Автоматизована система документаційного забезпечення управління

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Введення

Сучасний етап суспільного розвитку, що характеризується поглибленням економічних зв'язків і зростанням взаємозалежності держав, об'єктивно обумовлює безперервне зростання ролі інформації в соціальному та технічному процесі, у вирішення глобальних проблем, з якими стикається людство, вступивши в третє тисячоліття. Досягнення науково-технічного прогресу в багатьох галузях, у тому числі інформатики зв'язку, забезпечили можливість практичної реалізації ідеї формування інформаційного суспільства.

Надалі розвиток суспільства особлива роль належить перспективним інформаційним технологіям, які забезпечують підвищення ефективності виробництва та економію праці, швидке поширення інформації та наукових знань. Сьогодні вони є стрижнем і каталізатором науково-технічного прогресу, з їх допомогою вирішуються проблеми створення та впровадження нових технологій, заснованих на активізації та ефективному використанні головного стратегічного ресурсу людства - інформаційного.

У федеральній цільовій програмі «Електронна Росія (2002-2010 роки)» йдеться, про розвиток і широке застосування інформаційних і комунікаційних технологій має вирішальне значення для підвищення ефективності функціонування економіки, державного і місцевого самоврядування. Одним з напрямків використання інформаційних комунікаційних технологій у діяльності органів державної влади, організацій і підприємств є «розвиток системи електронного документообігу, стандартів діловодства та документообігу». Актуальність вдосконалення традиційного діловодства обумовлюється необхідністю ефективності управлінської діяльності, прискорення руху документів в організації, зменшення трудомісткості обробки документів. Створена перспективних інформаційних технологій автоматизована система (далі АС) діловодства повинна підвищити дієвість управління за рахунок утворення єдиного документованого інформаційного простору, що дає користувачам засоби ефективної спільної роботи з документами в будь-якому місці і в будь-який час.

Основні труднощі створення, впровадження і експлуатації АС діловодства (у відповідності з державним стандартом синонімом є документаційне забезпечення управління) породжується суперечливістю вимог до інформаційного забезпечення з боку користувачів, що мають відношення до управління. До користувачів мають відношення будь-які суб'єкти, які звертаються до засобів інформаційного забезпечення за необхідної їм фактографічної, документальної, аналітичної та іншою інформацією і використовують її при виробленні управлінських рішень.

АС діловодства, задовольняючи інформаційні потреби користувачів, повинна забезпечити досягнення наступних цілей:

- Підвищення ефективності та впорядкування роботи органів державної влади, організації або підприємства;

- Інтеграція процесів документаційного забезпечення управління установою в рамках їдених корпоративною інформаційною системою;

- Підвищення продуктивності, ефективності праці керівництва та співробітників органів державної влади, організації або підприємства;

- Інтеграція інформаційних процесів у рамках кооперації органів державної влади, організацій і підприємств.

Основною формою представлення інформації в управління є документ. Головна функція управлінського документа - забезпечення централізованої діяльності організації. За допомогою документування інформації набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль в процесах управління, передова управлінські впливи від суб'єкта об'єкту управління сигналізуючи про зворотної реакції.

Головна особливість індустрії створення автоматизованих систем полягає в концентрації складності на початкових етапах аналізу вимог і проектування специфікацій при відносно не високої складності і трудомісткості наступних етапів. Фактично тут відбувається розуміння того, що буде робити майбутня система, яким чином вона буде працювати, щоб задовольнити вимоги до неї вимоги. Нечіткість і неповнота системних вимог, невирішені питання й помилки, допущені на етапах аналізу і проектування, породжують на наступних етапах важкі, часто не розв'язні проблеми і, в кінцевому рахунку, приводять до не успіху всієї роботи в цілому.

У масштабі всієї організації повинна діяти єдина система найменувань полів і атрибутів і термінології опису системних даних. Тонкість тут полягає в тому, що більшість таких класифікаторів зіставляють кожен термін з неповторним відповідним тільки даному терміну кодом.

1. Завдання та шляхи впровадження АС ДОП

В умовах динамічного проведення реформ в Росії досить часто відбуваються зміни в напрямках діяльності державних органів, організацій і підприємств (далі організацій), що, як правило, призводить реорганізації їх структури. Впровадження інформаційних технологій дає найбільший ефект при модернізації внутрішньої структури організацій. Основною стратегією впровадження є максимальний розвиток комунікацій та розробка нових організаційних взаємозв'язків, раніше економічно недоцільних. Продуктивність організаційної структури зростає, оскільки раціонально розподіляються архіви даних, знімається обсяг циркулюючої по системних каналах інформації, досягається збалансованість ефективності кожного управлінського рівня і обсягу вирішуваних завдань. Система розширюється строго у відповідності з потребами і можливостями організації, і ліквідується розрив між інформаційною та організаційною структурою. У цих умовах зростає роль ефективності та якості прийнятих управлінських рішень, отже, автоматизованої системи діловодства - однієї з найважливіших компонент підготовки та прийняття рішень.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Документаційне забезпечення управління визначає систему принципів і правил, які єдині вимоги до документування, організації роботи з документами та їх архівного зберігання в процесі здійснення управління з урахуванням використовуваних інформаційних технологій. Документування управлінської діяльності - регламентований процес створення документа (розробка змісту, оформлення, узгодження, затвердження, публікація) на папері або іншому носії, забезпечує його юридичну силу. Організація роботи з документами створення оптимального документообігу, забезпечення зберігання, пошуку використання та контролю виконання документів в поточній діяльності установи.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання і відправлення. Необхідно відзначити, що діловодство являє собою комплекс заходів щодо забезпечення ДОП, а документообіг - це рух документів в рамках документаційного забезпечення управління.

АС ДОП покликана підвищити ефективність управлінської діяльності організацій за рахунок автоматизації всього комплексу робіт з документами і повинна вирішити такі основні завдання:

- Документування (підготовка, оформлення, узгодження, затвердження та випуск документів);

- Забезпечення документообігу (прийом, реєстрація, організація проходження документів та їх проектів, відправка, передача документів і на архівне зберігання);

- Забезпечення роботи з документами в процесі здійснення управління (контроль виконання, облік, оперативне зберігання, організація систем класифікації, індексування, пошуку та обробки документів, захист від несанкціонованого доступу; спільне використання документів при дотриманні необхідного рівня контролю доступу; забезпечення процесу прийняття рішень та звітності за документами, інформаційне обслуговування користувачів);

- Автоматизація процедур архівування, архівного зберігання та знищення документів, життєвий цикл яких завершено (виконання правил зберігання, забезпечення пошуку і використання; здійснення передачі на державне зберігання або знищення архівних документів).

Автоматизована система документаційного забезпечення управління створює їдених інформаційний простір, що надає користувачам засоби спільної роботи з усіма документами організації: надходить і вихідною кореспонденцією, внутрішніми організаційно-розпорядчими матеріалами, а так само із супровідною листуванням - протягом всього їх життєвого циклу. Після завершення «активного життя» документів система повинна підтримувати їх архівне зберігання або фіксувати інформацію про їх знищення або передачі на державне зберігання.

Здійснити впровадження АС документаційного забезпечення управління в організаціях можна наступним чином:

- Замовити або виконати власними силами розробку системи, безпосередньо орієнтовану на предметну область організації;

- Придбати готову тиражної-замовну систему, з числа пропонованих програм на російському ринку, і налаштувати її на предметну область організації.

2. Захист інформації в електронному документообігу

Як відомо, інформація - це найцінніший товар. У наш час достатньо стати фахівцем в області комп'ютерних технологій і викрасти цей найцінніший товар - інформацію.

У сучасній російській ринковій економіці обов'язковою умовою успіху підприємця у бізнесі, отримання прибутку і збереження цілою і неушкодженою організаційної структури є забезпечення економічної безпеки його діяльності. Одна з головних складових частин економічної безпеки - інформаційна безпека.

Проблема захисту інформації шляхом її видозміни, що робить неможливим її прочитання сторонньою особою, хвилювала людство з давніх-давен. Історія криптографії - ровесниця історії людської мови. Більше того, так як у стародавніх суспільствах нею володіли лише обрані. Так, наприклад, народилася на світ стенографія.

З широким поширенням писемності криптографія стала формуватися як самостійна наука. Перші криптосистеми зустрічаються вже в працях Нострадамуса і Леонардо да Вінчі.

Бурхливий розвиток криптографічного системи отримали в роки світових потрясінь: революцій, Першої та Другої світових воєн. Починаючи з після військового часу і по нинішній день, поява обчислювальних засобів прискорило розробку і вдосконалення криптографічних методів.

Розширення сфер застосування сучасних інформаційних технологій висуває нові вимоги до принципів побудови та властивостями інформаційних систем. Сьогодні все більшої важливості набуває проблема забезпечення безпеки. Порозуміються це в першу чергу впровадженням і модернізацією інформаційних технологій в організаціях і підприємствах, які усвідомили необхідність забезпечення конфіденційності своїх даних, а так само появою нових технічних прийомів, таких як має юридичну силу електронно-цифровий підпис. Крім того, як це не парадоксально, вдосконалення комп'ютерних технологій призвело до утворення безлічі лазівок для витоку ціною інформації. Так, розвиток локальних, а потім корпоративних і глобальних комп'ютерних мереж, по яких передаються великі обсяги державного, військового. Комерційного і приватного характеру, не допускає можливість доступу до неї сторонніх осіб, значно збільшує можливість проникнення в інформаційну систему підприємства зловмисників, якщо не вжити відповідних заходів.

У теж час нових потужних комп'ютерів, технологій мережевих і нейронних обчислень зробило можливим дискредитацію криптографічних систем, ще недавно вважалися не розкриваємо.

Проблемою захисту інформації шляхом її перетворення займається кріптологія (kryptos - «таємний», logos - «наука»). Криптологія поділяється на два напрямки - криптографію і криптоаналіз. Мета цих напрямків прямо протилежні і нагадують боротьбу розробників стрілецької зброї і бронежилетів.

Документ та інформація - поняття гуманітарні, але для вирішення проблем захисту інформації не обійтися без математики.

Криптографія займається пошуком і дослідженням математичних методів перетворення інформації.

Сфера інтересів криптоаналіз - дослідження можливості дешифрування інформації без знання ключів.

Ключі - іншими словами паролі - це певна секретна інформація, необхідна для шифрування і дешифрування текстів.

Якщо ви забули геть-чисто свій пароль для входу в базу,

Те спробувати вам потрібно підібрати його по буквах.

Якщо він не дуже довгий - символів на сім - не більше,

Те встигнете його напевно, підібрати його за життя.

Аскар Туганбаев

Сучасна криптографія складається з чотирьох великих розділів:

  • симетричні криптосистеми.

  • криптосистеми з відкритим ключем.

  • системи електронного підпису.

  • управління ключами.

Основні напрямки використання криптографічних методів - передача конфіденційної інформації з каналів зв'язку (наприклад, по електронній пошті), встановлення автентичності переданих повідомлень зберігання інформації (документів, баз даних) на носіях у зашифрованому вигляді.

3. Автоматизована система LanDocs

У цій главі я хочу розповісти про автоматизовану систему LanDocs, з якою я вперше зіткнулася, проходячи практику на підприємство «Іркутськенерго». Мені сподобалася ця автоматизована система тим, що вона зручна і легка у використання.

4. Призначення і область застосування системи LanDocs

Область застосування системи LanDocs - автоматизація діловодства та побудова корпоративних архівів електронних документів. Мета впровадження системи полягає створення на об'єкті автоматизації сучасної уніфікованої системно-технічного середовища підтримки колективної роботи персоналу з електронними документами, що забезпечує за наявності відповідного програмного забезпечення системи і відпрацьованої технології роботи з системою автоматизацію наступних напрямів діловодної діяльності:

  • створення та ведення централізованої структурованої бази документної інформації з багатокористувацьким доступом;

  • створення і ведення централізованих сховищ електронних документів (оперативний і довгостроковий архів) та робота з текстами електронних документів;

  • облік діловодних операцій і ведення історії роботи з документом;

  • автоматизований пошук за реквізитами документа і по тексту документа;

  • автоматизована розсилка документа і контроль виконання документів і доручень;

  • забезпечення розмежування доступу користувачів до функціональних прав і прав на документи;

  • підписання електронних документів електронним цифровим підписом;

  • інтеграція з корпоративною електронною поштою.

Використання системи передбачає використання технології роботи з документами в автоматизованій середовищі діловодства, з цього використовуються у цьому посібнику терміни, понятійно можуть не завжди повністю співпадати з поняттям традиційного («паперового») діловодства.

5. Структура програмного забезпечення лінії LanDocs

Програмне забезпечення лінії LanDocs призначено для комплексної автоматизації процесів діловодства і ведення архіву електронних документів в організаціях різного масштабу і галузевої приналежності. Продукти сімейства LanDocs дозволяють включити в контур автоматизованого діловодства не тільки користувачів, об'їдених в локальній обчислювальній мережі, а й територіально віддалених - забезпечуючи можливість виконання діловодних дій і доступ до документів з використанням інфраструктури Internet / Intranet і систем електронної пошти. Функціональність і склад модулів системи спрямована на забезпечення повноцінної роботи з електронними документами, функціонально аналогічної роботи з паперовими документами.

Система LanDocs являє собою сукупність наступних програмних продуктів:

LanDocs: ДІЛОВОДСТВО. Базова система автоматизації процесів діловодства і ведення архіву електронних документів. Реалізована в архітектурі «клієнт-сервер" на базі промислової СУБД, функціонує в локальній обчислювальній мережі персональних комп'ютерів з ОС Windows 95/98 / NT 2000. Поставляються для роботи з СУБД Oracle і MS SQL Server. Забезпечена документованим OLE-інтерфейсом для вбудовування сервісів управління документами LanDocs в Windows-програми сторонніх розробників.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ. Серверне програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням змісту документів (файлів документів) в електронному архіві. Взаємодіє з системою LanDocs: ДІЛОВОДСТВО і здійснює підтримку операцій читання, запису, видалення, передачі файлів документів на довгострокове зберігання та протоколювання всіх цих операцій на спеціалізованому сервері під управлінням ОС Windows NT 4.0/2000.

Опція повнотекстового пошуку LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ забезпечує можливість пошуку по текстах документів з використанням морфологічного аналізу.

LAN Image: СКАНУВАННЯ І ВІЗУАЛІЗАЦІЯ ЗОБРАЖЕНЬ. Система сканування паперових документів та роботи із зображенням документів (електронних образів паперових документів). Дозволяє комфортно працювати з електронними копіями паперових документів, переміщатися на потрібну сторінку, виводити зображення в різних масштабах, розглядати деталі в режимі «збільшувального скла», панорамувати, видаляти із зображення плями і багато іншого.

LanDocs: ІНТЕРНЕТ ДОСТУП. Спеціалізований WEB-сервер для доступу до даних системи автоматизації діловодства та корпоративного архіву електронних документів через мережу internet. Дозволяє виконати реєстрацію, пошук, розсилку та інші операції з документами, використовуючи як платформо - незалежного клієнта стандартний internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs: ПОШТОВИЙ СЕРВЕР. Спеціалізоване серверне програмне забезпечення, що виконує роль шлюзу до MAPI-сумісної системи електронної пошти. Забезпечує можливість розсилання повідомлень, завдань і документів з системи LanDocs виконавцям, які не мають програмного забезпечення системи LanDocs: ДІЛОВОДСТВО.

LanDocs ПОШТОВА КЛІЄНТ. Клієнтське програмне забезпечення, що працює в середовищі MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Забезпечують користувачеві можливість отримувати завдання і документи з бази даних LanDocs і звітувати про виконання завдань, перебуваючи в поштовій скриньці MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПІДСИСТЕМА БЕЗПЕКИ. Підсистема безпеки в системі LanDocs призначена для захисту інформації за допомогою електронного цифрового підпису та шифрування. Підсистема безпеки включає Сервер безпеки і клієнтські частини користувальницьких додатків LanDocs. Сервер безпеки реалізує функції Центру сертифікації, який забезпечує випуск сертифікатів відкритих ключів на основі запитів користувачів та організацію оперативного доступу користувачів до бази даних сертифікатів (формат сертифікатів відповідає рекомендаціям ITU - T .509). Клієнтська частина підсистеми дозволяє користувачеві підписувати своїм особистим ключем документи, повідомлення та інші інформаційні об'єкти LanDocs, проводити перевірку підписів інших користувачів. Події, з використанням електронного цифрового підпису, шифруванням, генерацією ключів і випуском сертифікатів фіксується в протоколах роботи підсистеми.

LanDocs: маршрутизації. Програмний засіб, що розширює можливості LanDocs: ДІЛОВОДСТВО з управління процесами обробки документів. Моделювання процесів руху документа проводиться зручним і наочним чином - за допомогою побудови графічних карт. Карта визначає маршрут руху повідомлення та документа визначає умови переходу від одного етапу обробки до іншого. Створений таким чином маршрут використовується для ініціювання руху документа і подальшого управління маршрутом його руху. Функції аналізу дозволяють отримувати статичні дані за фактичними параметрами процесів.

6. Основні функції системи. LanDocs: ДІЛОВОДСТВО

Система LanDocs: ДІЛОВОДСТВО дозволяє виконувати такі основні функції:

  • реєстрація документів;

  • введення текстів документів і підтримка функцій роботи з файлами;

  • обмін документами і повідомленнями, напрямок завдань на виконання;

  • контроль виконання документів та завдань;

  • робота в режимі заміщення виконавця;

  • відстеження діловодних зв'язків між документами, формування складноструктурованих папок;

  • навігація та пошук документів;

  • звітність по документообігу;

  • сканування паперових документів, робота з зображеннями документів (засобами LAN Image);

  • інтеграція з офісними додатками для роботи з електронними документами;

  • інтеграція з зовнішніми Windows-додатками;

  • розсилка завдань і сповіщень користувачам електронної пошти;

  • застосування електронного підпису виконання та контроль діловодних операцій над документами;

7. Документ у системі LanDocs

LanDocs - це система, орієнтована на роботу з документами. Документ у системі LanDocs являє собою сукупність даних по документу і інформаційних об'єктів, пов'язаних з документом - реєстраційної картки, файли та їх версії з текстом документа, відомостей з історії руху документа, електронного цифрового підпису тощо Таким чином, під документом, зареєстрованим у системі LanDocs, розуміють спеціальний інформаційний об'єкт - «Документ LanDocs».

Документ LanDocs - це сукупність трьох основних складових: реєстраційної картки, тексту документа (файл з текстом документа, прикріплений до реєстраційної картки), відомостей про історію роботи з документом (історії руху та виконання діловодних дій та операцій системи, пов'язаних із зверненням до документа). При введенні документа в систему не просто вноситься інформація про документ і вводиться текст документа, а створюється новий інформаційний об'єкт - документ LanDocs, який за наявності тексту документа являє собою повноцінний документ.

  • Реєстраційний картка - заводиться на кожний документ (паперовий або електронний), який потрібно ввести в систему. Реєстраційна картка документа містить атрибути, що характеризують документ і службовці для пошуку документа. Атрибути реєстраційної картки, як правило, збігаються з реквізитами документа.

  • Файл документа (текст документа, що містить текст, таблицю, зображення, звук і т.д.) - прикріплюється до реєстраційної картки і зберігається в системі у оригінальному форматі файлу (без перетворень). Система дозволяє зберігати декілька файлів за одним документом і безлічі версій одного файлу. Перелік форматів файлів, дозволених до використання, визначаються адміністратором. Файл може бути імпортований в систему і визначено як перша версія тексту документа безпосередньо при створенні РК або в подальшому. Якщо документ існує у вигляді паперового оригіналу, то він може бути, то він може бути відскановано програмним модулем LAN Image, що викликається для виконання імпорту зі скануванням; надалі зображення документа буде зберігається в системі як електронний образ документа, представлений в графічному форматі.

  • Відомості про історію руху документа та роботи з документом - представляють собою сукупність інформації, що містяться в переліку повідомлень по документу і записів в протоколах роботи системи щодо інформація про застосовані електронних підписах.

«Вистава» документу в системі як «документа LanDocs» дозволяє надати документам LanDocs той же функціональне призначення, яке мають і звичайні «паперові» документи: інформаційне, управлінське і правову.

8. Принципи захисту інформації та розмежування повноважень користувачів

Реалізовані в системі LanDocs механізми захисту інформації та розмежування повноважень користувачів дозволяють:

  • захистити від несанкціонованого входу паролем;

  • визначити права доступу користувачів до документів різного рівня конфіденційності;

  • персоніфікувати право доступу до документа, визначивши список осіб, які мають право роботи з документом;

  • шифрувати (кодувати) конфіденційні документи.

Система забезпечена парольного захистом входу в систему. При вході користувача в систему запитується його ім'я і пароль, після чого система надає йому можливість виконувати лише функції, які надані користувачеві відповідно до його функціональними правами.

Додаткове розмежування повноважень користувачів по доступу до документів реалізується на підставу на підставі механізму рівнів конфіденційності.

Система забезпечує Права на файл - список операцій з файлами документів, які регламентовані для кожного файлу. Для файлу, вже введеного в документ, можуть бути призначені такі права:

  • повернення до попередньої версії;

  • зміна імені файлу;

  • зміна статусу файлу;

  • призначення права на файл;

  • перегляд;

  • редагування;

  • видалення.

При використанні програмного забезпечення LanDocs: ПІДСИСТЕМА БЕЗПЕКИ додатково забезпечується захист цілісності документів LanDocs (ревізійна безпеку на програмному рівні).

При використанні для довготривалого зберігання неперезапісиваемих носіїв, забезпечується ревізійна безпеку на фізичному рівні по відношенню до файлів документів.

Додаткові засоби безпеки можуть бути включені в технологічний цикл використання та обслуговування системи.

9. LanDocs: тиражований продукт і основа побудови корпоративної інформаційної системи

Призначення програмної лінії LanDocs

Лінія програмних продуктів LanDocs призначена для побудови автоматизованих систем ДОП на підприємствах різного масштабу і спеціалізації. Програма LanDocs дозволяє реалізувати цілий спектр різноманітних проектних рішень, таких як:

  • система автоматизації діловодства та документообігу, заснована на вітчизняних стандартах і нормах, практики обліку документів і контролю виконання доручень. Надає різні рівні функціональності для різних категорій співробітників;

  • корпоративне сховище (архів) електронних документів, що забезпечує надійний захист документів від несанкціонованого доступу, можливість повнотекстового пошуку з урахуванням мовної морфології, протоколювання й аудит дій користувачів, пов'язаних з доступом до документів;

  • система автоматизації діяльності відомчих архівів та архівних підрозділів організації, що функціонує у відповідності до вимог Державної архівної служби РФ. Вона забезпечує підготовку спеціалізованої звітності відомчих архівів і підтримує спеціальні технології пакетного введення паперових документів в електронний архів;

  • система автоматизованої підтримки бізнес-процесів організації, що дозволяє визначити маршрут руху документів і управляти їх потоком.

Технології впровадження ПО LanDocs

Після впровадження АС ДОП подальша стратегія передбачає побудову ефективної системи управління проектом, яка повинна забезпечити:

  • максимальна відповідність результатів, що досягаються стратегічним цілям проекту;

  • підвищення точності планування проекту;

  • максимальний контроль з боку керівництва проекту, що забезпечує можливість виявлення та усунення негативних тенденцій у реалізації проекту на всіх стадіях;

  • мінімізацію ризиків проекту.

Впровадження проекту здійснюється спільною командою, в яку включається:

  • від творця програми - керівник проекту, персонал групи впровадження, що працює на території замовника, т персонал групи забезпечення, який вирішує питання технічної підтримки ведення документації проекту;

  • від замовника - відповідальний представник, має зафіксоване в наказі право оперативно вирішувати всі питання, пов'язані реалізацією проекту, і робоча група, до якої входять, як правило, фахівці з супроводу ПЗ, підтримки ОС, СУБД, електронної пошти і т.д., фахівці з інформаційної безпеки, необхідний в проекті персонал функціональних підрозділів.

При впровадженні використовується типова методика, яка змінюється під специфіку конкретного проекту - його масштаб, тип впровадження системи, ступінь участі персоналу від творця програми в роботах по впровадженню і т.д. Типова схема включає наступні етапи - підготовчий, обстеження стану документаційного управління, впровадження пілотного проекту (на обмеженій кількості робочих місць), дослідну експлуатацію в пілотній зоні, уточнення правил функціонування системи за результатами дослідної експлуатації системи, гарантійне і після гарантійний супровід.

Особливу увагу при впровадженні систем приділяється документування проекту. Як правило, за результатами етапу обстеження розробляються документи «Звіт про обстеження», «Цілі, обмеження і ризики проекту», «Технічне завдання на впровадження системи». При передачі в промислову експлуатацію замовнику, як правило, надається проект документа «Інструкція з автоматизованого діловодства», а в рамках проектів впровадження безпаперових технологій додатково можуть бути розроблені «Положення про електронний документ» і «Положення про електронний цифровий підпис».

10. Аналіз автоматизованих систем ДОП на основі функціональних схем

У цій главі розглянемо одну з характерних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління, що є представником першої групи.

Автоматизована інформаційна система «ДЕЛО» повністю відповідає існуючій діловодній практиці. У-перше система може супроводжувати традиційно прийнятий на підприємстві електронний документообіг, впорядковуючи технології діловодства. По-друге, система дозволяє істотно розширити рамки традиційної організації документообігу за рахунок часткового або повного використання функцій електронного документообігу та обробки документів на ЕОМ.

Структура програмно-технічних засобів автоматизованої системи «ДІЛО» представлена ​​на рис. 1. АС ДОП «ДЕЛО» призначена для роботи з використанням можливостей локальної мережі організації, реалізована в архітектурі «клієнт-сервер" на базі промислових СУБД і складається з ряду спеціалізованих автоматизованих робочих місць (АРМ), сконфігурованих для виконання основних функцій діловодства

Системи «ДЕЛО», встановлені в організаціях з територіально розподіленою структурою, повинні бути пов'язані один з одним за допомогою електронної пошти, що підтримує інтерфейс MAPI. До системи включений-WEB-сервер діловодства, забезпечує керівникам і фахівцям простий і ефективний доступ до даних про документи і самих документів з будь-якого локального або віддаленого АРМ по мережі Internet (Intranet). Стандартна версія системи «ДІЛО» працює з СУБД Oracle і MC SQL Server. Функції, надані кожному окремому користувачеві системи, визначаються його посадовими обов'язками і роллю в документообігу організації.

АРМ реєстрації вхідних документів забезпечує централізовану або децентралізовану реєстрацію всієї надходить в організацію кореспонденції. При цьому на кожен надійшов в організацію документ, не залежно від місця його реєстрації, заводиться реєстраційна картка, в якій системою фіксується вхідний номер (індекс). Для кожної підгрупи документів можлива власна нумерація за правилами, що збігається з прийнятим в організації порядком індексації документів.

АРМ контролю здійснює роботи з документами, що мають доручення з плановими датами виконання. Реєстраційна картка контролю документа виділяється відповідною ознакою. При розсилці контрольних доручень документа його реєстраційна картка, на додаток до розсилки по виконавця, поміщається в папку на контролі. Користувачі, які здійснюють контроль виконання документів, готують зведення про виконання контрольних документів і довідки-нагадування щодо виконання контрольних документів.

АРМ посадової особи забезпечує роботу співробітників підприємства, які є офіційними учасниками документообігу - кореспондентами та адресатами документів. На адресу посадових осіб надходять документи, вони їх візують і підписують, дають доручення. Реєстровані системою посадові особи зовсім не обов'язково є її користувачами. За посадових осіб у системі можуть працювати користувачі, що мають відповідні повноваження (АРМ помічника). Якщо в системі працюють безпосередньо самі посадові особи та їхні помічники, то вони повинні бути зареєстровані як користувачі АРМ користувачі - це робоче місце користувача, який здійснює підготовку документа відповідно до доручень посадових осіб.

АРМ системного технолога підтримує роботу адміністратора системи. Системний технолог виконує операції з контролю і виправлення помилок в роботі користувачів, заповнення, доповнення, і зміні вмісту довідників систем; налаштовує систему на поточні зміни у структурі та документообіг організації. Він здійснює включення користувачів в систему, розподіл прав і привілеїв.

АРМ отримання довідок і звітів за документами підтримує роботу працівника служби діловодства, що здійснює отримання різних довідок і формування друкованих звітів, які містять відомості про документообіг, зведення про виконання документів.

АРМ працівника служби діловодства підрозділу здійснює виконання всіх функцій, необхідних для супроводу виконання документа у відповідному підрозділі.

АРМ реєстрації вихідних документів забезпечує реєстрацію вихідної кореспонденції, підписаної службовою особою, в одному або кількох структурних підрозділах організації. Незалежно від місця реєстрації вихідного документа йому присвоюється реєстраційний номер, що формується за єдиними для даної підгрупи документів правилами. Включення документа у справу здійснюється шляхом занесення до реєстраційної картки запису, що містить найменування справи (згідно з довідником номенклатури справ) дати і часу списання. Довідник номенклатури справ заповнюється системним технологом у відповідності із щорічно затверджується номенклатурою справ організації.

АРМ розсилки документів дозволяє спеціальному структурному підрозділу організації виконувати відправку вихідної кореспонденції. При цьому до реєстраційної картки документа проставляється дата і час фактичної відправки документа в зовнішню організацію, фіксується спосіб відправлення (фельдзв'язок, пошта, телеграма тощо) номер реєстру поштової служби. Реєстри відправки документів можуть бути роздруковані для передачі відповідної поштової служби разом документами. Додатково підтримується можливість формування конвертів їх подальшої надпечаткою.

АРМ системного програміста забезпечує роботи із супроводу автоматизованої системи діловодства.

Функціональна схема АС ДОП «ДЕЛО», побудована автором відповідно до вищевикладеної структурою програмно-технічних засобів системи, представлена ​​на рис. 2.

Автоматизована система документаційного забезпечення управління «ДЕЛО» складається з чотирьох підсистем: діловодство, звітні форми, довідники, адміністрування.

Підсистема «Діловодство» реалізує виконання основних функцій системи і складається з наступних модулів:

  • модуль «Реєстрація» дозволяє ввести значення реквізитів реєстраційної картки, включаючи «прикріплення» до картки файлу з текстом документа, встановити зв'язки між документами, а так само передати документ у модуль «Виконання»;

  • модуль «Виконання» забезпечує виконання документа, включаючи винесення по документу доручень, оформлення звітів виконавців, списання документа в справу;

  • модуль «Пошук» забезпечує пошук документів у картотеці за призначенням реквізитів їх реєстраційних карток. Виявлення документа за допомогою пошуку необхідно в тому випадку, якщо користувач не знає, в якій картотеці знаходиться документ. Результати пошуку, зокрема, можуть бути використані як інструмент контролю виконання документів або формування довільних звітних зведень (наприклад, формування списку не виконаних даними посадовою особою документів);

  • модуль «Реєстр». З його допомогою йде обробка документів, що підлягають відправці, включаючи формування і роздруківку стандартних форм реєстрів розсилки;

Підсистема «Звітні форми» формує список у відповідність із заздалегідь визначеними критеріями відбору та оформляє їх у вигляді стандартних друкарських форм. Підсистемою підтримується формування відомостей про документообіг, зведення про виконання контрольних документів, зведення нагадування про виконання контрольних документів і т.д.

Підсистемою «Довідники» реалізується функції обслуговування довідників системи, таких як довідник організаційної структури установи, правил діловодства та ін

Підсистема «Адміністрування» використовується для ведення списку користувачів системи. У цьому списку для кожного користувача визначаються персональний ідентифікатор та пароль, права доступу до картотекам системи, документів різних грифів допуску, підсистемам і функцій системи. У системі передбачена можливість використання ЕЦП та шифрування.

Висновок

У результаті розгляду цих двох автоматизованих систем ДОП можна зробити висновок про характеристику здійснення якісного аналізу, визначити перелік основних параметрів, вибрати шкали їх вимірювання. У результаті виконаного аналізу необхідно зробити наступні основні висновки:

- Організаціям здійснювати впровадження тільки готових тиражної-замовних систем, з числа пропонованих на російському ринку, з подальшим гарантійним і після гарантійним обслуговуванням.

Пропоновані сучасні тиражної-замовні автоматизовані системи документаційного забезпечення управління повинні бути від надійної фірми-розробника, що спеціалізується у цій предметній області і має достатню кількість успішних практичних впроваджень. Це гарантує надійність інвестицій, забезпечення комфортного супроводу системи, реалізацію необхідних споживчих властивостей, так як фірма розробник випускаючи версії програмного продукту, змушена відслідковувати світові тенденції розвитку АС ДОП;

- АС ДОП повинні бути системоутворюючим чинником побудови корпоративної інформаційної системи, або органічно вписуватися у вже існуючу автоматизовану систему.

У масштабах всієї організації зобов'язані виконуватися фундаментальні принципи створення АС, повинна діяти єдина система класифікації, найменувань полів, атрибутів та термінології опису системних даних. Більш того класифікатори зобов'язані бути єдині з усім зовнішнім оточенням, з яким організація взаємодіє, так як це є необхідною умовою створення єдиного інформаційного простору. Використання класифікатора управлінської функції та ведення історії наслідування в процесі реформування організаційних структур дозволить здійснювати ретроспективний аналіз, виконувати контроль і адекватно визначати правонаступника будь-якого документа на будь-якому проміжку часу;

-Службова інформатизація організацій при впровадженні АС ДОП орієнтуватися не тільки на поліпшення роботи служб діловодства, а й на забезпечення зростання ефективності діяльності посадових осіб, виконавців, працівників секретаріатів для підвищення якості прийнятих рішень і створюваних документів.

Фактично АС ДОУ повинна забезпечити не тільки повторне застосування шаблонів та фрагментів раніше підготовлених резолюцій і документів, а й можливості колективної роботи служб діловодства, а й на забезпечення зростання ефективності діяльності посадових осіб, виконавців, працівників секретаріатів для підвищення якості прийнятих рішень і створюваних документів.

Впровадження електронного документообігу та активне включення в автоматизовану обробку документів учасників діловодного процесу підвищить виконавську дисципліну, оперативність і якість контролю виконання доручень, програм і планів.

Список літератури

1. Романов Д.А., Ільїна Т.М., Логінова А.Ю.. «Правда про електронний документообіг». М.: ДМК Пресс2002. «Бізнес ПРО».

2. Чернов В.М. РОО «Якісний аналіз автоматизованих систем документаційного забезпечення управління» довідник. РОО «Гільдія керуючих Документацією» 2005.

3. «Керівництво користувача. АС LanDocs »ЗАТ ЛАНІТ 2004.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
102.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Автоматизована система документаційного забезпечення управлінських
Автоматизована система документаційного забезпечення управлінських 2
Організаційне забезпечення діяльності відділу документаційного забезпечення управління Костромської
Служба документаційного забезпечення управління
Основи документаційного забезпечення управління
Організація і технологія документаційного забезпечення управління
Завдання та функції служби документаційного забезпечення управління
Структура і функції служб документаційного забезпечення управління
Сучасна організація і технологія документаційного забезпечення управління
© Усі права захищені
написати до нас