Введення
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань документи стають хоронителями ретроспективної інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.
Питання організації зберігання документів неодноразово і багатосторонньо розглядалися в нормативних документах Єврокомісії. У першу чергу були вироблені принципи оперативного та довготривалого зберігання документів, відбору найбільш цінних і важливих з них у Історичні архіви. У регламенті Єврокомісії закладено два первинних і знайомих нам етапу зберігання документів:
- Оперативне зберігання документів в самій організації або її підрозділах,
- Архівне зберігання документів.
Оперативне зберігання
Кожен Генеральний директорат повинен створити один або декілька центрів управління документацією, завданням яких є управління документами відповідно до встановлених правил і проведення експертизи цінності документів.
Генеральний директорат повинні самі встановити свою внутрішню організаційну структуру зберігання справ та розробити переліки специфічних документів, що утворюються в їх діяльності, із зазначенням термінів зберігання. Мінімальні терміни зберігання в підрозділах повинні враховувати терміни, встановлені в єдиному для всієї Єврокомісії переліку документів із зазначенням термінів зберігання. Робота над цим документом почалася в кінці 2005 року і поки не завершена. Планова дата випуску переліку - кінець 2007 року.
Експертиза цінності та передача документів на архівне зберігання
Для організації архівного зберігання документів в Єврокомісії була створена Служба Історичних архівів. Вона вирішує ряд задач, які відносяться до управління інформаційними матеріалами та документами адміністративних служб протягом їх життєвого циклу і незалежно від виду носіїв, включаючи:
- Методологічну підтримку «внутрішніх» архівних служб Єврокомісії;
- Регулярне оновлення і реалізацію на практиці правил управління справами, які надходять з Служб та Генеральних директоратів;
- Управління центральними сховищами документів;
- Координацію прийому-передачі справ та документів, більше не потрібних для поточної діяльності, з Служб та Генеральних директоратів в сховища історичних архівів у Флоренції;
- Організацію публічного доступу до справ і документів Єврокомісії, які мають історичну, юридичну або інформаційну цінність, відповідно до «правилом 30 років».
Обсяг Історичних архівів Єврокомісії в даний час налічує більше 100 км документів постійного строку зберігання.
Центри управління документами Генеральних директоратів повинні регулярно, в кооперації з відповідальними за справи підрозділами, проводити експертизу цінності документів і справ, які можуть бути передані в Історичні Архіви Єврокомісії. За підсумками експертизи архіви можуть відмовити у прийнятті на зберіганні документів або справ, але в цьому випадку відмова має бути обгрунтований і відповідний підрозділ має бути повідомлено про прийняте рішення.
Справи та документи, які підрозділи не вважають за потрібне далі зберігати в себе, повинні передаватися центром управління документами на підставі рішення керівника Генерального директорату на зберігання в Історичні Архіви не пізніше 15 років з моменту створення. Ці справи і документи потім проходять експертизу цінності, в ході якої підлягають зберіганню справи і документи відокремлюються від тих, що не мають адміністративної та історичної цінності.
Регламент Єврокомісії «Збереження справ організації»
Оскільки питання організації зберігання документів зажадали більш детального регулювання, Єврокомісією був розроблений окремий регламент під назвою SEC (2005) 1419 «Збереження справ організації». Він був затверджений ще в листопаді 2005 року. У травні 2007 року вийшла нова версія цього документа - SEC (2007) 743 / 2.
Основна частина регламенту присвячена питанням фізичного захисту документів:
- Створення в організації та її підрозділах відповідної структури та розподілу відповідальності за збереження справ;
- Фізичний захист документів протягом встановленого терміну зберігання;
- Фізичний захист архівних документів постійного зберігання;
- Збереженню метаданих, необхідних для забезпечення тривалого зберiгання, а також метаданих, зібраних при реєстрації та класифікації документів, та інших необхідних метаданих, які супроводжують справу на протязі його життєвого циклу;
- Розробці процедури знищення більше не потрібних документів відповідно до загального і специфічними переліками документів.
Регламент описує переліки документів із зазначенням термінів зберігання, які зворушливо схожі на переліки, що використовуються у вітчизняній практиці.
Певний інтерес представляє розділ про стандартну практиці експертизи цінності і знищення. Єврокомісія виходить з того, що певні типи справ містить документи, які не підлягають довготривалого або постійного зберігання і можуть бути швидко знищені. Для того щоб зробити можливим знищення без отримання дозволу або консультацій з вищими органами, в розроблювальний типовий перелік повинні бути включені процедури знищення безперечно непотрібних документів. В даний час такі процедури знищення ще не затверджені, але робота над відповідним нормативним документом наближається до завершення.
Генеральний директорат також можуть включити аналогічні процедури у свої специфічні переліки, але тільки за згодою Генерального секретаря, Юридичної служби та Історичних архівів Єврокомісії.
Фахівці в галузі управління документацією Єврокомісії в даному питанні виходять з реалій сьогоднішнього державного управління. У процесі ділової діяльності будь-якого держоргану утворюється значна кількість документів. Велика їх частина потрібна для оперативної роботи і не має наукової та історичної цінності. Для багатьох подібних документів законодавчими актами вже встановлений термін зберігання, і досить часто такі документи формуються у справи суворо за видами з чіткою «відсічкою» по роках створення. Саме на цей масив документації і планується поширити процедури безспірного знищення, в ході яких не потрібно проводити дорогу і тривалу експертизу цінності.
Питання про те, яким чином можна швидко і без особливих ризиків провести знищення масових документів тимчасового терміну зберігання, гостро стоїть і в нашій країні. Існуючі у нас на сьогоднішній день правила проведення експертизи цінності при відборі документів до знищення фактично вимагає проведення полистного перегляду всіх відібраних до знищення документів. У сучасних умовах - особливо щодо електронних документів - це вимога практично неможливо виконати, а механізмів проведення знищення «масових» документів у нас поки що не існує. Саме тому на підходи, запропоновані нашими європейськими колегами, нам варто звернути найпильнішу увагу.
Електронні та оцифровані документи
Одночасно з регламентом «Збереження справ організації» у 2006 році Єврокомісії був прийнятий і регламент «Електронні та оцифровані документи». Він поширюється на всі електронні документи:
- Як спочатку створені в електронному вигляді,
- Так і отримані шляхом оцифрування неелектронних документів.
Регламент враховує вимоги прийнятих в грудні 2000 року Європейським парламентом та Радою Євросоюзу «Положення про захист прав приватних осіб при обробці їх персональних даних в органах Євросоюзу і про вільне переміщення таких даних.
В основі регламенту лежить принцип, який полягає в тому, що системи управління електронними документами повинні забезпечувати той самий рівень безпеки контролю доступу до даних, який реалізується в традиційному паперовому документообігу.
Юридична сила електронних документів
Першочергову увагу в цьому нормативному акті приділено питанню забезпечення юридичної сили електронних документів. Нормативною базою для визнання юридичної сили від 07.07.2004 р. про внесення поправок до регламенту роботи Єврокомісії, яка говорить:
- У тих випадках, коли згідно з відповідним європейському чи національному положенню потрібно підписаний оригінал документа, то створений або отриманий Єврокомісією електронний документ задовольняє цій вимозі в тому випадку, якщо даний документ підписаний:
- Посиленою електронним підписом на основі кваліфікованої сертифіката, створеної з використанням захищеного пристрої для створення підпису, або
- Іншим видом електронного підпису, що забезпечує той самий рівень захисту.
- У тих випадках, коли згідно з відповідним європейському чи національному положенням повинна бути створений письмовий документ, проте не потрібно підписаний оригінал, то створений або отриманий Єврокомісією електронний документ задовольняє цій вимозі в тому випадку, якщо:
- Особа, від якої виходить документ, належним чином ідентифіковано, і
- Документ створюється в умовах, що гарантують цілісність його змісту і відповідних метаданих, і зберігається.
Регламент «Електронні та оцифровані документи» включає цікаве положення: тільки документи, спочатку створені в електронному вигляді, можуть підписуватися електронним підписом. На жаль, при цьому не роз'яснюються причини, що викликали появу цієї вимоги. Можливо, його метою є наявність тільки одного оригіналу документа: або на паперовому носії, або в електронному вигляді.
Слід зазначити, що дана проблема досить актуальна і в російських організаціях. Часто документ, спочатку оформлений на папері, сканується і при розсиланні в електронному вигляді підписується в ЕЦП. У результаті з'являються два оригіналу документа, а отже, і можливість правової колізії в тому випадку, якщо зміст двох оригіналів з якихось причин буде різним.
Хоча лише невелика частина документів Єврокомісії повинна бути обов'язково підписана посиленою електронним підписом, вона часто потрібно для аутентифікації відправника, особливо при листуванні по відкритих каналах зв'язку. Спеціально відзначається, що у внутрішній листуванні достатній рівень ідентифікації особистості забезпечується за допомогою простої електронного підпису.
У регламенті перераховані:
- Види створюваних і одержуваних документів, які обов'язково повинні бути підписані, а також
- Види документів, підписаний оригінал яких не потрібно (сюди віднесена велика частина внутрішнього листування).
Для початку розглянемо види створюваних Єврокомісією документів, для яких не потрібна наявність підписаного оригіналу (список не є вичерпним). У їх число входить більшість документів, що відносяться до адміністративних процедур, як до суто внутрішнім (наприклад, взаємини між адміністрацією та офіційними особами), так і до зовнішніх (взаємини з країнами - членами Євросоюзу, компаніями і громадянами), в тому числі:
- Створені Єврокомісією матеріали, пов'язані з внутрішнім або міжвідомчі процесу розробки законодавчо-правових актів. Ця група включає не тільки самі підготовчі матеріали, але також нотатки, дослідження та інші звіти, спрямовані на оцінку змісту або наслідків пропонованих законодавчо-правових актів або ж використовуються для підготовки публічних документів, таких, як «зелені» та «білі» книги, комюніке і т.д.;
- Певні матеріали, пов'язані з управління контрактами та грантами, такі, як інформація про запрошених до участі в тендерах, звіти комітетів щодо розкриття та оцінки пропозицій;
- Створені Єврокомісією документи, що мають юридичну силу в рамках внутрішніх адміністративних процедур (наприклад, в рамках застосування правил для персоналу);
- Матеріали, пов'язані з суто внутрішній роботі Служб та Генеральних директоратів (наприклад, протоколи зустрічей і засідань);
- Створені Єврокомісією вихідні (для відсилання в інші організації, країнам - членам Євросоюзу, компаніям, громадянам) документи адміністративного характеру;
- Створені Єврокомісією або її Службами документи фінансово-бюджетного характеру, призначені для відправлення в інші установи, країнам - членам Євросоюзу або зовнішнім органам, які у рамках Євросоюзу.
Список видів одержуваних Єврокомісією документів, для яких не потрібна наявність підписаного оригіналу, також не є вичерпним. До його складу входить більшість відносяться до адміністративних процедур документів, що надходять з інших установ та органів Євросоюзу, від країн - членів Євросоюзу, від компаній та громадян, у тому числі:
- Матеріали, передані в рамках обміну інформацією між країнами - членами Євросоюзу і іншими установами та органами, що діють в рамках Євросоюзу;
- Запити громадян про отримання доступу до документів;
- Скарги про порушення європейського законодавства;
- Заяви про участь у конкурсах і відбори, інші заяви;
- Допоміжні документи при подачі пропозицій по проектах і, де це доречно, сама форма пропозиції;
- Статистичні та фінансові дані, які вимагаються згідно законодавства Євросоюзу.
Для документів, які не вимагають обов'язкової наявності підпису, в регламенті сформульовано вимоги до «належної ідентифікації» їх відправників. Все залежить від того, в яких умовах ведеться листування. Якщо документ тягне за собою юридичні наслідки (наприклад, якщо в ньому встановлюються терміни виконання або він містить відомості, право ознайомитися з якими має тільки адресат), то потрібні більш надійні гарантії ідентифікації. З іншого боку, у разі простого обміну інформацією вимоги можуть бути пом'якшені.
У разі ведення внутрішнього листування між Єврокомісією, її Генеральними директоратами і Службами ідентифікація осіб здійснюється Службою аутентифікації Єврокомісії (ЕСА S).
При листуванні між Єврокомісією і партнерами (коли обмін документами йде по мережах з використанням взаємно узгоджених процедур) ідентифікація виконується з використанням заздалегідь узгоджених систем.
У разі листування з широким колом осіб і організацій (коли обмін документами йде за допомогою Інтернету або електронної пошти) належна ідентифікація досягається шляхом:
- Використання простий електронного підпису, за винятком тих випадків, коли потрібна чітка і беззаперечна ідентифікація автора та / або адресата (наприклад, з метою забезпечення конфіденційності переданої інформації);
- Виконання процедури аутентифікації, реалізованої у відповідному програмному Додатку Єврокомісії;
- Послідовного прийняття пересилаються документів відправниками / одержувачами. У даному випадку в регламенті зазначається, що якщо під час вступу одиночного документа можуть виникнути сумніви щодо його автора, то триває листування підвищує впевненість у належної ідентифікації особи. При необхідності в кінці процедури може бути проведена додаткова перевірка.
Процедури оцифрування документів
Єврокомісія поставила за мету створити повністю електронну систему управління документарними ресурсами, яка дозволила б поступово перейти до виключно електронним методам роботи. Тому Єврокомісія проводить систематичну оцифрування всіх документів, створених або отриманих на неелектронних носіях і особливо - на папері.
Оцифровані документи створюються у форматах, які забезпечують довготривалу збереженість і читаність, а також зручний доступ до міститься в документах. При скануванні паперових документів кращими є формати:
- PDF (Р DF / А) і
- Т IFF (з мінімальним дозволом 300 крапок на дюйм).
Регламент вимагає від кожного Генерального директорату і Служби організувати контроль якості оцифрування документів, що включає як автоматичний контроль, так і ручну перевірку наявності всіх сторінок, якості зображення і т.д.
Автоматичний контроль здійснюється з використанням засобів об'єднаної системи з оцифрування та розпізнавання тексту. При виявленні помилок у метаданих, дублювання і т.д. система автоматично сповіщає про це відповідальне за оцифрування підрозділ Служби або Генерального директорату. Воно і буде займатися виправленням виявлених помилок.
На етапі ручного контролю перевіряється, чи всі сторінки були оцифровані (особливо якщо документ був надрукований на двох сторонах аркуша), чи є перевернуті або нечитані сторінки і т.д.
Рівень контролю повинен бути пропорційний цінності та / або терміну зберігання документа. Оригінали сканованих документів зберігаються протягом як мінімум 6 місяців з моменту обробки (за цей час повинні бути виправлені всі помічені помилки оцифрування).
Якщо паперовий оригінал не відноситься до числа тих документів, для яких наявність підпису є обов'язковим, і якщо інше не встановлено явно іншими нормативними актами, то після закінчення періоду, відведеного на контроль якості та перевірку результатів оцифрування, цей паперовий оригінал знищується. Згодом будь-яку вимогу про подання даного документа задовольняється шляхом подання електронного образу документа.
Доказова сила образу документа забезпечується перш за все завдяки належному документуванню процедури оцифровки початкового (наприклад, паперового) документа. Всі документи, що відносяться до процесу оцифрування, повинні зберігатися постійно. Це:
- Документація, яка визначає, які документи оцифровуються;
- Документація, що описує процеси та процедури;
- Документовані результати перевірки якості оцифрування;
- Документація, пов'язана зі знищенням оригінальних носіїв інформації.
Дивно, але в нашій країні ніхто не піднімає питання про розробку законодавства, що дозволяє переводити паперові документи на інші носії з правом знищення паперових оригіналів. Адже саме відсутність такого закону не дозволяє повною мірою отримувати віддачу від впровадження сучасних інформаційних технологій у діловодстві та документообігу. У зарубіжній практиці витрати на впровадження СЕД, електронних архівів, систем мікрофільмування окупаються як раз за рахунок скорочення витрат на ведення паперового діловодства і на архівне зберігання паперових документів: за рахунок вивільнення дорогої офісної площі, що відводиться під паперові архіви, за рахунок скорочення числа співробітників, зайнятих в паперовому діловодстві.
Збереження електронних документів
З моменту реєстрації електронні документи і всі необхідні мета дані повинні бути інтегровані в електронне сховище. Для підписаних електронним підписом документів підпису або сертифікати автентичності підписів також повинні бути поміщені в електронне сховище. Електронний або оцифрований документ знаходиться в електронному сховищі протягом усього свого життєвого циклу, починаючи від моменту затвердження / отримання і до передачі на зберігання в Історичні Архіви Єврокомісії та відкриття для публічного доступу або знищення.
Архітектура електронного сховища грунтується на наступних принципах:
- Як правило, зберігається один примірник документа в одному місці (можливі обгрунтовані винятки). Сховище обслуговує всі Служби та Генеральні директорати Єврокомісії;
- Архітектура сховища враховує той факт, що вимоги при коротко-і середньостроковому зберіганні відрізняються від вимог при довготривалому зберіганні. У зв'язку з цим електронне сховище складається з двох окремих модулів;
- Для активно використовуваних документів. При введенні в систему документи автоматично розміщуються в це сховище в оригінальному форматі і / або в форматі для тривалого зберігання. Вони залишаються в цьому сховищі протягом усього терміну зберігання, якщо він не перевищує 15 років;
- Для документів тривалого терміну зберігання та історичних документів. Електронні та оцифровані документи з терміном зберігання понад 15 років, якщо вони не знищені в ході стандартної процедури експертизи цінності та знищення документів з простроченим терміном зберігання, передаються разом з усіма відповідними метаданими в даний сховище і тільки у форматі, передбаченому для тривалого зберігання.
З моменту надходження документа в електронне сховище зміни будь-якого роду фіксуються у складі контрольної інформації.
Створені або отримані Єврокомісією документи, підписані простий або посиленою цифровим підписом, з моменту реєстрації стають частиною документарних ресурсів Єврокомісії. Для кожного такого документа електронне сховище створює позначку часу, що підтверджує:
- Час введення документа в систему, а також
- Те, що електронний підпис, ключ, алгоритм та хеш були вірні в момент введення.
За наявності такої відмітки часу (яка оновлюється через певний період) справжність документа не можна оскаржити на тій підставі, що який-небудь із Елементів, використаний для створення електронного підпису і діяв у той момент, коли він був включений до складу документарних ресурсів, з того часу було скасовано або застарів.
При необхідності створення паперової копії електронного документа, випущеного Єврокомісією і забезпеченого простий або посиленою електронним підписом, такий документ роздруковується на бланку Єврокомісії разом з «електронною печаткою», яка містить інформацію про Електронної підписи і про позначку часу.
Справа в тому, що з моменту введення в електронне сховище електронний підпис зберігається в оригінальному форматі протягом коротко-та середньострокового періоду зберігання. Ця електронна підпис зберігається у сховищі для поточних документів і документів тимчасового терміну зберігання.
У подальшому функції електронного підпису (тобто гарантія цілісності та автентичності документів) виконуються Електронним сховищем як таким і перевіряються з використанням «цифрового відбитка» (хеша, дайджесту). Це дозволяє відмовитися від збереження підпису в оригінальному форматі.
Функціональні вимоги до електронного сховища
Електронне сховище має забезпечувати такі мінімальні функціональні можливості:
- Реєстрацію документів;
- Розміщення документів у справи;
- Забезпечення збереження документів і відповідних метаданих;
- Оцифровку і збереження у форматі для тривалого зберігання, а також розпізнавання тексту;
- Здійснення через певні інтервали часу міграції з одного формату в інший і / або з однієї комп'ютерної середовища в іншу з метою забезпечити зручність читання і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання;
- Управління версіями документа, що відбивають хід розробки документа, а також версіями на різних мовах;
- Проставляння відміток часу, що засвідчують приміщення в систему документів і відповідних метаданих в зазначений момент часу, а також їх регулярне оновлення;
- Забезпечення незмінності підписаних електронним підписом документів з використанням дайджесту (хеша);
- Управління доступом на основі попередньо встановлених прав користувачів і підрозділів власників документів;
- Знищення справ, документів та їх метаданих після закінчення терміну зберігання, а також збереження відомостей про ці дії у складі контрольної інформації;
- Наявність ефективних засобів пошуку, що дозволяють швидко знаходити документи і їх метадані;
- Засоби створення, збереження, експорту і виводу на друк різних звітів;
- Забезпечення відповідних кліматичних умов і фізичного захисту сховища (підтримання заданої температури і вологості, наявність сигналізації, засобів захисту від пожежі, хакерів, вірусних атак і від несанкціонованого доступу);
- Регулярне створення резервних копій і наявність «дзеркального» сайту, дублюючого зміст електронного сховища і готового замінити основний сайт у разі надзвичайних обставин.
Крім того, необхідно мати на увазі, що в даний час активно йде робота над Європейськими вимогами до систем електронного документообігу Мо Red 2, які розробляються на гроші Єврокомісії.
Висновок
Звертає на себе увагу той факт, що Єврокомісія найактивнішим чином використовує у своїй роботі електронні документи. Вона подбала про те, щоб у всіх її підрозділів були чіткі і ясні вимоги до організації зберігання електронних документів, у тому числі і тих, які мають історичне значення і повинні бути згодом передані на постійне зберігання до Історичні Архіви.
Вельми цікава і перспективна для російського діловодства та архівної справи практика знищення документів на паперових носіях у разі їх переведення в електронний вигляд за допомогою оцифрування. Використання такого підходу дозволило б, з одного боку, знизити гостроту проблеми архівних площ, а з іншого - дало б можливість зберегти для прийдешніх поколінь набагато більше цікавої інформації (в електронному вигляді).
Нормативні документи Єврокомісії з питань організації зберігання документів всебічно регламентують цей вид діяльності. При цьому враховується, що в даний час в діяльності Єврокомісії використовується змішаний документообіг. Порядок зберігання документів і принципи його організації у відношенні паперових документів дуже схожі з російськими. Це дозволяє сподіватися, що використовувані європейськими колегами методи роботи з електронними документами також виявляться добре сумісними з вітчизняною практикою.
Література
Варламова Л.М., Шаповал О.А., Суховська М.Г. Архівний лікнеп / / Головна гніга. - 2007. - № 23. - С. 44-53.
Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: інфа-М, 2008. - 592 с.
Т.В. Кузнєцова Діловодство (документальне забезпечення управління). 4-е вид. испр. і додат. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2009. - 408 с.
Н.А. Храмцовская Організація зберігання документів Єврокомісії / / Діловодство та документообіг. - 2007. - № 9. - С. 40-49.