РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ КОНТРОЛЮ ТА ЗНАЧЕННЯ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМТСВОМ
1.1. Контроль в управлінні організацією як предмет дослідження
Організація створюється для вирішення певного кола завдань і досягнення певних цілей. Цілі організації задаються ззовні або виробляються всередині неї, з урахуванням цих цілей обираються форма і будова організації. Люди об'єднуються в організації тому, що цілі, які вони ставлять перед собою, і які важливі для кожного з них, не можуть бути досягнуті ними порізно. Тільки інтеграція цілей окремих членів організації дозволить досягти цілей самої організації. [2, с. 5]
Організація це об'єднання на основі певних процедур та правил групи людей, діяльність яких координується для досягнення спільних поставлених цілей.
Згідно законодавства, організації, які володіють певним майновим комплексом для здійснення підприємницької діяльності та мають статус юридичної особи, називаються підприємствами. Підприємству властиві характерні риси організації як соціально-економічної системи, а отже можна вважати термін «підприємство» синонімом «організації».
Базові функції менеджменту, що відображають його суть, були сформульовані в 1916 р. А. Файолем. У якості таких він виділив: координацію, організацію, контроль, планування, і розпорядження. Сьогодні до них можна додати мотивацію персоналу та розвиток. [6, с. 11]
Для виконання досліджень з обраної теми необхідно розуміти, що саме в менеджменті розуміють під словом «контроль», тож дамо коротку характеристику терміну контроль.
Контроль це процес досягнення організацією цілей. Процес контролю полягає у визначенні стандартів, фактично досягнутих результатів та здійсненні корегувань, якщо досягнуті результати суттєво відрізняються від визначених стандартів. [1, с. 221]
Як казав П. Друкер: «Контроль і визначення напряму це синоніми».
Контроль є фундаментальним елементом процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю окремо від контролю. Справді, майже всі ці процеси є невід’ємними частинами загальної системи контролю в певній організації. Види контролю (попередній, поточний, заключний) мають одну й ту саму мету: сприяти тому, щоб фактично одержані результати були якомога подібними до таких, що вимагаються. [1, с. 223]
В діяльності будь-якого підприємства усі основні елементи: мета, структура організації, мотивація, людські ресурси, організаційна культура, технології тощо взаємопов’язані між собою і не можуть добре функціонувати окремо.
Контроль у цій системі займає одне з провідних місць.
Функцією контролю є змога виявлення проблем та відповідно корегування діяльності організації, аби попередити перехід проблеми до критичного стану.
Будь-яка організація повинна безумовно бути здатною своєчасно фіксувати власні помилки в діяльності й політиці організації та виправляти їх, поки ці помилки не почнуть перешкоджати досягненню цілей організації це є однією з найважливіших причин здійснення контролю.
Дж. Л. Уебб наголошував, що «найголовніша людина в кімнаті та, яка знає, що потрібно зараз робити».
Такими людьми, що здійснюють контроль та управління підприємством є менеджери (на різних рівнях) та директор (вищій рівень).
До основних завдань менеджера (того, на що спрямована його основна діяльність) в цілому відносять:
визначення перспективних і поточних цілей і завдань;
розподіл функцій, завдань, встановлення норм, інструктаж підлеглих, створення необхідних умов, мотивація персоналу;
встановлення і підтримка комунікаційного зв'язку між підлеглими, між собою і підлеглими;
контроль, оцінка та аналіз діяльності групи в цілому і кожного підлеглого окремо;
вивчення підлеглого персоналу, підвищення його професійного рівня;
проведення зборів і нарад;
ділове спілкування, бесіди і переговори з менеджерами організації, замовниками, постачальниками;
робота з документами;
самоменеджмент встановлення особистих цінностей, планування, розвиток комунікативних здібностей, аналіз особистих результатів.
1.2. Види та етапи управлінського контролю
Для того, аби бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто віддзеркалювати загальні пріоритети організації та підтримувати їх. Діяльність у сферах, які мають стратегічне значення, необхідно контролювати не надто часто. Про одержані результати контролю не обов'язково оповіщати допоки відхилення від прийнятих стандартів не стануть надто великими. Але якщо керівництво вважає, що деякі види діяльності мають стратегічне значення, то в кожній такій сфері обов'язково має бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо цю діяльність важко виміряти. [3, с. 230]
На практиці існує три основних види управлінського контролю: попередній, поточний і підсумковий. [6, с. 116]
Попередній здійснюється до початку роботи, визначає готовність до ведення діяльності, наявність та стан необхідних матеріальних та фінансових ресурсів, працездатність системи управління, відповідний рівень кваліфікації персоналу, наявність постачальників тощо. Цей вид контролю передує активній діяльності, тим паче конкретним результатам.
Поточний контроль поділяють на стратегічний та оперативний [6, с. 117]:
1. Основним об'єктом стратегічного контролю є ефективність використання ресурсів організації у досягненні її кінцевих цілей. Цей контроль ведеться не тільки за кількісними (наприклад, рівнем продуктивності праці), а також за якісними показниками: впровадженням і використанням досягнень НТР, нових методів роботи, технологій та ін.
2. Оперативний контроль на практиці співпадає з оперативним управлінням. Він орієнтований на поточну виробничу й господарську діяльність. Цей контроль проводиться одночасно з виконанням основної роботи. Основним об'єктом цього контролю є якість продукції та послуг, її відповідність встановленим стандартам, традиціям фірми, а також вимогам ринку. Контроль якості може бути суцільним (статистичним) і вибірковим. Окрім цього об’єктами даного типу контроля є:
рух виробів у рамках технологічного процесу;
дотримання норм і нормативів витрати ресурсів;
завантаження обладнання;
організація праці, дотримання її графіків;
наявність запасів незавершеного виробництва й готової продукції;
рівень поточних витрат коштів. [6, с. 117-118]
Підсумковий контроль відображає наскільки ефективно підприємством виконуються поставлені завдання. Цей вид контролю припускає аналіз як конкретних результатів діяльності за минулий період, так і сильних й слабких сторін такої діяльності, виявлення існуючих проблем та перешкод. Дані підсумкового контролю є надзвичайно важливими, адже вони використовуються для складання чергових планів і винагороди працівників, що забезпечує подальшу працездатність та ефективність організації в майбутньому.
Проведення контролю поділяється на наступні етапи [1, с. 225-227]:
встановлення стандартів й критеріїв (цей етап свідчить, наскільки поєднані функції контролю та планування; стандартами називають конкретні цілі, що можна змінити й обмежити в часі);
порівняння реальних результатів зі встановленими стандартами (діяльність на цьому етапі є найпомітнішою, вона полягає у визначенні масштабу відхилень, результатів, передачі інформації та її оцінюванні; масштаб допустимих відхилень це межі, в яких одержане відхилення результатів від стандартів не є суттєвою проблемою);
проведення необхідних коригуючих дій (після оцінки та порівняння результатів, менеджер має обрати одну з ліній поведінки: або не вживати ніяких заходів, або усунути існуючі відхилення, або переглянути встановленні стандарти).
1 2 3 4 5