МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО РОБОТИ З ПАКЕТОМ ПРОГРАМ "1С-БУХГАЛТЕРІЯ"
Викладається короткий теоретичний матеріал з основних прийомів роботи з пакетом програм "1С-БУХГАЛТЕРІЯ".
1. Загальні принципи програми 1.1. Призначення та основні принципи
Пакет програм "1С-Бухгалтерія" складається з двох незалежних програм: "Облік бухгалтерських операцій" (bmp. exe) і "Платіжні документи" (uro. exe).
Програма "Облік бухгалтерських операцій" призначена для ведення бухгалтерських проводок, друку первинних документів, розрахунку підсумкових показників, формування звітів для податкових органів.
Програма "Платіжні документи" призначена для формування, друку і зберігання платіжних документів для банку.
Головне меню
При виклику програми "Облік бухгалтерських операцій" (запуск файлу bmp. Exe) на екрані з'являється головне меню, з якого виконується звернення до всіх функцій (див. рис. 1).
Рис. 1.
По горизонталі розташовані групи функцій. Активна функція виділена підсвічуванням і має спадаюче вниз меню (крім функції вихід). Для вибору пункту меню слід: - підвести світлова пляма до потрібної групи функцій клавішами "?" І "?"; - В спадаючому меню підвести світловий курсор до потрібної функції клавішами "?" І "? "І натиснути клавішу Enter. Замість вибору функції клавішами"? "І"? "Можна натиснути клавішу з буквою, виділеної іншим кольором.
Для повернення в головне меню слід натиснути клавішу Esc.
Робота зі списками
Основним режимом роботи в програмі є ведення списків (опера-цій, рахунків і т.д.). Всі списки вводяться, проглядаються і коригуються по загальному принципу.
Введення нового запису в список здійснюється після натискання клавіші Ins. Після цього здійснюється послідовний ввід даних в графи списку. Для завершення введення треба натиснути клавішу Enter. У будь-який момент можна перервати уведення натисканням клавіші Esc.
При коригуванні запису потрібно встановити світловий курсор в коригованою графу (колонку) на потрібну запис і натиснути клавішу Enter. Потім проводиться зміна вмісту потрібного поля. Завершення коригування здійснюється аналогічно стосовно введення нового запису.
Видалення запису відбувається після натискання клавіші Del. При цьому запитується підтвердження: Видалити - Enter, Відмова - Esc.
Перегляд списку провадиться за допомогою клавіш управління курсором: "?"?? PgUp, PgDn, Home, End. За допомогою клавіш "?" І "?" Виконується перехід між графами поточного запису.
Функція допомоги
При роботі з програмою "1С-Бухгалтерія" є наступні можливості отримання довідкової інформації: 1) З двох останніх екранних рядків. У них відображено доступні в конкретному режимі функціональні клавіші і їх призначення.
2) Натиснувши клавішу F1 з будь-якого режиму роботи можна відкрити вікно допомоги з описом можливих дій у конкретній ситуації. Для повернення в попереднє вікно натиснути клавішу Esc.
3) При роботі в більшості режимах натисканням клавіші F10 виводиться на екран вікно, що містить всі можливі в поточному режимі команди й відповідні їм функціональні клавіші. Це вікно називається меню дій. Для виходу з меню дій треба натиснути клавішу Esc.
4) Вибрати з головного меню пункт Допомога.
1.2. Характеристики програми
Програма має такі характеристики: - кількість операцій не обмежено; - кількість рахунків (субрахунків) не обмежена; - розрядність сум операцій - до 16 знаків включаючи точку; - кількість знаків бухгалтерського рахунку / субрахунку (букви, цифри) - 3; - кількість обсягів аналітичного обліку за кожним рахунком (субрахунком) - до 100000 найменувань; - формування підсумків - за рік, квартал, місяць, довільний період; - кількість незалежних робочих місць на одному комп'ютері не обмежена.
1.3. Сервіс
При виборі в головному меню груповому режимі Сервіс на екрані появляетcя спадаюче меню (див. рис. 2).
Рис. 2.
Команди цього пункту меню виконують такі функції:
Команда УСТАНОВКА ПАРАМЕТРІВ
Встановлюються параметри, що впливають на роботу програми. Ця команда викликається також з основних режимів при натисканні клавіші Alt +10. При виборі цього режиму на екрані з'являється вікно з запитами (див. рис. 3).
Рис. 3.
Для вибору встановлюваного параметра використовуються клавіші управління курсором. Для установки параметра слід натиснути клавішу Enter. Якщо параметр має тільки два значення "Так" або "Ні" (проти назви параметра стоять квадратні дужки), то поточне значення змінюється на протилежне. При цьому значення "Так" відображається значенням "X", "Ні" - пробілом. Для інших параметрів пропонується ввести нове значення. Для виходу з ре жиму натиснути клавішу Esc.
Вікно установки параметрів містить наступні опції: - Параметри введення операцій: Введена проводка активна - якщо параметр встановлений, то бурхливої (виділеної) стає нова введена проводка.
Автоматичний перерахунок підсумків - якщо параметр встановлений, то після будь-яких коригувань підсумки перераховуються автоматично, що дозволяє в будь-який момент виводити звіти без перерахунку підсумків.
Кількість тільки ціле - кількісний облік ведеться тільки в цілих числах.
Копіювати - визначає параметри проводки-зразка, які будуть переноситися в нову проводку при натисненні клавіші F9.
Кількість знаків - встановлює кількість знаків в коду рахунків і субрахунків.
В журналі суми без копійок - якщо параметр встановлений, то в журналі операцій і в звітах суми виводяться без копійок, але з розділювачами розрядів цілої частини.
Вимкнути звук - якщо параметр встановлений, то під час роботи не видаються звукові сигнали.
- Робоча дата - задає дату, яка автоматично встановлюється у вводяться проводок.
- Робоче місце - номер робочого місця, що встановлюється при веденні окремого обліку на декількох робочих місцях. (Номер робочого місця головного бухгалтера рекомендується встановити "0").
- Редактор - визначає тип використовуваного редактора, який буде викликатися для коректування форм звітів і первинних документів. Він може бути вбудованим або зовнішнім. Ім'я зовнішнього редактора задається командою "Зовнішні програми" цього ж пункту меню (див. рис. 2).
- Параметри друку - ця група параметрів дозволяє здійснити настройку на наявний принтер.
- Висновок звітів - параметри визначають куди будуть виводитися звіти після перегляду їх на екрані: в текстовий файл і (або) на друк або не виводитися взагалі. Для установки виведення в файл спочатку потрібно задати ім'я файлу. При формуванні нового файлу старий файл з таким же ім'ям знищується.
- Формування звітів - задаються режими форматування звітів.
Команда АРХІВНА КОПІЯ
Дозволяє виконати збереження та відновлення архівної (страховий) копії інформації на дискетах. Це необхідно для забезпечення збереження даних у разі їх втрати на жорсткому диску, а також для переносу інформації на інший комп'ютер.
Порядок роботи при виконанні цієї команди: - підготувати достатню кількість чистих відформатованих дискет; - вибрати з групи Сервіс головного меню команду Архівна копія; - вибрати режим Збереження або Відновлення; - вказати дисковод, на який будуть встановлені дискети; - при збереженні треба перевірити дату архівної копії. Якщо ця дата правильна, натиснути клавішу Enter, якщо ні - виправити дату і натиснути клавішу Enter. При нестачі місця на одній дискеті пропонується вкласти другу і т.д. ; - При відновленні у випадку встановлення дискет в неналежному порядку на екран виводиться повідомлення. При відновленні вся поточна інформація пропадає і заміщується інформацією із архіву.
Команда ФУНКЦІОНАЛЬНІ КЛАВІШІ
При введенні бухгалтерських операцій часто зустрічаються повторювані реквізити, наприклад "Реалізація", "Нарахування", "Вхідне сальдо" і т.д. У режимі "Функціональні клавіші" значення таких реквізитів можна задати функціональними клавішами. Щоб при введенні значення реквізитів після підставляється рядки автоматично виконувався перехід до наступного поля, в кінці рядка слід поставити символ ";". Для закінчення коригування всіх функціональних клавіш використовується клавіша Pg Dn. Для використання введених рядків при введенні тексту потрібно натиснути відповідну функціональну клавішу.
Команда КАЛЬКУЛЯТОР
Калькулятор викликається з головного меню з групи Сервіс та з інших режимів натисненням клавіш Ctrl + F2. У калькуляторі можна ввести будь арифметичне вираження, що складається з чисел, круглих дужок і знаків операцій: "+" (плюс), "-" (мінус), "*" (помножити), "/" (поділити). Дробову і цілу частини чисел треба розділити точкою (1.5). З режиму коригування суми операції калькулятор викликається клавішею F2. При цьому поточна сума операції поміщається в калькулятор, а результат обчислення після натискання клавіші Enter заноситься в суму операції. Очищення рядка калькулятора виконується після натискання клавіші F6. У калькуляторі є елемент пам'яті, в яку можна помістити зазначене курсором число при натисканні клавіш Ctrl + F3, додати до пам'яті зазначене курсором число при натисканні клавіш Shift + F3, відняти з пам'яті зазначене курсором число при натисканні клавіш Alt + F3. У режимі коригування суми операції можна вставити значення пам'яті при натисканні клавіш Ctrl + F4. Крім того, значення пам'яті можна використовувати в калькуляторі. Для цього у формулу слід включити символ "М" (російська).
Команда ЗОВНІШНІ ПРОГРАМИ
При виклику зовнішніх програм з групи Сервіс головного меню на екран виводиться список зовнішніх програм. Список зовнішніх програм можна розширювати і коректувати, крім перших чотирьох рядків, які не можна видаляти. Для запуску зовнішніх програм на жорсткому диску комп'ютера повинно бути вільно не менше 600 Кбайт. Запускається зовнішня програма після натискання клавіші Enter.
Команда ЗАПИСНА КНИЖКА
У записній книжці можна призначити на будь-яку дату список справ, і тоді при вході в програму в той день, на який призначено справи, на екран буде автоматично виведений список справ.
Команда УСТАНОВКА ПАРОЛЯ
Якщо необхідно обмежити можливість доступу інших осіб до програми, можна встановити пароль на вхід в програму. При вході в цей режим виводиться запит на установку пароля. Вводиться пароль від 1 до 10 букв або цифр і натискається клавіша Enter. Після цього при вході в програму кожен раз буде запитуватися пароль. Якщо пароль вказаний буде невірно, робота програми припиняється. Для зняття пароля вибирається команда "Встановити пароль" із групи Сервіс головного меню, вводиться порожній пароль і натискається клавіша Enter.
Команда ОСТАННІЙ ДОКУМЕНТ
У ході роботи з програмою формуються різні вихідні документи. Для зручності перегляду останнього документа з групи Сервіс головного меню вибирається дана команда або викликається з усіх основних режимів при натисканні клавіш Ctrl + F7. Друк останнього документа здійснюється з головного меню або при натисканні клавіш Ctrl + F8.
2. Облік бухгалтерських операцій 2.1. Рахунки
План рахунків - основа ведення бухгалтерського обліку. Перед тим як почати роботу, необхідно переглянути яка система рахунків закладена в програму "1С: Бухгалтерія". При необхідності ця система рахунків може бути відкоригована відповідно до потреб підприємця.
Для перегляду і коректування плану рахунків слід вибрати пункт головного меню Операції, а в ній - команду Рахунку. На екран буде виведено план рахунків бухгалтерського обліку (див. рис. 4).
Рис. 4.
План рахунків представляється у вигляді списку, що має чотири графи: Код - код (номер) рахунку відповідно до чинного планом рахунків; С / рах. - Код (номер) субрахунку (для основного рахунку ця графа пуста); Найменування - найменування рахунку або субрахунку; Вид субконто - найменування виду об'єктів аналітичного обліку (субконто), якщо по даному рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний облік.
Список впорядковано по кодах (номерах) рахунків та субрахунків. Перегляд, видалення, коректування і введення нового запису ведеться, як і для всіх списків. Швидкий пошук рахунки і субрахунки здійснюється при введенні його номера з клавіатури. При цьому вводиться номер виводиться в нижньому рядку вікна, а курсор переміщається по графі Код.
При введенні нового рахунку (субрахунку) в список рахунків він буде поміщений там по порядку. При введенні рахунків із субрахунками спочатку вводиться рядок з кодом рахунку, пустим кодом субрахунку і в ній вказується найменування рахунку. Потім в рядках з тим самим кодом рахунку і кодами субрахунків вводиться найменування субрахунків.
При коригуванні графи "Вид субконто" після натискання клавіші Entrer на екран буде виведено список видів об'єктів аналітичного обліку (субконто). З цього списку клавішами "?" І "? "Вибирається потрібний вид субконто і натискається клавіша Enter (див. рис. 5) Список видів субконто має дві графи: номер субконто та найменування субконто. Список можна впорядкувати як за номером субконто (F2), так і по назві субконто (F4).
Рис. 5.
Якщо в списку немає необхідного виду субконто, натискається клавіша Ins і вводиться найменування потрібного виду субконто. Щоб скасувати ведення аналітичного обліку або субрахунка, вибирається рядок Без субконто і натискається клавіша Enter.
При наявності у рахунку субрахунків існує можливість ведення списку субконто по рахунку в цілому або по кожному субрахунку окремо. У першому випадку слід вказати найменування субконто тільки для рядка з найменуванням рахунки, у другому - тільки для рядків з найменуваннями субрахунків.
Не можна змінювати номери рахунків або субрахунків, по яких були операції в поточному або в минулих періодах. Для друку плану рахунків слід натиснути клавішу F8.
Програма дозволяє вести необмежену кількість об'єктів аналітичного обліку: по товарах, матеріалах, організаціям, співробітникам, основних засобів і т.д. Для узагальненої назви групи об'єктів аналітичного обліку в програмі використовується термін субконто. Список субконто виводиться і коректується командою Види субконто пункту головного меню Операції. Його можна змінювати і при перегляді рахунків бухгалтерського обліку і при вводі операцій.
Щоб задати ведення аналітичного обліку по тому чи іншому синтетичному рахунку або субрахунку, слід в режимі перегляду рахунків (команда Рахунки пункту головного меню Операции) вказати в графі Вид субконто назва виду субконто, що буде зв'язаний з даним рахунком або субрахунком. Після цього при вводі проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати вибрати з відповідного довідника об'єкт, до якого відноситься проводка. Наприклад, якщо до рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" прикріплений вид субконто Співробітники, то при введенні проводок за рахунком 71 програма запропонує вибрати зі списку співробітника, до якого належить операція. Якщо потрібного співробітника в списку немає, список можна також доповнити. Кожен вид субконто може бути прикріплений до будь-якого числа рахунків і субрахунків. (Наприклад, для рахунків 60,61,62,64,76 можна вести єдиний список субконто - "Організація").
Принципи роботи зі списком видів субконто (введення нового запису, перегляд, коригування, видалення) такий же як і для всіх списків.
Списки значень субконто містять об'єкти аналітичного обліку одного виду.
Звернення до списку значень субконто здійснюється: - при натисканні клавіші F3 з вікна Види субконто (при цьому виводиться список для того виду субконто, на якому встановлений курсор); - при введенні даних в журнал операцій для проводок по тих рахунках, по яких передбачено ведення аналітичного обліку; - при коригування плану рахунків; - при складанні стандартних звітів.
Список значень субконто має три графи: код, найменування субконто і ціна. Список можна впорядкувати як за кодом субконто (F2), так і по назві субконто (F4).
Рис. 6.
Графа субконто "Ціна" заповнюється для тих об'єктів аналітичного обліку, для яких вона має сенс (наприклад, основні засоби, матеріали і т.д.).
Перегляд, коректування, видалення, введення нового запису списку значень субконто здійснюються так само як і для інших списків.
Друк списку значень субконто можлива з вікна Види субконто після натискання клавіші F8.
Для субконто можна задавати параметри при натисканні клавіші F5, попередньо встановивши курсор на конкретний субконто. Назви параметрів субконто єдині для всіх видів субконто одного виду. Значення параметрів можна використовувати у формі первинних документів, в формах звітів, в формулах типових проводок і т.п. Принцип роботи зі списком параметрів субконто такий же, як і для інших списків.
2.3. Ведення журналу операцій
Вихідними даними для бухгалтерії є проводки, що вводяться в журнал господарських операцій. На підставі введених проводок програма автоматично формує баланс та іншу звітність.
Журнал операцій виводиться на екран при виборі команди Журнал операцій пункту головного меню Операції (див. рис. 6).
Рис. 7.
Журнал виводиться у вигляді списку, що складається з 6 граф (колонок).
Дата - вказує дату здійснення господарських операцій.
Дебет - вказує коди рахунка і субрахунка дебета проводки.
Кредит - вказує коди рахунка і субрахунка кредиту проводки.
Сума - зазначає суму проводки.
N - вказує номер робочого місця, на якому вводилась дана проводка. Ця графа використовується при перенесенні й при видаленні операцій.
Кратне зміст - вказує на зміст операцій і проводки. Рекомендується в її лівій частині вказувати текст, що характеризує операцію в цілому, а в правій частині - текст, що описує операцію в цілому, а в правій частині - текст, що описує конкретну проводку.
У верхній частині екрану (рядки 2-5) відображаються найменування рахунків дебету і кредиту поточної проводки, відповідні субконто. Журнал операцій є звичайним списком і принцип роботи з ним такий же, як і для інших списків. Вихід з журналу операцій здійснюється після натискання клавіші Esc.
Введення проводок (Ins) здійснюється послідовно по колонкам переходячи з колонки в колонку після натискання клавіші Enter. Колонка N заповнюється автоматично після створення номера робочого місця в "Установці параметрів".
При введенні проводок слід мати на увазі: - дата повинна знаходитися в інтервалі видимості операцій (задається після натискання клавіші F7); - при введенні рахунків дебету і кредиту проводки їх можна вибрати зі списку рахунків. Для цього після натискання клавіші Enter натиснути клавішу F3. На екрані буде виведено список рахунків, з якого клавішами управління курсором вибирається потрібний і натискається клавіша Enter - якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, то після введення коду рахунку програма запропонує вибрати зі списку відповідне субконто. Якщо в списку немає потрібного субконто, його можна туди ввести (Ins).
При введенні однотипних проводок можна скористатися копіюванням проводок. Для копіювання проводки курсор встановлюється на проводку-зразок і натискається клавіша F9. Після цього введення проводки аналогічний описаному вище, але в колонках будуть значення проводки-зразка, які можна прийняти, натиснувши клавішу Enter або виправити.
Проведення у журналі операцій можна відсортувати по датах (F2), рахунками дебету (F3), рахунками кредиту (F4), сумами (F5) і змістом операцій (F6).
Для пошуку проводки треба зробити їх сортування в колонці, за якою здійснюється пошук, а потім з клавіатури ввести потрібні символи (наприклад, код рахунку дебету). У разі виявлення введеного символу він відображається в нижній частині списку, а курсор встановлюється на перший елемент, що відповідає введеним символам.
2.4. Введення вхідних залишків
Щоб почати працювати з програмою необхідно ввести і залишки по всіх рахунках (вхідне сальдо) на початок того періоду, з якого починають застосовувати програму. Залишки вводяться у вигляді проводок, в яких відповідний рахунок (субрахунок) кореспондується з деяким фіктивним рахунком 00. Щоб ввести дебетовий залишок по рахунку, код цього рахунка зазначається "00". Для введення кредитового залишку код "00" заноситься в графу "Дебет", а в графу "Кредит" - код рахунка (субрахунка), по якому вводиться залишок.
Для тих рахунків (субрахунків), за якими задано субконто, слід вводити залишки по кожному субконто. Після того, як всі залишки введені, потрібно переглянути "Оборотно-сальдову відомість" (пункт меню Звітність). Якщо залишки введені правильно, залишок на кінець періоду по рахунку "00" повинен бути нульовим. Переконавшись у правильності введених проводок, виконується команда Закриття робочого періоду пункту меню Операції.
2.5. Типові операції
Типові операції призначені для спрощення введення проводок. З їх допомогою можна автоматизувати введення стандартних або часто використовуваних операцій і друкувати необхідні первинні документи. Типові операції представляються собою сценарії стандартних або часто повторюваних дій.
При завданні типової операції в журнал операцій поміщається одна або декілька проводок, що мають спільну дату і зміст операції. Суми проводок можуть розраховуватися автоматично або запитуватися при вводі типової операції. Програма дозволяє коректувати і доповнювати список типових операцій і формули для розрахунку сум проводок. При використанні типових операцій можна автоматично отримувати відповідний первинний документ. Формат первинного документа також можна коригувати.
Робота з типовими операціями включає два етапи. Перший - налаштування типової операції (і первинного документа). Другий - використання типової операції для введення проводок в журнал операцій (і друку первинного документа).
Програма дозволяє використовувати необмежену кількість типових операцій. Для перегляду та редагування типових операцій програма виводить список типових операцій. Цей список пред'являється для вибору з нього потрібної типової операції при натисненні клавіш Ctrl + Enter або Ctrl + F9 з режиму перегляду "Журнал операцій" пункту головне меню Операції (див. рис. 8).
Рис. 8.
Список включає три графи (колонки): Операції - найменування типової операції; Типове зміст - текст, що вставляється в колонку Короткий зміст журналу операцій; Вих. файл - ім'я файлу з формою первинного документа, який може друкуватися при введенні даної типової операції. Якщо ця графа пуста, первинний документ для даної операції створюватися не буде.
Введення типових операцій
Для введення типових операцій в журнал операцій треба натиснути клавіші Ctrl + Enter. На екран виводиться список типових операцій. За допомогою клавіш переміщення курсору вибирається потрібна типова операція і натискається клавіша Enter. На екран виводяться проводки, що відносяться до даної типової операції. Пропонується ввести дату, суму і текст змісту операцій (переноситься в журнал операцій). Дата і зміст операцій заносяться в кожну проводку. Після цього програма запропонує заповнити відсутні реквізити: - для проводок, у яких перший коефіцієнт дорівнює 0, запитується сума проводки; - для проводок по тих рахунках, по яких ведеться аналітичний облік, на екран буде виведено відповідний список субконто. Курсором треба вибрати потрібний об'єкт аналітичного обліку і натиснути клавішу Enter; - для проводок, у яких є символ "#", потрібно ввести номер первинного документа, який може бути роздрукований після введення типової операції.
Після введення всіх реквізитів на екран виводиться меню: 1) записати операцію: всі проведення переносяться в журнал операцій (проводки з нульовою сумою не заносяться), 2) продовжити коректування: здійснюється повернення до списку сформульованих проводок. Можна змінити будь-які реквізити і повернутися в це меню (Esc), 3) вихід без запису: проводки не заносяться в журнал операцій; 4) друк документа: якщо для поточної типової операції існує форма первинного документа, цей документ можна роздрукувати (друкувати документ треба до запису операції), 5) форма: перегляд і редагування форми первинного документа.
Якщо в режимі "Журнал операцій" натиснути клавіші Ctrl + F9, то програма буде працювати так само, як і при натисканні клавіш Ctrl + Enter, але значення дати, суми та утримання будуть заповнюватися автоматично і відповідати тій проводці, на якій було встановлено курсор перед натисканням клавіш Ctrl + F9. При бажанні ці значення можна відкоригувати.
Визначення типових операцій
Для коригування типових операцій або введення нових використовується команда Типові операції пункту меню Операції. Після вибору цієї команди на екран виводиться список типових операцій. Коригування, видалення і введення нової типової операції здійснюється так само, як і при роботі в інших списках (Enter, Del, Ins). Після натискання клавіші F3 при перегляді списку типових операцій або при введенні нової типової операції виводиться шаблон для введення проводок або коригування існуючих (див. рис. 9).
Рис. 9.
Спочатку вводиться рахунок / субрахунок дебету і натискається клавіша Enter. Потім в цій же колонці у другому рядку вводиться рахунок / субрахунок кредиту і натискається клавіша Enter. Потім для визначення суми проводки вводяться значення коефіцієнтів і, якщо необхідно, формула. Можливі такі варіанти: - якщо для проводки задана формула, то сума обчислюється за формулою. Якщо при цьому перший коефіцієнт дорівнює нулю, то розрахована сума проводки виводиться в окреме вікно для підтвердження (при необхідності суму можна виправити); - якщо формула не задана і перший коефіцієнт не рівний нулю, то сума проводки обчислюється як сума операції, помножена на перший коефіцієнт і поділена на другий; - якщо формула не задана і перший коефіцієнт дорівнює нулю, то сума проводки запитується при вводі типової операції.
Введення формул
Для створення і коригування формули треба підвести курсор у другий рядок графи "Коефіцієнти" і натиснути клавішу Enter. У нижній частині екрана з'явиться вікно з п'яти рядків, в якому можна вводити і редагувати текст формули. Вікно розглядається як одна велика рядок, так що не потрібно натискати Enter для переносу частини формули, якщо вона не поміщається в одному рядку. Закінчивши введення формули, натискаємо Enter. Натиснення Esc припинить редагування формули, при цьому зміни в формулу внесені не будуть.
Формула може з наступних елементів: - чисел (ціла і дробова частини розділяться крапкою); - знаків арифметичних операцій ("+" - додавання, "-" - віднімання, "*" - множення, "/" - ділення); - круглих дужок "(" і ")", що визначають порядок обчислення виразу; - макроімена, що використовуються для посилання на суми попередніх проводок, суму операцій, залишки й обороти по рахунках і т.д.
Найбільш часто використовуються наступні макроімена: X - результат попереднього виразу; Xo - сума операції (сума, яка вводиться в першому рядку при виборі типової операції); Xn - сума проводки з номером n в даній типовій операції; CHnD. m - значення параметра з номером m субконто, вибраного в дебіте проводки з номером n (CH1D. 2 - значення другого параметра субконто, який використовується за дебетом проводки з номером 1); CHnК. m - значення параметра з номером m субконто, вибраного в кредиті проводки з номером n (CH2К. 1 - значення першого параметра субконто, який використовується за кредитом проводки з номером 2); Кn - константа з номером n (з довідника констант, функція "Операція" команда "Константи"); CHDn - сальдо початкове дебітовое за рахунком n; CHКn - сальдо початкове кредитове по рахунку n; CКDn - сальдо кінцеве дебітовое за рахунком n; CККn - сальдо кінцеве кредитове по рахунку n; DОn - оборот за дебетом рахунка n; КОn - оборот по кредиту рахунку n; ОБn, m - оборот в дебіт рахунки n з кредиту рахунку m; (n, m - номер рахунку або номер рахунку з субрахунком, розділеної крапкою); CHDn: m - сальдо початкове дебітовое за рахунком n по субконто m; CКDn: m - сальдо кінцеве дебітовое за рахунком n по субконто m; Для будь типової операції можна задати форму первинного докумен та чи відкоригувати існуючу. Це дозволить при вводі типової операції сформувати і роздрукувати відповідний документ.
Установка робочого періоду
Для установки робочого періоду необхідно вибрати команду Розрахунок підсумків пункту меню Звітність. Виділити курсором поле з робочим періодом, натиснути клавішу Enter і вести нові значення номера кварталу і рік. Натиснути клавішу Esc. Після цього можна увійти в журнал операцій і вводити там проводки за вказаний квартал. Якщо потрібно ввести або виправити проводку за попередній квартал, необхідно спочатку виправити робочий період на потрібний. Тільки після цього можна вносити зміни в журналі операцій за попередній квартал. Щоб повернутися до поточного кварталу, треба змінити робочий період на потрібний.
Інтервал операцій
Інтервал операцій призначений для обмеження перегляду списку операцій (наприклад, поточним місяцем, поточним кварталом, поточним і минулим кварталами, всім роком). Інтервал можна задавати, вибравши з пункту головного меню Операції команду Інтервал операцій або з журналу операцій натисканням клавіші F7.
Інтервал видимості операцій задається в місяцях. Вікно установки інтервалу представлено у вигляді меню (див. рис. 10). Для переходу по позиціях меню використовуються клавіші управління курсором.
Рис. 10.
Перші два пункти меню відображають межі встановленого інтервалу (зліва - початок, праворуч - кінець). Спочатку кордону відповідають початку і кінця робочого періоду.
Для зміни кордонів використовуються клавіші "+" і "-" при активному пункті відповідної кордону в меню. Після цього виділити напис Виконати і натиснути клавішу Enter. Для відмови від змін інтервалу натиснути клавішу Esc.
Інтервал операцій відображається в правій частині другого рядка екрану журналу операцій.
Перенесення операцій
Програма дозволяє організувати окремий облік на декількох комп'ютерах з наступним злиттям даних для підведення підсумків. Для кожного робочого місця задається номер в режимі "Установка параметрів" пункту головного меню Сервіс або при натисканні клавіші F10 з журналу операцій. Номери робочих місць не повинні повторюватися. Рекомендується одне з робочих місць виділити в якості головного і присвоїти йому номер 0. На кожному робочому місці доцільно ввести певну ділянку обліку і в кінці кожного періоду виконувати перенос проводок на головне робоче місце.
При виборі команди Перенесення операцій пункту меню Операції, на екран виводиться вікно (див. рис. 11).
Рис. 11.
Послідовність дій при перенесенні операцій з іншого комп'ютер (у дужках наведені дії при перенесенні з інший комп'ютер): 1) задаються диск і директорія у які завантажуються вихідний файл (з якого вивантажується файл), 2) задається номер робочого місця у вивантажених проводок (у завантажуються проводок), 3) встановлюється, які проводки будуть розвантажуватися: все або тільки зведені (інформація по субконто не переноситься), 4) встановити в який файл будуть розвантажуватися (завантажуватися) проводки: BMPTRANS. DBF - база даних, BMPTRANS. TXT - текстовий файл; 5) Виділити курсором Вивантажити або Завантажити і натиснути клавішу Enter.
При цьому необхідно, щоб на різних комп'ютерах були однакові довідники плану рахунків.
Зазвичай функція видалення використовується в спеціальних випадках: наприклад, при помилковою завантаженні частині операцій.
Закриття періоду
Ця команда викликається з пункту головного меню Операція. При виконанні закриття періоду, після натискання клавіші Enter, програма виконує розрахунок підсумків за поточний робочий період і перехід до наступного робочого періоду. Після цього програма пропонує встановити новий інтервал операцій. Якщо виведений на екран інтервал відповідає необхідному, натиснути клавішу Esc.
Перед закриттям періоду рекомендується зберегти архівну копію на дискетах.
Видалення даних
Даний режим використовується для фізичного видалення з бази даних операцій за минулі періоди. При цьому звільняється зайняте ними місце на диску. Видалення операцій виконується в інтервалі починаючи з самих ранніх. Перед видаленням рекомендується зберігати архівну копію на окремих дискетах. Підсумкові дані за минулі періоди не видаляються.
2.7. Формування звітів
Програма дозволяє формувати велику кількість вихідних документів. Для формування вихідних документів використовуються різні команди з пункту головного меню Звітність. Вибір цих команд можливий після розрахунку підсумків (команда Розрахунок підсумків пункту головного меню Звітність).
Зведені проводки
Зведені проводки - це документ, що містить обороти між рахунками. Якщо у кореспонденціях вказані рахунки із субрахунками, то у зведені проводки включаються підсумки по кореспонденції із субрахунками і кореспонденції без субрахунків.
Шахматка
Шахматка - це документ, що містить табличне представлення оборотів між рахунками за встановлений період часу. Зліва і зверху шахматки відображаються номери рахунків дебету і кредиту відповідно, а праворуч і знизу - обороти по цих рахунках. У середині кожної клітини вказана сума по кореспонденції з дебету рахунку рядки в кредит рахунку стовпця.
Оборотно-сальдова відомість
Оборотно-сальдова відомість містить для кожного рахунку залишки на початок і на кінець періоду і обороти по дебету і кредиту за даний період. Список впорядковано по кодах рахунків і субрахунків. У нижньому рядку відомості виводяться підсумки по оборотах і залишках по всіх рахунках. У верхній частині екрана виводяться повні назви рахунків поточного рядка і найменування субконто.
Якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, то можна отримати оборотно-сальдову відомість по рахунку в розрізі субконто. Для цього треба встановити курсор на потрібний рахунок і натиснути клавішу F3.
Якщо при перегляді оборотно-сальдової відомості необхідно отримати повні дані про операції по конкретному рахунку, можна вивести картка рахунку. Для цього треба встановити курсор на необхідний рахунок і натиснути клавішу F5.
Оборотно-сальдова відомість по конкретному матеріалу (рахунок 10) є відомістю наявності та руху матеріалу.
Картка рахунку
У картку включаються всі операції з даним рахунком, а також залишки на початок і кінець періоду, обороти за період і залишки після кожної операції.
Якщо для вибраного рахунка ведеться аналітичний облік, на екран виводиться відповідний список об'єктів аналітичного обліку. Можна вивести картка по конкретному субконто, встановивши на потрібний субконто курсор і натиснувши клавішу ENTER, або по всіх субконто, натиснувши клавішу F8.
Картка за рахунком 50 є касовою книгою, а по конкретному матеріалу - карткою складського обліку.
Аналіз рахунка
Документ містить (див. рис. 12) обороти рахунку з іншими рахунками, залишки і обороти, тобто представляє собою фактично Головну книгу. При виборі даного звіту на екран виводиться список рахунків, з якого слід вибрати потрібний рахунок або натиснути клавішу F8 для отримання документа за всіма рахунками.
Рис. 12.
Аналіз рахунка по субконто
Документ містить список субконто вибраного рахунку. Для кожного субконто виводиться залишок на початок періоду, обороти, залишок на кінець періоду і список кореспондуючих рахунків із зазначенням дебетового і кредитового оборотів по кожному рахунку окремо.
Якщо сформувати цей документ за всіма основними засобами (рахунок 01, клавіша F8), то залишок на кінець періоду по 01 рахунку буде первісною вартістю, залишок на кінець по рахунку 02 - зносом, а згорнуте сальдо - залишковою вартістю.
Аналіз рахунка по датах
За будь-яку дату робочого періоду виводиться залишок на початок, обороти, залишки на кінець і список кореспондуючих рахунків.
Звіти
Система дозволяє отримувати звіти довільної форми. Кожен звіт задається з допомогою текстового файлу, який містить форму звіту і формули розрахунку кожного показника. При їх використанні, звіти можна змінювати відповідно до встановленої форми звітності. Для формування звіту, слід вибрати команду Звіти з пункту меню Звітність. На екран виводиться список звітів, що містить практично всі документи, необхідні податковою інспекцією, пенсійним фондом та статистичної службою: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.д.
Структуру звіту можна створювати і змінювати за допомогою будь-якого текстового редактора. Усі звіти виводяться на екран і друк.