Професійне училище № 34
Екзаменаційна письмова робота на тему:
Створення інформаційного довідника в Excel
Учнівської Гр.
Оператора ЕОМ


2004

Затверджую: Зам.директора з УПР

Завдання обговорено на метод комісії

Завдання

На екзаменаційну письмову роботу
учнівської ПУ №,,, групи №,,,, ,,,,,,,,
Тема: Створення інформаційного довідника в Excel
Зміст роботи
1) Робота повинна бути виконана на 10-15 аркушах.
2) У роботі повинно бути не менше 2-3 графічних об'єктів.
3) У роботі повинен бути оформлений титульний лист і лист для рецензії.
4) Робота повинна бути викладена в наступному порядку:
а) Вступна частина
б) Опис технічних засобів.
в) Опис програмного забезпечення.
г) Порядок створення документа
д) Зміст роботи.
е) Техніка безпеки.
ж) Список використаної літератури.
з) Зміст.

Викладач: _____________________	Завдання видано :______________________
	Термін здачі заданія___________________

Зміст.
Завдання. 2
1. Введення. 4
2. Опис технічних засобів. 4
3. Опис програмного забезпечення. 4
4. Порядок створення документа. 5
Способи отримання довідкової інформації. 5
Створення нового документа. 5
Завантаження робочого документа. 5
Робоча книга, осередки. 6
Формати осередків. 6
Об'єднання осередків. 6
Заповнення клітинок. 6
Формули в Excel 7
5. Зміст роботи. 7
Опис довідника. 7
Сторінка "всі книги". 8
Сторінка "інформація про бібліотеку". 11
Сторінки "Читачі" і "Діаграма читачі". 12
6. Техніка безпеки. 13
7. Список використаної літератури. 14
1. Введення
У сучасних умовах інформація виступає як один з основних товарів. Успіх у будь-якої діяльності пов'язаний з різними інформаційними системами. Інформатизацією про оптовій і роздрібній торгівлі, служб управління працею і зайнятістю. Створенням банку даних ринку товарів і послуг, розвитком центрів довідкової та аналітичної інформації. Досягнення в галузі мікроелектроніки привели до нових концепцій в організації інформаційних служб. Завдяки високопродуктивним комп'ютерам інформаційно-обчислювальні ресурси стають незамінними при організації робочих місць. Удосконалюються персональні системи обробки даних, спрощується документообіг, впроваджуються автоматизовані робочі місця на базі персональних комп'ютерів. Для прийняття обгрунтованих і ефективних рішень у виробничій діяльності, в управлінні економікою і в політиці сучасний фахівець повинен уміти за допомогою комп'ютерів і засобів зв'язку одержувати, накопичувати, зберігати й обробляти дані, представляючи результат у вигляді наочних документів. Одним із засобів роботи з інформаційними базами даних є MS Excel. Електронні таблиці збільшують ефективність документообігу, покращують можливість колективної роботи, підвищують швидкість обробки інформації, дозволяють графічно наочно ілюструвати будь-яку, складно організовану інформацію. У даній роботі, буде детально розглянуто програму Excel і процес створення інформаційного довідника.

2. Опис технічних засобів.

Сучасний комп'ютер складається з наступних частин:
1. системний блок;
2. монітор;
3. клавіатура;
4. миша;
додатково можуть бути: принтер, сканер, колонки та інше обладнання.
Розглянемо більш детально призначення і будову частин.
Системний блок містить у собі процесор - центральний вузол персонального комп'ютера. Центр обчислювальної системи. процесор має здатність виконувати команди, складові комп'ютерну програму.
Жорсткий диск чи вінчестер - незалежне пристрій для зберігання інформації.
Оперативна пам'ять - енергозалежна пристрій зберігання інформації. Відрізняється великою швидкістю обміну даними.
Дисковод, CD привід - пристрої читання / запису інформації на переносні носії інформації, такі як флоппі диск, компакт диск, ZIP та інші.
Материнська плата - пристрiй, що забезпечує роботу і взаємодію інших частин комп'ютера. Всі інші пристрої підключаються до материнської плати.
Монітор - пристрій відображення інформації. Існують монітори різних розмірів і конструкцій. В даний час практично всі кольорові.
Клавіатура, миша - пристрої введення. За допомогою клавіатури і миші здійснюється діалог між користувачем і комп'ютерною системою або програмою.

3. Опис програмного забезпечення.

Microsoft Excel - табличний процесор, програма для створення й обробки електронних таблиць. Програма MS Excel, є лідером на ринку програм обробки електронних таблиць, визначає тенденції розвитку в цій галузі. Аж до версії 4.0 програма Excel представляла собою фактичний стандарт з точки зору функціональних можливостей і зручності роботи. Сучасні версії Excel містять багато поліпшень і приємних несподіванок. До значних досягнень у новій версії програми Excel можна віднести появу тривимірних документів (Робоча книга). Встановлення зв'язків між файлами і таблицями значно спростилося в порівнянні з колишніми версіями. Контекстні меню значно розширені, а додаткові програмні інструменти полегшують вирішення складних прикладних завдань. Слід також згадати про різні помічників, які допомагають користувачеві задавати функциии видають рекомендації, якщо є більш простий метод рішення поточної задачі. У програму Excel вбудована зручна підсистема допомоги, яка в будь-який момент готова видати
необхідну довідку. За допомогою програми Excel можна створювати самі різні документи. Робочі листи можна використовувати для складання таблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базою даних і складання діаграм. Для кожного з цих додатків програма Excel може створити окремий документ, який зберігається на диску у вигляді файлу. Файл може містити кілька взаємопов'язаних робочих аркушів, що утворюють єдиний тривимірний документ. За допомогою тривимірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно до кількох таблиць і діаграм що підвищує ефективність їх обробки.

4. Порядок створення документа

Способи отримання довідкової інформації

Меню Довідка (Help), містить таку команду: «Довідка по Microsoft Excel», яка виводить на екран помічника, якщо він не відключений;
Вікно довідкової системи пропонує три вкладки: «Зміст», «Майстер відповідей» і «Покажчик». Вкладка «Зміст» подібна змісту книги, де кожна глава представлена ​​заголовком із позначкою закритої книги. Після знаходження цікавить розділу, можна вивести його вміст у правій частині вікна довідки. Часто розділи містять посилання на інші розділи і довідки. Підкреслений текст у правій області вікна довідки є гіперпосиланням на інший розділ. Клацання на гіперпосиланні активізує відповідний розділ. Це нагадує роботу з браузером. Для пошуку потрібної інформації можна також використовувати вкладку «Покажчик». Якщо ввести ключове слово і натиснути кнопку «Знайти» або двічі клацнути на потрібному слові у списку, то відкриється список всіх відповідних розділів довідки.

Створення нового документа.

Для створення нового документа потрібно вибрати пункти меню: File à New.
На екрані з'явиться документ з ім'ям Book2: програма Excel присвоює нових документів ім'я Book (Книга) з додаванням поточного порядкового номера.
Новий документ можна створити також, клацнувши мишею по першій піктограмі, яка знаходиться в першій (основний) піктографічної панелі (перший рядок піктографічного меню).

Завантаження робочого документа.

Щоб завантажити з диска розташований там файл з робочим документом, потрібно вибрати пункти меню: File à Open, Можна також клацнути мишею по другій піктограмі, яка знаходиться на основній панелі. У будь-якому випадку відкриється діалогове вікно завантаження файлу. У цьому вікні в полі Drives потрібно вказати диск, а в полі Directories вибрати директорію, де розташований Ваш файл. Якщо вибір був зроблений правильно, то в лівому полі з'явиться список імен файлів, серед яких повинен знаходитися шуканий файл. Якщо клацнути по імені цього файлу, воно з'явиться у полі File Name. Після цього потрібно закрити діалогове вікно, клацнувши мишею по кнопці OK або двічі клацнувши на ім'я шуканого файлу.

Робоча книга, осередки.

Файл Microsoft Excel називається робочою книгою. Робоча книга складається з робочих аркушів, імена яких (Лист1, Лист2, ...) виведені на ярликах у нижній частині вікна робочої книги (мал.2). Натискаючи по ярликах, можна переходити від аркуша до аркуша всередині робочої книги. Для прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч від горизонтальної координатної лінійки:
Робочий аркуш являє собою таблицю, що складається з 256 стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки - цифрами. Кожна комірка (Осередок - мінімальний елемент електронної таблиці, над яким можна виконувати ті чи інші операції.) Таблиці має адресу, що складається з імені рядку й імені стовпця. Наприклад, якщо вічко знаходиться в стовпці F і рядку 7, то воно має адресу F7. Діапазон клітинок - дві або більше клітинок аркуша. Осередки діапазону можуть бути як суміжними, так і несуміжними. Для зміни ширини стовпця потрібно переміщати праву межу заголовка стовпця до тих пір, поки його ширина не досягне необхідного розміру. Видима ширина стовпця говорить про середню числі символів 0-9 стандартного шрифту, що поміститься в осередку.

Формати клітинок

Щоб змінити формат комірки або діапазону комірок потрібно виділити їх, потім натиснувши праву кнопку миші, у меню, що виберать пункт "Формат ячеек". Існує безліч форматів клітинок, також можна створювати свої, використовуючи вбудований в Excel мова форматів клітинок. Для використання рамок в осередках необхідно виконати наступні дії: виділити вічка, в які необхідно додати рамку; для використання іншого типу рамки потрібно натиснути стрілку поруч із кнопкою Межі та виберіть потрібний тип рамки.

Об'єднання клітинок

В об'єднану клітинку Microsoft Excel поміщає лише дані верхнього лівого кута з виділеного діапазону. Для включення в об'єднану клітинку всіх даних діапазону потрібно скопіювати всі дані у верхню ліву клітинку усередині діапазону. Потрібно Виділити осередки, які необхідно об'єднати; для об'єднання осередків і вирівнювання по центру вмісту осередків натисніть кнопку Об'єднати та розмістити в центрі на панелі інструментів Форматування; щоб об'єднати всі виділені клітинки в рядку або стовпці, в меню Формат виберіть команду Клітинки, потім перейдіть до вкладки Вирівнювання і встановіть прапорець об'єднання осередків.

Заповнення клітинок

Для введення даних у комірку необхідно зробити її активною і ввести дані з клавіатури. Дані з'являться у комірці та у рядку редагування (мал.8). Для завершення введення слід натиснути Enter або одну з клавіш керування курсором. Процес введення даних закінчиться й активною стане сусідня комірка. Щоб відредагувати дані у клітинці, необхідно: зробити вічко активним і натиснути клавішу F2 або двічі клацнути у комірці мишею; в комірці з'явиться текстовий курсор, який можна пересувати клавішами управління курсором; відредагувати дані; вийти з режиму редагування клавішею Enter. Перед виконанням будь-якої команди Microsoft Excel слід завершити роботу з вічком, тобто вийти з режиму введення або редагування.

Формули в Excel

Можливість використання формул (Формула - cовокупность значень, посилань на інші клітинки, іменованих об'єктів, функцій і операторів, яка дає змогу отримати нове значення. Формули в Excel завжди починаються зі знака рівності (=).) і функцій є одним з найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць . Це, зокрема, дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень у таблиці. Текст формули, яка вводиться в клітинку таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в клітинку записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції. У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа і адреси осередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватися такі символи: + (додавання); - (віднімання); * (множення); / (ділення). Формула може містити посилання на клітинки, які розташовані на іншому робочому аркуші або навіть у таблиці іншого файлу. Якось введена формула може бути в будь-який час модифікована. Вбудований Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку або неправильне заслання у великій таблиці. Крім цього, програма Excel дозволяє працювати зі складними формулами, що містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовий режим, тоді програма Excel буде виводити в осередок не результат обчислення формули, а власне формулу.
Програма Excel інтерпретує дані, що вводяться або як текст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввести алгебраїчний вираз, якому повинен передувати знак рівності (=). Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результат помістити в комірку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) і натиснути [Enter].
Введення формул можна істотно спростити, якщо після введення знака рівності клацнути мишею по першій клітинці, потім ввести операцію ділення і клацнути по другій клітинці.

5. Зміст роботи.

Опис довідника

Як інформаціооного довідника, в цій роботі створено довідник "Домашня бібліотека". Довідник містить інформацію про автора, назву і жанрі книги. На підставі таблиці книг, обчислюється розподіл книг по жанрах. Розраховується кількість книг в стелажах і на полицях. Ведеться облік книг взятих друзями. Довідник організований у вигляді файлу робочої книги Excel «бібліотека.xls»
Інформація представлена ​​у вигляді таблиць і ліаграмм.
До складу робочої книги входять наступні сторінки:
"Всі книги"
"Інформація про бібліотеку"
"Читачі"
"Діаграма читачі"

Сторінка "всі книги"

на сторінці "всі книги" розміщено таблицю, в яку занесена інформація про книги, і елементи управління таблицею. Інформація про книжки скопійована з компакт-диску «електронна бібліотека»

Тут і далі наведено частину таблиці "всі книги". Всього в таблиці 3284 записи.
Діапазону комірок A10: F3294 присвоєно ім'я «книги»
Елементи управління:
1. кнопка додати книгу. Натискання на кнопку запускає макрос:
Sub додати ()
Rows ("11:11"). Select
Selection.Insert Shift: = xlDown
Range ("A11"). Select
End Sub
В результаті виконання додається порожній рядок над першим рядком в таблиці книги.

Група «сортування» містить кнопки, натискання на які виробляє сортування записів у таблиці.
2. група сортування, кнопка автор.
Sub сортіровка_автор ()
Range ("A12"). Select
Range ("книги"). Sort Key1: = Range ("A12"), Order1: = xlAscending, Header: = _
xlGuess, OrderCustom: = 1, MatchCase: = False, Orientation: = xlTopToBottom, _
DataOption1: = xlSortNormal
End Sub
В результаті виконання макросу, записи в таблиці сортуються по полю «автор»
3. група сортування, кнопка жанр.
Sub сортіровка_жанр ()
Range ("B11"). Select
Range ("книги"). Sort Key1: = Range ("B11"), Order1: = xlAscending, Header: = _
xlGuess, OrderCustom: = 1, MatchCase: = False, Orientation: = xlTopToBottom, _
DataOption1: = xlSortNormal
End Sub
В результаті виконання макросу, записи в таблиці сортуються по полю «жанр»
4. група сортування, кнопка найменування.
Sub сортіровка_названіе ()
Range ("C11"). Select
Range ("книги"). Sort Key1: = Range ("C11"), Order1: = xlAscending, Header: = _
xlGuess, OrderCustom: = 1, MatchCase: = False, Orientation: = xlTopToBottom, _
DataOption1: = xlSortNormal
End Sub
В результаті виконання макросу, записи в таблиці сортуються по полю «Назва»
4. група сортування, кнопка стелаж.
Sub сортіровка_стеллаж ()
Range ("D11"). Select
Range ("книги"). Sort Key1: = Range ("D11"), Order1: = xlAscending, Header: = _
xlGuess, OrderCustom: = 1, MatchCase: = False, Orientation: = xlTopToBottom, _
DataOption1: = xlSortNormal
End Sub
В результаті виконання макросу, записи в таблиці сортуються по полю «стелаж»
5. група сортування, кнопка полку.
Sub сортіровка_полка ()
Range ("E12"). Select
Range ("книги"). Sort Key1: = Range ("E11"), Order1: = xlAscending, Header: = _
xlGuess, OrderCustom: = 1, MatchCase: = False, Orientation: = xlTopToBottom, _
DataOption1: = xlSortNormal
End Sub
В результаті виконання макросу, записи в таблиці сортуються по полю «полку»
Таблиця відсортована по полю Автор:

Таблиця відсортована по полю Найменування:

За допомогою включеного автофільтра, (пункт меню дані à фільтр à автофільтр)
Можливе застосування фільтра для вибору певних записів:
Критерій фільтра жанр = дитяча

Сторінка "інформація про бібліотеку"

На сторінці «інформація про бібліотеку», розташована зведена таблиця та діаграма, що показують кількість книг в бібліотеці, з розподілом по стелажах і за жанрами.


кнопка «оновити дані» запускає макрос:
Sub оновити ()
Range ("E14"). Select
ActiveSheet.PivotTables ("СводнаяТабліца2"). PivotCache.Refresh
End Sub
У результаті відбувається оновлення зведеної таблиці та діаграми.

Сторінки "Читачі" і "Діаграма читачі"

Інформаційний довідник «Домашня бібліотека» містить інформацію про книги, які взяли почитати. Інформація про читачів представлена ​​у зведеній таблиці і на діаграмі:

у клітинці «А5» введена формула: = СЦЕПИТЬ ("Мої друзі взяли почитати"; ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ ("Найменування"; $ A $ 11); "книг")
діаграма:

Кнопка «оновити дані» запускає макрос аналогічний макросу на попередній сторінці.

6. Техніка безпеки.

Комп'ютер є високотехнологічним електронним пристроєм. Робота на комп'ютері вимагає знань і чіткого виконання деяких правил техніки безпеки. Не дотримання техніки безпеки може призвести до погіршення здоров'я і травм, а також до пошкодження комп'ютерного обладнання. У техніці безпеки слід звернути увагу на наступні ключові моменти:
1. Знати де знаходиться пульт виключення устаткування (вимикач, червона кнопка, рубильник).
2. Не працювати у верхньому одязі.
3. Не включати і не вимикати без дозволу обладнання.
4. Не чіпати дроти і роз'єми.
5. Не допускати псування обладнання.
6. Не допускати попадання рідини на комп'ютер.
7. Монітор повинен розташовуватися на рівні очей і перпендикулярно куті зору.
8. Екран монітора повинен бути чистим.
9. Освітлення у приміщенні повинно бути таким, щоб на моніторі не було відблисків. Не повинно бути сильного контрасту з зовнішнім освітленням.
10. Миша розташовується так, щоб було зручно працювати з нею. Провід повинен лежати вільно. При роботі з мишею по периметру килимка повинно залишатися простір не менше 2-5 сантиметрів.
11. Клавіатуру слід розташовувати прямо перед користувачем, що працює на комп'ютері. По периметру залишається вільне місце 2-5 сантиметрів.
12. Необхідно перевіряти використовувані диски та дискети на наявність вірусів.
Знання і виконання цих правил дозволять не тільки зменшити шкідливий вплив при роботі за комп'ютером, але і допоможуть в організації робочого місця, робочого часу:

7. Список використаної літератури.

1. Додж М., Стінсон К. Ефективна робота з Microsoft Excel 2000 - СПб: Питер, 2000.
2. Карлберг К. Бізнес - аналіз за допомогою Excel. - К.: Діалектика, 1997.
3. Амеліна Н.І., Мачуліна Л.А., Чердинцева М.І. Практикум з електронних таблиць в економіці. - М.: «Видавництво ПРІОР», 2000.
4. Гарнаєв А.Ю. Використання MS Excel і VBA в економіці та фінансах .- СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 2000.