1
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ДВНЗ «УЖГОРОДСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ» ФАКУЛЬТЕТ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ КАФЕДРА ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СИСТЕМ ВО. Нелюбов
Ю.Ю. Білак
Microsoft Aссess 2016
Навчальний посібник в електронному вигляді Ужгород – 2019
2
УДК – 004.43 Н - 27
Microsoft Aссess 2016: навчальний посібник в електронному вигляді / Укладачі ВО. Нелюбов, Ю.Ю. Білак. Ужгород ДВНЗ «УжНУ», 2019. 73 с. У навчальному посібнику викладено відомості щодо ефективної роботи з про- грамою пакета Microsoft Office 2016 – Aссess. З багатьох можливостей цієї програ- ми розглянуті найбільш важливі для створення баз даних в різних професійних сферах. Основна увага приділяється опису методики практичної роботи. Посібник рекомендовано студентам, для яких комп'ютерні технології є основними у роботі за фахом, – його може бути використано як для аудиторних, лабораторних і практич- них занять, так і для самостійної роботи як самовчитель.
Рецензенти:
Головач Йожеф Ігнацевич – доктор технічних наук, професор кафедри про- грамного забезпечення систем факультету інформаційних технологій ДВНЗ «УжНУ»;
Міца Олександр Володимирович – кандидат технічних наук, доцент, завіду- вач кафедри інформаційних управляючих систем та технологій ДВНЗ «УжНУ».
Затверджено на засіданні кафедри програмного забезпечення систем як навчальний посібник з курсу ″Організація баз даних і баз знань″, протокол № 8 від 26 березня 2019 р. Рекомендовано до публікації Вченою радою факультету інформаційних тех- нологій ДВНЗ «УжНУ», протокол № 9 від 05 квітня 2019 р.
© ВО. Нелюбов, Ю.Ю. Білак, 2019
© ДВНЗ «УжНУ», 2019
3
ЗМІСТ
Стор. ПОЧАТОК РОБОТИ З MICROSOFT ACCESS 2016……………………………
6 Запуск Access …………..…………………………………………………………
7
Інтерфейс…………………………………………………………………………..
8
Первинна настройка Access ……………….……………………………………
16
Параметри за промовчанням…………………………..…………………...
16
СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ…………………………….....................................
23
Створення нової порожньої бази даних………………………………………
23
Створення нової бази даних на основі шаблону.
25
Створення бази даних на основі доступного шаблону 25
СТВОРЕННЯ ОБ’ЄКТІВ БАЗИ ДАНИХ…………………………………………...
27
Створення таблиць у базі даних…………………………………………….…
27
Створення нової таблиці в новій базі даних……………………………..
27
Створення нової таблиці в наявній базі даних……………………….….
27
Створення таблиці Конструктором таблиць ...................................
27
Встановлення та змінення ключа таблиці………………………………
28
Видалення ключа
29
Встановлення імені і типу даних для поля
29
Встановлення властивостей поля.
31
Встановлення властивостей таблиці……………………………….….
32
Перетворення стовпця на поле підстановки…………….………….…
34
Створення, редагування та видалення зв’язків між таблицями…..
36
Створення зв’язку між таблицями за допомогою команди Зв’язки ..
36
Змінення властивостей зв’язку між таблицями………………………..
38
Налаштування типу об’єднання……………………………………………
38
Видалення зв’язку між таблицями………………………………………….
39
Імпортування та зв’язування для створення таблиці…………..........
40
Додавання полів до таблиці в поданні таблиці………………………….
40
Безпосереднє встановлення типу і формату даних…………………..
42
Запити………………………………………………………………………………
43
Створення запитів на мові QBE …………………..................................
43
Створення запитів на мові SQL……………………………………...........
45
Форми………………………………………………………………………………
45
Створення форми за допомогою автоматичного засобу Форма.
45
Створення розділеної форми за допомогою засобу Розділена форма
46
Створення форми, в якій відображаються кілька записів, за допо-
могою засобу Кілька елементів……………………………………………..
47
Створення форми за допомогою Майстра форм
48
Створення і модифікація форму режимі Конструктора.
50
Встановлення параметрів форми та її елементів…………………….
55
Змінення форму Режимі розмітки…………………………………………
56
Створення форми за допомогою засобу Пуста форма.
57
Звіти…………………………………………………………………………………
57
Створення звіту за допомогою засобу Звіт…………………………….
57
Створення звіту за допомогою Майстра звітів……………………….
58 Робота зі звітом у режимі Конструктора ………………………………
60
Елементи керування звіту………………………………………………….
63
4
Налаштування звіту в поданні розмічування……………………………
64
Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою……….
65
Перегляд звіту в режимі Попереднього перегляду…………………….
66
Друк звіту………………………………………………………………………
67
Макроси……….……………………………………………………………………
68
Створення ізольованого макросу
68
Увімкнення й вимкнення макросів……………….....................................
71 РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА .................................................................
72
5
АВТОРИ ВСТУП Основу переважної більшості інформаційних систем складають бази даних
(БД). Тому фахівцям у галузі інформаційних технологій необхідне професійне во- лодіння інструментами для створення і супроводження БД. Одним із таких інстру- ментів є система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access 2016.
Вивчення СУБД Access є доцільним не тільки з точки зору опанування певною частиною навчального матеріалу, але і з метою подальшого ефективного викорис- тання в професійній діяльності. У методичних вказівках викладаються основи роботи з СУБД Access 16, за більш детальною інформацією слід звернутися до фундаментальних літературних джерел [5, 6].
Нелюбов
Володимир Олександрович
Білак
Юрій Юрійович
Кандидат технічних наук, професор кафедри програмного забезпечення систем, завідувач лабораторії мультимедійних технологій навчання.
Понад 120 наукових і методичних праць.
Наукова спеціалізація:
- математичне моделювання технічних систем
- використання ІТ в навчанні. Кандидат фізико-математичних наук, доцент, завідувач кафедри програмного забезпечення систем.
Понад 50 наукових і методичних праць.
Наукова спеціалізація: обробка великих масивів даних.
6 ПОЧАТОК РОБОТИ З MICROSOFT
ACCESS
2016 У цій главірозглядаються основні властивості та можливості програми для створення, супроводження і використання баз даних Access 16. Розглянуто запуск програми, її інтерфейс і первинне настроювання для ефективної роботи. Основу переважної більшості інформаційних систем становлять бази даних
(БД). Тому фахівцям у галузі інформаційних технологій необхідне професійне во- лодіння інструментами для створення і супроводження БД. Одним із таких інстру- ментів є система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access.
Access
2016 ‒ найбільш потужна реляційна повнофункціональна настільна СУБД, за допомогою якої можна не тільки будувати і супроводжувати БД, але й створювати високоякісний інтерфейс користувача, що переводить БД на більш які- сний рівень – рівень застосування. За допомогою СУБД Access зручно створювати клієнтську частину клієнт-серверної інформаційної системи, причому спочатку мо- жна створювати тільки клієнтську частину і вже після її випробування і налагоджен- ня розділити застосування на серверну і клієнтську частини. Серверна частина складається переважно з таблиць загального доступу, розміщується на комп’ютері- сервері і супроводжується потужною корпоративною СУБД, наприклад, Microsoft
SQL Server
. Клієнтська частина складається переважно з форм, які є основою інте- рфейсу, розміщуються на комп’ютерах користувачів і супроводжуються настільною СУБД Access. Такий підхід значно спрощує розробку застосувань будь-якої склад- ності. Крім того, Access має механізм публікації баз даних в Інтернеті.
Access орієнтована в першу чергу на користувачів Microsoft Office, у тому числі і не знайомих з програмуванням. Це, зокрема, виявилося в тому, що вся інформа- ція, яка відноситься до конкретної бази даних, а саме таблиці, індекси, правила по- силальної цілісності, бізнес-правила, список користувачів, а також форми і звіти зберігаються водному файлі, що в цілому зручно для звичайних користувачів.
Остання версія цієї СУБД - Access 2016 включає такі основні компоненти:
‒ засоби побудови таблиць і маніпуляції даними Access і даними з інших про- грам Ms Office: Word або Excel.
‒ засоби створення запитів, форм і звітів. Звіти можуть бути експортовані у формат Ms Word або Ms Excel, а для автоматизації використовується вбудована мова Visual Basic for Applications (VBA), загальний для всіх програм Ms Office.
‒ засоби публікації звітів в Internet.
‒ засоби створення клієнтських додатків для Microsoft SQL Server.
Access може бути використана, з одного боку, як настільна СУБД і складова частина офісного пакету, аз іншого боку, як клієнт Microsoft SQL Server, що дозво- ляє здійснювати його адміністрування, маніпуляцію його даними і створення додат- ків для цього сервера. Вище перераховані тільки основні можливості Access, які можуть бути у нагоді студентам і викладачам. Багато інших корисних і потужних можливостей відкриється у міру опанування цією чудовою програмою.
7 Запуск Access
Якщо істотна частина роботи на комп'ютері присвячена роботі з базами даних, то доцільно налаштувати зручний доступ до програми Access, її швидкий запуск і відкриття потрібного документа.
Існує кілька способів запуску Access, але найбільш ефективним є запуск кла- цанням по значку Access на Панелі завдань (рис. 1). Попередньо значок Access необхідно закріпити на цій панелі. Значки всіх встановлених на комп'ютері програм відображаються на панелі Всі
додатки, яка відкривається після клацання по кнопці Пуск, розташованої в лівому нижньому кутку екрану. Додатки (програми) на цій панелі розташовуються відповідно до їх назв за абеткою. Отже, для пошуку потрібної програми необхідно витратити деякий час. Для полегшення пошуку програм їх закріплюють на Початковому ек-
рані, який знаходиться праворуч від панелі Всі додатки. Для цього значок програ- ми з панелі додатків потрібно перетягнути на початковий екран, при цьому значок перетвориться на плитку. Для запуску програми досить клацнути відповідну плитку.
Щоб закріпити значок програми на Панелі завдань, яка розташовується в ни- жній частині екрана праворуч від кнопки Пуск, необхідно перетягнути туди плитку програми лівою кнопкою миші або натиснути правою кнопкою мишки по значку пот- рібної програми на Панелі додатків або по плитці і з контекстного меню (рис. 1) вибрати Більше → Закріпити на панелі завдань. Зручність запуску програм з
Панелі завдань полягає в тому, що:
- панель завдань з розташова- ними на ній значками програм, зав- жди відображаються на екрані та не перекриваються іншими елементами.
- програма запускається одним клацанням по її значку
- при натисканні правою кнопкою по значку розгортається список з назв документів, які відкривалися останніми; Панель завдань Значок
Access
Мініатюри документів Рисунок 2 Рисунок 1 Значок
Access Значок
Access Панель початковий екран Панель всі додатки Кнопка Пуск Панель завдань
8
- якщо відкрито кілька документів, то при наведенні покажчика на значок про- грами на екрані відображаються їх мініатюри (рис. 2), що дозволяє швидко вибрати потрібний.
Інтерфейс
Інтерфейс — це сукупність інструментів (команд, за допомогою яких корис- тувач може взаємодіяти з комп'ютерною програмою.
Програма Access запускається після клацання по її значку (рис. 1, 2) і відкри- вається в стандартному для додатків Ms Office вікні (рис. 3), в якому відображаєть- ся база даних та інструменти для роботи з нею. До основних елементів інтерфейсу Access відносяться (рис. 3):
1. Рядок заголовка завжди відображається у верхній частині вікна і відповідає назві (імені) документа
2. Кнопки управління розмірами вікна завжди знахо- дяться в його правій верхній частині;
3. Кнопки команд. Користувач управляє Access за допомогою команд (інструментів). Команди прикріплені до кнопок, які являють собою піктограми (значки) – невеликі Рядок заголовку
14
.
Робоча область
9.
Колекція
7.
Контекстна вкладка Вкладки команд
11
. Вкладки об’єктів Кнопки команд
11
. Рядок стану
12
. Область об’єктів
13
.
Назви об’єктів
4.
Стрічка Кнопки управління
8.
Розділи
6.
Згорнути стрічку Кнопка подання Панель швидкого доступу Рисунок 3 Рисунок 4
9 прямокутники зі стилізованими (умовними) зображеннями. Ці зображення відпові- дають командам, що робить інтерфейс інтуїтивно зрозумілим, тобто тільки по зо- браженню можна зрозуміти, яка команда буде виконана при натисканні конкретної кнопки. Якщо на мить затримати курсор миші над кнопкою, то вона виділиться ко- льором і під нею з'явиться віконце з текстом підказки про призначення тієї чи іншої команди (рис. 4). У підказці також наводиться поєднання клавіш, одночасне натис- кання яких призводить до виконання цієї команди. Це дуже зручно і дозволяє шви- дко запам'ятати найбільш часто використовувані в роботі комбінації клавіш. Ко- ристь полягає в істотній економії часу. Зазвичай підказки включені за промовчан- ням.
Всього в Access понад 1000 команд. Вони згруповані за функціональним принципом і розміщені на стрічках.
4.
Стрічка являє собою смугу, яка розташовується у верхній частині вікна програми Access. На стрічці розміщуються кнопки команд. Оскільки команд дуже багато, вони за функціональною ознакою згруповані і розміщені на різних стрічках.
Спочатку (за промовчанням) таких основних стрічок 10. Назва кожної стрічки відо- бражається на вкладці (ярлику) 5. На екрані після клацання по відповідній вкладці відображається тільки одна стрічка. Змінити розташування стрічки на екрані немо- жливо, але для збільшення розмірів робочої області стрічку можна згорнути:
‒ командою Згорнути стрічку з контекстного меню. Контекстне меню викли- кається клацанням правої кнопки миші по стрічці;
‒ або натиснувши значок 6. Згорнути стрічку ˄ на правому кінці стрічки;
‒ або сполученням клавіш Ctrl+F1. При цьому на екрані відображаються тільки назви вкладок. Клацання по назві будь-якої вкладки розгортає відповідну стрічку.
5. Вкладки – назви стрічок, які об'єднують командні кнопки за функціональним принципом, наприклад, вкладка Подання містить кнопки, за допомогою яких можна змінювати відображення документа на екрані. Одна з вкладок на стрічці завжди активна. Крім основних вкладок, відповідно до поточного стану об'єкта на стрічці автоматично можуть з'являтися 7. Контекстні вкладки (вкладки, що відповідають конкретному об’єкту та його поточному стану. Наприклад, якщо в БД виділити таб- лицю, то автоматично з'явиться вкладка Робота з таблицями. Якщо відкрити форму в поданні форми, тона стрічці відобразяться лише стандартні вкладки, а якщо відкрити форму в поданні конструктора, то відкриються додаткові контекстні вкладки з інструментами, які дозволяють змінювати форму. Для активізації певної стрічки з
інструментами необхідно клацнути на назві її вкладки. Якщо покажчик миші знаходиться в межах стрічки, то перехід між вкладками можна здійснювати прокручуванням коліщатка миші. Можна також використовувати поєднання клавіш. Для цього необхідно натиснути клавішу
ALT
, поруч з назвами вкладок з'являться Рисунок 5
Індикатор поєднання клавіш для вибору вкладки Ф В С Ш Х
10 літери (рис. 5). Якщо натиснути клавішу з літерою, то стане активною відповідна вкладка, наприклад, якщо натиснути клавішу С, утримуючи клавішу ALT, то стане активною вкладка Створення. Одночасно біля кнопок цієї вкладки з'являться лі- тери або цифри (рис. 6). Натискання клавіш з цими літерами призводить до засто- сування відповідної команди до виділеного об'єкта: натискання клавіші К запускає конструктор форм.
Команди на стрічці відповідають поточному активному об'єкту. Наприклад, як- що відкрити таблицю в режимі таблиці і натиснути кнопку Формана вкладці Ство-
рити в групі Форми, то Access автоматично створить форму на основі активної таблиці. Тобто ім'я активної таблиці буде вказано у властивості форми Джерело
записів.
Основні команди, що утримують певні вкладки, наведені в табл. 1.
8.
Розділи. Щоб прискорити доступ до потрібних команд, інструменти на стріч- ках додатково об’єднані за функціональною ознакою в розділи. Наприклад, в розді- лі Форматування тексту вкладки Основне зосереджені основні інструменти для роботи з текстом на елементах БД: вибір накреслення і розміру шрифту, вирівню- вання тексту, його колір тощо. Всі розділи мають назви.
9.
Колекції. Справа поруч з деякими командними кнопками є трикутник, кла- цання по якому відкриває Колекцію. Колекція являє собою сукупність різновидів певного командного елемента. Наявність трикутника поруч з командної кнопкою свідчить про наявність колекції. Наприклад, на рис. 3 відкрита колекція для коман- дної кнопки Розмір шрифту.
Колекція надає можливість відразу візуально вибрати і переглянути результат виконання певної команди. При наведені покажчика миші на певний елемент коле- кції виділений елемент БД приймає той самий вигляд. Такий інтерфейс має назву –
1 2 3 4 5 6 7