Бази даних Створення форм і звітів на прикладі ACCESS

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Міністерство загальної та професійної освіти


Уральський державний професійно-педагогічний університет


Кафедра інформаційних технологій


До захисту припускаю:

зав. кафедрою ІТ С. Б. Петров



Бази даних. Створення форм і звітів (на прикладі ACCESS).

Опис програми ведення електронної шкільної документації.


Пояснювальна записка до дипломної роботи

030504.05.ПЗ


Розробник: Т.П. Волошина
Науковий керівник:
асистент кафедри ІТ М.М. Зінов'єва
Нормоконтроллер: М.М. Зінов'єва

Єкатеринбург

1999

Р Е Ф Е Р А Т

У дипломній роботі

***** Аркушів машинописного тексту,

***** Ілюстрацій,

***** Таблиць,

***** Використаних джерел,

***** Додатків.


У дипломній роботі розглянуті загальні питання баз даних різних моделей, принципи організації текстових, мережевих і реляційних баз. Описано підхід до проектування баз даних. На конкретному прикладі бази даних для ведення електронної шкільної документації показаний процес конструювання і побудови бази даних. Розкрито прийоми створення екранних форм і звітів.

Докладно описана методика роботи з програмою. Програма може бути використана для практичної роботи в школах та інших навчальних закладах у допомогу шкільному адміністратора.

Розглянуто питання санітарно-гігієнічних вимог при роботі з комп'ютером.

ЗМІСТ


Введення

БАЗИ ДАНИХ

  1. Текстові бази даних

  2. Мережні бази даних

  3. Реляційні бази даних

  4. Проектування баз даних

  5. Аналіз предметної області і запитів до БД

    1. Аналіз концептуальних вимог

    2. Виявлення інформаційних об'єктів і зв'язків між ними

    3. Побудова концептуальної моделі

  6. Логічне проектування

    1. Вибір конкретної СУБД

    2. Відображення концептуальної схеми на логічну схему

    3. Вибір мови маніпулювання даними

ACCESS

    1. Таблиці

    2. Форми

    3. Звіти

Опис роботи програми ведення електронної шкільної документації

  1. Налаштування програми

    1. Заповнення титульного аркуша

    2. Заповнення таблиці Класи

    3. Заповнення таблиці Предмети

    4. Заповнення таблиці Учні

    5. Заповнення таблиці Кабінети

    6. І т д ... ..
  2. Робота програми

    1. Класні журнали

    2. Розклад

    3. Реєстрація виконаної роботи

    4. Сервіс

      1. Створення резервної копії

      2. Відновлення

      3. Контроль цілісності

      4. Тестування БД

      5. Переклад на новий навчальний рік

      6. Робота в архіві

      7. Узгодження з бухг. Програмою

      8. Організація контролю доступу

      9. Робота з SQL запитами

    5. Звіти

Санітарно-гігієнічні вимоги при роботі на ПЕОМ

ЕКОНОМІЧНА ЧАСТИНА ДИПЛОМНОЇ РОБОТИ

Висновок

ГЛОСАРІЙ

Література

Додаток 1

Додаток 2

Додаток

Додаток

Додаток

Додаток

Додаток


Введення

Дипломна робота присвячена аналізу проектування баз даних, а також висвітленню методів побудови форм і звітів на прикладі побудови програми ведення електронної документації навчального закладу. Як інструмент побудови бази даних використаний Microsoft Access. З самого початку цю СУБД відрізняла простота використання в поєднанні з широкими можливостями з розробки закінчених додатків.


Актуальність теми


В даний час, незважаючи на підвищення комп'ютеризації суспільства, у сфері освіти до цих пір немає коштів, які у достатній мірі автоматизувати процес ведення документації та звітності.

Однією з складових завдань можна розглядати проблему складання розкладу навчального процесу, а так само оперативну коригування розкладу при виникненні необхідності в цьому.

Про своєчасності та актуальності даної проблеми свідчить той факт, що більшу частину свого часу адміністратори закладів та викладачі витрачають на оформлення різної документації та звітів. Величезна кількість навчальних закладів та відсутність пропозицій в даній сфері гарантують високу потребу в даному продукті.

Бази даних (БД) складають в даний час основу комп'ютерного забезпечення інформаційних процесів, що входять практично в усі сфери людської діяльності.

Дійсно, процеси обробки інформації мають спільну природу і спираються на опис фрагментів реальності, виражене у вигляді сукупності взаємопов'язаних даних. Бази даних є ефективним засобом представлення структур даних та маніпулювання ними. Концепція баз даних припускає використання інтегрованих засобів зберігання інформації, що дозволяють забезпечити централізоване керування даними та обслуговування ними багатьох користувачів. При цьому БД повинна підтримуватися в середовищі ЕОМ єдиним програмним забезпеченням, званим системою управління базами даних (СКБД). СУБД разом з прикладними програмами називають банком даних.

Одне з основних призначень СУБД - підтримка програмними засобами подання, відповідного реальності.

Предметною областю називається фрагмент реальності, який описується чи моделюється за допомогою БД і її додатків. У предметної області виділяються інформаційні об'єкти - ідентифіковані об'єкти реального світу, процеси, системи, поняття тощо, відомості про які зберігаються в БД.


Деякі відомості про типи даних

Етапах реалізації баз даних відповідають рівні опису предметної області: реальність в тому вигляді, як вона існує; концептуальний опис реальності; подання опису у вигляді формального тексту і фізична реалізація БД на машинних носіях.

Для введення в ПК отримане опис має бути представлено в термінах спеціальної мови опису даних, який входить до комплексу засобів СУБД.

Просте (елементарне) дане - це найменша семантично значуща пойменована одиниця даних (наприклад, ПІБ, посаду, адресу і т.д.). Значення простого даного описує подану їм характеристику об'єкта для кожного екземпляра об'єкту. Імена простих даних зберігаються в описі БД, у той час як їх значення запам'ятовуються в самій БД.

Сукупність простих даних можна об'єднати в складене дане двома способами. По-перше, можна з'єднати кілька різнотипних даних. Наприклад, дане АНКЕТА складається з даних Табельний номер, ПІБ, РІК НАРОДЖЕННЯ, ПОЛ, ПОСАДУ, ЗАРПЛАТА. За цим принципом утворюється структурний дане чи дане типу структура. Опис структури складається з перерахування її складових частин, значення - зі значень складових її даних. По-друге, складене дане може об'єднувати сукупність однотипних даних (список співробітників, послужний список співробітника і т.п.). Складений дане цього типу називається масивом. В описі масиву досить вказати опис одного елемента, значення масиву представляється однорідним списком значень його елементів.

У загальному випадку складові дані представляють собою об'єднану під одним ім'ям сукупність даних будь-яких типів, в тому числі структур і масивів, з довільною глибиною вкладеності складових даних (рис.1).


Послужний список

Анкета


Зарплата

Дата Робота


Таб.номер Посада


ПІБ Пол Посада Організація


Рік народження

Масив

Структура



Співробітники


Анкета

Зарплата

Таб. номер



Послужний список

ПІБ


Дата


Дата Робота

р ожденія



Число

Посада Організація


Місяць Рік

Багаторівневе дане

Рис.1


Елементи масиву можуть ідентифікуватися ключем - даними, значення якого взаємно однозначно визначають екземпляри елементів.

Складові типи даних являють ієрархічні зв'язку значень даних у БД. Уявлення предметної області у вигляді структур даних з ієрархічними зв'язками носить назву ієрархічної моделі даних. У загальному випадку в базі можуть бути визначені також мережеві зв'язку, що дозволяють описати мережу - орієнтований граф довільного виду. Уявлення предметної області у вигляді мережевих структур даних загального виду називається мережевою моделлю даних. Мережні зв'язку реалізуються шляхом ототожнення окремих даних БД.

Процес побудови концептуального опису з урахуванням всіх необхідних факторів називається процесом проектування БД.


Інтерфейс з БД.

Інтерфейс визначає перехід від подання даних в БД до подання, прийнятому серед користувачів, і назад. У загальному випадку користувачі представляють дані у вигляді документів різних видів, від довільних текстів до довідок і таблиць фіксованого формату.

Інтерфейс доступу кінцевого користувача охоплює комплекс технічних, організаційних і програмних рішень, що забезпечують в результаті уніфікованість, хорошу понимаемость і надійність взаємодії кінцевого користувача з різними моделями персональних комп'ютерів.

Під документом розуміється довільний структурований текст, який може бути представлений на алфавітно - цифрових друкуючих пристроях. При цьому під структурою тексту розуміється структура взаємозв'язків даних, що становлять текст.

У процесі проектування, як правило, виникає необхідність точного обліку структур документів. Для повного уявлення цих структур можуть використовуватися засоби опису даних БД. Тим самим полегшується процес зіставлення БД і документів при організації інтерфейсу.


Спільна реалізація БД і інтерфейсу на єдиній концептуальній основі передбачає зіставлення відповідних понять концептуального опису з поняттями користувачів.


Конкретні функціональні вимоги користувачів і передбачене їх забезпечення відображаються поняттям користувача представлення даних. У загальному випадку для користувача уявлення включає так зване локальне зовнішнє уявлення функцій обробки даних, а також визначення форматів вхідних та вихідних даних.


База даних (БД) - іменована сукупність даних, що відображає стан об'єктів та їх відносин у розглядуваній предметній області;

- Система управління базами даних (СКБД) - сукупність мовних та програмних засобів, призначених для створення, ведення і сумісного застосування БД багатьма користувачами;

- Банк даних (БнД) - заснована на технології БД система програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, призначених для централізованого накопичення і колективного використання даних;

- Інформаційна система (ІС) - система, що реалізує автоматизований збір, обробку та маніпулювання даними й включає технічні засоби обробки даних, програмне забезпечення і відповідний персонал.

Функціонально - повна СУБД повинна включати в свій склад засоби, що забезпечують потреби користувачів різних категорій на всіх етапах життєвого циклу систем БД: проектування, створення, експлуатації.


БАЗИ ДАНИХ


Текстові бази даних.

Об'єктами зберігання в текстових БД є тексти. Під текстом будуть розумітися неструктуровані дані, побудовані з рядків.

Основною метою будь-якої текстової БД є зберігання, пошук і видача документів, що відповідають запиту користувача. Такі документи прийнято називати релевантними. З огляду на те, що автоматизований пошук документів на природних мовах досить утруднений, виникає питання про проектування деяких формальних мов, призначених для відображення основного змісту документів і запитів у БД.

Такі мови називають інформаційно-пошуковими. В даний час розроблено досить велику кількість інформаційно-пошукових мов, які відрізняються не тільки за своїми образотворчим властивостями, але і за ступенем семантичної сили.


В основі підходу до побудови класифікаційних мов лежить уявлення про те, що накопичені знання можуть бути розділені на взаємовиключні класи і підкласи. Існує система правил, якій має підкорятися будь-яку мову класифікаційного типу, зокрема:

  • Розподіл галузей знань на класи і підкласи проводиться по одній підставі;

  • Підкласи повинні виключати один одного;

  • При розподілі класів на підкласи повинна дотримуватися безперервність.


Інформаційно - пошукові мови, що отримали назву дескрипторних, засновані на застосуванні принципів координатного індексування, при якому смисловий зміст документа може бути з певним ступенем точності і повноти задано списком ключових слів, що містяться в тексті.


Дескрипторного мови прив'язані до лексики текстів. Ключові слова з текстів вибираються виходячи з різних цілей, відповідно, критерії вибору можуть різнитися. Для побудови дескрипторного мови критерієм відбору ключових слів, як правило, служать інформативність слова і частота його народження у тексті.

Універсальними структурами дескрипторного мови є лексичні одиниці, парадигматичні та синтагматичні відношення.


Лексична одиниця - найменша смислова одиниця, що задається при побудові мови.

У більшості автоматизованих інформаційних систем при індексуванні документів і запитів застосовується контроль за допомогою тезауруса. Контроль може здійснюватися в автоматизованому або ручному режимі. По суті справи тезаурус представляє собою словник - довідник, в якому присутні всі лексичні одиниці дескрипторного інформаційно пошукового мови з введеними парадигматичними відносинами. Парадигматичні відносини можуть задаватися як:

  • Відносини вид - рід (вищестоящий дескриптор);

  • Відносини рід - вид (нижчестоящі дескриптори);

  • Синоніми;

  • Асоціативні зв'язки


У тезауруси поміщаються дескриптори і недескріптори, хоча існують тезауруси тільки з дескрипторів.

Як дескриптори, так і недескріптори призводять до єдиної граматичній формі. Як правило, дескриптори вживаються у формі іменників чи іменних словосполучень. Тезаурус може бути побудований за принципом дескрипторних статей, що складалися з заголовного дескриптора та списку дескрипторів і недескріпторов з позначенням парадигматичних відносин. Тезаурус може бути двомовним. У цьому випадку еквівалентний дескриптор іноземною мовою повинен бути позначений.


Парадигматичні відносини являють собою позатекстові відносини між лексичними одиницями. На їх підставі відбувається угруповання лексичних одиниць у парадигми.

Синтагматичні відносини являють собою відносини лексичних одиниць у тексті, тобто вони висловлюють семантику контексту.

При перекладі основного змісту документів і запитів з природної мови на дескрипторних інформаційно - пошуковий мову існують певні правила, звані системою індексування. Результатом перекладу документа є пошуковий образ документа, а запиту - пошуковий образ запиту.

З перерахованих інформаційно - пошукових мов саме дескрипторного мови найкращим чином пристосовані для опису документів і запитів при автоматизованому пошуку в текстових БД. Мови ці володіють такою перевагою, як гнучкість, відкритість, близькість до природної мови; це мови дворівневі (рівень ключових слів і рівень дескрипторів). Дескрипторних інформаційно - пошукові мови дозволяють формулювати документи і запити в різних термінах. До основних недоліків мов даного класу можна віднести недостатню повноту опису змісту документів і запитів.

Системи, контрольовані тезаурусом, містять процедури як морфологічного, так і синтаксичного аналізу текстів. Однак при проектуванні ряду БД виникає необхідність у додаванні чергового етапу аналізу тексту природною мовою - аналізу його семантичної структури. Прикладом таких баз можуть бути БД, орієнтовані на пошук за зразками. У подібних семантичних системах намагаються моделювати процес розуміння закінчених описів фрагментів дійсності, наприклад патентів, оповідань, епізодів та інших, виражених у вигляді текстів. Як правило, розуміння тексту трактується як процес вилучення з нього істотною з точки зору системи інформації. Вивільнена інформація вводиться в базу знань, що представляє собою динамічну інформаційну модель реального світу. Потім система здатна відповідати на запити щодо подій, фактів, явищ, викладених у текстах.

Пакети прикладних програм, призначені для введення, обробки, пошуку та безпека текстів, називають інформаційно-пошуковою системою (ІПС).









Мережні бази даних.

Одним з найбільш ефективних методів представлення знань є мережні моделі.

В основі моделей лежить поняття мережі, вершинами якої є поняття, що відповідають об'єктам, подіям, процесам, явищам, а дугами - відносини між цими поняттями.

Вузли і зв'язку можна наочно зображати у вигляді діаграм.

Якщо вершини мережі не мають своєї внутрішньої структури, то мережа буде простою. Якщо ж вершини мають деякою структурою у вигляді мережі, то мережа називається ієрархічною. Якщо відносини між вершинами однакові, то мережа однорідна, в іншому випадку - мережа неоднорідна. Характер відносин, приписуваний дуг, може бути різний. Відповідно до цього виділяють такі типи мереж:

  • Функціональні мережі відображають декомпозицію певної обчислювальної або інформаційної процедури, а дуги показують функціональний зв'язок між декомпонірованнимі частинами; цю мову недостатньо багатий для представлення знань;

  • Сценарії, що представляють собою однорідні мережі з єдиним відношенням у вигляді несуворого порядку. Семантика відносин може бути різною. Ставлення може трактуватися як класифікує, тимчасове і т.п. Сценарії часто використовуються при формуванні допустимих планів по досягненню мети;

  • Семантичні мережі використовують відносини різних типів, а вершини в них можуть мати різну інтерпретацію, По суті справи семантична мережа є класом, до якого включаються як сценарії, так і функціональні мережі. Найбільш часто використовуються в мережі зв'язку типу «це є». Вони дозволяють побудувати у вигляді мережі ієрархію понять, в яких вузли нижчих рівнів успадковують властивості вузлів більш високих рівнів. Саме таким механізмом перенесення властивостей обумовлена ​​ефективність семантичних мереж.


Реляційні бази даних.

Бази даних називаються реляційними, якщо управління ними засноване на математичній моделі, що використовує методи реляційної алгебри та реляційного числення. С. Дейт дає наступне неформальне визначення реляційних баз даних:

  • Вся інформація в базі даних представлена ​​у вигляді таблиць.

  • Підтримуються три реляційних оператора - вибору, проектування й об'єднання, за допомогою яких можна отримати будь-які необхідні дані, закладені в таблиці.

Доктор І.Ф. Кодд, автор реляційної моделі, розробив цілий список критеріїв, яким повинна задовольняти реляційна модель. Опис цього списку, який часто називають «12 правил Кодда», вимагає введення складної термінології і виходить за рамки дипломної роботи. Тим не менше можна назвати деякі правила Кодда для реляційних систем. Щоб вважатися реляційної по Кодда, система управління базами даних повинна:

  • Представляти всю інформацію у вигляді таблиць;

  • Підтримувати логічну структуру даних, незалежно від їх фізичного представлення;

  • Використовувати мову високого рівня для структурування, виконання запитів і зміни інформації в базах даних;

  • Підтримувати основні реляційні операції (вибір, проектування і об'єднання), а також теоретико-множинні операції, такі як об'єднання, перетин і доповнення;

  • Підтримувати віртуальні таблиці, забезпечуючи користувачам альтернативний спосіб перегляду даних в таблицях;

  • Розрізняти в таблицях невідомі значення (nulls), нульові значення і пропуски в даних;

  • Забезпечувати механізми для підтримки цілісності, авторизації, транзакцій і відновлення даних.


Перше правило Кодда говорить, що вся інформація в реляційних базах даних представляється значеннями в таблицях. У реляційних системах таблиці складаються з горизонтальних рядків і вертикальних стовпців. Всі дані представляються в табличному форматі - іншого способу переглянути інформацію в базі даних не існує. Набір пов'язаних таблиць утворює базу даних. Таблиці в реляційної базі розділені, але повністю рівноправні. Між ними не існує жодної ієрархії.

Кожна таблиця складається з рядків і стовпців. Кожен рядок описує окремий об'єкт або сутність - учня, предмет, день тижня або що-небудь інше. Кожен стовпець описує одну характеристику об'єкта - ім'я або прізвище учня, його адресу, оцінку, дату. Кожен елемент даних, або значення, визначається перетинанням рядка та стовпця. Щоб знайти потрібний об'єкт даних, необхідно знати ім'я містить його таблиці, стовпець і значення його первинного ключа, або унікального ідентифікатора.

У реляційній базі даних існує два типи таблиць - користувальницькі таблиці та системні таблиці. Користувальницькі таблиці містять інформацію, для підтримки якої власне і створювалися реляційні бази даних. Системні таблиці звичайно підтримуються самої СУБД, проте доступ до них можна отримати так само, як і до будь-яким іншим таблиць. Можливість отримання доступу до системних таблиць, за аналогією з будь-якими іншими таблицями, складає основу іншого правила Кодда для реляційних систем.

Реляційна модель забезпечує незалежність даних на двох рівнях - фізичному і логічному. Фізична незалежність даних означає з точки зору користувача, що подання даних абсолютно не залежить від способу їх фізичного зберігання. Як наслідок цього, фізичне переміщення даних жодним чином не може вплинути на логічну структуру бази даних. Інший тип незалежності, забезпечуваний реляційними системами - логічна незалежність - означає, що зміна взаємозв'язків між таблицями і рядками не впливає на правильне функціонування програмних додатків і поточних запитів.

У визначенні системи управління реляційними базами даних згадуються три операції по вибірці даних - проектування, вибір і об'єднання, які дозволяють суворо вказати системі, які дані необхідно показати. Операція проектування вибирає стовпці, операція вибору - рядки, а операція об'єднання збирає разом дані з пов'язаних таблиць.

Віртуальні таблиці можна розглядати як деяку переміщувану за таблицями рамку, через яку можна побачити тільки необхідну частину інформації. Віртуальні таблиці можна отримати з однієї або декількох таблиць бази даних (зокрема й інші віртуальні таблиці), використовуючи будь-які операції вибору, проектування та об'єднання. Віртуальні таблиці, на відміну від «справжніх», або базових таблиць, фізично не зберігаються в базі даних. У той же час необхідно усвідомлювати, що віртуальні таблиці це не копія деяких даних, що поміщається в іншу таблицю. Коли ви змінюєте дані у віртуальній таблиці, то тим самим змінюєте дані в базових таблицях. В ідеальній реляційної системі з віртуальними таблицями можна оперувати як і з будь-якими іншими таблицями. У реальному світі на віртуальні таблиці накладаються певні обмеження, зокрема на оновлення. Одне з правил Кодда говорить, що в істинно реляційної системі над віртуальними таблицями можна виконувати всі «теоретично» можливі операції. Більшість сучасних систем управління реляційними базами даних не задовольняють цим правилом повністю.

У реальному світі управління інформацією дані часто є невідомими або неповними: невідомий телефонний номер, не захотіли вказати вік. Такі пропуски інформації створюють «дірки» в таблицях. Проблема, звичайно, полягає не в простій непривабливості подібних дірок. Небезпека полягає в тому, що через них база даних може стати суперечливою. Щоб зберегти цілісність даних в реляційній моделі, так само, як і в правилах Кодда, для обробки пропущеної інформації використовується поняття нуля.

«Нуль» не означає порожнє поле або звичайний математичний нуль. Він відображає той факт, що значення невідоме, недоступне або не застосовується. Істотно, що використання нулів ініціює перехід з двозначною логіки (так / ні) на тризначну (так / ні / може бути). З точки зору іншого експерта з реляційних систем, Дейта, нулі не є повноцінним вирішенням проблеми пропусків інформації. Тим не менше вони є складовою частиною більшості офіційних стандартів різних реляційних СУБД.

Цілісність - дуже складне і серйозне питання при управлінні реляційними базами даних. Неузгодженість між даними може виникати з цілої низки причин. Неузгодженість чи суперечливість даних може виникати внаслідок збою системи - проблеми з апаратним забезпеченням, помилки в програмному забезпеченні або логічної помилки в додатках. Реляційні системи управління базами даних захищають дані від такого типу неузгодженості, гарантуючи, що команда або буде виконана до кінця, або буде повністю скасована. Цей процес зазвичай називають управлінням транзакціями.

Інший тип цілісності, званий об'єктної цілісністю, пов'язаний з коректним проектуванням бази даних. Об'єктна цілісність вимагає, щоб ні один первинний ключ не мав нульового значення.

Третій тип цілісності, званої посилальної цілісністю, означає несуперечність між частинами інформації, повторюваними в різних таблицях. Наприклад, якщо ви змінюєте неправильно введений номер картки страхового поліса в одній таблиці, інші таблиці, які містять цю ж інформацію, продовжують посилатися на старий номер, тому необхідно оновити і ці таблиці. Надзвичайно важливо, щоб при зміні інформації в одному місці, вона відповідно змінювалася і у всіх інших місцях. Крім того, за визначенням Кодда, обмеження на цілісність повинні:

  • Визначатися на мові високого рівня, що використовується в системі для всіх інших цілей;

  • Зберігатися в словнику даних, а не в програмних додатках.

Ці можливості в тому чи іншому вигляді реалізовані в більшості систем.

Проектування баз даних

Процес, в ході якого вирішується, який вигляд буде у новостворюваної БД, називається проектуванням бази даних. На етапі проектування необхідно передбачити всі можливі дії, які можуть виникнути на різних етапах життєвого циклу БД (рис.2).



Процедури, що їх на етапах життєвого циклу БД













Проектування


Створення




Експлуатація













Аналіз предметної області і запитів до БД
Генерація схеми БД
Реорганізація БД
Організація доступу до баз даних
Контроль стану БД











Інтеграція користувацьких подань
Підготовка середовища зберігання
Реструктуризація БД
Пошук і оновлення даних
Збір та аналіз статистики використання БД











Вибір засобу реалізації


Введення і контроль даних
Реформатізація БД
Висновок звітів
Контроль цілісності БД









Логічне проектування
Завантаження та коригування БД


Розмежування доступу
Копіювання та відновлення БД











Фізичне проектування




Ініціювання та завершення роботи з СУБД


Рис. 2

Аналіз предметної області і запитів до БД.


На даному етапі необхідно проаналізувати запити користувачів, вибрати інформаційні об'єкти та їх характеристики і на основі аналізу структурувати предметну область (рис. 3).

Аналіз предметної області доцільно розбити на три фази:

  • Аналіз концептуальних вимог та інформаційних потреб;

  • Виявлення інформаційних об'єктів і зв'язків між ними;

  • Побудова концептуальної моделі предметної області та проектування концептуальної схеми БД

Об'єкти реального світу


Обмеження експлуатації (технологія)
Вхідні / вихідні / документи



Рівень реальності


Опису об'єктів предметної області



Зовнішні користувальницькі подання (опис функцій додатків - завдань)



Рівень концептуального проектування


Опис предметної області на мові опису даних вибраної СУБД
Опис вхідних та вихідних форм документів і функцій обробки даних на мовах опису вхідних і вихідних форм запитів обраної СУБД



Рівень формальних текстів (логічне проектування)







Опис Рівень фізичної Бібліотека Бібліотека

бази реалізації вхідних і запитів

даних вих. форм

Рис. 3


Аналіз концептуальних вимог

На етапі аналізу концептуальних вимог та інформаційних потреб необхідно вирішити такі завдання:

  • Аналіз вимог користувачів до БД (концептуальних вимог);

  • Виявлення наявних завдань з обробки інформації, яка повинна бути представлена ​​в БД (аналіз додатків);

  • Виявлення перспективних завдань (перспективних додатків);

  • Документування результатів аналізу.

Вимоги користувачів до розроблюваної БД є список запитів із зазначенням їх інтенсивності та обсягів даних. Ці відомості розробники мають в діалозі з майбутніми користувачами БД. Тут же з'ясовуються вимоги до введення, оновлення та коригування інформації. Вимоги користувачів уточнюються і доповнюються при аналізі наявних і перспективних програм.

Наприклад, у разі розробки БД для ведення електронної документації навчального закладу необхідно отримати відповіді на питання:

  1. Скільки учнів навчається в школі?

  2. Скільки змін і класів у школі?

  3. Як розподілені учні по класах і змінах?

  4. Скільки предметів дається по кожній паралелі і в яких обсягах?

  5. Скільки є навчальних класів?

  6. Скільки викладачів у школі їх спеціалізація і класність?

  7. Як часто оновлюється інформація в БД?

  8. Які існують види звітів, довідок і діаграм?

Необхідно вирішити завдання:

  1. Ведення особових справ учнів

  2. Ведення класних журналів

  3. Складання розкладу занять

  4. Ведення табелю робочого часу викладачів

На основі інформації що зберігається в БД необхідно видавати такі звіти:

  1. Табель успішності

  2. Відомість успішності і відвідуваності класу

  3. Динаміка зростання успішності по класах і школі

  4. Звіт по успішності за рік

  5. Таблиця моніторингу навчального процесу

  6. Статистичні дані щодо кількості учнів

  7. Результати тестування

  8. Результати роботи вчителів

  9. Результати випускних іспитів

  10. Якість знань учнів

  11. Звіт по предмету

  12. Табель з харчування

  13. Акт про нещасний випадок

  14. Протокол іспиту за курс середньої школи

  15. Відомості про травматизм за навчальний рік

  16. Відомості подаються класним керівником за чверть

  17. Список вибулих учнів

  18. Рух за рік

  19. Список що залишилися на другий рік

  20. Графік результатів успішності по чвертях

  21. Графік підсумків успішності по роках


Виявлення інформаційних об'єктів і зв'язків між ними

Друга фаза аналізу предметної області складається у виборі інформаційних об'єктів, завданні необхідних властивостей для кожного об'єкта, виявленні зв'язків між об'єктами, визначенні обмежень, накладених на інформаційні об'єкти, типи зв'язків між ним, характеристики інформаційних об'єктів.

При виборі інформаційних об'єктів необхідно відповісти на ряд питань:

  1. На які таблиці можна розбити дані, що підлягають зберіганню в БД?

  2. Яке ім'я можна привласнити кожній таблиці?

  3. Які найцікавіші характеристики (з точки зору користувача) можна виділити?

  4. Які імена можна присвоїти обраним ознаками?


У нашому випадку передбачається завести такі таблиці (рис. 4):


Школа
Клас

Предмети

Учні

Вчителі

Оцінки
Номер Клас Предмет Клас Прізвище Клас
Телефон Зміна













Прізвище Ім'я Отчест Предмет
Директор

Ім'я Предмет Прізвище





Ім'я





Дата





Оцінка

Рис. 4


Виділимо зв'язку між інформаційними об'єктами (рис.5)


Клас
Клас
Зміна





Школа
Номер
Телефон
Директор




Оцінки
Клас

Предмет

Прізвище
Ім'я
Дата
Оцінка






Предмети
Предмет







Учні
Клас
Прізвище
Ім'я




Вчителі
Прізвище
Ім'я Отчест
Предмет








Рис. 5

У ході цього процесу необхідно відповісти на наступні питання:

  1. Які типи зв'язків між інформаційними об'єктами?

  2. Яке ім'я можна привласнити кожному типу зв'язків?

  3. Які можливі типи зв'язків, які можуть бути використані згодом?

Спроба поставити обмеження на об'єкти, їх характеристики і зв'язку приводить до необхідності відповіді на наступні питання:

  1. Яка область значень для числових характеристик?

  2. Які функціональні залежності між характеристиками одного інформаційного об'єкта?

  3. Який тип відображення відповідає кожному типу зв'язків?

При проектуванні БД існують взаємозв'язки між інформаційними об'єктами трьох типів: «один до одного», «один до багатьох», «багато до багатьох» (рис.6).

Наприклад:



Учень


Один до одного

Особиста справа





Клас


Один до багатьох

Учень





Учень


Багато до багатьох

Викладач


Рис. 6


Побудова концептуальної моделі

У простих випадках для побудови концептуальної схеми використовують традиційні методи агрегації та узагальнення. При агрегації об'єднуються інформаційні об'єкти (елементи даних) в один у відповідності з семантичними зв'язками між об'єктами. Наприклад, урок історії в 10 «а» класі проводиться в кабінеті № 7, початок о 9-30. Методом агрегації створюємо інформаційний об'єкт (сутність) РОЗКЛАД з наступними атрибутами: «клас», «предмет», «кабінет», «час». При узагальненні інформаційні об'єкти (елементи даних) об'єднуються в родовий об'єкт (рис.7):

Російська мова



Література
Філологія
Іноземні мови


Рис. 7


Вибір моделі диктується насамперед характером предметної області та вимог до БД. Іншим важливим обставиною є незалежність концептуальної моделі від СУБД, яка повинна бути обрана після побудови концептуальної схеми.

Моделі «сутність-зв'язок», що дають можливість представляти структуру і обмеження реального світу, а потім трансформувати їх відповідно до можливостей промислових СУБД, є досить поширеними.

Під сутністю розуміють основний зміст того явища, процесу або об'єкта, про який збирають інформацію для БД. У якості сутності можуть виступати місце, річ, особу, явище і т.д. При цьому розрізняють тип сутності й екземпляр сутності. Під типом сутності звичайно розуміють набір однорідних об'єктів, які виступають як ціле. Поняття «примірник сутності» відноситься до конкретного предмета. Наприклад:

Тип сутності - учень

Примірник сутності - Іванов, Петров, Сидоров та ін

У нашому прикладі Школа, Клас, Предмети, Учні, Вчителі, Оцінки - сутності. Проаналізуємо зв'язку між сутностями (рис.8).


Назва зв'язку

Між сутностями

Вчиться Учень Клас
Вивчає Учень Предмет
Має Школа Клас
Викладає Учитель Предмет
Працює Учитель предмет

Рис. 8


Тепер можна перейти до проектування інформаційної (концептуальної) схеми БД (атрибути сутностей на діаграмі не показані) (мал. 9).



належить




Школа









Клас




Вчиться



Учень







працює






вивчає







Учитель




Викладає



Предмет











іспит











Відомість



Рис. 9


Логічне проектування

Логічне проектування являє собою необхідний етап при створенні БД. Основним завданням логічного проектування є розробка логічної схеми, орієнтованої на обрану систему управління базами даних. Процес логічного проектування складається з наступних етапів:

  1. Вибір конкретної СУБД;

  2. Відображення концептуальної схеми на логічну схему;

  3. Вибір мови маніпулювання даними.


Вибір конкретної СУБД

Одним з основних критеріїв вибору СУБД є оцінка того, наскільки ефективно внутрішня модель даних, підтримувана системою, здатна описати концептуальну схему. Системи управління базами даних, орієнтовані на персональні комп'ютери, як правило підтримують реляційну або мережеву модель даних. Переважна більшість сучасних СУБД - реляційні.


Конструювання баз даних на основі реляційної моделі має ряд важливих переваг перед іншими моделями

  • Незалежність логічної структури від фізичного і користувальницького подання.

  • Гнучкість структури бази даних - конструктивні рішення не обмежують можливості розробника БД виконувати в майбутньому найрізноманітніші запити.

Так як реляційна модель не вимагає опису всіх можливих зв'язків між даними, згодом розробник може робити запити про будь-яких логічних взаємозв'язках, що містяться в базі, а не тільки про тих, які планувалися спочатку.


Відображення концептуальної схеми на логічну схему

При відображенні інформаційної схеми, кожен прямокутник схеми відображається в таблицю, яка є одним ставленням. При цьому слід враховувати обмеження на розмір таблиць, які накладає конкретна СУБД.


Вибір мови маніпулювання даними

Важливою складовою частиною СУБД є мова маніпулювання даними, що використовується під час роботи різних додатків з БД. Як правило, мова маніпулювання даними вбудовується в мову програмування. Крім того, при виборі СУБД, реалізує конкретну БД, необхідно оцінити і технічну сторону справи, яка безпосередньо пов'язана з продуктивністю системи. У цілому необхідно оцінити сім груп параметрів для вибору СУБД:

  • Характеристики ПК: тип, модель, фірма виробник, наявність гарантії.

  • Управління файлами і пошук: тип зв'язку, модифікація декількох файлів, двонаправлене з'єднання таблиць, мова маніпулювання даними, тип пошуку.

  • Засоби підтримки додатків: каталог даних, генератор додатків, процедурна мова, підпрограми, макроси, відладчик, система підтримки виконання, шифровка програм і даних, розмежування доступу, графіка, текстовий редактор, статистика.

  • Введення та підтримка цілісності: управління за допомогою команд, управління за допомогою меню, перевірка цілісності за таблицею, перевірка унікальності ключа, перевірка по даті, незалежність даних.

  • Звіти: звіти по декількох файлах, збереження форматів звітів, видача звіту на екран, видача звіту на магнітний носій, обчислювані поля, групи, перевизначення формату дати, заголовки звітів, генератор звітів, підсумкові поля, максимальна ширина звіту.

  • Операційне середовище: тип операційної системи, обсяг необхідної оперативної пам'яті, необхідність використання постійної пам'яті, обсяг необхідної постійної пам'яті, мова підсистеми.

  • Додаткові відомості: наявність мережевого варіанту, вартість, примітка, джерела.


ACCESS

СУБД Access є системою управління базами даних реляційного типу. Дані зберігаються в такій базі у вигляді таблиць, рядки (записи) яких складаються з наборів полів певних типів. З кожною таблицею можуть бути пов'язані індекси (ключі), що задають потрібні користувачу порядки на безлічі рядків. Таблиці можуть мати однотипні поля (стовпці), і це дозволяє встановлювати між ними зв'язки, виконувати операції реляційної алгебри. Типовими операціями над базами даних є визначення, створення і видалення таблиць, модифікація визначень (структур, схем) існуючих таблиць, пошук даних у таблицях за певними критеріями (виконання запитів), створення звітів про вміст бази даних.

Для роботи з СУБД Access 2.0 потрібні:

  • IBM PC або сумісний комп'ютер з процесором 386 або вище

  • DOS 3.3 або вище

  • Microsoft Windows 3.1 або вище

  • Не менш 6 МВ оперативної пам'яті (рекомендується 8 МВ)

  • 20 МВ вільної пам'яті на жорсткому диску

  • Миша

СУБД дозволяє задавати типи даних і способи їх зберігання. Можна також задати критерії (умови), які СУБД буде в подальшому використовувати для забезпечення правильності введення даних. У самому простому випадку умова на значення має гарантувати, що не буде введений випадково в числове поле буквений символ. Інші умови можуть визначати область або діапазони допустимих значень, що вводяться.

Microsoft Access надає максимальну свободу в завданні типу даних (текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, електронні таблиці). Можна задавати також формати зберігання подання цих даних при виведенні на екран або друк. Для впевненості, що в базі зберігаються тільки коректні значення, можна задати умови на значення різного ступеня складності.

Так як Microsoft Access є сучасним додатком Windows, можна використовувати в роботі всі можливості DDE (динамічний обмін даними) і OLE (зв'язок і впровадження об'єктів). DDE дозволяє здійснювати обмін даними між Access і будь-яким іншим підтримує DDE додатком Windows. У Microsoft Access можна за допомогою макросів або Access Basic здійснювати динамічний обмін даними з іншими додатками.

OLE є більш витонченим засобом Windows, яке дозволяє встановити зв'язок з об'єктами іншої програми або впровадити будь-які об'єкти в базу даних Access. Такими об'єктами можуть бути картинки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших підтримують OLE додатків Windows.

У Microsoft Access для обробки даних базових таблиць використовується потужна мова SQL (структурований мова запитів). Використовуючи SQL можна виділити з однієї або декількох таблиць необхідну для вирішення конкретного завдання інформацію. Access значно спрощує задачу обробки даних. Зовсім не обов'язково знати мову SQL. При будь-якій обробці даних з декількох таблиць Access використовує одного разу задані зв'язки між таблицями.

У Microsoft Access є також просте і в той же час багате можливостями засіб графічного завдання запиту - так званий «запит на зразок» (query by example), яке використовується для завдання даних, необхідних для вирішення певної задачі. Використовуючи для виділення і переміщення елементів на екрані стандартні прийоми роботи з мишею в Windows і кілька клавіш на клавіатурі, можна буквально за секунди побудувати досить складний запит.

Microsoft Access спроектований таким чином, що він може бути використаний як в якості самостійної СУБД на окремої робочої станції, так і в мережі - у режимі «клієнт-сервер». Оскільки в Microsoft Access до даних можуть мати доступ одночасно кілька користувачів, в ньому передбачені надійні засоби захисту та забезпечення цілісності даних. Можна заздалегідь вказати, які користувачі або групи користувачів можуть мати доступ до об'єктів (таблиць, форм, запитів) бази даних. Microsoft Access автоматично забезпечує захист даних від одночасної їх коригування різними користувачами. Access також пізнає і враховує захисні засоби інших приєднаних до бази даних структур (таких, як бази даних Paradox, dBASE і SQL).

Практично всі існуючі СУБД мають засоби розробки додатків, які можуть використані програмістами або кваліфікованими користувачами при створенні процедур для автоматизації управління і обробки даних.

Microsoft Access надає додаткові засоби розробки додатків, які можуть працювати не тільки з власними форматами даних, але і з форматами інших найбільш поширених СУБД. Можливо, найбільш сильною стороною Access є його здатність обробляти дані електронних таблиць, текстових файлів, файлів dBASE, Paradox, Btrieve, FoxPro і будь-який інший бази даних SQL, що підтримує стандарт ODBE. Це означає, що можна використовувати Access для створення такого додатка Windows, яке може обробляти дані, що надходять з мережевого сервера SQL або бази даних SQL на головній ЕОМ.

Все вище сказане дозволило зупинити вибір на СУБД Access для постановки та вирішення задачі автоматизації процесу ведення документації та звітності в навчальному закладі.


Таблиці.

Робота в Access починається з визначення реляційних таблиць та їх полів, які будуть містити дані. Далі визначаються реляційні зв'язки між таблицями. Так як дана тема не входить в дипломну роботу, то опустимо процес їх створення. Кінцевим результатом даного етапу є таблиця реляційних зв'язків, наведена на рисунку 10.


Рис. 10

Форми


Ф

Рис. 11


орми - одне з основних засобів для роботи з базами даних в Access - використовуються для введення нових записів (рядків таблиць), перегляду і редагування вже наявних даних, завдання параметрів запитів і виводу відповідей на них та ін Форми є прямокутні вікна з розміщеними в них елементами управління. Існує можливість створення форм динамічно при виконанні програми, однак природним режимом їхнього створення є режим візуального конструювання (рис.11). Вибір команди Форма в меню Вставка виводить на екран вікно Нова Форма, що дозволяє задати таблицю або запит, для яких створюється нова форма, і вказати режим її створення. Крім створення форми «вручну», створення форми можна автоматизувати, використовуючи Майстер форм (FormWizard). Крім того, можна створити спеціальні форми, у тому числі з листами даних (Autoform: Datasheet), діаграмами (Chart Wizard) і зведеними таблицями (PivotTable Wizard) у форматі Excel.


Е

Рис. 12


Список

Керуючі кнопки

лементами управління можуть бути графічні примітиви, написи, малюнки та інші статичні об'єкти, які не змінюються при переході між записами. Сюди ж слід віднести текстові поля, вміст яких модифікується при пересуванні по записах. Елементи керування можуть використовуватися для введення і відображення дат, а також для виконання обчислень і виведення результату. Елементами управління є кнопки команд, які активізують виконання різних операцій; об'єкти типу підлеглі форми (бланк таблиці, дочірньою по відношенню до форми); об'єкти, що полегшують сприйняття д
Текстове поле

Підпорядкована форма

анних, такі як календар або лічильник; а також елементи користувача.


У більшості випадків для створення елемента керування досить перетягнути його на форму з панелі інструментів. Кожен елемент міститься в певний розділ форми. Залежно від типу розділу (Заголовок форми, Область даних тощо) елемент керування буде з'являтися одного разу, відображатися на кожній сторінці, у кожній групі записів або для кожного запису.


Для створення форми за допомогою Майстра форм (FormWizard) передбачається наступна послідовність дій:

Виберіть Форми / Створити. На екрані з'явиться вікно діалогу «Нова форма», в якому необхідно вибрати метод побудови форми й вихідний об'єкт для побудови форми. В якості такого об'єкта можуть бути обрані таблиця або запит (рис.13).


Рис.13

Допустимо в якості вихідної таблиці ми вибрали Обладнання, в якості методу створення форм - Майстер форм. Після натискання кнопки Ok, переходимо до наступного діалогового вікна (рис. 14).



Рис. 14



Рис. 15

Вкажіть поля, які необхідно помістити на форму. Кнопки розташовані в нижній частині екрана дозволяють повернутися назад на один крок або продовжити процес формування форми далі.


На наступних кроках Майстер форм пропонує вибрати форму подання звіту (у стовпець, стрічкову, табличну або вирівняну) і стиль оформлення. Стилі являють собою набір різних фонових малюнків з відповідним підбором шрифтів і форм полів (рис. 15).






























На останньому кроці можна змінити пропоноване Майстром назву форми на своє власне і на цьому завершити процес створення форми натиснувши кнопку Готово.


Якщо з яких-небудь причин форма вас не задовольняє, натисніть кнопку Конструктор, і ви перейдете в режим конструктора форм, у якому отримаєте у своє розпорядження всі засоби для створення повноцінної форми.

Звіти

Про
тчети, як і форми, є головними елементами інтерфейсу баз даних. Вони дозволяють виводити на друк інформацію про вміст бази в зручному для користувача вигляді. Велика частина звітів створюється на етапі проектування офісного застосування. Новий звіт створюється командою Звіт меню Вставка (рис.16). Багато в чому формування звітів збігається з процесом створення екранних форм.

Рис. 16

Нехай, наприклад, ми створюємо звіт за допомогою Майстра для роздруківки списку всіх учнів класу. В якості вихідних даних виберемо запит Класс_ФІО, який містить поля Клас і Прізвище.


На наступному кроці Майстер звітів пропонує здійснити угруповання даних. Так Клас буде друкуватися тільки один раз на заголовку листа, а прізвища учнів - у вигляді списку в одну колонку (рис 17).



Рис. 17

Після чого Майстер звітів пропонує запровадити сортування. Допускається сортування записів у зростаючому або спадаючому порядку, куди входять до чотирьох полів (рис 18).


Рис. 18

На наступних кроках пропонуються вибрати макет відображення звіту та орієнтацію аркуша паперу, а також визначити стиль заголовка і підстав.



Рис. 19

Ступивши далі, ви побачите на екрані вікно діалогу з картатим прапором, який вказує на те, ви підійшли до фінішу.

Задайте найменування звіту та натисніть кнопку Готово (рис. 20).



Рис. 20

Модифікується звіт наступним чином: необхідно вибрати його ім'я на вкладці Звіти і клацнути на кнопці Конструктор. Вибір команди Перегляд в тому ж вікні дозволяє побачити, як буде виглядати роздрукований звіт.


Різноманіття можливостей формування різних типів форм і звітів в Access, багатогранна робота з елементами управління невиправдано збільшать обсяг дипломної роботи при загальних стандартних підходах при формуванні форм і звітів і тому не розглядаються.

Питання об'екно орієнтованого програмування виходять за рамки даної дипломної роботи.


Опис роботи з програмою ведення електронної документації та звітності навчального закладу.


Програма, з умовною назвою «Електронний завуч», призначена для автоматизації діловодства, ведення документації та видачі різних звітів і довідок у навчальних закладах.

У базу даних заводяться прізвища учнів у розрізі по класах (можливе ведення до 4 рівнів вкладеності: школа, відділення, зміна, клас), дисципліни, викладачі, класи або аудиторії, навчальний календар.

На підставі введених даних розраховується розклад занять і надалі робиться відмітка прочитаних годин кожним викладачем.

На підставі відміток, які проставляють в електронний журнал,

видається велика кількість довідок і звітів, у тому числі і в графічному вигляді.


Для чіткого розуміння домовимося про застосування наступної термінології:

Курсор - миготлива вертикальна риса на екрані монітора

Виділити-встановити покажчик миші (світла стрілка) на об'єкт і двічі клацнути лівою кнопкою миші

Смуга прокрутки -

Перемикач -

Раскривающійяся список - це згорнутий до одного рядка список, який з'являється повністю при клацанні миші на трикутнику в правій частині видимої рядка списку.

Вкладка - аналог листка записної книжки, в якому замість букви алфавіту (відповідно до якої ми шукаємо потрібну інформацію) написана назва таблиці (форми).


Р
обота починається з основного вікна, на якому має відображатися титульний заголовок назви навчального закладу (рис. 21). На початку роботи на цій формі лише три командні кнопки: «Робота», «Настройка» і

Рис. 21

кнопка «Вихід» із зображенням розкритої двері, що означає завершення роботи з даними вікном, а так як це вікно основне, то завершення роботи з ним означає закінчення роботи з програмою в цілому.

Розглянемо дію кожної кнопки.

Кнопка «Настроювання» дозволяє виконати настройку програми.

Натиснувши кнопку «Налаштування», ви потрапите у вікно з написом «Адміністратор». Вікно складається з безлічі вкладок, кожна вкладка призначена для заповнення відповідної таблиці.

Заповнення титульного аркуша.

Знайдіть вкладку «Титул»; якщо необхідно, використовуйте значки прокрутки у вигляді трикутників, що знаходяться в правому верхньому куті на рівні назв вкладок. Натисніть на ярличок вкладки «Титул» (рис. 22). У вікні, заповніть всі поля, вони будуть потрібні при видачі деяких документів. Найменування представлено двома рядками. Текст, набраний у верхньому рядку буде показаний великим шрифтом на першому титульному аркуші програми, текст з другого рядка з'явиться під першою більш дрібним шрифтом.

Після закінчення роботи перейдіть до іншої вкладці або натисніть кнопку «Вихід» із зображенням відкритої двері.


Рис. 22

Заповнення таблиці Класи

. Натиснувши на ярличок вкладки «Класи», ви потрапите в екранну форму, що дозволяє вводити, коригувати та видаляти класи. Введення цієї інформації має здійснюватися в першу чергу, так як на неї спираються багато інших таблиці, що використовують значення класу при заповненні своїх полів (рис. 23).

Ця форма має вікно «Клас», вікно «Список», керуючі кнопки «Додавання запису», «Видалення запису», «Перевести в наступний клас».

Для введення назв класів у вікні «Клас» треба набрати номер букви класу. Потім натиснути клавішу «ENTER». Введений клас відображається у вікні «Список». Для введення наступного класу натисніть кнопку «Додавання запису» і наберіть номер букви наступного класу. Якщо треба виправити введене значення, виділіть потрібний запис у списку Вибране значення з'явиться у вікні «Клас». Встановіть курсор у це вікно. Внесіть виправлення і натисніть клавішу "ENTER". Для видалення запису виділіть її у вікні «Список» і натисніть клавішу «Видалення запису». Програма запросить підтвердження на видалення запису, натисніть на кнопку «Так».

Увага! Виправивши значення класу в цій таблиці тим самим ви виправите його значення у всіх пов'язаних з ним раніше таблицях.


На цю роботу з заповнення, видалення та коригуванні класів найкраще накласти заборону всім, окрім головного адміністратора системи, так як наслідком некваліфікованих дій може бути знищення всієї інформації в базі даних.

Небезпечно!

Якщо видалити значення класу з цієї таблиці, то втечуть записи у всіх таблицях, які були пов'язані з цим полем.


До
нопка «Перевести в наступний клас» автоматично переводить ВСІХ учнів у наступний клас. При цьому учні випускних класів

переводяться в Архів з найменуванням «Випуск NNNN року».

Рис. 23


Заповнення таблиці Предмети.

Дана таблиця служить у ролі класифікатора найменувань дисциплін. Аналогічно таблиці Класи, зміна найменування предмета призведе до його зміни у всіх пов'язаних з ним записах всіх таблиць. При видаленні предмета, видаляються всі записи у всіх таблицях, які були пов'язані з цим полем (рис. 24).

Для введення нового предмету наберіть його найменування у вікні «Предмет» і натисніть клавішу "ENTER".

Для видалення виділіть предмет у наведеному списку (якщо необхідно, використовуйте смугу прокрутки). При цьому обраний предмет відобразиться в окремому вікні. Натисніть кнопку «Видалення запису». Програма запросить підтвердження на видалення запису, натисніть на кнопку «Так».

Для зміни найменування предмета виділіть предмет у наведеному списку, і введіть виправлення у вікні «Предмет», встановивши курсор в це вікно, після чого натисніть клавішу "ENTER" на клавіатурі.


Рис. 24


Заповнення таблиці Учні.

Натисніть на вкладку «Учні» (рис.25). У вікні «Клас» виберіть зі списку клас. Перейдіть у списку прізвищ до рядка, визначеної зірочкою, і починайте вводити. Перехід від одного поля до іншого здійснюється натисканням клавіші «Табуляція» на клавіатурі або переведенням покажчика миші і клацанням лівої кнопки миші.

Виправлення вводяться стандартним чином: встановіть курсор в потрібне місце, внесіть виправлення і натисніть клавішу "ENTER".

Для видалення запису позначте удаляемую запис клацанням в крайньому лівому стовпчику напроти прізвища учня, потім натисніть на клавіатурі клавішу «Delete».



Рис. 25


Заповнення таблиці Кабінети.

Натисніть на вкладку «Кабінети» (рис. 26). У вікні «Номер» вводиться номер кабінету, у вікні «Найменування»-найменування. Перехід від одного поля до іншого здійснюється натисканням клавіші «Табуляція» на клавіатурі. Після заповнення полів натисніть клавішу "ENTER" на клавіатурі. Для наступного введення натисніть клавішу «Введення» і виконайте всю послідовність дій спочатку.

Для видалення зробіть подвійне клацання на предметі в наведеному списку (якщо необхідно, використовуйте смугу прокрутки). При цьому обраний кабінет відобразиться у вікнах «Найменування» і «Номер». Натисніть кнопку «Видалення запису».

Щоб змінити номер або найменування кабінету зробіть подвійне клацання в наведеному списку і введіть виправлення у вікнах «Найменування» і «Номер», після чого натисніть клавішу "ENTER" на клавіатурі.


Рис. 26

Заповнення таблиці Викладачі.

Натисніть на вкладку «Викладачі» (рис. 27). На формі є три робочі вікна і список. У першому вікні необхідно ввести прізвище викладача. У другому вікні зі списку, що «Предмети» треба вибрати предмет, який цей викладач веде. У третьому вікні треба вибрати номер класу, класним керівником якого є даний викладач. Перехід від одного поля до іншого здійснюється натисканням клавіші «Табуляція» на клавіатурі. Після заповнення полів натисніть клавішу "ENTER" на клавіатурі.


Рис. 27

Для наступного введення натисніть клавішу «Введення» і виконайте всю послідовність дій спочатку.

Для видалення зробіть подвійне клацання на прізвища у наведеному списку (якщо необхідно, використовуйте смугу прокрутки), при цьому обрана прізвище відобразиться у вікні. Натисніть кнопку «Видалення запису».

Для зміни відомостей зробіть подвійне клацання в наведеному списку ПІБ викладачів і введіть виправлення у відповідних вікнах, після чого натисніть клавішу "ENTER" на клавіатурі.


Заповнення таблиці Програми.

Натисніть на вкладку «Програма» (рис.28). Таблиця призначена для зберігання інформації про дисциплінах, що читаються в даному класі, і обсязі годин, відведених на навчальну програму. Існує можливість для кожного класу завести індивідуальний обсяг годин. На формі є два перемикачі, що розкривається список і таблиця. Якщо включити перший перемикач «Фіксувати клас», то з'являється керуюча кнопка, за якою можна продублювати набрану для одного класу програму на всі класи даної паралелі. Поле «Предмет» має, що розкривається. Розкривши список, клацніть на найменуванні того предмета, який повинен знаходитися в цій рядку. Перехід від одного


Рис. 28

поля до іншого здійснюється натисканням клавіші «Табуляція» на клавіатурі. Після заповнення рядка натисніть клавішу "ENTER" на клавіатурі.

Виправлення вводяться стандартним чином: встановіть курсор в потрібне місце, внесіть виправлення і натисніть клавішу "ENTER".

Для видалення запису позначте удаляемую запис клацанням в крайньому лівому стовпчику та натисніть на клавіатурі клавішу «Delete».


Заповнення таблиці Обладнання.

Натисніть на вкладку "Обладнання" (рис.29). Перейдіть до рядка, визначеної зірочкою, і починайте вводити. Перехід від одного поля до іншого здійснюється натисканням клавіші «Табуляція» на клавіатурі.

Виправлення вводяться стандартним чином.

Для видалення запису позначте удаляемую запис клацанням в крайньому лівому стовпчику та натисніть на клавіатурі клавішу «Delete».


Рис. 29


Заповнення таблиці Профілі.

Таблиця «Профілі» використовується для призначення загального імені групі дисциплін однієї тематики. Угруповання використовується при плануванні завантаження робочого дня в режимі розрахунку Розклади та при видачі деяких звітів. Натисніть на вкладку «Профілі» (якщо необхідно, використовуйте значки прокручування, розташовані у правому верхньому куті на рівні вкладок) (рис.30). У вікні, заповніть поле «Профіль». Перейдіть до наступного поля, розташованому правіше. Клацніть по символу трикутника. У списку, що розкрився відзначте предмети, які входять до складу цієї групи, і натисніть клавішу "ENTER". Для введення наступної групи натисніть кнопку «Додавання запису». Після закінчення роботи перейдіть до іншої вкладці або натисніть кнопку «Вихід» із зображенням відкритої двері.



Рис. 30

Клавіша Улюблені функції дозволяє вибрати для кожного користувача найбільш часто використовувані функції і оформити їх запуск у вигляді «гарячих клавіш».


Повернемося до основного вікна з титульним листом навчального закладу.

Кнопка «Робота».

Натиснувши її, ви отримаєте основну робочу форму програми (мал.31).


Рис. 31

Ведення класних журналів.

Не відрізняється від ведення журналів у паперовому вигляді (рис. 32). Виберіть клас, натисніть на вкладку Предмет і далі, як у звичайному журналі, виставляйте оцінки. Правда і тут є нововведення.


Рис. 32

Клацнувши правою кнопкою миші на поставленому оцінкою, можна задати вагу оцінки. Ваги градуюються від нуля до дев'яти. Тепер вчитель, ставлячи «слабку трійку», може присвоїти їй вагу рівний 1. Рекомендується за усні відповіді з місця ставити оцінки з вагою 3, за відповідь біля дошки або письмову роботу - 5, за контрольну роботу - 9. За погану поведінку на уроці можна поставити двійку з вагою рівним нулю, в цьому випадку оцінка буде грати чисто психологічну роль. За замовчуванням оцінці присвоюється вага рівний 4. Середня оцінка виводиться за формулою:

(Оцінка * вага)

З редньо оцінка =

Ваги


Розрахунок розкладу

Натисніть керуючу кнопку. При цьому вам необхідно буде заповнити форму (рис.33).


Рис. 33

У загальному випадку існує можливість перед автоматичним розрахунком розкладу закріпити жорстко деякі дисципліни по днях тижня (рис.34), інші предмети стануть на вільні місця відповідно до планових нормам, зазначеним у навчальній програмі, або з урахуванням відставання по програмі. Автоматично узгоджується не перетинання предметів по кожному викладачеві і кабінетах.


Рис. 34

Кнопка «Реєстрація виконаної роботи» дозволяє зафіксувати фактично видані викладачами годинник і відобразити реальну картину. На даному етапі відбувається коригування планового розкладу. Непрочитані дисципліни прибираються, у разі необхідності, додаються ті предмети, які були поставлені на заміну.

Тут же формується заготівля розкладу для наступного тижня, виробляється закріплення на окремих позиціях дисциплін, які необхідно поставити в строго певне місце.

Кнопка «Сервіс» (рис.35) відкриває форму дозволяє виконувати деякі сервісні роботи. Так кнопка «Архівувати» створює архів бази даних на жорсткому диску або на дискетах, кнопка «Відновити» - відновлює дані з архіву в разі їх руйнування на диску.


Рис. 35

У більшості випадків для відновлення працездатності бази даних досить натиснути кнопку «Контроль цілісності». Для перевірки повноти інформації в базі даних і отримання відомостей про те, що ще необхідно ввести, служить кнопка «Тестувати базу данна х». Для виконання перекладу на новий навчальний рік служить кнопка «Виконати перехід на новий навчальний рік». У ряді випадків існує необхідність у передачі табелю робочого часу в спеціалізовану бухгалтерську програму, наприклад, «Парус». Для здійснення цієї функції служить кнопка «Погодити з бухгалтерською програмою». По натисненню цієї кнопки відбувається узгодження спискового складу, устаткування, відбувається передача табеля. Надалі розрахунки заробітної плати, відрахувань та ін ведеться на бухгалтерській програмі.

Кнопка «Організація доступу» дозволяє призначити паролі доступу широкого кола осіб, надаючи кожному стільки прав, скільки тому потрібно для виконання своїх виробничих обов'язків.

Кнопка «Робота з SQL запитами» дозволяє просунутим користувачам формувати свої власні запити і довідки, непередбачені в даній програмі.

Нижній ряд кнопок «Акт про нещасний випадок», «Заохочення» і «Покарання» для введення додаткової інформації в базу даних.


Кнопка «Звіти» на основній робочій формі програми відкриває вікно зі списком звітів і графіків, які можуть бути отримані на основі інформації, що міститься в базі даних. Форми звітів наведені у Додатку 2.

Санітарно-гігієнічні вимоги до використання комп'ютерів

Робота на комп'ютері пов'язана зі значною концентрацією уваги, зоровим напруженням і емоційним навантаженням. Під час роботи комп'ютера створюють специфічні умови мікроклімату: підвищується температура повітря, знижується вологість, змінюється іонний склад повітря. Спостерігається також підвищений рівень електромагнітних випромінювань, статичну електрику.

Ці явища можуть викликати відхилення у стані здоров'я, які проявляються в першу чергу в тому, що у людини знижується працездатність, швидко настає зорове стомлення, потім з'являються ознаки погіршення зору, порушення функціонального стану центральної нервової системи. Поки наслідки роботи з комп'ютером не вивчені до кінця. Однак з'ясовано, що найбільшу небезпеку становить електромагнітне випромінювання. Його рівень перевищує допустимі нормативи в 2-5 разів, у той час як рівні ультрафіолетового й інфрачервоного випромінювання значно нижче прийнятих гігієнічних нормативів, а рентгенівське випромінювання практично відсутня.

В останні роки з'являються повідомлення про можливість індукції електромагнітними випромінюваннями злоякісних захворювань. Нечисленні дані говорять про те, що найбільша кількість випадків припадає на пухлини кровотворних органів і на лейкоз зокрема.

Статистика дає таку інформацію про основні захворюваннях при роботі з комп'ютером:

  • Захворювання органів зору - 60% користувачів

  • Серцево-судинна система-60%

  • Шлунково-кишковий тракт -40%

  • Шкірні захворювання -10%

  • Різні пухлини

Для зниження шкідливого впливу комп'ютера на людину необхідно дотримуватися певних вимог до умов роботи, до робочого місця; комп'ютер повинен відповідати гігієнічним вимогам. Крім того, необхідно суворо дотримуватися режиму роботи на комп'ютері. Розглянемо докладніше ці вимоги.

Кожен комп'ютер повинен мати сертифікат республіканського центру санепіднагляду, сертифікат відповідності Держстандарту, технічний паспорт тощо При перевірці рекомендується звертати увагу на наступні параметри: розмір екрану по діагоналі - 31 см, частота кадрової розгортки> = 70 Гц, розбірливість зображення, яскравість знака, забарвлення знака (для чорно-білих зображенні рекомендується жовтозелених колір знаків на темному тлі, при кольоровому - не більше 7 кольорів одночасно), відсутність геометричних спотворень. Корпус комп'ютера, клавіатура та інші блоки і пристрої повинні мати матову поверхню (без блискучих деталей, здатних створювати відблиски). З метою захисту від електромагнітних і електростатичних полів треба використовувати екранні фільтри, спеціальні екрани, інші засоби індивідуального захисту, що пройшли випробування і мають відповідний гігієнічний сертифікат

До приміщення, в якому розміщується комп'ютер, висуваються такі вимоги: об'єм приміщення повинен бути не менше 24 м 3 (на один комп'ютер), вікна приміщення повинні бути орієнтовані на північ, північний схід. Віконні прорізи повинні бути обладнані регульованими пристроями типу жалюзі, фіранок, зовнішніх козирків і т.п.

Для підлоги рекомендується поливинилхлоридное антистатичне покриття (ніяких килимів!). Аналогічні рекомендації для стін (панелі), дверей. Вище панелей бажані звукопоглинальні матеріали для зниження рівня шуму. Рекомендується також застосовувати сучасну техніку, так як на ній встановлені звукопоглинальні пристрої.

Для обробки приміщень не можна використовувати матеріали, що виділяють шкідливі хімічні речовини: ДСП, шпалери, що миються, плівкові, рулонні синтетичні матеріали, шаруватий паперовий пластик. Штори повинні бути із щільних натуральних тканин, вони не повинні пропускати світло.

Оптимальні параметри мікроклімату: температура - 19-21 градус, відносна вологість - 55 -65%. Систематично перед початком роботи необхідно наскрізне провітрювання і вологе прибирання. Це забезпечить якісний склад повітря в приміщенні. Якщо дозволяють погодні умови, працювати краще при відкритих вікнах, а для підвищення вологості повітря використовувати зволожувачі або встановити ємності з водою поблизу опалювальних приладів. Вміст шкідливих хімічних речовин в повітрі приміщення з ЕОМ не повинно перевищувати середньодобових концентрацій для атмосферного повітря.

До робочого місця вимоги наступні: відстань від вікна не менш 0,8 м-1м. Світильники розташовуються ліворуч від комп'ютера, паралельно лінії зору. Освітлення може бути природним, штучним (при закритих шторах), а також змішаним. Штучне освітлення повинно здійснюватися системою загального рівномірного освітлення. (Рекомендуються люмінесцентні лампи денного цветораспределенія). Освітленість на поверхні столу в зоні розміщення робочого документу повинна бути 30-50 лк. Допускається установка світильників місцевого освітлення для підсвічування документів. У них можна застосовувати лампи розжарювання. Для комп'ютера потрібен спеціальний одномісний стіл (одна стільниця для розташування комп'ютера, інша - для клавіатури). Крісло або стілець повинні регулюватися по висоті («вертушка»), кути лопаток повинні стосуватися спинки стільця. Робоча поза-пряма, злегка нахил вперед. Оптимальна відстань від екрана до очей 0,6 м-0,7 м. Рівень очей повинен припадає на центр екрана або 2 / 3 його висоти.

Режим роботи на комп'ютері при дотриманні всіх гігієнічних вимог - не більше 5-6 годин для дорослого, при цьому через кожні 20-30 хвилин потрібно робити перерви на 5-10 хвилин, щоб зняти зорове стомлення, статична електрика, виконати комплекс фізичних вправ, що поліпшують функціональні стану ЦНС, дихальної системи, мозкового кровообігу, які ліквідують застійні явища нижньої половини тіла, ніг, плечового пояса. Два рази на рік необхідний контроль зору.

ЕКОНОМІЧНА ЧАСТИНА ДИПЛОМНОЇ РОБОТИ

Економічна частина дипломної роботи, на жаль, не написана. Через нестачу часу не було можливості випробувати роботу програми в реальних умовах і зробити оцінку вигоди від її застосування в цифрах. Але при ознайомленні з роботою шкільних адміністраторів з'ясовані такі факти:

Складання шкільного розкладу (нового) займає не менше робочого тижня у досвідченого завуча.

Заміна (коригування) навіть одного предмета (наприклад, у зв'язку з хворобою вчителя) може скласти за витратами часу кілька годин.

Складання звітів (різних видів звітів близько 40) теж дуже трудомісткий за часом процес.

Бувають випадки втрати класних журналів, іноді їх навмисне псування.

Класні керівники витрачають багато часу на вибірку оцінок по конкретних учням при підготовці до батьківських зборів, для складання звітів.

Враховуючи ці факти, вважаю, що впровадження створеної програми до школи дасть гарний економічний ефект, але головний результат - педагоги більше часу зможуть витрачати на роботу безпосередньо з учнями, професійне вдосконалення.

Наслідком цього стане підвищення ефективності навчання.

ВИСНОВОК

Про актуальність створення програми для ведення шкільної документації говорилося у вступі до дипломної роботи. Розглянемо перспективи її застосування і вдосконалення.


ЛІТЕРАТУРА

  1. Вейскас Д., Ефективна робота з Microsoft Access 2, С.-Пб., 1995

  2. Білліг В.А., Дехтяр М.І., VBA і Office 97 Офісне програмування, М., вид. «Російська редакція», 1998

  3. Гусєва Т.І., Башин Ю.Б. , Проектування баз даних у прикладах і завданнях, М., 1992

  4. Савельєв В.А., Персональний комп'ютер для всіх (кн.3), Створення та використання баз даних, М., 1991

  5. Хоффбауер М., Шпільману К., ACCESS 7.0, Сотні корисних рецептів, Київ, «BHV», 1996

  6. Тімоті Бадд, Об'єктно-орієнтоване програмування в дії, С.-Пб., 1997

  7. Росс Нельсон, Running Visual Basic for Windows, М., вид. «Російська редакція», 1995

  8. Бемер С, Фратер Г., MS Access ... для користувача, Київ, «BHV», 1994, М., «Біном», 1994

  9. Вінтер Рік, Microsoft Access 97, Довідник, С.-Пб., «Пітер», 1999

  10. Сан. П і Н 2.22.542-96 «Гігієнічні вимоги до ВДТ і ПЕОМ.

  11. Санітарні правила і норми »

  12. ГОСТ 2716-86 «Дисплей ЕОМ на електронно-променевих трубках»

  13. «Методичні рекомендації з профілактики перевтоми при роботі з відеотерміналами», М., Инс-т гігієни ім. Ф.Ф. Ерісмана, 1988

  14. СН ІП 23-05-95 «Природне і штучне освітлення»

  15. Лекції з БЖД, УДВП, 1999

Додаток 2


Список учнів



Клас

Прізвище


Іванов Саша

Петров Петя

Сидоров Ваня


Таблиця моніторингу

результативності навчального процесу

Клас

П рофілі Предмети 1 чв 2 чверт 3 чверт 4 чверт Рік


Філологія

Російська мова





Література





Англійська мова




Математика

Алгебра





Геометрія





Інформатика




Обществозна Історія




ня Географія





Суспільствознавство




Природознав

Біологія




ня Фізика





Хімія




Фізична Фізична




культура культура





ОБЖ




Еко-

Економічна




кая культура




культура






















Статистичні дані

за 1998 - 1999 г.


кількість у відсотках

Про буча

в основний

в середній

в початковій школі

Відсів

із середньої

з основної

з початкової

Не отримали атестата

про основне освіту

про середню освіту


Не працюють і не навчаються

після закінчення школи


Закінчили школу з

атестатами особливого

зразка

із Золотою медаллю

з Срібною медаллю


Залишені на повторний

курс навчання

в початковій школі

в середній

в основний

12 грудня 1999 Сторінка 1 з 2



Результати міського тестування

(Квітень 1998 - 1999 навч.рік)

Клас

Предмет

Загальний% виконання

Якісний% виконання

11

Фізика

86

29

11

Біологія

85,5

40,5

9

Російська мова

98

70,5

9

Хімія

68

18

9

Історія



9

Математика

94,7

66,7

3

Російська мова

83

52

3

Математика

81

57






Навчальна програма на 1999 - 2000 год

Клас Предмет Норма на міс Норма на рік


Російська мова 20 0

Математика 20 0

Малювання 10 0

Фізика 20 0

Алгебра 10 0

Література 20 0

Геометрія 10 0

Німецький 20 0

Фізика 20 0

Фізкультура 10 0

Хімія 20 0

Креслення 10 0

Німецький 20 0

Російська мова 10 0

Алгебра 20 0

Фізкультура 40 0

Разом

71



























Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
174.6кб. | скачати


Схожі роботи:
Створення бази даних критичних властивостей речовин в редакторі баз даних MS Access
Створення таблиці бази даних в Microsoft Access
Система баз даних MS Access Створення бази
Бази даних в Excel Access з викликом на VBA
Просопографіческіе бази даних Росії на прикладі баз даних Comandarm і Duma1
Проектування створення і управління базою даних Палітурна майстерня в пакеті MS Access
Створення бази даних
Створення бази даних РЕО-ДАІ
Створення бази даних для накладної
© Усі права захищені
написати до нас