Федеральне агентство з освіти РФ
Московський державний університет економіки, статистики та інформатики
Бєлгородський філія (БФ МЕСІ)
Кафедра менеджменту і маркетингу
Реферат
з дисципліни: Основи управлінського консультування
на тему:
Основні види і зміст консультаційних звітів
Виконала: студентка групи ММ-41
Перевірив: КЕН
Білгород 2008
Зміст
Введення
Основні види і зміст консультаційних звітів
Список використаної літератури
Введення
Завершення - п'ятий і кінцевий етап процесу консультування. Кожне завдання або проект повинні бути доведені до кінця. Коли мета досягнута і допомога консультанта більше не потрібна, завершальний етап охоплює два однаково важливих аспекти консультативного процесу: роботу, для якої був запрошений консультант, і взаємини між консультантом і клієнтом.
Догляд консультанта не означає, що робота, в якій він брав участь - завершена, вона буде продовжуватися, але без допомоги з боку консультанта.
При догляді консультанта, завершуються взаємовідносини «консультант - клієнт». Атмосфера і те, яким чином припиняються ці взаємини, будуть впливати на те, чи хоче клієнт продовжувати даний проект і знову звернутися до даної консультує організації в майбутньому. Не слід завершувати завдання з невизначеними і змішаними почуттями. В ідеалі обидві сторони повинні бути задоволені відносинами, які існували між ними при виконанні завдання.
У децентралізованій організаційній обстановці, де кілька завдань виконується одночасно, а більшість робочих рішень приймається далеко від штаб-квартири фірми, точна і надійна система документації та звітів неоціненна для ефективного управління, правильного нарахування витрат і виставлення рахунків клієнту, виплати консультантам їх платні і компенсування їх витрат.
- Звіт, в якому пропонувалося завдання, засноване на швидкому діагностичному дослідженні;
- Звіти про хід робіт, кількість і обсяг яких коливаються і де можуть пропонуватися модифікації визначення проблеми і планів здійснення завдання;
- Звіти та документацію, пов'язані з поданням пропозицій увазі клієнта до початку впровадження.
Скільки б не було проміжних звітів, повинен бути і заключний звіт за завданням, який готується до моменту завершення роботи в організації-клієнті.
При відносно коротких завданнях це може бути єдиний звіт всеосяжного характеру. При більш довгострокових завданнях звіт може містити згадки про попередніх звітах і вдаватися в подробиці лише подій, що відбулися після написання останнього з них, тобто бути заключним. У всіх випадках як завершальний звіт він «підчищає всі хвости» і охоплює всі факти і твердження, що мають істотне значення при завершенні завдання. Його складають, вже знаючи, чи буде консультант надавати наступні послуги.
Крім короткого всеосяжного огляду виконаної роботи заключний звіт має вказувати на реальні переваги, отримані в результаті змін, і давати клієнту відверті рекомендації про те, що потрібно зробити або чого уникати в майбутньому.
У такому випадку даний звіт може бути не настільки "заключним" (табл. 1).
Крім короткого всеосяжного огляду виконаної роботи заключний звіт має вказувати на реальні переваги, отримані в результаті змін, і давати клієнту відверті рекомендації про те, що потрібно зробити або уникати в майбутньому.
Оцінка отриманих переваг наводиться у заключному звіті, якщо він носить практичний характер, тобто якщо консультант залишає клієнта після періоду впровадження, потребує оцінки. В інших випадках, як уже зазначалося, вона може бути надано пізніше.
Таблиця 1
Оцінка - найбільш важлива частина завершального етапу будь-якого консультативного процесу. Без неї неможливо встановити, чи виконані поставлені завдання і виправдовують чи отримані результати витрачені на них кошти. Ні клієнт, ні консультант не можуть витягти корисних уроків із завдання, якщо немає оцінки.
При багатьох завданнях оцінка не проводитися або є поверховим і становить обмежений інтерес. Це пов'язано з тим, що важко оцінити зміни в організаційних та людських системах. На них можуть діяти численні фактори, і може бути складно визначити, що змінилося після консультативної роботи.
Як і у всьому консультативному процесі, ефективна оцінка вимагає спільних зусиль. Обидві сторони повинні знати, чи досягнуто мети завдання, чи можна його вважати успішним. При консультуванні оцінюють два основних аспекти завдання: переваги, одержувані клієнтом, і процес консультування.
При оцінці переваги основна увага звертається на те, як зміни поліпшили роботу організації. Звичайні консультативні завдання породжують три роди переваг: нові здібності; нові системи і форми поведінки; нова ступінь ефективності роботи.
Оцінюючи реальні переваги, консультант демонструє правильність і точність як попередньої оцінки (яка дається при пред'явленні завдання клієнтові як пропозиції), так і оцінки альтернативних рішень (пропонованих клієнту для вирішення перед етаном впровадження).
Представляючи переваги, у звіті потрібно особливо виділити піддаються виміру економічні, фінансові та соціальні вигоди, які були або будуть отримані в результаті підвищення ефективності роботи. Однак звіт / повинен також містити опис нових умінь, навичок, систем і форм поведінки, що виникли при виконанні завдання, і підкреслювати їх вплив на зростання ефективності роботи.
Нові уміння і навички, що здобуваються клієнтом: навички діагностики і вирішення проблем, навички спілкування, а також спеціальні технічні або управлінські навички й уміння в конкретних областях, уражених завданням. Багато завдань допомагають виробляти специфічні зміни в таких системах, як нові інформаційні системи, системи маркетингу, організація семінарів, набір службового персоналу та системи оцінки, профілактичне обслуговування і т.д. Ці системи можна вважати результатом здійснення завдання, якщо вони впроваджуються або будуть впроваджуватися.
Ефективність роботи підвищується, якщо зміни в здібностях, системах та формах поведінки викликають відповідні зміни в економічних, фінансових, соціальних та інших показниках ефективності роботи. Це може відбуватися в окремих підрозділах або на рівні організації в цілому.
Оцінка процесу консультування заснована на допущенні, що на ефективність процесу сильно впливають результати виконання завдання. Повинні бути оцінені основні характеристики процесу консультування:
1) план завдання (контракту);
2) кількість і якість засобів для виконання завдання;
3) застосовуваний характер (стиль) консультування, а також керівництво виконанням завдання з боку консультанта і клієнта.
Найкраще збирати, вивчати дані, що дозволяють здійснювати кількісну оцінку. Важливо виявляти і вивчати думки, особливо для оцінки взаємин між сторонами і стилю консультування. При цьому використовуються класичні методи, включаючи опитування, спостереження, бесіди та обговорення на зустрічах.
Оцінка повинна бути представлена у вигляді короткого звіту, який може стати частиною заключного звіту з виконання завдання, або представлятися окремо, наприклад, якщо результати оцінюють через кілька місяців після завершення завдання.
Оцінка повинна проводитися, коли завдання близьке до завершення, вже видно деякі отримані переваги і можна оцінити процес консультування ретроспективно.
Така оцінка наводиться в заключному звіті, якщо він носить практичний характер, тобто якщо консультант залишає клієнта після періоду впровадження, потребує оцінки.
Включати чи не включати оцінку процесу консультування в заключний звіт, потрібно вирішувати в кожному конкретному випадку. Якщо клієнт може отримати з цього урок на майбутнє або якщо його поведінка під час виконання завдання призвело до отримання результатів вище або нижче середнього, бажано зробити це.
У практиці консультування не рекомендується вказувати ставлення досягнутої економії до виплаченому гонорару. Такий аналіз складається виключно на розсуд клієнта, який повинен розуміти, що не всі переваги, що отримуються можна виміряти в грошах і що це відношення може бути високо в разі багатьох простих завдань з малим ступенем ризику, вплив яких на загальні результати роботи обмежені.
Пропозиції клієнту. Хоча робота консультанта завершена, він показує клієнту організацію в перспективі, вказуючи на можливі подальші удосконалення, вузькі місця, фактори ризику, необхідні заходи і т.д. У будь-якому випадку він повинен висловити пропозиції про те, як нову систему, запроваджену з його допомогою, потрібно підтримувати контролювати і розвивати після його відходу. У заключному звіті також відображається досягнута угода про подальші послуги.
Хороший звіт з консультування повинен викликати повагу клієнта як керівництво для подальшого розвитку. Він буде також радий показати його своїм колегам по бізнесу та співробітникам як результат цінного роботи.
Крім заключного звіту для клієнта консультанти складають довідковий звіт про виконане завдання для власної організації. У деяких організаціях, де використовуються консультанти, готуються внутрішні звіти по завершених завдань.
Довідковий звіт про виконання завдання, що направляється консультує організації: Крім заключного звіту для клієнта консультанти складають довідковий звіт про виконане завдання для власної організації. Цей звіт, званий деякими консультантами "резюме завдання", дає інформацію з наступних питань:
найменування та адресу компанії-клієнта; ім'я і титул уповноваженої особи; характер діяльності і розмір організації; оперативна функція завдання; імена членів консультаційної групи; дати початку і завершення робіт; коротке резюме про цілі і результати; посилання на всі звіти та документи, в яких приводяться деталі даного завдання.
У цьому короткому довідковому звіті під кінець наводяться коментарі з наступних питань:
· Оцінює чи і з яких причин консультує фірма якість завдання як: вище норми; норму; нижче норми;
· Яка цінність даного завдання для майбутнього: відмінно; задовільно; не буде використовуватися;
· Чи погодився клієнт на те, щоб консультує фірма могла згадати його при розмові з перспективними клієнтами (якщо оцінка була відмінно або задовільно);
· Чи слід шукати можливості отримання майбутнього завдання у того ж клієнта і що слід пам'ятати при веденні переговорів з ним про нову справу.
Внутрішній звіт клієнта: У деяких організаціях, де використовуються консультанти, готуються внутрішні звіти по завершених завдань. Крім короткої інформації вони містять оцінку клієнтом проведеної роботи, а також методів і характеру роботи консультанта. Хоча цей звіт і дуже корисний, він складається досить рідко.
2. Управлінське консультування. У 2 т. / Пер. з англ. під ред. М. Курба. - М: Інтерексперт, 1992.
3. Роздольський І.В. Основи управлінського консультування: Учеб. посібник для кооп. вузів / І.В. Роздольський, О.М. Агаєва; Центросоюз РФ, Бєлгород. ун-т потреб. кооп. - Білгород: Кооп. освіта, 2002. - 283 с
Московський державний університет економіки, статистики та інформатики
Бєлгородський філія (БФ МЕСІ)
Кафедра менеджменту і маркетингу
Реферат
з дисципліни: Основи управлінського консультування
на тему:
Основні види і зміст консультаційних звітів
Виконала: студентка групи ММ-41
Перевірив: КЕН
Білгород 2008
Зміст
Введення
Основні види і зміст консультаційних звітів
Список використаної літератури
Введення
Завершення - п'ятий і кінцевий етап процесу консультування. Кожне завдання або проект повинні бути доведені до кінця. Коли мета досягнута і допомога консультанта більше не потрібна, завершальний етап охоплює два однаково важливих аспекти консультативного процесу: роботу, для якої був запрошений консультант, і взаємини між консультантом і клієнтом.
Догляд консультанта не означає, що робота, в якій він брав участь - завершена, вона буде продовжуватися, але без допомоги з боку консультанта.
При догляді консультанта, завершуються взаємовідносини «консультант - клієнт». Атмосфера і те, яким чином припиняються ці взаємини, будуть впливати на те, чи хоче клієнт продовжувати даний проект і знову звернутися до даної консультує організації в майбутньому. Не слід завершувати завдання з невизначеними і змішаними почуттями. В ідеалі обидві сторони повинні бути задоволені відносинами, які існували між ними при виконанні завдання.
У децентралізованій організаційній обстановці, де кілька завдань виконується одночасно, а більшість робочих рішень приймається далеко від штаб-квартири фірми, точна і надійна система документації та звітів неоціненна для ефективного управління, правильного нарахування витрат і виставлення рахунків клієнту, виплати консультантам їх платні і компенсування їх витрат.
Основні види і зміст консультаційних звітів
До і під час виконання завдання клієнт отримує кілька звітів про хід консультування:- Звіт, в якому пропонувалося завдання, засноване на швидкому діагностичному дослідженні;
- Звіти про хід робіт, кількість і обсяг яких коливаються і де можуть пропонуватися модифікації визначення проблеми і планів здійснення завдання;
- Звіти та документацію, пов'язані з поданням пропозицій увазі клієнта до початку впровадження.
Скільки б не було проміжних звітів, повинен бути і заключний звіт за завданням, який готується до моменту завершення роботи в організації-клієнті.
При відносно коротких завданнях це може бути єдиний звіт всеосяжного характеру. При більш довгострокових завданнях звіт може містити згадки про попередніх звітах і вдаватися в подробиці лише подій, що відбулися після написання останнього з них, тобто бути заключним. У всіх випадках як завершальний звіт він «підчищає всі хвости» і охоплює всі факти і твердження, що мають істотне значення при завершенні завдання. Його складають, вже знаючи, чи буде консультант надавати наступні послуги.
Крім короткого всеосяжного огляду виконаної роботи заключний звіт має вказувати на реальні переваги, отримані в результаті змін, і давати клієнту відверті рекомендації про те, що потрібно зробити або чого уникати в майбутньому.
У такому випадку даний звіт може бути не настільки "заключним" (табл. 1).
Крім короткого всеосяжного огляду виконаної роботи заключний звіт має вказувати на реальні переваги, отримані в результаті змін, і давати клієнту відверті рекомендації про те, що потрібно зробити або уникати в майбутньому.
Оцінка отриманих переваг наводиться у заключному звіті, якщо він носить практичний характер, тобто якщо консультант залишає клієнта після періоду впровадження, потребує оцінки. В інших випадках, як уже зазначалося, вона може бути надано пізніше.
Таблиця 1
| Види звітів | Зміст |
| Проміжні з моменту надання попереднього звіту (зазвичай щомісяця) | Відображення обсягу робіт, проведених з моменту надання попереднього звіту. Зіставлення графіка проведення робіт з плановими показниками. Опис виниклих проблем і передбачувані шляхи їх вирішення. Корективи, внесені в план робіт. Звіт щодо використання коштів |
| Прикінцеві | Досягнуті результати. Невирішені проблеми. Плани на майбутнє |
| Додаткові матеріали | Бізнес-план. Результати досліджень. Навчальні модулі. Програми, інструкції по процедурах і т.д. |
При багатьох завданнях оцінка не проводитися або є поверховим і становить обмежений інтерес. Це пов'язано з тим, що важко оцінити зміни в організаційних та людських системах. На них можуть діяти численні фактори, і може бути складно визначити, що змінилося після консультативної роботи.
Як і у всьому консультативному процесі, ефективна оцінка вимагає спільних зусиль. Обидві сторони повинні знати, чи досягнуто мети завдання, чи можна його вважати успішним. При консультуванні оцінюють два основних аспекти завдання: переваги, одержувані клієнтом, і процес консультування.
При оцінці переваги основна увага звертається на те, як зміни поліпшили роботу організації. Звичайні консультативні завдання породжують три роди переваг: нові здібності; нові системи і форми поведінки; нова ступінь ефективності роботи.
Оцінюючи реальні переваги, консультант демонструє правильність і точність як попередньої оцінки (яка дається при пред'явленні завдання клієнтові як пропозиції), так і оцінки альтернативних рішень (пропонованих клієнту для вирішення перед етаном впровадження).
Представляючи переваги, у звіті потрібно особливо виділити піддаються виміру економічні, фінансові та соціальні вигоди, які були або будуть отримані в результаті підвищення ефективності роботи. Однак звіт / повинен також містити опис нових умінь, навичок, систем і форм поведінки, що виникли при виконанні завдання, і підкреслювати їх вплив на зростання ефективності роботи.
Нові уміння і навички, що здобуваються клієнтом: навички діагностики і вирішення проблем, навички спілкування, а також спеціальні технічні або управлінські навички й уміння в конкретних областях, уражених завданням. Багато завдань допомагають виробляти специфічні зміни в таких системах, як нові інформаційні системи, системи маркетингу, організація семінарів, набір службового персоналу та системи оцінки, профілактичне обслуговування і т.д. Ці системи можна вважати результатом здійснення завдання, якщо вони впроваджуються або будуть впроваджуватися.
Ефективність роботи підвищується, якщо зміни в здібностях, системах та формах поведінки викликають відповідні зміни в економічних, фінансових, соціальних та інших показниках ефективності роботи. Це може відбуватися в окремих підрозділах або на рівні організації в цілому.
Оцінка процесу консультування заснована на допущенні, що на ефективність процесу сильно впливають результати виконання завдання. Повинні бути оцінені основні характеристики процесу консультування:
1) план завдання (контракту);
2) кількість і якість засобів для виконання завдання;
3) застосовуваний характер (стиль) консультування, а також керівництво виконанням завдання з боку консультанта і клієнта.
Найкраще збирати, вивчати дані, що дозволяють здійснювати кількісну оцінку. Важливо виявляти і вивчати думки, особливо для оцінки взаємин між сторонами і стилю консультування. При цьому використовуються класичні методи, включаючи опитування, спостереження, бесіди та обговорення на зустрічах.
Оцінка повинна бути представлена у вигляді короткого звіту, який може стати частиною заключного звіту з виконання завдання, або представлятися окремо, наприклад, якщо результати оцінюють через кілька місяців після завершення завдання.
Оцінка повинна проводитися, коли завдання близьке до завершення, вже видно деякі отримані переваги і можна оцінити процес консультування ретроспективно.
Така оцінка наводиться в заключному звіті, якщо він носить практичний характер, тобто якщо консультант залишає клієнта після періоду впровадження, потребує оцінки.
Включати чи не включати оцінку процесу консультування в заключний звіт, потрібно вирішувати в кожному конкретному випадку. Якщо клієнт може отримати з цього урок на майбутнє або якщо його поведінка під час виконання завдання призвело до отримання результатів вище або нижче середнього, бажано зробити це.
У практиці консультування не рекомендується вказувати ставлення досягнутої економії до виплаченому гонорару. Такий аналіз складається виключно на розсуд клієнта, який повинен розуміти, що не всі переваги, що отримуються можна виміряти в грошах і що це відношення може бути високо в разі багатьох простих завдань з малим ступенем ризику, вплив яких на загальні результати роботи обмежені.
Пропозиції клієнту. Хоча робота консультанта завершена, він показує клієнту організацію в перспективі, вказуючи на можливі подальші удосконалення, вузькі місця, фактори ризику, необхідні заходи і т.д. У будь-якому випадку він повинен висловити пропозиції про те, як нову систему, запроваджену з його допомогою, потрібно підтримувати контролювати і розвивати після його відходу. У заключному звіті також відображається досягнута угода про подальші послуги.
Хороший звіт з консультування повинен викликати повагу клієнта як керівництво для подальшого розвитку. Він буде також радий показати його своїм колегам по бізнесу та співробітникам як результат цінного роботи.
Крім заключного звіту для клієнта консультанти складають довідковий звіт про виконане завдання для власної організації. У деяких організаціях, де використовуються консультанти, готуються внутрішні звіти по завершених завдань.
Довідковий звіт про виконання завдання, що направляється консультує організації: Крім заключного звіту для клієнта консультанти складають довідковий звіт про виконане завдання для власної організації. Цей звіт, званий деякими консультантами "резюме завдання", дає інформацію з наступних питань:
найменування та адресу компанії-клієнта; ім'я і титул уповноваженої особи; характер діяльності і розмір організації; оперативна функція завдання; імена членів консультаційної групи; дати початку і завершення робіт; коротке резюме про цілі і результати; посилання на всі звіти та документи, в яких приводяться деталі даного завдання.
У цьому короткому довідковому звіті під кінець наводяться коментарі з наступних питань:
· Оцінює чи і з яких причин консультує фірма якість завдання як: вище норми; норму; нижче норми;
· Яка цінність даного завдання для майбутнього: відмінно; задовільно; не буде використовуватися;
· Чи погодився клієнт на те, щоб консультує фірма могла згадати його при розмові з перспективними клієнтами (якщо оцінка була відмінно або задовільно);
· Чи слід шукати можливості отримання майбутнього завдання у того ж клієнта і що слід пам'ятати при веденні переговорів з ним про нову справу.
Внутрішній звіт клієнта: У деяких організаціях, де використовуються консультанти, готуються внутрішні звіти по завершених завдань. Крім короткої інформації вони містять оцінку клієнтом проведеної роботи, а також методів і характеру роботи консультанта. Хоча цей звіт і дуже корисний, він складається досить рідко.
Список використаної літератури
1. Васильєв Г.А. , Дєєва Є.М. Управлінське консультування: навчальний посібник для студентів. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 255с.2. Управлінське консультування. У 2 т. / Пер. з англ. під ред. М. Курба. - М: Інтерексперт, 1992.
3. Роздольський І.В. Основи управлінського консультування: Учеб. посібник для кооп. вузів / І.В. Роздольський, О.М. Агаєва; Центросоюз РФ, Бєлгород. ун-т потреб. кооп. - Білгород: Кооп. освіта, 2002. - 283 с