Частина I. Діловодство сьогодні визначається
стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує
документування і організацію
роботи з документами "(ГОСТ Р51141-9).
Документування - це
процес творення та оформлення документа. Державний
стандарт визначає
документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».
Посадова інструкція - це правовий акт, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав і відповідальності і забезпечує умови для його ефективної роботи. Нормативною базою для розробки посадових інструкцій є Кваліфікаційний
довідник посад
керівників,
спеціалістів та інших службовців, затверджений Постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації від 21 серпня
1998 р . № 37.
Довідник містить кваліфікаційні характеристики посад службовців, які є нормативним документом, який регламентує зміст виконуваних функцій працівників. У якості нормативної бази кваліфікаційні характеристики посад службовців призначені для застосування в
організаціях і на підприємствах усіх форм власності незалежно від їх відомчої підпорядкованості. На основі кваліфікаційних характеристик розробляються
посадові інструкції для конкретних працівників.
На схемі 1 розглядається порядок роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами.
Організація роботи з вхідними документами (отмеч. Червоними стрілками) починається з
прийому документів, попереднім переглядом, потім реєстрацією, розглядом документів
керівниками, далі напрямком документів користувачам для ознайомлення і виконання, далі організовується
контроль над виконанням доручень, а слідом документи формуються в справи і розподіляються у місцях зберігання, і в ув'язненні документи або передаються в архів, або знищуються, або ними користуються далі.
Дещо інший оборот відбувається в роботі з вихідними документами (відзначені зеленими стрілками). Тут документи готуються, обговорюються і узгоджуються, потім розглядаються і затверджуються керівниками, після чого розсилаються користувачам для ознайомлення і виконання, тут так само здійснюється
контроль за виконанням документів та доручень, а порядок формування документів у справи і розподіл у місцях зберігання такої ж, як з вхідними документами.
Також, крім вхідних і вихідних документів, існують внутрішні документи (відзначені синіми стрілками). Вони перетинаються як з вхідними документами, так і з вихідними. Тут документи готуються, обговорюються і узгоджуються, потім, як правило, реєструються, а після направляються користувачам для ознайомлення і виконання, тут так само здійснюється контроль за виконанням внутрішніх документів, а порядок формування документів у справи і розподіл у місцях зберігання абсолютно ідентичний попереднім документами.
Отже, технологія роботи з документами об'єднує шістнадцять основних діловодних процедур. Перехід від однієї процедури до іншої називають
"технологічним кроком". Наприклад: після реєстрації, вихідний документ відправляється (поштою) адресату; або після
того, як
керівник розглянув документ, його направляють співробітникам для ознайомлення або (з дорученням) виконання.
Схема 1. Частина II Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих у певній
послідовності з зазначенням
термінів їх зберігання.
Номенклатура справ оформлюється на загальному бланку організації. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - пишуть прописними (заголовними) літерами. Дата номенклатури справ - дата її підписання, але вона не може бути пізніше 1 січня року, на який вона поширюється. Індекс (№) номенклатури справ - це її реєстраційний номер. Місце складання - місце розташування
організації (
Москва, м.
Орел або ін.) У заголовку до тексту (
на ______ рік) вказується рік, на який поширюється ця номенклатура справ.
Індекс справи
| Заголовок справи
| Кількість од. хр.
| Термін зберігання і № статей за переліком
| Примітка
| Ознаки закладу справ
|
1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
|
02 - Управління з персоналу 02 / 1 - Відділ кадрів
| |
02/1-01
| Посадові інструкції працівників копії
| | Пост. ст.35
| Оригінали в ОК
| Предметно-питальний, номінальний, авторський
|
02/2-02
| Штатні розстановки
| | 75 років ст. 34
| | Предметно-питальний, номінальний, авторський
|
02/2-03
| Накази генерального директора з особового складу (прийом, переведення, звільнення)
| | 75 л . ЕПК ст.66
| | Номінальний, авторський, предметно-питальний
|
02/2-04
| Річний звіт за 2007
| | Пост. ст. 575А
| т / п 1989
| Номінальний, предметно-питальний, хронологічний
|
02/2-05
| Листування з філіями з питань основної діяльності організації
| | 5 л . ЕПК ст. 56
| | Номінальний, кореспондентський, географічний
|
02/2-06
| План роботи ОК організації
| | Пост. Ст. 572а
| | Номінальний, предметно-питальний, хронологічний
|
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (одиниць зберігання) окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться у підсумковій запису номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі (якщо документи здаються в відомчий або державний архів) або у власний архів організації (якщо документи не здаються на
державне чи ведомст-дарське зберігання). Про те, що відомості передано архіву, в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади та підписом співробітника архіву.
Частина III Оригінал гір.
Москва 27 березня
2007 р .
1.
Морозову Надію Олексіївну - товарознавця, звільнити за систематичні порушення трудової дисципліни, що виразилися в запізнення на роботу.
3. Начальнику відділу кадрів видати М.О.
Морозової трудову книжку, оформлену
відповідно до законодавства.
4. Ознайомити Н.А.
Морозову з цим наказом під розписку.
доповідні про запізнення Н.А. Морозової від 15.02.96 р., 23.02.96 р., 17.03.96 р.; пояснювальні Н.А. Морозової, згода профкому підприємства від 19.03.96 р., п. 3 ст. 33 КЗпП РФ.
Директор ТОВ «Драйв Моторс»
Канащенко А.А.
Виправлений варіант Типова форма № П-8
Затверджена постановою
Держкомстату РФ від 5 січня
2004 р . № 1
ТОВ «Драйв Моторс»
НАКАЗ № 356 / 5
про
припинення трудового договору з працівником
Припинити дію трудового
договору від «15» лютого 2005р.
Звільнити «27» березня 2007р.
1. Морозову Надію Олексіївну - товарознавця, звільнити за систематичні порушення трудової дисципліни, що виразилися в запізнення на роботу.
2. Головному бухгалтеру забезпечити виробництво розрахунку з Н.А. Морозової в установленому порядку.
3. Начальнику відділу кадрів видати Н.А. Морозової трудову книжку, оформлену відповідно до законодавства.
4. Ознайомити Н. А. Морозову з цим наказом під розписку.
Підстава:
доповідні про запізнення М.О. Морозової від 15.02.96 р., 23.02.96 р., 17.03.96 р.; пояснювальні Н.А. Морозової, згода профкому підприємства від 19.03.96 р., п. 3 ст. 33 КЗпП РФ.
З наказом ознайомлена Н.А.
Морозова _____________________
Оригінал Г-ну Журавльову О.С.
керівникові Виставкового центру «Експо-Бізнес»
№
На №
від
Про оренду виставкової площі.
Повідомляємо, що наша заявка на участь в осінній експозиції центру затверджена відбірковою комісією.
Просимо надати в оренду
200 кв. метрів виставкової площі у павільйоні № 2 з 20.02.00 по 10.03.00.
Оплату гарантуємо. Наш р / р ...
Генеральний директор Т.В. Грачов
Виправлений варіант Г-ну Журавльову О.С.
керівникові Виставкового центру «Експо-Бізнес»
від Т.В. Грачова
Службовий лист.
Повідомляємо, що наша заявка на участь в осінній експозиції центру затверджена відбірковою комісією.
Просимо надати в оренду
200 кв. метрів виставкової площі у павільйоні № 2 з 20.02.00 по 10.03.00.
Оплату гарантуємо. Наш р / р ...
Генеральний директор Т.В. Грачов _________________
М.П.
Оригінал Керівнику авторемонтного салону Пескарьова
Звертаюся до Вас з цієї
доповідної з наступного приводу.
Контрольні випробування відремонтованих машин часто вимагають затримки слюсарів і шоферів на понаднормову роботу. Ми часом стикаємося з труднощами з оформлення понаднормових в бухгалтерії. Тому Вам терміново необхідно розібратися в цьому питанні та забезпечити прийняття необхідних заходів з вищесказаного.
Начальник
майстерні Н.І. Смирнов
Виправлений варіант Керівнику авторемонтного салону
Пескарьова Є.А. від начальника майстерні Н.І. Смирнова.
Доповідна записка.
Звертаюся до Вас з цієї доповідної з наступного приводу.
Контрольні випробування відремонтованих машин часто вимагають затримки слюсарів і шоферів на понаднормову роботу. Ми часом стикаємося з труднощами з оформлення понаднормових в бухгалтерії. Тому Вам терміново необхідно розібратися в цьому питанні та забезпечити прийняття необхідних заходів з вищесказаного.
Начальник майстерні Н.І. Смирнов _____________________
«03» квітня
2006 р .