунктом 5 Положення визначено порядок, відповідно до якого реєстрація звернень здійснюється з використанням однієї з наступних форм: автоматизованої (електронної), карткової (в реєстраційно-контрольній картці (далі РКК)), журнальної. При цьому слід враховувати, що яка б із зазначених у постанові форм реєстрації не використовувалася, в реєстраційну форму повинні бути включені реквізити передбачені Примірної формою РКК.
У реєстраційні форми можуть додатково включатися реквізити, необхідні для обліку, пошуку та аналізу роботи за зверненнями громадян. Наприклад: вид звернення (пропозицію, заяву, скарга), відмітка про передачу звернення з одного структурного підрозділу в інший й ін Враховуючи, що форма РКК встановлює лише загальний для всіх реєстраційних форма склад реквізитів, вона є зразковою, що і відображено в її назві , зазначеному в додатку до Положення.
Слід звернути увагу, що раніше діючими правилами ведення діловодства за зверненнями громадян журнальна форма реєстрації звернень громадян не передбачалася. Можливість використання журнальної реєстрації вперше встановлена постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 26 травня 2005 р. № 544. Журнальну форму реєстрації документів рекомендується застосовувати при незначному обсязі надходять звернень.
При журнальній реєстрації звернення враховуються під порядковими номерами протягом року. Порядковий номер може додатково включати першу літеру прізвища заявника та інші позначення. З метою більш оперативного пошуку звернень громадян журнал реєстрації може вестися в алфавітній формі, при якій звернення будуть записуватися за алфавітом прізвищ авторів. При журнальній реєстрації, як правило, відсутній інший довідковий апарат (картотеки), а алфавітна форма журналу дозволяє швидко відшукати необхідні відомості про заявника, про повторні звернення та ін Відповіді на звернення при журнальній формі реєстрації також можуть враховуватися з цього журналу. При використанні журналів деякі реквізити можуть бути об'єднані в одну графу, що дозволить скоротити їх кількість. Наприклад: «прізвище, ім'я, по батькові» і «адресу місця проживання та (або) роботи, контактний телефон», «документ спрямований на виконання» і «дата спрямування», «тематика» і «зміст» та ін
Індексація звернень громадян - один з найбільш складних і важливих питань організації роботи з цією категорією документів.
Необхідно відзначити, що єдиний для всіх організацій порядок індексації звернень громадян у Положенні не встановлений. Пунктом 8 Положення визначено, що реєстраційні індекси зверненнями присвоюються відповідно до прийнятої системи реєстрації документів державних органів, інших організацій. Це означає, що організації слід встановити порядок присвоєння індексів вступникам зверненнями. При цьому необхідно враховувати основні правила реєстрації документів, встановлені нормативними актами з діловодства.
Як було зазначено вище, звернення реєструються окремо від інших надходять в організацію документів. Ця особливість відбивається в реєстраційних індексах звернень, які повинні мати певні відмінності: крім порядкових вхідних номерів, привласнюються протягом року, реєстраційні індекси звернень доповнюються іншими позначеннями, незалежно від того, надійшло звернення безпосередньо в організацію або ж було надіслано з іншої організації. Необхідність додавання додаткових позначень до реєстраційних індексам звернень зумовлена тим, що за вимогами діловодства в одній організації не можуть бути враховані два вхідних документа під одним і тим же реєстраційним індексом (наприклад, індекс звернення «53» і реєстраційний індекс документа, що надійшов у порядку загального діловодства , також «53»).
Аналогічне правило встановлено для реєстрації деяких внутрішніх документів, наприклад, наказів по особовому складу. Незважаючи на те, що накази з особового складу, термін зберігання яких 75 років (прийом, переведення, звільнення) і 3 роки (відпустки, відрядження, стягнення), реєструються окремо, для того, щоб в організації не було видано два накази з особового складу з одним і тим же індексом, наприклад, «10», до їх порядковим реєстраційними номерами додаються літерні позначення - «К» і «Л». Відповідно, реєстраційні індекси двох наказів по особовому складу різних строків зберігання будуть «10-К» (75) і «10-Л» (3 роки).
З урахуванням викладеного при реєстрації звернень доцільно зберегти закріплений раніше нормативно порядок, при якому реєстраційний індекс звернення включає не тільки порядковий реєстраційний номер, але і першу літеру прізвища автора звернення. Наприклад: Д-50 (Д - перша літера прізвища заявника, 50 - порядковий номер надійшов обігу). При цьому реєструється в порядку загального діловодства вхідний документ з іншої організації також може мати порядковий номер 50, але без буквеного позначення «Д».
Відповідно до завдань, функціями, рівнем організації реєстраційний індекс звернення може додатково включати код адміністративно-територіального поділу, початкову літеру змісту звернення («Ж» - житло) та ін При наявності класифікатора питань, що порушуються у зверненнях, в реєстраційний індекс включається шифр ( код) питання. Наприклад, реєстраційний індекс звернення може мати наступну структуру: «3/4Д-50», де 3 - код території, 4 - код питання, Д - перша літера прізвища заявника, 50 - порядковий номер надійшов звернення.
При реєстрації колективних звернень до їх індекс може включатися буквене позначення «КЛ», наприклад, КЛ-32.
У статті 7 Закону встановлено, що анонімні звернення, як правило, не розглядаються. У той же час з метою обліку таких звернень і подальшого аналізу роботи зі зверненнями громадян їх також доцільно реєструвати. У такому разі до порядкового реєстраційного номеру звернення може додаватися буквене позначення «АН» (анонімне), або «БП» (без підпису), наприклад, БП-48.
При реєстрації звернень особливу увагу необхідно звернути на пункт 9 Положення, в якому встановлюється порядок присвоєння індексів повторних звернень. Відповідно до цього пункту повторних звернень при їх надходженні в організацію протягом календарного року, в залежності від обсягу документообігу, присвоюється реєстраційний індекс першого звернення або черговий індекс.
У другому випадку індекси першого і повторних звернень будуть відрізнятися. Наприклад, поводження надійшов 20.05.2005 р., був привласнений індекс Д-50, зверненням, що надійшло 20.06.2005 р. - Д-90. Для реєстрації повторного звернення заповнюється нова реєстраційна форма із зазначенням дат та індексів попередніх звернень. При використанні журнальної форми реєстрації повторні звернення вносяться в журнал під черговим реєстраційним номером із зазначенням у відповідній графі журналу, де було зареєстровано перше звернення.
Згідно з раніше діючими правилами повторних звернень одного і того ж громадянина присвоювався тільки чергові реєстраційні індекси.
У той же час згідно з пунктом 9 Положення допускається повторні звернення при реєстрації враховувати під реєстраційним індексом першого звернення. У цьому випадку, якщо звернення надійшов 20.05.2005 р., присвоєно індекс Д-50, то 20.06.2005 р. при вступі повторного звернення йому також надається індекс Д-50 (а не Д-90). У цьому випадку також заповнюється нова РКК, в графі «Терміни, індекси повторних звернень» РКК проставляються дати попередніх звернень без вказівки їх реєстраційних індексів, оскільки вони будуть збігатися з індексом повторного звернення. При журнальній реєстрації ці відомості також вказуються у відповідній графі журналу.
Можливий варіант, при якому у разі реєстрації повторного звернення під тим же індексів, що і перше звернення, нова РКК заповнюватися не буде (не буде робитися новий запис у журналі про що надійшов обігу). У цьому випадку на РКК першого звернення проставляється дата повторного звернення без зазначення індексу першого звернення. Аналогічно, при журнальній формі реєстрації відомості про повторному зверненні будуть вказуватися у відповідній графі журналу, де було зареєстровано перше звернення.
Однак цей варіант незручний тим, що в реєстраційно-облікової формі буде недостатньо місця для заповнення інформації, що відображає резолюцію керівника по виконанню повторного звернення, відомостей про хід розгляду звернення, внаслідок вирішення питання та ін Реєстрація повторних звернень в тих же реєстраційних формах, що й попередніх, може бути виправдана в тих випадках, коли за попереднім зверненням громадянину дано вичерпну відповідь, листування з ним припинена і наступні його звернення з того самого питання в організації більше не розглядаються.
Вибір форми індексації повторних звернень залежить, як визначено пунктом 9 постанови, від обсягу документообігу. У правому верхньому куті повторних звернень і в реєстраційних формах робиться позначка «Повторно» і підбирається все попереднє листування.
Громадянином здійснюється одночасно звернення декільком адресатам, і вони в кінцевому підсумку переадресовуються в одну організацію, в компетенції якої знаходиться рішення поставленого питання. Всі ці звернення в організації-одержувачі враховуються під одним реєстраційним індексом першого повідомлення з цих звернень з додаванням порядкових номерів інших звернень, що визначено пунктом 10 постанови, наприклад: Д-401-1 - звернення, безпосередньо надійшло до організації «А», Д- 401 / 2 - звернення, з того ж питання спрямоване громадянином у концерн «Беллегпром» та переадресовані до організації «А», Д-401 / 3 - звернення з того ж питання, спрямоване громадянином до Міністерства торгівлі та переадресовані до організації «А».
Якщо для реєстрації звернень використовується традиційна РКК, то кількість її примірників визначається, виходячи з необхідності забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням звернень громадян. При журнальній реєстрації після заповнення відповідних граф журналу також може використовуватися РКК встановленої форми для організації контролю за виконанням надійшов звернення. При використанні РКК в електронному вигляді вона може друкуватися в необхідній кількості екземплярів (при відсутності локальної комп'ютерної мережі в організації).
Як правило, заповнюються два-три екземпляри РКК. Один примірник разом із зверненням направляється виконавцю, решта - призначені для довідкових картотек (у тому числі контрольної).
Після розгляду звернення разом з примірником РКК передається з структурного підрозділу (від виконавця) відповідального за ведення діловодства в організації для централізованого формування у справи та картотеки.
РКК систематизуються в довідковій картотеці побудованих за тематичним (структурному), регіональному (географічному) ознакою систематизуються переважно за алфавітом прізвищ авторів звернень. РКК на колективні та анонімні звернення, як правило, поміщаються в окремий розділ картотеки.
У пункті 13 Положення визначено, що індекс відповіді складається з реєстраційного індексу звернення з додатком інших встановлених в державних органах, інших організаціях позначень, що застосовуються при реєстрації. Цим додатковим позначенням є, як правило, індекс справи за номенклатурою справ, в який після виконання групуються звернення. Наприклад, в організації встановлено, що справа із зверненнями громадян ведеться у відділі організаційно-правової, кадрової роботи та міжнародних зв'язків. Відповідна справа із заголовком «Звернення громадян і документи щодо їх розгляду (листування, довідки тощо)» включено до номенклатури справ організації під індексом 3-22 (3 - індекс відділу організаційно-правової, кадрової роботи та міжнародних зв'язків, де формується справа з зверненнями, 22 - порядковий номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу). Отже, індекс відповіді буде наступним: 3-22/Д-50, де 3-22 - індекс справи за номенклатурою справ, Д-50 - реєстраційний індекс звернення. [9, с. 18-26]
При організації роботи з поданими зверненнями перш за все слід визначити, буде воно вирішено організацією, його отримала, чи надіслано за призначенням компетентному державному органу, іншої організації.
Зареєстроване звернення передається керівнику, який приймає рішення про порядок виконання звернення, визначає виконавців, а також вирішує, підлягає звернення постановки на особливий контроль чи ні. Рішення керівника оформляється у вигляді резолюції.
Термін виконання в резолюції допускається не вказувати в разі, якщо для виконання звернення встановлюється типовий термін, передбачений Законом.
Для вирішення звернення при необхідності направляються запити або організовується виїзд на місце з метою перевірки викладених у зверненнях фактів. Таким чином, термін виконання може бути продовжений в межах, визначених законодавством.
На зверненні, як правило, не повинно бути більше однієї резолюції. Наступні резолюції посадових осіб допускаються лише в тому випадку, якщо вони деталізують порядок виконання.
Всі вказівки керівника про порядок виконання звернення, термін виконання переносяться в реєстраційну форму.
Стаття 9 Закону та п. 15 Положення, передбачена ситуація, при якій надійшов в організацію звернення не відноситься до її компетенції або в обігу міститимуться питання, що відносяться до діяльності декількох організацій.
Якщо у зверненні містяться питання, які потребують вирішення кількох компетентних органів, керівник організації розглядає питання, пов'язані з його компетенції, а іншим організаціям у п'ятиденний термін пересилаються копії звернень із супровідним листом. При цьому громадянину надсилається повідомлення про те, куди переслали для виконання його звернення.
Якщо звернення не відноситься до компетенції даної організації, громадянину в 15-денний строк направляється відповідь з роз'ясненням, куди йому слід направити своє звернення. Звернення, що надійшло для розгляду в організацію, може бути направлено для розгляду до підвідомчих (підлеглі) організації з супровідним листом із зазначенням встановлених строків розгляду та напрямки відповіді громадянину.
Якщо організації, переславши звернення, необхідно мати інформацію про результат його розгляду, в тексті супровідного листа додатково вказується про повідомлення вищестоящої організації про прийняте рішення.
Відомості про направляються в процесі розгляду звернення запитах фіксуються в графі РКК «Хід розгляду». Наприклад: «10.06.2006 направлено запит до Міністерства праці Республіки Білоруссю. Термін відповіді - 20.06.2006 ».
При направленні поводження з супровідним листом в інші організації визначається порядок і місце реєстрації цих листів. Щоб Їх листи та отримані з інших організацій відповіді з необхідними для розгляду звернення відомостями можуть реєструватися в особи, відповідальної за ведення діловодства за зверненнями громадян. У такому разі безпосередньо цією особою ведуться реєстраційні форми з обліку вхідних і вихідних документів. Щоб Їх листи і одержувані відповіді можуть реєструватися і загальних реєстраційних формах. Копії направляються листів і одержувані відповіді формуються у справі зі зверненнями громадян.
Відповіді на звернення громадян оформляються на бланку для листів: у відповідності з Державним стандартом Республіки Білорусь (СТБ) 6.38-2004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі СТБ 6.38-2004).
Згідно СТБ 6.38-2004 адресат у відповідях на звернення громадян оформляється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 7 вересня 2004 р. № 1111, зі зміною, внесеною постановою Ради Міністрів від 16 березня 2005 р. № 285: спочатку зазначають прізвище та ініціали одержувача, потім - поштову адресу. [5, с. 58-59]
Відповідь громадянину повинен містити конкретну інформацію по кожному з порушених у зверненні питань. Типова форма відповіді на звернення громадян не встановлена.
Після виконання звернень підвідомча (підпорядкована) організація спрямовує вищестоящої організації повідомлення із зазначенням відомостей про результати розгляду і направлення відповіді громадянину, а також позначці про виконавця. Відмітка про виконавця оформляється відповідно до вимог СТБ 6.38-2004.
Таким же чином оформляються відповіді по перебувають на контролі зверненнями, отриманих від інших організацій. У разі якщо для прийняття рішення необхідно отримання додаткової інформації, у відповідну організацію направляється запит.
Відповідно до ст. 12 Закону повторні звернення, в яких не наводяться нові докази або нововиявлені обставини, якщо за ним є результати вичерпних перевірок і громадянам надано відповіді у встановленому Законом порядку, в організації не розглядаються. У цьому випадку громадянину направляється письмову відповідь, в якому повідомляється, що листування з ним з цього питання припиняється. Рішення про припинення листування приймає керівник організації або уповноважена ним посадова особа.
Не підлягають розгляду та звернення громадян, оформлені з порушенням ст. 7 Закону. Письмові звернення повинні містити найменування і (або) адресу державного органу, іншої організації (посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи), в які направляється звернення; прізвище, ім'я, по батькові громадянина, дані про його місце проживання і (або) роботи ( навчання); виклад суті звернення; особистий підпис громадянина. У разі порушень при оформленні звернень та прийняття рішення про те, що воно розгляду не підлягає, громадянину в п'ятиденний термін надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови у розгляді звернення. [62]
Таким чином, прийом звернень громадян передбачає певну організацію цього процесу, який залежить від кількості вступників звернень, масштабів і характеру діяльності організації, від того чи створена для роботи із зверненнями спеціальний структурний підрозділ (загальний відділ, сектор по роботі із зверненнями громадян, секретаріат) або обов'язки покладені на конкретну посадову особу. Так чи інакше, стан цього процесу відображає здатність відповідних владних структур своєчасно і правильно реагувати на запити і потреби громадян. Реєстрація звернень, в свою ж чергу, крім загальних завдань - облік, контроль, довідкова робота - є також юридичним свідченням того, що вони прийняті до розгляду в даній організації.
Винесення рішення є найважливішим моментом усього процесу розгляду звернення, так як від змісту цього документа залежить, чи будуть вимоги громадянина задоволені повністю, частково або відхилені зовсім. Рішення виноситься на основі всіх матеріалів і доказів у їх сукупності. Воно повинно містити логічне та правове обгрунтування.
Дотримання встановлених термінів відіграє надзвичайно важливу роль, так як зволікання у виконанні можуть привести до непоправних наслідків, робить неможливим відновлення законних прав та інтересів людини, а також заподіяти йому значної шкоди.
2.2 Ведення діловодства за зверненнями громадян на прикладі установи соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька»
Установа соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька» (далі Установа) є державною установою, діяльність якого спрямована на організацію комплексного соціального обслуговування громадян, які перебувають у важкій життєвій ситуації [6].
Основна маса звернень, що надходять до Установи, складається із заяв про надання матеріальної допомоги з коштів Фонду соціального захисту населення Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь, яка виявляється нужденним непрацюючим пенсіонерам, інвалідам та дітям-інвалідам.
Діловодство за зверненнями в Установі ведеться централізовано, окремо від інших видів діловодства, і здійснюється відповідальними особами, що призначається наказом директора установи. Відповідальність за організацію роботи із зверненнями несе директор.
Облік звернень здійснюється в картковій формі в реєстраційно-контрольних картках. Всі звернення, що надійшли до Установи поштою, факсимільного, електронного зв'язку або іншим шляхом, а також ухвалені на особистому прийомі, реєструються в день їх надходження в приймальні Установи.
У правому нижньому куті першої сторінки звернення або на іншому вільному від тексту місці цієї сторінки ставиться реєстраційний штамп, у якому вказується дата реєстрації та реєстраційний індекс звернення. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора, порядкового номера звернення та інших позначень, що забезпечують систематизацію, аналіз та збереження звернень. При реєстрації колективних звернень до їх індекс включаються літерні позначення «Кількість», анонімних - «Ан». Конверти від надійшли звернень зберігаються в тих випадках, коли лише за ними можна встановити адресу відправника або коли дата поштового штемпеля служить підтвердженням часу відправлення та одержання звернення. Супровідні листи до звернень реєструються, обробляються і зберігаються разом з поданими зверненнями. Звернення одного й того ж особи з одного і того ж питання, спрямовані різним адресатам і надійшли для розгляду до Установи, враховуються під реєстраційним індексом першого звернення з додаванням додаткового порядкового номера.
Для реєстрації усних заяв громадян в Установі використовується журнал реєстрації усних заяв громадян про видачу довідок.
Такий журнал дозволяє зареєструвати усну заяву не тільки прийшов на прийом громадянина, але в деяких випадках при зверненні по телефону.
Після реєстрації звернення передаються на розгляд директору Установи. Доручення за зверненнями директора Установи відображаються у формі резолюцій. Якщо в резолюцією директора Установи визначені кілька виконавців, то відповідальною особою за дозвіл та підготовку відповіді заявнику є перший виконавець, якщо в резолюції не зазначено інше.
При надходженні письмових звернень, які містять питання, вирішення яких не відноситься до компетенції Установи або в них одночасно міститимуться питання, що належать до компетенції кількох державних органів, інших організацій (посадових осіб), то копії даних звернень у п'ятиденний строк направляються у відповідні державні органи, інші організації (посадовим особам) з обов'язковим повідомленням про це автора звернення з роз'ясненням, в якій державний орган, іншу організацію (до якого посадовій особі) їм необхідно звернутися.
При залишенні звернення без розгляду по суті, Установа у п'ятиденний строк з дня реєстрації звернення письмово, за підписом директора Установи, повідомляє автора про причини залишення звернення без розгляду по суті і повертає йому оригінали документів, доданих до звернення, а також роз'яснює, в яку організацію і в якому порядку слід звернутися для вирішення викладених у зверненні питань.
Звернення, що надійшли до Установи і розглянуті директором направляються виконавцям для вжиття заходів реагування та підготовки відповідей заявникам, згідно з резолюціями.
Повторні звернення, в яких не наводяться нові докази або нововиявлені обставини, за якими є результати вичерпних перевірок і авторам звернень надано відповіді у встановленому порядку, розгляду не підлягають. При цьому їм письмово повідомляється, що повторні звернення необгрунтовані і листування з ними з даного питання припиняється.
Термін розгляду звернень громадян обчислюється у календарних днях з дня реєстрації в Установі. Якщо звернення надійшло з вищестоящих органів, термін розгляду обчислюється з дня реєстрації звернення в даному органі, якщо не вказано інше.
Звернення повинні бути розглянуті не пізніше п'ятнадцяти днів з дня реєстрації в Установі, а у разі, коли потрібне додаткове вивчення та перевірка - не пізніше одного місяця з дня такої реєстрації. При необхідності проведення спеціальної перевірки, запитів на необхідну інформацію директор Установи може продовжити зазначений строк, але не більше ніж на один місяць з одночасним повідомленням автора звернення.
Директор Установи, виходячи з обсягу дозволених питань, може встановити скорочений термін розгляду звернень. При необхідності проведення спеціальної перевірки, запиту додаткових матеріалів термін розгляду звернень може бути продовжений директором Установи, що дав доручення, в межах, встановлених законодавством про звернення. Про зміну терміну розгляду звернень повідомляється заявникам та вищестоящим контролюючим органам.
Контроль завершується, якщо всі поставлені в зверненнях питання розглянуті, прийняті необхідні заходи і авторам звернень надано відповіді у встановлені законодавством терміни. Рішення про зняття з контролю звернень приймається директором Установи.
Звернення, що надійшли до Установи з супровідними листами або дорученнями вищих органів (посадових осіб) з вимогами повідомити про результати розгляду звернень, беруться на особливий контроль.
Контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду звернень та виконанням доручень по них покладається на особу, відповідальну за ведення діловодства за зверненнями. За 5 днів до закінчення терміну розгляду звернення виконавцю робиться нагадування.
У разі позитивного або негативного відповіді на звернення, тобто якщо прохання автора звернення задоволена, або фактично не задоволена, у відповіді в обов'язковому порядку застосовується наступне формулювання: «Відповідно до п. 1.3. Указу Президента Республіки Білорусь від 15 жовтня 2007 р. № 498 «Про додаткові заходи по роботі зі зверненнями громадян і юридичних осіб» це рішення Ви вправі оскаржити в ... »далі вказується вищестоящий по відношенню до Установи відповідно до його підпорядкованістю державний орган, інформація про якому розміщується на інформаційному стенді.
Звернення вважається розглянутим по суті, якщо в результаті його розгляду відповідно до законодавства вирішені всі викладені у зверненні питання, вжито належних заходів щодо захисту, відновлення прав і законних інтересів автора звернення і дано письмову відповідь йому. Відповіді на звернення підписує директор Установи.
У випадку, коли за резолюцією керівника вищого державного органу відповідальними за дозвіл звернення призначено декілька виконавців, відповідальним за підготовку остаточної відповіді вважається перший вказаний виконавець, якщо інше не передбачено резолюцією.
Відповіді у вищестоящі органи за зверненнями громадян підписує директор Установи, візує виконавець. У відповідях на звернення вказується прізвище виконавця, його номер телефону. Відмітка про розгляд звернення проставляється в РКК.
Все листування за зверненнями громадян ведеться за номерами, присвоєними їм при реєстрації.
Після закінчення перевірки викладених у зверненнях доводів, обставин і виконання рішення, звернення з копіями відповідей, підписаних (завізованих) виконавцями, зазначеними в резолюції, і документами, пов'язаними з підготовкою відповідей, повертаються відповідальній за ведення діловодства за зверненнями громадян.
Вся інформація про перебіг та підсумки розгляду звернень заноситься в РКК.
Звернення громадян і документи, пов'язані з їх розглядом, формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Документи в цих справах розташовуються в хронологічному порядку їх надходження. Кожне звернення і всі документи щодо їх розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу.
Справи передаються до архіву Установи через рік після завершення діловодства за ними.
Особистий прийом громадян в Установі здійснюють директор, завідувачі відділень та фахівці Установи у межах своєї компетенції відповідно до розподілу обов'язків.
У разі якщо питання, викладене в усному зверненні, не може бути вирішене під час особистого прийому, спілкування може викладатися в письмовій формі, і підлягає розгляду в порядку, встановленому статтею 9 Закону Республіки Білорусь «Про звернення громадян». Якщо вирішення питань, з яким громадяни звернулися на особистому прийомі, не відноситься до компетенції Установи, відповідні фахівці не розглядають звернення по суті, але роз'яснення громадянам того, в який державний орган, іншу організацію (до якого посадовій особі) їм слід звернутися для вирішення питань, викладених у зверненні.
Облік звернень громадян, прийнятих на особистому прийомі здійснюється в журнальній формі [7].
Діловодство за зверненнями громадян в Установі регламентується інструкцією про організацію роботи із зверненнями громадян, індивідуальних підприємців та юридичних осіб, зверненнями громадян, що розглядаються за принципом роботи «одне вікно», книгою зауважень і пропозицій.
Відповідальною особою за ведення діловодства за зверненнями громадян в Установі призначений сектетарь-діловод.
За 2009 рік до Установи надійшло 300 звернень громадян, з них 277 безпосередньо на адресу Установи і 53 дорученнями вищих органів (посадових осіб). Для облік останніх застосовується журнальна форма реєстрації. Відповідь про підсумки розгляду таких звернень доповідається посадовій особі і після цього направляється заявникам за його підписом.
Особливістю і одночасно проблемою ведення діловодства за зверненнями громадян в Установі є відсутність довідкової картотеки. Це ускладнює відслідковування всіх переміщень звернення, виявлення багатократності звернення, контроль виконання і можливість дати громадянину довідку про хід розгляду його звернення. Для вирішення цих труднощів в Установі ведеться журнал, в графи якого вноситься така інформація: індекс звернення, дата надходження звернення, прізвище ініціали та адреса заявника, короткий зміст звернення, прізвище виконавця. РКК заводитися після виконання звернення і підшивається разом з усіма документами, зібраними при розгляді звернення.
Таким чином, діловодство за зверненнями громадян в установі соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька» ведеться відповідно до нормативних актів, що регулюють реалізацію прав громадян на звернення до державних органів. Але, як і будь-яке інше установа чи організація воно має свої особливості - одночасне застосування РКК і журналів для реєстрації звернень та відсутності довідкової картотеки. Але ці особливості в свою чергу не впливають на якість розгляду звернень громадян.
ВИСНОВОК
Звернення, як реалізація конституційного права громадян, будуть завжди актуальні, так як вони є важливим джерелом інформації, корисної для вирішення державних питань, містять відомості про процеси, що відбуваються в суспільстві, про ставлення громадян до органів державної влади.
У ході дослідження були виявлені особливості організації роботи зі зверненнями громадян. За рахунок вирішення поставлених завдань визначити наступні етапи в історії розвитку інституту «звернень громадян»: дорадянський, радянський, пострадянський (сучасний). Кожен з цих етапів має свої особливості в організації роботи із зверненнями громадян, знання яких, необхідно для правильного розуміння сутності права громадян на звернення як однієї з безперечних цінностей сучасного суспільства.
Також вдалося визначити поняття та види звернення громадян. Під зверненнями громадян розуміється форма взаємодії громадянина (громадян), індивідуального підприємця, юридичної особи з державними органами або іншими організаціями (посадовими особами), спрямована на придбання, реалізацію або відновлення і захист своїх прав, свобод і законних інтересів. Класифікація ж може проводиться за різними підставами, але найбільш поширеними видами звернень громадян, які отримали відображення в Законі, є пропозиція, заява і скарга.
При визначенні процесу організації діловодства за зверненнями громадян було встановлено, що прийом звернень громадян передбачає певну організацію цього процесу, який залежить від кількості вступників звернень, масштабів і характеру діяльності організації, від того чи створена для роботи із зверненнями спеціальний структурний підрозділ (загальний відділ, сектор по роботі із зверненнями громадян, секретаріат) або обов'язки покладені на конкретну посадову особу. Так чи інакше, стан цього процесу відображає здатність відповідних владних структур своєчасно і правильно реагувати на запити і потреби громадян. Реєстрація звернень, в свою ж чергу, крім загальних завдань - облік, контроль, довідкова робота - є також юридичним свідченням того, що вони прийняті до розгляду в даній організації. Винесення рішення є найважливішим моментом усього процесу розгляду звернення, так як від змісту цього документа залежить, чи будуть вимоги громадянина задоволені повністю, частково або відхилені зовсім. Рішення виноситься на основі всіх матеріалів і доказів у їх сукупності. Воно повинно містити логічне та правове обгрунтування. Дотримання встановлених термінів відіграє надзвичайно важливу роль, так як зволікання у виконанні можуть привести до непоправних наслідків, робить неможливим відновлення законних прав та інтересів людини, а також заподіяти йому значної шкоди.
Досліджуючи діловодство за зверненнями громадян в установі соціального захисту «Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька» вдалося встановити, що діловодство ведеться у відповідності з нормативними актами, що регулюють реалізацію прав громадян на звернення до державних органів. Але, як і будь-яке інше установа чи організація воно має свої особливості - одночасне застосування РКК і журналів для реєстрації звернень та відсутності довідкової картотеки. Але ці особливості в свою чергу не впливають на якість розгляду звернень громадян.
Таким чином, в ході проробленої роботи був зроблений висновок, що інститут звернень громадян займає одне з найважливіших місць і буде завжди актуальне, оскільки є важливим джерелом інформації, корисної для вирішення державних питань і засобом захисту прав і свобод людини, містить відомості про процеси, відбуваються в суспільстві, про ставлення громадян до органів державної влади.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
1 Про звернення громадян: Закон Респ. Білорусь, від 6 червня. 1996 р. N 407-ХЙЙЙ: в ред. Закону Респ. Білорусь від 01.11. 2004 р. № 340-З / / Консультант Плюс: Білорусь. Технологія 3000 [Електронний ресурс] / ТОВ «ЮрСпектр».
2 Про порядок ведення діловодства за зверненнями громадян в державних органах, інших організаціях: Положення затверджене Постановою Ради Міністрів Респ. Білорусь 26.05.2005 р. № 544 / / Консультант Плюс: Білорусь. Технологія 3000 [Електронний ресурс] / ТОВ «ЮрСпектр».
3 Про вдосконалення роботи з населенням: Декрет Президента Респ. Білорусь від 14.01.2005 № 2: в ред. Декрету Президента Респ. Білорусь від 02.04.2007 N2 / / Консультант Плюс: Білорусь. Технологія 3000 [Електронний ресурс] / ТОВ «ЮрСпектр».
4 Про заходи щодо подальшої дебюрократизації державного апарату: Директива Президента Респ. Білорусь від 27.12.2006 № 2 / / Консультант Плюс: Білорусь. Технологія 3000 [Електронний ресурс] / ТОВ «ЮрСпектр».
5 Про додаткові заходи по роботі зі зверненнями громадян та юридичних осіб: Указ Президента Респ. Білорусь від 15.10.2007 р. № 498 / / Консультант Плюс: Білорусь. Технологія 3000 [Електронний ресурс] / ТОВ «ЮрСпектр».
6 Статут установи соціального захисту «Територіальний Центр соціального облуговування населення м. Полоцька»: Затв. рішенням Полоцького міського виконавчого комітету від 18.03.2008 р. № 453 р.
7 Інструкція про організацію роботи із зверненнями громадян, індивідуальних підприємців та юридичних осіб, зверненнями громадян, що розглядаються за принципом роботи «одне вікно», книгою зауважень і пропозицій в установі соціального захисту "Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. Полоцька": Затв. директором УСЗ «ТЦСОН р. Полоцька» 10.01.2008 р.
8 Ведення діловодства за зверненнями громадян (коментар до постанови Ради Міністрів Республіки Білорусь від 26 травня 2005 р. № 544) / Е. Давидова / / Архіви та діловодство. - 2005. - № 5. С. 18-26.
9 Єлісєєва, М. Все почалося з чолобитною / М. Єлісєєва / / Червона зірка [Електронний ресурс]. - 2008. - Режим доступу: http://www.redstar.ru/2008/01/18_01/2_02.html. - Дата доступу: 17.03.2010.
10 Ведення діловодства за зверненнями громадян / А.Є. Рибаков / / Відділ кадрів. - 2006. - № 7. - С. 41-46.
11 Ведення діловодства за зверненнями громадян / А.Є. Рибаков / / Відділ кадрів. - 2006. - № 8. - С. 58-62.
12 Оскерко Т.С. Дозвольте звернутися? Робота із зверненнями громадян / Т.С. Оскерко. - Мінськ: Інформаційно-правове агентство Регістр, 2006. - 240 с.
13 Ваше питання / А.Є. Рибаков / / Секретар-референт. 2004. - № 8. - С. 27.
14 Право громадян на звернення: історико-правовий аспект / Д.Г. Нілов / / Юридичний журнал. - 2007. - № 2. - С. 8-11.
15 А деякі питання класифікації звернень громадян / Д.Г. Нілов / / Юридичний журнал. - 2008. - № 2. С. 38-41.