Організація первинного обліку ліків в аптеках

У Методичних рекомендаціях «Про внутрішньовідомчої первинному обліку лікарських засобів та інших медичних товарів в організаціях роздрібної фармацевтичної (аптечної) мережі всіх організаційно-правових форм, розташованих на території Російської Федерації», затверджених Міністерством охорони здоров'я РФ 14 травня 1998 року № 98/124 (далі Методичні рекомендації № 98/124) наведено форми документів, які використовуються при прийомі, продажу лікарських засобів.

Згідно з пунктом 1.1.1. Методичних рекомендацій № 98/124 всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, які є первинними обліковими документами, на підставі них ведеться бухгалтерський облік.

Форми первинних облікових документів, за якими не передбачені типові форми для внутрішньої бухгалтерської звітності, затверджуються наказом чи розпорядженням особи, відповідальної за організацію і стан бухгалтерського обліку в роздрібних аптечних установах (пункт 1.1.4. Методичних рекомендацій № 98/124).

Первинні облікові документи є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку, вони повинні містити обов'язкові реквізити:

найменування документа;

дату складання документа;

найменування організації, від імені якої складено документ;

зміст господарської операції;

вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;

найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції;

особисті підписи зазначених осіб.

Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо не представляється можливим, безпосередньо після її закінчення.

При поставці лікарських засобів в аптеку постачальник зобов'язаний надати товаро - супровідні документи:

товарно-транспортні накладні за формою № А-1.13,

супровідний (пакувальний) лист за формою № А-1.14,

пакувальний вкладиш за формою № А-1.15 та інші.

Особа, відповідальна за приймання лікарських засобів в аптечній установі, на всіх наданих документах ставить штамп (печатка аптеки) та підпис.

На товаросупровідних документах, які залишаються в аптеці, ставиться штамп прийому за формою № А-1.1. далі ці документи прикладаються до товарного звіту.

Якщо лікарські засоби надходять в аптеку не в тій кількості, яка вказана в супровідних документах, або не відповідають за якістю, в цьому випадку оформляється акт про встановлену розбіжність у кількості та якості при прийомі товару за формою № А-1.2. Акт повинен бути складений у присутності представника постачальника лікарських засобів, якщо з якихось причин представник не може бути присутнім при прийманні ЛЗ, тоді запрошуються представники незацікавленої сторони, які зобов'язані мати посвідчення за формою № А-1.3. Посвідчення представника додається до акта, який складається в трьох примірниках: перший примірник передається до арбітражу для пред'явлення позову постачальнику лікарських засобів; другий - додається до приймального акту і передається в бухгалтерію: третій - передається постачальнику лікарських засобів.

Якщо лікарські засоби надійшли в аптеку без рахунку постачальника, то при їх прийманні оформляється акт про прийом медичного товару, що надійшов без рахунку постачальника у формі № А-1.4, який складається у двох примірниках: перший примірник додається до звіту матеріального особи, другий - залишається у особи, яка брала лікарські засоби.

У Методичних рекомендаціях № 98/124 є спеціальні документи для оформлення закупівлі лікарської сировини. Ці документи повинні використовувати всі аптечні установи, в тому числі і комерційні.

При прийомі лікарської рослинної сировини у населення, необхідно заповнити приймальню квитанцію (форма № А-1.5). Така квитанція виписується особою, відповідальною за заготівлю сировини, в трьох примірниках: перший примірник служить одночасно видатковим касовим ордером, на підставі якого з каси видаються гроші за сировину, другий - додається до звіту матеріально-відповідальної особи, третій - видається заготівельнику.

Після прийому лікарської сировини, воно передається на аналіз, якщо аналіз позитивний, то його потрібно прийняти до обліку як товар, при цьому, складається акт на переведення в товар лікарської рослинної сировини за формою № А-1.6 у двох примірниках: перший примірник слугує підставою для прийняття до обліку сировини як товару і додається до товарного звіту, другий - залишається в аптечному закладі.

Акт складається комісією, до складу якої входять керівник аптечного закладу, матеріально-відповідальна особа, відповідальна за заготівлю рослинної сировини, провізор-технолог або фармацевт. Якщо аптека здійснює лабораторні та фасувальні роботи з закупленим лікарською сировиною, то складається журнал лабораторних і фасувальних робіт (форма № А-2.7), який використовується для обліку та контролю за виконанням даних робіт, за прийняттям до обліку або списанням сум за різницями у вартості, зданих в роботу медикаментів та виготовленням продукції з них і так далі.

Для складання звіту співробітника аптеки, відповідального за прийом лікарських засобів, заповнюється журнал реєстрації рахунків надходження товарів по групах за формою № А-1.8. Для здійснення контролю за реалізацією лікарських засобів за термінами їх придатності складається стелажна картка за формою № А-1.9.

Дані з наркотичних лікарських засобів, психотропних, сильнодіючих і отруйних речовин, етилового спирту, необхідно додатково відображати в Книзі обліку наркотичних та інших лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку за формою № А-2.3 Методичних рекомендацій № 98/124.

Згідно з пунктом 1.2.3. Методичних рекомендацій № 98/124 при продажу лікарських засобів:

«Облік готових лікарських засобів, відпущених населенню, ведеться на основі натуральних вимірів у грошовому вираженні за касовими контрольним стрічок (на підставі Положення щодо застосування контрольно - касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням), а також за вимогами - накладними лікувально - профілактичних установ, за виписаними покупцям рахунках, по рахунках дрібнороздрібної мережі при безготівковому розрахунку ».

Якщо лікарські засоби реалізуються оптом, то аптечного закладу необхідно вести журнал обліку оптового відпустки та розрахунків з покупцями за формою № А-2.19.

Вимога-накладна (форма № А-2.20) виписується аптекою у разі продажу лікарських засобів лікувально-профілактичним установам, іншим аптечним організаціям, а також відділам аптеки (при внутрішньоаптечної передачі).

Відповідно до Методичних рекомендацій № 98/124:

«Вимога - накладна нумерується порядковим номером з початку року і виписується в трьох примірниках лікувально - профілактичними установами та іншими покупцями з заповненням відповідних граф.

Відділи аптечної організації, прикріплена дрібнороздрібна мережа виписують вимоги - накладні в трьох примірниках.

При видачі товарів перший примірник передається разом з товарним звітом у бухгалтерію аптечної організації, другий разом з рахунком покупцю для оплати або пред'явлення в банк, третій одержувачу.

На отруйні, наркотичні та інші лікарські засоби, внесені до списків постійного Комітету з контролю наркотиків, а також спирт етиловий, вимога - накладна виписується на один примірник більше, який і зберігається у матеріально відповідальної особи, який відпустив лікарський засіб ».

При відпуску лікарських засобів разовим покупцям і юридичним особам виписується рахунок (форма № А-2.21) у чотирьох примірниках, два з яких передаються покупцеві для оплати, другий додається до місячного звіту, по третьому оформляється відпуск лікарських засобів.

Якщо аптечний заклад реалізує лікарські засоби оптом за безготівковим розрахунком і за готівковий розрахунок, то складається реєстр виписаних покупцям вимог-накладних (рахунків) за формою № А-2.22.

Бухгалтерія аптечного закладу щомісячно, для звірки розрахунків, становить оборотну відомість по особових рахунках покупців і іншим розрахунками за формою № А-2.23.

При реалізації лікарських засобів за безкоштовними і пільговими рецептами, складається зведений реєстр рецептів на безкоштовний та пільговий відпуск (форма № А-2.5).

Методичними рекомендаціями № 98/124 встановлено, що всіма матеріально-відповідальними особами або головними бухгалтерами аптечних установ та відділів повинен складатися товарний звіт за формою № А-2.28.

У прибуткової частини товарного звіту робляться записи документів, якими оформляється надходження лікарських засобів та інших товарно-матеріальних цінностей, дооцінка тари і так далі, окремо за кожним документом.

Лікарські засоби за їх надходженню і списанню за документами, крім виручки, відображаються у звіті з роздрібної і оптової вартості, а тара і допоміжний матеріал за обліковими цінами. Також до товарного звіту докладають реєстр про рух грошових коштів, інкасації виручки.

У видатковій частині товарного звіту, на підставі підрахунку касових чеків, відображається сума реалізації, яка звіряється з показниками лічильників касових апаратів. Також у видатковій частині вказується сума готівкових грошових коштів, яку здали в касу, на пошту або старшому касиру, на підставі відповідних документів. Інші види витрат вказуються на підставі відповідних документів за кожним документом окремо.

Товарний звіт складається у двох примірниках:

перший - передається в бухгалтерію або в обліково-контрольну групу,

другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

У разі виявлення помилки в товарному звіті бухгалтеру потрібно зробити відповідні виправлення, які підтверджуються матеріально відповідальними особами. Виправлення переносяться на другий примірник звіту.

На зворотному боці товарного звіту аптечного закладу відображають рух тари.

Списання ліків із закінченим терміном придатності.

При підтвердженні шлюбу лікарських засобів, лікарських засобів з вичерпаним терміном придатності та лікарських засобів, що є підробками або незаконними копіями, зареєстрованими на території Російської Федерації, вони підлягають вилученню та знищенню. Інструкцією про порядок знищення лікарських засобів, затвердженої Наказом МОЗ Російської Федерації від 15 грудня 2002 року № 382, ​​встановлено особливості знищення лікарських засобів:

«... - Рідкі лікарські форми (розчини для ін'єкцій в ампулах, в пакетах і у флаконах, в аерозольних балонах, мікстури, краплі і так далі) знищують шляхом роздавлювання (ампули) з наступним розведенням вмісту ампул, пакетів і флаконів водою у співвідношенні 1: 100 і зливом утворюється розчину в промислову каналізацію (в аерозольних балонах попередньо робляться отвори); залишки ампул, аерозольних балонів, пакетів і флаконів вивозяться звичайним порядком, як виробничий або побутове сміття;

- Тверді лікарські форми (порошки, таблетки, капсули і так далі), що містять водорозчинні субстанції лікарських засобів, підлягають після дроблення до порошкоподібного стану розведення водою у співвідношенні 1:100 і зливом утворюється суспензії (або розчину) в промислову каналізацію;

- Тверді лікарські форми (порошки, таблетки, капсули і так далі), що містять субстанції лікарських засобів, нерозчинні у воді, м'які лікарські форми (мазі, супозиторії і так далі), трансдермальні форми лікарських засобів, а також фармацевтичні субстанції знищуються шляхом спалювання;

- Наркотичні засоби і психотропні речовини, що входять до таблиць II і III Переліку наркотичних засобів, психотропних речовин та їх прекурсорів, подальше використання яких в медичній практиці визнано недоцільним, знищуються відповідно до законодавства Російської Федерації;

- Вогненебезпечні, вибухонебезпечні лікарські засоби, радіофармацевтичні препарати, а також лікарську рослинну сировину з підвищеним вмістом радіонуклідів знищуються в особливих умовах за спеціальною технологією, що є у розпорядженні організації по знищенню, відповідно до ліцензії.

9. При знищенні лікарських засобів комісією зі знищення лікарських засобів складається акт, в якому зазначаються:

дата, місце знищення;

місце роботи, посада, прізвище, ім'я, по батькові осіб, які брали участь у знищенні;

підстава для знищення;

відомості про найменування (із зазначенням лікарської форми, дозування, одиниці виміру, серії) і кількості знищуваного лікарського засобу, а також про тару або упаковці;

найменування виробника лікарського засобу;

найменування власника або власника лікарського засобу;

спосіб знищення.

Акт по знищенню лікарських засобів підписується всіма членами комісії зі знищення лікарських засобів і скріплюється печаткою підприємства, яке здійснило знищення лікарського засобу ».

Аптечний заклад при списанні прострочених або зіпсованих лікарських засобів може використовувати форми № ТОРГ-15 і № ТОРГ-16, затверджені Постановою Держкомстату Російської Федерації від 25 грудня 1998 року № 132 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій».

Також у разі виявлення зіпсованих лікарських засобів можна використовувати форми наведені в Методичних рекомендаціях № 98/124.

Акт про псування товарно-матеріальних цінностей за формою № А-2.18 складається аптечним закладом в момент виявлення факту псування або при проведенні інвентаризації. Цей акт складається в трьох примірниках окремо по кожній групі цінностей (медикаменти, тара і так далі) в момент виявлення факту псування або під час інвентаризації спеціально призначеної інвентаризаційною комісією з встановленням причин псування і винних осіб.

В акті списання медикаменти і тара вказуються за діючими цінами. До акта додаються пояснення винних у псуванні цінностей. Два примірники акта направляються на затвердження відповідно до встановлених правил. Третій примірник повинен зберігатися у матеріально відповідальної особи і додається до товарного звіту при списанні цінностей.

Аптечний заклад для знищення лікарських засобів з вичерпаним терміном придатності повинно укласти договір зі спеціалізованою організацією. При передачі лікарських засобів для знищення оформляється відповідний акт.

На вартість послуг по знищенню лікарських засобів аптечного закладу виставляється рахунок-фактура та акт приймання виконаних робіт, на підставі яких в обліку аптечної установи відображаються витрати по знищенню лікарських засобів.

У бухгалтерському обліку аптечного закладу спочатку суми втрат від списання лікарських засобів, термін придатності яких минув, повинні бути відображені проводкою:

При цьому якщо аптечний заклад веде облік лікарських засобів за продажними цінами (із застосуванням рахунку 42 «Торгова націнка») перш ніж складати вищенаведену проводку, потрібно списати суму націнки, що відноситься до зіпсованим лікарських засобів:

Таким чином, на рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» буде списана тільки покупна вартість лікарських засобів (без урахування націнки, але з урахуванням витрат з їх доставки до аптечний заклад, якщо це передбачено обліковою політикою аптечного закладу).

У подальшому на підставі рішення комісії, суми втрат від списання лікарських засобів з вичерпаним терміном придатності списуються або на винних осіб, або відносяться на фінансовий результат:

Для цілей бухгалтерського обліку, відповідно до пунктів 11, 18 ПБУ 10/99, витрати аптечних установ, пов'язані зі списанням лікарських засобів з вичерпаним терміном придатності, відносяться до операційних витрат і відображаються в тому звітному періоді, в якому вони мали місце.

Порядок знищення фальсифікованих або прийшли в непридатність лікарських засобів роз'яснено у Листі Мінфіну Російської федерації від 27 жовтня 2005 року № 03-03-04/4/69:

«При знищенні лікарських засобів комісією зі знищення лікарських засобів в установленому порядку складається акт.

Відповідно до положень глави 25 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - Кодекс) з метою оподаткування прибутку організацій витратами зізнаються обгрунтовані, економічно виправдані та документально підтверджені витрати, вироблені платником податку для здійснення діяльності, спрямованої на одержання доходу.

Поняття «економічна виправданість витрат» Кодексом не розкривається. На думку Департаменту, економічна обгрунтованість понесених платником податку витрат визначається не фактичним одержанням доходів у конкретному звітному (податковому) періоді, а спрямованістю таких витрат на отримання доходу, тобто обумовленістю економічної діяльності платника податків з урахуванням змісту підприємницьких цілей і завдань організації. Так, прийняття витрат для цілей оподаткування не виключається і в разі отримання платником податків збитку.

У зв'язку з викладеним вважаємо, що витрати на виробництво вакцини проти грипу, ліквідованої за передбаченими законодавством підставами у зв'язку з невідповідністю новим епідемічним різновидам вірусів грипу після закінчення терміну придатності, а також витрати на її ліквідацію були здійснені в рамках діяльності, спрямованої на отримання доходу, з урахуванням підприємницьких цілей організації і, отже, можуть визнаватися економічно обгрунтованими витратами.

Такі витрати за умови їх документального підтвердження враховуються при формуванні податкової бази у складі позареалізаційних витрат аналогічно витратам на анульовані виробничі замовлення в розмірі прямих витрат, визначених відповідно до статей 318 та 319 Кодексу ».