Програмне забезпечення автотранспортних підприємств
Програми для автотранспортних підприємств належать до локальних, оскільки мають порівняно невеликі функціональні можливості та забезпечують оперування із простої ієрархії. Задачею таких є інформаційне забезпечення та автоматизація роботи функціональних підрозділів, основними з яких є:
– відділ експлуатації, який приймає замовлення на перевезення, забезпечує техніко – економічне планування виконання замовлення (вибір необхідного Ί3, оптимального маршруту), реалізує оперативне управління перевізним процесом (закріплення завдання за конкретним водієм, автомобілем, контроль виходу автомашин на лінію та роботу на маршруті, оформлення транспортної документації), проводить динамічні зміни планових маршрутів при відхиленнях перевізного процесу від плану;
– фінансово-бухгалтерський відділ, який веде облік роботи водіїв, пробіг та мотогодини роботи транспортних засобів, використання паливно-мастильних матеріалів, обробку маршрутних листів виконаних замовлень; виконує розрахунки з клієнтами, нарахування заробітної плати водіям, ремонтникам, інженерному та допоміжному персоналу АТП, веде облік та амортизацію основних фондів підприємства, аналізує основні показники підприємства, собівартість перевезень; веде облік комірного господарства (склад запчастин, облік шин, акумуляторів);
– технічний відділ, який забезпечує планування робіт з технічного обслуговування, ремонту транспортних засобів, контролює проведення цих робіт, виконує та контролює нормування витрат ПММ.
Підсистема управління перевезеннями АТП (або служба експлуатації) є основним виробничим підрозділом, який функціонально об'єднує підсистеми техніко-економічного планування та оперативного управління перевізним процесом. Задачами служби експлуатації є:
– організація перевезень вантажів;
– забезпечення виконання поточного плану роботи АТП;
– досягнення найбільш ефективного використання рухомого складу при необхідному рівні якості перевезень;
– забезпечення безпеки руху ТЗ на лінії;
– вивчення вантажопотоків, аналіз клієнтури та ринку перевезень;
– підготовку угод з клієнтами;
– планування оптимальних маршрутів перевезення, контроль стану під'їзних доріг та завантажувально-розвантажувальних пунктів (ЗРП);
– вивчення можливостей підвищення рівня механізації та автоматизації ЗРП;
– складання змінно-добового плану та підготовка завдань водіям. Структуру типової служби експлуатації наведено на рис. 4.4, яка може змінюватись залежно від кількості та видів ТЗ і типу АТП.
Вантажна група є базовою у службі експлуатації, виконуючи функції:
Рисунок 4.4 – Типова структура служби експлуатації
Підготовлений змінно-добовий план передається до диспетчерської для реалізації завдань, які диспетчера готують у вигляді подорожніх листів, де лінійний диспетчер призначає конкретні транспортні засоби, водіїв, допоміжне спецоснащення. Після повернення транспортного засобу до АТП водій передає у диспетчерську подорожній лист і товарно-транспортні накладні для проведення всіх відповідних розрахунків. Цю роботу виконує контрольно- розрахункова група. Оброблені дані щодо роботи водіїв, виконаної роботи за замовленням, передаються далі до фінансово-бухгалтерського відділу для відповідного обліку і розрахунків. Також техніки цієї групи готують дані для планування перевезень вантажною групою – визначають потреби у ПММ за кожним маршрутом і конкретним автомобілем, визначають тарифи на експлуатацію кожної моделі транспортних засобів тощо.
Відповідно задачами програм АТП є типові для автотранспортних підприємств функції:
– ведення баз даних по автопарку, кадровому забезпеченню та клієнтах;
– ведення журналу диспетчера АТП – диспетчерський контроль за випуском автомобілів на лінію, вихід водіїв, виконання змінних завдань;
– виписка та таксирування дорожніх листів, ведення табеля роботи водіїв;
– оперативна обробка дорожніх листів та товарно-транспортної документації;
– облік фактичних і нормативних витрат пального по водіях, автомобілях, бригадах;
– облік залежності витрат пального від погодних умов та умов експлуатації;
– розрахунок комплексу техніко-економічних показників використання автотранспорту за марками машин, гаражними номерами, видами перевезень;
– аналіз виконання змінно-добових завдань водіями, планів перевезень по бригадах, автоколонах, АТП, по клієнтурі й т. д.;
– формування оперативних довідок про роботу водіїв, бригад, виконання клієнтурного плану.
На програмному ринку широко представлені численні програми для роботи у транспортних організаціях, сервісних центрах, автомагазинах тощо. Працюють багато програм, розроблених на замовлення транспортних організацій під їх потреби. Порівняльний аналіз поширеного програмного забезпечення для АТП наведено у табл. 4.1.
Таблиця 4.1 – Поширені програми для АТП
| Характеристика систем | Гектор: Путевые листы | Звезда: Путевые листы | Ивнинг- Автопарк | Информ Авто | 1-С Рарус: Автотранспорт |
| Засоби розробки (СУБД) | Fox Pro 2.6 | Серверна Pervasive SQL | Fox Pro | MSM- технологія | Настройка до 1С:Бугалтерія |
| Основні функції користувачів | Бухгалтерія. диспетчер | Бухгалтерія, диспетчер | Техвідділ, диспетчер, склад | Диспетч, від. обробки | Бухгалтерія, диспетчер |
| Зв'язок з бух. – системами | Зар. пл. водіїв | Зар. пл. водіїв, рахунки клієнтів | Передач а даних на склад | Передача даних у бух | Убудована 1С:Бухгалтерія |
| Розрахунок зарплати водіїв | є | є | | є | є |
| Виписка рахунків | В програм | є | - | У програм | є |
| Складський облік | | | є | У бухгалтерії | |
| Амортизація | - | є | - | Є | є |
| Взаєморозрахунки 3 клієнтами | є | є | | є | є |
| Взаєморозрахунки 3 водіями | | | є | є | |
| Облік палива | є | є | є | є | є |
| Облік мастил | - | - | є | - | - |
| Оренда авто – транспорту | - | - | є | - | - |
| Генератор звітів | - | є | є | | - |
Як видно з наведеної таблиці, програми відрізняються середовищем, інтерфейсом, структурою, проте всі є локальними, орієнтованими на господарські задачі автотранспортних підприємств. Як засоби розробки програм СКБД використовується програмне забезпечення, що базується на лінгвістичних можливостях мови SQL.
У наведеному переліку програм більше за все приділяється увага автоматизованій обробці даних з транспортної документації, інформація якої дозволяє враховувати та вести розрахунки таких задач, як час у наряді, простої, у русі, загальний пробіг, пробіг із вантажем та без вантажу, фактичні витрати пального. Ці та інші дані перевізної документації є також основою для нарахування заробітної плати водіям та вартість виконаної роботи замовникам транспорту.
Подальший розвиток подібних програм відбувається у напрямі створення більш потужних інтегрованих систем управління усім автотранспортним підприємством або холдингом. У таких транспорт як підсистема являє собою сукупність задач планування, організації, контролю, регулювання та обліку перевізного процесу. До задач підсистеми у більшості програм входять:
– оптимальне змінно-добове планування перевезення вантажів і пасажирів, розробка оптимальних схем доставки вантажів;
– оптимальний розподіл вантажопотоків між транспортними засобами різного типу та розробка схем закріплення споживачів за виробниками продукції;
– розрахунок погодинних графіків роботи транспортних засобів;
– диспетчерський контроль за випуском автомобілів на лінію, вихід водіїв, виконання змінних завдань та автоматизована обробка документації;
– ведення табелів роботи водіїв і ведення журналу диспетчера АТП;
– виписка і таксирування маршрутних листів, їх оперативна обробка та товарно-транспортної документації;
– облік фактичних і нормативних витрат пального по водіях, автомобілях, бригадах залежно від погодних умов та умов експлуатації;
– розрахунок комплексу техніко-економічних показників використання автотранспорту по марках машин, гаражних номерах, видах перевезень;
– аналіз виконання змінно-добових завдань водіями, планів перевезень по бригадах, автоколонах, АТП, по клієнтурі і т. д.;
– формування оперативних довідок про роботу водіїв, бригад, виконання клієнтурного плану;
– формування звітів за запитом керівництва підприємства та державних органів;
– формування та наповнення сайта підприємства у зовнішній мережі тощо.
Модульна структура однієї з поширених програм із наведеними можливостями зображена на (рис. 4.5) [6].
Рисунок 4.5 – Структурна схема програми для керування автотранспортом
1. Модуль диспетчеризації. Призначений для оформлення замовлень на транспортні засоби, розподіли їх по автомобілях. Замовлення можуть прийматися як від сторонніх замовників, так і від внутрішніх підрозділів організації. Зручний графічний інтерфейс АРМ ДИСПЕТЧЕР дозволяє групувати замовлення по регіонах доставки, за поточним станом, з мінімальними маніпуляціями клавіатурою і мишею розподіляти замовлення серед доступних автомобілів.
2. Модуль обліку перевезень. У даному модулі реалізований облік дорожніх листів різних видів:
– міжнародного дорожнього листа (Форма № 1);
– вантажного автомобіля (Форма № 2);
– легкового автомобіля (Форма № 3).
Програма дозволяє виписувати дорожні листи різними способами:
– формувати новий дорожній лист вручну;
– формувати список дорожніх листів на підставі рознарядки;
– формувати список дорожніх листів за допомогою пакетної виписки.
При заповненні нового дорожнього листа програма автоматично
переносить залишки палива та показання спідометра із попереднього дорожнього листа. Розклад роботи автомобіля установлюється згідно з вибраним режимом роботи або заповнюється за замовчуванням з облікової системи організації. Прізвище водія підставляють у подорожні листи відповідно до складів екіпажів і графіків роботи. Процедура закриття подорожнього листа автоматично виконує такі розрахунки:
– розрахунок виробітки автомобіля та устаткування;
– розрахунок виробітки, облік відпрацьованого часу для табеля обліку роботи водіїв і нарахування зарплати водіїв;
– розрахунок нормативної та фактичної витрати ПММ.
Розрахунок виробітки у дорожніх листах може виконуватися за різними параметрами. Основні параметри (пробіг, вага вантажу, вантажообігу, час у наряді, у простої) обумовлені у системі. Використовуючи довідники, можна набудовувати будь-які довільні параметри виробітки і надалі аналізувати цю інформацію.
Для великих організацій зручно користуватися можливостями сервісу автоматичної пакетної виписки дорожніх листів. При пакетній виписці програма перевіряє, чи є кожен автомобіль придатним до експлуатації за такими параметрами:
– відсутність реєстраційних документів з минулим терміном дії (талон технічного огляду, страховий поліс);
– відсутність планового технічного огляду та строки його наближення;
– відсутність незакритого попереднього дорожнього листа;
– відсутність незакритого ремонтного листа.
У режимі пакетної виписки диспетчер може проглянути заздалегідь створені дорожні листи, за необхідності внести зміни та відхилення, зберегти і роздрукувати як загальний список дорожніх листів, так і окремо вибрані дорожні листи.
У програмі реалізовані звіти щодо роботи автомобілів:
– звіт з виконаної роботи кожного з транспортних засобів;
– звіт щодо пробігу транспортних засобів;
– звіт щодо напрацюванню допоміжного устаткування;
– звіт щодо простоїв транспортних засобів;
– журнал дорожніх листів;
– картка роботи транспортних засобів;
– звіт за техніко-експлуатаційними показниками;
– звіт щодо роботи водіїв.
3. Модуль обліку ПММ. Програма дозволяє вести облік надходження, видачі та витрат паливно-мастильних матеріалів. Надходження і видача пального може здійснюватися різними способами:
– придбання за готівку;
– видача по талонах;
– придбання за картками безготівкової оплати;
– видача зі складу підприємства;
– придбання у стороннього постачальника.
Якщо постачальники ПММ надають дані щодо деталізації заправок в електронному вигляді відомого формату (наприклад, DBF, EXCEL, TXT), то при незначних доопрацюваннях програми ці дані можуть автоматично завантажуватися до діючої програми.
4. Модуль взаєморозрахунків. Функціональне призначення модуля – настроювання довідників прейскурантів і тарифів, формування рахунків і актів за транспортні послуги. Розрахунок вартості послуг ведеться для товарно- транспортних документів, які вводяться на підставі подорожніх листів. Вартість може бути розрахована як автоматично за тарифами, так і введена вручну довільною сумою. На підставі товарно-транспортних документів спеціальною обробкою за будь-який період можна сформувати акти і рахунки. У доповнення до типових друкарських форм цих документів у програмі передбачений друк детального реєстру рахунків.
5. Модуль обліку витрат. Програма дозволяє вести облік витрат у розрізі автомобілів, статей витрат, контрагентів і підрозділів. Прямі витрати розподіляються на підставі даних дорожніх листів, ремонтних листів, заправок ПММ. Непрямі витрати можуть розподілятися за такими правилами:
– порівну між усіма автомобілями;
– пропорційно якому-небудь параметру роботи (наприклад, пробігу, часу у роботі);
– пропорційно балансовій вартості автомобілів.
6. Модуль обліку роботи водіїв. Програма дозволяє вести облік відпрацьованого часу водіїв, формувати табель обліку робочого часу, виконувати нарахування заробітної плати за дорожніми листами. У модулі реалізовані різні способи розрахунку заробітної плати – відрядний, від виручки, постійні доплати, фіксованою сумою. Відрядні тарифи можна налаштовувати для будь-якого параметра виробітки. Використання фільтрів дозволяє обмежувати дії тарифів для окремих автомобілів, моделей, маршрутів, контрагентів. Для великих організацій зручно поєднувати тарифи у тарифні плани, що істотно полегшить роботу з настроювання і супроводу тарифів.
7. Модулі виробничо-технічного відділу та ремонтів забезпечують автоматизацію управління виробничими підрозділами автопідприємства, які виконують технічне обслуговування і ремонт рухомого складу, інші автотехнічні послуги. У рамках відділу вирішуються питання:
– ведення обліку стану транспортних засобів;
– облік дорожньо-транспортних пригод, їх причин та наслідків;
– планування і управління процесом технічного обслуговування та ремонту; - прогнозування технічного стану транспортних засобів та розрахунок графіків профілактичного обслуговування транспортних засобів;
– розподіл завдань на ремонт та обслуговування між виробничо- ремонтними підрозділами і бригадами, розрахунок завантаження виробничо- ремонтного обладнання;
– планування складських запасів та поставок запасних частин для ремонту;
– діагностика та випробування транспортних засобів стендовими засобами. Відповідно до завдань функціонують модулі відділів:
– контроль документів (талони техогляду, страхові поліси);
– планування та контроль технічного обслуговування і ремонтів;
– контроль витрат запасних частин і заміни шин;
– облік дорожньо-транспортних пригод і страхових випадків;
Настроювання планового технічного обслуговування та ремонтів може бути виконане як за різними параметрами виробітки (пробіг, напрацювання у мотогодинах і т.д.), так і за заданою календарною періодичністю. Наприклад, план проходження ТО-1 може бути налагоджений через кожні 10000 км., але не рідше раз на рік. У програмі передбачені можливості обліку виконання ремонтів, як на власній ремонтній зоні, так і у сторонніх автосервісах.
Контроль термінів закінчення документів може виконуватися декількома способами – у вигляді спеціального звіту, із відображенням у формі списку спеціальних піктограм автомобілів. Програма дозволяє вести облік усіх ДТП, фіксувати їх причини та вину водіїв, порівнювати виплати страхових компаній з реальною вартістю ремонтів.
Загальна структура підсистеми виробничо-технічного відділу та ремонтів великого автотранспортного підприємства може бути розподілена на оперативні підсистеми технічного відділу, поточного та капітального ремонту, оглядові та діагностичні пости тощо. Технічно підсистема будується за принципом розподілу на автоматизовані робочі місця технічних фахівців (АРМ) і технологічні локальні підсистеми керування (ЛСК) окремими функціональними комп'ютеризованими установками, механізмами, постами. Для АРМ технічних фахівців залежно від їх функцій може встановлюватись певний тип систем автоматизованого проектування конструкторського та технологічного характеру (САПР К і САПР Т), проте загальна робота відділу відбувається у рамках основного СКБД у архітектурі клієнт – сервер (рис. 4.6).
Технологічні локальні підсистемі керування побудовані на базі мікропроцесорних засобів управління і повністю інтегровані до мереж АСК.
Для автосалонів, автосервісів, магазинів запасних частин використовують спеціалізовані програми, що основані на базах даних запчастин для автомобілів різних марок. Крім модуля Запасні частини, програма може вміщувати модуль Управління сервісним центром, яким реалізує керування ремонтними роботами; Фінансовий блок, де реєструються всі операції по касових та банківських рахунків підприємства; модуль Обмін даними, через який виконується обмін даними програми з бухгалтерськими системами та каталогами виробників; модуль Адміністрування, який слугує для організації безпечної роботи підприємства та клієнтів, рангованого доступу до бази даних.
Рисунок 4.6 – Архітектура мережі підсистем виробничих підрозділів АТП
1 2 3