Значення звітів бібліотеки. Види звітів
Сукупність відомостей про результати роботи бібліотеки за певний час, періодично подаються вищестоящим організаціям, органам державної статистики, а також читацької громадськості. Основним видом звітності бібліотеки є річний звіт. Бібліотеки складають звіти двох видів - статистичний та інформаційний (текстовий). Звітність обов'язкова для всіх бібліотек усіх систем і відомств.
Звіти не тільки відображають стан роботи бібліотеки, а й спрямовує увагу співробітників на поліпшення відстаючих ділянок роботи є базою для планування, прогнозування, визначення кількості співробітників.
На основі даних обліку будується звітність бібліотеки, під якою розуміється система показників, що характеризують діяльність бібліотеки за певний період часу.
Види звітів:
Статистичні;
Текстові або інформаційні;
Перед населенням, місцевими радами народних депутатів.
Річний статистичний звіт складається за формою 6-НК затверджений міністерством статистики та аналізу Республіки Білорусь. Вимоги - точність, акуратність і своєчасність. Статистичний звіт заповнюється тільки на основі облікових форм роботи бібліотеки. Заповнюється у двох примірниках, один віддається у вищестоящу організацію, другий залишається у бібліотеці.
З початку вказується кому представлений звіт, повна назва і тип бібліотеки, відомча приналежність, форма власності, адреса і за який рік представлений звіт.
Статистична звітність є найважливішим засобом аналізу діяльності бібліотек. Статистика дозволяє прогнозувати ситуацію, фінансувати і розвивати успіхи в роботі бібліотеки.
Розділи статистичного звіту:
Матеріально-технічна база;
Кількість користувачів та відвідувань;
Формування і використання бібліотечного фонду;
МБА;
Персонал бібліотеки.
Інформаційний звіт являє собою всебічний аналіз діяльності бібліотеки. Він містить об'єктивні дані і конкретні приклади. Схема інформаційного звіту рекомендується методичними центрами і відповідає структурі річного плану.
Інформаційний звіт містить аналіз кількісних показників та основних напрямів роботи бібліотеки в поточному році, недоліки та шляхи їх усунення.
ЦБС узагальнює результати роботи всіх структурних підрозділів і направляє до вищої бібліотеку - методичний центр інформаційний звіт, у якому аналізується діяльність ЦБС, відзначаються зміни, що відбулися за рік, проводиться найбільш вдалий досвід роботи підрозділів, звертається увага на ті проблеми, з яким робота йшла найбільш інтенсивно , на щось нове і цікаве, що характеризувала її у звітний період.
Інформаційний звіт покликаний всебічно охарактеризувати діяльність бібліотеки, підвести підсумки. По ньому судять про місце бібліотеки в системі культурно-просвітницьких закладів та її ролі в обслуговуванні населення.
Звіт - важливе джерело для вивчення і поширення нового досвіду.
Його мета - глибоко проаналізувати роботу минулого року.
Річний звіт готують у певній послідовності: підбирають вихідні документи і матеріали (щоденники, протоколи зборів, конференцій та нарад, місячні та квартальні звіти, а також, для зіставлення, - звіти за попередні роки), перевіряють підсумки виконання плану.
Слід ретельно продумати схему звіту, назви розділів, глав, параграфів. (Як основу рекомендується використовувати схему річного плану, внісши до неї необхідні поправки і доповнення). Далі приступають до оформлення статистичних таблиць, обчислення відносних та середніх величин, формулюють висновки. Для порівняння з показниками звітного року корисно навести цифри, що характеризують роботу в минулому. Підбираючи матеріали для звіту, особливо цифрові дані, їх перевіряють по суті і з арифметичної точки зору, при цьому слід уникати примірних «заокруглень» і записи «на пам'ять», що створює небезпеку включення до звіту помилкових даних.
При складанні річного звіту необхідно висвітлити роль бібліотеки, то, як вона відгукувалася на найважливіші події дня; показати роботу такою, якою вона була в дійсності; розповісти про успіхи, але не приховувати недоліки, помилки і промахи; назвати і охарактеризувати найбільш питаєте книги, а також вказати видання, яких бракувало, перерахувати кращі бібліографічні посібники, які допомагали в роботі; обгрунтувати висновки конкретними прикладами.
Звітність перед населенням - бібліотека звітує перед читачами на читацьких конференціях, зборах читачів, зборах працівників, службовців, на засіданнях громадської ради бібліотеки, сесіях місцевих рад, де керівник бібліотеки розповідає про діяльність бібліотеки в минулому році, аналізуються досягнення, недоліки і визначають перспективу на поточний рік, публікують інформацію про роботу у пресі, виступають з повідомленнями на радіо.
Звіт бібліотеки перед населенням - важливий захід, до якого потрібно ретельно готуватися. Про день звіту (конференції, зборів) бібліотека широко оповіщає своїх читачів.
До цього дня випускається спеціальний номер стінної газети, оформляються плакати з витягами із звіту, статистичні діаграми, альбоми з ілюстраціями, випускається бюлетень про діяльність бібліотек за минулий рік, може бути організована виставка наукових книг. Влаштовуються виставки матеріалів бібліотеки, її видань. Проводиться індивідуальна робота з читачами.
Зі звітом про роботу бібліотеки виступає директор (завідувач), про роботу громадської ради доповідають його голова, потім виступають читачі, представники громадськості.
Література
Довідник бібліотекаря / Держ. б-ка СРСР ім. В. І. Леніна; Сост. С. Г. Антонова, Г. А. Семенова. - М.: Книга, 1985. - 303 с.
Довідник бібліотекаря / наук. ред. А. Н. Ванєєв, В. А. Мінкіна. - СПб.: Професія, 2004. - 448 с. - (Серія «Бібліотека»).
Фрумін. І. М. Бібліотечна справа. Організація і управління. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Книга, 1980. - 272 с.
Ванєєв. А. Н. Бібліотечна справа. Теорія. Методика. Практика / А. М. Ванєєв СПбГУКІ. - СПб.: Професія, 2004. - 368 с.