3.Аудит розрахунків з підзвітними особами на ТОВ «Автосервіс».
3.1.Аудит синтетичного і аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві, видача готівки (на придбання товарів, робіт,послуг)
Під час аудиту розрахунків з підзвітними особа в ТОВ «Автосервіс» готівка видається тільки завдяки видатковому касовому ордеру. Особи, які не включаються до штатного розпису даного підприємства готівка видається по кожному касовому ордеру, що повинен виписуватися окремо на кожну особу.
Видача готівки повинна здійснюватися тільки особі, яка вказана в видатковому касовому ордері. Виплата іншій особі повинна здійснюватися тільки завдяки дорученню, яке оформлене у відповідності до законодавства України. В такому випадку доручення повинно залишатися у касира і додаватися до видаткового касового ордеру.[8]
Видача готівка з каси, яка не підтверджується підписом одержувача у видатковому касовому ордері, для виведення залишку готівки в касі не має бути прийнятою.
Якщо підзвітна особа отримує одночасно готівку, і на відрядження і на вирішення в даному відрядженні господарських питань, то строк, на який видається готівка під звіт на дані цілі, повинен бути продовжений до закінчення терміну відрядження.[8].
Під час аудиту розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Автосервіс» видача грошових коштів з каси під звіт здійснювалася з цих джерел:
завдяки залишку готівки в касі;
завдяки виручки, яка була отримана;
завдяки отриманню касиром по чеку грошових коштів з розрахункового рахунку підприємства у банку.
В ТОВ «Автосервіс» видача готівки підзвітній особі здійснюється тільки за умови, що дана особа вчасно відзвітувала за раніше видані під звіт суми.
В ТОВ «Автосервіс» надходження готівки в касу підприємства здійснюється по прибутковому касовому ордеру, а видача готівки повинна оформлюватися видатковим касовим ордером.
До передачі в касу підприємства касові ордери повинні бути зареєстровані в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Крім тог, для обліку готівки в касі використовується касова книга і книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей.
Під час аудиту було перевірено вірність відображення в обліку операцій відносно розрахунку з підзвітними особами на господарські потреби.[8]
12 листопада 2018 року Борисов С.М. відзвітувався відносно придбання палива на суму 724,20 грн відповідно до звіту при використання підвізних сум від 12 листопада 2018 року № 35. Для того, щоб придбати паливо він отримав готівку в розмірі 750 грн відповідно до видаткового касового ордеру № 320 . Результати перевірки можна розглянути в наступній таблиці 3.1.
Всі операції відображаються вірно відповідно до вимог Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій.
Залишок невикористаної підзвітної суми було повернуто по прибутковому касовому ордеру № 321 до каси підприємства.
В ТОВ «Автосервіс» підзвітна особа пред’явила цінності і відповідні документи з придбання даних цінностей:
накладну на відпуск товарно – матеріальних цінностей.
податкову накладну.
Таким чином, в ТОВ «Автосервіс» порядок видачі готівки під звіт на господарські потреби здійснюється за чинним законодавством.
Таблиця 3.1 Перевірка вірності відображення в обліку операцій відносно розрахунку з підзвітною особою на господарські потреби в ТОВ «Автосервіс»
| № | Зміст операції | За даними обліку | За даними аудиту | Сума | Дебет | Кредит |
| | | Дебет | Кредит | | | |
| 1 | Отримані грошові кошти в касу підприємства з розрахункового рахунку для видачі підзвітній особі на господарські потреби | 301 | 311 | 750,00 | 301 | 311 |
| 2 | Видано з каси грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби (придбання товару) | 372 | 301 | 750 | 372 | 301 |
| 3 | Оприбутковано паливо від підзвітної особи (сума без ПДВ) | 203 | 372 | 724,20 | 203 | 372 |
| 4 | Відображено податковий кредит з ПДВ | 641 | 372 | 120,70 | 641 | 372 |
| 5 | Оприбутковане паливо передане на адміністративні потреби | 92 | 203 | 724,20 | 92 | 203 |
| 6 | Внесено в касу залишок невикористаних коштів, які надавалися під звіт | 301 | 372 | 25,80 | 301 | 372 |
3.2.Аудит розрахунків на відрядження на підприємстві
В ТОВ «Автосервіс» готівка видається під звіт з каси, тільки у випадку, якщо директор дав свій дозвіл на отримання готівки і також якщо підзвітна особа не має боргів за раніше одержані підзвітні кошти.
Більшість грошових підзвітних коштів видається під звіт на службові відрядження в межах сум, які потрібні відрядженій особі на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добові і витрат, які йдуть на найм житла.
Завдяки Інструкції відносно службових відряджень в межах України і за кордон, яка затверджена наказом Міністерства Фінансів України від 17.03.2011 № 362 [5], термін відрядження в межах України повинен бути визначений керівником і його заступником, але не може бути більшим ніж 30 календарних днів. Термін відрядження працівника за кордон повинен визначатися також завдяки керівнику, але не може бути більшим ніж 60 календарних днів.
Підзвітні кошти працівнику, який відряджається за кордон повинні видаватися в національній валюті тієї країни, куди відряджають працівника, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірі, що обумовлений реальною потребою в країні перебування.
В ТОВ «Автосервіс» після того, як підзвітна особа повертається з відрядження, то вона повинна надати в бухгалтерію звіт відносно використання підзвітних сум про витрачені у відрядженні кошти до закінчення 5 (п’ятого) банківського дня, який буде наступним за днем відрядження [1,4] п.п. 170.92 ПКУ і п.п. 2.11 і 2.12 Положення № 637, при чому до цього звіту мають бути додані :посвідчення про відрядження (має стояти відмітка про прибуття і вибуття), а також оригінали документів, які підтверджують витрати (проїзні квитки, рахунки,чеки,квитанції). Залишок невикористаних коштів по звіту при використання підзвітних сум, повертається до каси підприємства в валюті, в якій надавалися підзвітні кошти.
Бухгалтерія повинна здійснити арифметичну перевірки звіту про використання підзвітних сум, а також здійснюється перевірка відносно правильності оформлення документів і витрату коштів за призначенням. Директор повинен не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення відносно затвердження перевіреного звіту про використання підзвітних сум. Після затвердження звіту про використання підзвітних сум бухгалтерія повністю повинна розрахувати з підзвітною особою.
Якщо підзвітна особа в строк подання звіту не подасть даний звіт або неповне в касу невикористану суму підзвітних коштів, то бухгалтерія може здійснити утримання даного боргу із заробітної плати особи, що отримала аванс, додержуючись вимог чинного законодавства.
В ТОВ «Автосервіс» до передачі в касу підприємства касові ордери повинні реєструватися в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (п.3.11 Положення 637) [4] Крім того, для обліку готівки в касі використовується касова книга і книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей.
Під час аудиту перевірено вірність здійснення в обліку операцій відносно розрахунку з підзвітною особою на відрядження.
18 листопада 2018 року директор ТОВ «Автосервіс» Корявець М.А. було відряджено до м.Києва, для того, щоб він уклав договір поставки на три дні. 17 листопада, перед відрядженням відповідно до видаткового касового ордеру № 347, він отримав аванс в розмірі 1800 грн. В м. Києві він знімав номер в готелі. Повернувшись з відрядження 21 листопада, він складає звіт про використані підзвітні суми від 21 листопада 2018 року № 35 на суму 1710 грн.
Результати перевірки можна поживитися в таблиці 3.2.
Таблиця 3.2. Перевірка вірності відображення в обліку операцій відносно розрахунку з підзвітною особою на господарські потреби в ТОВ «Автосервіс».
| № | Дата операції | Зміст операції | За даними обліку | За даними аудиту | Сума | Дебет | Кредит |
| | | | Дебет | Кредит | | | |
| 1 | 16.11.2018 | Отримані грошові гроші в касу підприємства з банку для видачі підзвітній особі на відрядження | 301 | 311 | 1800 | 301 | 311 |
| 2 | 17.11.2018 | Видається з каси готівка підзвітній особі на відрядження | 372 | 301 | 1800 | 372 | 301 |
| 3 | 17.11.2018 | Відображаються витрати на відрядження директору підприємства | 92 | 372 | 1710 | 92 | 372 |
| 4 | 23.11.2018 | До каси підприємства підзвітна особа повертає залишок невикористаної підзвітної суми | 301 | 372 | 90 | 301 | 372 |
Таким чином, можна сказати, що директор вчасно відзвітувався і здав авансовий звіт до бухгалтерії. Помилок не було виявлено.
4.План і програма аудиту розрахунків з підзвітними особами
Мета проведення аудиту розрахунку з підзвітною особою – висловити думку незалежного аудитора відносно достовірності, законності і вірності відображення в обліку і звітності виданих грошових коштів під звіт і їх цільового використання.
Таблиця 4.1. Мета аудиту розрахунків з підзвітними особами, на думку вітчизняних вчених
| № | Автор | Мета аудиту розрахунків з підзвітними особами |
| 1 | Давидов Г.М.[9] | Перевірити: реальність операцій відносно розрахунку з підзвітною особою, яка має бути відображена в обліку; повноту відображення в обліку операцій за розрахунками з підзвітною особою;відповідність бухгалтерського обліку розрахунку з підзвітною особою відповідно діючої вимоги;додержання вимог відносно існуючого законодавства з питань обліку готівки відносно підзвітної особи;відповідність залишку відображення в бухгалтерському обліку, балансі підприємства реальному стану розрахунків з підзвітною особою. |
| 2 | Бутинець Ф.Ф. [8] | Встановити вірність відносно ведення обліку в відповідності до чинного законодавства. |
| 3 | Усач Б.Ф.[14] | Мета аудиту розрахунку з підзвітною особою – виявити незаконні і недоцільні з господарського погляду витрати |
| 4 | Кулаковська Л.П., Піча Ю.В. [10] | Здійснювати контроль за додержанням підприємством встановленого порядку видачі готівки під звіт і використання завдяки вимогам положення і інструкції про службове відрядження |
| 5 | Сахарцева І.І.[13] | Здійснювати контроль за вірністю і своєчасністю і поданням підзвітної особи авансових звітів до бухгалтерії. Перевірити доцільність і законність витрачених грошових коштів. |
Продовження таблиці 4.1.
| 6 | Пилипенко І.І. [11] | Перевірити: реальність операцій за розрахунками з підзвітною особою, яке відображено в обліку; повноту відображення в обліку операцій за розрахунком з підзвітною особою; відповідність бухгалтерського обліку розрахунку з підзвітною особою діючим вимогам; додержання вимог існуючого законодавства з питань обігу готівки відносно підзвітної особи; відповідність залишку, які відображені в бухгалтерському балансі підприємства реальному положенню розрахунку з підзвітною особою. |
| 7 | Савченко В.Я.,Зотов В.О., Кириленко С.А., Петрик О.А.,Чумакова І.Ю. [12] | Перевірити: вірність і своєчасність складання авансового звіту; своєчасність повернення до каси залишку підзвітної суми, а також своєчасність утримання несвоєчасно зданих сум в національній валюті; законність, доцільність і обґрунтування витрат на відрядження; вірність відображення розрахунку з підзвітною особою в бухгалтерському обліку. |
Задача проведення аудиту розрахунку з підзвітною особою – це оцінити рівень законності і доцільності видачі грошей під звіт, на відрядженя або господарські потреби; перевірити вірність оформлення первинних документів і відповідність термінів відрядження; перевірити вірність одержання і використання підзвітних сум; перевірити своєчасність повернення невитрачених коштів, а також перевірка вірності відображення в реєстрі бухгалтерського обліку і фінансовій звітності.[16].
Для того, щоб якісно виконати перевірку у встановлений термін аудиторська організація повинна скласти продуманий план майбутньої роботи.
Планування аудиту повинно здійснюватися з метою:
встановлення обсягу перевіреної інформації, час проведення перевірки, і величину і склад групи аудиторів, які мають бути залучені до перевірки;
визначення переліку аудиторських процедур і методики їх застосування;
визначення складу інформації, яку клієнт має надати для того, щоб встановити можливість застосування вибіркового методу контролю;
Завдяки стандарту аудиторської діяльності «Планування аудиту» аудиторська організація зобов’язана погоджувати з клієнтом основні організаційні питання, що пов’язуються з проведенням перевірки,від написання листа – зобов’язання і до створення договору відносно проведення аудиту. Тому попереднє планування повинно здійснюватися ще на стадії визначення обсягу аудиту, тобто в той момент, як аудитор знайомиться з фінансово – господарською діяльністю клієнта і оцінки ступеня впливу на неї зовнішніх і внутрішніх факторів.
Аудитор повинен отримати потрібну інформацію завдяки особистим бесідам з керівництвом і фахівцями підприємства, оглянути виробниче приміщення і місце зберігання цінностей, вивчити бухгалтерську і статистичну звітність, установчі і різні інші внутрішні документи, матеріали перевірки податкового органу, служби внутрішнього аудиту. Дана інформація може бути узагальнена в робочий документ «Основна інформація відносно клієнта».
В таблиці 4.2. ми можемо ознайомитися з програмою аудиту розрахунків з підзвітними особами.[13].
Таблиця 4.2. Програма аудиту розрахунку з підзвітною особою
| № | Перелік аудиторських процедур | Метод аудиту | Виконавець |
| 1 | Перевірити наявність і вірність оформлення первинних документів | Документальна перевірка, аналітична перевірка,суцільна перевірка, нормативно - правова | Скрипченко С.М. |
| 2 | Перевірка арифметичної вірності авансового звіту | Документальна перевірка, аналітична перевірка,суцільна перевірка | Скрипченко С.М. |
| 3 | Перевірка дотримання терміну відрядження | Документальна перевірка, аналітична перевірка,суцільна перевірка | Скрипченко С.М. |
| 4 | Перевірка авансового звіту з документами, що відображаються в ньому | Документальна перевірка, аналітична перевірка,суцільна перевірка | Скрипченко С.М. |
| 5 | Перевірка відповідності отримання і цільового використання підзвітних сум | Документальна перевірка,аналітична перевірка, суцільна перевірка,нормативно – правова, зіставлення | Скрипченко С.М. |
| 6 | Перевірка своєчасного повернення невикористаних коштів | Документальна перевірка,аналітична перевірка, суцільна перевірка,нормативно – правова, зіставлення | Скрипченко С.М. |
Продовження таблиці 4.2.
| 7 | Перевірка відображення інформації в обліку | Документальна перевірка,аналітична перевірка,суцільна перевірка,нормативно - правова | Скрипченко С.М |
| 8 | Документи, які потрібно перевірити | Наказ керівника, посвідчення про відрядження; Журнал реєстрації посвідчення відносно відряджень, авансовий звіт; первинні документи, які додані до авансового звіту; квиток за проїзд,рахунки за проживання; прибуткові і видаткові касові ордери,баланс. | |
1 2 3 4 5 6 7 8