Зміст
1. Основні поняття та визначення
2. Табличні процесори. Загальні відомості
3. Користувальницький інтерфейс Ехсе l 2000
4. Основні прийоми роботи в Ехсе l
5. Формули і функції в Ехсе l
6. Гіперпосилання в Ехсе l
7. Діаграми і графіки в Ехсе l
8. Розширення базових можливостей Ехсе l
Використана література
1. Основні поняття та визначення
Технічні засоби комп'ютера є універсальним інструментом для вирішення широкого кола завдань. Однак ці завдання вирішуються лише в тому випадку, якщо комп'ютера відомий алгоритм їх вирішення.
Алгоритм - точне розпорядження, що визначає процес перетворення вихідних даних у кінцевий результат. Загальними властивостями будь-якого алгоритму є визначеність, масовість та результативність. Визначеність (детермінованість) алгоритму забезпечує однозначність результату і виключає можливість спотворення або двозначного тлумачення приписи. Масовість алгоритму означає, що його можна використовувати для вирішення будь-якої задачі з деякого класу однотипних завдань, що відрізняються вихідними даними. Результативність алгоритму - це можливість отримання результату за кінцеве число кроків.
Програма - дані, їх опис і алгоритм, записаний мовою програмування. Програма описує операції, які необхідно виконати для вирішення поставленого завдання. Найчастіше для досягнення результату використовується не окрема програма, а кілька програм, об'єднаних під загальною назвою пакет програм. У посібнику синонімом термінів "програма" або "пакет програм" є термін додаток.
Дії над даними, приписувані програмою, називаються операціями, а елементарне припис, що передбачає виконання певної операції, - командою.
Програмування - процес створення програм з використанням різних мов програмування.
Програмне забезпечення (ПЗ) - сукупність програм, що дозволяють здійснити на комп'ютері автоматизовану обробку інформації.
Налаштування комп'ютера на рішення завдання здійснюється шляхом завантаження в оперативну пам'ять відповідної програми. Таким чином забезпечується програмна спеціалізація комп'ютера.
Будь-яка програма в залежності від призначення і реалізованих функцій відноситься до одного з двох класів: системне (загальне) і прикладне (спеціальне) ПЗ.
Пакет прикладних програм (ППП) - сукупність програм для вирішення кола завдань з певної тематики або предмету. Розрізняють такі типи ППП:
• загального призначення;
• методо-орієнтовані;
• проблемно-орієнтовані.
ППП загального призначення орієнтовані на автоматизацію широкого класу задач користувача. До цього класу НПП відносяться:
• текстові процесори (наприклад, Microsoft (MS) Word);
• табличні процесори (М S Ехсе l);
• системи управління базами даних (М S Ассе ss);
• системи динамічних презентацій (М S Ро wer Роiп t);
• графічні процесори (З rel Draw);
• видавничі системи (Ра geMaker, Quark ХР ress);
• інтегровані системи (М S Works);
• системи автоматизації проектування (СА S Е-технології);
• оболонки експертних систем, систем підтримки прийняття рішень та ін
2. Табличні процесори. Загальні відомості
Програми для обробки табличних даних з'явилися практично одночасно зі створенням персонального комп'ютера. Функціональні можливості цих програм постійно зростають, збільшуючи їхню популярність.
Табличне представлення дозволяє швидко здійснювати розрахунки над великими обсягами даних. Якщо розрахунки виконуються одноразово, то виправдане використання калькулятора. Проте багаторазове виконання розрахунків викликає втому і роздратування, що призводить до появи помилок і необхідності перерахунку, сполученого з матеріальними і тимчасовими витратами.
IIоскольку персональні комп'ютери служать для виконання багаторазово повторюваних одноманітних дій, то природним стало використання при організації розрахунків електронних таблиць. Користувачеві надається можливість розміщувати дані в таблиці на екрані монітора, яка є аналогом таблиці на папері, і використовувати для їх обробки вбудовані функції. Електронні таблиці або табличні процесори, є універсальними засобами для автоматизації розрахунків над великими обсягами табличних даних.
Електронна таблиця створюється і зберігається в пам'яті комп'ютера. Надалі її можливо змінювати, переглядати, зберігати на магнітному носії а також виводити копію на друк. На екрані дисплея електронна таблиця відображається вигляді двомірної матриці, що складається із стовпців і рядків, на перетину яких розташовуються комірки (клітини). Залежно від використовуваного табличного процесора розмір матриці різний. Для звернення до осередки використовується однозначно визначає її ідентифікатор. В якості такого ідентифікатора виступає адреса (номер стовпця і номер рядка, на перетині яких розташовується осередок). У комірки електронної таблиці вводяться числа, текст, формули або гіперпосилання. Для завдання поточної комірки таблиці використовується спеціальний покажчик осередку (табличний курсор), який має вигляд рамки. Введення і редагування даних здійснюються користувачем в поточну клітинку.
Концепція електронної таблиці, вперше реалізована для комп'ютера фірми Apple, виявилася вдалою, і протягом декількох років був випущений ряд програмних засобів цього класу (сімейства Visicals, Supercals, Multiplan). Електронні таблиці стали одним з основних компонентів інтегрованих пакетів програм Works, Symphony. Великий вплив на розвиток програмних засобів цього класу справила розробка пакету Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development. Цей пакет завдяки своїм функціональним можливостям і швидкості обробки довгий час був еталоном для аналогічних програмних продуктів.
Розробники табличних процесорів орієнтуються на наступні критерії: розширення функціональних можливостей, збільшення швидкості обробки, забезпечення простоти вивчення і зручності використання. Сучасні табличні процесори містять засоби для роботи з текстами, таблицями, графікою, гіперзв'язками, а також доповнення для моделювання, аналізу та прогнозування.
На практиці електронні таблиці отримали широке розповсюдження при економічних розрахунках. Це обумовлено тим, що рішення більшості економічних завдань пов'язані з обробкою табличних документів і результати вирішення ряду завдань слід представляти в табличній формі.
До основних функцій табличних процесорів відносять:
• створення таблиць одноразового та багаторазового користування;
• виконання спеціальних розрахунків (математичних, статистичних, бухгалтерських та ін.) При зміні вихідних значень розрахункові повинні автоматично змінюватися. Це дозволяє здійснювати аналіз результатів та отримувати безліч варіантів рішення задачі;
• побудова за даними таблиці різноманітних графіків і діаграм;
• взаємодія з іншими офісними продуктами, текстовими редакторами, системами управління базами даних та ін
На ринку програмних продуктів найбільш популярними представниками цього класу є табличні процесори різних версій Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development Inc., Quattro Pro фірми Novell і Ехсе l корпорації Мiс rosoft. Ці продукти є компонентами відповідних офісних пакетів - Lotus SmartSuit, Perfect Office і M IС rosoft Office.
Функціональні можливості табличного процесора забезпечують його широке використання для фінансової обробки даних, наукових та інженерно-технічних розрахунків, автоматизації обліково-контрольної діяльності, ефективної обробки великих обсягів інформації, заданих в табличному вигляді. До основних функціональних можливостей табличних процесорів відносять наступні:
• побудова таблиць будь-якої форми та їх збереження на магнітному носії у вигляді окремого файлу;
• коректування структури створеної таблиці (переміщення, додавання, видалення, розширенні рядків, стовпців та діапазонів);
• вибір колірного оформлення таблиці, різних шрифтів і стилів, введення тексту під різними кутами, автоформатирование таблиці;
• обробка різноманітних типів даних (чисел, дат, формул, гіперпосилань);
• підтримка форматів файлів різноманітних програмних продуктів (наприклад, Lotus 1-2-3);
• імпорт і експорт табличних даних із зовнішніх баз даних (з можливостями попереднього відбору);
• імпорт графічних об'єктів в таблицю (підтримка Про L Е-технології);
• наявність механізму майстрів, які дозволяють автоматизувати виконання операцій (наприклад, майстер діаграм або майстер функцій);
• представлення даних таблиці у вигляді двох-і тривимірних графіків і діаграм. Містить різноманітні інструменти для редагування графіків та діаграм, включаючи кошти для створення змішаних двомірних графіків;
• використання бібліотеки стандартних функцій (математичних, тригонометричних, статистичних, бухгалтерських та ін);
• реалізацію комплексу матричних та оптимізаційних обчислень;
• захист таблиці від несанкціонованого доступу;
• засоби формування професійних звітів, а також можливість використання інших компонентів M IС rosoft Office (М S, Word, М S Ассе ss) для цих цілей;
• упорядкування, видалення, копіювання, знаходження за умовою даних у таблиці;
• відкриття і можливість роботи одночасно з декількома таблицями;
• зв'язку таблиць, тобто автоматичне перенесення інформації з однієї таблиці в іншу;
• аналіз впливу змін одних даних на інші, використовуваний, наприклад, при прогнозуванні динаміки різних процесів;
• підтримку роботи в мережі та організації колективної роботи при одночасному редагуванні таблиці декількома користувачами. Можливе додавання коментарів із зазначенням користувача, відстеження внесених змін, установки персональних опцій перегляду, друку та фільтрації, забезпечується синхронізація таблиць через певні проміжки часу;
• інтелектуальне реагування на дії користувача (реалізація технології IntelliSence) - система передбачає дії користувача і допомагає йому виконати їх;
• підтримку технології drag - and - drop;
• автоматичне виправлення синтаксичних помилок при завданні тексту і формул;
• завдання обмеження на дані, що вводяться шляхом зазначення списку або діапазонів допустимих значень (порушують ці умови дані виділяються спеціальним чином);
• обробку таблиць за допомогою макрокоманд, створення модулів на вбудованій мові програмування V ВА;
• підтримку гіпертекстових посилань, обробки вбудованих в таблиці запитів по надійшла з мережі команді, що дозволяє підтримувати W е b-технологію.
3. Користувальницький інтерфейс Ехсе l 2000
Користувальницький інтерфейс табличного процесора M IС rosoft Excel подібний до інтерфейсу інших програмних продуктів M IС rosoft Office 2000. Ця обставина значно полегшує їх вивчення і використання.
До основних елементів інтерфейсу процесора Ехсе l відносять: рядок заголовка, рядок основного меню, піктографічне меню, полі імен і рядок формул, рядок заголовка стовпців і стовпець заголовка рядків, смуги прокручування, ярлики робочих аркушів, рядок станів. Призначення перерахованих елементів аналогічно призначенню елементів текстового редактора Word.
Основним документом для зберігання і обробки даних у Ехсе l є робоча книга. Робоча книга містить кілька робочих аркушів, кожний з яких представляє собою матрицю, що складається із стовпців і рядків. Для зміни поточного робочого листа використовуються ярлики робочих аркушів, що містять їх імена (наприклад, Лист 1, Лист 2, Товари, Тренд). Користувач має можливість змінювати кількість робочих листів в книзі і їх імена. Крім робочих аркушів у книзі можуть бути присутніми листи діалогу та програмні модулі.
Головним елементом структури електронної таблиці є осередок. Адреса комірки таблиці є пара з номера рядка і номера стовпця, на перетині яких розташовується цей осередок.
Для введення даних з клавіатури необхідно встановити в потрібну комірку курсор і набрати дані. Редагування даних поточного осередку здійснюється редагуванням тексту в рядку формул.
Управління Ехсе l виконується за допомогою команд основного меню, команд контекстного меню (меню, що викликається натисканням правої кнопки миші), піктограм панелей інструментів, а також натисканням комбінацій гарячих клавіш.
4. Основні прийоми роботи в Ехсе l
У елементах електронної таблиці зберігаються дані у вигляді чисел, тексту, формул або гіперпосилань. Ці дані містяться при введенні в клітинку, в якій знаходиться табличний курсор. Розглянемо особливості використання даних більш докладно.
Числа в Ехсе l містять цифри, математичні знаки (плюс, мінус), знак відсотка, роздільник цілої та дробової частини (тип роздільника - крапка або кома - визначається установками діалогового вікна Мова і стандарти панелі керування). Якщо кількість цифр числа перевищує розмір комірки, то число відображається у вигляді послідовності знаків або перетворюється до експоненціального виду (наприклад, число 123456780 набуде вигляду 1,23 Е +08).
Введене число представляється в одному з наступних форматів:
текстовому - відображає число, вирівнюючи його по лівому краю;
грошовому тріади розрядів числа відокремлюються пробілом, після числа поміщається знак валюти, наприклад: 6 153,00 р.
фінансовому - відрізняється від грошового винесенням знака негативного числа в крайню ліву позицію;
дати і часу - різне бачення дати і часу;
процентному - число відображається у відсотках, наприклад 73%;
дробовому - для представлення змішаних простих дробів;
додатковому - призначений для роботи з поштовими індексами, телефонними номерами та ін Крім цього, користувач має можливість конструювати власні формати відображення числових значень.
Завдання формату здійснюється для попередньо виділених осередків командою Формат-Ячейки-Число.
Текстові дані, що починаються з математичних знаків або символу @, необхідно визначати апострофом. Якщо введений у клітинку текст перевищує її розмір, то на екрані він перекриває сусідні незаповнені клітинки. Якщо сусідні комірки заповнені, то зображення тексту буде скорочуватися. Побачити усічений текст можна, розширивши клітинку або зробивши її поточної (її повна вміст з'явиться в рядку формул).
Крім формату відображення числових значень, для кожного осередку можливо встановити інші параметри і атрибути, наприклад, стиль шрифту, його розмір і накреслення, тип вирівнювання, оформлення кордонів, кольори та візерунки, завдання приміток (коментарю до осередку, який виводиться при позиціонуванні на неї покажчика миші) .
У процесі роботи користувач виконує такі типові дії.
1. Зміна ширини стовпця або висоти рядка.
2. Виділення діапазону комірок.
З. Копіювання, перенесення, розширенні і автозаповнення клітинок.
Розширенні використовується для заповнення діапазону комірок схожими даними, найчастіше формулами.
Автозаповнення використовується для заповнення діапазону комірок одним і тим же значенням (числовим, текстовим) або членами числової прогресії і послідовністю дат.
5. Формули і функції в Ехсе l
Формули в M IС rosoft Ехсе l є інструкцією з виконання послідовності операцій. Застосування формул дозволяє на основі вихідних даних виконувати різноманітні обчислення. Формула містить функції, константи, адреси клітинок і діапазонів, імена клітинок або діапазонів, об'єднані знаками математичних операцій і круглими дужками. Результатом обчислень за формулою є числове або логічне значення в комірці. Числове значення формується у випадку використання тільки арифметичних операцій, а логічне значення (істина / неправда) - при використанні логічних операцій або операцій порівняння. При обчисленні враховується пріоритет виконання операцій, прийнятий у математиці. При введенні формули в клітинку автоматично обчислюється значення, розраховане за формулою.
Введення формули починається зі знака рівності або плюси і закінчується натисканням клавіші <Enter>. При завданні у формулі адреси комірки (діапазону комірок) використовується безпосереднє введення з клавіатури або, виділивши мишею клітинку (діапазон комірок), автоматичне вказівку її адреси у рядку формул.
В електронній таблиці часто доводиться виконувати однотипні обчислення в різних осередках. Щоб не повторювати в кожній з них введення формули у Ехсе l, пропонується використовувати технологію розширенні формули.
При копіюванні формул необхідно враховувати, що при зміні адрес у формулі клітинок або діапазонів клітинок ці адреси автоматично коригуються. Ця особливість корисна, наприклад, при додаванні стовпців на початок таблиці. У результаті Ехсе l автоматично коригує формули з урахуванням цих доданих стовпців. У випадку, коли адреса в формулі не повинен змінюватися, користувачеві слід застосовувати абсолютну адресацію.
Абсолютний адреса задається шляхом зазначення знака $ перед номером стовпця і / або рядки.
При використанні формул для більш складних розрахунків Ехсе l має засіб автоматизації побудови формул - майстер функцій. Майстер функцій дозволяє побудувати будь-яку комбінацію вкладених функцій, відстежуючи правильність завершення кожної з них. У процесі роботи користувач відповідає на питання майстра. У залежності від відповідей майстер включає необхідні функції.
6. Гіперпосилання в Ехсе l
Гіперпосилання організують однакові способи переміщення в межах документа і між документами, що дозволяє користувачеві здійснювати різноманітні переходи. При цьому переміщення виконуються як між електронними таблицями процесора МВ Ехсеi, так і серед інших програм Office. Застосування гіперпосилань дозволяє, наприклад, створити зміст. При активізації прив'язаною до кнопки гіперпосилання можливий перехід від діаграми до електронної таблиці з додатковими даними. Гіперпосилання можуть перебувати в осередках, бути приєднаними до зображень, кнопок і інших об'єктів.
Після введення необхідних даних гіперпосилання приєднується до поточного об'єкту. Якщо адресатом гіперпосилання є інша електронна таблиця, то це діалогове вікно використовується для завдання імені електронної таблиці або об'єкта в ній. В якості об'єкта тут виступає іменований діапазон, лист або адреса клітинки таблиці, для полегшення пошуку необхідних об'єктів у іншої електронної таблиці використовується кнопка огляд, натиснувши яку активізує список листів і іменованих діапазонів.
Застосування функції Гіперпосилання дозволяє динамічно редагувати адресат гіперпосилання залежно від зміни тих чи інших даних в електронній таблиці. Функція Гіперпосилання має два аргументи: Адреса документа та Ім'я. Перший це адресат, яким може бути електронна таблиця МВ Ехсе l, Web-сторінка або інший додаток (адреса документа в Інтернеті). Часто як цього аргументу вказується також і URL. Другий - текст, що відображається у клітинці з гіперпосиланням. Перевагою функції Гіперпосилання є те, що обидва аргументи можуть бути посиланням на клітинки. У результаті виявляється можливим динамічно змінювати адреса і текст посилання при зміні вмісту цих осередків.
7. Діаграми і графіки в Ехсе l
Для побудови графіків і діаграм в Ехсе l 2000 застосовується майстер діаграм. Його використання дозволяє визначити основні параметри графіка або діаграми в інтерактивному режимі (режимі діалогу з користувачем). Користувач вказує тип графіка або діаграми, дані по яких вони будуються, назви осей і пр. Одночасно у динамічній частині діалогового вікна автоматично наводиться зразок побудованого за заданими параметрами графіка. У Ехсе l 2000 доданий ряд нових типів діаграм (наприклад, крокові і тривимірні комбіновані діаграми), реалізовані поліпшені можливості форматування (мітки даних, багаторівневі мітки осі категорій і тимчасової шкали, можливість завдання одиниці вимірювання для осі значень). Реалізовано діаграми PivatoChart (функції зведених таблиць PivatoTable в застосуванні до діаграм).
За допомогою майстра діаграм графік або діаграма будуватися за чотири кроки.
На першому кроці визначається тип і вигляд графіка і діаграми. Є понад 30 різних типів, розташованих на площині і в просторі (наприклад, конічних, пірамідальних і циліндричних діаграм).
На другому кроці побудови діаграми потрібно вказати діапазон даних, на основі яких будується діаграма, і визначити, як будуть задаватися ряди діаграми (по рядках або стовпцях таблиці), діапазон доцільно вказувати безпосередньо шляхом його виділення на робочому листі електронної таблиці.
Можливості майстри, доступні на третьому кроці, дозволяють задати різноманітні підписи до діаграми, встановити лінії сітки, легенду, виводити осі координат і пр.
На останньому четвертому кроці майстер пропонує користувачеві помістити діаграму на поточному аркуші робочої книги або вставити її як окремий аркуш книги.
Побудована в Ехсе l діаграма динамічно пов'язана з даними таблиці, тобто при внесенні змін в діапазон вихідних значень вид діаграми змінюється автоматично.
Виділяють наступні етапи проектування.
1. Формулювання задачі в термінах кінцевого користувача.
2. Проектування вихідних документів виходячи з умов завдання і можливостей табличного процесора. На цьому етапі визначається структура таблиць, а також алгоритми отримання розрахункових даних. Результатом такої роботи є макет таблиці і алгоритм розв'язання задачі.
3. Розробка електронної форми таблиці. Проектування засобами табличного процесора вихідного документа, що включає заголовки, найменування полів, формули, колонтитули та ін
4. Виконання розрахунків. Введення даних і отримання розрахункових значень.
5. Збереження таблиці на зовнішніх носіях.
6. Висновок на друк.
8. Розширення базових можливостей Ехсе l
Розширення базових можливостей Ехсе l забезпечується за рахунок використання таких інструментаріїв, як макроси та модулі. Макроси і модулі використовують для автоматизації та прискорення роботи. Вони дозволяють визначити послідовність дій, які будуть виконуватися при натисканні комбінації клавіш або кнопки.
Користувач створює макрос одним із двох способів: послідовною записом в автоматичному режимі дій користувача (режим "відлуння") або безпосереднім написанням програми на мові V ВА (програмуванням).
Для виклику макросу створюється нова команда в головному меню табличного процесора Ехсе l, комбінація функціональних ("гарячих") клавіш, піктограма на панелі інструментів або в полі робочого аркуша.
Використана література
Долженков В., Колесніков Ю., Microsoft Excel 2000 / Спб: BHV, 1999.
Новіков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в цілому Спб: BHV, 1999
Столяров А., Столярова Є. "Шпаргалка" по Excel 7.0: Підручник, Самовчитель. М.: Верба, 1997
Основи інформатики навчальний посібник / А. М. Морозевич, М. М. Говядінова, В.Г. Левашенко, МН.: Нове знання, 2001
Спеціальна інформатика: Навчальний посібник. - М.: АСТ-ПРЕСС: Інфорком-Прес, 2001