РЕФЕРАТ по курсу «Менеджмент» по теме: «Информационные технологии в управлении» 1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний. Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении. Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов: ручная ИТ; механическая ИТ; электрическая ИТ; электронная: появление больших ЭВМ в конце 70-х; появление больших ЭВМ в конце 80-х. Особенность современных ИТ: Распределённая компьютерная техника; Дружественное программное обеспечение; Развитые коммуникации; Развитие сети Internet. Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный. 2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Современное делопроизводство включает: обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции. Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие: организационная; распорядительная; организационная; информационно-справочная; по личному составу; плановая. Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей: 1) в области обработки документов: обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; 2) в области контроля за исполнительской дисциплиной: обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков прохождения и исполнения документов; 3) в области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов. Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации. В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации: Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Основные функции документов: сканирование документов; запись на сервер; классификация документов; передача изображений на рабочую станцию; поиск изображений по отдельным элементам; рассылка и печать. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла. Основные функции: сканирование; распознавание текста; форматирование в текстовый файл. 2 вида систем распознавания символов: обучаемые (FineReader); интеллектуальные (Cunei Form). Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов. Основные функции: индексирование документов полнотекстовый поиск по ключевым словам; ассемблирование документов; организация доступа к документу независимо от места его хранения; защита данных; организация выдачи и возврата документа; контроль версии документа; рассылка документа. Пример: Documentum. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами. Основные функции: электронная почта; поддержка видеоконференций; управление изображениями; совместное использование документов; маршрутизация; календарное планирование. Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Основные функции: описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур); организация хранения документов и возможность их просмотра; организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов; ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку; установка прав на работу с документами; контроль исполнения документа; поддержка коллективной работы с документом. Пример: Staff Ware. 3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное. Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния. Комплекс технических средств составляют: компьютеры любых моделей; устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; устройства передачи данных и линий связи; оргтехника и устройства автоматического съема информации; эксплуатационные материалы и др. Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов. Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет: построить распределенные хранилища информации (базы данных); расширить перечень решаемых задач по обработке информации; повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК; создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту; снизить стоимость обработки информации. Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями. В распределенных системах используются три интегрированные технологии. Технология «клиент – сервер». Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты. 4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами. Существует несколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows). Основные функции текстовых процессоров: Ввод и форматирование текста Хранение и воспроизведение Разметка Редактирование Верстка Печать Орфография Деловая графика Новые функции, реализуемые в последних версиях Word: Мастер создания писем. Фоновая проверка грамматики. Средства рисования таблиц. Решение для Internet-Intronet: гипертекстовые ссылки создание HTML страниц Инструментарий для коллективной работы. Электронная почта, списки-ссылки. Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ). Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое. Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов). Новые функции Excel-2000 Автокоррекция при вводе формул Настраиваемые ячейки Новые показатели Наглядная печать Многоступенчатая отмена Решение для Internet-Intronet Web-запросы Многопользовательский режим работы Импорт из HTML формата 5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД) Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных. Типы структур БД: Линейные списки. Цепной список. Инвертированный файл. Индексный файл. Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД. Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных). Безопасность СУБД – защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент. Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД: 1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям). 2. Управление доступом информации: идентификация пользователя; авторизация (проверка полномочий); регистрация обращения к защищенным ресурсам; реагирование системы при попытках несанкционированных действий. 3. Механизм шифрования. 4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере. 5. Принуждение – метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности. 6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития. 6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации Основные отличия ГВС и ЛВС: ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации). ГВС – общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС – специальные каналы связи. INTERNET – новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику. Имеется два типа доступа в INTERNET. 1. Режим Shell. К интерфейсу подключается только ПК провайдера. Основные черты: – пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell). – К Internet подключен только ПК провайдера. 2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol) – ПК пользователя становится частью Internet. – провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл. Список литературы 1. Борзов К.Л. Менджмент. – М.: Юристъ, 2003. 2. Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005 3. Менеджмент: Конспект лекций. – М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева). М., 2006. 4. Информационное обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева). М., 2007. |