Зміст
1. Інвентаризація як спосіб первинного спостереження
2. Загальний порядок проведення інвентаризації
3. Особливості інвентаризації основних засобів
3.1 Товарно-матеріальні цінності
3.2 Окремі предмети в складі оборотних коштів
3.3 Незавершене виробництво і будівництво
3.4 Каса
3.5 Грошові кошти в банках та розрахунки
3.6 Резерви
4. Оформлення результатів інвентаризації та відображення їх в обліку
Для проведення інвентаризації наказом керівника підприємства призначається комісія, до складу якої в обов'язковому порядку входить працівник бухгалтерії. У наказі обумовлюються також об'єкти та терміни перевірки. При необхідності комісії надаються відповідні технічні засоби (ваговимірювальні і лічильні прилади, підйомне обладнання) і персонал (вантажники, водії, оператори і т.д.).
Розрізняють інвентаризації повні, коли перевіряються всі види засобів і джерел, і часткові (вибіркові), коли перевіркою охоплюються тільки їх окремі види. За частотою або періодичності проведення розрізняють щозмінні, щомісячні (квартальні, піврічні) та річні інвентаризації. Так, наприклад, щозмінні інвентаризації залишків невикористаних матеріалів, наявності напівфабрикатів або продукції здійснюють у ряді виробництв при передачі змін матеріально відповідальними особами, при використанні інвентарного методу контролю за використанням матеріалів при роботі з особливо дорогими або небезпечними продуктами.
Не рідше, ніж щокварталу, проводиться інвентаризація готівкових грошових коштів та інших цінностей у касі. Всередині року проводиться також цілий ряд обов'язкових інвентаризацій: при зміні матеріально відповідальної особи або керівника підприємства, при встановленні фактів розкрадань, після пожежі та інших стихійних лих, при реорганізації або ліквідації підприємства, за рішенням суду, правоохоронних чи контрольних органів.
Найбільш великою і трудомісткою інвентаризації є річна, яка проводиться перед складанням річного бухгалтерського звіту. При цій інвентаризації перевіряється не тільки наявність матеріальних цінностей (основних засобів, матеріалів, незавершеного виробництва, готової продукції, грошових коштів тощо), але і стан розрахунків з дебіторами, обгрунтованість сум, створених резервів і фондів, реальність кредиторської заборгованості та інших пасивів.
Інвентаризації, в основному, проводяться з метою уточнення даних бухгалтерського обліку. Причина розбіжності реального стану справ з даними поточного обліку криється в тому, що при спостереженні, вимірі, при арифметичних підрахунках і записи в документах і регістрах можуть бути допущені ненавмисні помилки. У реальному житті існує і ряд природних процесів і подій, які змінюють кількість, обсяги, якість або вартість засобів - усушка, розпилювання, випаровування, хімічна реакція і інші зміни властивостей об'єктів.
Такі зміни неможливо врахувати, як звичайні операції по руху коштів і вони можуть бути встановлені тільки після закінчення певного часу шляхом проведення інвентаризації. Більше того, можуть бути й навмисні спотворення облікових даних або розкрадання, псування, втрата цінностей, які також не отримують документального відображення як господарські операції. Саме такі випадки розбіжностей даних поточного обліку і реальної дійсності дозволяє виявити особливий прийом спостереження - інвентаризація.
Перед початком інвентаризації комісія повинна отримати від матеріально відповідальних осіб підписку в тому, що всі документи ними здані в бухгалтерію, а матеріальні цінності оприбутковані. Потім у присутності матеріально відповідальних осіб і членів комісії перевіряється поштучно наявність всіх видів засобів, а їх найменування і кількість записується в інвентарні описи. Правильність даних інвентарних описів підтверджується підписами всіх членів комісії, а матеріально відповідальна особа розписується у прийманні цих цінностей на відповідальне зберігання.
Бухгалтерія підприємства, за даними поточного документально обгрунтованого обліку, виводить залишки по всіх перевіряється видами коштів і порівнює їх із залишками за інвентарним описам. Дані, по яких виявлені розходження, переносяться у слічітельнуювідомість, як в кількісному, так і в сумовому вираженні.
Результати інвентаризації - надлишки або нестача коштів у кожному конкретному випадку - ретельно досліджуються членами комісії, встановлюються причини і винуватці їх виникнення, виробляються можливих заходів щодо усунення.
Відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік та звітності" надлишки виявленого при інвентаризації майна зараховують на збільшення прибутку звітного року. Вартість нестач, псування або іншої втрати майна в межах норм природних втрат відносять на витрати виробництва або обігу. Нестачі понад норми відшкодовуються за рахунок страхових фондів чи організацій, а якщо відомий винуватець, то за їх рахунок. Невідшкодовані нестачі списуються за рахунок прибутку або резервних фондів, а в бюджетних організаціях - за рахунок джерел фінансування.
Уточнення або списання сум дебіторської або кредиторської заборгованості, в тому числі і після закінчення термінів позовної давності, провадяться за рахунок фінансових результатів звітного року або за рахунок раніше створеного резерву по сумнівних боргах (прибутку попередніх років).
У бухгалтерському обліку виявлені надлишки майна відображають за дебетом відповідних рахунків, призначених для обліку такого виду майна, і кредиту рахунку 80 "Прибутки і збитки". Нестачі різних видів засобів, виявлені при проведенні інвентаризації, попередньо, до встановлення причин і винуватців їх виникнення, відносять в дебет спеціального рахунку 84 "Нестачі і втрати від псування цінностей". При цьому складаються проводки:
К-т рах. 10 "Матеріали"
К-т рах. 50 "Каса"
К-т рах. 47 "Реалізація і інше вибуття основних засобів"
Необхідність інвентаризації викликана наступними обставинами:
фіксування господарських явищ, не піддаються повсякденному спостереження у поточному обліку. До них належать зміни маси або кількості матеріальних цінностей у зв'язку зі зміною умов їх зберігання (усушка, розпил і т.д.);
усунення розбіжностей між даними обліку і фактичною наявністю засобів в організації, які виникають у процесі поточного обліку. Вони можуть бути викликані помилками в обліку (описки, неправильне відображення на рахунках), неточностями при приймання та реалізацію засобів (прорахунки, проміри);
контроль за матеріально відповідальними особами. З його допомогою виявляються розбіжності між фактичною наявністю товарно-матеріальних цінностей та даними обліку, які виникають в результаті обмірів або обважень при прийманні або передачі цінностей, обрахунків при видачі грошей, розкрадань.
У залежності від повноти охоплення засобів інвентаризації поділяються на повні та часткові.
При повній інвентаризації перевірці піддаються всі без винятку засоби господарства і підрозділи, де є матеріальні цінності або грошові "кошти. Часткова інвентаризація охоплює лише якусь одну частину господарських ресурсів організації, тобто перевірці підлягають матеріальні або грошові кошти, що знаходяться в одному з підрозділів або які значаться за однією матеріально відповідальною особою.
За періодичністю інвентаризації поділяються на планові і позапланові.
Планова інвентаризація проводиться у встановлені терміни. Організація зобов'язана проводити планові інвентаризації своїх ресурсів у такі строки:
основних засобів, капітальних ремонтів, витрат майбутніх періодів і всіх ТМЦ - не менше одного разу на рік перед складанням річних звітів;
розрахунків з дебіторами та кредиторами - не менше одного разу на рік;
розрахунків з банками та фінансовими органами - не менше одного разу на квартал;
розрахунків організації з його господарствами, виділеними на самостійний баланс, - не менше одного разу на квартал;
грошових коштів і грошових документів, - не менше одного разу на місяць.
Позапланові (раптові) інвентаризації проводяться з метою контролю за збереженням цінностей у матеріально відповідальних осіб або при заміні матеріально відповідальних осіб за розпорядженням адміністрації або на вимогу ревізора.
У всіх випадках інвентаризація проводиться комісією на чолі з головою. До комісії, як правило, входять:
представники адміністрації;
працівник бухгалтерії;
матеріально відповідальна особа;
представник власника.
За підсумками інвентаризації складається інвентаризаційна відомість, куди вписуються фактичні залишки матеріальних цінностей або грошових коштів. Відомість підписують члени комісії. Потім її передають до бухгалтерії, де на її основі складається сличительная відомість, куди крім даних з інвентаризаційної відомості заносяться дані облікових регістрів в бухгалтерії.
Після зіставлення даних по кожній позиції виявляються розбіжності між обліковими даними та фактичною наявністю (за даними комісії). Якщо виявлені надлишки, вони оприбутковуються в організації. При недостачі приймається рішення щодо їх списанню.
Приблизна форма порівнювальної відомості наведено в таблиці:
Порівнювальна відомість
Результати інвентаризації - надлишки або нестача коштів у кожному конкретному випадку - ретельно досліджуються членами комісії. Встановлюються причини і винуватці їх виникнення. Виробляються можливих заходів щодо усунення цих причин.
Відповідно до Закону Республіки Білорусь від 18 жовтня 1994 р. № 3321-XII "Про бухгалтерський облік та звітності" [1], з ізм. і доп. від 17 травня 2004 р. № 278-3, надлишки виявленого при проведенні інвентаризації майна зараховуються на збільшення прибутку звітного року. Вартість нестач, псування або іншої втрати майна в межах норм природних втрат відноситься на витрати виробництва або обігу. Нестачі понад норми відшкодовуються за рахунок страхових фондів чи організацій, а якщо відомий винуватець, то за його рахунок. Невідшкодовані нестачі списуються за рахунок прибутку або резервних фондів, а в бюджетних організаціях - за рахунок джерел фінансування.
У бухгалтерському обліку виявлені надлишки майна відображають за дебетом відповідних рахунків, призначених для обліку такого виду майна, і кредиту рахунку 92 "Позареалізаційні доходи і витрати". Нестачі різних видів засобів, виявлені при проведенні інвентаризації, попередньо, до встановлення причин і винуватців їх виникнення, відносять в дебет спеціального рахунку 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей".
Суми нестач, відображені за дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей", збільшуються на суму ПДВ, розрахованого від вартості відсутніх цінностей. Нарахування ПДВ до бюджету відображається проведенням за дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей" і кредитом рахунку 68 "Розрахунки з податків і зборів".
Порядок доведення інвентаризацій (їх кількість у звітному році, строки проведення, перелік об'єктів, що перевіряються і т.д.) визначає керівник підприємства. Разом з тим інвентаризація обов'язкова:
при передачі майна державного унітарного підприємства в оренду, його купівлі-продажу;
при реорганізації або ліквідації (скасування) організації;
перед складанням річної бухгалтерської звітності;
при зміні керівника організації та (або) матеріально відповідальних осіб;
при виявленні фактів розкрадання та (або) псування майна;
у разі виникнення непереборної сили, тобто надзвичайних і не предотвратимой за даних умов обставин;
в інших випадках, передбачених законодавством республіки.
При проведенні інвентаризації організаціям необхідно керуватися Методичними вказівками Мінфіну від 5.12.1995г. № 54., -
З цією метою в організації повинна створюватися постійно діюча інвентаризаційна комісія. При великому обсязі робіт для одночасного проведення інвентаризації необхідно формувати робочі інвентаризаційні комісії. При малому обсязі робіт і наявності у суб'єкта господарювання ревізійної комісії проведення інвентаризацій допускається покладати на неї.
Персональний склад постійно діючих та робочих інвентаризаційних, комісій затверджує керівник підприємства. Документ про їх склад (наказ, постанова, розпорядження) необхідно зареєструвати у книзі контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації.
До складу інвентаризаційної комісії включаються представники адміністрації підприємства, працівники бухгалтерської служби, інші фахівці (інженери, економісти, техніки і т.д.), можна включати представників служби внутрішнього аудиту, незалежних аудиторських організацій.
До початку перевірки фактичної наявності майна комісії слід отримати останні на момент інвентаризації прибуткові і витратні документи або звіти про рух матеріальних цінностей та грошових коштів.
Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові і витратні документи, додані до реєстрів (звітів), із зазначенням "до інвентаризації на (дата)", що має служити бухгалтерії підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними.
Матеріально відповідальні особи дають розписки про те, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на майно здано в бухгалтерію або передані комісії і всі цінності, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а вибулі списані за видатками. Аналогічні розписки дають і особи, які мають підзвітні суми на придбання або довіреності на отримання майна.
Відомості про фактичну наявність майна та реально врахованих фінансових зобов'язань записуються до інвентаризаційних описів чи акти інвентаризації не менш ніж у 2 примірниках. Зразкові форми описів та актів наведені в додатках № № 6 - 18 до вищеназваних Методичних вказівок № 54.
Керівник організації повинен створити умови, які забезпечують повну і точну перевірку у встановлені терміни (забезпечити робочою силою для переважування і переміщення вантажів, технічно справним ваговим господарством, вимірювальними та контрольними приладами, мірною тарою).
За матеріалами і товарах, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, кількість цих цінностей може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі (на вибірку) їх частини. Вага (або обсяг) навалочних матеріалів допускається визначати на підставі обмірів і технічних розрахунків.
При інвентаризації великої кількості вагових товарів відомості відважувань ведуть, роздільно один з членів інвентаризаційної комісій і матеріально відповідальна особа. У кінці робочого дня (або після закінчення переважування) дані цих відомостей звіряють і вивірений підсумок вносять в опис. Акти обмірів, технічні розрахунки та відомості відважувань додаються до опису.
Фактична наявність майна перевіряється за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб.
Найменування інвентарізуемое цінностей та об'єктів, їх кількість наводять в описах за номенклатурою і в одиницях виміру, прийнятих в обліку.
На кожній сторінці опису вказують прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т.д.) показані дані цінності.
1. Інвентаризація як спосіб первинного спостереження
2. Загальний порядок проведення інвентаризації
3. Особливості інвентаризації основних засобів
3.1 Товарно-матеріальні цінності
3.2 Окремі предмети в складі оборотних коштів
3.3 Незавершене виробництво і будівництво
3.4 Каса
3.5 Грошові кошти в банках та розрахунки
3.6 Резерви
4. Оформлення результатів інвентаризації та відображення їх в обліку
1. Інвентаризація як спосіб первинного спостереження
Інвентаризація - це перевірки та документальне підтвердження фактичної наявності коштів (активів) або джерел їх утворення (пасивів) в натурі, виявлення відхилень від даних поточного бухгалтерського обліку і прийняття рішень щодо внесення відповідних змін.Для проведення інвентаризації наказом керівника підприємства призначається комісія, до складу якої в обов'язковому порядку входить працівник бухгалтерії. У наказі обумовлюються також об'єкти та терміни перевірки. При необхідності комісії надаються відповідні технічні засоби (ваговимірювальні і лічильні прилади, підйомне обладнання) і персонал (вантажники, водії, оператори і т.д.).
Розрізняють інвентаризації повні, коли перевіряються всі види засобів і джерел, і часткові (вибіркові), коли перевіркою охоплюються тільки їх окремі види. За частотою або періодичності проведення розрізняють щозмінні, щомісячні (квартальні, піврічні) та річні інвентаризації. Так, наприклад, щозмінні інвентаризації залишків невикористаних матеріалів, наявності напівфабрикатів або продукції здійснюють у ряді виробництв при передачі змін матеріально відповідальними особами, при використанні інвентарного методу контролю за використанням матеріалів при роботі з особливо дорогими або небезпечними продуктами.
Не рідше, ніж щокварталу, проводиться інвентаризація готівкових грошових коштів та інших цінностей у касі. Всередині року проводиться також цілий ряд обов'язкових інвентаризацій: при зміні матеріально відповідальної особи або керівника підприємства, при встановленні фактів розкрадань, після пожежі та інших стихійних лих, при реорганізації або ліквідації підприємства, за рішенням суду, правоохоронних чи контрольних органів.
Найбільш великою і трудомісткою інвентаризації є річна, яка проводиться перед складанням річного бухгалтерського звіту. При цій інвентаризації перевіряється не тільки наявність матеріальних цінностей (основних засобів, матеріалів, незавершеного виробництва, готової продукції, грошових коштів тощо), але і стан розрахунків з дебіторами, обгрунтованість сум, створених резервів і фондів, реальність кредиторської заборгованості та інших пасивів.
Інвентаризації, в основному, проводяться з метою уточнення даних бухгалтерського обліку. Причина розбіжності реального стану справ з даними поточного обліку криється в тому, що при спостереженні, вимірі, при арифметичних підрахунках і записи в документах і регістрах можуть бути допущені ненавмисні помилки. У реальному житті існує і ряд природних процесів і подій, які змінюють кількість, обсяги, якість або вартість засобів - усушка, розпилювання, випаровування, хімічна реакція і інші зміни властивостей об'єктів.
Такі зміни неможливо врахувати, як звичайні операції по руху коштів і вони можуть бути встановлені тільки після закінчення певного часу шляхом проведення інвентаризації. Більше того, можуть бути й навмисні спотворення облікових даних або розкрадання, псування, втрата цінностей, які також не отримують документального відображення як господарські операції. Саме такі випадки розбіжностей даних поточного обліку і реальної дійсності дозволяє виявити особливий прийом спостереження - інвентаризація.
Перед початком інвентаризації комісія повинна отримати від матеріально відповідальних осіб підписку в тому, що всі документи ними здані в бухгалтерію, а матеріальні цінності оприбутковані. Потім у присутності матеріально відповідальних осіб і членів комісії перевіряється поштучно наявність всіх видів засобів, а їх найменування і кількість записується в інвентарні описи. Правильність даних інвентарних описів підтверджується підписами всіх членів комісії, а матеріально відповідальна особа розписується у прийманні цих цінностей на відповідальне зберігання.
Бухгалтерія підприємства, за даними поточного документально обгрунтованого обліку, виводить залишки по всіх перевіряється видами коштів і порівнює їх із залишками за інвентарним описам. Дані, по яких виявлені розходження, переносяться у слічітельнуювідомість, як в кількісному, так і в сумовому вираженні.
Результати інвентаризації - надлишки або нестача коштів у кожному конкретному випадку - ретельно досліджуються членами комісії, встановлюються причини і винуватці їх виникнення, виробляються можливих заходів щодо усунення.
Відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік та звітності" надлишки виявленого при інвентаризації майна зараховують на збільшення прибутку звітного року. Вартість нестач, псування або іншої втрати майна в межах норм природних втрат відносять на витрати виробництва або обігу. Нестачі понад норми відшкодовуються за рахунок страхових фондів чи організацій, а якщо відомий винуватець, то за їх рахунок. Невідшкодовані нестачі списуються за рахунок прибутку або резервних фондів, а в бюджетних організаціях - за рахунок джерел фінансування.
Уточнення або списання сум дебіторської або кредиторської заборгованості, в тому числі і після закінчення термінів позовної давності, провадяться за рахунок фінансових результатів звітного року або за рахунок раніше створеного резерву по сумнівних боргах (прибутку попередніх років).
У бухгалтерському обліку виявлені надлишки майна відображають за дебетом відповідних рахунків, призначених для обліку такого виду майна, і кредиту рахунку 80 "Прибутки і збитки". Нестачі різних видів засобів, виявлені при проведенні інвентаризації, попередньо, до встановлення причин і винуватців їх виникнення, відносять в дебет спеціального рахунку 84 "Нестачі і втрати від псування цінностей". При цьому складаються проводки:
К-т рах. 10 "Матеріали"
К-т рах. 50 "Каса"
К-т рах. 47 "Реалізація і інше вибуття основних засобів"
Необхідність інвентаризації викликана наступними обставинами:
фіксування господарських явищ, не піддаються повсякденному спостереження у поточному обліку. До них належать зміни маси або кількості матеріальних цінностей у зв'язку зі зміною умов їх зберігання (усушка, розпил і т.д.);
усунення розбіжностей між даними обліку і фактичною наявністю засобів в організації, які виникають у процесі поточного обліку. Вони можуть бути викликані помилками в обліку (описки, неправильне відображення на рахунках), неточностями при приймання та реалізацію засобів (прорахунки, проміри);
контроль за матеріально відповідальними особами. З його допомогою виявляються розбіжності між фактичною наявністю товарно-матеріальних цінностей та даними обліку, які виникають в результаті обмірів або обважень при прийманні або передачі цінностей, обрахунків при видачі грошей, розкрадань.
У залежності від повноти охоплення засобів інвентаризації поділяються на повні та часткові.
При повній інвентаризації перевірці піддаються всі без винятку засоби господарства і підрозділи, де є матеріальні цінності або грошові "кошти. Часткова інвентаризація охоплює лише якусь одну частину господарських ресурсів організації, тобто перевірці підлягають матеріальні або грошові кошти, що знаходяться в одному з підрозділів або які значаться за однією матеріально відповідальною особою.
За періодичністю інвентаризації поділяються на планові і позапланові.
Планова інвентаризація проводиться у встановлені терміни. Організація зобов'язана проводити планові інвентаризації своїх ресурсів у такі строки:
основних засобів, капітальних ремонтів, витрат майбутніх періодів і всіх ТМЦ - не менше одного разу на рік перед складанням річних звітів;
розрахунків з дебіторами та кредиторами - не менше одного разу на рік;
розрахунків з банками та фінансовими органами - не менше одного разу на квартал;
розрахунків організації з його господарствами, виділеними на самостійний баланс, - не менше одного разу на квартал;
грошових коштів і грошових документів, - не менше одного разу на місяць.
Позапланові (раптові) інвентаризації проводяться з метою контролю за збереженням цінностей у матеріально відповідальних осіб або при заміні матеріально відповідальних осіб за розпорядженням адміністрації або на вимогу ревізора.
У всіх випадках інвентаризація проводиться комісією на чолі з головою. До комісії, як правило, входять:
представники адміністрації;
працівник бухгалтерії;
матеріально відповідальна особа;
представник власника.
За підсумками інвентаризації складається інвентаризаційна відомість, куди вписуються фактичні залишки матеріальних цінностей або грошових коштів. Відомість підписують члени комісії. Потім її передають до бухгалтерії, де на її основі складається сличительная відомість, куди крім даних з інвентаризаційної відомості заносяться дані облікових регістрів в бухгалтерії.
Після зіставлення даних по кожній позиції виявляються розбіжності між обліковими даними та фактичною наявністю (за даними комісії). Якщо виявлені надлишки, вони оприбутковуються в організації. При недостачі приймається рішення щодо їх списанню.
Приблизна форма порівнювальної відомості наведено в таблиці:
Порівнювальна відомість
| Випро- нованіе | Од. ізм. | Ціна | За даними бухгалтерії | За даними інвентаризації | Виявлені відхилення | |||||
| Нестачі | Надлишки | |||||||||
| к-сть | сума | к-сть | сума | к-сть | сума | к-сть | сума | |||
Відповідно до Закону Республіки Білорусь від 18 жовтня 1994 р. № 3321-XII "Про бухгалтерський облік та звітності" [1], з ізм. і доп. від 17 травня 2004 р. № 278-3, надлишки виявленого при проведенні інвентаризації майна зараховуються на збільшення прибутку звітного року. Вартість нестач, псування або іншої втрати майна в межах норм природних втрат відноситься на витрати виробництва або обігу. Нестачі понад норми відшкодовуються за рахунок страхових фондів чи організацій, а якщо відомий винуватець, то за його рахунок. Невідшкодовані нестачі списуються за рахунок прибутку або резервних фондів, а в бюджетних організаціях - за рахунок джерел фінансування.
У бухгалтерському обліку виявлені надлишки майна відображають за дебетом відповідних рахунків, призначених для обліку такого виду майна, і кредиту рахунку 92 "Позареалізаційні доходи і витрати". Нестачі різних видів засобів, виявлені при проведенні інвентаризації, попередньо, до встановлення причин і винуватців їх виникнення, відносять в дебет спеціального рахунку 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей".
Суми нестач, відображені за дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей", збільшуються на суму ПДВ, розрахованого від вартості відсутніх цінностей. Нарахування ПДВ до бюджету відображається проведенням за дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей" і кредитом рахунку 68 "Розрахунки з податків і зборів".
2. Загальний порядок проведення інвентаризації
Статтею 12 Закону від 25.06.2001г. N 42-3 "Про бухгалтерський облік та звітності" передбачено, що для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності організації зобов'язані проводити інвентаризацію майна і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.Порядок доведення інвентаризацій (їх кількість у звітному році, строки проведення, перелік об'єктів, що перевіряються і т.д.) визначає керівник підприємства. Разом з тим інвентаризація обов'язкова:
при передачі майна державного унітарного підприємства в оренду, його купівлі-продажу;
при реорганізації або ліквідації (скасування) організації;
перед складанням річної бухгалтерської звітності;
при зміні керівника організації та (або) матеріально відповідальних осіб;
при виявленні фактів розкрадання та (або) псування майна;
у разі виникнення непереборної сили, тобто надзвичайних і не предотвратимой за даних умов обставин;
в інших випадках, передбачених законодавством республіки.
При проведенні інвентаризації організаціям необхідно керуватися Методичними вказівками Мінфіну від 5.12.1995г. № 54., -
З цією метою в організації повинна створюватися постійно діюча інвентаризаційна комісія. При великому обсязі робіт для одночасного проведення інвентаризації необхідно формувати робочі інвентаризаційні комісії. При малому обсязі робіт і наявності у суб'єкта господарювання ревізійної комісії проведення інвентаризацій допускається покладати на неї.
Персональний склад постійно діючих та робочих інвентаризаційних, комісій затверджує керівник підприємства. Документ про їх склад (наказ, постанова, розпорядження) необхідно зареєструвати у книзі контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації.
До складу інвентаризаційної комісії включаються представники адміністрації підприємства, працівники бухгалтерської служби, інші фахівці (інженери, економісти, техніки і т.д.), можна включати представників служби внутрішнього аудиту, незалежних аудиторських організацій.
До початку перевірки фактичної наявності майна комісії слід отримати останні на момент інвентаризації прибуткові і витратні документи або звіти про рух матеріальних цінностей та грошових коштів.
Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові і витратні документи, додані до реєстрів (звітів), із зазначенням "до інвентаризації на (дата)", що має служити бухгалтерії підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними.
Матеріально відповідальні особи дають розписки про те, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на майно здано в бухгалтерію або передані комісії і всі цінності, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а вибулі списані за видатками. Аналогічні розписки дають і особи, які мають підзвітні суми на придбання або довіреності на отримання майна.
Відомості про фактичну наявність майна та реально врахованих фінансових зобов'язань записуються до інвентаризаційних описів чи акти інвентаризації не менш ніж у 2 примірниках. Зразкові форми описів та актів наведені в додатках № № 6 - 18 до вищеназваних Методичних вказівок № 54.
Керівник організації повинен створити умови, які забезпечують повну і точну перевірку у встановлені терміни (забезпечити робочою силою для переважування і переміщення вантажів, технічно справним ваговим господарством, вимірювальними та контрольними приладами, мірною тарою).
За матеріалами і товарах, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, кількість цих цінностей може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі (на вибірку) їх частини. Вага (або обсяг) навалочних матеріалів допускається визначати на підставі обмірів і технічних розрахунків.
При інвентаризації великої кількості вагових товарів відомості відважувань ведуть, роздільно один з членів інвентаризаційної комісій і матеріально відповідальна особа. У кінці робочого дня (або після закінчення переважування) дані цих відомостей звіряють і вивірений підсумок вносять в опис. Акти обмірів, технічні розрахунки та відомості відважувань додаються до опису.
Фактична наявність майна перевіряється за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб.
Найменування інвентарізуемое цінностей та об'єктів, їх кількість наводять в описах за номенклатурою і в одиницях виміру, прийнятих в обліку.
На кожній сторінці опису вказують прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т.д.) показані дані цінності.
Помилки виправляються у всіх примірниках описів шляхом закреслення, неправильних записів і проставлення над ними, правильних. Корективи повинні бути обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами.
Не допускається залишати в описах незаповнені рядки, на останніх сторінках такі рядки прокреслюються. На останній сторінці опису повинна бути зроблена і відмітка про перевірку цін, таксування і підрахунку підсумків за підписами осіб, які проводили цю перевірку.
Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. В кінці інвентаризації останні дають розписку, підтверджує перевірку комісією майна в їх присутності, про відсутність. до членів, комісії будь-яких претензій та прийнятті перерахованого до опису майна на відповідальне зберігання. При перевірці фактичної наявності майна у разі зміни матеріально відповідальних осіб прийняв його розписується в опису отриманні, а здав - у здачі цього майна.
На майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні, орендоване чи отримане на переробку, складаються окремі описи.
Якщо інвентаризація проводиться протягом кількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, при догляді комісії повинні бути опечатані. Під час перерв у роботі (в обідню перерву, в нічний час, з інших причин) опису повинні зберігатися в ящику (шафі, сейфі) в закритому приміщенні, де проводиться перевірка.
У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції тощо) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Дана комісія перевіряє зазначені факти і в разі їх підтвердження виправляє виявлені помилки.
Після закінчення інвентаризації можуть проводитися контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації за участю членів інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб обов'язково до відкриття складу, комори, секції тощо, де проводилася інвентаризація. Результати таких контрольних перевірок оформляються актом (додаток 3 до Методичних вказівок) і реєструються в книзі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій (додаток 4 до Методичних вказівок).
У міжінвентаризаційний період в організаціях з великою номенклатурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентаризації матеріальних цінностей у місцях їх зберігання і переробки.
Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації здійснюються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника організації. Розпорядження про інвентаризацію вручається голові інвентаризаційної комісії безпосередньо перед її початком. Інвентаризація цінностей повинна починатися в строго встановлений у розпорядженні час.
інвентарних карток, інвентарних книг, описів та інших регістрів аналітичного обліку;
технічних паспортів або іншої технічної документації;
документів на об'єкти, здані чи прийняті підприємством в оренду і на зберігання.
У ході перевірки комісія проводить огляд об'єктів і заносить в опису повне їх найменування, призначення, інвентарні номери та основні технічні або експлуатаційні показники.
При виявленні необлікованих об'єктів, а також об'єктів, по яких у регістрах бухобліку відсутні або вказані неправильні дані, що характеризують, комісія повинна включити в опис правильні відомості й технічні показники. Наприклад, по будівлях вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об'єм (по зовнішньому чи внутрішньому обміру), площу (загальна корисна площа), число поверхів (без підвалів, напівпідвалів тощо), рік будівництва та ін .; по каналах - протяжність, глибину і ширину (по дну і поверхні), штучні споруди, матеріали кріплення дна і укосів і т.п.
Оцінюються виявлені невраховані об'єкти з урахуванням ринкових цін, а знос визначається по дійсному технічному стану.
Якщо основний засіб піддалося відновлення, реконструкції, розширення чи переобладнання і внаслідок цього змінилося основне його призначення, то воно вноситься до опису під найменуванням, відповідним новим призначенням.
Якщо комісією встановлено, що роботи капітального характеру (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень та ін) або часткова ліквідація будівель і споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відображені в бухобліку, необхідно за відповідними документами визначити суму збільшення або зниження балансової вартості об'єкта і привести в описі дані про проведені зміни.
Основні засоби, які у момент інвентаризації перебувають поза місцем знаходження підприємств (залізничний рухомий склад, автомашини; відправлені в капітальний ремонт машини і обладнання тощо), інвентаризуються до моменту тимчасового їх вибуття.
На об'єкти, не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, комісія складає окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, що призвели ці об'єкти до непридатності (псування, повний знос і т.п.).
Комісія в присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність ТМЦ шляхом обов'язкового їх перерахунку, переважування чи перемірювання. Не допускається вносити в опису, дані про залишки зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.
ТМЦ, що надходять під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів комісії та оприбутковуються за реєстром або товарного звіту після інвентаризації. Вони заносяться до окремого опису під найменуванням "Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації". В описі вказується дата надходження, найменування постачальника, дата і номер прибуткового документа, найменування товару, кількість, ціна і сума; Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії (або за його дорученням члена комісії) робиться відмітка "після інвентаризації" з посиланням на дату опису, в яку записані дані цінності.
При тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера в процесі інвентаризації ТМЦ можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії. Вони також заносяться до окремого опису під найменуванням Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації ". Оформляється опис за аналогією з документами на що надійшли цінності під час інвентаризації. У видаткових документах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії або за його дорученням члена комісії.
На рахунках обліку товарно-матеріальних цінностей, що не знаходяться в момент Інвентаризації в підзвіті матеріально відповідальних осіб (в дорозі, товари відвантажені і ін), можуть залишатися лише суми, підтверджені належним чином оформленими документами: по знаходяться в дорозі - розрахунковими документами постачальників чи іншими її замінюють документами, з відвантажених - копіями пред'явлених покупцям документів (платіжних доручень, векселів тощо), за простроченими оплатою документів - з обов'язковим підтвердженням установою банку; по перебувають на складах сторонніх організацій - збереженими розписками, переоформленими на дату, близьку до дати проведення інвентаризації.:
Описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, відвантажені, не оплачені в строк покупцями і знаходяться на складах інших організацій.
Перевірка проводиться шляхом огляду кожного предмета. В описі вони заносяться за найменуваннями у відповідності з номенклатурою, прийнятою в бухобліку.
При інвентаризації предметів у складі оборотних коштів, виданих в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особові картки, з розпискою в опису.
Предмети спецодягу і столової білизни, відправлені у прання та ремонт, повинні записуватися в опис на підставі відомостей, накладних або квитанцій організацій, що здійснюють ці послуги.
Предмети, що прийшли в непридатність і не списані, до інвентаризаційного опису не включаються, а на них складається акт із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання їх у господарських цілях.
Інвентаризаційні описи передають до бухгалтерії, де їх ретельно перевіряють щодо правильності цін на товари, таксування, підрахунку підсумків. Результати інвентаризації бухгалтерія визначає в натуральному та вартісному вираженні окремо по кожному найменуванню, артикулу, сорту, ціні товарів. Часто сличительная відомість поєднується на одному бланку з інвентаризаційною описом.
фактичну наявність заділів (деталей, вузлів, агрегатів) і не закінчених виготовленням та складанням виробів, що знаходяться у виробництві;
фактичну комплектність незавершеного виробництва (заділів);
виявити залишок незавершеного виробництва за анульованими замовленнями, а також по замовленнях, виконання яких призупинено.
Описи складаються окремо по кожному відокремленому структурному підрозділу (цех, ділянка, відділення) із зазначенням найменування заділів, стадії чи ступеня їх готовності, кількості або об'єму, а по будівельно-монтажних робіт - із зазначенням обсягу робіт: по незакінчених об'єктах, їх черг, пускових комплексам, конструктивних елементах і видах робіт, розрахунки за якими здійснюються після повного їх закінчення.
Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що перебувають у робочих місць, що не піддавалися обробці, до опису незавершеного виробництва не включаються, а інвентаризуються і фіксуються в окремих описах. За забракованими деталей також складаються окремі описи.
По незавершеному виробництву, який представляє собою неоднорідну масу або суміш сировини (у відповідних галузях промисловості), в описах, а також у слічітельних відомостях наводяться два кількісних показники: кількість цієї маси або суміші та кількість сировини або матеріалів (за окремими найменуваннями), що входять до її склад. Кількість останніх визначається технічними розрахунками у порядку, встановленому галузевими інструкціями з питань планування, обліку і калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг).
По незавершеному капітальному будівництву в описах вказується найменування об'єкта та обсяг виконаних робіт по цьому об'єкту, по кожному окремому виду робіт, конструктивних елементів, устаткування і т.п. При цьому перевіряється:
а) чи не значиться у складі незавершеного капбудівництва обладнання, передане в монтаж, але фактично не розпочате монтажем;
б) стан законсервованих і тимчасово припинених будівництвом об'єктів.
За цим об'єктам, зокрема, потрібно виявити причини і підстави для їх консервації.
На закінчені будівництвом об'єкти, фактично введені в експлуатацію повністю або частково, приймання і введення в дію яких не оформлено належними документами, складаються окремі описи. Окремі описи складаються також на закінчені, але чомусь не введені в експлуатацію об'єкти. У описах необхідно вказати причини затримки оформлення здачі в експлуатацію вказаних об'єктів.
На припинені будівництвом об'єкти, а також на проектно-вишукувальні роботи нездійсненого будівництва складаються описи, в яких наводяться дані про характер виконаних робіт та їх вартості із зазначенням причин припинення робіт. Для цього повинні використовуватися відповідна технічна документація (креслення, кошториси, кошторисно-фінансові розрахунки), акти здачі робіт, етапів, журнали обліку виконаних робіт на об'єктах будівництва та інша документація.
У терміни, встановлені керівником організації, але рідше одного разу на квартал повинна здійснюватися раптова інвентаризація каси з повним полістний (поштучним) перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі.
Для цього наказом керівника призначається комісія. За підсумками роботи вона складає акт інвентаризації готівки та інших цінностей за формою, зазначеної в додатку 3 до вищевказаних Правил.
Акт оформляється в 2 примірниках і підписується комісією і матеріально відповідальною особою: 1-й примірник передається в бухгалтерію організації, 2-й залишається у матеріально відповідальної особи. При зміні матеріально відповідальних осіб акт складається в 3 примірниках (його одержують два матеріально відповідальних особи: здав і прийняв цінності та бухгалтерія).
До початку інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи або групи осіб, що відповідають за збереження готівки та інших цінностей, береться розписка. Розписка включена в заголовну частину форми.
При виявленні в касі нестачі або надлишків готівки та інших цінностей в акті вказується сума нестачі або надлишку і пояснюються обставини їх виникнення.
Вищі організації (у разі їх наявності) при виробництві документальних інвентаризацій всіх підрозділів підприємства в обов'язковому порядку проводять інвентаризацію каси і здійснюють контроль за дотриманням Правил N 57. При цьому особлива увага повинна приділятися питанню забезпечення схоронності готівки та інших цінностей. Відповідальність за дотримання правил ведення касових операцій покладається на керівника організації, головного бухгалтера, керівника фінансової служби і касира, підприємця, приватного нотаріуса.
Інвентаризація розрахунків з банками та іншими кредитними установами з позик, з бюджетом, покупцями, постачальниками, підзвітними особами, працівниками, депонентами, іншими дебіторами і кредиторами полягає у перевірці обгрунтованості сум, наявних на рахунках бухобліку.
Ретельній перевірці повинен бути підданий сч.60 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" по товарах, оплаченим, але знаходяться в дорозі. Він перевіряється за документами в узгодженні з кореспондуючими рахунками.
По заборгованості працівникам організації виявляються невиплачені суми з оплати праці, що підлягають перерахуванню на рахунок депонентів, а також суми та причини виникнення переплат працівникам.
При інвентаризації підзвітних сум перевіряються звіти підзвітних осіб за виданими авансами з урахуванням їх цільового використання, а також суми виданих авансів по кожній підзвітній особі (дати видачі, цільове призначення).
Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:
а) правильність розрахунків з банками, фінансовими, податковими органами, іншими організаціями, а також зі структурними підрозділами організацій, виділеними на окремі баланси;
б) правильність і обгрунтованість оформленої в бухобліку суми заборгованості по нестачах і розкраданнях;
в) правильність і обгрунтованість сум дебіторської, кредиторської та депонентської заборгованості, включаючи суми заборгованостей, за якими минули строки позовної давності.
Резерв на майбутню оплату чергових (щорічних) та додаткових відпусток працівникам, що відображаються у річному балансі, повинен бути уточнений виходячи з кількості днів невикористаної відпустки, середньоденної суми витрат на оплату праці працівників (з урахуванням встановленої методики розрахунку середнього заробітку) і обов'язкових відрахувань.
Резерв, створений "на виплату щорічних винагород за вислугу років, уточнюється аналогічним чином. У балансі станом на 1 січня наступного за звітним року даних про це резерві може не бути, якщо виплати зроблені до закінчення звітного року.
У разі перевищення фактично нарахованого резерву над сумою підтвердженого інвентаризацією розрахунку в грудні звітного року проводиться сторнировочная запис витрат виробництва та обігу, а при недонарахування робиться додатковий запис.
Інвентаризація резерву сумнівних боргів, створеного в організації, яка застосовує метод визначення виручки від реалізації товарів, продукції, робіт, послуг по мірі їх відвантаження і пред'явлення покупцю (замовнику) розрахункових документів, полягає в перевірці обгрунтованості сум, які не погашені в терміни, встановлені договорами, і не забезпечені відповідними гарантіями.
Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватися єдині регістри, в яких об'єднані показники інвентаризаційних описів і порівнювальних відомостей.
На цінності, які не належать організації, але котрі увійшли в бухобліку (що знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), складаються окремі порівняльні відомості.
Взаємний залік надлишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущений тільки у вигляді виключення за один і той же період, що перевірявся, в одного і того ж особи, щодо товарно-матеріальних цінностей одного і того ж найменування і в тотожних кількостях. Про допущену пересортицю матеріально відповідальні особи подають докладні пояснення інвентаризаційної комісії. Якщо при заліку нестач надлишками з пересортиці вартість саме ті цінностей вище вартості цінностей, що опинилися у надлишку, то різниця у вартості відноситься на винних осіб. Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як недостачі понад норми втрат і відображаються за дебетом сч.92 "Позареалізаційні доходи і витрати".
На різницю у вартості від пересортиці у сторону нестачі, що виникла не з вини матеріально відповідальних осіб, в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути наведені вичерпні пояснення про причини, за якими така різниця не віднесена на винних осіб.
Пропозиції про регулювання виявлених при інвентаризації розбіжностей фактичної наявності цінностей і даних бухобліку подаються на розгляд керівнику підприємства, який приймає остаточне рішення про залік.
Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому була закінчена інвентаризація, а по річної інвентаризації - в річному бухгалтерському звіті.
Рух сум щодо недостач, розкрадань і втрат від псування матеріальних та інших цінностей, включаючи грошові кошти, незалежно від того, чи підлягають вони віднесенню на рахунки обліку витрат на виробництво (витрат на реалізацію) або винних осіб обліковується на сч.94 "Нестачі і втрати від псування цінностей ":
Д-т сч.94 - К-т рах. сч.01, 10,41,43,50 та ін
Виявлені при інвентаризації розбіжності фактичної наявності майна з даними бухобліку в комерційній організації регулюються в такому порядку:
надлишок оприбутковується за ринковою вартістю на дату проведення інвентаризації, а на відповідну грошову суму робиться запис:
Д-т рах. сч.01, 10,41,43,50 та ін - К-т сч.92;
недостачу майна та (або) його псування в межах норм природних втрат, затверджених у порядку, встановленому законодавством РБ, списується на собівартість продукції (робіт, послуг):
Д-т рах. рах. 20,23,44 і ін - К-т сч.94;
недостачу майна, що відбулася понад затверджені норми природного убутку, погашається за рахунок винних осіб:
Д-т сч.73 - К-т сч.94;
якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них, збитки відображаються таким чином: Д-т сч.92 - К-т сч.94.
На виявлені при інвентаризації суми дебіторської заборгованості, за якими минув термін позовної давності, в обліку кореспондують:
Д-т рах. сч.92, 63 - К-т рах. сч.62, 76 та інших
На суми кредиторської заборгованості, щодо яких термін позовної давності минув, робиться запис:
Д-т рах. сч.60, 76 та інших - К-т сч.92.
Відзначимо, що згідно подп.7.11 Закону "Про податки на доходи і прибуток" при визначенні оподатковуваного прибутку в складі витрат по виробництву і реалізації товарів (робіт, послуг) не враховуються втрати (збитки) від недостачі майна та (або) його псування, відбулися понад норми природного убутку, затверджених у порядку, встановленому законодавством РБ, якщо судом відмовлено у стягненні цих сум через неналежного обліку і зберігання матеріальних цінностей, пропуску строку позовної давності або з інших, залежних від позивача причин.
Відповідно до подп.8.4 Інструкції про порядок обчислення і сплати податку на додану вартість, затвердженого. постановою МНС від 31.01.2004г. № 16 (зі змінами та доповненнями), податкова база для обчислення ПДВ визначається виходячи з ціни придбання відсутніх цінностей. У бухобліку сума податку, обчислена за відсутньою матеріалами, відображається записом:
Д-т сч.94 - К-т сч.68.
Необхідно звернути увагу на те, що визначення розміру заподіяної державному майну шкоди у зв'язку з втратою, пошкодженням (псуванням), недостачею при проведенні перевірок (ревізій) фінансово-господарської діяльності державних юридичних осіб здійснюється відповідно до Інструкції, затвердженої постановою Мінфіну від 24.03.2003г . № 39/69, яка розроблена згідно з постановою Радміну від 13.01.2003г. № 22 "Про відшкодування шкоди, заподіяної державному майну".
Не допускається залишати в описах незаповнені рядки, на останніх сторінках такі рядки прокреслюються. На останній сторінці опису повинна бути зроблена і відмітка про перевірку цін, таксування і підрахунку підсумків за підписами осіб, які проводили цю перевірку.
Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. В кінці інвентаризації останні дають розписку, підтверджує перевірку комісією майна в їх присутності, про відсутність. до членів, комісії будь-яких претензій та прийнятті перерахованого до опису майна на відповідальне зберігання. При перевірці фактичної наявності майна у разі зміни матеріально відповідальних осіб прийняв його розписується в опису отриманні, а здав - у здачі цього майна.
На майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні, орендоване чи отримане на переробку, складаються окремі описи.
Якщо інвентаризація проводиться протягом кількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, при догляді комісії повинні бути опечатані. Під час перерв у роботі (в обідню перерву, в нічний час, з інших причин) опису повинні зберігатися в ящику (шафі, сейфі) в закритому приміщенні, де проводиться перевірка.
У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції тощо) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Дана комісія перевіряє зазначені факти і в разі їх підтвердження виправляє виявлені помилки.
Після закінчення інвентаризації можуть проводитися контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації за участю членів інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб обов'язково до відкриття складу, комори, секції тощо, де проводилася інвентаризація. Результати таких контрольних перевірок оформляються актом (додаток 3 до Методичних вказівок) і реєструються в книзі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій (додаток 4 до Методичних вказівок).
У міжінвентаризаційний період в організаціях з великою номенклатурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентаризації матеріальних цінностей у місцях їх зберігання і переробки.
Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації здійснюються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника організації. Розпорядження про інвентаризацію вручається голові інвентаризаційної комісії безпосередньо перед її початком. Інвентаризація цінностей повинна починатися в строго встановлений у розпорядженні час.
3. Особливості інвентаризації основних засобів
До початку інвентаризації основних засобів комісії рекомендується перевірити наявність:інвентарних карток, інвентарних книг, описів та інших регістрів аналітичного обліку;
технічних паспортів або іншої технічної документації;
документів на об'єкти, здані чи прийняті підприємством в оренду і на зберігання.
У ході перевірки комісія проводить огляд об'єктів і заносить в опису повне їх найменування, призначення, інвентарні номери та основні технічні або експлуатаційні показники.
При виявленні необлікованих об'єктів, а також об'єктів, по яких у регістрах бухобліку відсутні або вказані неправильні дані, що характеризують, комісія повинна включити в опис правильні відомості й технічні показники. Наприклад, по будівлях вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об'єм (по зовнішньому чи внутрішньому обміру), площу (загальна корисна площа), число поверхів (без підвалів, напівпідвалів тощо), рік будівництва та ін .; по каналах - протяжність, глибину і ширину (по дну і поверхні), штучні споруди, матеріали кріплення дна і укосів і т.п.
Оцінюються виявлені невраховані об'єкти з урахуванням ринкових цін, а знос визначається по дійсному технічному стану.
Якщо основний засіб піддалося відновлення, реконструкції, розширення чи переобладнання і внаслідок цього змінилося основне його призначення, то воно вноситься до опису під найменуванням, відповідним новим призначенням.
Якщо комісією встановлено, що роботи капітального характеру (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень та ін) або часткова ліквідація будівель і споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відображені в бухобліку, необхідно за відповідними документами визначити суму збільшення або зниження балансової вартості об'єкта і привести в описі дані про проведені зміни.
Основні засоби, які у момент інвентаризації перебувають поза місцем знаходження підприємств (залізничний рухомий склад, автомашини; відправлені в капітальний ремонт машини і обладнання тощо), інвентаризуються до моменту тимчасового їх вибуття.
На об'єкти, не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, комісія складає окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, що призвели ці об'єкти до непридатності (псування, повний знос і т.п.).
3.1 Товарно-матеріальні цінності
Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей, як правило, повинна проводитися в порядку розташування їх у даному приміщенні. При зберіганні цінностей у різних ізольованих приміщеннях, в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки вхід у приміщення не допускається (наприклад, опломбовується) і комісія переходить для роботи в наступне приміщення.Комісія в присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність ТМЦ шляхом обов'язкового їх перерахунку, переважування чи перемірювання. Не допускається вносити в опису, дані про залишки зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.
ТМЦ, що надходять під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів комісії та оприбутковуються за реєстром або товарного звіту після інвентаризації. Вони заносяться до окремого опису під найменуванням "Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації". В описі вказується дата надходження, найменування постачальника, дата і номер прибуткового документа, найменування товару, кількість, ціна і сума; Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії (або за його дорученням члена комісії) робиться відмітка "після інвентаризації" з посиланням на дату опису, в яку записані дані цінності.
При тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера в процесі інвентаризації ТМЦ можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії. Вони також заносяться до окремого опису під найменуванням Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації ". Оформляється опис за аналогією з документами на що надійшли цінності під час інвентаризації. У видаткових документах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії або за його дорученням члена комісії.
На рахунках обліку товарно-матеріальних цінностей, що не знаходяться в момент Інвентаризації в підзвіті матеріально відповідальних осіб (в дорозі, товари відвантажені і ін), можуть залишатися лише суми, підтверджені належним чином оформленими документами: по знаходяться в дорозі - розрахунковими документами постачальників чи іншими її замінюють документами, з відвантажених - копіями пред'явлених покупцям документів (платіжних доручень, векселів тощо), за простроченими оплатою документів - з обов'язковим підтвердженням установою банку; по перебувають на складах сторонніх організацій - збереженими розписками, переоформленими на дату, близьку до дати проведення інвентаризації.:
Описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, відвантажені, не оплачені в строк покупцями і знаходяться на складах інших організацій.
3.2 Окремі предмети в складі оборотних коштів
Окремі предмети у складі оборотних коштів, що знаходяться в експлуатації, інвентаризуються за місцями їх знаходження і матеріально відповідальних осіб, на зберіганні у яких вони знаходяться.Перевірка проводиться шляхом огляду кожного предмета. В описі вони заносяться за найменуваннями у відповідності з номенклатурою, прийнятою в бухобліку.
При інвентаризації предметів у складі оборотних коштів, виданих в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особові картки, з розпискою в опису.
Предмети спецодягу і столової білизни, відправлені у прання та ремонт, повинні записуватися в опис на підставі відомостей, накладних або квитанцій організацій, що здійснюють ці послуги.
Предмети, що прийшли в непридатність і не списані, до інвентаризаційного опису не включаються, а на них складається акт із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання їх у господарських цілях.
Інвентаризаційні описи передають до бухгалтерії, де їх ретельно перевіряють щодо правильності цін на товари, таксування, підрахунку підсумків. Результати інвентаризації бухгалтерія визначає в натуральному та вартісному вираженні окремо по кожному найменуванню, артикулу, сорту, ціні товарів. Часто сличительная відомість поєднується на одному бланку з інвентаризаційною описом.
3.3 Незавершене виробництво і будівництво
При інвентаризацій незавершеного виробництва в організаціях, зайнятих промисловим виробництвом, необ-хідно визначити:фактичну наявність заділів (деталей, вузлів, агрегатів) і не закінчених виготовленням та складанням виробів, що знаходяться у виробництві;
фактичну комплектність незавершеного виробництва (заділів);
виявити залишок незавершеного виробництва за анульованими замовленнями, а також по замовленнях, виконання яких призупинено.
Описи складаються окремо по кожному відокремленому структурному підрозділу (цех, ділянка, відділення) із зазначенням найменування заділів, стадії чи ступеня їх готовності, кількості або об'єму, а по будівельно-монтажних робіт - із зазначенням обсягу робіт: по незакінчених об'єктах, їх черг, пускових комплексам, конструктивних елементах і видах робіт, розрахунки за якими здійснюються після повного їх закінчення.
Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що перебувають у робочих місць, що не піддавалися обробці, до опису незавершеного виробництва не включаються, а інвентаризуються і фіксуються в окремих описах. За забракованими деталей також складаються окремі описи.
По незавершеному виробництву, який представляє собою неоднорідну масу або суміш сировини (у відповідних галузях промисловості), в описах, а також у слічітельних відомостях наводяться два кількісних показники: кількість цієї маси або суміші та кількість сировини або матеріалів (за окремими найменуваннями), що входять до її склад. Кількість останніх визначається технічними розрахунками у порядку, встановленому галузевими інструкціями з питань планування, обліку і калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг).
По незавершеному капітальному будівництву в описах вказується найменування об'єкта та обсяг виконаних робіт по цьому об'єкту, по кожному окремому виду робіт, конструктивних елементів, устаткування і т.п. При цьому перевіряється:
а) чи не значиться у складі незавершеного капбудівництва обладнання, передане в монтаж, але фактично не розпочате монтажем;
б) стан законсервованих і тимчасово припинених будівництвом об'єктів.
За цим об'єктам, зокрема, потрібно виявити причини і підстави для їх консервації.
На закінчені будівництвом об'єкти, фактично введені в експлуатацію повністю або частково, приймання і введення в дію яких не оформлено належними документами, складаються окремі описи. Окремі описи складаються також на закінчені, але чомусь не введені в експлуатацію об'єкти. У описах необхідно вказати причини затримки оформлення здачі в експлуатацію вказаних об'єктів.
На припинені будівництвом об'єкти, а також на проектно-вишукувальні роботи нездійсненого будівництва складаються описи, в яких наводяться дані про характер виконаних робіт та їх вартості із зазначенням причин припинення робіт. Для цього повинні використовуватися відповідна технічна документація (креслення, кошториси, кошторисно-фінансові розрахунки), акти здачі робіт, етапів, журнали обліку виконаних робіт на об'єктах будівництва та інша документація.
3.4 Каса
Інвентаризація каси проводиться згідно з Правилами ведення касових операції і розрахунків готівкою грошовими коштами в Республіці Білорусь, затв. постановою правління, Нацбанку від 26.03.2003г. № 57 (із змінами).У терміни, встановлені керівником організації, але рідше одного разу на квартал повинна здійснюватися раптова інвентаризація каси з повним полістний (поштучним) перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі.
Для цього наказом керівника призначається комісія. За підсумками роботи вона складає акт інвентаризації готівки та інших цінностей за формою, зазначеної в додатку 3 до вищевказаних Правил.
Акт оформляється в 2 примірниках і підписується комісією і матеріально відповідальною особою: 1-й примірник передається в бухгалтерію організації, 2-й залишається у матеріально відповідальної особи. При зміні матеріально відповідальних осіб акт складається в 3 примірниках (його одержують два матеріально відповідальних особи: здав і прийняв цінності та бухгалтерія).
До початку інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи або групи осіб, що відповідають за збереження готівки та інших цінностей, береться розписка. Розписка включена в заголовну частину форми.
При виявленні в касі нестачі або надлишків готівки та інших цінностей в акті вказується сума нестачі або надлишку і пояснюються обставини їх виникнення.
Вищі організації (у разі їх наявності) при виробництві документальних інвентаризацій всіх підрозділів підприємства в обов'язковому порядку проводять інвентаризацію каси і здійснюють контроль за дотриманням Правил N 57. При цьому особлива увага повинна приділятися питанню забезпечення схоронності готівки та інших цінностей. Відповідальність за дотримання правил ведення касових операцій покладається на керівника організації, головного бухгалтера, керівника фінансової служби і касира, підприємця, приватного нотаріуса.
3.5 Грошові кошти в банках та розрахунки
Інвентаризація грошових коштів, що у банках на розрахунковому (поточному), валютному і спеціальних рахунках, проводиться шляхом звірки залишків сум, що значаться на цих рахунках за даними бухгалтерії організації, з даними виписок банків.Інвентаризація розрахунків з банками та іншими кредитними установами з позик, з бюджетом, покупцями, постачальниками, підзвітними особами, працівниками, депонентами, іншими дебіторами і кредиторами полягає у перевірці обгрунтованості сум, наявних на рахунках бухобліку.
Ретельній перевірці повинен бути підданий сч.60 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" по товарах, оплаченим, але знаходяться в дорозі. Він перевіряється за документами в узгодженні з кореспондуючими рахунками.
По заборгованості працівникам організації виявляються невиплачені суми з оплати праці, що підлягають перерахуванню на рахунок депонентів, а також суми та причини виникнення переплат працівникам.
При інвентаризації підзвітних сум перевіряються звіти підзвітних осіб за виданими авансами з урахуванням їх цільового використання, а також суми виданих авансів по кожній підзвітній особі (дати видачі, цільове призначення).
Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:
а) правильність розрахунків з банками, фінансовими, податковими органами, іншими організаціями, а також зі структурними підрозділами організацій, виділеними на окремі баланси;
б) правильність і обгрунтованість оформленої в бухобліку суми заборгованості по нестачах і розкраданнях;
в) правильність і обгрунтованість сум дебіторської, кредиторської та депонентської заборгованості, включаючи суми заборгованостей, за якими минули строки позовної давності.
3.6 Резерви
За резервів майбутніх витрат і платежів перевіряється правильність і обгрунтованість створених в організації резервів: на майбутню оплату відпусток працівникам; на виплату щорічної винагороди за вислугу років; витрат на ремонт основних засобів; виробничих витрат з підготовчих робіт у зв'язку з сезонним характером виробництва; майбутніх витрат по ремонту предметів прокату, витрат по зведенню тимчасових (титульних) будівель і споруд та на інші цілі, передбачені законодавством РБ та галузевими особливостями складу витрат, що включаються до собівартості продукції (робіт, послуг).Резерв на майбутню оплату чергових (щорічних) та додаткових відпусток працівникам, що відображаються у річному балансі, повинен бути уточнений виходячи з кількості днів невикористаної відпустки, середньоденної суми витрат на оплату праці працівників (з урахуванням встановленої методики розрахунку середнього заробітку) і обов'язкових відрахувань.
Резерв, створений "на виплату щорічних винагород за вислугу років, уточнюється аналогічним чином. У балансі станом на 1 січня наступного за звітним року даних про це резерві може не бути, якщо виплати зроблені до закінчення звітного року.
У разі перевищення фактично нарахованого резерву над сумою підтвердженого інвентаризацією розрахунку в грудні звітного року проводиться сторнировочная запис витрат виробництва та обігу, а при недонарахування робиться додатковий запис.
Інвентаризація резерву сумнівних боргів, створеного в організації, яка застосовує метод визначення виручки від реалізації товарів, продукції, робіт, послуг по мірі їх відвантаження і пред'явлення покупцю (замовнику) розрахункових документів, полягає в перевірці обгрунтованості сум, які не погашені в терміни, встановлені договорами, і не забезпечені відповідними гарантіями.
4. Оформлення результатів інвентаризації та відображення їх в обліку
Порівняльні відомості складаються тільки по майну, при інвентаризації якого виявлено відхилення від облікових даних. Суми надлишків і нестач товарно-матеріальних цінностей вказуються в них у відповідності з їх оцінкою в бухгалтерському обліку.Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватися єдині регістри, в яких об'єднані показники інвентаризаційних описів і порівнювальних відомостей.
На цінності, які не належать організації, але котрі увійшли в бухобліку (що знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), складаються окремі порівняльні відомості.
Взаємний залік надлишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущений тільки у вигляді виключення за один і той же період, що перевірявся, в одного і того ж особи, щодо товарно-матеріальних цінностей одного і того ж найменування і в тотожних кількостях. Про допущену пересортицю матеріально відповідальні особи подають докладні пояснення інвентаризаційної комісії. Якщо при заліку нестач надлишками з пересортиці вартість саме ті цінностей вище вартості цінностей, що опинилися у надлишку, то різниця у вартості відноситься на винних осіб. Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як недостачі понад норми втрат і відображаються за дебетом сч.92 "Позареалізаційні доходи і витрати".
На різницю у вартості від пересортиці у сторону нестачі, що виникла не з вини матеріально відповідальних осіб, в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути наведені вичерпні пояснення про причини, за якими така різниця не віднесена на винних осіб.
Пропозиції про регулювання виявлених при інвентаризації розбіжностей фактичної наявності цінностей і даних бухобліку подаються на розгляд керівнику підприємства, який приймає остаточне рішення про залік.
Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому була закінчена інвентаризація, а по річної інвентаризації - в річному бухгалтерському звіті.
Рух сум щодо недостач, розкрадань і втрат від псування матеріальних та інших цінностей, включаючи грошові кошти, незалежно від того, чи підлягають вони віднесенню на рахунки обліку витрат на виробництво (витрат на реалізацію) або винних осіб обліковується на сч.94 "Нестачі і втрати від псування цінностей ":
Д-т сч.94 - К-т рах. сч.01, 10,41,43,50 та ін
Виявлені при інвентаризації розбіжності фактичної наявності майна з даними бухобліку в комерційній організації регулюються в такому порядку:
надлишок оприбутковується за ринковою вартістю на дату проведення інвентаризації, а на відповідну грошову суму робиться запис:
Д-т рах. сч.01, 10,41,43,50 та ін - К-т сч.92;
недостачу майна та (або) його псування в межах норм природних втрат, затверджених у порядку, встановленому законодавством РБ, списується на собівартість продукції (робіт, послуг):
Д-т рах. рах. 20,23,44 і ін - К-т сч.94;
недостачу майна, що відбулася понад затверджені норми природного убутку, погашається за рахунок винних осіб:
Д-т сч.73 - К-т сч.94;
якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них, збитки відображаються таким чином: Д-т сч.92 - К-т сч.94.
На виявлені при інвентаризації суми дебіторської заборгованості, за якими минув термін позовної давності, в обліку кореспондують:
Д-т рах. сч.92, 63 - К-т рах. сч.62, 76 та інших
На суми кредиторської заборгованості, щодо яких термін позовної давності минув, робиться запис:
Д-т рах. сч.60, 76 та інших - К-т сч.92.
Відзначимо, що згідно подп.7.11 Закону "Про податки на доходи і прибуток" при визначенні оподатковуваного прибутку в складі витрат по виробництву і реалізації товарів (робіт, послуг) не враховуються втрати (збитки) від недостачі майна та (або) його псування, відбулися понад норми природного убутку, затверджених у порядку, встановленому законодавством РБ, якщо судом відмовлено у стягненні цих сум через неналежного обліку і зберігання матеріальних цінностей, пропуску строку позовної давності або з інших, залежних від позивача причин.
Відповідно до подп.8.4 Інструкції про порядок обчислення і сплати податку на додану вартість, затвердженого. постановою МНС від 31.01.2004г. № 16 (зі змінами та доповненнями), податкова база для обчислення ПДВ визначається виходячи з ціни придбання відсутніх цінностей. У бухобліку сума податку, обчислена за відсутньою матеріалами, відображається записом:
Д-т сч.94 - К-т сч.68.
Необхідно звернути увагу на те, що визначення розміру заподіяної державному майну шкоди у зв'язку з втратою, пошкодженням (псуванням), недостачею при проведенні перевірок (ревізій) фінансово-господарської діяльності державних юридичних осіб здійснюється відповідно до Інструкції, затвердженої постановою Мінфіну від 24.03.2003г . № 39/69, яка розроблена згідно з постановою Радміну від 13.01.2003г. № 22 "Про відшкодування шкоди, заподіяної державному майну".
[1] Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь. 2004. № 77. 2 / 1027.