ФГОУСПО
Білогірський технологічний технікум харчової промисловості
Доповідь
ТЕМА:
Історичне походження служб документаційного забезпечення.
ДИСЦИПЛІНА:
Документаційне забезпечення управління
Виконав: Рєзанова О. М.
Перевірив: Савченко М. В.
Білогірськ-2008
План:
1. КОРОТКА ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦІЇ І секретарської служби У РОСІЇ
1.1 Наказне діловодство
1.2 Колезький діловодство
1.3 Виконавче діловодство.
2. СТАНОВЛЕННЯ І РОЗВИТОК РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В РАДЯНСЬКЕ ЧАС
1. КОРОТКА ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦІЇ І секретарської служби У РОСІЇ
З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи.
Документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.
Давньоруська держава утворилася в результаті тривалого процесу розвитку східнослов'янських племен. Приватна власність і заснований на ній індивідуальний працю вели до майнового і соціальній нерівності, закріплюється в документах. В кінці IX ст. цей процес призвів до утворення класів. Все це відображено в чудовому документі, пам'ятнику давньоруського права - Руської Правди.
1.1 Наказне діловодство
В кінці XV ст. з'являються перші накази - центральні органи державної влади, які відають окремими галузями князівського управління, і наказові хати - органи державного управління на місцях. Оформлення системи наказів дозволило централізувати управління країною. У діяльності цих органів і зародилася робота з документами, що отримала назву наказне діловодства.
У наказах поступово формувався прошарок професійних чиновників з незнатних служивих людей - знавців своєї справи, з часом почали впливати на рішення державних питань. Виробництво справи в наказах починалося або з моменту надходження вхідного документа, або з підготовки ініціативного документа за вказівкою боярина або царя. На вхідному документі вказувалися дата надходження і автор. Якщо у справі була потрібна довідка, то дяк робив на звороті документа помітку - «виписати», а після виконання - «вклеїти в стовп» (підклеїти до справи). Документи, пов'язані до однієї справи, підклеювали один до іншого, місця склеювань засвідчувалися дяком із зворотного боку підписом. Щоб ознайомитися зі справою, треба було розвернути стовпець, а читаючи, згортати його. Від такого звернення документи швидко старіли. Документи цього періоду мали форму сувою, довжина сувою часто була досить значною. Наприклад, Соборне укладення 1649 р., що містив основні закони Росії XVII ст., Мало загальну довжину стовпця 309 м. Підпис на документах розтягували на всю ширину.
Накази по праву можна назвати колискою бюрократизму: найчастіше документи проходили безліч непотрібних інстанцій, подовгу затримуючись без необхідності в окремих виконавців, перш ніж потрапляли за призначенням.
У період наказного діловодства цар видавав укази, жалувані грамоти, акти. Боярська дума видавала вироки. Відповідно видаваним документами в той час була поширена форма: «Цар вказав і бояри приговорили».
У спадок від наказного діловодства отримали ми і слово «тяганина». Підклеєних в стовпці довжиною в середньому 50-80 м документи намотували на палички в сувої. Стрічки при читанні волочилися, звідси народилося і поняття, що означає сьогодні несвоєчасне і не по суті вирішення того чи іншого питання. У апараті наказного діловодства процвітали хабарництво, чиношанування, формалізм. Не були розвинені такі діловодні операції, як реєстрація документів, зберігання, контроль за виконанням. І все ж саме на цьому історичному етапі складається перша система роботи з документами, закладаються основні прийоми і методи створення, оформлення та обробки їх.
1.2 Колезький діловодство
Замість застарілої системи переказів в 1717 - 1718 рр.. було створено 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалась Сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний Петром I 27 лютого 1720 У цьому документі докладно і докладно розкриваються функції кожного підрозділу колегії, в тому числі є глава про структуру та функції канцелярії, а також глава про секретарському чині. До секретаря пред'являлися високі і суворі вимоги. Таким чином, Генеральним регламентом державних колегій була фактично створена канцелярія і затверджена посаду секретаря; 27 лютого 1720 можна вважати датою народження секретарської посади на Русі. Крім секретаря до складу канцелярії входили: реєстратори, актуаріус, архіваріуси, копіїсти, писарі, фіскали. У Генеральному регламенті чітко визначені права, обов'язки, межі компетенції і навіть режим роботи конторських служителів.
Колезькі діловодство більш прогресивно порівняно з наказним діловодством. З'явилися впорядковані системи реєстрації. Реєстрація велася в спеціальних журналах, причому документи, які надходили від вищих інстанцій, реєструвалися в окремому журналі, окремий журнал реєстрації вівся на вихідні документи. Всього в колегії велося чотири журнали реєстрації: А і В - для реєстрації документів вищестоящих органів, С і D - для всіх інших документів. Не можна сказати, що така система реєстрації була зручною і виправданою, проте й до сьогоднішнього дня у деяких установах застосовують журнальну форму реєстрації.
У період колезького діловодства були закладені основи організації обліку та зберігання документів, тоді ж вперше з'явилася назва «архів». У Генеральному регламенті наказано було мати два архіву - спільний для всіх колегій у спеціальному веденні колегії закордонних справ і фінансовий.
Кожну колегію очолював президент. До складу колегії входили: віце-президент, радники, асесори, служителі канцелярій. Чиновник, який обіймав посаду секретаря, зобов'язаний був добре знати закони, вміти розбиратися в різних ситуаціях, бути освіченим і знають свою справу до тонкощів фахівцем. Роль секретаря в колегії була досить значна і важлива.
Розвиваючи окремі діловодні операції по роботі з документами, колезькі діловодство залишило без змін його бюрократичну сутність.
1.4 Виконавче діловодство.
На межі XVIII-XIX ст. Росія являла собою феодально-кріпосницький, абсолютистська держава, яка перебувала на стадії розкладання. Протягом всього XVIII ст. мав місце процес централізації і бюрократизації державного апарату. У 1802 р. був виданий указ про заміну петровських колегій міністерствами. Указом про заснування міністерств, виданому в 1811 р., були суворо розділені межі компетенції керівних чиновників. У залежності від займаної ними посади вони мали право отримувати і підписувати лише певні види документів. У 1812 р. було засновано вісім міністерств, згодом число їх збільшилося. Рівні за положенню установи обмінювалися між собою повідомленнями і «офіційними листами». Для службового листування застосовувалися бланки з кутовими штампами, що містять відомості про організацію, які виготовлялися друкарським або рукописним способом. Під штампом коротко містилося зміст листа, на який відповідали.
Указом «Загальна установа міністерств» передбачалося однаковість викладу за наведеними зразками. Документи складного змісту складалися з трьох частин: введення з викладом справи, обгрунтування з посиланням на законодавство і «міркування і висновки» з висновками - розпорядженнями або пропозиціями, клопотаннями або проханнями.
Порядок проходження документів по інстанціям був суворо регламентований законом, який вимагав, «щоб папери як можна менш ухилялися від встановленого ним шляху в департаментах». У кожній інстанції вхідні та вихідні документи повинні були реєструватися в журналах: загальних - у канцелярії і департаментах і приватних - у відділеннях канцелярії і департаментів. І загальні, і приватні журнали реєстрації документів складалися з трьох частин: для реєстрації документів верховної влади, для «звичайних паперів» і для секретних документів.
Справи, що вирішуються в департаментах, ділилися на три категорії: невідкладні, «що не терплять часу», вирішення яких пов'язане з прийняттям будь-яких надзвичайних заходів, і звичайні, поточні.
23 березня 1840 на Путилівському і Невському машинобудівних заводах Петербурга були встановлені посади особистих секретарів - помічників перших керівників. Цю дату можна вважати початком створення професійного секретарської праці в нашій країні. Після 1840 р. особисті секретарі з'явилися на багатьох підприємствах Росії. У 1868 р. у Харкові було відкрито перші секретарські курси, такі навчальні заклади в США з'явилися в 1879 р., в Англії і Франції - у 1900-1907 рр..
Велика увага на працю секретарів в Росії було звернено на початку XX століття, особливо в області його механізації. У секретаріатах використовувалися 23 моделі друкарських машин, з них дві ліцензійних, вісім моделей розмножувальних апаратів, два види диктофонів, велика кількість різноманітних канцелярського приладдя, включаючи нові на той час пір'яні авторучки. Широкий розвиток отримала стенографія, стали використовуватися телефон і телеграф.
Починаючи з 1884 р. в Росії видавалися вісім спеціалізованих журналів, що розглядають питання конторського та секретарської праці, такі, як «Вісник контор і канцелярій», «Бюлетень конторника», «Машинопис», «Стенограф» та ін Особисті секретарі керівників підприємств Петербурга активно брали участь у створенні та роботі профспілки осіб, що займаються конторським працею на торгово-промислових підприємствах міста.
Проте методи і стиль роботи державних установ залишалися колишніми і тільки Велика Жовтнева соціалістична революція, що знищила прогнилий бюрократичний апарат управління, почала будівництво нового державного апарату.
2. СТАНОВЛЕННЯ І РОЗВИТОК РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В РАДЯНСЬКЕ ЧАС
В результаті перемоги Великої Жовтневої соціалістичної революції старий буржуазно-поміщицький апарат управління був зламаний. В. І. Ленін і Радянський уряд багато сил і уваги приділяли створенню нового радянського державного апарату. Вже в 1917 р. був розроблений проект декрету про поліпшення «пісьмоводства» і скорочення листування, в 1918 р. - постанова Ради Робочої та Селянської Оборони «Про точний і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини». Проекти декретів з питань спрощення діловодства в радянських установах були підготовлені в кінці 1918 - початку 1919 р. У 1921 р. відбулася I Всеросійська конференція з наукової організації праці і виробництва, на якій вперше було поставлено питання наукової організації управлінської праці і роботи з документами, а також створення в країні органів, координуючих і направляючих цю роботу. Керівництво цією роботою, за пропозицією В. І. Леніна, було покладено на відділ нормалізації Народного комісаріату робітничо-селянської інспекції СРСР, створений в 1922 р.
До цієї роботи залучалися широкі маси трудящих. У 1923 р. було створено бюро «Стандартизація», яке займалося питаннями документаційного забезпечення управління. У країні видавалися спеціальні журнали: «Стенографія і машинопис», «Питання організації і управління», «Техніка управління» та ін У 1926 р. був створений Державний інститут техніки управління, який став займатися вдосконаленням державного апарату.
До складу радянського державного апарату увійшла посаду «секретар», яку В. І. Ленін надавав великого значення, так як з цією категорією службовців в першу чергу стикаються працівники і судять за ним про заснування і стилі роботи управлінського апарату.
Володимир Ілліч надавав своїм секретарям право розбиратися у всіх службових питаннях, готувати матеріали до нарад, нагадувати про терміни виконання державних директив. У 1918 - 1922 рр.. був створений і вдосконалений ленінський стиль організації секретарської праці. Секретарі керівних працівників радянських установ в основному виконували творчі функції, були консультантами директорів, стежили за якістю підготовки службових документів, допомагали керівникам у прийомі відвідувачів.
Проте розквіт секретарської праці був недовгим. У 1925 р. секретарів включили в канцелярсько-технічну групу фахівців і зрівняли їх з друкарками, розсильним, конторником і архіваріусом. У 1926 р. колегія Народного комісаріату робітничо-селянської інспекції намагалася навести порядок в секретарських посадах, запропонувавши вважати секретарів помічниками керівників. Однак ці пропозиції залишилися на папері, в життя ж увійшло прийняте в 1932 р. вольове рішення, розділили всіх секретарів на дві нерівноцінні (в посадових обов'язках і окладах) групи. Перші стали називатися помічниками і референтами, а другі - друкарками-секретарями 1-й і 2-ї категорій. На других були покладені чисто механічні функції: друкування, прості канцелярські роботи, оформлення та зберігання документів.
Розпочата Велика Вітчизняна війна зажадала підпорядкування всіх ресурсів потребам воєнного часу. Багато працівників апарату пішли на фронт, розробки по раціоналізації роботи з документами, стандартизації їх були припинені. Післявоєнний період зажадав значних зусиль з відновлення і перебудови роботи апарату. Незважаючи на об'єктивні труднощі, викликані наслідками війни, партія і уряд продовжували вдосконалювати роботу апарату.
На початку 60-х років секретарі отримали нові посади - секретар-друкарка секретар-стенографістка їм були передані всі адміністративні та технічні функції, які раніше виконували помічники і референти.
25 липня 1963 було прийнято постанову Ради Міністрів СРСР № 829 «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР», воно ввело в дію «Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів», підготовлені Головархівом СРСР. Була поставлена задача розробки Єдиної державної системи діловодства для підприємств, організацій та установ.
У 1964 р. у Московському державному історико-архівному інституті був відкритий факультет державного діловодства.
У 1966 р. в системі Головного архівного управління СРСР був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), одним з основних завдань якого було створення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД).
Якщо до 1969 р. радянські секретарі мали лише виробничу підготовку і частково курсову, то пізніше вони почали здобувати середню спеціальну освіту на базі професійно-технічних училищ. Однак вище нульового та першого рівня, за стандартами Міжнародної Асоціації професійних секретарів, підготовка не піднялася, хоча з 1977 р. був введений навчальний курс основ секретарської справи. Фактично всі ПТУ країни готують професійних друкарок (стенографісток) зі знанням іноземної машинопису, роботи з документами, оргтехніки та секретарської справи.
У 1969-1970 рр.. була розроблена і затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, проте після їх перегляду й доробки затверджені були тільки два: ГОСТ 6.38-72 «Вимоги до оформлення документів» та ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-зразок».
З 1972 р. в країні почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила організації роботи з документами. Розпочалася активна розробка галузевих стандартів і стандартів підприємств, що містять вимоги до документів.
Загальна науково-методичне керівництво роботами з уніфікації та стандартизації документів, розробці відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів здійснює Держстандарт. До початку 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.
Література:
Т. Н. Бондирева «Секретарська справа».
Білогірський технологічний технікум харчової промисловості
Доповідь
ТЕМА:
Історичне походження служб документаційного забезпечення.
ДИСЦИПЛІНА:
Документаційне забезпечення управління
Виконав: Рєзанова О. М.
Перевірив: Савченко М. В.
Білогірськ-2008
План:
1. КОРОТКА ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦІЇ І секретарської служби У РОСІЇ
1.1 Наказне діловодство
1.2 Колезький діловодство
1.3 Виконавче діловодство.
2. СТАНОВЛЕННЯ І РОЗВИТОК РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В РАДЯНСЬКЕ ЧАС
1. КОРОТКА ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦІЇ І секретарської служби У РОСІЇ
З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи.
Документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.
Давньоруська держава утворилася в результаті тривалого процесу розвитку східнослов'янських племен. Приватна власність і заснований на ній індивідуальний працю вели до майнового і соціальній нерівності, закріплюється в документах. В кінці IX ст. цей процес призвів до утворення класів. Все це відображено в чудовому документі, пам'ятнику давньоруського права - Руської Правди.
1.1 Наказне діловодство
В кінці XV ст. з'являються перші накази - центральні органи державної влади, які відають окремими галузями князівського управління, і наказові хати - органи державного управління на місцях. Оформлення системи наказів дозволило централізувати управління країною. У діяльності цих органів і зародилася робота з документами, що отримала назву наказне діловодства.
У наказах поступово формувався прошарок професійних чиновників з незнатних служивих людей - знавців своєї справи, з часом почали впливати на рішення державних питань. Виробництво справи в наказах починалося або з моменту надходження вхідного документа, або з підготовки ініціативного документа за вказівкою боярина або царя. На вхідному документі вказувалися дата надходження і автор. Якщо у справі була потрібна довідка, то дяк робив на звороті документа помітку - «виписати», а після виконання - «вклеїти в стовп» (підклеїти до справи). Документи, пов'язані до однієї справи, підклеювали один до іншого, місця склеювань засвідчувалися дяком із зворотного боку підписом. Щоб ознайомитися зі справою, треба було розвернути стовпець, а читаючи, згортати його. Від такого звернення документи швидко старіли. Документи цього періоду мали форму сувою, довжина сувою часто була досить значною. Наприклад, Соборне укладення 1649 р., що містив основні закони Росії XVII ст., Мало загальну довжину стовпця 309 м. Підпис на документах розтягували на всю ширину.
Накази по праву можна назвати колискою бюрократизму: найчастіше документи проходили безліч непотрібних інстанцій, подовгу затримуючись без необхідності в окремих виконавців, перш ніж потрапляли за призначенням.
У період наказного діловодства цар видавав укази, жалувані грамоти, акти. Боярська дума видавала вироки. Відповідно видаваним документами в той час була поширена форма: «Цар вказав і бояри приговорили».
У спадок від наказного діловодства отримали ми і слово «тяганина». Підклеєних в стовпці довжиною в середньому 50-80 м документи намотували на палички в сувої. Стрічки при читанні волочилися, звідси народилося і поняття, що означає сьогодні несвоєчасне і не по суті вирішення того чи іншого питання. У апараті наказного діловодства процвітали хабарництво, чиношанування, формалізм. Не були розвинені такі діловодні операції, як реєстрація документів, зберігання, контроль за виконанням. І все ж саме на цьому історичному етапі складається перша система роботи з документами, закладаються основні прийоми і методи створення, оформлення та обробки їх.
1.2 Колезький діловодство
Замість застарілої системи переказів в 1717 - 1718 рр.. було створено 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалась Сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний Петром I 27 лютого 1720 У цьому документі докладно і докладно розкриваються функції кожного підрозділу колегії, в тому числі є глава про структуру та функції канцелярії, а також глава про секретарському чині. До секретаря пред'являлися високі і суворі вимоги. Таким чином, Генеральним регламентом державних колегій була фактично створена канцелярія і затверджена посаду секретаря; 27 лютого 1720 можна вважати датою народження секретарської посади на Русі. Крім секретаря до складу канцелярії входили: реєстратори, актуаріус, архіваріуси, копіїсти, писарі, фіскали. У Генеральному регламенті чітко визначені права, обов'язки, межі компетенції і навіть режим роботи конторських служителів.
Колезькі діловодство більш прогресивно порівняно з наказним діловодством. З'явилися впорядковані системи реєстрації. Реєстрація велася в спеціальних журналах, причому документи, які надходили від вищих інстанцій, реєструвалися в окремому журналі, окремий журнал реєстрації вівся на вихідні документи. Всього в колегії велося чотири журнали реєстрації: А і В - для реєстрації документів вищестоящих органів, С і D - для всіх інших документів. Не можна сказати, що така система реєстрації була зручною і виправданою, проте й до сьогоднішнього дня у деяких установах застосовують журнальну форму реєстрації.
У період колезького діловодства були закладені основи організації обліку та зберігання документів, тоді ж вперше з'явилася назва «архів». У Генеральному регламенті наказано було мати два архіву - спільний для всіх колегій у спеціальному веденні колегії закордонних справ і фінансовий.
Кожну колегію очолював президент. До складу колегії входили: віце-президент, радники, асесори, служителі канцелярій. Чиновник, який обіймав посаду секретаря, зобов'язаний був добре знати закони, вміти розбиратися в різних ситуаціях, бути освіченим і знають свою справу до тонкощів фахівцем. Роль секретаря в колегії була досить значна і важлива.
Розвиваючи окремі діловодні операції по роботі з документами, колезькі діловодство залишило без змін його бюрократичну сутність.
1.4 Виконавче діловодство.
На межі XVIII-XIX ст. Росія являла собою феодально-кріпосницький, абсолютистська держава, яка перебувала на стадії розкладання. Протягом всього XVIII ст. мав місце процес централізації і бюрократизації державного апарату. У 1802 р. був виданий указ про заміну петровських колегій міністерствами. Указом про заснування міністерств, виданому в 1811 р., були суворо розділені межі компетенції керівних чиновників. У залежності від займаної ними посади вони мали право отримувати і підписувати лише певні види документів. У 1812 р. було засновано вісім міністерств, згодом число їх збільшилося. Рівні за положенню установи обмінювалися між собою повідомленнями і «офіційними листами». Для службового листування застосовувалися бланки з кутовими штампами, що містять відомості про організацію, які виготовлялися друкарським або рукописним способом. Під штампом коротко містилося зміст листа, на який відповідали.
Указом «Загальна установа міністерств» передбачалося однаковість викладу за наведеними зразками. Документи складного змісту складалися з трьох частин: введення з викладом справи, обгрунтування з посиланням на законодавство і «міркування і висновки» з висновками - розпорядженнями або пропозиціями, клопотаннями або проханнями.
Порядок проходження документів по інстанціям був суворо регламентований законом, який вимагав, «щоб папери як можна менш ухилялися від встановленого ним шляху в департаментах». У кожній інстанції вхідні та вихідні документи повинні були реєструватися в журналах: загальних - у канцелярії і департаментах і приватних - у відділеннях канцелярії і департаментів. І загальні, і приватні журнали реєстрації документів складалися з трьох частин: для реєстрації документів верховної влади, для «звичайних паперів» і для секретних документів.
Справи, що вирішуються в департаментах, ділилися на три категорії: невідкладні, «що не терплять часу», вирішення яких пов'язане з прийняттям будь-яких надзвичайних заходів, і звичайні, поточні.
23 березня 1840 на Путилівському і Невському машинобудівних заводах Петербурга були встановлені посади особистих секретарів - помічників перших керівників. Цю дату можна вважати початком створення професійного секретарської праці в нашій країні. Після 1840 р. особисті секретарі з'явилися на багатьох підприємствах Росії. У 1868 р. у Харкові було відкрито перші секретарські курси, такі навчальні заклади в США з'явилися в 1879 р., в Англії і Франції - у 1900-1907 рр..
Велика увага на працю секретарів в Росії було звернено на початку XX століття, особливо в області його механізації. У секретаріатах використовувалися 23 моделі друкарських машин, з них дві ліцензійних, вісім моделей розмножувальних апаратів, два види диктофонів, велика кількість різноманітних канцелярського приладдя, включаючи нові на той час пір'яні авторучки. Широкий розвиток отримала стенографія, стали використовуватися телефон і телеграф.
Починаючи з 1884 р. в Росії видавалися вісім спеціалізованих журналів, що розглядають питання конторського та секретарської праці, такі, як «Вісник контор і канцелярій», «Бюлетень конторника», «Машинопис», «Стенограф» та ін Особисті секретарі керівників підприємств Петербурга активно брали участь у створенні та роботі профспілки осіб, що займаються конторським працею на торгово-промислових підприємствах міста.
Проте методи і стиль роботи державних установ залишалися колишніми і тільки Велика Жовтнева соціалістична революція, що знищила прогнилий бюрократичний апарат управління, почала будівництво нового державного апарату.
2. СТАНОВЛЕННЯ І РОЗВИТОК РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В РАДЯНСЬКЕ ЧАС
В результаті перемоги Великої Жовтневої соціалістичної революції старий буржуазно-поміщицький апарат управління був зламаний. В. І. Ленін і Радянський уряд багато сил і уваги приділяли створенню нового радянського державного апарату. Вже в 1917 р. був розроблений проект декрету про поліпшення «пісьмоводства» і скорочення листування, в 1918 р. - постанова Ради Робочої та Селянської Оборони «Про точний і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини». Проекти декретів з питань спрощення діловодства в радянських установах були підготовлені в кінці 1918 - початку 1919 р. У 1921 р. відбулася I Всеросійська конференція з наукової організації праці і виробництва, на якій вперше було поставлено питання наукової організації управлінської праці і роботи з документами, а також створення в країні органів, координуючих і направляючих цю роботу. Керівництво цією роботою, за пропозицією В. І. Леніна, було покладено на відділ нормалізації Народного комісаріату робітничо-селянської інспекції СРСР, створений в 1922 р.
До цієї роботи залучалися широкі маси трудящих. У 1923 р. було створено бюро «Стандартизація», яке займалося питаннями документаційного забезпечення управління. У країні видавалися спеціальні журнали: «Стенографія і машинопис», «Питання організації і управління», «Техніка управління» та ін У 1926 р. був створений Державний інститут техніки управління, який став займатися вдосконаленням державного апарату.
До складу радянського державного апарату увійшла посаду «секретар», яку В. І. Ленін надавав великого значення, так як з цією категорією службовців в першу чергу стикаються працівники і судять за ним про заснування і стилі роботи управлінського апарату.
Володимир Ілліч надавав своїм секретарям право розбиратися у всіх службових питаннях, готувати матеріали до нарад, нагадувати про терміни виконання державних директив. У 1918 - 1922 рр.. був створений і вдосконалений ленінський стиль організації секретарської праці. Секретарі керівних працівників радянських установ в основному виконували творчі функції, були консультантами директорів, стежили за якістю підготовки службових документів, допомагали керівникам у прийомі відвідувачів.
Проте розквіт секретарської праці був недовгим. У 1925 р. секретарів включили в канцелярсько-технічну групу фахівців і зрівняли їх з друкарками, розсильним, конторником і архіваріусом. У 1926 р. колегія Народного комісаріату робітничо-селянської інспекції намагалася навести порядок в секретарських посадах, запропонувавши вважати секретарів помічниками керівників. Однак ці пропозиції залишилися на папері, в життя ж увійшло прийняте в 1932 р. вольове рішення, розділили всіх секретарів на дві нерівноцінні (в посадових обов'язках і окладах) групи. Перші стали називатися помічниками і референтами, а другі - друкарками-секретарями 1-й і 2-ї категорій. На других були покладені чисто механічні функції: друкування, прості канцелярські роботи, оформлення та зберігання документів.
Розпочата Велика Вітчизняна війна зажадала підпорядкування всіх ресурсів потребам воєнного часу. Багато працівників апарату пішли на фронт, розробки по раціоналізації роботи з документами, стандартизації їх були припинені. Післявоєнний період зажадав значних зусиль з відновлення і перебудови роботи апарату. Незважаючи на об'єктивні труднощі, викликані наслідками війни, партія і уряд продовжували вдосконалювати роботу апарату.
На початку 60-х років секретарі отримали нові посади - секретар-друкарка секретар-стенографістка їм були передані всі адміністративні та технічні функції, які раніше виконували помічники і референти.
25 липня 1963 було прийнято постанову Ради Міністрів СРСР № 829 «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР», воно ввело в дію «Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів», підготовлені Головархівом СРСР. Була поставлена задача розробки Єдиної державної системи діловодства для підприємств, організацій та установ.
У 1964 р. у Московському державному історико-архівному інституті був відкритий факультет державного діловодства.
У 1966 р. в системі Головного архівного управління СРСР був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), одним з основних завдань якого було створення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД).
Якщо до 1969 р. радянські секретарі мали лише виробничу підготовку і частково курсову, то пізніше вони почали здобувати середню спеціальну освіту на базі професійно-технічних училищ. Однак вище нульового та першого рівня, за стандартами Міжнародної Асоціації професійних секретарів, підготовка не піднялася, хоча з 1977 р. був введений навчальний курс основ секретарської справи. Фактично всі ПТУ країни готують професійних друкарок (стенографісток) зі знанням іноземної машинопису, роботи з документами, оргтехніки та секретарської справи.
У 1969-1970 рр.. була розроблена і затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, проте після їх перегляду й доробки затверджені були тільки два: ГОСТ 6.38-72 «Вимоги до оформлення документів» та ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-зразок».
З 1972 р. в країні почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила організації роботи з документами. Розпочалася активна розробка галузевих стандартів і стандартів підприємств, що містять вимоги до документів.
Загальна науково-методичне керівництво роботами з уніфікації та стандартизації документів, розробці відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів здійснює Держстандарт. До початку 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.
Література:
Т. Н. Бондирева «Секретарська справа».