ЗМІСТ
\ F \ t "ЗАГОЛОВОК 4; 4" \ * MERGEFORMAT Введення .................................... .................................................. ............... 3
1. Довіреність та її реквізити .............................................. .................. 4
2. Прийом, облік касаційних скарг і протестів .................................. 10
3. Доповідна записка, довідка. Їх реквізити ....................................... 13
4. Наказ, порядок складання та його реквізити .................................. 15
Список використаних джерел :.............................................. ....... 22
Введення.
Термін «діловодство» характеризує сукупність робіт з документування управлінської діяльності установ і з організації в них документів. Поняттям «документ» визначається інформація, записана будь-яким способом на будь-якому матеріалі, видана або отриманий будь-яким фізичним або юридичною особою, в будь-якій організації для використання у своїй діяльності. Таким чином, поняття «управління», «інформація», «діловодство», «документ» органічно взаємопов'язані.
Сьогодні вдосконалення управління виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації та ефективності управлінської праці багато в чому залежать від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство.
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управлінням (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).
Правильна постановка діловодства в установах є одним з найважливіших умов належної організації роботи, дотримання норм, своєчасного розгляду справ, виконання рішень, постанов, чіткого та культурного обслуговування звертаються до них громадян, а також представників підприємств, установ і організацій.
На відміну від договору, що регулює внутрішні відносини між представником і представляється, доручення покликана забезпечити зовнішній ефект представництва, а саме встановити правовий зв'язок між представляють, і третьою особою у вигляді дій представника. Знайомлячись з довіреністю, треті, яких вона власне і адресується, дізнаються, якими повноваженнями володіє представник.
Договір ж або інший юридичний факт, що послужив основою для видачі довіреності, як такої третіх осіб не стосується. Будь-які угоди та інші юридичні дії, вчинені представником у межах наданих йому повноважень, носять для подається обов'язковий характер. Зокрема, представлений може відмовитися від виконання укладеного на підставі доручення договору, пославшись на те, що представник, порушив укладений між ними договір про представництво, наприклад, відступив від даних йому вказівок, якщо тільки вони не були чітко відображені в договорі, але і в дорученні. Іншими словами, у разі розбіжностей між договором, що визначає внутрішні відносини подається і представника, і виданої представнику дорученням, права та обов'язки подається, належних угод, скоєних представником з третіми особами, визначаються повноваженнями, зафіксованими в довіреності, а не у договорі про представництво (наприклад , у договорі доручення).
Одне з основних вимог, що висуваються до доручення, - її форма. Довіреність повинна бути неодмінно письмовій. Мова йде про довіреність, виданої на укладення угод, що потребують нотаріальної форми (наприклад, операцій з нерухомістю), то вона повинна бути нотаріально посвідчений. Виняток з цього правила може бути передбачене в законі. Довіреність на вчинення правочину, що вимагає нотаріального посвідчення, видається в нотаріальній формі, якщо інше не передбачено законом.
Однак бувають випадки, коли письмові довіреності, певним чином оформлені, здатні замінити собою необхідну законом нотаріальне посвідчення. Такі випадки пов'язані з особливим положенням, в якому опинилися представлені. До цього переліку входять:
1.) Довіреності осіб, які перебувають на лікуванні в госпіталях, санаторіях та інших військово-лікувальних установи. Таку угоду повинен засвідчити начальник установи, його заступник з медичної частини або старший або черговий лікар.
2.) Доручення військовослужбовців, посвідчені командирами (начальником) військової частини, з'єднання, установи чи військово-навчального закладу. У такому ж порядку можуть бути засвідчені тими ж особами доручення робітників і службовців, членів їх сімей і членів сімей військовослужбовців за умови, якщо частина, з'єднання, установи чи військово-навчальний заклад перебувають у місцевості, де відсутні нотаріальні контори (нотаріус та інші органи, у функції яких входить вчинення нотаріальних дій).
3.) Довіреності осіб, які перебувають у місцях позбавлення волі (маються на увазі ув'язнені), можуть бути засвідчені начальником відповідного місця позбавлення волі.
4.) Доручення повнолітніх дієздатних громадян, які перебувають у закладах соціального захисту населення - будинків престарілих, інвалідів і т.д., ці доручення повинні бути засвідчені адміністрацією установи чи керівником або заступником відповідного органу.
5.) У випадках отримання заробітної плати та інших платежів, пов'язаних з трудовими відносинами, виплати винагороди авторам і винахідникам, пенсій, допомог і стипендій, вкладів громадян в банках і на одержання грошової, посилкової чи іншої кореспонденції можуть бути доручення, які засвідчені або організацією, в якій представлений (довіритель) працює або навчається, або житлово-експлуатаційною організацією за місцем його проживання, або адміністрацією стаціонарного лікувального закладу, в якому він перебуває на лікуванні.
До дорученнями пред'являються також і спеціальні вимоги щодо їх форми, наприклад скріплення їх печаткою організації, необхідно тільки тоді, коли на цей рахунок є вказівка у законі чи іншому правовому акті чи угоді сторін. Зокрема пунктом 5 статті 185 Цивільного кодексу передбачено, що при видачі довіреності від імені юридичної особи потрібна наявність, крім відповідного підпису, також печатки організації. Крім того, встановлено, що довіреність на одержання чи видачу грошей або інших майнових цінностей від імені юридичної особи, яка перебуває у державній або муніципальній власності, повинна бути скріплена другим підписом головного бухгалтера.
Доручення за загальним правилом підписується керівником. Дійсною є, проте, доручення, підписана і іншою особою, якщо воно наділене відповідними повноваженнями установчим документом організації. За змістом та обсягом повноважень, якими наділяється представник, розрізняються три види довіреності:
1). Генеральні (загальні) доручення видаються для здійснення різноманітних операцій та інших юридичних дій протягом певного періоду часу (наприклад, довіреність, видана керівнику філії юридичної особи);
2). Спеціальні доручення видаються на вчинення ряду однорідних угод чи інших юридичних дій. До них відносяться доручення для представництва в суді, арбітражному суді, на отримання товарно-матеріальних цінностей від вантажоперевізника і т.д.;
3). Разові доручення видаються з метою суворо певної угоди або іншої юридичної дії.
Нотаріус засвідчує доручення від імені однієї або кількох осіб, на ім'я одного або кількох осіб.
Довіреність, що видається в порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню після подання основної довіреності, в якій застережено право передоручення, або після подання доказів того, що представник за основним дорученням примушений до цього силою обставин для охорони інтересів видала доручення. Довіреність, видана в порядку передоручення, має містити в собі більше прав, ніж надано за основним дорученням. Термін дії довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку дії довіреності, на підставі якої вона видана. Цивільний кодекс встановлює граничний строк довіреності, який становить три роки. Довіреність, видана на більший строк, буде дійсна лише протягом трьох років. Відсутність терміну у довіреності не тягне за собою втрати дорученням юридичної сили. Таке доручення діє один рік.
Проте з терміном пов'язана інша, вже зовсім обов'язкова вимога, порушення якого тягне нікчемність доручення: наявність дати її видачі, однак існує виняток з правил для довіреностей, які видаються з метою вчинення дій за кордоном. Якщо така довіреність не містить вказівки на строк її дії, то, будучи засвідчена нотаріусом, вона діє необмежений час аж до її скасування представляє.
Загальне правило, що відноситься до всіх випадків видачі довіреності, полягає у визнанні необхідним особистого виконання представником передбачених у ній дій. За вказаною причини передати іншому вчинення відповідних дій на основі видається для цієї мети доручення (передоручення) можливе лише за наявності однієї з двох передумов: або в самій довіреності передбачено право передоручення, або представник змушений силою обставин передоручити виконання доручення охорони інтересів подається.
Незалежно від того, чи отримав представник відповідні повноваження заздалегідь чи діяв з власної ініціативи, він зобов'язаний довести до відома про відбулося передоверии подається, повідомити йому необхідні відомості про те, кому передано повноваження. Мається на увазі не тільки місце проживання та інші дані, необхідні для встановлення зв'язку між представляють, і новим представником, але такі відомості, які характеризують професійні та інші якості нового представника.
Передоручення здійснюється шляхом видачі довіреності початковою представником новому представнику. До такої доручення пред'являються дві вимоги:
по-перше, вона повинна бути нотаріально посвідчено завжди - навіть тоді, коли первісна доручення було зроблено в простій письмовій формі (виняток складають доручення на отримання заробітної плати та ін);
по-друге, оскільки повноваження особи, якій передовірене дії, похідні від повноважень початкового представника, довіреність, видана при передоверии, не може виходити за рамки існуючих в початкової доручення обмежень, включаючи термін її дії.
У разі керуються загальним правилом для всього цивільного права принципом: «ніхто не може передати іншому більше прав, ніж він сам має».
Довіреність, видана на підтвердження передоручення, може охоплювати всі або тільки частину дій, доручених початкового представнику.
В основі доручення лежать особисті відносини сторін. З цієї причини доручення визнається автоматично припиненої разі смерті, визнання недієздатною, обмежено дієздатним або безвісно відсутнім представника чи подається.
Припиняється доручення й у разі припинення юридичної особи - представника чи подається. З цієї причини правонаступники (спадкоємець або організація, до якої перейшли права та обов'язки подається - реорганізованого юридичної особи) мають за згодою представника видати йому нову довіреність.
Особливий, довірчий характер складаються між представником і акредитуючою відносин в тому, що кожен з них має право в будь-який час скасувати довіреність або передоручення і відмовитися від них. Оскільки зазначене положення має конституирующее значення для доручення, Цивільний кодекс передбачає, що угода про відмову від права припинення довіреності або передоручення визнається нікчемним.
Ще одна підстава припинення довіреності пов'язане з її терміновим характером. Із закінченням строку довіреності вона припиняється, а значить, при необхідності за згодою сторін повинна бути видана нова довіреність.
Необхідно також мати на увазі, що припинення довіреності автоматично тягне за собою припинення передоручення.
Стаття 189 Цивільного кодексу містить певні гарантії для представника і третіх осіб у разі скасування довіреності представляє. Ці гарантії полягають у тому, що представлений зобов'язаний довести до відома представника і третю особу, для представництва, перед якими видана довіреність, про що відбулася скасування. Цей обов'язок лежить і на правонаступників подається у разі його смерті (реорганізації юридичної особи).
Правові наслідки припинення довіреності наступають у момент, коли представник дізнався або повинен був дізнатися про припинення доручення. Тому права та обов'язки, що виникли до відповідного моменту, зберігають значення для представника та правонаступників.
Ув'язнена після скасування довіреності угода може бути оскаржена акредитуючою (його правонаступниками). Для цього їм потрібно довести, що третя особа у момент вчинення правочину знала або мала знати про відбулася скасування довіреності.
На представника покладається обов'язок негайно повернути довіреність пропонованого. Цей обов'язок виражається у вчиненні юридичних, а не фактичних дій. З даної причини знищення доручення представником прирівнюється до її повернення пропонованого.
Зразок довіреності в додатку № 1.
На скаргах і протестах особа, яка прийняла скаргу або протест, зазначає час їх надходження до суду. До скарги, отриманої за поштою, для визначення дати її подання долучається конверт.
До протесту прокурора або скаргою потерпілого у кримінальній справі має бути докладено відповідне число їх копій для вручення кожному засудженому або виправданому, чиї інтереси зачіпають протест або скарга.
Про день розгляду справи в касаційній інстанції (згідно з отриманим з вищестоящого суду графіком) особі, яка подала скаргу, особисто оголошується під розписку на скарзі, а надіслав скаргу поштою надсилається повідомлення.
Про принесення протесту або скарги, а також про місце і час розгляду справи в касаційній інстанції сповіщаються учасники процесу, інтереси яких зачіпають скарга чи протест.
Засуджені, які містяться під вартою, сповіщаються про подачу протесту або скарги, а також про час розгляду справи через начальника відповідного місця попереднього ув'язнення. Засудженому або виправданому вручається копія протесту або скарги потерпілого.
Особам, які беруть участь у цивільній справі, разом з повідомленням повинна бути направлена копія скарги або протесту, а також копії доданих до них письмових матеріалів. Заперечення або пояснення, що надійшли на скаргу чи протест у кримінальній або цивільній справі, долучаються до справи або протягом доби направляються на додаток до справи до вищестоящого суду.
\ F \ t "ЗАГОЛОВОК 4; 4" \ * MERGEFORMAT Введення .................................... .................................................. ............... 3
1. Довіреність та її реквізити .............................................. .................. 4
2. Прийом, облік касаційних скарг і протестів .................................. 10
3. Доповідна записка, довідка. Їх реквізити ....................................... 13
4. Наказ, порядок складання та його реквізити .................................. 15
Список використаних джерел :.............................................. ....... 22
Введення.
Термін «діловодство» характеризує сукупність робіт з документування управлінської діяльності установ і з організації в них документів. Поняттям «документ» визначається інформація, записана будь-яким способом на будь-якому матеріалі, видана або отриманий будь-яким фізичним або юридичною особою, в будь-якій організації для використання у своїй діяльності. Таким чином, поняття «управління», «інформація», «діловодство», «документ» органічно взаємопов'язані.
Сьогодні вдосконалення управління виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації та ефективності управлінської праці багато в чому залежать від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство.
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управлінням (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).
Правильна постановка діловодства в установах є одним з найважливіших умов належної організації роботи, дотримання норм, своєчасного розгляду справ, виконання рішень, постанов, чіткого та культурного обслуговування звертаються до них громадян, а також представників підприємств, установ і організацій.
DOCPROPERTY Глава01 \ * MERGEFORMAT 1. Довіреність та її реквізити.
Довіреністю є письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Найчастіше доручення видається для підтвердження повноважень добровільного представництва. Але якщо саме добровільне представництво має в основі договір між представляють, і представником, то видача довіреності за своєю юридичною природою являє собою односторонню угоду, що здійснюються за одноосібним розсуд подається особи. Іншими словами, для видачі довіреності і набуття нею юридичної сили не потрібна згода представника.На відміну від договору, що регулює внутрішні відносини між представником і представляється, доручення покликана забезпечити зовнішній ефект представництва, а саме встановити правовий зв'язок між представляють, і третьою особою у вигляді дій представника. Знайомлячись з довіреністю, треті, яких вона власне і адресується, дізнаються, якими повноваженнями володіє представник.
Договір ж або інший юридичний факт, що послужив основою для видачі довіреності, як такої третіх осіб не стосується. Будь-які угоди та інші юридичні дії, вчинені представником у межах наданих йому повноважень, носять для подається обов'язковий характер. Зокрема, представлений може відмовитися від виконання укладеного на підставі доручення договору, пославшись на те, що представник, порушив укладений між ними договір про представництво, наприклад, відступив від даних йому вказівок, якщо тільки вони не були чітко відображені в договорі, але і в дорученні. Іншими словами, у разі розбіжностей між договором, що визначає внутрішні відносини подається і представника, і виданої представнику дорученням, права та обов'язки подається, належних угод, скоєних представником з третіми особами, визначаються повноваженнями, зафіксованими в довіреності, а не у договорі про представництво (наприклад , у договорі доручення).
Одне з основних вимог, що висуваються до доручення, - її форма. Довіреність повинна бути неодмінно письмовій. Мова йде про довіреність, виданої на укладення угод, що потребують нотаріальної форми (наприклад, операцій з нерухомістю), то вона повинна бути нотаріально посвідчений. Виняток з цього правила може бути передбачене в законі. Довіреність на вчинення правочину, що вимагає нотаріального посвідчення, видається в нотаріальній формі, якщо інше не передбачено законом.
Однак бувають випадки, коли письмові довіреності, певним чином оформлені, здатні замінити собою необхідну законом нотаріальне посвідчення. Такі випадки пов'язані з особливим положенням, в якому опинилися представлені. До цього переліку входять:
1.) Довіреності осіб, які перебувають на лікуванні в госпіталях, санаторіях та інших військово-лікувальних установи. Таку угоду повинен засвідчити начальник установи, його заступник з медичної частини або старший або черговий лікар.
2.) Доручення військовослужбовців, посвідчені командирами (начальником) військової частини, з'єднання, установи чи військово-навчального закладу. У такому ж порядку можуть бути засвідчені тими ж особами доручення робітників і службовців, членів їх сімей і членів сімей військовослужбовців за умови, якщо частина, з'єднання, установи чи військово-навчальний заклад перебувають у місцевості, де відсутні нотаріальні контори (нотаріус та інші органи, у функції яких входить вчинення нотаріальних дій).
3.) Довіреності осіб, які перебувають у місцях позбавлення волі (маються на увазі ув'язнені), можуть бути засвідчені начальником відповідного місця позбавлення волі.
4.) Доручення повнолітніх дієздатних громадян, які перебувають у закладах соціального захисту населення - будинків престарілих, інвалідів і т.д., ці доручення повинні бути засвідчені адміністрацією установи чи керівником або заступником відповідного органу.
5.) У випадках отримання заробітної плати та інших платежів, пов'язаних з трудовими відносинами, виплати винагороди авторам і винахідникам, пенсій, допомог і стипендій, вкладів громадян в банках і на одержання грошової, посилкової чи іншої кореспонденції можуть бути доручення, які засвідчені або організацією, в якій представлений (довіритель) працює або навчається, або житлово-експлуатаційною організацією за місцем його проживання, або адміністрацією стаціонарного лікувального закладу, в якому він перебуває на лікуванні.
До дорученнями пред'являються також і спеціальні вимоги щодо їх форми, наприклад скріплення їх печаткою організації, необхідно тільки тоді, коли на цей рахунок є вказівка у законі чи іншому правовому акті чи угоді сторін. Зокрема пунктом 5 статті 185 Цивільного кодексу передбачено, що при видачі довіреності від імені юридичної особи потрібна наявність, крім відповідного підпису, також печатки організації. Крім того, встановлено, що довіреність на одержання чи видачу грошей або інших майнових цінностей від імені юридичної особи, яка перебуває у державній або муніципальній власності, повинна бути скріплена другим підписом головного бухгалтера.
Доручення за загальним правилом підписується керівником. Дійсною є, проте, доручення, підписана і іншою особою, якщо воно наділене відповідними повноваженнями установчим документом організації. За змістом та обсягом повноважень, якими наділяється представник, розрізняються три види довіреності:
1). Генеральні (загальні) доручення видаються для здійснення різноманітних операцій та інших юридичних дій протягом певного періоду часу (наприклад, довіреність, видана керівнику філії юридичної особи);
2). Спеціальні доручення видаються на вчинення ряду однорідних угод чи інших юридичних дій. До них відносяться доручення для представництва в суді, арбітражному суді, на отримання товарно-матеріальних цінностей від вантажоперевізника і т.д.;
3). Разові доручення видаються з метою суворо певної угоди або іншої юридичної дії.
Нотаріус засвідчує доручення від імені однієї або кількох осіб, на ім'я одного або кількох осіб.
Довіреність, що видається в порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню після подання основної довіреності, в якій застережено право передоручення, або після подання доказів того, що представник за основним дорученням примушений до цього силою обставин для охорони інтересів видала доручення. Довіреність, видана в порядку передоручення, має містити в собі більше прав, ніж надано за основним дорученням. Термін дії довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку дії довіреності, на підставі якої вона видана. Цивільний кодекс встановлює граничний строк довіреності, який становить три роки. Довіреність, видана на більший строк, буде дійсна лише протягом трьох років. Відсутність терміну у довіреності не тягне за собою втрати дорученням юридичної сили. Таке доручення діє один рік.
Проте з терміном пов'язана інша, вже зовсім обов'язкова вимога, порушення якого тягне нікчемність доручення: наявність дати її видачі, однак існує виняток з правил для довіреностей, які видаються з метою вчинення дій за кордоном. Якщо така довіреність не містить вказівки на строк її дії, то, будучи засвідчена нотаріусом, вона діє необмежений час аж до її скасування представляє.
Загальне правило, що відноситься до всіх випадків видачі довіреності, полягає у визнанні необхідним особистого виконання представником передбачених у ній дій. За вказаною причини передати іншому вчинення відповідних дій на основі видається для цієї мети доручення (передоручення) можливе лише за наявності однієї з двох передумов: або в самій довіреності передбачено право передоручення, або представник змушений силою обставин передоручити виконання доручення охорони інтересів подається.
Незалежно від того, чи отримав представник відповідні повноваження заздалегідь чи діяв з власної ініціативи, він зобов'язаний довести до відома про відбулося передоверии подається, повідомити йому необхідні відомості про те, кому передано повноваження. Мається на увазі не тільки місце проживання та інші дані, необхідні для встановлення зв'язку між представляють, і новим представником, але такі відомості, які характеризують професійні та інші якості нового представника.
Передоручення здійснюється шляхом видачі довіреності початковою представником новому представнику. До такої доручення пред'являються дві вимоги:
по-перше, вона повинна бути нотаріально посвідчено завжди - навіть тоді, коли первісна доручення було зроблено в простій письмовій формі (виняток складають доручення на отримання заробітної плати та ін);
по-друге, оскільки повноваження особи, якій передовірене дії, похідні від повноважень початкового представника, довіреність, видана при передоверии, не може виходити за рамки існуючих в початкової доручення обмежень, включаючи термін її дії.
У разі керуються загальним правилом для всього цивільного права принципом: «ніхто не може передати іншому більше прав, ніж він сам має».
Довіреність, видана на підтвердження передоручення, може охоплювати всі або тільки частину дій, доручених початкового представнику.
В основі доручення лежать особисті відносини сторін. З цієї причини доручення визнається автоматично припиненої разі смерті, визнання недієздатною, обмежено дієздатним або безвісно відсутнім представника чи подається.
Припиняється доручення й у разі припинення юридичної особи - представника чи подається. З цієї причини правонаступники (спадкоємець або організація, до якої перейшли права та обов'язки подається - реорганізованого юридичної особи) мають за згодою представника видати йому нову довіреність.
Особливий, довірчий характер складаються між представником і акредитуючою відносин в тому, що кожен з них має право в будь-який час скасувати довіреність або передоручення і відмовитися від них. Оскільки зазначене положення має конституирующее значення для доручення, Цивільний кодекс передбачає, що угода про відмову від права припинення довіреності або передоручення визнається нікчемним.
Ще одна підстава припинення довіреності пов'язане з її терміновим характером. Із закінченням строку довіреності вона припиняється, а значить, при необхідності за згодою сторін повинна бути видана нова довіреність.
Необхідно також мати на увазі, що припинення довіреності автоматично тягне за собою припинення передоручення.
Стаття 189 Цивільного кодексу містить певні гарантії для представника і третіх осіб у разі скасування довіреності представляє. Ці гарантії полягають у тому, що представлений зобов'язаний довести до відома представника і третю особу, для представництва, перед якими видана довіреність, про що відбулася скасування. Цей обов'язок лежить і на правонаступників подається у разі його смерті (реорганізації юридичної особи).
Правові наслідки припинення довіреності наступають у момент, коли представник дізнався або повинен був дізнатися про припинення доручення. Тому права та обов'язки, що виникли до відповідного моменту, зберігають значення для представника та правонаступників.
Ув'язнена після скасування довіреності угода може бути оскаржена акредитуючою (його правонаступниками). Для цього їм потрібно довести, що третя особа у момент вчинення правочину знала або мала знати про відбулася скасування довіреності.
На представника покладається обов'язок негайно повернути довіреність пропонованого. Цей обов'язок виражається у вчиненні юридичних, а не фактичних дій. З даної причини знищення доручення представником прирівнюється до її повернення пропонованого.
Зразок довіреності в додатку № 1.
DOCPROPERTY Глава02 \ * MERGEFORMAT 2. Прийом, облік касаційних скарг і протестів.
Прийом, облік скарг і протестів виробляється в строгому порядку, за виконання якого особи, які займаються цим, несуть персональну відповідальність. У наказі Мін'юсту РФ від 16 червня 1994 р. N 19-01-88-94 "Про затвердження Інструкції з діловодства в районному (міському) суді" чітко визначено порядок прийняття, проходження та обліку документів в суді.На скаргах і протестах особа, яка прийняла скаргу або протест, зазначає час їх надходження до суду. До скарги, отриманої за поштою, для визначення дати її подання долучається конверт.
До протесту прокурора або скаргою потерпілого у кримінальній справі має бути докладено відповідне число їх копій для вручення кожному засудженому або виправданому, чиї інтереси зачіпають протест або скарга.
Про день розгляду справи в касаційній інстанції (згідно з отриманим з вищестоящого суду графіком) особі, яка подала скаргу, особисто оголошується під розписку на скарзі, а надіслав скаргу поштою надсилається повідомлення.
Про принесення протесту або скарги, а також про місце і час розгляду справи в касаційній інстанції сповіщаються учасники процесу, інтереси яких зачіпають скарга чи протест.
Засуджені, які містяться під вартою, сповіщаються про подачу протесту або скарги, а також про час розгляду справи через начальника відповідного місця попереднього ув'язнення. Засудженому або виправданому вручається копія протесту або скарги потерпілого.
Особам, які беруть участь у цивільній справі, разом з повідомленням повинна бути направлена копія скарги або протесту, а також копії доданих до них письмових матеріалів. Заперечення або пояснення, що надійшли на скаргу чи протест у кримінальній або цивільній справі, долучаються до справи або протягом доби направляються на додаток до справи до вищестоящого суду.
Після закінчення терміну, встановленого для оскарження вироку, рішення, визначення, а якщо надійшли зауваження на протокол судового засідання, то і після їх розгляду у встановлений законом термін, справа зі скаргою чи протестом направляється до вищестоящого суду з супровідним листом, підписаним суддею.
Протягом терміну, встановленого для оскарження вироку, рішення, ухвали і постанови, справа ніким не може бути витребувана і вислано з суду (статті 328 КПК РРФСР і 289 ЦПК РРФСР).
Разом з кримінальною справою канцелярія суду направляє до вищестоящого суду заповнені суддею статистичні картки на підсудного на всіх осіб, засуджених чи виправданих у справі або стосовно яких справа була припинена, а також на осіб, визнаних судом неосудними. Контрольні талони статистичних карток направляються в установленому порядку органу юстиції для контролю за результатами розгляду справи судом другої інстанції.
У кримінальній справі, в тому числі прекращенному на підставі статті 50.1 КК РРФСР, за яким підсудні скоїли закінчені злочини, пов'язані із заподіянням шкоди державному і громадському майну, разом зі справою до вищестоящого суду, крім того, направляється заповнена суддею картка з обліку сум збитків ( Додаток N 4 до Інструкції з статзвітності).
У випадках, коли питання про відшкодування шкоди, заподіяної злочином, розглядається окремо у порядку цивільного судочинства, зазначена картка заповнюється суддею, який розглянув цивільну справу, позов за яким випливає з кримінальної справи, і разом з цивільною справою також висилається до вищестоящого суду.
Правильність оформлення справи, що направляється в касаційну інстанцію, перевіряє суддя. Дата направлення справи до касаційної інстанції і дата повернення справи до суду, результати касаційного розгляду відзначаються в обліково-статистичній картці.
У суді можуть бути заведені журнали обліку кримінальних і цивільних справ, направлених на розгляд до касаційної та наглядову інстанції.
Копії судових постанов і супровідних листів у справах, спрямованим у вищу інстанцію, зберігаються в спеціальній папці до їх повернення.
Касаційні скарги і протести по цивільній справі, при подачі яких не були дотримані вимоги, передбачені статтею 288 ЦПК РРФСР, зберігаються при справі і протягом встановленого суддею строку контролюються. Копія ухвали судді не пізніше наступного робочого дня надсилається особі, яка подала скаргу або протест. Якщо недоліки, зазначені у визначенні, не будуть усунуті у призначений суддею строк, ці скарги і протести вважаються не поданими і з супровідним листом за підписом судді повертаються особам, які подали скаргу чи протест.
Касаційні скарги або протести у цивільних і кримінальних справах, подані з пропуском строку, повертаються особам, які подали скаргу чи протест.
Форма ухвали про прийняття касаційної скарги до провадження наведена у додатку № 2.
Форма касаційної скарги наведена у додатку № 3.
У першій, констатуючої (описової), викладаються мали місце факти або описується ситуація, у другій викладаються пропозиції, прохання. Доповідними записками інформують керівника про хід робіт. Такі записки надаються регулярно.
Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, що починається з прийменника «про» («об»). Оформлення цього виду документа залежить від адресата.
Доповідні записки можуть бути двох видів: зовнішні і внутрішні.
Зовнішня доповідна записка, підписується керівництвом, друкується на загальному бланку із заповненням таких реквізитів:
- Дата;
- Індекс;
- Місце складання чи видання;
- Заголовок до тексту;
- Адресат;
- Текст;
- Підпис.
Внутрішня доповідна записка, адресована керівництву, підписується її упорядником або керівником структурного підрозділу, друкується на стандартному аркуші паперу. Машинописним способом відтворюється реквізити бланка:
- Найменування структурного підрозділу;
- Вид документа (доповідна записка);
- Дата.
Довідка - це документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки бувають двох видів:
1) з інформацією про факти та події службового характеру;
2) установам для посвідчення того чи іншого юридичного факту.
Більш численну групу складають довідки другого виду. Вони видаються щодня. Це - довідки про підтвердження місця навчання і роботи, про займану посаду і т.п.
Форма довідки в додатку № 4.
Форма доповідної записки в додатку № 5.
Проекти наказів готуються фахівцями підприємства, узгоджуються з головним, провідними фахівцями, юристом, головним бухгалтером і підписуються директором підприємства.
Підписаний директором наказ реєструється працівником, відповідальним за ведення діловодства.
Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в його тексті не вказано іншого терміну.
Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства і містять такі реквізити:
- Найменування підприємства;
- Найменування виду документа;
- Дата;
- Індекс;
- Заголовок до тексту;
- Відмітка про контроль;
- Текст;
- Підпис;
- Візи;
- Відмітки про виконання документа;
- Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
Текст наказу складається з двох частин:
1) констатуючій;
2) розпорядчої.
Наказ - акт друкований керівниками міністерств, відомств, відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств, що діють на основі єдиноначальності. Наказ видається для вирішення основних оперативних завдань, що стоять перед цим органом. За юридичною природою наказ може бути нормативним актом управління, що містить норми права, що регулюють певні сфери суспільних відносин, і актом застосування норм права (наприклад, про призначення на посаду).
Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, що застосовується у практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних частин; затвердження положення, інструкцій, правил тощо документів, що вимагають затвердження; з усіх питань внутрішнього життя установи, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення , звільнення працівників і т.д. За допомогою наказу керівник ставити основні завдання перед працівниками, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ обов'язковий для всіх працівників даної організації чи галузі. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від їх підпорядкованості. Всі розпорядчі документи повинні суворо відповідати закону, жоден з них не може містити положень, що суперечать закону. Підготовка основних видів розпорядчих документів в основному аналогічна. Вона являє собою досить складний процес, що має відмінності в кінцевій стадії оформлення документів, що відображають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і єдиноначальності (наказ, розпорядження).
Можна виділити наступні стадії підготовки розпорядчих документів: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження документа, підписання.
Процедура складання та оформлення розпорядчого документа повинна бути описана в табелі форм документів конкретної установи або в її інструкції з діловодства. У них викладаються послідовність над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.
Підготовка проекту розпорядчого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії) залучатись вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників. Головна умова, що забезпечує якість документа, достатня компетентність осіб, його готують. Чим вище рівень складається документа, тим вище вимоги, пропоновані до його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння висловлювати думки).
Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання документа органами влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності для здійснення завдань, покладених на установу. Установа або структурний підрозділ може виступати з ініціативою розробки розпорядчого документа за будь-якого питання.
Перша стадія розробки проекту будь-якого розпорядчого документа - визначення кола питань, які має бути в ньому відобразити. У залежності від важливості управлінського дії приступають до вивчення матеріалів по суті, перш за все законодавчих актів і рішень уряду, потім відомчих нормативних документів, що передують розпорядчих документів з даного і аналогічних питань.
Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечує правову основу документа, його спрямованість державну постановку проблеми. Перегляд раніше видавалися з даного питання розпорядчих документів дозволить уникнути дублювання і протиріч, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Для цього використовується різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службові листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це в чернетці, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.
Текст розпорядчого документа найчастіше складається з взаємозалежних двох частин - констатуючої та розпорядчої.
Констатуюча частина є введенням в істота розглянутого питання, покликана пояснити, чим викликані розпорядження. У ній можуть бути перераховані факти, події, дана оцінка. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акту вищого органу, на виконання якого видається даний розпорядчий документ (найчастіше переказ), У цьому випадку вид акта, його автор, повна назва (заголовок), номер і дата, тобто наводяться всі пошукові ( посилальні) дані. Констатуюча частина необов'язкова, вона може й не бути, якщо немає необхідності давати роз'яснення.
Розпорядча частина несе основне навантаження в розпорядчих документах, що викладається в наказовій формі. У залежності від виду документа вона починається словами:
«Постановляє» - в постанові;
«Вирішує» («вирішив») - в рішенні;
«Пропоную» - у розпорядженні;
«Наказую» - в наказі.
Вид розпорядчого документа зумовлює і характер викладу його тексту. Слова «постановляє», «вирішує» («вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються прописними літерами або малими у розрядку, тобто вони візуально виділяються і таким чином відділяють констатуючу частину документа від розпорядчої частини. Розташовуються ці слова з окремого рядка від нульового положення табулятора.
Потім з нового рядка абзацу слід текст постановляючої частини. До формулювань цій частині документа представляються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданим раніше документам, чіткими, ясними, не допускають різних тлумачень. У них слід уникати неконкретних виразів типу: «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати» і т.д. Сформульований таким чином текст, доручення розпливчасті, перевірка їх виконання скрутна.
Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії і декількох виконавців, вона ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад, в наказах), наказують дії та термін виконання. Виконавець вказується в детальному відмінку. Можна вказувати і узагальнено, наприклад: директорам заводів, керівникам архівів. Наказують дії виражається дієсловом у формі - «підготувати», «зарахувати», «організувати», «забезпечити», «покласти», «розробити» і т.д. Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу передбачуваних робіт.
Слід враховувати час доведення інформації до-конкретних виконавців. Розпорядчий документ може мати загальний для всіх пунктів виконавчий термін. Однак частіше термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо. У кінці тексту розпорядчого документа міститься перелік документів, що втратив силу або підлягають зміні з виданням цього акта. Останнім пунктом у наказах, рішеннях, розпорядження вказується особа, на яку покладається контроль за виконанням документа. Розпорядчі документи можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Реквізит «Додаток» після тексту розпорядчих документів самостійно не оформляється.
Текст розпорядчого документа повинен мати заголовок. Тема починається з приводу «О» («ПРО») і формується за допомогою відкладальною іменників (наприклад «Про призначення ...»,« Про затвердження ...», «Про введення ...»), предмет (наприклад,« Про підсумки ...», «Про заходи ...»). Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу (про створення, реорганізації, ліквідації установ, організацій і підприємств, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до положення (статут), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції , про перехід на новий режим роботи), розроблені уніфіковані форми документів, в яких зумовлений не тільки склад, але й порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази по прийому на роботу, переміщення, переведення на іншу роботу, звільнення з посади, винесення заохочень, накладення дисциплінарних стягнень, зміни прізвищ.
Підготувавши текст розпорядчого документа, приступають до його оформлення, Розпорядчі документи оформляються на загальному бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, союзної чи автономної республіки, найменування відомства, найменування установи, назву виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), відмітки про погодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування за наявності постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, що вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультантом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсультанта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а також про відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). Узгодження проводить структурний підрозділ або особа, готувало проект розпорядчого документа. Візи або гриф погодження, як правило, проставляються на першому примірнику проекту. У разі неузгодження з проектом пишеться мотивований висновок. Перед підписання проект додатково ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові. Повністю підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази підписуються керівником або його заступником.
Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи вступають у силу з моменту підписання чи доведення до відома виконавця. У ряді випадків строк набрання чинності і термін дії акта управління вказуються в самому документі.
Особливе значення надається доведенню розпорядчого документа до виконавця. Постанови Ради міністрів РФ публікується в Зборах Уряду РФ, а в разі необхідності широкого оприлюднення доводяться до загального відома засобами масової інформації. Аналогічно доводяться до відома акти урядів інших держав. Акти міністерств і державних комітетів публікуються в Бюлетені нормативних актів міністерств і відомств РФ - органі Міністерства юстиції РФ і відомчих виданнях. Рішення, розпорядження, накази тиражуються і розсилаються у відповідності зі списком, підготовленим укладачами проекту документа.
Приклад наказу показаний в додатку № 6.
Список використаних джерел:
1. Кірсанова М. В., Аксьонов Ю. М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник. - 2-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЕіУ, 1998. - 272 с.
2. Стандарт підприємства СТП 37.172.168-99
Протягом терміну, встановленого для оскарження вироку, рішення, ухвали і постанови, справа ніким не може бути витребувана і вислано з суду (статті 328 КПК РРФСР і 289 ЦПК РРФСР).
Разом з кримінальною справою канцелярія суду направляє до вищестоящого суду заповнені суддею статистичні картки на підсудного на всіх осіб, засуджених чи виправданих у справі або стосовно яких справа була припинена, а також на осіб, визнаних судом неосудними. Контрольні талони статистичних карток направляються в установленому порядку органу юстиції для контролю за результатами розгляду справи судом другої інстанції.
У кримінальній справі, в тому числі прекращенному на підставі статті 50.1 КК РРФСР, за яким підсудні скоїли закінчені злочини, пов'язані із заподіянням шкоди державному і громадському майну, разом зі справою до вищестоящого суду, крім того, направляється заповнена суддею картка з обліку сум збитків ( Додаток N 4 до Інструкції з статзвітності).
У випадках, коли питання про відшкодування шкоди, заподіяної злочином, розглядається окремо у порядку цивільного судочинства, зазначена картка заповнюється суддею, який розглянув цивільну справу, позов за яким випливає з кримінальної справи, і разом з цивільною справою також висилається до вищестоящого суду.
Правильність оформлення справи, що направляється в касаційну інстанцію, перевіряє суддя. Дата направлення справи до касаційної інстанції і дата повернення справи до суду, результати касаційного розгляду відзначаються в обліково-статистичній картці.
У суді можуть бути заведені журнали обліку кримінальних і цивільних справ, направлених на розгляд до касаційної та наглядову інстанції.
Копії судових постанов і супровідних листів у справах, спрямованим у вищу інстанцію, зберігаються в спеціальній папці до їх повернення.
Касаційні скарги і протести по цивільній справі, при подачі яких не були дотримані вимоги, передбачені статтею 288 ЦПК РРФСР, зберігаються при справі і протягом встановленого суддею строку контролюються. Копія ухвали судді не пізніше наступного робочого дня надсилається особі, яка подала скаргу або протест. Якщо недоліки, зазначені у визначенні, не будуть усунуті у призначений суддею строк, ці скарги і протести вважаються не поданими і з супровідним листом за підписом судді повертаються особам, які подали скаргу чи протест.
Касаційні скарги або протести у цивільних і кримінальних справах, подані з пропуском строку, повертаються особам, які подали скаргу чи протест.
Форма ухвали про прийняття касаційної скарги до провадження наведена у додатку № 2.
Форма касаційної скарги наведена у додатку № 3.
DOCPROPERTY Глава03 \ * MERGEFORMAT 3. Доповідна записка, довідка. Їх реквізити
Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи та інформує його про ситуації, що склалася, мав місце явище чи факт, про виконану роботу, а також містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи самого працівника, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст її чітко ділиться на дві частини: констатуючої і пропонуємо.У першій, констатуючої (описової), викладаються мали місце факти або описується ситуація, у другій викладаються пропозиції, прохання. Доповідними записками інформують керівника про хід робіт. Такі записки надаються регулярно.
Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, що починається з прийменника «про» («об»). Оформлення цього виду документа залежить від адресата.
Доповідні записки можуть бути двох видів: зовнішні і внутрішні.
Зовнішня доповідна записка, підписується керівництвом, друкується на загальному бланку із заповненням таких реквізитів:
- Дата;
- Індекс;
- Місце складання чи видання;
- Заголовок до тексту;
- Адресат;
- Текст;
- Підпис.
Внутрішня доповідна записка, адресована керівництву, підписується її упорядником або керівником структурного підрозділу, друкується на стандартному аркуші паперу. Машинописним способом відтворюється реквізити бланка:
- Найменування структурного підрозділу;
- Вид документа (доповідна записка);
- Дата.
Довідка - це документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки бувають двох видів:
1) з інформацією про факти та події службового характеру;
2) установам для посвідчення того чи іншого юридичного факту.
Більш численну групу складають довідки другого виду. Вони видаються щодня. Це - довідки про підтвердження місця навчання і роботи, про займану посаду і т.п.
Форма довідки в додатку № 4.
Форма доповідної записки в додатку № 5.
DOCPROPERTY Глава04 \ * MERGEFORMAT 4. Наказ, порядок складання та його реквізити
Наказ з основної діяльності є нормативним документом, що відображає управлінські рішення з питань виробничо господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, кредитування, реалізації продукції, зовнішньоекономічної діяльності, вдосконалення структури та організації роботи підприємства і т.п.Проекти наказів готуються фахівцями підприємства, узгоджуються з головним, провідними фахівцями, юристом, головним бухгалтером і підписуються директором підприємства.
Підписаний директором наказ реєструється працівником, відповідальним за ведення діловодства.
Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в його тексті не вказано іншого терміну.
Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства і містять такі реквізити:
- Найменування підприємства;
- Найменування виду документа;
- Дата;
- Індекс;
- Заголовок до тексту;
- Відмітка про контроль;
- Текст;
- Підпис;
- Візи;
- Відмітки про виконання документа;
- Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
Текст наказу складається з двох частин:
1) констатуючій;
2) розпорядчої.
Наказ - акт друкований керівниками міністерств, відомств, відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств, що діють на основі єдиноначальності. Наказ видається для вирішення основних оперативних завдань, що стоять перед цим органом. За юридичною природою наказ може бути нормативним актом управління, що містить норми права, що регулюють певні сфери суспільних відносин, і актом застосування норм права (наприклад, про призначення на посаду).
Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, що застосовується у практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних частин; затвердження положення, інструкцій, правил тощо документів, що вимагають затвердження; з усіх питань внутрішнього життя установи, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення , звільнення працівників і т.д. За допомогою наказу керівник ставити основні завдання перед працівниками, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ обов'язковий для всіх працівників даної організації чи галузі. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від їх підпорядкованості. Всі розпорядчі документи повинні суворо відповідати закону, жоден з них не може містити положень, що суперечать закону. Підготовка основних видів розпорядчих документів в основному аналогічна. Вона являє собою досить складний процес, що має відмінності в кінцевій стадії оформлення документів, що відображають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і єдиноначальності (наказ, розпорядження).
Можна виділити наступні стадії підготовки розпорядчих документів: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження документа, підписання.
Процедура складання та оформлення розпорядчого документа повинна бути описана в табелі форм документів конкретної установи або в її інструкції з діловодства. У них викладаються послідовність над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.
Підготовка проекту розпорядчого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії) залучатись вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників. Головна умова, що забезпечує якість документа, достатня компетентність осіб, його готують. Чим вище рівень складається документа, тим вище вимоги, пропоновані до його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння висловлювати думки).
Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання документа органами влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності для здійснення завдань, покладених на установу. Установа або структурний підрозділ може виступати з ініціативою розробки розпорядчого документа за будь-якого питання.
Перша стадія розробки проекту будь-якого розпорядчого документа - визначення кола питань, які має бути в ньому відобразити. У залежності від важливості управлінського дії приступають до вивчення матеріалів по суті, перш за все законодавчих актів і рішень уряду, потім відомчих нормативних документів, що передують розпорядчих документів з даного і аналогічних питань.
Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечує правову основу документа, його спрямованість державну постановку проблеми. Перегляд раніше видавалися з даного питання розпорядчих документів дозволить уникнути дублювання і протиріч, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Для цього використовується різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службові листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це в чернетці, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.
Текст розпорядчого документа найчастіше складається з взаємозалежних двох частин - констатуючої та розпорядчої.
Констатуюча частина є введенням в істота розглянутого питання, покликана пояснити, чим викликані розпорядження. У ній можуть бути перераховані факти, події, дана оцінка. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акту вищого органу, на виконання якого видається даний розпорядчий документ (найчастіше переказ), У цьому випадку вид акта, його автор, повна назва (заголовок), номер і дата, тобто наводяться всі пошукові ( посилальні) дані. Констатуюча частина необов'язкова, вона може й не бути, якщо немає необхідності давати роз'яснення.
Розпорядча частина несе основне навантаження в розпорядчих документах, що викладається в наказовій формі. У залежності від виду документа вона починається словами:
«Постановляє» - в постанові;
«Вирішує» («вирішив») - в рішенні;
«Пропоную» - у розпорядженні;
«Наказую» - в наказі.
Вид розпорядчого документа зумовлює і характер викладу його тексту. Слова «постановляє», «вирішує» («вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються прописними літерами або малими у розрядку, тобто вони візуально виділяються і таким чином відділяють констатуючу частину документа від розпорядчої частини. Розташовуються ці слова з окремого рядка від нульового положення табулятора.
Потім з нового рядка абзацу слід текст постановляючої частини. До формулювань цій частині документа представляються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданим раніше документам, чіткими, ясними, не допускають різних тлумачень. У них слід уникати неконкретних виразів типу: «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати» і т.д. Сформульований таким чином текст, доручення розпливчасті, перевірка їх виконання скрутна.
Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії і декількох виконавців, вона ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад, в наказах), наказують дії та термін виконання. Виконавець вказується в детальному відмінку. Можна вказувати і узагальнено, наприклад: директорам заводів, керівникам архівів. Наказують дії виражається дієсловом у формі - «підготувати», «зарахувати», «організувати», «забезпечити», «покласти», «розробити» і т.д. Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу передбачуваних робіт.
Слід враховувати час доведення інформації до-конкретних виконавців. Розпорядчий документ може мати загальний для всіх пунктів виконавчий термін. Однак частіше термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо. У кінці тексту розпорядчого документа міститься перелік документів, що втратив силу або підлягають зміні з виданням цього акта. Останнім пунктом у наказах, рішеннях, розпорядження вказується особа, на яку покладається контроль за виконанням документа. Розпорядчі документи можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Реквізит «Додаток» після тексту розпорядчих документів самостійно не оформляється.
Текст розпорядчого документа повинен мати заголовок. Тема починається з приводу «О» («ПРО») і формується за допомогою відкладальною іменників (наприклад «Про призначення ...»,« Про затвердження ...», «Про введення ...»), предмет (наприклад,« Про підсумки ...», «Про заходи ...»). Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу (про створення, реорганізації, ліквідації установ, організацій і підприємств, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до положення (статут), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції , про перехід на новий режим роботи), розроблені уніфіковані форми документів, в яких зумовлений не тільки склад, але й порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази по прийому на роботу, переміщення, переведення на іншу роботу, звільнення з посади, винесення заохочень, накладення дисциплінарних стягнень, зміни прізвищ.
Підготувавши текст розпорядчого документа, приступають до його оформлення, Розпорядчі документи оформляються на загальному бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, союзної чи автономної республіки, найменування відомства, найменування установи, назву виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), відмітки про погодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування за наявності постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, що вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультантом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсультанта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а також про відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). Узгодження проводить структурний підрозділ або особа, готувало проект розпорядчого документа. Візи або гриф погодження, як правило, проставляються на першому примірнику проекту. У разі неузгодження з проектом пишеться мотивований висновок. Перед підписання проект додатково ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові. Повністю підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази підписуються керівником або його заступником.
Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи вступають у силу з моменту підписання чи доведення до відома виконавця. У ряді випадків строк набрання чинності і термін дії акта управління вказуються в самому документі.
Особливе значення надається доведенню розпорядчого документа до виконавця. Постанови Ради міністрів РФ публікується в Зборах Уряду РФ, а в разі необхідності широкого оприлюднення доводяться до загального відома засобами масової інформації. Аналогічно доводяться до відома акти урядів інших держав. Акти міністерств і державних комітетів публікуються в Бюлетені нормативних актів міністерств і відомств РФ - органі Міністерства юстиції РФ і відомчих виданнях. Рішення, розпорядження, накази тиражуються і розсилаються у відповідності зі списком, підготовленим укладачами проекту документа.
Приклад наказу показаний в додатку № 6.
Список використаних джерел:
1. Кірсанова М. В., Аксьонов Ю. М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник. - 2-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЕіУ, 1998. - 272 с.
2. Стандарт підприємства СТП 37.172.168-99