Ім'я файлу: Робота з базами даних в MS Excel.docx
Розширення: docx
Розмір: 153кб.
Дата: 04.12.2021
скачати


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Харківський державний соціально-економічний коледж


РЕФЕРАТ

З дисципліни “Інформатика та інформаційні технології”
На тему: “Використання програми Exel для створення баз данних та їх аналіз”

Виконала студентка гр. 24

Шевченко Д.Л.
Перевірив викладач:

_____Л.А.Кузьміна

Харків 2021
Використання програми Exel для створення баз данних та їх аналіз

  1. Загальні положення

Табличний процесор Excel забезпечує, поряд із власне обробленням електронних таблиць-аркушів, формування ділової графіки, створення, оброблення і підтримку несклад­них, але великих баз табличних даних.

База даних — певний набір даних, призначений для зберігання ін­формації з якоїсь предметної сфери.

У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подають­ся у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх назива­ють просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш із його стовпцями і рядками, текс­том, числами й іншими елементами, але сформований за певними правилами.

Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і заголовний рядок.

Запис — вичерпний опис конкретного об'єкта, що міс­тить низку різнотипних, логічно пов'язаних між собою по­лів, наприклад:

10 АлмазовО. М. 1968 Інженер Харків 86

Кожний запис — це рядок бази даних. Усі записи ма­ють однакову фіксовану довжину, їх кількість, у принципі, не обмежена.

Поле — певна характеристика об'єкта або окремий еле­мент даних у запису. Кожне поле має унікальне ім'я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошу­ку, селекції та сортування даних бази доцільно записи по­діляти по полях, що містять найдрібніші елементи даних. Так, замість одного поля «Прізвище, ім'я, по батькові» кра­ще задати три: «Прізвище», «Ім'я» і «По батькові». Єдину адресу клієнта можна розділити на поля «Поштовий ін­декс», «Місто», «Вулиця», «Номер будинку» і т. п.

Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-списку і має імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Імена мають бути інформативними, лако­нічними та розміщуватися в одному рядку.




Загальний вигляд найпростішої бази даних Excel з ім'ям «Замовлення» зображено на рис. 2.104.

Рис. 2.104. Загальний вигляд бази даних «Замовлення»

Загальні правила формування бази даних:

      • у базі даних, як правило, розміщуються тільки поля початкових даних. Поля, що обчислюються, шапку документа і підсумкові рядки до бази не включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;

      • заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. У разі моно­хромного друку його краще взяти в рамку;

      • після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть порожніми рядками не рекомен­дується;

      • в однойменних полях записів розміщують дані тіль­ки одного типу: числа, тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;

      • текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином можливості пошуку та сортування даних;

      • фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується сприйняття даних користувачем;

      • на одному аркуші бажано розміщувати тільки од­ну базу даних. Інші дані краще розташувати на ін­ших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних мо­жливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.

Формати файлів баз даних

Базу даних, створену засобами Excel, можна зберегти не тільки у стандартному форматі книги (.xls), а й у звичному для баз даних форматі, наприклад, dbf-файлі. У цьому випадку програма коректно визначає типи полів (текст, числове, дата) та їхні довжини (для тексту) на підставі на­явних даних. Для створення dbf-файлу достатньо вибрати значення DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf) у полі Тип файлу діалогового вікна Збереження документа, яке викликається командою Файл/Зберегти як...

Excel дає змогу також працювати з dbf-файлами та файлами баз да­них системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Office Access. Для відкриття таких файлів у полі Тип файлу діалогового вікна Відкрит­тя документа треба, відповідно, вибрати значення Файли dBase (*.dbf) або Бази даних Access (*.mdb; *.mdb). Іншим способом відкриття таких файлів є використання команди Дані/Імпорт зовнішніх даних/Імпорт даних....

Для побудови запитів до баз даних, створених спеціалізованими СКБД (наприклад, SQL Server, MS Access, Paradox, FoxPro), в Excel є спеціаль­ний засіб - програма MS Querry, яку активізують командою Дані/Імпорт зовнішніх даних/Створити запит.... Перевага використання запитів по­лягає в тому, що в Excel переноситься лише потрібна (відфільтрована) частина записів з бази даних.

2.Створення бази даних

Базу даних, як і будь-яку книгу Excel, створюють коман­дою Файл—Создать. Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад «Відомості про замовлення товарної продукції», потім — її заголовний рядок із однорядковими та коротки­ми іменами полів: «Замовник», «Шифр товару» і т. ін. (рис. 2.104). Далі потрібно замінити системне ім'я бази «Книга1» на призначене для користувача, наприклад на «Замов­лення», клацнувши мишею на кнопці Сохранить.

Після натиснення мишею на будь-якій із комірок таб­лиці командою Данные—Форма на екран викликається діалогове вікно, де відображається список уведених даних (рис. 2.105).

Значення полів запису вводять до відповідних комі­рок діалогового вікна у тій послідовності, в якій вони сфор­мовані в таблиці. Перехід між комірками виконується за допомогою клавіші <Таб> або клавіш керування курсо­ром. Усі комірки вікна мають таку ж ширину, як і найширше поле (стовпець) бази. При потребі її можна збіль­шити (зменшити) «буксируванням» правої межі стовпця таблиці. Запис передають у кінець бази даних командою Добавить. Після цього вводять наступний запис і т. п. до кінця бази.

Попередження

Неприпустимо вводити до комірок які-небудь формули або функції. Якщо користувач бажає включити до складу бази поле, що обчислюється, наприклад «Вартість замовлення, грн.», то його потрібно заповнювати не формулами, а відповідними значеннями.

Для вставлення пропущеного запису необхідно виді­лити рядок, перед яким буде вставлятися запис, і активі­зувати команду Вставка—Строка. Після заповнення встав­леного таким чином порожнього рядка потрібно знову активізувати команду Добавить. Переглядають усі запи­си бази даних за допомогою вертикальної смуги прокру­чування, причому натиснення на ній дає перехід на 10 за­писів уперед або назад.

Командні кнопки вікна Замовлення дають змогу ви­лучити поточний запис, скасувати в ньому будь-яку зміну, повернутися до попереднього запису і перейти до наступ­ного, виконати пошук записів за кількома критеріями, а також відредагувати їх. Створення бази даних завершу­ється командою Закрыть.


Рис. 2.105. Вікно команди Форма (режим уведення записів)

Базу даних можна створити також, безпосередньо вво­дячи імена і значення полів записів у комірки робочого аркуша. Цей варіант буде кращим, коли в базі міститься багато текстів, що повторюються, введення яких істотно спрощується за програмою Автоввод.

Базу даних можна сформувати і на основі наявного документа-таблиці. Для цього досить після шапки табли­ці вставити порожній рядок і заповнити його короткими іменами полів початкових даних, тобто ввести заголовний рядок, а потім вилучити підсумкові рядки, шапку та всі поля, що обчислюються. У невеликих базах останні мож­на зберегти.

3.Використання фільтра та сортування даних

Потрібну інформацію в ба­зі зручно шукати за допомогою фільтрів. Виконання команди Дані/Фільтр/Автофільтр пере­творює рядок назв полів у набір списків, що містять усі наявні зна­чення кожного з полів бази даних.

Відкриваючи ці списки і відмічаючи потрібні значення, легко вибрати, наприклад, серед усіх працівників підприємства перелік співробітників певного відділу, з конкретним окладом, посадою тощо. Вибравши у спис­ку Умова можна задати користувацький критерій відбору даних із табли­ці (рис. 7.35).


Рис. 7.35. Задання користувацького автофільтру

Для повернення у режим звичайного відображення таблиці треба ви­конати ту саму команду, якою був увімкнений режим автофільтра.

Складніші критерії фільтрування та пошук інформації в базі чи її час­тині реалізує команда Дані/Фільтр/Розширений фільтр.

Сортування даних

Excel також дає змогу швидко сортувати записи бази даних, викорис­товуючи не більше трьох критеріїв одночасно. Командою меню Дані/ Сортування викликають відповідне діалогове вікно (рис. 7.36), де зазна­чають поля бази даних, за якими послідовно (від верхнього до нижньо­го) виконуватиметься сортування за зростанням чи спаданням. Значення опції Діапазон даних визначають спосіб задавання полів: за їхніми на­звами (з рядком заголовка) чи за ідентифікаторами стовпців (без рядка заголовка). Кнопку Параметри використовують для задання додаткових параметрів сортування.



Рис. 7.36. Налаштування сортування даних

4.Пошук записів бази даних 1, с. 416-418

В Excel процедура пошуку і селекції даних організо­вується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність крите­рію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

ПП «Маяк»; ТШ-45; 27.10.02; 22,95

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомо­гою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

ПП*;ШТ-4?;ТШ*;ЗАТ*;

И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60);

ИЛИ (Дата замовлення<=20.10.02; Дата замовлення >=28.10.02),

де * — ознака будь-якої групи символів; ? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який символ. Кри­терій ПП* ідентифікує всі записи бази «Замовлення» (рис. 2.104), що стосуються приватних підприємств; кри­терій ПІТ-4? — всі записи з шифрами товарів від ПІТ-40 до ІПТ-49; а критерій И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60) — всі записи з цінами товарів від 20 до 60 грн. Аналогічні функції виконують інші критерії.

На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовне перегля­дання і редагування, слід активізувати команду Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікно (рис. 2.105) й очищає всі його поля (рис. 2.106).

Як критерії пошуку використовують значення полів по­чаткової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно. У вікні на рис. 2.106 по­казано критерії пошуку та селекції замовників, які мають намір придбати товари з шифром ПІТ* ціною до 30 грн.



Рис. 2.106. Вікно команди Форма (режим уведення критеріїв)

Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці Далее. Як результат, у початковому вікні (рис. 2.105) з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці Закрыть Excel записує відновлений запис у базу да­них. Усі подальші записи переглядають у вікні за допо­могою кнопок Назад і Далее.

Примітка

Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання мишею на будь-якій із кнопок вікна су­проводжується звуковим сигналом.

Повернення до поточного запису й ігнорування резуль­татів пошуку за критерієм забезпечується кнопкою Прав­ка. Для введення чергового критерію потрібно заздале­гідь активізувати команду Очистить, після чого пошук від­новлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду Данные—Фильтр—Отобразить все.

5.Формування підсумкових даних

Використання команди Дані/Підсумки допомагає впорядкувати спи­сок шляхом групування записів з виведенням проміжних результатів, се­редніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити результуючу суму в верхній або нижній частині списку і полег­шує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи.

Розглянемо роботу команди Підсумки на прикладі даних про продаж автомобілів (рис. 7.37).



Рис. 7.37. Дані про продаж автомобілів

Включення проміжних підсумків у список здійснюється так:

  1. Список доцільно відсортувати за полем, що містить групи. Наприклад, за місяцем, прізвищем тощо.

  2. Виконати команду Дані/Підсумки. Відкриється діалогове вікно Про­міжні підсумки (рис. 7.38).



Рис. 7.38. Діалогове вікно Проміжні підсумки

  1. Вибрати зі списку При кожній зміні в групу, для якої визначаються проміжні підсумки.

  2. Вибрати зі списку Використовувати функцію одну з функцій (Сума -додавання чисел у групі, Кількість - підрахунок кількості заповне­них клітинок у групі, Середнє — середнє арифметичне чисел у групі, Максимум - визначення найбільшого числа у групі, Мінімум - ви­значення найменшого числа у групі, Добуток - добуток чисел у гру­пі, Кількість чисел - кількість клітинок, котрі містять числові дані у групі, Зсунене відхилення - розрахунок стандартного відхилення за генеральною сукупністю, Незсунене відхилення - розрахунок стан­дартного відхилення за групою, Зсунена дисперсія - розрахунок дис­персії за генеральною сукупністю, Незсунена дисперсія - розрахунок дисперсії за групою).

  3. Вибрати зі списку Додати підсумки до стовпці для розрахунку про­міжних підсумків. Для вибору стовпця необхідно поставити відмітку проти його назви.

Структура списку після виконання команди Підсумки (рис. 7.39) до­зволяє переглядати різні частини списку з допомогою кнопок, розміще­них в лівому полі аркуша.



Рис. 7.39. Дані про продаж автомобілів з проміжними та загальним підсумками

Кнопки у верхній частині поля визначають кількість рівнів даних, що відображаються і використовуються для виконання таких дій:

  1. - Вивести тільки загальний підсумок;

  2. - Вивести тільки загальний підсумок і проміжні підсумки;

  3. - Вивести всі дані.

Кнопки з позначками (+) і (-) призначені для розгортання і згортання окремих груп.

6.Зведені таблиці

Найбільш потужним засобом обробки даних в Excel є команда Зведена таблиця. В результаті її виконання створюється нова таблиця. Зведені таб­лиці надають користувачу можливості:

      • представити інформацію із традиційних списків у більш зручному вигляді;

      • для побудові зведених таблиць використати запити до баз даних або інших джерел зовнішніх даних.

Зведена таблиця - це плоска або об'ємна (складається з декількох сторінок або шарів) прямокутна таблиця котра дає можливість виконати складний аналіз великих масивів даних. В такій таблиці поряд із звичай­ними списками можуть використовуватися дані з іншої зведеної таблиці, а також запити до зовнішніх даних. Для підсумкових розрахунків можна вибирати потрібну функцію зведення, або інший метод обчислення.

Обчислення здійснюють для одного, або декількох полів вихідного списку, визначених як поля даних. Інші поля вихідного списку можуть бути використані для групування даних в рядках і стовпцях зведеної таблиці.

Після виконання команди Дані/Зведена таблиця відкривається діалого­ве вікно майстра зведених таблиць і діаграм (рис. 7.40), котре складається з трьох кроків. Призначення кнопок в нижній частині майстра очевидне.



Рис. 7.40. Перший крок Майстра зведених таблиць і діаграм

Створимо зведену таблицю використовуючи дані продаж автомобілів з вибором в якості джерела даних аркуша Excel.

На першому кроці потрібно вибрати тип джерела даних. На другому кроці потрібно вказати діапазон даних (рис. 7.41). Цю процедуру вико­нують користуючись кнопкою Огляд і кнопкою згортання – розгортання вікна Діапазон. У виділеному діапазоні мусять бути заголовки стовпців. Якщо перед запуском майстра курсор знаходився в області списку, то Excel може виділити його автоматично.



Рис. 7.41. Другий крок Майстра зведених таблиць і діаграм

На третьому кроці (рис. 7.42) визначається місце розташування зведе­ної таблиці, її структура (опція Макет) та параметри (опція Параметри).



Рис. 7.42. Третій крок Майстра зведених таблиць і діаграм

Структуру зведеної таблиці задають перетягуванням кнопок з назва­ми полів в області Рядок, Стовпець, Сторінка, Дані (рис. 7.43).



Рис. 7.43. Побудова макету зведеної таблиці
Вибравши опцію Параметри, можна замінити деякі параметри зведеної таблиці (рис. 7.44).



Рис. 7.44. Задавання параметрів зведеної таблиці

Результатом таких дій буде зведена таблиця щомісячної виручки від продажу автомобілів кожним з продавців (рис. 7.45).



Рис. 7.45. Зведена таблиця щомісячної виручки від продажу автомобілів
скачати

© Усі права захищені
написати до нас