Сутність і завдання закупівельної логістики
Завдання «зробити або купити»
Цeль зaкyпoчнoй лoгіcтікі - нaдeжнoe і кaчecтвeннoe oбecпeчeніe пpoізвoдcтвeнниx пoдpaздeлeній фірми мaтepіaльнимі pecypcaмі, нeoбxoдімимі для випoлнeнія зaдaннoгo пpoізвoдcтвeннoгo pacпіcaнія.
У лoгіcтікe oтнoшeнія c пocтaвщікaмі дoлжни cтpoітьcя нa cлeдyющіx пpінціпax:
· Oбpaщaтьcя c пocтaвщікaмі тaк жe, кaк і c кліeнтaмі фірми;
· Нe зaбивaть, нa дeлe дeмoнcтpіpoвaть oбщнocть інтepecoв;
· Знaкoміть пocтaвщікa co cвoімі зaдaчaмі і бути в кypce eгo дeлoвиx oпepaцій;
· Пpoявлять гoтoвнocть пoмoчь в cлyчae вoзнікнoвeнія пpoблeм y пocтaвщікa;
· Дотримувати пpінятиe нa ceбя oбязaтeльcтвa;
· Yчітивaть в дeлoвoй пpaктікe інтepecи пocтaвщікa.
Зaдaчі, oтнocящіecя до зaкyпoчнoй лoгіcтікe:
· Oпpeдeлeніe пoтpeбнocті в мaтepіaльниx pecypcax;
· Іccлeдoвaніe pинкa зaкyпoк;
· Вибop пocтaвщікoв;
· Ocyщecтвлeніe зaкyпoк;
· Кoнтpoль пocтaвoк;
· Пoдгoтoвкa бюджeтa зaкyпoк;
· Кoopдінaція і cіcтeмнaя взaімocвязь зaкyпoк c пpoізвoдcтвoм, cбитoм, cклaдіpoвaніeм і
· Тpaнcпopтіpoвaніeм, a тaкжe c пocтaвщікaмі.
Концепція логістики виражається через сукупність певних дій, що мають специфічну спрямованість в управлінні виробничо-господарською діяльністю. Ця сукупність дій реалізується шляхом формування, функціонування і подальшого самовдосконалення конкретних логістичних систем.
Як будь-яка економічна система, логістична система має свою структуру і зміст, які особливо яскраво виявляються на рівні мікрологістики. Незважаючи на комплексність та єдину цілеспрямованість безлічі різнорідних складових, логістична система, тим не менш, в залежності від визначення мети і функціональної спрямованості її елементів, може бути умовно розділена на традиційні сфери управління: матеріально-технічне забезпечення, виробництво, збут, складське господарство, транспорт, інформаційне забезпечення і т.д.
Найважливішою комплексної функцією закупівельної логістики є планування, організація і контроль забезпечення основного виробництва необхідними матеріально-технічними ресурсами в установленому часовому режимі з мінімальними сукупними витратами. Вже на цьому етапі управління матеріальними потоками виникає необхідність приймати рішення, які в максимальній мірі повинні задовольняти суперечливі інтереси підприємств-постачальників, транспортних, складських і виробничих підрозділів підприємств-споживачів.
Головним об'єктом уваги закупівельної логістики є матеріальні потоки, які виступають найважливішим фактором виробництва і володіють загальною властивістю, що полягає у високій потенційної можливості їх участі у виробничому процесі.
Матеріальні ресурси, що утворюють матеріальні потоки, обмежені, тому велике значення має їх оптимальне придбання, доставка і розподіл у процесі виробництва.
Для використання концепції логістики на заготівельному етапі необхідно бути готовими до зміни самої філософії організації виробництва кінцевої продукції, яка повинна відповідати всім характеристикам діючого або потенційного попиту.
Центральне місце в закупівельній логістиці займає проблема ефективної координації процесів просування матеріальних потоків. Її рішення припускає створення гнучкої системи централізованого оперативного керівництва, регулювання та контролю процесу забезпечення виробництва необхідними матеріальними ресурсами.
Координація процесів просування матеріальних потоків грунтується на:
· Контролі за планами закупівель та вжиття необхідних заходів у разі їх порушення;
· Контролі за безпосереднім просуванням матеріальних потоків і вантажно-розвантажувальних робіт;
· Оперативному контролі за прийманням продукції і напрямку матеріальних потоків на робочі місця.
Координація (регулювання) по суті є лише частиною комплексної системи управління матеріальними потоками на етапі матеріально-технічного забезпечення процесу виробництва. Залежно від обсягу та характеру виробничо-господарської діяльності перераховані функції можуть виконуватися окремими особами, бюро, групами, оперативно-диспетчерськими відділами або іншими підрозділами підприємства.
Процес управління матеріальними потоками в закупівельній логістиці складається з двох основних частин:
· Управління диспозицією матеріально-технічних ресурсів (запасів);
· Регулярний аналіз, вибір і організація постачань матеріально-технічних ресурсів на підприємство, тобто управління поставками.
Управління поставками базується на оптимізації наступних основних варіантів поставок: власне виробництво необхідних ресурсів і постачання від наявних постачальників.
Широке поширення в процесі управління поставками отримав метод, що грунтується на вирішенні заготівельної логістики так званої «завдання МОВ" - завдання «зробити або купити». Суть завдання полягає в обгрунтованому вирішенні питання про самостійне виробництві потрібних підприємству деталей, комплектуючих виробів і т.д. або закупівлю їх у іншого виробника. У залежності від цілей формалізація даної задачі може бути розширена, наприклад знайти вирішення питання про використання власних транспортних засобів або залученні транспорту загального користування, використанні власних складів або складів загального користування і т.п. При вирішенні завдання МОВ в кожному конкретному випадку необхідно враховувати ряд факторів позитивної дії (наприклад, потреба в комплект виробу стабільна і досить велика, комплектуючий виріб може бути виготовлене на наявному устаткуванні й ін) і негативної дії (наприклад, потреба в комплект виробу невелика, для його виробництва немає необхідних потужностей, відсутні кадри потрібної кваліфікації та ін.)
У рішенні завдання МОВ повинні брати участь різні підрозділи підприємства, в тому числі відділи постачання, закупівель, конструкторський, технологічний, бухгалтерія та ін Як правило, основним критерієм оптимальності є максимум прибутку. У той же час практичні розрахунки при вирішенні даного типу завдань ускладнюються тим, що слід враховувати вплив великої кількості факторів, значення яких у заданому інтервалі часу можуть істотно коливатися (зміна попиту, тарифів, цін, поява нових технологій і т.д.). У результаті неповного або невірного обліку факторів, що впливають остаточне рішення може бути неправильним, що тягне за собою відповідні наслідки. Виходячи з цільових установок та отриманих у процесі виконання завдання результатів, рекомендації щодо формування системи матеріально-технічного забезпечення можуть бути діаметрально протилежними. Наприклад, з одного боку вони можуть виражатися у вертикальній інтеграції, тобто у виробництві всіх комплектуючих виробів власними силами. У цьому випадку залежно від ступеня вертикальної інтеграції знижується залежність підприємства від коливань ринкової кон'юнктури та інших зовнішніх факторів. Однак при цьому може статися невиправдане зростання собівартості продукції і зниження якості.
З іншого боку, рекомендації можуть зводитися до розширення закупівель комплектуючих виробів та інших матеріальних ресурсів на стороні. У цьому випадку може відбутися перехід до так званої «викруткового технології», який рано чи пізно поставить фірму в надмірну залежність від коливань кон'юнктури і впливу інших зовнішніх факторів.
Визначальним параметром в організації заготівельної системи є потреба у продукції виробничо-технічного призначення, яка представляє собою конкретний обсяг продукції певного асортименту та якості, необхідний для безперебійного виробничого процесу. Тут і далі у виробничо-господарської діяльності велику роль відіграє ефективна підсистема нормування і методи розрахунку потреби в матеріальних ресурсах.
Пошук оптимального компромісу є свого роду мистецтвом. Це особливо добре помітно на великих фірмах, що випускають складну продукцію. Так, наприклад, якщо б фахівці з логістики відомої фірми Mercedes Benz не володіли умінням здійснювати комплексні розрахунки за потребою, поставок і масі інших напрямків, то на момент початку виробництва автомобілів вона повинна була б мати в наявності всі 240 000 різновидів деталей. Якщо врахувати, плюс до всього, астрономічні обсяги необхідних запасів, то можна заздалегідь припустити, що вони цілком могли б привести фірму до розорення.
В умовах функціонування логістичної системи на підприємстві необхідно дотримуватися правила, яке полягає в тому, що розрахунки всіх параметрів виробничо-господарської діяльності потрібно вести ніби в зворотному напрямку. Термін споживання кінцевої продукції зумовлює час її монтажу (якщо воно має місце). Монтаж продукції обумовлює параметри її виробництва у виробника. Процес виробництва, у свою чергу, визначає систему розрахунків за поставки матеріальних ресурсів, які лежать в основі організації матеріально-технічного забезпечення і характеризують особливості формування та руху матеріальних потоків.
По суті заготівельна (закупівельна) логістика є похідною від моделі виробничої логістики. Система управління та оптимальний часовий режим поставок залежать від особливостей організації основного виробництва. Так, наприклад, якщо в основному виробництві прийнята система «КАНБАН», то і в заготівельної логістики використовується система постачань, детермінованих по годинах і добі. У цьому випадку головним критерієм оцінки функціонування системи постачань є ритмічність, тобто чітке дотримання графіка. Якщо взяти іншу ситуацію, при якій основне виробництво орієнтоване на індивідуальні замовлення, на роботу за системою «острова виробництва», то в заготівельної логістики будуть застосовуватися моделі, в основі яких лежить не мета забезпечення ритмічних поставок, а реалізація можливостей отримувати різноманітні ресурси для виконання вступників замовлень у мінімальні терміни.
Якщо розглядати оптимізацію тимчасового режиму поставок, то слід мати на увазі, що він може бути визначений тільки в тому випадку, якщо буде дана, по-перше, вартісна оцінка одиниці часу, необхідного для здійснення поставок ресурсів у виробництво, по-друге, вартісна оцінка точності дотримання графіку поставок. При зіставленні загальних витрат, які утворюються при різних поєднаннях швидкості поставок і стабільності, визначають компромісний варіант забезпечення даного підприємства з кожного конкретного виду матеріальних ресурсів.
Економічна ефективність прийняття матеріально-технічного забезпечення
Ефективність закупівельної логістики в першу чергу залежить від ефективності матеріально-технічного забезпечення. Остання являє собою комплексну економічну категорію, яка відображає якість функціонування діючої на підприємстві заготівельної системи та її складових. Ефективність логістики на етапі матеріально-технічного забезпечення характеризується низкою взаємопов'язаних показників, які чисельно висловлюють результати діяльності всіх підрозділів заготівельної системи по відношенню до витрат або ресурсів їх виробничого потенціалу.
Найбільш поширеними показником, що розраховується при проведенні аналізу ефективності матеріально-технічного забезпечення, є:
· Узагальнюючий показник ефективності використання витрат (ресурсів) живої та уречевленої праці, пов'язаних з процесом обігу засобів виробництва;
· Продуктивність праці;
· Фондовіддача;
· Матеріаломісткість;
· Швидкість обігу товарів і оборотних коштів;
· Рентабельність.
Ці та інші показники, як правило, розглядаються в динаміці за порівнянними періодів.
Найбільш поширеними критеріями оцінки ефективності логістики на етапі матеріально-технічного забезпечення є:
· Ступінь забезпечення підприємства продукцією виробничо-технічного призначення;
· Оборотність запасів засобів виробництва;
· Ефективність матеріальних ресурсів.
Найважливішим вартісним показником заготівельної логістики, який відображає результати живої праці на етапі забезпечення процесу виробництва та господарської діяльності підприємства, є чиста продукція матеріально-технічного забезпечення. Вона не має натурально-речової форми. Даний показник розраховується винятком з валової продукції матеріальних витрат (канцелярських, друкарських, поштових витрат, амортизації основних фондів, недоамортизованої вартості основних фондів, витрат по тарі). У нього включається заробітна плата всіх зайнятих у системі заготівельної логістики без будь-яких утримань плюс додатковий продукт, який може бути зроблений на етапі підготовки матеріальних ресурсів до виробничого процесу.
Закупівельна логістика на базі підприємства ТОВ «Ластик»
Організація «Гумка» є товариством з обмеженою відповідальністю, які входять до складу великого холдингу. Дана організація займається створенням і розвитком Інтернет - проектів.
Служба закупівель в компанії побудована централізовано. Закупівельної логістикою займається відділ логістики, що складається з 3-х чоловік. Обов'язки між ними делегуються наступним чином:
Завдання «зробити або купити»
Цeль зaкyпoчнoй лoгіcтікі - нaдeжнoe і кaчecтвeннoe oбecпeчeніe пpoізвoдcтвeнниx пoдpaздeлeній фірми мaтepіaльнимі pecypcaмі, нeoбxoдімимі для випoлнeнія зaдaннoгo пpoізвoдcтвeннoгo pacпіcaнія.
У лoгіcтікe oтнoшeнія c пocтaвщікaмі дoлжни cтpoітьcя нa cлeдyющіx пpінціпax:
· Oбpaщaтьcя c пocтaвщікaмі тaк жe, кaк і c кліeнтaмі фірми;
· Нe зaбивaть, нa дeлe дeмoнcтpіpoвaть oбщнocть інтepecoв;
· Знaкoміть пocтaвщікa co cвoімі зaдaчaмі і бути в кypce eгo дeлoвиx oпepaцій;
· Пpoявлять гoтoвнocть пoмoчь в cлyчae вoзнікнoвeнія пpoблeм y пocтaвщікa;
· Дотримувати пpінятиe нa ceбя oбязaтeльcтвa;
· Yчітивaть в дeлoвoй пpaктікe інтepecи пocтaвщікa.
Зaдaчі, oтнocящіecя до зaкyпoчнoй лoгіcтікe:
· Oпpeдeлeніe пoтpeбнocті в мaтepіaльниx pecypcax;
· Іccлeдoвaніe pинкa зaкyпoк;
· Вибop пocтaвщікoв;
· Ocyщecтвлeніe зaкyпoк;
· Кoнтpoль пocтaвoк;
· Пoдгoтoвкa бюджeтa зaкyпoк;
· Кoopдінaція і cіcтeмнaя взaімocвязь зaкyпoк c пpoізвoдcтвoм, cбитoм, cклaдіpoвaніeм і
· Тpaнcпopтіpoвaніeм, a тaкжe c пocтaвщікaмі.
Концепція логістики виражається через сукупність певних дій, що мають специфічну спрямованість в управлінні виробничо-господарською діяльністю. Ця сукупність дій реалізується шляхом формування, функціонування і подальшого самовдосконалення конкретних логістичних систем.
Як будь-яка економічна система, логістична система має свою структуру і зміст, які особливо яскраво виявляються на рівні мікрологістики. Незважаючи на комплексність та єдину цілеспрямованість безлічі різнорідних складових, логістична система, тим не менш, в залежності від визначення мети і функціональної спрямованості її елементів, може бути умовно розділена на традиційні сфери управління: матеріально-технічне забезпечення, виробництво, збут, складське господарство, транспорт, інформаційне забезпечення і т.д.
Найважливішою комплексної функцією закупівельної логістики є планування, організація і контроль забезпечення основного виробництва необхідними матеріально-технічними ресурсами в установленому часовому режимі з мінімальними сукупними витратами. Вже на цьому етапі управління матеріальними потоками виникає необхідність приймати рішення, які в максимальній мірі повинні задовольняти суперечливі інтереси підприємств-постачальників, транспортних, складських і виробничих підрозділів підприємств-споживачів.
Головним об'єктом уваги закупівельної логістики є матеріальні потоки, які виступають найважливішим фактором виробництва і володіють загальною властивістю, що полягає у високій потенційної можливості їх участі у виробничому процесі.
Матеріальні ресурси, що утворюють матеріальні потоки, обмежені, тому велике значення має їх оптимальне придбання, доставка і розподіл у процесі виробництва.
Для використання концепції логістики на заготівельному етапі необхідно бути готовими до зміни самої філософії організації виробництва кінцевої продукції, яка повинна відповідати всім характеристикам діючого або потенційного попиту.
Центральне місце в закупівельній логістиці займає проблема ефективної координації процесів просування матеріальних потоків. Її рішення припускає створення гнучкої системи централізованого оперативного керівництва, регулювання та контролю процесу забезпечення виробництва необхідними матеріальними ресурсами.
Координація процесів просування матеріальних потоків грунтується на:
· Контролі за планами закупівель та вжиття необхідних заходів у разі їх порушення;
· Контролі за безпосереднім просуванням матеріальних потоків і вантажно-розвантажувальних робіт;
· Оперативному контролі за прийманням продукції і напрямку матеріальних потоків на робочі місця.
Координація (регулювання) по суті є лише частиною комплексної системи управління матеріальними потоками на етапі матеріально-технічного забезпечення процесу виробництва. Залежно від обсягу та характеру виробничо-господарської діяльності перераховані функції можуть виконуватися окремими особами, бюро, групами, оперативно-диспетчерськими відділами або іншими підрозділами підприємства.
Процес управління матеріальними потоками в закупівельній логістиці складається з двох основних частин:
· Управління диспозицією матеріально-технічних ресурсів (запасів);
· Регулярний аналіз, вибір і організація постачань матеріально-технічних ресурсів на підприємство, тобто управління поставками.
Управління поставками базується на оптимізації наступних основних варіантів поставок: власне виробництво необхідних ресурсів і постачання від наявних постачальників.
Широке поширення в процесі управління поставками отримав метод, що грунтується на вирішенні заготівельної логістики так званої «завдання МОВ" - завдання «зробити або купити». Суть завдання полягає в обгрунтованому вирішенні питання про самостійне виробництві потрібних підприємству деталей, комплектуючих виробів і т.д. або закупівлю їх у іншого виробника. У залежності від цілей формалізація даної задачі може бути розширена, наприклад знайти вирішення питання про використання власних транспортних засобів або залученні транспорту загального користування, використанні власних складів або складів загального користування і т.п. При вирішенні завдання МОВ в кожному конкретному випадку необхідно враховувати ряд факторів позитивної дії (наприклад, потреба в комплект виробу стабільна і досить велика, комплектуючий виріб може бути виготовлене на наявному устаткуванні й ін) і негативної дії (наприклад, потреба в комплект виробу невелика, для його виробництва немає необхідних потужностей, відсутні кадри потрібної кваліфікації та ін.)
У рішенні завдання МОВ повинні брати участь різні підрозділи підприємства, в тому числі відділи постачання, закупівель, конструкторський, технологічний, бухгалтерія та ін Як правило, основним критерієм оптимальності є максимум прибутку. У той же час практичні розрахунки при вирішенні даного типу завдань ускладнюються тим, що слід враховувати вплив великої кількості факторів, значення яких у заданому інтервалі часу можуть істотно коливатися (зміна попиту, тарифів, цін, поява нових технологій і т.д.). У результаті неповного або невірного обліку факторів, що впливають остаточне рішення може бути неправильним, що тягне за собою відповідні наслідки. Виходячи з цільових установок та отриманих у процесі виконання завдання результатів, рекомендації щодо формування системи матеріально-технічного забезпечення можуть бути діаметрально протилежними. Наприклад, з одного боку вони можуть виражатися у вертикальній інтеграції, тобто у виробництві всіх комплектуючих виробів власними силами. У цьому випадку залежно від ступеня вертикальної інтеграції знижується залежність підприємства від коливань ринкової кон'юнктури та інших зовнішніх факторів. Однак при цьому може статися невиправдане зростання собівартості продукції і зниження якості.
З іншого боку, рекомендації можуть зводитися до розширення закупівель комплектуючих виробів та інших матеріальних ресурсів на стороні. У цьому випадку може відбутися перехід до так званої «викруткового технології», який рано чи пізно поставить фірму в надмірну залежність від коливань кон'юнктури і впливу інших зовнішніх факторів.
Визначальним параметром в організації заготівельної системи є потреба у продукції виробничо-технічного призначення, яка представляє собою конкретний обсяг продукції певного асортименту та якості, необхідний для безперебійного виробничого процесу. Тут і далі у виробничо-господарської діяльності велику роль відіграє ефективна підсистема нормування і методи розрахунку потреби в матеріальних ресурсах.
Пошук оптимального компромісу є свого роду мистецтвом. Це особливо добре помітно на великих фірмах, що випускають складну продукцію. Так, наприклад, якщо б фахівці з логістики відомої фірми Mercedes Benz не володіли умінням здійснювати комплексні розрахунки за потребою, поставок і масі інших напрямків, то на момент початку виробництва автомобілів вона повинна була б мати в наявності всі 240 000 різновидів деталей. Якщо врахувати, плюс до всього, астрономічні обсяги необхідних запасів, то можна заздалегідь припустити, що вони цілком могли б привести фірму до розорення.
В умовах функціонування логістичної системи на підприємстві необхідно дотримуватися правила, яке полягає в тому, що розрахунки всіх параметрів виробничо-господарської діяльності потрібно вести ніби в зворотному напрямку. Термін споживання кінцевої продукції зумовлює час її монтажу (якщо воно має місце). Монтаж продукції обумовлює параметри її виробництва у виробника. Процес виробництва, у свою чергу, визначає систему розрахунків за поставки матеріальних ресурсів, які лежать в основі організації матеріально-технічного забезпечення і характеризують особливості формування та руху матеріальних потоків.
По суті заготівельна (закупівельна) логістика є похідною від моделі виробничої логістики. Система управління та оптимальний часовий режим поставок залежать від особливостей організації основного виробництва. Так, наприклад, якщо в основному виробництві прийнята система «КАНБАН», то і в заготівельної логістики використовується система постачань, детермінованих по годинах і добі. У цьому випадку головним критерієм оцінки функціонування системи постачань є ритмічність, тобто чітке дотримання графіка. Якщо взяти іншу ситуацію, при якій основне виробництво орієнтоване на індивідуальні замовлення, на роботу за системою «острова виробництва», то в заготівельної логістики будуть застосовуватися моделі, в основі яких лежить не мета забезпечення ритмічних поставок, а реалізація можливостей отримувати різноманітні ресурси для виконання вступників замовлень у мінімальні терміни.
Якщо розглядати оптимізацію тимчасового режиму поставок, то слід мати на увазі, що він може бути визначений тільки в тому випадку, якщо буде дана, по-перше, вартісна оцінка одиниці часу, необхідного для здійснення поставок ресурсів у виробництво, по-друге, вартісна оцінка точності дотримання графіку поставок. При зіставленні загальних витрат, які утворюються при різних поєднаннях швидкості поставок і стабільності, визначають компромісний варіант забезпечення даного підприємства з кожного конкретного виду матеріальних ресурсів.
Економічна ефективність прийняття матеріально-технічного забезпечення
Ефективність закупівельної логістики в першу чергу залежить від ефективності матеріально-технічного забезпечення. Остання являє собою комплексну економічну категорію, яка відображає якість функціонування діючої на підприємстві заготівельної системи та її складових. Ефективність логістики на етапі матеріально-технічного забезпечення характеризується низкою взаємопов'язаних показників, які чисельно висловлюють результати діяльності всіх підрозділів заготівельної системи по відношенню до витрат або ресурсів їх виробничого потенціалу.
Найбільш поширеними показником, що розраховується при проведенні аналізу ефективності матеріально-технічного забезпечення, є:
· Узагальнюючий показник ефективності використання витрат (ресурсів) живої та уречевленої праці, пов'язаних з процесом обігу засобів виробництва;
· Продуктивність праці;
· Фондовіддача;
· Матеріаломісткість;
· Швидкість обігу товарів і оборотних коштів;
· Рентабельність.
Ці та інші показники, як правило, розглядаються в динаміці за порівнянними періодів.
Найбільш поширеними критеріями оцінки ефективності логістики на етапі матеріально-технічного забезпечення є:
· Ступінь забезпечення підприємства продукцією виробничо-технічного призначення;
· Оборотність запасів засобів виробництва;
· Ефективність матеріальних ресурсів.
Найважливішим вартісним показником заготівельної логістики, який відображає результати живої праці на етапі забезпечення процесу виробництва та господарської діяльності підприємства, є чиста продукція матеріально-технічного забезпечення. Вона не має натурально-речової форми. Даний показник розраховується винятком з валової продукції матеріальних витрат (канцелярських, друкарських, поштових витрат, амортизації основних фондів, недоамортизованої вартості основних фондів, витрат по тарі). У нього включається заробітна плата всіх зайнятих у системі заготівельної логістики без будь-яких утримань плюс додатковий продукт, який може бути зроблений на етапі підготовки матеріальних ресурсів до виробничого процесу.
Закупівельна логістика на базі підприємства ТОВ «Ластик»
Організація «Гумка» є товариством з обмеженою відповідальністю, які входять до складу великого холдингу. Дана організація займається створенням і розвитком Інтернет - проектів.
Служба закупівель в компанії побудована централізовано. Закупівельної логістикою займається відділ логістики, що складається з 3-х чоловік. Обов'язки між ними делегуються наступним чином:
· Старший фахівець займається закупівлею всього, що пов'язано з комп'ютерами;
· Другий фахівець займається закупівлею канцтоварів;
· Молодший спеціаліст займається закупівлею води в офіс.
З причини того, що організація динамічно розвивається і кількість співробітників в ній збільшується, в середньому, на 5 чоловік щомісяця, то з цього випливає постійна потреба в комп'ютерах і оргтехніці, а також в канцтоварах і воді з тенденцією до збільшення. Начинка в закуповуваних комп'ютерів різна, це залежить від посади співробітника. Цей же чинник є визначальним при замовленні для нового співробітника додаткової оргтехніки (телефон, принтер, сканер, факс, ноутбук або зміна конфігурації комп'ютера). Закупівля канцтоварів має чіткий набір товар, що закуповуються щомісяця з тенденцією до збільшення через зростаючого штату співробітників. Кількість закуповуваної води збільшується зі зростанням чисельності працівників. В організації ведеться каталог найбільш часто купує продукції.
Вибір постачальника
Важливість вибору постачальника пояснюється не тільки функціонуванням на сучасному ринку великої кількості постачальників однакових матеріальних ресурсів, а й тим, що він повинен бути, перш за все, надійним партнером товаровиробника в реалізації його стратегії організації виробництва. Вибір постачальника здійснюється колегіальним способом, тобто ведеться обговорення можливостей і потреб у поставках. Начальники відділів у кінці кожного місяця складають список необхідного для них обладнання, узгоджують його з дирекцією і передають свою заявку у відділ логістики. Далі фахівці цього відділу вивчають ринок постачальників, для того щоб вибрати із загальної маси виробників того, який продає свій товар за більш вигідними для нас умов. Після вивчення ринку складається таблиця для більш наочного відображення ситуації що складається на ринку. Таблиця містить: критерії за якими вибирається постачальник і сам постачальник. У даній таблиці застосовується бальна оцінка постачальника по кожному з критеріїв. Після того як всі критерії враховані підраховується загальний бал. Постачальник набрав найбільше кількість балів стає єдиним постачальником з яким організація укладе договір. Ставиться від 0 до 5 балів, які відображають не тільки існування даної опції у постачальника, а також наскільки добре дана опція працює. З причини того, що в організації закінчилися терміни договорів з усіма постачальниками. Нам необхідно знайти нових постачальників або залишитися зі старими.
Отже, складемо таблицю на січень 2008 р.
За підсумками даних таблиць в якості постачальників будуть обрані наступні організації:
1. замовлення комп'ютерів та оргтехніки буде здійснюватися через Інтернет-магазин ULTRA;
2. замовлення канцтоварів буде здійснюватися через Комус;
3. воду в організацію будуть закуповувати - Шишкін ліс.
Визначення обсягу закупівель
Чисельність співробітників на даний момент становить 158 осіб. У січні планують вийти ще 7 осіб. З причини того, що закупівля здійснюється централізовано і всі відомості про наявних на складі товари стікаються до відділу логістики, то нашим очам постає наступна картина.
За комп'ютерів:
Оскільки в січні планується збільшення штату співробітників на сім чоловік, які будуть складати новий відділ, з цього випливає, що спеціаліста з закупівлі комп'ютерів та оргтехніки необхідно замовити 7 комп'ютерів стандартної конфігурації, 7 телефонів DEKT, а також 1 багатофункціональний апарат (принтер, сканер, копір) .
Проаналізувавши кількість наявних на складі канцтоварів, можна зробити висновок про те, що в наступному місяці для нормальної життєдіяльності офісу (з урахуванням збільшення числа співробітників) знадобиться:
· Папір (А4) - 25 пачок;
· Ручки - 20 шт.;
· Набір настільний - 7 шт.;
· Файли - 3 пачки по 100 шт.;
· Швидкозшивачі - 40 шт.;
· Диски (CD, DVD) - 20 шт.;
· Папки на гумках - 20 шт.;
· Папка куточок - 20 шт.;
· Куб для нотаток з клейким краєм - 20 шт.;
· Лоток для документів (вертикальний) - 15 шт.;
· Щоденники - 30 шт.;
· Календар настільний - 10 шт.
Знаючи обсяг споживаної води за тиждень (на 158 чол. - 20 пляшок по 19 л.) Оскільки це становить 380 л на тиждень, то на кожного співробітника припадає по 2,4 літра води. З цього випливає, що для нових семи людина нам буде потрібно 16,8 л на тиждень (це приблизно 1 пляшка). Виходячи з цього, на перший тиждень січня нам необхідно замовити 21 пляшку води.
Замовлення на постачання товарів.
У всіх обраних нами постачальників є послуга «замовлення через Інтернет», якої ми і скористаємося. Тут ми вказуємо все, що ми описали вище, вказуємо дату, спосіб доставки, а також спосіб оплати.
Дата поставки для всіх товарів 9 січня 2007 р. (протягом дня)
Спосіб доставки - безкоштовна доставка на машині.
Спосіб оплати - за безготівковим розрахунком.
Контроль над виконанням замовлення
Знаючи, що всі обрані нами постачальники є надійними в усіх відношеннях (тому що існують на ринку вже давно і мають налагоджений механізм роботи з клієнтами), додатковий контроль не здійснюється. Застосовується тільки поточний контроль.
Отримання матеріальних ресурсів
Важливий етап - оприбуткування (отримання) продукції.
Постачальник доставив замовлення вчасно
Якість товару відповідало заявленим вимогам
Підтверджуємо отримання замовленого кількості товарів
І відправляємо на склад
Реєструємо необхідну документацію на отримання матеріальних ресурсів.
Отриманий від постачальника рахунок на оплату накладає на нас зобов'язання, рахунок виписаний у двох примірниках і включає номер замовлення, вартість виробу, загальну суму до оплати по кожному виду.
Після отримання замовлення необхідно ввести нові відомості в облік відділу закупівель. Ця операція включає в себе ведення файлів документів, які відносяться до замовлення і необхідні відділу закупівель:
1. Журнал замовлень на закупівлю, у якому ведеться облік всіх замовлень по номерах і відображається статус кожного замовлення - виконаний / не виконаний.
2. Реєстр замовлень на закупівлю, який містить копії всіх замовлень на закупівлю.
3. Товарний реєстр, що показує всі закупівлі кожного основного виду товару або вироби (дату, постачальника, кількість, ціну, номер замовлення на закупівлю).
4. Реєстр з історією постачальника, що відображає всі закупівлі.
Список літератури
1 Афанасьєва Н.В. Логістичні системи і російські реформи - СПб ВИД-BО Санкт-Петербург ун-ту економіки і фінансів 1995
2 Васильєв Г.А. та ін Логістика М. Економічна освіта, 1993
3 Гаджинский А.М. Основи логістики Учеб. посібник М. ІОЦ «Маркетинг» 1995
4 Голіков Є.А. Пурлік В.М. Основи логістики й бізнес-логістики Монографія - М. Вид-во Ріс екон акад, 1993
5 Гончаров П П та ін Основи логістики. Учеб. посібник Оренбург, 1995 (Іздат. центр ОДАУ)
· Другий фахівець займається закупівлею канцтоварів;
· Молодший спеціаліст займається закупівлею води в офіс.
З причини того, що організація динамічно розвивається і кількість співробітників в ній збільшується, в середньому, на 5 чоловік щомісяця, то з цього випливає постійна потреба в комп'ютерах і оргтехніці, а також в канцтоварах і воді з тенденцією до збільшення. Начинка в закуповуваних комп'ютерів різна, це залежить від посади співробітника. Цей же чинник є визначальним при замовленні для нового співробітника додаткової оргтехніки (телефон, принтер, сканер, факс, ноутбук або зміна конфігурації комп'ютера). Закупівля канцтоварів має чіткий набір товар, що закуповуються щомісяця з тенденцією до збільшення через зростаючого штату співробітників. Кількість закуповуваної води збільшується зі зростанням чисельності працівників. В організації ведеться каталог найбільш часто купує продукції.
Вибір постачальника
Важливість вибору постачальника пояснюється не тільки функціонуванням на сучасному ринку великої кількості постачальників однакових матеріальних ресурсів, а й тим, що він повинен бути, перш за все, надійним партнером товаровиробника в реалізації його стратегії організації виробництва. Вибір постачальника здійснюється колегіальним способом, тобто ведеться обговорення можливостей і потреб у поставках. Начальники відділів у кінці кожного місяця складають список необхідного для них обладнання, узгоджують його з дирекцією і передають свою заявку у відділ логістики. Далі фахівці цього відділу вивчають ринок постачальників, для того щоб вибрати із загальної маси виробників того, який продає свій товар за більш вигідними для нас умов. Після вивчення ринку складається таблиця для більш наочного відображення ситуації що складається на ринку. Таблиця містить: критерії за якими вибирається постачальник і сам постачальник. У даній таблиці застосовується бальна оцінка постачальника по кожному з критеріїв. Після того як всі критерії враховані підраховується загальний бал. Постачальник набрав найбільше кількість балів стає єдиним постачальником з яким організація укладе договір. Ставиться від 0 до 5 балів, які відображають не тільки існування даної опції у постачальника, а також наскільки добре дана опція працює. З причини того, що в організації закінчилися терміни договорів з усіма постачальниками. Нам необхідно знайти нових постачальників або залишитися зі старими.
Отже, складемо таблицю на січень 2008 р.
| Комп'ютери | ||||||||||||
| постачальники | OLDI | Компанія КІТ | ULTRA | ALMER | ||||||||
| критерії | ||||||||||||
| Якість продукції | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Ціна | 4 | 3 | 5 | 3 | ||||||||
| Гарантія на продукцію | 5 | 5 | 5 | 5 | ||||||||
| Сервісне обслуговування | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Доставка | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Асортимент | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Можливість покупки в кредит | 5 | 5 | 5 | 4 | ||||||||
| Можливість оплати і замовлення через Інтернет | 0; 5 | 3; 5 | 2; 5 | 0; 5 | ||||||||
| Репутація | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Знижки для оптовиків | 5 | 4 | 5 | 4 | ||||||||
| Підсумок | 49 | 45 | 52 | 46 | ||||||||
| Канцтовари | ||||||||||||
| постачальники | Комус | Зеніт | KANS | Об'єднання канцтовари | ||||||||
| критерії | ||||||||||||
| Якість продукції | 5 | 5 | 5 | 5 | ||||||||
| Ціна | 5 | 4 | 4 | 5 | ||||||||
| Доставка | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Асортимент | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Можливість покупки в кредит | 5 | 2 | 5 | 4 | ||||||||
| Можливість замовлення через Інтернет | 5 | 5 | 5 | 5 | ||||||||
| Репутація | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Знижки для оптовиків | 5 | 5 | 5 | 5 | ||||||||
| Підсумок | 40 | 33 | 39 | 39 | ||||||||
| Вода | ||||||||||||
| постачальники | NESTLE | Судогодський | Сенежском | Шишкін ліс | ||||||||
| критерії | ||||||||||||
| Якість продукції | 5 | 4 | 5 | 5 | ||||||||
| Ціна | 4 | 5 | 4 | 5 | ||||||||
| Доставка | 5 | 4 | 2 | 5 | ||||||||
| Можливість покупки в кредит | 5 | 2 | 0 | 4 | ||||||||
| Репутація | 5 | 5 | 3 | 5 | ||||||||
| Знижки для оптовиків | 2 | 5 | 5 | 5 | ||||||||
| Вивезення бутлів | 5 | 5 | 5 | 5 | ||||||||
| Підсумок | 29 | 30 | 24 | 34 | ||||||||
1. замовлення комп'ютерів та оргтехніки буде здійснюватися через Інтернет-магазин ULTRA;
2. замовлення канцтоварів буде здійснюватися через Комус;
3. воду в організацію будуть закуповувати - Шишкін ліс.
Визначення обсягу закупівель
Чисельність співробітників на даний момент становить 158 осіб. У січні планують вийти ще 7 осіб. З причини того, що закупівля здійснюється централізовано і всі відомості про наявних на складі товари стікаються до відділу логістики, то нашим очам постає наступна картина.
За комп'ютерів:
Оскільки в січні планується збільшення штату співробітників на сім чоловік, які будуть складати новий відділ, з цього випливає, що спеціаліста з закупівлі комп'ютерів та оргтехніки необхідно замовити 7 комп'ютерів стандартної конфігурації, 7 телефонів DEKT, а також 1 багатофункціональний апарат (принтер, сканер, копір) .
Проаналізувавши кількість наявних на складі канцтоварів, можна зробити висновок про те, що в наступному місяці для нормальної життєдіяльності офісу (з урахуванням збільшення числа співробітників) знадобиться:
· Папір (А4) - 25 пачок;
· Ручки - 20 шт.;
· Набір настільний - 7 шт.;
· Файли - 3 пачки по 100 шт.;
· Швидкозшивачі - 40 шт.;
· Диски (CD, DVD) - 20 шт.;
· Папки на гумках - 20 шт.;
· Папка куточок - 20 шт.;
· Куб для нотаток з клейким краєм - 20 шт.;
· Лоток для документів (вертикальний) - 15 шт.;
· Щоденники - 30 шт.;
· Календар настільний - 10 шт.
Знаючи обсяг споживаної води за тиждень (на 158 чол. - 20 пляшок по 19 л.) Оскільки це становить 380 л на тиждень, то на кожного співробітника припадає по 2,4 літра води. З цього випливає, що для нових семи людина нам буде потрібно 16,8 л на тиждень (це приблизно 1 пляшка). Виходячи з цього, на перший тиждень січня нам необхідно замовити 21 пляшку води.
Замовлення на постачання товарів.
У всіх обраних нами постачальників є послуга «замовлення через Інтернет», якої ми і скористаємося. Тут ми вказуємо все, що ми описали вище, вказуємо дату, спосіб доставки, а також спосіб оплати.
Дата поставки для всіх товарів 9 січня 2007 р. (протягом дня)
Спосіб доставки - безкоштовна доставка на машині.
Спосіб оплати - за безготівковим розрахунком.
Контроль над виконанням замовлення
Знаючи, що всі обрані нами постачальники є надійними в усіх відношеннях (тому що існують на ринку вже давно і мають налагоджений механізм роботи з клієнтами), додатковий контроль не здійснюється. Застосовується тільки поточний контроль.
Отримання матеріальних ресурсів
Важливий етап - оприбуткування (отримання) продукції.
Постачальник доставив замовлення вчасно
Якість товару відповідало заявленим вимогам
Підтверджуємо отримання замовленого кількості товарів
І відправляємо на склад
Реєструємо необхідну документацію на отримання матеріальних ресурсів.
Отриманий від постачальника рахунок на оплату накладає на нас зобов'язання, рахунок виписаний у двох примірниках і включає номер замовлення, вартість виробу, загальну суму до оплати по кожному виду.
Після отримання замовлення необхідно ввести нові відомості в облік відділу закупівель. Ця операція включає в себе ведення файлів документів, які відносяться до замовлення і необхідні відділу закупівель:
1. Журнал замовлень на закупівлю, у якому ведеться облік всіх замовлень по номерах і відображається статус кожного замовлення - виконаний / не виконаний.
2. Реєстр замовлень на закупівлю, який містить копії всіх замовлень на закупівлю.
3. Товарний реєстр, що показує всі закупівлі кожного основного виду товару або вироби (дату, постачальника, кількість, ціну, номер замовлення на закупівлю).
4. Реєстр з історією постачальника, що відображає всі закупівлі.
Список літератури
1 Афанасьєва Н.В. Логістичні системи і російські реформи - СПб ВИД-BО Санкт-Петербург ун-ту економіки і фінансів 1995
2 Васильєв Г.А. та ін Логістика М. Економічна освіта, 1993
3 Гаджинский А.М. Основи логістики Учеб. посібник М. ІОЦ «Маркетинг» 1995
4 Голіков Є.А. Пурлік В.М. Основи логістики й бізнес-логістики Монографія - М. Вид-во Ріс екон акад, 1993
5 Гончаров П П та ін Основи логістики. Учеб. посібник Оренбург, 1995 (Іздат. центр ОДАУ)