Марія Антонова, аудитор
Будь-якому бухгалтеру завжди потрібно звертати увагу на правильність складання первинної облікової документації. Сьогодні в рубриці «Первинка» ми поговоримо про особливості заповнення акта про прийом-передачі основних засобів.
Для цілей бухгалтерського і податкового обліків всі проведені організацією господарські операції, у тому числі й пов'язані з придбанням об'єктів основних засобів, повинні оформлятися виправдувальними документами (ст. 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», п. 1 ст. 252 НК РФ). Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський та податковий облік.
ДОВІДКА
Податковий кодекс РФ не містить визначення «первинні облікові документи». У зв'язку з цим згідно з положеннями п. 1 ст. 11 НК РФ для цілей оподаткування поняття «первинні облікові документи» слід визначати відповідно до законодавства про бухгалтерський облік (Лист Мінфіну Росії від 24.04.2007 № 07-05-06/106).
Пунктом 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік встановлено, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, і лише у разі заповнення всіх обов'язкових реквізитів.
Основним документом, який регламентує порядок оформлення операцій, пов'язаних з прийняттям до обліку основних засобів, є Постанова Держкомстату Росії від 21.01.2003 № 7 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів».
Даною Постановою передбачено кілька уніфікованих форм для документального оформлення руху об'єктів основних засобів залежно від їх виду.
Так, для обліку будинків (споруд) передбачений акт про прийом-передачу будівлі (споруди) (форма № ОЗ-1а), для решти об'єктів основних засобів - акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд) (форма № ОС -1), для обліку груп об'єктів основних засобів - акт про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель, споруд) (форма № ОЗ-1б).
Ці форми, як випливає з їх назви, застосовуються для оформлення та обліку операцій прийому, прийому-передачі об'єктів основних засобів всередині організації або між організаціями для:
а) включення об'єктів до складу основних засобів та обліку їх введення в експлуатацію (для об'єктів, які потребують монтажу, - у момент придбання, для об'єктів, що вимагають монтажу, - після прийому їх з монтажу і здачі в експлуатацію), що надійшли:
за договорами купівлі-продажу, міни, дарування, фінансової оренди (якщо основний засіб знаходиться на балансі лізингоодержувача) та ін;
шляхом придбання за гроші, виготовлення для власних потреб і введення в експлуатацію закінчених будівництвом будівель (споруд, вбудованих і прибудованих приміщень) у встановленому порядку;
б) вибуття зі складу основних засобів при передачі (продажу, міні та ін) іншій організації.
Розглянемо на прикладі порядок оформлення найпоширенішої форми акта - форми № ОЗ-1.
При цьому слід мати на увазі, що, якщо організація придбала основний засіб у торговельній мережі, у виробника або виготовила самостійно, акт складається в одному примірнику. Його підписують члени приймальної комісії, призначеної наказом керівника організації. Далі цей акт разом з доданою технічною документацією передається в бухгалтерію організації.
Якщо основний засіб переходить від однієї організації до іншої (при продажу, міні, передачі в статутний капітал та інше), діє інший порядок. Акт складається передавальною стороною у двох примірниках. Його стверджують керівники організації-одержувача і організації-здавальника. Один примірник залишається у сторони, другий разом з технічною документацією передається приймаючій стороні.
ПРИКЛАД
ТОВ «Силена» придбала у ТОВ «КоралЛіфт» (виробник) за договором купівлі-продажу від 21.05.2007 № 13 ліфт вартістю 295 000 руб., В тому числі ПДВ - 45 000 руб.
Згідно з технічним паспортом дата випуску ліфта - 22.03.2007.
Встановлений наказом генерального директора організації з метою бухгалтерського обліку строк корисного використання ліфта - 5 років, норма амортизації - 1,67.
Згідно облікову політику організації амортизація по цій групі об'єктів нараховується лінійним способом.
Почнемо з так званої шапки документа: це передусім номер і дата акту. Найчастіше облікової політикою організації передбачається послідовна нумерація актів приймання-передачі об'єктів основних засобів з початку року по всій організації. У разі ж якщо організація крупна і має, наприклад, кілька відокремлених підрозділів, які купують значну кількість об'єктів основних засобів, то передбачається нумерація в розрізі підрозділів з присвоєнням коду підрозділу.
Облікової політикою ТОВ «Силена» передбачено, що нумерація актів приймання-передачі об'єктів основних засобів ведеться в розрізі трьох відокремлених підрозділів організації наступним чином:
1. Підрозділ «Адміністративний будинок (адреса: м. Москва, пр-т Миру, д. 17 / 3)» - нумерація ведеться послідовно з початку звітного року, при цьому після номера акта ставиться літера «А» (№ ______-А).
2. Підрозділ «Склад (адреса: Московська обл., М. Одинцово, вул. Промислова, володіння 8 / 2)» - нумерація ведеться послідовно з початку звітного року, при цьому після номера акта ставиться літера «С» (№ ______-С).
3. Підрозділ «Торговий павільйон (адреса: м. Москва, Ленінський пр-т, д.12)» - нумерація ведеться послідовно з початку звітного року, при цьому після номера акта ставиться літера «Т» (№ ______-Т).
Ліфт був придбаний для установки в адміністративній будівлі. З початку звітного року це 29-й об'єкт основних засобів, придбаний організацією. Таким чином, порядковий номер акта буде 29-А.
Дата акта має відповідати моменту прийняття до обліку основного засобу (відображенню за дебетом рахунка 01 «Основні засоби»).
Далі бухгалтером заповнюються реквізити організації-одержувача (а саме: найменування, адреса, телефон, код за ЄДРПОУ організації), також вказується найменування структурного підрозділу, в якому буде знаходитися прийнятий до обліку об'єкт основних засобів.
Наступним важливим моментом є перенесення даних з документа, на підставі якого відбувається прийом ОС на облік, в акт. Ним може бути, наприклад, договір купівлі-продажу об'єкта основного засобу, наказ керівника про прийняття до обліку (введення в експлуатацію) основного засобу, створеного самою організацією, або інший передбачений законодавством документ.
У даному випадку в акті повинні бути вказані реквізити договору купівлі-продажу.
Потім вказується найменування об'єкта основного засобу, що приймається до врахування.
Звертаємо увагу, що в цьому рядку необхідно вказати повну назву ОС із зазначенням марки та моделі. Наприклад, «Ліфт 0,5 тонни ЛТ-9721».
Неповне заповнення бухгалтером зазначених реквізитів може призвести до небажаних наслідків.
З ПРАКТИКИ
ТОВ «Інтелектуальне рішення 3000» у період з січня по липень 2006 р. були придбані кілька великих партій комп'ютерів. Бухгалтер, який оформляв акти за формою № ОЗ-1, не вказав у них реквізити договорів, на підставі яких вони були придбані, а також у рядку «Об'єкт основних засобів» він вказував «Комп'ютер», без відображення конкретної марки і моделі.
У результаті виїзної податкової перевірки з податку на прибуток за 2006 рік податкова інспекція не прийняла у витрати для цілей оподаткування суму амортизації зазначених комп'ютерів у розмірі 432 тис. руб., Оскільки в ході перевірки було неможливо зіставити наявні в організації первинні облікові документи (договори купівлі- продажу) з уніфікованими формами з прийому до обліку основних засобів. Тобто, на думку податкових органів, було відсутнє документальне підтвердження понесених витрат.
Організації довелося дооформляє всі акти за вказаними об'єктами основних засобів відповідно до вимог законодавства, подавати уточнені декларації з податку на прибуток.
Тепер перейдемо до заповнення першого розділу «Відомості про стан об'єкта основних засобів на дату передачі» форми.
Розділ 1 заповнюється на підставі даних передавальної сторони (організації-здавальника), що мають інформаційний характер для об'єктів основних засобів, що були в експлуатації. У випадках придбання об'єктів через торговельну мережу, виготовлення для власних потреб розділ 1 не заповнюється.
У нашому прикладі організація набуває новий ліфт у виробника, тому може не заповнювати зазначений розділ. Тим часом не буде помилкою проставлення дати випуску ліфта, відображеної в технічному паспорті, а також вартості придбання ліфта. По інших рядках потрібно проставити прочерки.
Далі слід заповнення самого важливого другого розділу документа «Відомості про об'єкт основних засобів на дату прийняття до бухгалтерського обліку». Саме на підставі зазначених у ньому даних організація буде відображати в обліку основний засіб, а також розраховувати амортизацію по ньому.
Це перш за все первісна вартість основного засобу. У нашому прикладі це вартість придбання ліфта, за винятком ПДВ. ПДВ не враховується у вартості об'єкта, оскільки наша організація є платником цього податку та не здійснює види діяльності, звільнені від обкладення ПДВ, і відповідно має право на відрахування повної суми ПДВ, пред'явленого постачальником.
Наступний реквізит - строк корисного використання. Згідно з Класифікацією основних засобів, що включаються в амортизаційні групи, затвердженої Постановою Уряду РФ від 01.01.2002 № 1, ліфти належать до третьої амортизаційної групі з терміном корисного використання понад 3 років до 5 років включно. У нашій ситуації наказом керівника строк корисного використання встановлений в п'ять років. Відповідно щомісячна норма амортизації складе 1,67%.
Також необхідно вказати спосіб нарахування амортизації. У нашому випадку це лінійний спосіб, який закріплений в обліковій політиці організації.
Переходимо до третього розділу «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта основних засобів». У нього записується коротка характеристика придбаного об'єкта ОЗ, у тому числі його додаткових пристосувань і приладдя, а також вміст дорогоцінних металів (якщо в організації є такі дані).
Тобто акт повинен містити найменування, одиницю виміру, кількість і масу дорогоцінних металів в прийнятому до обліку обладнання. Ці дані відображаються в первинної облікової документації на підставі відомостей про зміст дорогоцінних металів, зазначених у технічній документації (наприклад, у технічному паспорті), або при відсутності цих відомостей - за даними організацій, розробників, виробників чи на основі аналогів, розрахунків.
У розглянутому прикладі на підставі даних технічного паспорта на ліфт невідомо, чи містяться в ньому дорогоцінні метали. У такому випадку, на нашу думку, в акті допустимо зробити позначку, що вміст дорогоцінних металів буде визначено після списання та утилізації.
Тепер перейдемо до заповнення третьої сторінки акта. Для приймання такого технічно складного обладнання, як ліфт, необхідне створення комісії з приймання-передачі об'єктів основних засобів.
У ТОВ «Силена» створена на підставі наказу керівника від 28.12.2006 № 18 постійно діюча комісія, що складається з техніка та інженера. Головою комісії призначений головний інженер організації.
В результаті огляду, установки і випробування комісія визнала ліфт відповідним технічним умовам, що не вимагає якої-небудь доробки, що й знайшло своє відображення в акті.
Отже, незаповненим залишився тільки останній розділ акту.
Звертаємо увагу, що ліва сторона даного розділу заповнюється матеріально відповідальною особою і бухгалтером при вибутті даного основного засобу.
Праву частину заповнює співробітник організації, який отримав за актом прийому-передачі до договору купівлі-продажу або накладної дане основний засіб. Далі акт підписує матеріально відповідальна особа організації, яким на відповідальне зберігання надійшов отриманий об'єкт. І одним з останніх, перевіривши правильність заповнення всіх реквізитів і підтверджуючи оформлення інвентарної картки, акт підписує головний бухгалтер організації.
Після цього заповнену уніфіковану форму стверджує керівник організації.
На закінчення звертаємо увагу, що при необхідності розглянуту форму можна доповнити новими реквізитами (відповідно відобразивши це в обліковій політиці організації). А ось видаляти існуючі реквізити ні в якому разі не можна.