Ім'я файлу: Семінар 3 Особливості проведення наради з великою кількістю учас
Розширення: docx
Розмір: 29кб.
Дата: 04.03.2024
скачати
Пов'язані файли:
Практична 4.docx
практичне № 1.docx
Практичне заняття 7 ТМВ.docx
практична.odt
Практична в.odt
Салига.docx
Тема 09. СУБ’ЄКТ КРИМІНАЛЬНОГО ПРАВОПОРУШЕННЯ.docx

Семінар 3 Особливості проведення наради з великою кількістю учасників: реєстрація учасників, організаційно-технічне забезпечення.

В практиці управління часто доводиться стикатися з такими завданнями, вирішення яких неможливе без залучення багатьох спеціалістів, обміну думками та отримання інформації з проблем, які виникають. Проведення нарад, зборів, засідань може бути закладено в організаційно-статутній формі установи, організації тощо.

Слово "нарада" визначається тлумачним словником як похідне від слова "радитись", тобто разом з кимось обговорювати що-небудь. Таким чином, під словом "нарада" розуміємо такий вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в певному місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше визначеними питаннями.

Оскільки у прийнятті колегіальних рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності дорого коштує й до нього необхідно підготуватись відповідним чином.

Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, що супроводжує протокол:

  • порядок денний,

  • списки учасників,

  • доповіді та тези основних доповідей,

  • довідки з обговорюваних питань,

  • проекти рішень (або постанов) з кожного питання. Документування підготовки засідання, зазвичай, полягає передусім у складанні порядку денного, до якого можуть бути включені питання, не передбачені планом, але як такі, що потребують обов'язкового розгляду на засіданні.

До порядку денного рекомендується включати невелику кількість питань, щоб можна було ґрунтовно обговорити їх на засіданні. Питання порядку денного слід розподіляти в порядку їх важливості так, щоб запрошені на засідання витрачали якомога менше часу в очікуванні розгляду своїх питань.

До порядку денного додають список запрошених на засідання з зазначенням їх посади, звання та організації, яку вони представляють.

У великих установах до засідань із найбільш важливих питань складається довідка щодо їх суті, в якій зазначається причина й мета винесення питання на обговорення. Винесення питання на обговорення на нараді може бути виконаним не тільки з ініціативи керівника установи, а й з ініціативи окремих структурних підрозділів.

Матеріали засідання подаються, як правило, за три-п'ять днів керівникові установи і після їх розгляду разом з повідомленням про засідання надсилаються членам колегіального органу. Попереднє розсилання матеріалів дає можливість вносити зміни в той проект рішення, який уже є, і тим самим прискорює вирішення питань на засіданні.

Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. При підготовці до великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких запланована участь працівників установ, організацій з інших областей, міжнародних організацій, рекомендується передбачати такі моменти:

- відпрацювання порядку денного;

- визначення кола учасників;

- ознайомлення майбутніх учасників з порядком денним;

- відпрацювання регламенту наради;

- підготовку матеріалів, які будуть розглядатися на нараді: а) доповіді чи інформаційні повідомлення організатора наради;

б) доповіді майбутніх учасників;

в) інформаційно-довідкові матеріали, які можуть знадобитись у ході наради;

г) проект рішення;

- організаційне забезпечення наради:

а) реєстрація учасників;

б) розміщення учасників;

в) транспортне забезпечення учасників;

г) харчування учасників;

д) культурно-масові заходи;

ж) інформування учасників з питань, що їх цікавлять; є) забезпечення учасників канцтоварами; організаційна робота секретаріату наради; технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);

- документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів):

а) складання протоколу (стенограми) підсумкових матеріалів;

б) розмноження підсумкових матеріалів;

в) забезпечення цими матеріалами учасників наради; проведення анкетування учасників наради:

а) про роботу наради;

б) про рівень організації і проведення наради: складання фактичного кошторису проведення наради.

Якщо в підготовці наради бере участь група, має бути розроблено план, затверджений посадовою особою, яка відповідає за нараду.

У відповідному документі зазначається тема, яка обговорюватиметься на нараді, перелічуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень тощо, які пропонуються для обговорення і додаються короткі дані про тих, хто виступатиме: їх прізвища, імена по батькові (повністю чи скорочено), посада, звання, вчений ступінь.

Уточнюється список осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (повідомлення) на нараду.

Регламент роботи наради повинен передбачати чітку організацію її проведення, порядок питань, що розглядаються, процедурні сторони. Загальна тривалість наради не повинна перевищувати трьох-чотирьох годин на день.

Для заходів, які відбуваються регулярно, регламент виробляється й затверджується один раз. Для неперіодичних заходів регламент встановлюється на початку засідання кожного разу.

Примірний регламент наради наведено на рис. 4.3



Рис. 4.3. Примірний регламент наради

Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, регламентується постановами, рішеннями, розпорядженнями. Постанови і рішення приймаються в результаті обговорення на засіданнях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах. Документами діяльності колегіальних органів є постанови, рішення, розпорядження, протоколи, стенограми, повідомлення.
скачати

© Усі права захищені
написати до нас