Ім'я файлу: ВГК денна Тема 1 та Тема 2 2021.doc
Розширення: doc
Розмір: 1058кб.
Дата: 27.09.2021
скачати
Розширення: doc
Розмір: 1058кб.
Дата: 27.09.2021
скачати
Рис. 2.5. Технологічна схема руху документів, що складаються в організації
При затвердженні облікової політики встановлюють правила документообігу на підприємстві, до яких зазвичай додають графік документообігу. Таким графіком на підприємстві встановлюється раціональний документообіг, тобто визначається оптимальне число підрозділів і виконавців, через які буде проходити кожен первинний документ, та визначається максимальний термін його перебування в тому чи іншому підрозділі.
Графік документообороту сприяє поліпшенню облікової роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня механізації та автоматизації обробки інформації, що міститься у документах та самих облікових робіт.
Графік документообороту та наказ про облікову політику розробляє
головний бухгалтер з наступним затвердженням наказом керівника
підприємства.
Визначені на підприємстві працівники заповнюють і подають головному бухгалтеру зразки первинних документів, що відносяться до сфери їхньої діяльності відповідно до графіку документообороту на розроблених на підприємстві бланках. Зразки таких бланків первинних документів затверджуються керівником підприємства і додаються до наказу про облікову політику підприємства у вигляді додатку.
Графік документообороту може бути оформлений у вигляді схеми або наказу з переліком робіт про порядок створення, перевірку і обробку документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства з переліком усіх причетних до створення документів виконавців.
Відповідальність за дотримання графіку документообігу, а також за своєчасне і якісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку і звітності, достовірність даних, що відображаються у документах, несуть особи, які ці документи виконали та підписали.
Розрізняють статичні і динамічні графіки документообороту. Кожний з цих видів використовується для певних цілей.
Статичні графіки документообігу являють собою порядок обороту кожного виду документа на підприємстві, починаючи від його отримання або створення, реєстрації, затвердження, передачі, поточного чи постійного збереження та закінчуючи знищенням або передачею в архів. На різних підприємствах такі графіки відрізняються один від одного лише складом документів, які відображають специфіку діяльності підприємства. Однак статичні графіки документообороту дозволяють визначити загальну сукупність документів, які використовуються на підприємстві. Статичні графіки документообігу можуть складатися окремо по кожному розділу та ділянці бухгалтерського обліку.
Динамічні графіки документообігу є організаційною структурою конкретного підприємства з накладеною на неї схемою обміну документами. Складання динамічних графіків документообігу вимагає детального вивчення руху документів від виконавця до виконавця та фіксації цього руху. Динамічний графік документообігу відрізняється від статичного тим, що документи, сформовані фахівцем одного підрозділу і не використовуються фахівцями іншого підрозділу, в ньому не вказуються. Наприклад, інвентарна картка обліку основних засобів типової уніфікованої форми ОЗ-6 буде присутня у статичному графіку документообігу, але вона не буде зазначена у динамічному.
У і статичному графіку документообігу виділені наступні етапи руху кожного документу:
створення документу (операція, яка реєструється документом,
відповідальні виконавці, підписи посадових осіб і кількість примірників);
надходження документу від сторонньої організації (терміни, відповідальні виконавці);
затвердження документу (особа, що затверджує документ);
реєстрація документу (терміни, відповідальні особи);
передача документу сторонній організації (терміни, відповідальні
особи);
поточне збереження документу в організації (місцезнаходження, терміни, відповідальні особи);
збереження документу в архіві організації (терміни, відповідальні особи);
передача документу в архів (терміни, відповідальні особи);
знищення документа (терміни, відповідальні особи).
Контроль за дотриманням виконавцями графіку документообігу по підприємству покладається на головного бухгалтера.
Відповідно до „Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності" вимоги головного бухгалтера, щодо порядку оформлення операцій та надання в бухгалтерію необхідних документів і зведень є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.
До передумов раціональної організації бухгалтерського обліку належать:
чітка структура бухгалтерського апарату;
розподіл обов'язків між співробітниками бухгалтерії;
вибір форми бухгалтерського обліку;
організація робочих місць.
Структура апарату бухгалтерії залежить від характеру діяльності підприємства, кількості філій та підрозділів, обсягу й рівня автоматизації облікових робіт. Відповідно до зазначених факторів встановлюються типи структурної побудови апарату бухгалтерського.
До першого типу побудови можна віднести бухгалтерію, яка складається із секторів. Кожен сектор містить у собі кілька спеціалістів та очолюється головним бухгалтером. Це проста схема побудови бухгалтерії. Схематично структуру бухгалтерського апарата першого типу можна представити в наступному вигляді (рис. 2.7):
Рис. 2.7. Структура облікового апарату
У бухгалтерії за такою схемою можливе створення сектора обліку товарних операцій, сектора обліку розрахункових операцій та загального сектора. Облік може вестися як вручну, так і з застосуванням комп'ютерів. Виконання облікових робіт масового характеру в будь-якому одному секторі дає можливість посилити контроль за такими операціями та спростити ув'язування взаємоконтролюємих показників.
До другого типу структурної побудови бухгалтерського апарату відносяться більш великі бухгалтерії, що підрозділяються на відділи. У середині деяких відділів створюються групи. Схематично структура облікового апарата другого типу може бути представлена наступним (рис. 2.8):
Рис. 2.8. Структура бухгалтерського апарату
У таких бухгалтеріях, наприклад, відділ обліку товарних операцій має групу обліку товарів і тари на складах, групу обліку товарів і тари у роздрібних торгівельних підприємствах, групу обліку транзитних операцій.
Доречно зауважити, що керівна роль головного бухгалтера при багатоступеневій побудові бухгалтерії зводиться до методології, зведення фінансових показників і виконання функцій контролю.
Для порівняно невеликої організації характерна двоступенева схема побудови апарату бухгалтерії — це структура третього типу. Однак, на відміну від структурної побудови першого типу тут не тільки розподіляється рахунковий апарат на сектори або відділи, але і регламентується, хто виконуватиме облік визначених видів господарських операцій з майном або У бухгалтерії за такою схемою можливе створення сектора обліку товарних операцій, сектора обліку розрахункових операцій та загального сектора. Облік може вестися як вручну, так і з застосуванням комп'ютерів. Виконання облікових робіт масового характеру в будь-якому одному секторі дає можливість посилити контроль за такими операціями та спростити ув'язування взаємоконтролюємих показників. Схематично це виглядає так (рис. 2.9):
Рис. 2.9. Структура апарату бухгалтерії невеликої організації
Розподіл апарату на відділи, сектори, конкретних виконавців проводиться відповідно до обсягу облікових робіт і специфіки діяльності підприємства. При цьому через нестачу обсягу, робіт з обліку однорідних операцій найчастіше на окремих виконавців покладається облік різноманітних за складом операцій.
Раціональна організація обліку залежить від чітко визначеної структури бухгалтерського апарату й оптимально розподілених обов'язків між його співробітниками.
Розподіл роботи з обліку між окремими виконавцями - працівниками бухгалтерії здійснюється з урахуванням їх індивідуальних особливостей та знань, і вимагає постійного контролю з боку головного бухгалтера.
Можливі два підходи до розподілу обов'язків між співробітниками бухгалтерії:
поопераційний;
функціональний.
Поопераційний підхід доцільний, коли обов'язки розподіляються між співробітниками відділів. Наприклад, один працівник приймає звіти з документами від матеріально-відповідальних осіб, другий — вказує коди кореспондуючих рахунків, третій — вводить інформацію в комп'ютер і т.ін. Цей принцип ґрунтується на розподілі роботи за ступенем однорідності технічних прийомів. Як недолік поопераційного поділу праці, між бухгалтерами відділів можна виділити можливість зниження персональної відповідальності при виконанні облікових робіт.
Водночас ця система створює підґрунтя для спеціалізації по робочих місцях, застосування поточних методів та скорочення витрат на виконання облікових робіт.
Функціональний принцип поділу праці на противагу поопераційному дає змогу виконавцеві скласти вичерпну уяву про хід облікових робіт, наближає його до об'єктів обліку, створює умови для повного і рівномірного завантаження кожного працівника бухгалтерії. При такому розподілі робіт потрібна достатня кількість висококваліфікованих кадрів. Розподіл обов'язків між співробітниками бухгалтерії закріпляється посадовими інструкціями організації. Розроблення посадових інструкцій є одним із суттєвих етапів у плануванні облікових робіт.
Методи внутрішньогосподарського контролю.
Методи та процедури є важливою складовою системи контролю. Підприємцеві, що діє без створення юридичної особи і є єдиним працівником на власному підприємстві, особливі процедури контролю не потрібні, оскільки він навряд чи захоче обдурювати самого себе та підводити замовників. Щодо підприємств з великою кількістю найманих робітників, то в їх розпорядженні повинні бути такі методи і процедури контролю, які б спонукали персонал діяти відповідно до мети керівників або власників цих підприємств. Крім того, за наявності різних методів зменшуються можливості для здійснення і/або приховання можливого шахрайства. Незважаючи на безліч видів діяльності підприємств, можна виокремити лише чотири типи методів внутрішнього контролю (рис. 3.1).
Рис.3.1. Методи внутрішньогосподарського контролю
На відміну від заходів і процедур, що є частиною об'єкта господарської діяльності середовища та системи бухгалтерського обліку, стосовно всіх операцій, які проводяться підприємством, спеціальні процедури внутрішнього контролю звичайно встановлюються для значних за обігами операцій або операцій з певним ризиком. На перелік процедур контролю впливають обсяг, ступінь складності та особливості видів діяльності підприємства, а також специфіка контрольного середовища і системи бухгалтерського обліку. Так, на великому підприємстві зі складними умовами обробки даних необхідно підготувати:
перелік, продавців або споживачів;
умови відвантаження продукції;
умови розрахунків;
процедури перевірки якості щодо захисту комп'ютерних даних.
На невеликих підприємствах з досить простими умовами обробки даних такі процедури контролю не завжди обов'язкові.
Підприємства досягають цілей контролю шляхом розробки і впровадження процедур контролю на різних рівнях обробки даних.
Деякі процедури контролю застосовуються безпосередньо до господарських операцій, файлів даних, записів і активів. Ефективність таких процедур контролю збільшується, якщо проводиться регулярна їх перевірка, а розподіл функцій сприяє захистові активів, виключенню або виявленню помилок у фінансових документах. У комп'ютеризованих системах передбачені процедури контролю, які називають загальними, що не мають відношення до окремих господарських операцій або файлів, але значно впливають на весь цикл господарських операцій, на кілька циклів або на роботу підприємства в цілому.
За відсутності комп'ютерної обробки даних (КОД) усі процедури контролю виконують вручну. За наявності КОД деякі процедури контролю здійснюються з використанням комп'ютерних програм і називаються програмувальні». Однією з програмувальних процедур контролю є порівняння за допомогою комп'ютера рахунків-фактур на придбання активів із файлами записів за отриманими товарами. Процедури контролю повинні охоплювати всю систему обробки даних, починаючи з первісної реєстрації інформації господарських операцій і закінчуючи останніми записами по її збереженню, занесеними в регістри бухгалтерського обліку або зведеними у файли. За наявності комп'ютера необхідно об'єднати програмувальні процедури контролю, які дозволяють складати звіти, і виконання вручну операцій, які мають відношення до таких звітів. Наприклад, перед оплатою рахунку продавця, що відбувається у визначений термін, комп'ютерна програма може забезпечити перевірку всіх неоплачених рахунків-фактур на зазначену дату з використанням відповідного файлу. Якщо відповідність є, рахунки-фактури і звіти по отриманих рахунках-фактурах переходять у файл оплачених рахунків-фактур, після чого для визначеного продавця роздруковується платіжне доручення. Якщо відповідності немає або через відсутність інформації з одержання рахунків-фактур, або через розбіжності в даних, зазначених у переліку і рахунках-фактурах, комп'ютер не друкує платіжне доручення, а замість цього видає відповідь: „відповідність відсутня".
Це свідчить про те, що або рахунок-фактура не зазначений у переліку отриманих рахунків-фактур, або немає відповідності між двома наявними документами. Працівник, який перевіряє якість ведення бухгалтерського обліку, знімає питання, вказуючи, що або товарно-матеріальні активи не були отримані і звіт про їх одержання не складався, або дані не узгоджуються один з одним та перерахування коштів продавцю не проводиться. Перевірка відповідності даних за допомогою комп'ютера та видача інформації з відсутності узгодження являють собою програмувальні процедури контролю, а здійснення перевірки і видача висновку — ручних процедур відноситься до контролю. Обидві операції необхідні для досягнення цілей, що переслідуються при перевірці. У даному випадку мета полягає у забезпеченні законного перерахування коштів продавцю.
У комп'ютеризованих системах програми можуть створювати деякі документи без виконання робіт вручну. З використанням комп'ютера можуть бути, наприклад, проведені наступні операції: перенесення у журнал наступного місяця записів, зроблених у поточному місяці; анулювання попередньо оплачених рахунків на наступний місяць; оплата операційних витрат (орендна плата і т.ін.).
Для забезпечення контролю дані, що занесені у пам'ять комп'ютера та підлягають обробці, мають бути повними, точними, законними; параметри, умови і програми, що використовуються для початку роботи з такими господарськими операціями, повинні оптимізуватися та підтримуватися на відповідному рівні.
Підприємства розробляють і впроваджують процедури контролю для того, щоб бути впевненими у законності здійснюваних господарських операцій, у тому, що:
інформація в них зареєстрована повністю і точно;
всі помилки в процесі ведення справ і реєстрації даних по них виявляються з максимальною швидкістю (незалежно від того, чи відбулася помилка при обробці даних по незаконних господарських операціях, чи вона полягає в неможливості провести обробку даних по законних операціях);
цілісність зареєстрованих даних з ведення діяльності забезпечена файлами комп'ютера або бухгалтерських книг і що доступ до активів і зв'язаних з ними документами обмежений.
Зазначене вище означає, що процедури контролю забезпечують впевненість у тому, що мета контролю полягає у забезпеченні повноти, точності, законності операцій, у захисті файлів і активів, були досягнуті і що системою бухгалтерського обліку видається надійна фінансова інформація.
Підприємствам варто застосовувати різні способи досягнення зазначених цілей.
Поєднання суцільного контролю, системи бухгалтерського обліку і різних варіантів зазначених п'яти методів контролю (зазначено на рис. 3.1) спрямовано на усунення і/або зменшення ймовірності шахрайства. Належний контроль задає параметри прийому на роботу найбільш чесних співробітників, сприяє моделюванню і заохоченню їх належної поведінки, розумінню важливості виконуваної роботи і забезпечує такий документообіг, який ускладнює приховання шахрайства. Наведені вище п'ять методів внутрішнього контролю значно зменшують потенційним шахраям доступ до активів, можливості приховати сліди злочину та безкарно користуватися його плодами.
Кожний вид діяльності завжди краще контролюється або при розподілі обов'язків між працівниками, або за допомогою подвійного контролю. Ці форми контролю, як і більшість профілактичних заходів, найчастіше застосовуються там, де здійснюються розрахунки грошовими коштами. Так, одержання готівки звичайно відбувається під подвійним контролем. Наприклад, у банку контролер, що звіряє стан рахунка, і касир, що видає гроші, звичайно відділені один від одного і не мають одночасно доступу до рахунка і грошей, однак касові операції не розділені, тому можливий такий випадок.
Бухгалтер А. працював у невеликій фірмі, що займається житловим будівництвом. Він відповідав за виписку чеків, а також за звірку їх з банківськими платіжними дорученнями. За визначений період шляхом різних маніпуляцій з рахунками і фальсифікацій у книзі обліку банківських проводок А. викрав понад 400 000,00 грн. Якщо, наприклад, його роботодавець повинен був заплатити підрядчикові 5000,00 грн. готівкою, то А. виписував чек на ці 5000,00 грн., а на корінці чека ставив цифру 7000,00 грн. Потім наступний чек він виписував на суму 2000,00 грн., а на корінці ставив печатку «АНУЛЬОВАНО» і гроші забирав собі. Коли надходила виписка з банку, він підробляв запис у книзі обліку кореспонденції руху коштів по банківських рахунках.
Шахрайство бухгалтера А. можна було б легко виявити і навіть попередити, якби крім нього ще хто-небудь займався обробкою даних, що містяться у банківських повідомленнях або випискою чеків. Кожен підприємець, що має нехай навіть малу справу, повинен мати на увазі, що існують принаймні три основні операції, які повинні здійснюватися при поділі обов'язків або виконуватися ним самим:
виписка чеків;
здійснення платежів;
перевірка банківських повідомлень.
Подвійний контроль є варіантом системи контролю, за якого вся операція не може виконуватися одним працівником. При подвійному контролі одну й ту ж операцію виконують дві особи, причому обов'язки між ними розподіляються таким чином, щоб жоден з них не міг виконати всі дії по даній операції. Обидва різновиди контролю мають одну й ту ж саму мету: не дозволити одному працівнику мати неконтрольований доступ до коштів.
Впровадити у виробництво подвійний контроль досить важко. Коли люди працюють під подвійним контролем, вони не можуть відволікатися від своїх обов'язків, наприклад, відповісти на яке-небудь питання, що не стосується до справи.
Процедури контролю, здійснювані на основі системи підтвердження повноважень, мають багато різновидів, два з яких — спеціальна система паролю, що дає можливість певним особам користуватися комп'ютером і мати доступ до визначених баз даних, та спеціальні картки з власноручним підписом, що дають змогу входити в приміщення з банківськими сейфами, знімати готівку по чеках та здійснювати інші операції у фінансових установах.
Встановлення меж повноважень працівників змушує їх не виходити за межі визначених посадових обов'язків. Якщо працівникам не надані повноваження з ведення будь-якої діяльності, можливості вдатися до шахрайства значно зменшуються. Наприклад, якщо працівник не має права скріплювати своїм підписом ту або іншу угоду, вона просто не може вписати в рахунок якусь суму для себе і змусити підприємство оплатити ці витрати.
Нижченаведений приклад є свідченням невдалої спроби запровадити систему контролю на основі підтвердження повноважень, внаслідок чого значно зросла ймовірність шахрайства.
Протягом багатьох років чоловік Л. і його дружина К. користувалися послугами одного банку. Вони були власниками ювелірного магазину, і в банку для них був виділений сейф для зберігання коштовностей. Оскільки чоловік і жінка часто відвідували банк, більшість банківських службовців добре їх знали. Останнім стало відомо, що в сімейному житті подружжя виникли негаразди. Під час процедури розлучення чоловік і жінка відмовилися від спільного користування банківським сейфом. Через деякий досить невеликий проміжок часу Л. у банку замовив новий сейф, яким могла б користуватися також і його донька. Колишня дружина К. боляче сприйняла розлучення, а тому вирішила помститися колишньому чоловікові. Прийшовши у банк, вона повідомила охоронцеві відділення сейфів (який під час її процесу розлучення подружжя перебував у відпустці), що не може знайти ключ від нового сейфа і, ймовірно, попросить його просвердлити замок. Оскільки цей охоронець добре знав пані К. і навіть не підозрював, що загальний сейф подружжя був уже анульованим, то він викликав спеціальну бригаду, яка відкрила сейф, і колишня дружина Л. - К. забрала усе, що в ньому знаходилось. Через кілька дйів пан Л. спробував відкрити свій сейф, але це йому не вдалося і він швидко зрозумів, що сталося. Оскільки його колишня дружина не мала права користуватися новим сейфом, банк змушений був нести повну відповідальність і за вироком суду сплатив пану Л. вартість викрадених коштовностей у повному розмірі. Це шахрайство відбулося лише тому, що була порушена сама система звірки підпису на право доступу до сейфу (тобто сейф відкрила не уповноважена на те особа).
Ефективність внутрішнього контролю визначає відповідний розподіл обов'язків між тими, хто здійснює процедури бухгалтерського обліку і контролю, і тими, хто працює з активами. Розподіл обов'язків поширюється на три елементи системи внутрішнього контролю (контрольне середовище, система бухгалтерського обліку, процедури і методи контролю), але він особливо важливий для функціонування третього елемента — процедур контролю. Розподіл обов'язків також передбачає видачу посадовим особам дозволу на ведення визначеного класу господарських операцій, виконання процедур контролю у процесі обробки даних, здійснення контролю за виконанням таких процедур, складання відповідних бухгалтерських документів і роботу з активами. Така організація дає змогу зменшити ймовірність виникнення помилок, обмежити можливість зловживань з активами, виключити інші види навмисного перекручування інформації у фінансових документах.
Якщо дві процедури бухгалтерського обліку, що стосуються однієї господарської операції, виконуються різними особами, кожна із цих осіб здійснює контроль за діяльністю іншої. Додаткова процедура контролю може проводитися третьою особою. Наприклад, один бухгалтер може обробляти дані, які щодня надходять по рахунках на оплату активів, інший — заносити дані в комп'ютер, а третя особа — порівнювати занесені в комп'ютер дані з р їунками та пересвідчуватися, що кожна операція виконана правильно. Якщо порівняння даних третьою особою не провадиться, виникає підвищена небезпека перекручування даних у фінансових документах.
Поділ обов'язків також знижує ризик злодійства або змови. Наприклад, поділ обов'язків з фізичного захисту засобів ведення документації є ефективним механізмом боротьби з потенційним шахрайством. Аналогічним чином особа, що підписує платіжні доручення, не повинна мати доступу до документів з виплати коштів, тобто в такий спосіб попереджується несанкціоноване перерахування та видача грошей. Ефективність контролю знижується у разі, якщо ні особа, що підписує чеки, ні бухгалтер не ведуть періодичного порівняння готівки в касі й у банку з готівкою, відображенню в документах.
Той факт, що зареєстровані дані по господарських операціях дійсно відображають реальні економічні дії, може бути перевірений декількома способами. У відпрацьованих системах процедури контролю з видачі дозволів інтегровані в систему таким чином, що перевірка господарських операцій на наявність очікуваних наслідків провадиться автоматично. Такі наслідки повинні аналізуватися особами, які візують ці операції. Процедури контролю, спрямовані на виявлення фіктивних операцій, включають розподіл повноважень при обробці даних (наприклад, при відпусканні продукції покупцеві на умовах наступної оплати).
Звичайні процедури видачі дозволів передбачають затвердження угоди офіційною особою, що має повноваження складати звіти по відхиленнях (наприклад, складання звітів з використання робочого часу працівниками, які працювали протягом тижня більше визначеного часу, з наступним візуванням особою, що має такі повноваження), порівняння затвердженої нормативно-довідкової інформації та даних з господарських операцій (наприклад, аналіз замовлень покупця стосовно суми, що дорівнює вартості відвантаження продукції на умовах попередньої та наступної оплати, порівняння обсягу отриманих товарів з обсягом, зазначеним у завізованих замовленнях), а також процедури, що обмежують доступ до програм і файлів даних щодо осіб, які не мають дозволу. Офіційна особа, яка має відповідні повноваження, може надати дозвіл на доступ до інформації шляхом введення пароля й особистого коду з терміналу. За винятком випадків візування докумейтів вручну, ефективність перелічених вище методів залежатиме від надійності роботи програмувальних процедур контролю, а також від засобів захисту файлів.
Деякі процедури контролю за „видачею дозволів" свідчать про те, що зареєстровано дані тільки по операціях, які справді відбулися, і що дані по кожній операції реєструвалися лише один раз. Наведемо два приклади.
Процедури бухгалтерського обліку звичайно розробляються для
реєстрації даних по товарно-матеріальних активів, відображених у звітах про
одержання, та даних по товарах, зазначених у видаткових документах.
Процедури контролю, які засвідчують, що такі операції були завізовані,
передбачають огляд зазначених товарів для визначення відповідності їхнього
змісту, стану та кількості даних, зафіксованих в отриманих і виданих підприємством рахунках-фактурах. Щоб такі процедури контролю були ефективними, усі виявлені великі розбіжності варто аналізувати й усувати.
Остаточне анулювання (погашення) документів, які свідчать про здійснення угоди по закупівлі активів, що виключає можливість їх повторного
використання.
Інші процедури контролю за законністю угод свідчать, що окремі господарські операції були завізовані уповноваженими на те особами, виходячи встановлених вимог. Видача дозволу може мати загальний або спеціальний характер. Загальний дозвіл надається у формі видачі відділу або функціональній групі дозволу на угоду в межах чітко визначеної обмеженої суми. Наприклад, видача дозволу на витрати для здійснення капітального будівництва є дозволом на виконання робіт у межах певної суми.
Одним із видів контролю є використання документів або записів на електромагнітних носіях. Документи рідко служать для попередження шахрайства, зате вони незамінні для розслідування такого. Так, для виявлення шахрайства співробітниками або клієнтами, банки спеціально виготовляють активні документи з незвичайними пунктами та відслідковують банківські рахунки своїх працівників. Більшість компаній вимагають для здійснення угод про купівлі-продажу документи типу нарядів-замовлень. Система фінансової і бухгалтерської звітності є одночасно і формою документального контролю.
Процедура контролю повноти даних, які використовуються у комп'ютерній системі, розроблена для того, щоб переконатися, що всі первинні дані по господарських операціях введені та прийняті на обробку. Початкова реєстрація даних по цих операціях передбачає виконання ручних дій перед веденням даних по господарських операціях у комп'ютер, хоча в багатьох системах ручний етап не може використовуватися. У ручній системі процедури контролю розробляють, щоб переконатися, що дані по всіх господарських операціях внесені в документ контролю (звіт про одержання товару або документів на відвантаження) та зареєстровані. За відсутності відповідних процедур контролю щодо повноти даних існує ймовірність втрати документів або їх неправильного розподілу, що у свою чергу може привести до неправильної реєстрації даних по господарських операціях. Незалежно від засобів обробки варто передбачати процедури контролю, які забезпечують коригування та повторний облік неправильних позицій.
Процедури контролю, які забезпечують повноту відображення даних по господарських операціях, здійснюються різними способами.
І. Проводиться нумерація всіх господарських операцій відразу після початку їх здійснення (бажана попередня нумерація) та обпік їх після обробки.
При ручній системі нумерація документів є бухгалтерською процедурою, а процедура контролю здійснюється для перевірки питання: чи були дані по всіх пронумерованих документах оброблені повністю.
При комп'ютерній системі для перевірки послідовно пронумерованих документів та визначення відсутніх або дубльованих номерів з метою наступного проведення ручної обробки може бути проведена так звана комп'ютерна послідовна перевірка. Ймовірність навмисного або випадкового перекручування нумерації може бути зменшена, якщо числова послідовність буде попередньо роздрукована. Якщо ризик неправильної нумерації вважається незначним, номер привласнюється документові одночасно з його заповненням.
II. Проводиться перевірка обробки всіх даних шляхом застосування так званих ,,контрольних сум".
1. При ручній системі така перевірка здійснюється підсумовуванням документів, що належать до кожної групи, перед початком і після проведення обробки даних по операціях. Вважається, що обробка даних проведена правильно, якщо обидві суми однакові. Процедура контролю містить у собі порівняння двох сум, пошук і виправлення помилок, що стали причиною розбіжностей. Застосовуються різні види перевірки сум. Система подвійного контролю передбачає рівність між сумами по дебету та кредиту.
При комп'ютерній системі така перевірка може бути проведена шляхом
групування документів-джерел та з'ясування кількості документів по кожній
групі.
Проводиться порівняння даних з різних джерел. Прикладом такого виду
контролю може бути узгодження вхідних даних по господарських операціях у межах групи невпорядкованих документів (наприклад, узгодження між акладними на одержання товарів і даними, занесеними у файл замовлень на акупівлю) з періодичним контролем вручну або за допомогою комп'ютера, з метою переконатися, що документ не був втрачений у процесі обробки даних.
Визначається, чи була внесена в документи інформація по усіх господарських операціях. Так, при обліку вручну всі години роботи, що підлягають оплаті, мають бути зазначені в табельному журналі, при цьому їх число повинно відповідати часу, за який проводиться оплата кожному конкретному працівникові.
Здійснюються порівняння нормативної інформації з показниками, що міститься у первинних документах. Така методика часто використовується для обліку нормативної інформації у комп'ютеризованій системі, оскільки ці показники мають велике значення та відносно рідко змінюються.
Процедури контролю щодо повноти даних також необхідні для того, щоб пересвідчитися, що інформація відображена правильно, а фінансові звіти, призначені для внутрішнього та зовнішнього користування, складені належним чином. Такі процедури контролю особливо важливі при занесенні даних у бухгалтерський регістр синтетичних рахунків із джерел, відмінних від тих регістрів, куди дані були внесені спочатку. Наприклад, порівняно легко переконатися в цілісності інформації про господарські операції щодо реалізації товару, занесеної у журнал-ордер (кредит рахунку) у випадку, якщо таке перенесення здійснювалося безпосередньо з журналу, у якому вказувалися остаточні суми реалізації. Достатньою може стати перевірка перенесення у журнал-ордер даних за 12-місячний період. Однак, якщо дані у журналі-ордері переносилися і з інших джерел, щоб впевнитись, що дані по всіх операціях відображені та перенесені правильно, може знадобитися одна із додаткових процедур контролю. Використання стандартних вхідних номерів для визначення правильності усіх вхідних даних може полегшити досягнення мети перевірки.
Процедури контролю, що стосуються повноти внесення змін у комп'ютерну систему обліку, розробляються, щоб пересвідчитися, що дані по всіх господарських операціях були введені, прийняті на обробку та постійно поповнюються. У деяких випадках за допомогою процедур контролю змін можна простежити повноту їх внесення. Прикладом може бути порівняння звітів після внесення змін або у разі, якщо поповнення даних провадиться у момент їх введення або проведення послідовної перевірки поповнення файлу, тобто для забезпечення повноти внесення змін використовується деякий різновид підсумування. Таке підсумування може передбачати підведення підсумків по групах вручну або за допомогою комп'ютера та видачу інформації з розбіжностей. Варто також контролювати повноту внесення даних з комп'ютера, включаючи визначення і підсумування інформації з господарських операцій, проведених з використанням програмувальних процедур бухгалтерського обліку. Прикладами є програмувальні процедури бухгалтерського обліку, що забезпечують складання рахунків-фактур по реалізації з файлу щодо відвантажених товарів та підсумування рахунків-фактур для перенесення даних у відповідні рахунки.
Процедури контролю необхідні для посвідчення у тому, що дані по кожній господарській операції внесені в повному обсязі, на потрібний рахунок та у потрібний час. Точність у сумі рахунку досягається в основному впровадженням процедур контролю за результатами розрахунків та класифікацією рахунків. У системах, де розрахунки ведуть вручну і ризик помилки при обробці даних по господарських операціях порівняно невеликий, періодично варто проводити подвійну перевірку із залученням особи, що проводила б розрахунки та класифікувала рахунки.
У комп'ютеризованій системі обліку перевірка точності внесення даних проводиться для того, щоб пересвідчитися, що дані правильно зареєстровані та введені у комп'ютер. Хоча процедури контролю зазвичай використовуються стосовно даних, що впливають на залишки, наведені в облікових регістрах, такі зведення, як, наприклад, номер споживача, або дата рахунка-фактури, також можуть стати предметом процедур контролю.
Для досягнення високої точності перевірки застосовують процедури контролю, які переконують, що дані по всіх господарських операціях відображені в обліку у потрібний час. Це передбачає наявність процедур визначення термінів проведення операцій. Зазначені процедури також дають змогу здійснити „вибракування", тобто переконатися, що по всіх операціях дані зареєстровані й відображені у звітах за визначені періоди часу. Так, дані по отриманих товарах перевіряють і реєструють у момент їх одержання. Звичайно документація з приймання товарів порівнюється з рахунками продавця. Такий підхід є частиною процедури контролю з перевірки своєчасності реєстрації даних по господарських операціях.
Різні процедури обробки даних, що проходять через систему бухгалтерського обліку, можуть забезпечувати можливість видачі „звітів по відхиленнях", які використовуються управлінським персоналом у роботі. Такі звіти дають змогу впевнитися у відсутності деяких помилок. Наприклад, до того як грошові кошти, що надійшли від покупців, будуть перераховані на відповідні рахунки, вони можуть бути порівняні з окремими рахунками покупців. Мета перевірки на відповідність та складання „звіту по відхиленнях" - впевнитись у наявності даних по усіх відібраних для перевірки рахунках-фактурах. Зіставлення накладних на відвантаження з рахунками на оплату та складання „звіту по відхиленнях" також свідчать про точність і законність господарських операцій з продажу. Крім того, як відзначалося вище, контроль, проведений управлінським персоналом та аналіз „звітів по відхиленнях" є важливими умовами ефективного контролю на підприємстві.
Деякі методики, що використовуються для забезпечення повноти введення даних, також можуть забезпечити точність введення щодо визначених типів даних. Наприклад, при внесенні у комп'ютер даних по великій кількості покупців інформація вноситься за макетом:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11